Maandelijks archief: februari 2016

Zo word je een productiviteitsninja

Zo word je een productiviteitsninja

Zo wordt je een productiviteitsninja

We krijgen tegenwoordig een stortvloed aan informatie over ons heen en hebben het drukker dan ooit. De traditionele technieken voor tijdmanagement schieten tekort als het gaat om uitpuilende inboxen, steeds maar groeiende to-do-lijsten en vergaderingen waar geen eind aan lijkt te komen. Gelukkig is er nu een betere strategie: word een Productiviteits Ninja! In Zo word je een ProductiviteitsNinja laat Graham Allcott je zien hoe je met technieken als meedogenloosheid, zelfbewustheid, camouflage en behendigheid jouw eigen ninjastijl ontwikkelt. Werk met je volle aandacht, versla uitstelgedrag en leer om niet harder, maar juist slimmer te werken. Je inbox was nog nooit zo snel leeg. Een prikkelende, toegankelijke en praktische gids die je leert kalm te blijven, meer gedaan te krijgen en opnieuw van je werk te houden. Denk als een ninja en versla je stress voorgoed.

 

Actielijst

Werken met goede actielijst Outlook of Siebel – deel 2

 

ActielijstJe werkt een stuk prettiger met een overzichtelijke takenlijst of Siebel startpagina. Het helpt je te focussen op die dingen die voor jou in jouw functie belangrijk zijn. Mis je het overzicht lees dan het eerste deel van Het geheim van een goede actielijst. Zelfs als je wel de juiste activiteiten voor vandaag in beeld hebt en in één oogopslag ziet wat je moet doen kan het wel eens een grote lijst zijn. In dit deel meer technieken hoe je met een interessant grote actielijst toch veel gedaan kunt krijgen.

Werken met goede actielijst in Outlook of Siebel – deel 2

Bundel activiteiten

Stel je voor dat je eerst gaat tanken, dan boodschappen doet, dan met je auto door de wasstraat gaat (die overigens bij het tankstation is) en tenslotte nog een keer naar een winkel in hetzelfde winkelcentrum voor je lekker kunt genieten van je weekend. Dat klinkt niet echt logisch en ‘overkomt’ je alleen als je iets vergeten bent. Toch werkt men nog regelmatig zo aan de actielijst. Bijvoorbeeld als men standaard van boven naar beneden werkt.

Door vergelijkbare activiteiten te bundelen heb je de juiste systemen en processen beschikbaar, kom je sneller in een flow, maak je minder fouten en bespaar je nog eens tijd ook.

Outlook taken:
Je taakonderwerp is de eerste insteek om te bundelen. Persoonlijk werk ik graag met afkortingen van werkwoorden waardoor ik snel zie wat ik kan bundelen en welke activiteiten groot zijn.
Ik gebruik bijvoorbeeld FU: follow-up, C: Checken, B: bellen, VRB: voorbereiden, UITW:……je kunt het al raden. Sommige mensen werken liever met een * of # als specifieke herkenning. Je kunt natuurlijk ook bepaalde taken markeren met een categorie. Wat je kiest maakt niet uit, als je maar consequent bent en het je helpt.

Siebel activiteiten:
Binnen Siebel kun je makkelijk bundelen door te sorteren op bv: klantnaam of type activiteit. Hier zie je weer het belang van het juiste type benoemen. Type algemeen zegt niet veel en je kunt niet sorteren op beschrijving.

Bundelen is bij uitstek geschikt als je in een groep werkt. Focus maar eens een half uur of uur op bepaalde specifieke activiteiten en zie hoe snel het gaat.
Tip! Kies binnen de groepsactiviteiten voor Query en selecteer het type waarop jij je nu gaat richten, zodra je lijstje leeg is kijk je weer bij de rest van de groepsactiviteiten welke je dan kunt bundelen.

Tip! Kies eerst op urgentie (bv terugbellen) en dan op omvang (overeenkomst opvoeren etc) later op de dag kun je de kleinere activiteiten tussendoor wegwerken.

Naar mate je vaker gaat bundelen ga je er ook al rekening mee houden bij het kiezen van een startdatum. Sommige dagen lenen zich prima om veel kleine activiteiten weg te werken (rappel, follow-up etc), andere dagen zijn weer beter om concentratieklussen op te pakken.

Vooruit kijken

De omvang van je actielijst en je beschikbare tijd in de agenda lopen niet standaard synchroon. Soms zijn er nieuwe afspraken bijgekomen waardoor je tijd tekort komt, of stonden er meer activiteiten in je lijst dan verwacht. Je moet dan opnieuw prioriteren, delegeren of zelfs nee zeggen.
Een enkele keer valt het mee en kun je misschien al iets vooruit werken.

Voor je persoonlijke werkvoorraad is het waardevol om wekelijks onderhoud te doen op je mail, actielijst en agendaplanning. Voor groepswerkvoorraad kun je in ieder geval de drukte in de week bekijken ten opzichte van de bezetting zodat je kunt bijsturen.

Outlook taken:
Met je takenlijst naast je agenda kun je de verwachte tijd voor de taken matchen met de beschikbare ruimte in je agenda. Heb je iedere dag ongeveer een uur nodig, maak dan een repeterende agenda item. Grote taken daarentegen kun je eenvoudig naar je agenda slepen (eventueel met kleur) en de benodigde tijd reserveren. Door wekelijks 2-3 weken vooruit te kijken kun je tijdig je takentijd reserveren.

Siebel activiteiten:
Persoonlijke werkvoorraad: Alleen de activiteit afspraak is direct in je agenda te plannen. Als je slim bent heb je de voorbereiding, uitwerking en reistijd van de afspraak direct bij het maken van de afspraak ook in de agenda gezet. De andere activiteiten moet je nog steeds zelf afstemmen met je beschikbare agenda tijd. Voor de meeste functies is 2-3 weken vooruit kijken voldoende.

Query 3 weken vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘mijn open activiteiten’. Vul bij startdatum <=today()+21 in en kies ‘start’.

Je ziet nu de achterstand, vandaag en 21 dagen vooruit.

Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en noem hem: * act startdat +21 door het * wordt deze query automatisch gedraaid als je naar het tabblad activiteiten, mijn open activiteiten gaat. Zo zie je op de startpagina wat je vandaag moet doen en op het tabblad activiteiten wat er binnenkort aankomt.

Groepswerkvoorraad: Ook hier is het handig om vooruit te kijken. De meeste activiteiten staan op vandaag en soms in achterstand. Morgen of overmorgen is vaak beduidend minder. De query zoals hierboven beschreven werkt niet fijn omdat je al snel 100+ activiteiten krijgt. Om toch 1-5 dagen vooruit te kijken kun je de volgende query gebruiken.

Query 1-5 dagen vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘open activiteiten’. Selecteer bij groep de naam van je groep en zet bij startdatum >today() AND <=today()+5 en kies ‘ start’. (Let op! (Spatie voor en na AND).

Je ziet nu alles tussen morgen (groter dan vandaag) en 5 dagen vooruit.
Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en zet een nummer voor de naam bv. 10 groep 5 dgn vooruit. Zo komt de query bovenaan in het lijstje te staan.

Als je eenmaal een kwalitatief goede actielijst hebt werk je sneller. Je kunt nu nog beter activiteiten bundelen en afstemmen met de beschikbare tijd in je agenda. Natuurlijk zijn er dagen dat het er teveel zijn, maar door opnieuw te prioriteren en de startdatum op de nieuwe gewenste datum te zetten houd je alleen die acties in beeld die vandaag aandacht nodig hebben.

 Veel werkplezier!

Terugkeerpatroon

Terugkeerpatroon agenda afspraak

Repeterende afspraken of takentakenlijst

 

Heb je regelmatig terugkerende afspraken of werkzaamheden dan is het handig om een agenda item of taak op te voeren met een terugkeerpatroon.

Er zijn legio mogelijkheden, dus kijk goed wat het beste bij je doel past.

Zo stel je een handig terugkeerpatroon in op een taak of agenda item:

  1. Open een nieuw agenda item of taak
  2. Klik op terugkeerpatroon en vul de bij behorende schermdelen in.
  3. Nadat je het item hebt opgeslagen staat in je agenda of taak een ‘kringetje’ zodat je ziet dat het onderdeel is van een reeks.

Wanneer kun je welk patroon gebruiken:

  • Dagelijks:
    Als je 5 dagen per week werkt kun je deze gebruiken voor bv. mail, lunch, terugbelnotities, taken verwerken etc. Je hebt de keuze tussen dagelijks (7 keer per week) of werkdagen (gelijk aan de instellingen bij opties/agenda. voor de meeste mensen ma t/m vrij)
    Heb je b.v. om de week roostervrij kies dan voor wekelijks. Vakantiedagen kun je dagelijks van 8:30-17:30 opvoeren en repeterend tot einde vakantie.
  • Wekelijks: 
    Roostervrij, heb je om de week vrij zet dan op ‘keert elke 2 weken terug’
    Denk verder aan patronen voor wekelijkse overleggen, voorbereidingen, uitwerkingen,Dagelijkse taken zoals mail, lunch etc. maar niet op je vaste roostervrije dag? Vink dan alleen de dagen aan waarop je het wel in je agenda wilt zien.
  • Maandelijks:
    Overleggen, voorbereidingen, uitwerkingen. Deze vallen vaak op een vaste dag in de week b.v. maandag maar altijd b.v. de 1e maandag van de maand. Rapportages, bijwerken overzichten etc. Deze vallen vaak op de eerste of laatste werkdag van de maand.
  • Jaarlijks:
    Idem maandelijkse behoeften.

Terugkeerpatroon

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

Taak in agenda kleur

Taak kleur agenda

Taak kleur geven in agenda

Heb je een taak uit je takenlijst naar je agenda gesleept om tijdig tijd te reserveren, dan is het vaak prettig dat je ziet welke agenda items met je takenlijst te maken hebben.

Je kunt een * voor ieder taakonderwerp zetten, een specifieke categorie maken of een voorwaardelijke opmaak instellen. Hiermee krijgt een geplande taak automatisch de kleur die jij hebt ingesteld. Deze optie kost je het minste tijd.

Goed om te weten:
1) je kunt in je agenda wel zoeken op tekst (zoals *) of categorieën, maar niet op voorwaardelijke opmaak.
2) de voorwaardelijke opmaak verdwijnt als je in de agenda alsnog een categorie toevoegt.

Zo stel je de voorwaardelijke opmaak eenmalig in:

  1. klik met rechts op een lege plek in je agenda en kies ‘weergave instellingen’
  2. selecteer de knop ‘voorwaardelijke opmaak’
  3. kies voor ‘toevoegen’ nieuwe voorwaarde en geef een naam en unieke kleur (let op! kies een kleur die je nog niet in categorieën hebt gebruikt).
  4. selecteer nu de knop ‘voorwaarden’ om de specifieke kenmerken op te voeren
  5. bij ‘zoeken naar een tekst’ kies je een tekst die altijd in je gekopieerde taak staat. Voorkeur: ‘eigenaar’
  6. bij IN: selecteer je ‘onderwerp- en notitievelden.

Zodra je nu een taak naar een agenda sleept ziet Outlook dat in het notitieveld van de agenda item het woord ‘eigenaar’ voorkomt en krijgt het agenda item een kleur.

 

Taak kleur agenda

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

taak plannen in agenda

Taak plannen in agenda door slepen

Taak plannen in agenda door te slepen

Heb je een grotere taak in je takenlijst, dan wil je tijdig tijd reserveren. Je kunt je taak plannen in agenda. Natuurlijk kun je een nieuw agenda item openen en de onderwerp handmatig typen maar het kan nog makkelijker.

Zet je takenlijst naast je agenda (beeld, takenbalk, vinkje bij taken) of open taken op een ander beeldscherm. Klik met links op het icoontje van een taak en houd vast terwijl je de taak naar de gewenste begintijd in je agenda sleept. Daarna kun je het agenda item zo lang maken als nodig is voor de taak.

De taak wordt gekopieerd naar de agenda. Als je er niet aan toekomst blijft de taak dus zichtbaar in de takenlijst.
Platte tekst van de taak wordt wel mee gekopieerd, bijlagen niet, die staan alleen in je taak.
Als de inhoud vertrouwelijk is, markeer de agenda item dan als privé.

Soms is het handig om te zien of een agenda item een geplande taak is.
Stel dan de voorwaardelijke opmaak in zodat de taak een unieke kleur krijgt.

 

taak in agenda plannen

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips