Maandelijks archief: april 2013

Semco-stijl Ricardo Semper

Semco-Stijl – Richard Semler

Bij Semco werken ze in Semco-stijl:
een nieuwe, menselijke, productieve, stimulerende en in alle opzichten lonende manier van werken. Semco-stijl inspireert en daagt uit tot een nieuwe manier van werken, zonder vaste werktijden, bedrijfskleding en andere verplichtingen.
Semco bestaat al een reeks van jaren. De ceo en het management – intern coördinatoren genoemd – gaan uit van een nieuwe methode, gebaseerd op vertrouwen.  Dit boek is geen managementboek, maar een verhaal over hoe werk ten goede veranderd kan worden.  Het gaat over participerend leiderschap en de medewerkers betrekken bij beslissingen en inzicht geven in alle bedrijfsinformatie.
Een waardevolle inspiratiebron om over de eigen situatie na te denken.

Semco-stijl
Semco-stijl€ 19,95

 

datum navigator outlook agenda

Datum navigator: snel naar dag in agenda’s.

Gebruik je datum navigator eens om naar een specifieke dag in je agenda te gaan.

Zit je in de e-mail te werken en wil je zien of je volgende week vrijdag tijd hebt om iets op te pakken? Veel mensen klikken dan eerst op de agenda (links onder) en bladeren dan naar volgende week vrijdag. Je kunt ook in 1 klik direct naar volgende week vrijdag: dubbel klik op de gewenste dag in de datum navigator (kalender) en je bent er!

datum navigator outlook agenda

snel naar daar gewenste dag

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

e-mail later bezorgen

E-mail later laten bezorgen

e-mail later bezorgen

bezorging e-mail inplannen

Wil je alvast een mail klaarzetten, maar op een specifiek moment laten bezorgen? Of werk je thuis en wil je nog geen reacties ontvangen zodat je goed kan concentreren?

Per te verzenden mail kun je instellen wanneer je hem wilt laten bezorgen….
– Tabblad opties
– Bezorgopties
– Niet bezorgen voor aanvinken en invullen.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Achterstanden – Druk in je hoofd en gebrek aan overzicht?

De Informatiestroom neemt toe. Dat zie je aan de hoeveelheid e-mail, informatie via internet, intranet, acties in CRM/ERP systemen. Enkele vrije dagen of even negeren van je informatiestroom leidt al snel tot achterstanden.

achterstanden wegwerken

Achterstanden? Pak ze nu aan!

Uit onderzoek onder 272 kenniswerkers blijkt dat slechts 43% minder dan 25 e-mails in de postvak-in heeft, 31% heeft 25-100 e-mails, 21% heeft 100-1000 e-mails en 6% meer dan duizend. 65% van de respondenten werken ook met een CRM systeem waarin de nodige acties en werkzaamheden staan.

Niet zo vreemd dat uit veel medewerkers tevredenheidsonderzoeken blijkt dat de werkdrukbeleving toeneemt. Dit wordt nog eens versterkt als het overzicht ontbreekt. In de e-mail is dat al zodra je moet scrollen.

De onrust door achterstand gaat bij veel mensen ten koste van de concentratie met risico op fouten. Ook wordt men vaker ‘gestoord’ met vragen over de voortgang. Veel mensen zijn bij achterstanden geneigd om een stapje harder te lopen in de hoop het snel in te kunnen lopen. Dat werkt vooral als je achterstanden vroeg signaleert en direct bij de kop pakt. Even stil staan om de achterstanden goed in beeld te brengen en in te plannen levert direct rust op.

Waar begin je?

In 4 stappen je achterstanden ombuigen naar een overzichtelijke werkvoorraad:

1. Bepaal wanneer je de achterstanden gaat inlopen.

Als je de achterstanden in 1 dag kunt inlopen, plan dan op korte termijn 1 dag (of 2 dagdelen) waar je ongestoord kunt werken aan de afhandeling. Zijn je achterstanden zo groot dat je daardoor meerdere dagen nodig hebt reserveer dan enkele uren per dag/week in je agenda waarin je achterstanden wegwerkt.

Plan in dit laatste geval eerst 2-3 uren om je achterstanden in beeld te brengen en in te delen naar urgent/belangrijk.

2. Snel overzicht in je e-mail door groepsgewijs op te schonen:

Een gevoel van achterstand is niet altijd ‘werk’ maar kun je vaak verdelen in nog te doen, archiveren of weggooien. Met slimme filter en sorteerfuncties kun je groepsgewijs opschonen.

  • Zet je ongelezen of gemarkeerde mail in een tijdelijke map ‘nog te doen’; zo kun je ze niet per ongeluk weggooien. Tip! Onder zoekmappen staat een filter ‘ongelezen mail’
  • Sorteer de rest op pictogram; onderaan staan vaak vergaderverzoeken, afwezigheidsmeldingen etc. deze kun je meestal direct weggooien.
  • Sorteer de rest op datum; vanaf welke datum weet je dat er voor jou geen actie meer inzit? Gooi deze weg of zet ze tijdelijk in een mapje ‘oude e-mail’ na 2 maanden niet gebruikt te hebben kan het mapje weg.
  • Nog steeds veel? Sorteer ook eens op onderwerp of afzender. Zo kun je groepsgewijs opschonen. Uiteindelijk blijven er maar een paar over die je 1 voor 1 moet beoordelen.

Zorg dat je alleen nog maar acties overhoud in je postvak-in. De ongelezen mail kun je nu weer uit je ‘nog te doen map’ verplaatsen naar de postvak-in.
Heb je veel acties? Plan deze in volgorde van belangrijkheid in Outlook taken / agenda of een CRM/ERP systeem.

3. Heb je een CRM of ERP systeem?

Gelukkig! Dat is de beste plek om klant gerelateerde acties vast te leggen. Met query’s kun je makkelijk groepen selecties maken. Meestal herken je bij de 1e 20 acties al ‘groepen’ als je naar ‘type’ of ‘beschrijving’ kijkt.

  • Query achterstanden met een lage prioriteit; Tot wanneer wil je hier in ieder geval geen aandacht aan geven? Zet ze ver vooruit op een herkenbare datum.
  • Query achterstanden met een hoge prioriteit; Plan ze in je agenda in de gereserveerde achterstand blokken en pas de plandatum in CRM daarop aan.
  • Query de rest van je achterstanden; Maak een reële inschatting op basis van de overige gereserveerde agenda-blokken.

4. Heb je nog meer zin om op te ruimen?

Duik dan eens in je mappenstructuur van outlook, verkenner, favorieten van internet en je bureaublad. Zeker weten als je die overzichtelijker hebt dat het in de toekomst makkelijker is om nieuwe informatie in een keer goed te archiveren.

Inderdaad, je hebt nog geen werk verzet. Maar de kans dat je de komende periode gedaan krijgt wat je van plan was is met 300% gestegen.
Je kunt nu weer juiste verwachtingen wekken en wordt minder gestoord met vragen over de achterstanden. Ook verlies je nu minder tijd met zoeken, dubbel werk en wordt je minder afgeleid door acties die je iedere keer ziet maar nog niet kunt oppakken.
Persoonlijk vind ik het meest belangrijke dat je écht met een opgeruimd gevoel je werk kunt doen. Gun jezelf de tijd om overzicht te creëren en meer rust in je hoofd te krijgen. Dat komt de kwaliteit van je werk ten goede!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips