Maandelijks archief: augustus 2013

Stephen Covey Inspiratiekalender

Inspiratiekalender 2014 Stephen Covey

De ideeën van Stephen Covey zijn een bron van inspiratie voor iedereen, op het werk maar ook daarbuiten. Wat ze tijdloos maakt, is de duurzame verbetering van je leven en je relaties met anderen die je ermee realiseert. Dat gaat niet voor niets – je bent er elke dag weer mee bezig.

[bol_product_links block_id=”bol_52e1882c404aa_selected-products” products=”9200000009718257″ name=”Stephan Covey” sub_id=”” background_color=”FFFFFF” text_color=”undefined” link_color=”undefined” border_color=”FFFFFF” width=”250″ cols=”1″ show_bol_logo=”undefined” show_price=”1″ show_rating=”1″ link_target=”1″ image_size=”1″]

agenda planning

Agenda planning – Waarmee kan jij je planning verbeteren?

agenda planning

Alweer een afspraakverzoek. Pft, dat past eigenlijk niet meer in je agenda planning. Die tijd had je willen gebruiken om het gesprek van vorige week uit te werken. Dan heb je ook nog een takenlijst of CRM systeem waar het nodige in staat en deze week af moet.

Veel mensen hebben het gevoel dat ze geleefd worden door de waan van de dag. Aan het begin van de dag lijkt het allemaal wel haalbaar, maar vaak valt het tegen. Dan maar doorschuiven naar morgen of nog even een halfuurtje doorwerken. Morgen maak je wel een nieuwe agenda planning.

Er zijn legio redenen waarom men de regie over de agenda kan verliezen. Vaak is het een combinatie van factoren zoals:

  • Te veel of juist te weinig plannen
  • Te positief plannen.
  • Te vaag plannen.
  • Te snel ja zeggen.
  • Te veel afgeleid worden met andere zaken.

Naast overzicht in je mailbox is overzicht in je agenda planning belangrijk om de juiste keuzes te maken en met een rustig gevoel efficiënt te kunnen werken. Zeker als anderen regelmatig namens jou plannen of je vergaderverzoeken sturen is het belangrijk dat je agenda goed is bijgewerkt.

5 tips om je agenda planning te verbeteren:

1. Alles wat je doet moeten bijdragen aan jouw jaardoelen/functiedoelen.

Blader eens door de afgelopen 2-3 maanden. Welke agenda items zou je minder willen doen of zelfs mee kunnen stoppen? Welke agenda items mis je nog om je doelen te realiseren?

2. Is ad-hoc ook wel écht ad-hoc?

Te vaak vergeten mensen de voorbereiding, uitwerking of reistijd rondom een afspraak op te nemen in de agenda planning. Voor een ander lijkt je agenda comfortabel en plannen ze nog iets in, maar jij weet wel beter. Reserveer in ieder geval deze tijd.
Dat geldt ook voor bepaalde routine klussen die wekelijks of maandelijks terugkomen. Denk aan klanten bellen, rapportages maken, specifieke acties in een CRM systeem, uren registratie. Natuurlijk kun je deze taken binnen de grenzen van de deadlines flexibel invullen, maar zo kan het je niet meer verrassen.

Tip: Heb je de feestdagen al standaard in je agenda planning staan?

3. Het is zo verleidelijk, ’s morgens eerst je mailbox bijwerken.

Voor de meeste functies is het echter verstandiger om eerst de ‘keien’ ofwel grotere klussen van minimaal 1 uur in te plannen en later de kleinere klussen ‘kiezels’ (half uur), ‘zand’ (15-20 minuten) en ‘water’ (5-10 minuten)’. In de ochtend ben je nog lekker fris en kom je vaak beter in je concentratie. In de loop van de dag is het voor veel mensen makkelijker om tempo te maken met kleinere klussen.

Tip: je kunt outlook laten opstarten in de agenda zodat je direct je agenda planning ziet in plaats van de verleiding van de e-mail.

4. Maak voor je belangrijkste doelen een  kleur categorie en voeg die toe aan betreffende agenda item.

Zo zie je in 1 oogopslag of je agenda planning aansluit bij je doel.
Bijvoorbeeld: oranje = klantafspraak, geel = reistijd, groen = project A etc. Geef jouw gekozen categorie de juiste naam, dan zien anderen ook wat je ermee bedoelt.

5. Vul bij ieder agenda item ‘weergeven als’  goed in.

Dat is prettig voor je collega die via de planning assistent een geschikt moment zoekt voor een groepsafspraak. Maar ook binnen het team kun je zo afspraken maken waar nog ruimte zit om te schuiven. Bovendien volgt de beschikbaarheidsstatus van Teams de beschikbaarheidsstatus van je Outlook agenda.

Kies uit 5 beschikbaarheid statussen onder ‘weergeven als’

Een goede agenda planning sluit in ieder geval aan bij je doelen, is overzichtelijk en heeft voldoende ruimte voor ad-hoc. Door alles wat je wél weet goed in je agenda te benoemen heb je in een oog opslag zicht op de ruimte voor onverwachte zaken en kun je makkelijker prioriteren.

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

outlook categorieën tip agenda items categoriseren

Outlook categorieën

Met outlook categorieën kun je items handig groeperen en selecteren.

De meeste mensen gebruiken de categorieën in de agenda. Dan zie je in 1 oogopslag of je voldoende taken hebt ingepland om je doelen te halen.
Bijvoorbeeld: aantal klantafspraken per week.

Ook bij e-mail, taken en contactpersonen kun je dezelfde categorieën gebruiken.
Vooral handig als je wilt sorteren of zoeken op een bepaalde groep.
Bijvoorbeeld: alle e-mails over project A, alle contactpersonen die prospect zijn, alle taken die ik in de trein kan afhandelen etc.etc.

Nieuwe categorieën maken – wijzigen – verwijderen

Zodra je op een agenda item staat zie je bovenaan in het scherm de optie categoriseren. Klik hem open en kies een categorie die bij het item past.

Om uitgebreidere bewerkingen te doen klik je op alle categorieën, daar kun je wijzigen en verwijderen.

Schoon je ongebruikte Outlook categorieën eerst op zodat je goed overzicht hebt. Klik op de categorie naam zodat deze geselecteerd is en klik dan op verwijderen.

Geef de outlook categorieën gelijk de juiste naam. Voor jezelf handig maar zeker ook voor collega’s die je agenda raadplegen. Ook weer door eerst op de categorie te klikken en dan op naam wijzigen. Zo kun je ook de kleur van je categorie aanpassen.

let op! om te wijzigen of verwijderen moet je niet het vinkje aanzetten, dat doe je alleen als je de categorie van toepassing wilt maken op een item.

outlook categorieën tip agenda items categoriseren

Categorieën in Teams agenda

Zodra je de categorieën in Outlook hebt ingesteld kun je ze ook gebruiken in de Teams agenda. Maak een nieuwe vergadering of open een bestaand agenda item en links boven kun je de categorie selecteren.

Wil je namen, kleuren aanpassen of nieuwe categorieën maken ga dan naar Outlook.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Status agenda weergeven als

Status afspraak goed vullen

Met de status afspraak geef je duidelijkheid wat men kan verwachten.

Status agenda weergeven als

Bij het opvoeren van een agenda item zet Outlook de status van het item standaard op ‘bezet‘.

Vaak klopt dit, maar zeker bij (rooster)vrij is het verstandig om de status afspraak op ‘niet aanwezig‘ te zetten. Er komt dan een paarse streep langs je agenda afspraak of, als je voor de hele dag hebt gekozen een paarse waas over de hele dag.

Wil je duidelijk aangeven welke afspraken (voor bureauwerk) onderhandelbaar zijn en eventueel verzet kunnen worden?
Kies dan voor ‘voorlopig bezet‘.

Is het puur een reminder voor jezelf? Gebruik taken, of zet de status op ‘vrij‘ (beschikbaar om nog iets te plannen).

Werk je thuis en ben je wel beschikbaar voor afspraken via Teams maar niet op kantoor? Zet dan de status op werkt ergens anders. Zo kunnen overleggen toch doorgaan zonder dat je naar kantoor hoeft.

Status agenda werkt ergens anders voor thuiswerken

Heb je de nodige repeterende afspraken? Bijvoorbeeld een vaste thuiswerkdag, of vaste roostervrije dagen? Dan geldt de status voor de hele reeks, ook als je het maar op 1 plek hebt aangepast.

Hoe beter je de status vult, hoe duidelijker je bent naar je omgeving waar nog wel/geen ruimte is. iedereen binnen jouw bedrijf die bij de planningsassistent kijkt ziet de status van je agenda items. Dat voorkomt een hoop gedoe met afstemmen. Verder maakt Teams gebruik van je status van de agenda om je beschikbaarheid aan te geven. Fijn want dan wordt je bij afspraken of concentratie klussen niet iedere keer gestoord.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

outlook herinneringen afhandelen

Outlook herinneringen afhandelen

outlook herinneringen afhandelen

Outlook herinneringen is een hulpmiddel, maar leiden soms te veel af of missen overzicht.

Het voordeel van een Outlook herinnering is dat je niets vergeet. Maar al te vaak zie ik dat mensen drukker zijn met het wegdrukken (negeren) van een herinnering dan dat ze er echt voordeel bij hebben.

Neem gelijk één van de 3 acties hierboven zodat de herinneringen helpen om efficiënt te werken:

  • Specifieke afgehandelde herinneringen verwijderen
    => kun je vaak direct doen als de herinnering naar boven komt
  • Alle gemelde herinneringen in eens verwijderen
    => werkt het snelst als je ze tot op heden niet hebt bijgehouden
  • Item uitstellen tot moment dat je weer herinnerd wilt worden
    => werkt goed als reminder op dezelfde dag. Is de taak groot en kun je hem echt pas over enkele dagen doen? plan hem dan opnieuw in.

Noot: Je verwijdert hier alleen de herinnering. Het item (agenda afspraak, taak, e-mail) blijft gewoon bestaan.

Weet je niet meer wat de afspraak was? Met item openen zit je direct in de bijbehorende agenda afspraak, taak of e-mail.

Wil je de standaard herinneringen helemaal niet meer krijgen of per reeks uitzetten? Lees dan deze tips.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

digitale visitekaartje outlook

Maak je digitale visitekaartje in outlook

digitale visitekaartje outlook

Digitale visitekaartjes kun je als bijlage meesturen met een e-mail. De ontvanger kan dan in 1 keer jouw gegevens opslaan in zijn contacten.

Zodra je een contact opvoert maakt outlook standaard een visitekaartje aan. Met een paar bewerkingen maak je het visitekaartje nog fraaier.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

outlook map verwijderde items leegmaken

Map verwijderde items leegmaken

 

outlook map verwijderde items leegmaken

 

Ook de map verwijderde items kan aardig ‘vollopen’. Je hoeft er niet zelf aan te denken. Met deze instelling laat je hem automatisch leegmaken iedere keer als je outlook afsluit.

Ben je bang dat je dingen mist? onder tabblad ‘map’ vind je de knop ‘verwijderde items herstellen’. De meeste bedrijven bewaren de items die uit de prullenbak zijn verwijderd nog 30 dagen in dit ‘buffervat’.

Druk je op de knop verwijderde items herstellen dan kun je de e-mails sorteren op afzender, onderwerp of datum. Vaak vind je hem dan wel.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

e-mail sorteren op pictogram

E-mail sorteren om groepsgewijs op te schonenm

Standaard staat je e-mail op volgorde van binnenkomst, maar gebruik je al het gemak van e-mail sorteren?

Heb je maar een paar e-mails in je postvak in zodat ze op 1 pagina passen dan filter je ze al snel met je ogen eruit. Maar wil je nu echt eens goed opruimen, of kom je net terug van vakantie, speel dan eens met deze sorteer technieken.

Weergave in kolommen om snel op te schonen

Zorg dat je e-mail indeling in kolommen zichtbaar is (tabblad beeld – weergave enkel) en het voorbeeld van bericht uit staat (tabblad beeld). Bekijk eventueel deze video.

e-mail sorteren op pictogramSorteer eerst op soort e-mail door op pictogram te klikken:

  • Alle ‘normale’ e-mails staan boven aan, alle ‘afwijkende’ staan onderaan.
  • Ga met CTRL+END helemaal naar beneden.
  • Verwerk eerst je vergaderverzoeken zodat je agenda direct is bijgewerkt.
  • Verwijder onbelangrijke berichten zoals afwezigheidsmeldingen, notificaties etc.

    Tip! De e-mails staan gesorteerd in groepen. Klik op de groepsnaam (hierboven:  Berichtklasse: Vergaderverzoek (3 items)) en op delete om alle mails uit de groep in 1 keer te verwijderen.

Sorteer dan op afzender:

Focus je eerst op urgente en niet urgente afzenders

  • Kijk groepsgewijs welke mailtjes onbelangrijk zijn / nog te lezen (nieuwsbrieven, interne nieuws berichten etc.) verwijder ze of sleep ze naar een map nog te lezen. Dat kan in de loop van de week ook nog wel.
  • Check of er van bepaalde personen mails met hoge urgentie zijn binnen gekomen. Markeer ze met een vlag (klik rechts op vlag) en kies voor vandaag of morgen zodat ze bovenaan in je Outlook takenlijst komen te staan.

Sorteer dan op onderwerp:

Focus je op meerdere e-mails over hetzelfde onderwerp, dan heb je in korte tijd al veel weggewerkt.

  • Kijk groepsgewijs welke onderwerpen achterhaald zijn en je gelijk al kunt verwijderen.
  • Behandel groepsgewijs de onderwerpen waar meerdere mailtjes over gaan. Oude mails uit de ketting kun je gelijk al verwijderen als er geen bijlagen bij zitten.
  • Markeer de e-mails die nog een actie zijn met een vlag (klik rechts op vlag , klik op aangepast en kies een goede datum na morgen)
  • Berg de rest van de e-mail op of gooi ze weg.

Zijn het er nog veel? Sorteer nog een keer op afzender om die groepsgewijs te verwerken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

leesvenster windows 7

Leesvenster in Windows 7 verkenner

Handig dat leesvenster in de verkenner van Windows 7

In Windows 7 heeft de verkenner inmiddels ook een leesvenster. Toch handig als je even wilt kijken of je het juiste document hebt of alleen een klein stukje tekst wilt nalezen.
Je kunt zelfs vanuit het leesvenster een stuk tekst selecteren en kopiëren om vervolgens in een geopend document verder te bewerken.

Wil je in het geselecteerde document een wijziging aanbrengen dan moet je het document zoals gebruikelijk openen.

leesvenster windows 7

leesvenster windows 7

 

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Zoeken in agenda

Wanneer was ook al weer die afspraak? De eerste reactie is dat mensen de agenda op een weekoverzicht zetten en dan maar turen of je hem tegenkomt. Toch kan Outlook dat veel sneller door de optie zoeken in agenda te gebruiken.

Waarschijnlijk ben je al gewend om te zoeken in je e-mail. Op dezelfde manier kun je zoeken in agenda. 

Afhankelijk van de Outlook versie die je hebt staat het zoekvenster net onder je menubalk, of helemaal bovenaan in je scherm. 

Tik simpel een stuk van de naam van het overleg en je krijgt al bijna zeker je resultaten te zien. 

Zoeken in agenda

Maak je gebruik van categorieën in je agenda? Je kunt ook handig zoeken en sorteren op categorieën . Zodra je in het zoekvenster klikt komt er namelijk een extra tabblad zoeken. Daaronder kun je jouw zoekopdracht bijvoorbeeld verfijnen door te zoeken op de organisator, onderwerp, bijlage, en gecategoriseerd.

Heb je bijvoorbeeld alle klantafspraken een vaste categorie meegegeven dan zie je in een oogopslag wie je de afgelopen periode allemaal gesproken hebt.

Outlook agenda schakelt bij het zoeken over naar een lijst weergaven. Door de zoekactie te sluiten (knop met grote rode kruis in het tabblad hulpmiddelen voor zoeken) schakelt hij automatisch weer terug naar jouw dag of week weergave.

Gebruik je de agenda app van de iPhone? Met het vergrootglas kun je ook daar makkelijk zoeken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips