Heerlijk, de vakantieperiode staat weer voor de deur. Toch brengt het voor veel mensen stress met zich mee. Hoe krijg je alles op tijd af en welke berg kun je verwachten als je weer terug bent?
Misschien herken je het nog van andere jaren. Zo vlak voor de vakantie heb je thuis het nodige extra te regelen; koffers pakken, huisdieren onderbrengen, auto laten controleren, nog even de stad in.
Juist nu heb je geen tijd voor overwerk. Toch ‘overkomt’ het nog veel mensen dat ze de laatste werkdag een uurtje langer doorwerken. Uiteindelijk lukt het nét niet en gaat de rest dan toch maar in een overdrachtsmail naar je collega die de belangrijkste zaken waarneemt. Of morgenochtend thuis nog even snel….
De eerste vakantiedagen had je zelfs nodig om af te schakelen en je werk echt achter je te laten.
De meest voor komende valkuilen waardoor je in deze situatie kunt belanden zijn:
- Te positief inschatten; het is ambitieus maar gaat vast lukken
- Wegcijferen; Ach ja, daarna heb ik vakantie
- Schuldgevoel; Als ik het nu niet doe zadel ik mijn collega ermee op
- De waan van de dag; Nu even geen tijd om erover na te denken, eerst zoveel mogelijk wegwerken.
Dat was misschien vorig jaar zo, maar dit jaar ben je vastbesloten om het anders aan te pakken. Nu wil je echt relaxed aan je vakantie beginnen. Toch?
Gebruik de checklist voor relaxed begin vakantie
1. Breng vanaf 4 weken voor je vakantie je werkvoorraad in beeld.
- Je hebt 3 keuzes: voor je vakantie, na je vakantie, delegeren.
- Mocht je (lichte) achterstanden hebben, plan ze dan nu in. Zo voorkom je dat je teveel werk erbij neemt wat je niet kunt afronden.
- Maak voor alles wat deze 4 weken binnenkomt een beslissing of het urgent is.
- Bepaal of het handig is of jij een verzoek moet oppakken, of slimmer direct door je collega die jou waarneemt tijdens je vakantie.
- Plan grote klussen direct in je agenda zodat je continu overzicht houdt op je resterende beschikbare tijd.
2. Alles wat je nog voor je vakantie wilt afronden
- Wie heb je nodig?
- Stem jouw planning af op zijn/haar beschikbaarheid of vraag vooraf aan wie hij/zij het overdraagt.
3. Activiteiten die doorlopen in je vakantie
- Als je nu al weet dat de vervolgacties in je vakantie vallen, draag dan nu al over. Zo kan je collega een goede planning maken i.c.m. de eigen werkzaamheden.
- Plan ruim voor je vertrek een bila voor overdracht van lastigere klussen. Zo kan de ander zich inlezen of vragen stellen.
4. Activiteiten na je vakantie.
- Iedereen heeft altijd wel zaken die ook na de vakantie kunnen.
- Check wel even of je anderen nodig hebt en hun beschikbaarheid.
5. Is er iemand die jouw e-mail waarneemt? Het kan vaker dan je denkt.
- Heeft je collega al auteurs rechten voor je e-mail?
- Vertrek met een lege postvak-in, wel zo overzichtelijk voor je collega.
- Maak onder je postvak-in tijdelijke mappen:
01. Nog actie / 02. ter info / 03. afgehandeld.
Zo is de overdracht ook gelijk geregeld.
6. Wanneer staat je afwezigheidsmelding aan?
- Zet een dag voor je vakantie de afwezigheidsmelding alvast aan.
- Zet de datum van terugkomst op je 2e werkdag.
Zo beloof je minder en kun je meer presteren.
7. Je agenda slim inrichten.
- Ondanks dat je tijdig prioriteert en overdraagt is het handig de laatste 2 uurtjes voor je vakantie te reserveren voor afwerking. In het ergste geval heb je ze niet nodig en begint je vakantie al om 16:00 uur!
- Reserveer gelijk de eerste paar uurtjes na je vakantie om bij te werken.
8. En dan, je 1e werkdag na een heerlijke vakantie:
- Bakje koffie en met collega bijpraten
- Agenda bekijken en bijwerken, wat staat er inmiddels voor vandaag gepland. Sorteer je ontvangen mail op pictogram en je ziet alle vergaderverzoeken onderaan de lijst.
- Heb je veel e-mail bij te werken?
Sorteer op pictogram, met ctrl+end zie je onderaan je vergaderverzoeken die je snel kunt bijwerken.
Sorteer dan op onderwerp (handig voor kettingmails) en op afzender (wie is voor jou belangrijk?)
De vakantie is bedoeld om te ontspannen, aandacht voor privé om daarna weer lekker fris goed werk te kunnen leveren. Als jij relaxed aan je vakantie wilt beginnen, beslis dan nu hoe je het dit jaar gaat aanpakken. Ook dat is een vorm van voorbereiden die zich dubbel en dwars terugverdient.