Maandelijks archief: februari 2013

Doelen acties bijsturen PDCA

Doelen – Rome, Londen of toch Wenen?

Doelen acties bijsturen PDCAIneens word je uitgenodigd om deel te nemen in een projectgroep, zijn er proceswijzigingen die je eigen moet maken, volgende week start een nieuwe actie en steeds vaker komen collega’s van andere afdelingen met vragen. Of je nu een stap harder gaat werken, een uurtje langer doorwerkt of bovenaan begint en wel ziet hoever je komt, op enig moment raakt de motivatie op. De kans dat je bereikt wat je voor ogen had wordt steeds kleiner.

Doe je nog wel de juiste dingen?
Veel mensen werken in de waan van de dag. Door juist even stil te staan en een stap terug te gaan bereik je vaak meer. Bekijk nog eens je richting (doel-belang) voordat je gaat (her)inrichten (actiedoelen) en verrichten (uitvoeren van acties).

Bepaal in 5 stappen jouw richting en doelen:

1. Wat zijn de afdelingsdoelen?

Deze staan in de missie, visie en jaarplannen. Toch blijken er vaak nog onduidelijkheden te zijn. Lees ze nog eens door, ga het gesprek aan met collega’s en manager om die richting goed te doorgronden. Als het voor jou niet duidelijk is geldt dat vaak ook voor anderen in je team. Het is een stuk prettiger als je de komende periode je werkzaamheden kunt prioriteren op basis van de richting die jullie op willen.

2. Wat is het doel van jouw  functie?

Iedere functie heeft zijn taken en verantwoordelijkheden. Deze moeten leiden tot het afdelingsdoel. Pak het functieprofiel er nog eens bij. Wat is het doel van jouw functie? Hoe sluit dat aan op het doel van de afdeling?  Benoem de 3-4 belangrijkste taken en verantwoordelijkheden die zorgen dat het afdelingsdoel gerealiseerd wordt. Dit is je basis om te prioriteren.

3. Welke werkreputatie wil je uitstralen?

Jouw manier van handelen bepaalt hoe anderen jou ervaren en vice versa. Bedenk dat je geen vrienden hoeft te zijn om iemands werkreputatie te waarderen.  Wat waardeer jij in anderen en welke kernwaarden streef jij na?  Bijvoorbeeld: altijd binnen bepaalde tijd reactie, goede kwaliteit, prikkelt mensen in eigen ontwikkeling, betrokken etc.

4. Wiens mening telt echt?

Je wilt graag goed werk leveren, toch kun je niet iedereen tevreden stellen. Maak een namenlijstje welke mensen jou dierbaar zijn. Wiens mening is nu écht belangrijk voor jou? Deze personen vind je privé, op het werk, bepaalde klanten of kan een kleine specifieke groep zijn. Beperk je tot 5 – 10 mensen waar je mee kunt klankborden en waar je écht iets van wilt aantrekken.

5. Check en act op je plan

In de Plan-Do-Check-Act cyclus van Demming is veel aandacht voor de C en A. Niet voor niets. Een plan is een richting, een goede leidraad. Hij gaat pas echt leven als je blijft ‘checken’ en ‘acten’. Check dus ook je plan. Leg hem een paar dagen aan de kant, bespreek met je dierbaren, kijk er vanuit verschillende invalshoeken naar en wees niet bang om bij te sturen!

Maak je richting concreet met actiedoelen:

Welke gedrag helpt je om de gekozen richting te realiseren? Het concrete gedrag dat nodig is om te bewegen in de richting die jij belangrijk vindt wordt ook wel  actiedoel genoemd. Het kan iets eenmaligs zijn of met een bepaalde frequentie.

Grofweg zijn er 2 methodes om actiedoelen te bepalen.

Je kunt terugrekenen hoe vaak je een bepaald gedrag inzet om tot je doel te komen.  Bijvoorbeeld: dit jaar 80 klanten benaderen / 40 werkbare weken = 2 klanten bellen per werkweek.

Je kunt onderzoeken wanneer je een vergelijkbare situatie had en door jouw ingezette gedrag en kwaliteiten goede resultaten boekte. Soms heb je zelf niet die ervaring en kun je bij collega’s ten rade wat bij hen werkt.  Bijvoorbeeld: hoe ga je om met reacties van klanten als zij niet op gesprek willen, onderzoek welke reacties je kunt verwachten en als die situatie zich voordoet welke antwoorden dan het beste resultaat leveren.

Kortom, bepaal aan het begin van een jaar je richting zodat je bij de inrichting van je agenda goed kunt afwegen of de aangeboden werkzaamheden leiden naar de gekozen richting.
Een beoordelings- of voortgangsgesprek is een natuurlijke moment om dit nog eens te bekijken. Sta even bewust stil en stem af met mensen wiens oordeel jij belangrijk vindt. Hoe helderder je beeld is wat je wilt bereiken, hoe makkelijker je het doel bereikt!

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

werkbalk snelle toegang in windows

Werkbalk snelle toegang aanpassen met veel gebruikte knoppen

Wat je veel gebruikt wil je graag dichtbij hebben, werkbalk snelle toegang.

Boven in het beeldscherm (bij alle windowsprogramma’s) staat de werkbalk snelle toegang.
Onder het uitklap menu staan de meest gewenste icoontjes.
Onder ‘meer opdrachten’ heb je bijna eindeloze keuze.
Tip! Wil je regelmatig printen? Het icoontje afdrukvoorbeeld is dan erg handig.
Tip! Wil je regelmatig gemaakte documenten direct mailen? Het icoontje E-mail opent dan gelijk een mail met je document in de bijlage.

Staat een knop in een ander tabblad in je lint zoals in Excel ‘titels blokkeren’ onder tabblad beeld? Klik dan met rechts op de standaard knop tittels blokkeren en kies ‘toevoegen aan werkbalk snelle toegang’.

werkbalk snelle toegang in windows

Wat je veel gebruikt wil je dichtbij hebben


 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

bureaublad knop

2 Snelle manieren om naar bureaublad te gaan

Gebruik je regelmatig het bureaublad?

Voorheen was dit dé plek om snelkoppelingen te plaatsen naar veel gebruikte programma’s, mapjes of documenten. Tegenwoordig zijn er meer varianten zoals werken met favorieten of pinnen van bestanden en mappen. Bekijk de andere tips om te zien welke variant het beste bij jouw werkwijze past.

Toch heeft Windows 7 een handige knop gemaakt om snel op je bureaublad te komen zonder dat je eerst alle openstaande programma’s moet minimaliseren.

– klik op de knop rechtsonder naast datum
– werk je liever met toetsenbord? Windows knop + D (desktop) werkt ook nog steeds.

Bestanden slepen naar bureaublad

Sleep een bestand of e-mail naar de knop bureaublad.
Blijf het bestand vasthouden tot het bureaublad opent en laat het los op een lege plek.

bureaublad knop

 

 

 

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

onderwerp regel e-mail

Onderwerp mail aanpassen voor je archiveert

onderwerp mail aanpassen

Onderwerp ontvangen e-mail aanpassen

Onderwerp mail ontbreekt of onduidelijk?

Je kent dat wel, die mailtjes met ‘afspraak’ of zelfs blanco onderwerp regel.
Soms sturen mensen de mail weer naar zichzelf met het juiste onderwerp zodat ze hem later makkelijker kunnen terugvinden.

Gelukkig kun je het onderwerp makkelijk aanpassen. Lijkt even vreemd omdat het een van de weinige velden is die grijs blijft.

Zo pas je onderwerp mail aan:

– open de ontvangen mail
– klik in de onderwerp regel (bij de oude Outlook versies grijs, maar wel te wijzigen)
– typ het gewenste onderwerp
– sluit af met kruisje rechtsboven

Doe je dit voor de eerste keer bij een nieuwe Outlook versie, dan lijkt het dat je het niet kunt aanpassen. Het bovenste deel van de e-mail staat echter nog ‘ingeklapt’.
Helemaal rechts naast het onderwerp zie je een uitklap pijltje, klik hier op en daarna kun je de regel wel aanpassen.

Voor meer mensen interessant? Deel deze tip dan via facebook of linked-in.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

E-mail opslaan in verkenner of CRM

Wil je de E-mail opslaan in verkenner of CRM systeem?

Soms is de inhoud van de e-mail zo belangrijk dat je hem wilt bewaren op een plek waar hij voor iedereen toegankelijk blijft.
Bijvoorbeeld in een gezamenlijke map in de verkenner of in een CRM systeem als je de e-mail bij een specifieke klant wilt bewaren. Wil je e-mail opslaan in Siebel (CRM systeem) dan moet je de e-mail eerst op het bureaublad of in de verkenner plaatsen.

Tip! gebruik een vaste map (bv. opslaan in Siebel) voor e-mails die je later in Siebel wilt koppelen en sorteer deze map op datum aflopend. Dan staat de laatst te koppelen e-mail bovenaan.

Eén e-mail opslaan in verkenner
– selecteer de gewenste mail
– F12 (=opslaan als)
– selecteer de doelmap in de verkenner
– pas eventueel de naam aan
Tip! zet veel gebruikte mappen in de favorieten van de verkenner

verkenner e-mail opslaan

 

 

 

 

 

 

 

Meerdere e-mails in zelfde map opslaan
– selecteer met Ctrl+muisklik de gewenste mails
– F12 (=opslaan als)
– selecteer de map in de verkenner

E-mail slepen naar gewenste map
Heb je 2 beeldschermen en veel opschoon werk?
– selecteer de doelmap in de verkenner
– selecteer met Ctrl+muisklik de gewenste mails voor 1 doelmap
– klik op een van de geselecteerde mails en versleep ze allemaal naar de doelmap

E-mail tijdelijk verplaatsen naar bureaublad (bv voor koppeling in CRM systeem)
– selecteer met Ctrl+muisklik de gewenste mails
– klik op een van de geselecteerde mails en versleep naar de button bureaublad (F12 kan ook)
– wacht tot het bureaublad opent en laat ze los op een vrije plaats Tip! zet tijdelijke mail rechts op het bureaublad zodat je na koppeling in het CRM systeem makkelijk kunt verwijderen.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Steven Covey 7 eigenschappen effectief leiderschap

De 7 eigenschappen van effectief leiderschap – Steven Covey

Het boek De zeven eigenschappen van effectief leiderschap behoeft nauwelijks nog introductie. Het vormt al jarenlang en wereldwijd een inspiratiebron voor iedereen.
Covey heeft met zijn boek een miljoenenpubliek bereikt. Hij leert ons hoe we de kwaliteit van ons persoonlijk leven, diensten en organisaties kunnen verbeteren. Zijn inzichten hebben het leven en werken van velen ingrijpend veranderd. Zijn filosofie is van alle tijden en blijkt steeds opnieuw jonge generaties aan te spreken.

De zeven eigenschappen van effectief leiderschap
Dromen, durven, doen Ben Tiggelaar

Dromen, durven, doen – Ben Tiggelaar

Het managen van de lastigste persoon op aarde, Jezelf!
– Waarom houden we de meeste veranderingen niet vol?
– Wat bepaalt 95% van je gedrag (zonder dat je het merkt)?
– Hoe ontwikkel je met succes nieuwe, effectieve gewoontes?

Iedereen heeft dromen op het gebied van werk, relatie, gezondheid, persoonlijke ontwikkeling…

Maar wat is er nodig om de stap van dromen, naar durven en – uiteindelijk – doen te zetten? Wat zijn de geheimen van échte, blijvende verandering? Ben Tiggelaar geeft heldere antwoorden. Gebaseerd op actuele psychologische inzichten, praktische ervaring én persoonlijke verhalen van mensen die – met vallen en opstaan –hebben geleerd om leiding te geven aan zichzelf.

Dromen, Durven, Doen