Aan het einde van je vakantie zorg je in ieder geval dat je thuis alvast je mail hebt bijgewerkt. Dan weet je wat er speelt en heb je voldoende ruimte om de overdracht te doen.
Voor je het in de gaten hebt ben je al bijna weer vergeten dat je vakantie hebt gehad. Dat was misschien vorig jaar zo, maar dit jaar ga je dat echt beter aanpakken, toch?
De meest voor komende valkuilen waardoor je in deze situatie kunt belanden zijn:

• Te positief inschatten; het is ambitieus maar gaat vast lukken
• Wegcijferen; Ach ja, daarna heb ik vakantie
• Schuldgevoel; Als ik het nu niet doe zadel ik mijn collega ermee op
• De waan van de dag; Nu even geen tijd om erover na te denken, eerst zoveel mogelijk wegwerken.

6 tips om langer van je vakantie te genieten:

1. Breng 4 weken voor je vakantie je werkvoorraad in beeld.

• Wie heb je nodig om je werk te kunnen doen?
• Wanneer zijn zij met vakantie en wat betekent dat voor jouw planning?
• Werk je met een CRM systeem zoals Siebel? Neem nu al voor iedere activiteit die in je vakantie gepland staat een besluit.

Je hebt 3 keuzes: voor je vakantie, na je vakantie, delegeren. Pas je planning en CRM systeem daarop aan. Zet alles wat je delegeert vast door naar je collega, des te eerder kan de ander een goede eigen planning maken. Werk dit iedere week bij tot je vakantie.

2.   Hoe ziet je agenda eruit als je terugkomt?

• Reserveer nu al voldoende tijd om bij te werken
• Welke afspraken met anderen heb je dan nodig om snel te kunnen opstarten?

3.   Is er iemand die jouw werk / e-mail waarneemt? Het kan vaker dan je denkt. Check nog even wat afspraken:

• Heeft je collega auteurs rechten voor je e-mail?
• Maak vooraf onder je postvak-in tijdelijke mappen: Nog actie / ter info / afgehandeld (of deze gelijk verwijderen). Zo blijft je postvak voor je collega overzichtelijk en staat het voor jou geprioriteerd.

4.    Wat zet je in de afwezigheid assistent?
Wegens vakantie tot (datum) kan ik uw mail niet beantwoorden
a. De mail wordt niet doorgestuurd. Als u voor die tijd antwoord wilt kunt u contact opnemen met (e-mail collega/team).

Voorkom dubbel werk en laat je collega de doorgestuurde mail uit je mailbox verwijderen.

b.

De mail wordt ongelezen verwijderd. U kunt uw vraag mailen naar (naam collega/team) óf stuur mij een e-mail na (datum).

Dit klinkt stoer, maar kan heel efficiënt zijn. Neem desnoods de mail van de laatste 2-3 dagen door of van specifieke personen en zet de rest in een aparte map dan kun je nog terugbladeren en na 3 weken definitief verwijderen.

5.  Wanneer staat je afwezigheidsmelding aan?

• Zet een dag voor je vakantie de afwezigheidsmelding alvast aan.
• Zet de datum van terugkomst op je 2e werkdag.
  Zo beloof je minder en kun je, in alle rust, meer presteren.

6.   En dan, je 1e werkdag na een heerlijke vakantie:

• Bakje koffie en met collega kort bijpraten
• Agenda bekijken, wat staat er inmiddels voor vandaag gepland
• Bijwerken afhankelijk van de keuze bij punt 3 en 4 kost dit meer of minder tijd, maar dat staat gelukkig gepland.
• Heb je veel e-mail bij te werken? Lees dan nog eens de opschoon tips uit het artikel druk in je hoofd door gebrek aan overzicht.

De vakantie is juist bedoeld om te ontspannen, aandacht voor privé om daarna weer lekker fris goed werk te kunnen leveren. Als jij de valkuilen wilt ontlopen waardoor je vakantie gestrester begint dan gehoopt, beslis dan nu hoe je het dit jaar gaat aanpakken. Ook dat is een vorm van voorbereiden die zich dubbel en dwars terugverdient.
Alvast een hele fijne vakantie!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips