Maandelijks archief: september 2013

uitstellen

Artikel: Morgen is de beste dag voor alles!

uitstellen

Je hebt het vast wel eens meegemaakt. ’s Morgens kom je met alle goede voornemens naar je werk, gister had je al gepland dat je eerst die kei van een klus oppakt. Voor de lunch nog je mail en taken bijwerken en dan in de middag al die andere acties.
En ja hoor, je collega vraagt of je nog even iets wilt aanleveren, de telefoon gaat, je ziet nog een mail die je gelijk oppakt en voor je het weet is het al bijna lunchtijd.

Dan die kei maar vanmiddag of nee, morgen vroeg, dan doe je die als eerste. Als je nu heel eerlijk bent naar jezelf, was het dan een terechte en bewuste keuze om die andere zaken eerst op te pakken, of ben je onbewust aan het uitstellen geweest?

Uitstellen van werkzaamheden is één van de grootste tijdvreters.

Wat levert uitstellen op?

  • Onrust in je hoofd
  • Moeilijker te concentreren
  • Alle andere klussen duren veel langer dan normaal
  • Je wordt gestoord met vragen hoe het ermee staat
  • Rot gevoel
  • Vul maar aan met wat het voor jou betekent

Rationeel gezien levert het dus niets op. Blijkbaar heeft het gevoel of het onbewuste hier veel meer invloed dan je zou willen.

Waarom stellen we uit?
Dat varieert per persoon en type taak. Ik ken mensen die erg gedisciplineerd kunnen werken, maar hebben privé echt wel klussen die ze uitstellen of juist andersom.

De meest voorkomende redenen:

  • Je weet niet precies hoe het moet
  • Lijkt heel veel tijd te kosten
  • Je vindt het niet leuk
  • Je wilt alle andere mensen niet telleurstellen en stelt vooral die taken uit die voor jezelf belangrijk zijn

Wat kun je eraan doen?
Natuurlijk weten we allemaal dat er maar 1 échte oplossing is: gewoon doen.
Toch klinkt dat soms makkelijker dan gedaan. Kies dan een van onderstaande strategieën en experimenteer welke voor jou werkt.

Stel je voor wat het voor jou betekent als je die klus wél gedaan hebt.
Wat levert je dat op? Hoe ziet het er dan uit? Hoe voel je je dan? Wat zeg je dan tegen jezelf? Hoe duidelijker de voordelen zijn, hoe makkelijker je tot actie overgaat.

Inventariseer welke klussen jij lastig vindt en de neiging hebt uit te stellen.
Het herkennen van de situatie is de 1e stap naar verbeteren. Schrijf de komende week eens op welke taken je hebt uitgesteld. Wat is de reden en welke tips kun je toepassen om dat te voorkomen?

Plan lastige klussen in de ochtend.
In de ochtend ben je fris. Als je de lastige klus eenmaal af hebt zal je zien dat alle andere klussen ook veel makkelijker gaan.

Maak een duidelijk beeld van het beoogde resultaat.
Hoe scherper het beeld, hoe duidelijker de handelingen zijn. Door de onzekerheid vooraf te tackelen gaat de klus veel sneller.

Hak het in stukjes.
Deel grotere klussen in fases zodat het overzichtelijker wordt. Je werkt dan naar een ‘tussendoel’. Per fase kun je de actie even laten bezinken en ga je onbewust al weer aan de slag met de volgende fase.

Gebruik de kennis van je collega’s.
Iets wat voor jou nieuw of spannend is kan voor een collega al bekend terrein zijn. Door alleen al een kwartiertje met elkaar te sparren krijg je een veel beter beeld hoe je het kunt aanpakken.

Kies een specifieke plek om de taak uit te voeren.
Door juist op een andere plek te gaan zitten word je minder verleidt om iets anders voor te laten gaan. Ook geef je een duidelijk signaal naar je omgeving dat je nu echt even wilt doorzetten.

Zet een tijdslot op je activiteit.
Schat in hoelang je nodig hebt voor de klus, pak een hele kleine marge en plan dan iets anders. Je ‘dwingt’ jezelf om het voor die tijd af te hebben.

‘Beloon’ jezelf.
Dat kan met een leuke klus maar ook met langere lunchpauze of eerder naar huis.

Wil jij meer grip krijgen op je tijdsbesteding en rust in je hoofd wees dan kritisch op je neiging tot uitstellen. Leer jezelf aan om belangrijke taken tijdig op te pakken. Zo creëer je ook nog eens een betrouwbare werkreputatie!

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

Mail naar taak

Van een mail een taak maken

Wil je de actie op een mail later doen?
Bijvoorbeeld omdat je nu andere prioriteiten hebt.
Maak dan van de mail een taak, met de knop onder snelle stappen zo geregeld. Dit werkt ook makkelijk bij verzonden e-mails waar je een follow-up op wilt doen.

De mail die als bijlage in de taak zit kun je weer openen om door te sturen en te beantwoorden.
Ook blijven op deze manier de bijlagen in de mail beschikbaar.

Mail naar taak

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

snelle stap taak met bijlage

Snelle stap: taak met bijlage instellen

Maak je regelmatig van een mail een taak? maak dan een snelle stap

In Outlook 2003 en 2007 sleepte je de mail naar de knop taken links onder. Dat kan nog steeds, maar je kunt ook een snelle stap maken door de knop ‘taak met bijlage’ toe te voegen.

Outlook maakt dan een nieuwe taak van je mail met de mail in de bijlage. Dat is vooral prettig als je de mail later nog wilt gebruiken om door te sturen of te beantwoorden. Ook blijven de bijlages in de mail beschikbaar.

snelle stap taak met bijlage

Als je veel met toetsenbord werkt kun je ook nog een snelfunctie toevoegen.
Onder taak maken zie je hoe eenvoudig het nu is om van een mail een taak te maken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Email melding uit

EMail pop-up uitzetten in Outlook

De melding ‘email ontvangen’ is een van de belangrijkste verstoorders.

Veel bedrijven hanteren de norm om binnen 24 uur te reageren op een email.
Dat betekent als je gemiddeld 3 keer per dag je email bijwerkt de verwachtingen al overtreft.

Toch hebben veel mensen de email pop-up aan en komen dan niet toe aan de andere belangrijke taken die er ‘al even liggen’.
Help jezelf beter te concentreren door de email pop-up uit te zetten.
Denk ook aan de melding op je telefoon of tablet.

Zo zet je de email pop-up in Outlook 2010 uit:

Email pop-up

Email melding uit (pop-up)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips