Ben je net even lekker op dreef word je weer gestoord, zo kom je nooit toe aan wat je vandaag had willen doen.
Snel afgeleid?
Er zijn legio aanleidingen waarom iets of iemand je afleidt van je werk. De ene keer maar kort, de andere keer kom je helemaal niet meer aan je werk toe.
Vrijwel iedereen heeft te maken met klussen waarvoor je meer geconcentreerd moet werken. Zelfs de ogenschijnlijke kleinere handelingen zoals een mail opstellen,
Eenmaal uit je concentratie duurt het gemiddeld 15-20 minuten voor je weer écht lekker in je flow zit. De kans op fouten wordt groter, dubbel werk, je haalt de deadlines niet en aan het einde van de dag ga je wellicht vermoeider naar huis dan gehoopt. Dat is jammer, want het doel is tenslotte met minder moeite meer doen.
Je kunt vanuit 2 invalshoeken naar verstoringen kijken.
1. Dweilen, ofwel symptoom bestrijden:
dit werkt effectief als het af en toe voorkomt. Niet moeilijk doen ‘gewoon oplossen’.
2. Met de Bahco de kraan dichtdraaien, ofwel de bron aanpakken:
zeker als een bepaalde verstoring vaker voorkomt is het waardevol om te onderzoeken wat de echte aanleiding is, dan krijg je blijvende oplossingen.
5 veelgehoorde afleiders en wat jij kan doen om ze te verminderen zodat je beter kunt concentreren.
1. Ad-Hoc mail afhandelen: De Pop-up is veruit de meest gehoorde verstoorder en geloof me, je merkt het pas als het weg is. Gun jezelf die rust en zet hem uit. (Outlook 2010: Bestand/opties/e-mail/ 4 vinkjes uitzetten bij ‘ontvangst van bericht’). Bundel je mail afhandeling. Als je 2-3 keer per dag je mail behandelt reageer je eigenlijk al binnen 4 uur!
2. Zoveel mail, ik kom er niet doorheen: Krijg je dagelijks zoveel mail dat je het bijna niet kunt verwerken, laat je dan niet verleiden om vaker je mail te bekijken maar ga op onderzoek uit:
- Wie is je grootste leverancier? Sorteer je postvak in eens op de kolom ‘van’ of je verzonden items op ‘aan’. Zo zie je vrij snel met wie je het meeste mailverkeer hebt. Bespreek samen welke informatie je via mail wilt krijgen en wat je op een andere manier deelt (intranet, bila etc.).
- Wil je echt nog alle nieuwsbrieven ontvangen? Meld je af voor alles wat je nu niet meer nodig hebt. Nog steeds veel? Maak dan een regel waardoor ze automatisch naar een aparte map gaan en je ze gebundeld kunt oppakken. Hiermee heb je gelijk een 1e prioritering gemaakt.
3. Telefoon, ondanks een afdeling die de 1e lijn opvangt:
Je situatie bepaalt welke oplossing het beste past. Zo kun je onder andere:
- Met je collega´s afstemmen wie even een paar uurtjes uitlogt en wie de telefoon aanneemt.
- Op je voicemail inspreken dat je binnen bv 24 uur terugbelt en wie men kan bellen als het spoed is. Tip! Bij de meeste providers kun je 2 of meer voicemail varianten inspreken. Handig als je door vrije dagen niet binnen 24 uur kunt reageren, dan activeer je variant 2.
- Onderzoeken welke 20% van de onderwerpen of collega’s leiden tot de meeste telefoontjes en bepaal acties om te verminderen.
4. Collega’s aan je bureau:
Veel mensen vinden het lastig om nee te zeggen tegen een collega. Je vindt het zelf immers ook fijn als je geholpen wordt. Door 1 slag selectiever te zijn hoef je nog steeds niet tegen alles nee te zeggen. Zo kun je bijvoorbeeld:
- Vragen bundelen op specifieke momenten als je regelmatig met dezelfde collega moet afstemmen.
- De vraag inventariseren en dan beslissen hoeveel tijd je er nu aan wilt besteden en hoeveel op een later moment.
- Beantwoord de vraag eens met een vraag: ‘waar heb je al gekeken’ of ‘hoe heb je het eerder opgelost’.
- Ga eens iets verder uit elkaar zitten als jij en je buurman/vrouw vaak overleggen. Veel vragen blijken de moeite van het opstaan niet waard.
- Moment, even dit stukje afmaken is ook een goed antwoord als je midden in een mail zit.
5. Ik hoor en zie nu eenmaal alles:
Sommige mensen zijn van naturen extra gevoelig voor prikkels, meer extern georiënteerd waardoor zij meer signalen opvangen of op dat moment iets vermoeid waardoor lastiger te concentreren. Merk je een van deze dingen gun jezelf dan bijvoorbeeld:
- Een nét iets rustigere plaats op de afdeling.
- Concentratie klussen op een andere plek doen. Voor sommigen is dat thuis, voor anderen in een concentratie ruimte.
- Een collega die jou feedback geeft.
- Een dagje rust maakt meer goed dan 2 dagen te hard werken.
Kortom, te veel verstoringen zorgt dat je minder snel tot een goed resultaat komt. Gun jezelf op tijd rust in je werkomgeving door enkele praktische tips toe te passen. Blijken de verstoringen hardnekkig te zijn, blijf niet dweilen maar los het op bij de bron. Hoe komt het dat je zoveel mail krijgt, jij alle telefoontjes en de rest ogenschijnlijk niets, de collega’s juist bij jou komen? Soms is het confronterend als je ontdekt dat je zelf de bron van de verstoringen bent, maar altijd waardevol om keuzes te maken en de regie terug te pakken over je eigen tijd.
Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips