Maandelijks archief: augustus 2013

Stephen Covey Inspiratiekalender

Inspiratiekalender 2014 Stephen Covey

De ideeën van Stephen Covey zijn een bron van inspiratie voor iedereen, op het werk maar ook daarbuiten. Wat ze tijdloos maakt, is de duurzame verbetering van je leven en je relaties met anderen die je ermee realiseert. Dat gaat niet voor niets – je bent er elke dag weer mee bezig.

[bol_product_links block_id=”bol_52e1882c404aa_selected-products” products=”9200000009718257″ name=”Stephan Covey” sub_id=”” background_color=”FFFFFF” text_color=”undefined” link_color=”undefined” border_color=”FFFFFF” width=”250″ cols=”1″ show_bol_logo=”undefined” show_price=”1″ show_rating=”1″ link_target=”1″ image_size=”1″]

agenda planning

Agenda planning – Waarmee kan jij je planning verbeteren?

agenda planning
Alweer een afspraakverzoek. Pft, dat past eigenlijk niet meer in je agenda planning. Die tijd had je willen gebruiken om het gesprek van vorige week uit te werken. Dan heb je ook nog een takenlijst of CRM systeem waar het nodige in staat en deze week af moet.

Veel mensen hebben het gevoel dat ze geleefd worden door de waan van de dag. Aan het begin van de dag lijkt het allemaal wel haalbaar, maar vaak valt het tegen. Dan maar doorschuiven naar morgen of nog even een halfuurtje doorwerken. Morgen maak je wel een nieuwe agenda planning.

Er zijn legio redenen waarom men de regie over de agenda kan verliezen. Vaak is het een combinatie van factoren zoals:

  • Te veel of juist te weinig plannen
  • Te positief plannen.
  • Te vaag plannen.
  • Te snel ja zeggen.
  • Te veel afgeleid worden met andere zaken.

Naast overzicht in je mailbox is overzicht in je agenda planning belangrijk om de juiste keuzes te maken en met een rustig gevoel efficiënt te kunnen werken. Zeker als anderen regelmatig namens jou plannen of je vergaderverzoeken sturen is het belangrijk dat je agenda goed is bijgewerkt.

5 tips om je agenda planning te verbeteren:

1. Alles wat je doet moeten bijdragen aan jouw jaardoelen/functiedoelen.

Blader eens door de afgelopen 2-3 maanden. Welke agenda items zou je minder willen doen of zelfs mee kunnen stoppen? Welke agenda items mis je nog om je doelen te realiseren?

2. Is ad-hoc ook wel écht ad-hoc?

Te vaak vergeten mensen de voorbereiding, uitwerking of reistijd rondom een afspraak op te nemen in de agenda planning. Voor een ander lijkt je agenda comfortabel en plannen ze nog iets in, maar jij weet wel beter. Reserveer in ieder geval deze tijd.
Dat geldt ook voor bepaalde routine klussen die wekelijks of maandelijks terugkomen. Denk aan klanten bellen, rapportages maken, specifieke acties in een CRM systeem. Natuurlijk kun je deze taken binnen de grenzen van de deadlines flexibel invullen, maar zo kan het je niet meer verrassen.

Tip: Heb je de feestdagen al standaard in je agenda planning staan?

3. Het is zo verleidelijk, ’s morgens eerst je mailbox bijwerken.

Voor de meeste functies is het echter verstandiger om eerst de ‘keien’ ofwel grotere klussen van minimaal 1 uur in te plannen en later de kleinere klussen ‘kiezels’ (half uur), ‘zand’ (15-20 minuten) en ‘water’ (5-10 minuten)’. In de ochtend ben je nog lekker fris en kom je vaak beter in je concentratie. In de loop van de dag is het voor veel mensen makkelijker om tempo te maken met kleinere klussen.

Tip: je kunt outlook laten opstarten in de agenda zodat je direct je agenda planning ziet in plaats van de verleiding van de e-mail.

4. Maak voor je belangrijkste doelen een  kleur categorie en voeg die toe aan betreffende agenda item.

Zo zie je in 1 oogopslag of je agenda planning aansluit bij je doel.
Bijvoorbeeld: oranje = klantafspraak, geel = reistijd, groen = project A etc. Geef jouw gekozen categorie de juiste naam, dan zien anderen ook wat je ermee bedoelt.

5. Vul bij ieder agenda item ‘weergeven als’  goed in.

Dat is prettig voor je collega die via de planning assistent een geschikt moment zoekt voor een groepsafspraak. Maar ook binnen het team kun je zo afspraken maken waar nog ruimte zit om te schuiven. Bovendien volgt de status van communicator de status van je agenda item.

Vrij (= wit, standaard als er nog geen item staat – men kan plannen)
Voorlopig bezet (= blauw/wit gestreept – men kan met je overleggen om te schuiven)
Bezet (= blauw – standaard als je een item toevoegt)
Afwezig (= paars, denk aan (rooster)vrij)

Een goede agenda planning sluit in ieder geval aan bij je doelen, is overzichtelijk en heeft voldoende ruimte voor ad-hoc. Door alles wat je wél weet goed in je agenda te benoemen heb je in een oog opslag zicht op de ruimte voor onverwachte zaken en kun je makkelijker prioriteren.

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

 

 

outlook categorieën tip agenda items categoriseren

Outlook categorieën

Met outlook categorieën kun je items handig groeperen en selecteren.

De meeste mensen gebruiken de categorieën in de agenda. Dan zie je in 1 oogopslag of je voldoende taken hebt ingepland om je doelen te halen.
Bijvoorbeeld: aantal klantafspraken per week.

Ook bij e-mail, taken en contactpersonen kun je dezelfde categorieën gebruiken.
Vooral handig als je wilt sorteren of zoeken op een bepaalde groep.
Bijvoorbeeld: alle e-mails over project A, alle contactpersonen die prospect zijn, alle taken die ik in de trein kan afhandelen etc.etc.

Schoon je ongebruikte Outlook categorieën eerst op zodat je goed overzicht hebt.
Geef de outlook categorieën gelijk de juiste naam. Voor jezelf handig maar zeker ook voor collega’s die je agenda raadplegen.

outlook categorieën tip agenda items categoriseren

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

status agenda items

Status afspraak goed vullen

Met de status afspraak geef je duidelijkheid wat men kan verwachten.

Status afspraak Outlook agenda

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bij het opvoeren van een agenda item zet Outlook de status afspraak standaard op ‘bezet’.

Vaak klopt dit, maar zeker bij (rooster)vrij is het verstandig om de status afspraak op ‘niet aanwezig’ te zetten. Er komt dan een paarse streep langs je agenda afspraak of, als je voor de hele dag hebt gekozen een paarse waas over de hele dag.

Wil je duidelijk aangeven welke afspraken (voor bureauwerk) onderhandelbaar zijn en eventueel verzet kunnen worden?
Kies dan voor ‘voorlopig bezet’.

Is het puur een reminder voor jezelf? Gebruik taken, of zet de status op ‘vrij’ (beschikbaar om nog iets te plannen).

Hoe beter je de status vult, hoe duidelijker je bent naar je omgeving waar nog wel/geen ruimte is. Verder volgt de beschikbaarheidsstatus in linc of Skype for business de status van je agenda.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

outlook herinneringen afhandelen

Outlook herinneringen afhandelen

outlook herinneringen afhandelen

Outlook herinneringen is een hulpmiddel, maar leiden soms te veel af of missen overzicht.

Het voordeel van een Outlook herinnering is dat je niets vergeet. Maar al te vaak zie ik dat mensen drukker zijn met het wegdrukken (negeren) van een herinnering dan dat ze er echt voordeel bij hebben.

Neem gelijk één van de 3 acties hierboven zodat de herinneringen helpen om efficiënt te werken:

  • Specifieke afgehandelde herinneringen verwijderen
    => kun je vaak direct doen als de herinnering naar boven komt
  • Alle gemelde herinneringen in eens verwijderen
    => werkt het snelst als je ze tot op heden niet hebt bijgehouden
  • Item uitstellen tot moment dat je weer herinnerd wilt worden
    => werkt goed als reminder op dezelfde dag. Is de taak groot en kun je hem echt pas over enkele dagen doen? plan hem dan opnieuw in.

Noot: Je verwijdert hier alleen de herinnering. Het item (agenda afspraak, taak, e-mail) blijft gewoon bestaan.

Weet je niet meer wat de afspraak was? Met item openen zit je direct in de bijbehorende agenda afspraak, taak of e-mail.

Wil je de standaard herinneringen helemaal niet meer krijgen of per reeks uitzetten? Lees dan deze tips.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

digitale visitekaartje outlook

Maak je digitale visitekaartje in outlook

digitale visitekaartje outlook

Digitale visitekaartjes kun je als bijlage meesturen met een e-mail. De ontvanger kan dan in 1 keer jouw gegevens opslaan in zijn contacten.

Zodra je een contact opvoert maakt outlook standaard een visitekaartje aan. Met een paar bewerkingen maak je het visitekaartje nog fraaier.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

outlook map verwijderde items leegmaken

Map verwijderde items leegmaken

 

outlook map verwijderde items leegmaken

 

Ook de map verwijderde items kan aardig ‘vollopen’. Je hoeft er niet zelf aan te denken. Met deze instelling laat je hem automatisch leegmaken iedere keer als je outlook afsluit.

Ben je bang dat je dingen mist? onder tabblad ‘map’ vind je de knop ‘verwijderde items herstellen’. De meeste bedrijven bewaren de items die uit de prullenbak zijn verwijderd nog 30 dagen in dit ‘buffervat’.

Druk je op de knop verwijderde items herstellen dan kun je de e-mails sorteren op afzender, onderwerp of datum. Vaak vind je hem dan wel.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

e-mail sorteren op pictogram

E-mail sorteren op pictogram

Standaard staat je e-mail op volgorde van binnenkomst, maar gebruik je al het gemak van e-mail sorteren?

Heb je maar een paar e-mails in je postvak in zodat ze op 1 pagina passen dan filter je ze al snel met je ogen eruit. Maar wil je nu echt eens goed opruimen, of kom je net terug van vakantie, speel dan eens met deze sorteer technieken:

e-mail sorteren op pictogramklik eerst op het icoon van een pictogram:
– Alle ‘normale’ e-mails staan boven aan, alle ‘afwijkende’ staan onderaan.
– Verwerk zo eerst je vergaderverzoeken zodat je agenda direct is bijgewerkt.
– Verwijder onbelangrijke berichten zoals afwezigheidsmeldingen, notificaties etc.
Tip! De e-mails staan gesorteerd in groepen. Klik op de groepsnaam (hierboven:  Berichtklasse: Vergaderverzoek (3 items)) en op delete om alle mails uit de groep in 1 keer te verwijderen.

Klik dan een keer op onderwerp:
Focus je op de dubbel e-mails over hetzelfde onderwerp, dan heb je in korte tijd al veel weggewerkt.

Klik dan een keer op afzender:
Ook met de sortering op afzender kun je vaak meerdere e-mails tegelijk verwijderen of afhandelen.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

 

 

leesvenster windows 7

Leesvenster in Windows 7 verkenner

Handig dat leesvenster in de verkenner van Windows 7

In Windows 7 heeft de verkenner inmiddels ook een leesvenster. Toch handig als je even wilt kijken of je het juiste document hebt of alleen een klein stukje tekst wilt nalezen.
Je kunt zelfs vanuit het leesvenster een stuk tekst selecteren en kopiëren om vervolgens in een geopend document verder te bewerken.

Wil je in het geselecteerde document een wijziging aanbrengen dan moet je het document zoals gebruikelijk openen.

leesvenster windows 7

leesvenster windows 7

 

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

zoeken in agenda

Zoeken in agenda

Waarschijnlijk ben je al gewend om te zoeken in je e-mail. Op dezelfde manier kun je zoeken in agenda. Met de versie van outlook 2010 krijgt je je zoekresultaten mooi in een lijst.

Maak je gebruik van categorieën in je agenda? Ook daar kun je handig op zoeken en sorteren.

zoeken in outlook agenda

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips