Maandelijks archief: december 2013

waarom-doe-ik-dit-nu-zo

In 1 zin naar meer effectiviteit

waarom-doe-ik-dit-nu-zo

stel jezelf deze vragen

December is vaak een maand van terugblikken, evalueren en je klaar maken voor de volgende stap.

Zo werk je het ene moment nog hard aan het realiseren van de doelen 2013 en het andere moment maak je plannen voor 2014.

Om ook in 2014 weer effectief en efficiënt te werken kun je jezelf scherp houden door regelmatig 1 simpele vraag te stellen:

Waarom doe ik dit nu zo

Deze 6 woorden krijgen nog meer waarde als je ze in stukjes hakt.

Waarom Waarom; voor welk probleem is dit de oplossing

Onmisbare vraag als je wilt focussen op de juiste dingen doen. Dat gaat nog makkelijker als je heldere doelen hebt geformuleerd.
De ‘waarom’ vraag kun je verder uitdiepen met:

Helpt dit om mijn doelen te realiseren?
Lossen we het probleem op of alleen de symptomen?
Wie heeft belang bij de oplossing?

Doe ik Waarom doe ik; in plaats van iemand anders

Veel mensen gaan in hun enthousiasme snel aan de slag.
Maar moet je wel alles zelf doen? Hoort het wel bij jouw takenpakket?
Een stukje flexibiliteit om in onvoorziene situaties elkaar te helpen moet je zeker vasthouden. Maar waak ervoor dat je onbewust taken naar je toe trekt. Bijvoorbeeld omdat je denkt: ‘als ik het zelf doe dan weet ik zeker dat het goed gaat’ of ‘de ander heeft het al zo druk’.
Maak eens een overzicht van taken die je de komende periode wilt overdragen en ga in gesprek met je collega (‘s) hoe je dit gaat realiseren.
Valt het wel onder jouw verantwoordelijkheid? Zorg dan voor een goed follow-up systeem in bijvoorbeeld outlook taken of een CRM systeem.

Dit Waarom doe ik dit; in plaats van iets anders 

Heeft dit echt de prioriteit omdat het belangrijk en urgent is, of doe je het misschien omdat je geen zin hebt in die andere taak? De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun zeker als die andere taak lastig of minder leuk is. Wees bewust van de impact van uitstellen en maak zoveel mogelijk rationele keuzes.
Bij een te grote werkvoorraad is het slim om dié 20% van de taken op te pakken die voor 80% van het resultaat zorgen.

Nu Waarom doe ik dit nu; is dit wel het beste moment 

Eenmaal bij dit deel van de vraag weet je dat we het in ieder geval over een belangrijke taak hebben die bij jou hoort en leidt tot het bereiken van je doel. Toch kan het efficiënter zijn om een ander moment te kiezen. Bijvoorbeeld omdat je dan rustig en ongestoord kunt werken. Of omdat je nu te weinig tijd hebt om de taak in één keer af te ronden.

Zo Waarom doe ik dit nu zo; kan het ook anders

Als je iets voor de eerste keer doet denk je vaak beter na over de beste aanpak. Juist voor taken die je al heel lang op dezelfde manier doet is het raadzaam eens te kijken of het ook anders kan. Wellicht zijn er andere hulpmiddelen of systemen die er beter voor geschikt zijn, leg je de lat iets te hoog of kun je het beter bundelen met vergelijkbare taken.
Kijk eens hoe je collega het aanpakt en maak gebruik van elkaars kennis en vaardigheden.
Zo kom je samen tot slimmere werkaanpak waardoor je met minder moeite meer bereikt!

Kortom als jij ook in 2014 wilt verbeteren in het slimmer managen van je informatiestroom en werkvoorraad, stel jezelf dan continu de vraag:

Waarom – doe ik – dit – nu – zo.

Veel werkplezier!