Maandelijks archief: juli 2013

weergave meerdere outlook agenda's

Meerdere outlook agenda’s open

Zoek je ruimte voor afspraken en open je meerdere outlook agenda’s?

Heb je een functie waar je bijvoorbeeld klantafspraken moet plannen voor collega’s?
Dan open je vaak meerdere outlook agenda’s om een goed moment te vinden.
En dan ben je ineens het overzicht kwijt. Van de vertrouwde kolommen schakelt outlook ineens over naar rijen.

Meestal verspringt de weergave van verticaal (dag) naar horizontaal (planningsweergave) als je meer dan 5 agenda’s opent.
Lastig?

Via Bestand/opties/agenda – opties weergeven  kun je dit aanpassen….

– zet het vinkje uit bij ‘overschakelen naar planningsweergave’
– of pas het aantal geopende agenda’s aan van 5 naar bv 10.

 

weergave meerdere outlook agenda's

2 varianten agenda weergave

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Yes een crisis Marc Lammers

YES! Een crisis – Marc Lammers

Voormalig bondscoach Marc Lammers legt uit hoe je tegenslagen en crises kunt overwinnen door creatieve oplossingen te bedenken.

Voor Marc Lammers, die als coach met het Nederlandse dameshockeyteam in 2008 Olympisch goud won in Beijing, is een ding duidelijk:  elke crisis betekent een kans!  Zo bekeken is de mondiale financiële crisis een zegen, voor zowel de (top)sport als het bedrijfsleven.

In ‘Yes! Een crisis’ vertelt Lammers over de heilzame werking die crisissituaties kunnen hebben.  Met vele concrete praktijkvoorbeelden laat hij zien dat elke crisis nieuwe mogelijkheden en uitdagingen biedt – niet alleen in de sport, maar ook in het bedrijfsleven.

Yes! Een crisis
e-mail verloopt na

Mail verloopt na

Soms verstuur je een mail die alleen vandaag of morgen interessant is om te lezen.
Geef dan een datum /tijd op bij de bezorgingsoptie:

mail verloopt na

Zeker in een vakantie periode erg handig. Collega’s hebben dan na de vakantie hun (volle) mailbox sneller bijgewerkt.

Berichten waarbij het vaak gebruikt wordt:
– de lichten van auto xxx staan nog aan
– er is gebak om 10:00 uur
– voor deze datum aanmelden

e-mail verloopt na

e-mail verloopt na

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

sneltoetsen

Tekstverwerken dat kan makkelijker

tekst bewerken met toetsenbord

Met een beetje oefenen heb je veel tijdwinst.

 

 

 

 

Wil jij sneller tekstverwerken ?

Je bespaart veel tijd door vaardigheden in tekstverwerken met toetsenbord en muis beter te gebruiken. Experimenteer wat je veel kunt gebruiken en leer jezelf iedere dag 2 of 3 toetsencombinaties aan.

In plaats van letter voor letter kun je ook:
Ctrl+pijl-rechts naar begin volgende woord
Ctrl+pijl-links naar begin vorige woord
Ctrl+backspace vorige woord verwijderen
Ctrl+delete volgende woord verwijderen
Home naar begin regel
End naar einde regel
Ctrl+pijl-omlaag naar begin volgende regel
Ctrl+pijl-omhoog naar begin vorige regel

Wil je de tekst direct selecteren om te bewerken?
Ctrl+shift+pijl-rechts selecteer volgende woord
Ctrl+shift+pijl-links selecteer vorige woord
Ctrl+shift+pijl-omlaag selecteer tot einde regel
Ctrl+shift+pijl-omhoog selecteer tot begin regel

Snel door hele pagina:
Ctrl+home naar begin document
Ctrl+end naar einde document

Snel groot deel pagina selecteren:
Ctrl+Shift+home vanaf de cursor tot boven aan document
Ctrl+Shift+end vanaf de cursor tot einde document

Ctrl+A alles selecteren

Muisklik in linker marge (Word)

1 klik: hele regel
Dubbel klik: hele alinea
3 maal klik:  hele tekst

Tekst met muis kopiëren/verplaatsen

Selecteer de gewenste tekst (woord of regel)
Sleep met linker muisknop om te verplaatsen naar de nieuwe positie
Sleep met rechter muisknop om te kopiëren naar de nieuwe positie

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

sneltoetsen

Sneltoetsen: begin met deze top 20 dagelijkse sneltoetsen die tijdbesparen

Sneltoetsen

Sneltoetsen deze top 20 zijn voor iedereen waardevol

Met sneltoetsen hoef je minder te wisselen tussen muis en toetsenbord. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar krijg je ook minder snel last van een muisarm. Het mooie is dat deze sneltoetsen in vrijwel alle Microsoft toepassingen hetzelfde zijn. Veel andere systemen hebben deze ‘standaarden’ overgenomen. Leer jezelf iedere week weer een nieuwe sneltoets en je gaat écht je voordeel ervaren.

Knippen, plakken, opmaak sneltoetsen

Ctrl+C : geselecteerde item kopiëren (copy)
Ctrl+X : geselecteerde item knippen
Ctrl+V : geselecteerde item plakken
Ctrl+A : alles selecteren (bv. alle e-mails, hele tekst op pagina)
Ctrl+B : geselecteerde tekst vet (bold)
Ctrl+ I : geselecteerde tekst cursief (italic)
Ctrl+U : geselecteerde tekst onderstepen (underscore)
Crtl+ F:  zoeken (find)
Ctrl+Z : actie ongedaan maken
Ctrl+Y : opnieuw typen (tegenhanger van ongedaan maken)
Crtl+R : in explorer = pagina vernieuwen (refresh)

Openen, sluiten, opslaan sneltoetsen

Ctrl+N: nieuw bestand
Ctrl+S : opslaan actief bestand, email, agenda item
Esc     :  sluit de opgeslagen email of agenda item
Ctrl+O: openen bestaand bestand
F12:      opslaan als (e-mail naar verkenner of bestaand bestand onder nieuwe naam)

Windows-key + N: Opent nieuwe losse notitie in OneNote. Na het sluiten vind je hem terug bij de losse notities in je persoonlijke notitieblok.

Navigeren

ALT: navigeren door het lint (werkbalk) met letters. In het lint kun je ook met pijltjes naar links/rechts door de menubalk en naar onder door de groepen navigeren.

ALT+TAB: blader naar rechts door openstaande programma’s (zolang je de tab vasthoudt zie je hoe je bladert tussen de openstaande programma’s)
ALT+SHIFT+TAB: blader naar links (terug) door openstaande programma’s

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

plan-do-check-act

Artikel: De 2e helft

Aan het begin van het jaar heb je waarschijnlijk je richting bepaald en doelen gesteld voor 2013. Na alle drukte en hectiek bij sommigen misschien een beetje weggezakt.

plan-do-check-act

Plan-Do-Check-Act

Inmiddels loopt het tegen de vakantieperiode. Veel mensen ervaren dat als het midden van het jaar. Eigenlijk begint de 2e helft van het jaar al over enkele dagen.

Een goed moment om de balans op te maken en te kijken welke acties in de 2e helft van het jaar voor jou belangrijk zijn om je doelen te realiseren.
Deming ontwikkelde met zijn Plan-Do-Check-Act een kwaliteitscirkel
waarmee je ook jouw manier van werken kunt beoordelen en verbeteren. Veel mensen doen dat onbewust impliciet, nu wat handvatten om het bewust expliciet toe te passen.

Plan-Do-Check-Act vragen die je jezelf kunt stellen voor een succesvolle 2e helft.

Plan: wat was je plan? Welke doelen heb je voor jezelf gesteld? Vaak zijn er meerdere (deel)plannen die, in samenhang met elkaar, zorgen dat je aan het einde van het jaar zo effectief en efficiënt mogelijk je doelen bereikt. Heb jij nog een scherp beeld wat je doelen zijn voor 2013? Kijk eens naar:

  • Welke resultaat afspraken heb je met jezelf, het team of je manager gemaakt?
  • Welke persoonlijke ontwikkeling wilde je realiseren?
  • Hoe ziet het projectplan van jouw project/werkgroep eruit?
  • Welke methodes gebruik je om de voortgang te meten?

Do: je bent met veel energie aan de slag gegaan maar doe je nog de juiste dingen? Tijdens de uitvoering van je werk komen naast je kerntaken veel andere zaken langs. Afleiders sluipen er stiekem in. Misschien heb je onbewust taken naar je toegetrokken die eigenlijk niet naar je doel leiden. Of zijn de doelen aangescherpt en je taken daar nog onvoldoende op aangepast.
Schrijf eens een paar dagen op welke taken je doet en of die helpen je doelen te bereiken. Inventariseer ook aan welke overleggen je deelneemt (zie ook takenanalyse in PEP® werkboek 2)0

takenanalyse

Doe je de juiste dingen?

.

 

 

 

Check: de start is al gemaakt door terug te kijken naar de plan-do stappen, nu nog je resultaten analyseren. Bij verbeteren zijn we vaak geneigd naar de dingen te kijken die (nog) niet goed gaan. Juist benoemen wat wél goed gaat geeft veel energie en inzichten. Laten we daar dus maar mee beginnen. Welke doelen zijn bovenmatig gerealiseerd, welke liggen op schema? Wat heb je gedaan om dat te bereiken? Welke vaardigheden of competenties heb je ingezet? Wat voor gevoel levert je dat op?
En dan ook; van welke doelen lopen de resultaten nog achter? Welke van de afwijkingen zijn acceptabel? Welke afwijkingen waren écht niet door jou te beïnvloeden? Bij welke doelen was jij (onbewust) je eigen saboteur? Wat heeft je weerhouden om eerder in te grijpen?

Act: welke acties ga jij toevoegen/verminderen? Je hebt behoorlijk wat informatie verzameld om acties te benoemen. Voor je daarmee begint eerst nog een waardevolle stap in persoonlijk leiderschap van Stephen Covey: Begin met het einde voor ogen; maak je eindplaatje zo duidelijk mogelijk voordat je acties benoemt.

  • Welke doelen wil je zeker gerealiseerd hebben?
  • Welke doelen mogen iets afwijken? Hoeveel is acceptabel voor jou? En je omgeving?
  • Wat betekent dat voor jou privé?

En dan (bijstuur)acties benoemen. Neem je takenanalyse erbij en bepaal aan welke activiteiten je meer/minder tijd wilt besteden om je doel te bereiken. Kun je nog activiteiten toevoegen?

  • Welke acties ga jij ondernemen?
  • Wie kan je helpen bij deze acties?
  • Welke vaardigheden uit je successen kun je inzetten om de overige doelen ook te realiseren?
  • Hoe ervaren anderen jouw bijgestuurde plan?
  • Met wie deel je het bijgestuurde plan?
  • Welke meetinstrumenten heb je nodig?
  • Hoe voel jij je als je dit allemaal doorvoert?

Check en Act is een typisch voorbeeld van waarde bepalen. Even bewust stilstaan voor je weer volop aan de slag gaat met de uitvoering. Voor een aantal werkzaamheden doe je het onbewust. Denk aan het maken van een weekplan, het projectoverleg, wekelijks afstemmen met je directe collega. Door juist 1-2 keer per jaar een reflectie uurtje toe te voegen kun je op een algemener niveau je doelen en de samenhang daarvan onder de loep nemen. Dit brengt focus, rust en duidelijkheid.

Ik wens je een succesvolle 2e helft!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips