Maandelijks archief: mei 2015

Leer als een speer

Leer als een speer

Leer als een speer

Wie slim is leest dit boek………….. wie niet slim is moet het zéker lezen. Alles wat je kunt, heb je moeten leren. Er zijn technieken waarmee je beter leert leren en die het ook leuker en sneller maken. Dit boek geeft een overzicht van deze technieken. Het is geschreven voor jonge mensen, en voor ieder ander die zijn hersens beter wil gebruiken. De technieken zijn simpel en voor iedereen toepasbaar. Maar het belangrijkste is natuurlijk dat je ze dagelijks in de praktijk gebruikt. Je leert: – Hoe je je hersencapaciteit beter kunt benutten – Hoe je sneller, beter en leuker kunt leren – Hoe je je beter kunt concentreren – Hoe je je omgeving breinvriendelijk kunt maken Kortom: wat je kunt doen om je resultaten te verbeteren en toch meer tijd voor jezelf over te houden.

[bol_product_links block_id=”bol_5564f4a3d3c29_selected-products” products=”1001004006860023″ name=”Leer als een speel” sub_id=”” link_color=”003399″ subtitle_color=”000000″ pricetype_color=”000000″ price_color=”CC3300″ deliverytime_color=”009900″ background_color=”FFFFFF” border_color=”FFFFFF” width=”250″ cols=”1″ show_bol_logo=”undefined” show_price=”1″ show_rating=”1″ show_deliverytime=”0″ link_target=”1″ image_size=”1″ admin_preview=”1″]

bewaren

Bewaren of weggooien

Waar bewaar ik alles?

bewarenIn het digitale tijdperk hebben we bijna onbegrensde bewaar mogelijkheden. Uiteraard heel waardevol voor documenten die je om ‘juridische waarde’ wilt bewaren. Maar geldt dat voor alles wat je bewaart? Of is je archief allang niet meer overzichtelijk en heb je zo’n lange lijst aan mapjes dat je jezelf suf scrolt? Hoe vaak kijk je eigenlijk nog in al je bewaarde gegevens? En vind je ze dan nog terug?

Je hebt vast wel eens gezegd ‘zie je wel, toch goed dat ik alles bewaar’ maar als je heel eerlijk bent bewaar je veel meer dan je eigenlijk ooit nog zult gebruiken.

Zo kan jij slimmer bewaren en terugvinden

Archiveren in een (klanten)database

Veel bedrijven hebben al afspraken wat je waar moet bewaren. Voor gegevens van klanten, medewerkers, leveranciers etc. zijn goede database systemen beschikbaar. Denk aan Siebel, SAP etc. Databases zijn opgebouwd uit unieke velden die je oneindig handig kunt filteren (Query-en) en sorteren. Als je ze goed vult kun je ze zelfs automatisch laten opschonen o.b.v. bijvoorbeeld type of leeftijd. De 1e en belangrijkste stap in archiveren: ken en volg de archiveer afspraken.

Ook het terugvinden gaat dan een stuk makkelijker. Neem bijvoorbeeld Siebel. Daar kun je in het onderdeel bijlagen de documenten sorteren op de verschillende kolommen (naam, type etc.) en onder de query knop kun je verschillende zoek criteria selecteren zoals periode waarin het document is toegevoegd.

Beter nu 30 seconden meer tijd besteden aan goed opslaan dan ieder jaar enkele uren aan uitsplitsen wat je moet bewaren of verwijderen.

Bewaar het bij de bron

Er is steeds meer informatie beschikbaar via een bedrijfssite of projectensite. Die bron aan informatie hoef je al niet meer zelf te bewaren en vaak ‘schoont’ de beheerder oude versies voor je op. Maak wel slim gebruik van de hulpmiddelen door op de voor jou belangrijke plekken een ‘waarschuw mij’ melding in te stellen, favorieten te maken, veel gebruikte bestanden te pinnen aan de taakbalk en natuurlijk informatie te delen door de pagina URL (hyperlink naar site) te mailen.

Als ik dit nog nodig heb, waar ga ik het dan zoeken?

Netwerk of persoonlijke schijf

Naast bovenstaande gegevens zijn er nog afdelings- of team specifieke gegevens. Denk aan vakantieroosters, vergaderafspraken, beleidsplannen, netwerkgroepen, e-mail sjablonen etc. En tenslotte nog persoonlijke informatie zoals opleidingen, coachgesprekken, verlof, declaraties etc.
Alle informatie die voor iedereen handig is en nog nergens anders staat zet je op een afdelingsschijf. Sleep je veel gebruikte mappen naar de favorieten in de verkenner en veelgebruikte bestanden pin je aan de taakbalk. Informatie kun je makkelijk delen met een hyperlink naar map of bestand. Je persoonlijke gegevens kun je op een eigen schrijf of in outlook mappen zetten.

Deel wat voor iedereen waardevol is.

Leren zoeken in plaats van lange structuren maken

Ieder jaar komt er zoveel digitale informatie bij dat we niet meer alles in een structuur kunnen opslaan. Het scrollen en filteren met je ogen is veel vermoeiender en tijdrovender dan je denkt. Leren zoeken in je systemen zodat de techniek het ‘zware’ werk voor je doet wordt steeds belangrijker. Gebruik je al:

Leer beter zoeken dan hoef je minder te bewaren

Waar begin je met opruimen

Opschonen in je boomstructuur heeft het meeste effect. In Outlook en de verkenner zie ik vaak veel mappen. Gooi eerst de mappen weg die je zeker niet meer nodig hebt. Vaak zijn ze ingehaald door de tijd en niet meer actueel. Daarna kun je kijken of je de inhoud van 2 of 3 mappen kunt samenvoegen door een slimmere overkoepelende naam te bedenken. Tenslotte kun je de mappenstructuur anders ordenen/bundelen. Een map ‘oude versies’ of ‘afgeronde dossiers 2015’ of ‘tijdelijk bewaren’ is superhandig om overzicht te houden op de mappen die nog wel actueel zijn.

Je presteert beter met een overzichtelijke werkomgeving

Ondanks dat je digitale informatie makkelijk kunt bewaren wil je voorkomen dat je in een oerwoud van ongebruikte archieven belandt. Kritisch zijn op wat je überhaupt nog nodig hebt en waar je het dan kunt vinden voorkomt dat je per jaar uren verliest aan het opbergen en later weer uitsorteren van ongebruikte archieven. Met een slank archief en slimme snelkoppelingen naar de bronbestanden blijft je systeem ook lekker snel voor je werken. 

Veel werkplezier!

zoeken Windows start menu

Snel vinden met zoeken Windows startmenu

Vindt sneller met zoeken Windows startmenu

De hoeveelheid informatie groeit zo sterk dat het steeds belangrijker wordt om slim te leren zoeken. Wellicht gebruik je al het zoeken in de verkenner, uitgebreid zoeken in Outlook e-mail en agenda. Maar kende je het zoeken via het startmenu al?

Met dit hulpmiddel zoek je in een klap in heel je computer en worden de hits in groepen weer gegeven.

  • Klik op de Windows start knop
  • Type je zoekwoord zonder enter te drukken
  • Nu zoekt Windows in de hele computer. Als je wel op enter klikt gaat Windows gelijk verder zoeken in de verkenner.

zoeken Windows startmenu

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Windows verkenner

Bespaar tijd door slimmer te zoeken windows verkenner

Leer slim zoeken Windows Verkenner

Veel afdelingsschijven of team mappen zijn erg groot. Dan zoek, klik en scrol je soms al enkele minuten en nog steeds niet gevonden wat je zocht. Zoeken met je over en klikken met de muis kost meer energie dan je af en toe denkt. Laat het systeem voor je werken en leer stap voor stap slimmer te zoeken.

  • Rechtsboven zie je een zoekscherm die zoekt in de door jou geselecteerde map
  • Type je zoekwoord of woorden in
  • Krijg je teveel hits? verklein dan je zoek actie door een van de beschikbare zoekfilters toe te voegen, bijvoorbeeld ‘gewijzigd op’.
  • Selecteer de datum of periode waarbinnen je wilt zoeken.
  • Krijg je nog niet wat je zocht? Dan staat het vast in een andere map. Vergroot je zoekbereik door onder aan de gevonden items te klikken op ‘aangepast’.
  • In het pop-up menu kun je de mappen selecteren waarin de verkenner moet zoeken.
  • Onder de gevonden items staat ook het pad naar de gevonden map. Handig voor de volgende keer.

Zoeken Windows verkenner

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips