Maandelijks archief: april 2013

Semco-stijl Ricardo Semper

Semco-Stijl – Richard Semler

Bij Semco werken ze in Semco-stijl:
een nieuwe, menselijke, productieve, stimulerende en in alle opzichten lonende manier van werken. Semco-stijl inspireert en daagt uit tot een nieuwe manier van werken, zonder vaste werktijden, bedrijfskleding en andere verplichtingen.
Semco bestaat al een reeks van jaren. De ceo en het management – intern coördinatoren genoemd – gaan uit van een nieuwe methode, gebaseerd op vertrouwen.  Dit boek is geen managementboek, maar een verhaal over hoe werk ten goede veranderd kan worden.  Het gaat over participerend leiderschap en de medewerkers betrekken bij beslissingen en inzicht geven in alle bedrijfsinformatie.
Een waardevolle inspiratiebron om over de eigen situatie na te denken.

Semco-stijl
Semco-stijl€ 19,95

 

agenda's over elkaar leggen overlay

Agenda’s over elkaar leggen

Open je regelmatig agenda’s van andere collega’s? De een vind het prettig om de agenda’s naast elkaar te zien. Maar soms is het ook fijn om de agenda’s over elkaar te leggen. Zo zie je in 1 beeld waar de overlap en de ruimte zit.

Zodra je een agenda van een ander geopend hebt zie je dat die een andere basis kleur krijgt dan die van jou. Hieronder is de eerst geopende agenda groen en de andere roze.

Klik je voor de naam van de 2e agenda op het pijltje naar links dan komen de agenda’s over elkaar heen te liggen. Als je ze weer naast elkaar wilt zien dan klik je op het pijltje naar rechts.

Je kunt ook met de rechtermuisknop op een van de agenda namen klikken en kiezen voor ‘overlay’.

De agenda waar je op staat wordt de dominante agenda. De naam wordt vet gedrukt en de items zijn duidelijk te lezen. De items van de andere agenda(‘s) worden waziger.

Als je in de overlay weergave nieuwe items toevoegt, dan komen ze in de dominante agenda (mits je daar schrijfmachtigingen hebt). Hieronder dus in de roze agenda.

agenda overlay

In Outlook kun je ook agenda’s over elkaar leggen om te zien waar de overlap of ruimte zit

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

datum navigator outlook agenda

Datum navigator: snel naar dag in agenda’s.

Gebruik je datum navigator eens om naar een specifieke dag in je agenda te gaan.

Zit je in de e-mail te werken en wil je zien of je volgende week vrijdag tijd hebt om iets op te pakken? Veel mensen klikken dan eerst op de agenda (links onder) en bladeren dan naar volgende week vrijdag. Je kunt ook in 1 klik direct naar volgende week vrijdag: dubbel klik op de gewenste dag in de datum navigator (kalender) en je bent er!

datum navigator outlook agenda

snel naar daar gewenste dag

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

datum navigator outlook agenda

Specifieke dagen selecteren in Outlook agenda

Soms moet je een afspraak plannen op een donderdag in een bepaalde maand. Als je gaat bladeren door de weken raak je snel het overzicht kwijt. Gelukkig kun je specifieke dagen selecteren in Outlook agenda zodat je goed overzicht houdt.

Open eerst de agenda van de persoon of groep waarin je wilt zoeken. Selecteer dan in je kalender met CTRL + klik alle donderdagen van je zoekperiode.
Nu zie je alleen de dagen open waaruit jij wilt kiezen.

specifieke dagen selecteren in Outlook agenda
overzicht door alleen specifieke data te selecteren

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

e-mail later bezorgen

E-mail later laten bezorgen

Met het thuiswerken zie je ook dat iedereen flexibeler werkt. Soms is het fijn om in de avond nog wat mail te verwerken zodat je de volgende ochtend wat later kunt starten en de kids op gang kunt helpen. Toch wil je jouw collega’s zich niet verplicht voelen om ook in de avond te werken. Je kunt de e-mail later laten bezorgen, bijvoorbeeld de volgende ochtend.

E-mail later laten bezorgen in Outlook desktop app

Zodra je een nieuwe mail hebt opgesteld kun je instellen wanneer je deze wilt laten bezorgen.

  • Klik in Tabblad opties op Bezorging uitstellen
  • In het pop/up scherm vink je aan niet bezorgen voor en geef je de gewenste datum en tijd op.

Je mail wordt op het door jou gewenste moment verzonden, maar de ontvanger ziet wel dat je hem op een eerder tijdstip had opgesteld.

e-mail later bezorgen
bezorging e-mail inplannen

E-mail later laten bezorgen in Outlook online

Deze optie is ook in Outlook online beschikbaar. Zodra je de mail hebt getypt kun je bij verzenden een submenu openen en kies je voor later verzenden. In het pop-up scherm stel je handig de gewenste datum en tijd in.

Met deze optie blijven jullie allemaal flexibel in je werktijden zonder dat je onnodige druk legt op je collega’s. Zeker in de tijd van veel thuiswerken en meer flexibilisering wordt het steeds waardevoller om te kijken hoe en wanneer je met elkaar wilt samenwerken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

achterstallig onderhoud

Achterstallig onderhoud werkplek inhalen voor tijdwinst, rust en overzicht

achterstallig onderhoud

Achterstanden? Pak ze nu aan!

Achterstallig onderhoud van je werkplek kost niet alleen tijd, maar leidt ook tot dubbel werk, concentratie verlies, kans op fouten of vaker ‘gestoord’ worden met vragen over de voortgang. Zeker met de huidige Informatiestroom in heeft je (digitale) werkplek, net als je auto, huis en andere zaken, ook af en toe onderhoud nodig. 

Heb je ook nog veel achterstanden in je dagelijks werk, dan helpt het meestal niet om een stapje harder te lopen maar is het juist belangrijk even stil te staan om goed overzicht te krijgen op je werkzaamheden en archiefstructuren. Eenmaal goed ingericht bespaar je veel tijd die je weer kunt gebruiken in je dagelijkse werk.

Waar begin je met je achterstallig onderhoud?

In 6 stappen je werksystemen overzichtelijk ingericht:

1. Bepaal wanneer je de achterstanden gaat inlopen en/of onderhoud gaat doen.

Als je het in 1 dag kan, plan dan op korte termijn 1 dag (of 2 dagdelen) waar je ongestoord kunt werken aan de afhandeling.
Is het zo veel dat je daardoor meerdere dagen nodig hebt reserveer dan enkele uren per week in je agenda waarin je hierop kunt focussen.

Gebruik je eerste gereserveerde blok om achterstallig taken goed in beeld te brengen en te prioriteren naar urgent/belangrijk.

2. Snel overzicht in je e-mail door groepsgewijs op te schonen:

Achterstanden is niet altijd ‘werk’ maar kun je vaak verdelen in nog te doen, archiveren of weggooien. Met slimme filter en sorteerfuncties kun je sneller opschonen.

  • Zet je ongelezen of gemarkeerde mail in een tijdelijke map ‘nog te doen’;  zo kun je ze niet per ongeluk weggooien.
    Tip! Bij de nieuwste versies van outlook kies je bovenaan de lijst tussen ‘alles’ en ‘ongelezen’. Heb je nog een oudere versie gebruik dan zoekmappen.
  • Sorteer de rest op pictogram; onderaan staan vaak vergaderverzoeken, afwezigheidsmeldingen etc. deze kun je snel groepsgewijs behandelen of weggooien.
  • Sorteer de rest op datum; vanaf welke datum weet je dat er voor jou geen actie meer inzit? Gooi deze weg of zet ze in een mapje ‘oude e-mail’ na een aantal maanden niet gebruikt te hebben kan het mapje weg.
  • Nog steeds veel? Sorteer ook eens op onderwerp of afzender. Uiteindelijk blijven er maar een paar over die je 1 voor 1 moet beoordelen.

Zorg dat je in je postvak in alleen nog maar acties overhoud. De ongelezen mail kun je nu weer uit je ‘nog te doen map’ verplaatsen naar de postvak-in.
Heb je veel acties? Plan deze in volgorde van belangrijkheid in Outlook taken / agenda of een CRM/ERP systeem.

3. Heb je een CRM of ERP systeem?

Gelukkig! Dat is de beste plek om klant- / project gerelateerde acties vast te leggen. Met filters en/of query’s kun je makkelijk groepen selecties maken. Meestal herken je bij de 1e 20 acties al ‘groepen’ als je naar ‘type’ of ‘beschrijving’ kijkt.

  • Query achterstanden met een lage prioriteit; Tot wanneer wil je hier in ieder geval geen aandacht aan geven? Zet ze ver vooruit op een herkenbare datum.
  • Query achterstanden met een hoge prioriteit; Plan ze in je agenda in de gereserveerde achterstand blokken en pas de plandatum in CRM daarop aan.
  • Query de rest van je achterstanden; Maak een reële inschatting op basis van de overige gereserveerde agenda-blokken.

4. Persoonlijke archieven op orde

Duik dan eens in je mappenstructuur van outlook en de verkenner of OneDrive. Zeker weten als je die overzichtelijker hebt dat het in de toekomst makkelijker is om nieuwe informatie in een keer goed te archiveren.

Begin met laag hangend fruit. Gooi eerst de makkelijke dingen weg zoals onnodige mapjes. Kijk welke informatie je echt zelf moet bewaren en welke info al op een intranet omgeving staat. Hoe beter je die leert te vinden, hoe minder je zelf nodig hebt.
Bij twijfel stel jezelf de vraag: als ik dit nog nodig heb, waar kan ik het dan vinden?

5. Zijn je snelkoppelingen up-to-date?

Ieder programma heeft wel mogelijkheden voor snelkoppelingen maar heb jij ook de meest relevante gemaakt? Begin bij je favorieten in Outlook voor bijvoorbeeld groepsmailboxen, bekijk in de verkenner de mappen onder snelle toegang, en in je browser naar de veel gebruikte internetpagina’s.

6. Focus op de juiste Teamssites en kanalen?

Het gebruik van Teams groeit snel binnen organisaties omdat je daar zo fijn in kunt samenwerken. Maar heb je nog wel alle Teamssites nodig? En wil je binnen jouw Teams wel altijd alle kanalen zien? Ook dit scheelt veel als je weer focust op de juiste Teams. Sleep gelijk je meest gebruikte Teams naar boven.

Wat navigeer je toch lekker snel nu je alle onnodige informatie niet meer ziet. Natuurlijk zoek je nog een keer op de verkeerde plek, maar dat went heel snel. Nu je weer overzicht hebt kun je de juiste verwachtingen wekken, word je minder gestoord met vragen over de achterstanden en verlies je minder tijd met zoeken.

Gun jezelf de tijd om overzicht te creëren en meer rust in je hoofd te krijgen. Dat komt de kwaliteit van je werk ten goede!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips