Maandelijks archief: oktober 2013

Favorieten Outlook 2010

Favorieten in Outlook 2010

In Outlook 2010 kun je enkele veel gebruikte mappen onder favorieten zetten.
Handig als je een bepaalde map veel gebruikt of meerdere mailboxen beheert.

Zo haal je wat je veel gebruikt dichtbij.

Favorieten opschonen en inrichten

Outlook heeft zijn standaard mappen vaak onder favorieten gezet (postvak in, verzonden items, verwijderde items etc).De meeste hiervan heb je hier niet nodig.
Haal ze weg door met rechts op de map te klikken en kies: ‘verwijderen uit favorieten’.

Beheer je meerdere mailboxen? Bijvoorbeeld van een collega die met vakantie is of een functionele mailbox? Dan is het vaak wel handig om die (tijdelijk) in je favorieten te plaatsen.

Ook archiefmappen die je écht vaak gebruikt kun je er heen slepen.
Zo speel je met de snelkoppelingen die je op dat moment nodig hebt en houd je toch je eigen structuur overzichtelijk.

Favorieten Outlook 2010

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

informatie ordenen ver weg of dichtbij

Informatie – Ver weg of dichtbij?

informatie ordenen ver weg of dichtbij

wat wil jij ver weg of dichtbij hebben?

Waar je enkele jaren geleden nog met fysieke documenten werkte, is nu het meeste digitaal. Voorheen had je een beperkte ruimte op je bureau voor de stukken of dossiers waar je mee bezig was, de rest zat in je la of kast. Gezamenlijke stukken vond je in een centraal archief.

Inmiddels past alles in dat ene kastje op je bureau, de computer. Daar kun je de informatie overzichtelijk bewaren, makkelijker delen en heb je het sneller beschikbaar op de plaatsen en momenten dat het voor jou belangrijk is.

Toch zijn er nog veel mensen die in de digitale wereld het overzicht verliezen, veel ‘klikken’ of lang zoeken. Dit leidt tot onnodige werkdruk, irritatie of vermoeidheid door continu filteren met je ogen. Een goed moment om te checken welke praktische vaardigheden jou helpen met minder moeite je werk te doen.

De basisregel is simpel: Informatie die je veel gebruikt wil je dichtbij hebben, wat je weinig gebruikt mag verder weg.

10 voorbeelden hoe je jouw informatie ver weg/dichtbij kunt zetten

Je bureau blijft natuurlijk nummer 1.

Zorg dat je alleen die informatie bij de hand hebt die je vandaag nodig hebt. Een opgeruimd bureau zorgt voor overzicht en voorkomt dat je wordt afgeleid door dingen waar je die dag niet aan wilt werken.

Zie de postvak-in als een deurmat.
Daar staat alleen de nieuwe (digitale)post of wat je die dag verwerkt. Alles wat je later doet mag verder weg (op datum) in Outlook takenlijst of CRM systeem.

Bepaal zelf je volgorde van je archiefstructuur.
De meeste systemen sorteren op alfabet. Informatie die je veel raadpleegt, kun je dichterbij halen door er nummers voor te zetten. Dit kun je met je outlook mappen doen, maar ook met de mappen in de verkenner (g-schijf / h-schijf) of bv. Query’s van CRM/ERP systeem.

Tip! Zijn er veel oudere versies die je tijdelijk wilt bewaren?
Maak een submap ‘oude versies’ .

Pin programma’s en bestanden aan de taakbalk.
In plaats van een snelkoppeling op het bureaublad of via het startmenu kun je veel gebruikte programma’s (bv. Outlook, Verkenner, Internet, Word) vastmaken aan de taakbalk. Met 1 klik open je het programma.

Daarnaast kun je de veelgebruikte bestanden pinnen (bv. briefsjablonen, actielijsten, mappen op je afdelings- of persoonlijke schijf). Met 2 klikken (rechtermuisknop + gewenste bestand) open je het al.

Stel favorieten in.
Veel mensen gebruiken favorieten in Explorer of Chrome. Je kunt ook pagina’s van een intern netwerk toevoegen (bv. Processen, afdelingssite, product informatie).
Wist je dat je ze ook in mappen kunt indelen?

In Outlook 2010 heb je een map favorieten. Handig als je meerdere mailboxen beheert om daar de postvak-in van je collega naar toe te slepen. Of een submap die je tijdelijk veel gebruikt. De verkenner heeft eenzelfde favorieten map. Vooral handig om veel gebruikte locaties van de gemeenschappelijke schijf naartoe te slepen.

Bureaublad overzichtelijk?
Nu je kunt pinnen en favorieten hebt ingesteld gebruik je waarschijnlijk minder snelkoppelingen op je bureaublad. Zet je tijdelijk documenten op het bureau blad om later te koppelen in een CRM systeem? Plaats ze dan rechts op je bureaublad zodat je ze makkelijker kunt opschonen.

Gedeelde agenda’s.
Nadat je een agenda van een collega opent staat hij in de lijst gedeelde agenda’s. Open je regelmatig specifieke agenda’s? Sleep ze dan naar boven om ze dichtbij te hebben.

Open je vaak voor een groep (bv. werkgroep of vergaderruimtes) de agenda’s, maak dan enkele agenda groepen om met 1 klik die agenda’s te openen of te sluiten.

Werkbalk snelle toegang in Outlook, Word, Excel, Power point.
Veel functies die je nodig hebt staan al dichtbij in het tabblad start. Voor sommige functies moet je speciaal naar een ander tabblad. Gebruik je zo’n functie vaak zet hem dan in de werkbalk snelle toegang. Denk bv. aan: snel afdrukken, afdrukvoorbeeld, e-mail, nieuw. Bij Excel is de knop ‘titels blokkeren’ erg handig.

Scherm splitsen.
Met 2 beeldschermen kun je op het ene scherm lezen en het andere de informatie verwerken. Heb je geen 2e beeldscherm? Met de WinKey kun je eenvoudig je scherm splitsen zodat je de gegevens toch dichtbij hebt.

Rechtermuisknop.
Last but not least, onder de rechtermuisknop vind je de meest gebruikte functies in een specifieke situatie.

Wat je eerst nog dichtbij wilde hebben kan nu misschien weer wat verder weg of andersom. Neem een half uurtje de tijd om het jezelf zo comfortabel mogelijk te maken. Die tijd verdien je dubbel en dwars terug als je met minder moeite je werkt kunt doen.

Veel werkplezier!
Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

agenda item kopieren

Agenda item kopiëren

Grote of lastige klussen werken vaak makkelijker als je ze in kleinere brokjes verdeelt.
In Outlook kun je eenvoudig een bestaand agenda item kopiëren.
Dat kan een ander moment op de dag, een andere dag in de week/maand zijn en zelfs naar een andere agenda waarop je gemachtigd bent (wel eerst open zetten).

Extra voordeel: bij het kopiëren wordt ook gelijk de categorie en extra teksten/toelichting gekopieerd.

Agenda item kopiëren

1) Met Ctrl+C en Ctrl+V
2) Sleep met rechts en kies voor kopiëren.

Bijvoorbeeld handig bij:

– Reistijd voor en na een afspraak
– Lastige of grote taak die over meer dag(delen) verdeeld is
– Klantafspraak bij de ene collega betekent voorbereiding voor de andere collega

agenda item kopiëren

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips