Maandelijks archief: januari 2016

Waar een wiel is is een weg

Waar een wiel is, is een weg

Waar een wiel is, is een weg

Hoe krijg je meer plezier in wat je doet en kun je tegelijk anderen versterken? Heel simpel: door je eigen toegevoegde waarde te vergroten.

Bij een duikongeluk op zijn 21e liep Jaap Bressers een hoge dwarslaesie op en belandde hij in een rolstoel. Dit zette zijn leven op zijn kop en maakte dat hij op een heel andere manier ging kijken naar de wereld om zich heen. Inmiddels is hij uitgegroeid tot cabaretier en spreker – Nederlands eerste sit-down comedian. Aan de hand van zijn ervaringen laat Jaap zien hoe je met kleine dingen zelf echt het verschil kunt maken.

Met humor, emotie en lucht inspireert Jaap je om nog meer uit je werk en leven te halen. Door verandering te zien als kans om je passie te volgen. En zelfs door als directeur eens zelf een rondslingerend blikje op te rapen. Of door te zijn als broeder Carlos, een Portugese verpleger die ‘gewoon zijn werk deed’, maar die van onschatbare waarde bleek doordat hij zich oprecht in een ander kon verplaatsen.

Persoonlijke, korte verhalen die je inspireren en helpen jouw toegevoegde waarde te zien. En die van anderen. Want als je zelf de eerste stap zet, dan volgt de rest vanzelf. Wat er ook gebeurt, zoals Jaap altijd zegt: ‘waar een wiel is, is een weg’.

[bol_product_links block_id=”bol_56a9e7138ee35_selected-products” products=”9200000036326952″ name=”Waar een wiel is, is een weg” sub_id=”” link_color=”003399″ subtitle_color=”000000″ pricetype_color=”000000″ price_color=”CC3300″ deliverytime_color=”009900″ background_color=”FFFFFF” border_color=”FFFFFF” width=”250″ cols=”1″ show_bol_logo=”undefined” show_price=”1″ show_rating=”1″ show_deliverytime=”0″ link_target=”1″ image_size=”1″ admin_preview=”1″]

Mail invoegen in Outlook taak

Mail invoegen in taak

Maak een dossier met mail invoegen in taak

Sommige taken bestaan uit meerdere stappen. Je kunt voor iedere stap een nieuwe taak maken. Maar slimmer nog om een dossier te maken van de stappen die je gezet hebt. Je past dan iedere keer de onderwerpregel aan naar de nieuwe volgende actie.
In de taak kun je gelijk wat achtergrondinformatie typen en de belangrijke mail invoegen in taak.

Open een bestaande taak en klik bij het tabblad invoegen op outlook item.
Selecteer de gewenste e-mail map
Selecteer de gewenste e-mail.

Tip voor volgen van gedelegeerde acties: selecteer je mail uit de verzonden item.
Tip voor snel terugvinden e-mail; sorteer eventueel op afzender of onderwerp

Mail invoegen in taak

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Geheim goede actielijst

Goede actielijst in Outlook of Siebel

Geheim goede actielijstIn het papieren tijdperk hadden we behoefte om de acties die je moest doen op te schrijven. De ene actie kon je dezelfde dag afwerken de ander kwam pas over enkele dagen aan de beurt. Het grootste voordeel van een geschreven actielijst was het goede gevoel als je iets kon doorstrepen. Maar er zaten ook veel nadelen aan. Waar had je het lijstje ook al weer gelaten. Gebruikte je een blauw To-do blok dan moest je vaak terugbladeren of er toevallig nog iets open stond. Na een paar dagen schreef je alle openstaande acties van de afgelopen week opnieuw op om weer overzicht te krijgen. En hoe kon je het inrichten dat je de acties die je later kon doen op het juiste moment in beeld zou krijgen?

Inmiddels zijn er legio digitale oplossingen om acties bij te houden. Denk aan apps als Wunderlist, Evernote, Todoist et cetera. Zakelijk gezien kom ik vooral Outlook taken en Siebel activiteiten tegen.

Ongeacht welk hulpmiddel je gebruikt ze willen jou helpen, maar je moet ze wel slim vullen.

Geheim goede actielijst in Outlook of Siebel – deel 1

Creëer je één oog opslag

Een actielijst werkt het fijnste als je direct ziet wat je moet doen. Voer je acties zo op dat je ook na een paar dagen weer direct ziet wat je wilde doen en of een taak groot of klein is. Even checken is zo gedaan, maar afspraken uitwerken, iets opstellen, wijzigen of reviewen zijn toch vaak grotere klussen waarvan je maar een paar op een dag kunt handelen en dus slim moet plannen

Outlook taken:
Zet in je taakregel naast onderwerp altijd een werkwoord, dat is je actie.
Vul aan met relevante info (bijvoorbeeld contactpersoon, telefoonnummer).
Werk met herkenbare afkortingen.
Gebruik eventueel Urgentie en categorie om makkelijk te sorteren.
Voeg evt. e-mails toe en andere achtergrondinformatie.

Voorbeeld: Check start PEP training | Jolanda (06-123456789)
In plaats van: PEP training

Siebel:
Het veld type en beschrijving geven je de meeste informatie over de aard en zwaarte van de actie.
Gebruik het type van de activiteit zo specifiek mogelijk, vermijd type algemeen.
In beschrijving geef je in 3-4 woorden de kern aan, vermijd variatie in schrijfstijl.

Voorbeeld: ene keer OVK andere keer Ovk, of ovk.

Geef in opmerking niet alleen aan wat je gedaan hebt, maar vooral wat je moet doen.

Wat is de kwaliteit van je actielijst

Wellicht is je actielijst onnodig lang. Bijvoorbeeld omdat iemand een actie per ongeluk op jouw naam heeft gezet, of omdat je ooit de intentie had om iets op te pakken maar nu niet meer van toepassing is. Loop met regelmaat door je lijst om de kwaliteit hoog te houden.

Persoonlijke lijst (Outlook en Siebel):
Kijk iedere week voor de komende week of iedere maand voor de komende maand welke acties nog actueel zijn of sluit ze af. Wil je een actie wel bewaren maar niet meer regelmatig in beeld? Zet dan de datum op b.v. 31-12-2016 (outlook taken kan ook ‘geen’ datum). Als de actie/idee weer actueel wordt kun je de datum weer aanpassen.

Groeps lijst (Siebel):
Zeker in een groepslijst met veel acties is het waardevol aan het begin van de dag de kwaliteit te checken. Hoort de actie op deze groep? Is het type goed gevuld? Is de datum/urgentie goed ingeschat? (zie ook ‘wat wil je vandaag zien’).

Wat wil je vandaag zien?

Ken je die zwarte datum mappen nog? Daarin agendeerde men de binnengekomen stukken en legde ze op de dag dat men ze moest afhandelen. Een digitale actielijst werkt eigenlijk hetzelfde.
Bepaal iedere keer wat de meest gewenste/realistische startdatum is. Heb je op vandaag alleen die acties staan die je ook echt wilt doen, dan is aan het einde van de dag je startpagina leeg. Zo krijg je weer het fijne gevoel dat alles is ‘doorgestreept’.

Outlook taken:
Deze lijst vul je zelf en pas je zelf aan. De begin- en einddatum kun je vaak gelijk houden. Je doet een actie, of je doet hem niet. Geef je jezelf een week de tijd dan is de neiging tot uitstel ook groter. Verwacht je in deze week een reactie? Zet de taak dan op de dag dat je wilt bellen/mailen wat de status is. Komt de reactie eerder binnen dan vind je de taak snel weer terug via zoeken in outlook taken.

Siebel:
Een deel van de activiteiten heb je zelf opgevoerd. Omdat je iets aan de klant beloofd hebt (afspraak, terugbellen, uitwerken offerte) of omdat je verwacht er dan mee aan de slag te kunnen (rappel, bepaalde vervolg acties). Een ander deel wordt om dezelfde reden door anderen opgevoerd, of automatisch opgeladen uit de database. Zo word je nog wel eens verrast met te veel acties op je startpagina. Begin en eindig je dag met het actualiseren van je startpagina.

Opgeladen uit database: Deze activiteiten hebben vaak een snelle begindatum maar een einddatum die enkele weken verder ligt. Vooral bedoeld om jou de tijd te geven hem de komende weken in te plannen. Als je weet dat je hem volgende week gaat oppakken, pas dan de startdatum aan naar de dag dat je hem gaat doen (einddatum op originele zetten). Zo blijft jouw startpagina overzichtelijk en komt hij op het gewenste moment weer naar boven.

Met een overzichtelijke actielijst verlies je minder tijd door continu te zoeken met je ogen en heb je een goede basis om een realistische agenda planning te maken.
Volgende maand gaan we nog verder in op; slim bundelen, maak gebruik van filters, wat komt er nog aan.

Veel werkplezier!

Zoeken in outlook taken

Zoeken in outlook taken

Net als het zoeken in e-mail en agenda kun je ook zoeken in outlook taken

Ga naar je takenlijst (totaal overzicht) en klik rechtsboven in het zoekveld.
Ook nu verschijnt weer het extra tabblad ‘hulpmiddelen voor zoeken’

Vaak vind je de taak al door een zoekwoord op te geven.
Heb je nog te veel hits, verfijn je zoeken dan met een van de knoppen.
bijvoorbeeld: categorie, urgentie, wanneer je voor het laatst gewijzigd hebt (periode).

Onder de knop ‘meer’ vind je nog een lijst met veel voorkomende zoekcriteria.
Bijvoorbeeld onderwerp regel, bijlage etc.
Zodra je een criteria toevoegt uit de lijst ‘meer’ komt er een extra zoekveld waar je jouw gegevens kunt invullen.
Dit zoekveld blijft ook voor latere zoekacties staan tot je hem weer met het kruisje verwijderd.

Zoeken in outlook taken

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Outlook taken begin en einddatum

Outlook taak begin en einddatum

In een nieuw aangemaakte Outlook taak staat de begin en einddatum standaard op de dag dat je de nieuwe taak aanmaakt.
Zet de begindatum op de dag dat je de taak wilt doen.
Als je de takenlijst dan op begindatum sorteert, zie je welke taken je vandaag, morgen, volgende week etc. kunt oppakken.
Zet de einddatum op de dag dat je het af wilt hebben. Veelal is de taak een handeling en wil je het op de begindatum ook echt doen. Houd in dat geval de einddatum gelijk aan de begindatum.

Sommige acties wil je wel bewaren, maar kun je geen specifieke datum aan koppelen.
Bijvoorbeeld een notitie die je dagelijks nodig kunt hebben. Kies dan voor begin- en einddatum ‘geen’.
Heb je een idee die je ergens dit jaar wilt doen maar nog geen deadlines voor hebt?
Zet deze op een vaste dag in het jaar. Bijvoorbeeld 31-12.

Kortom begin- en einddatum van je Outlook taak goed vullen helpt je beter te prioriteren.

Outlook taak begin en einddatum

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips