Maandelijks archief: oktober 2016

Verborgen agenda's

Verborgen agenda’s

Verborgen agenda'sDit is typisch een boek dat het meeste impact heeft als je in het laatste hoofdstuk begint. Zo realiseer je al snel dat ook jij en ik, vaak onbewust, soms andere dingen zeggen dan we in werkelijkheid doen.

De reden? Heel menselijk gedrag. Vaak diep verscholen in patronen die je al langer (onbewust) gebruikt. Leerzaam om in de verschillende verhaallijnen van de voorgaande hoofdstukken jouw patroon te herkennen.

Lees meer over verborgen agenda’s

agenda onderhoud

Wekelijks agenda onderhoud

agenda onderhoud

Veel mensen ervaren al de voordelen van overzicht in de postvak-in, takenlijst of CRM (Siebel) activiteiten. Mis je dat nog, werk dan met slimme sorteer technieken en groepsgewijs opschonen eerst je e-mail bij. Maak voor klussen die je later moet doen een takenlijst of zet het in je CRM (Siebel) systeem. Leer jezelf een dagelijkse routine aan om alles wat je uit je mailbox ‘vastpakt’ ook direct af te handelen of op de goede plek te zetten in je takenlijst / CRM (Siebel) activiteiten. Pas daarna gaat je wekelijks agenda onderhoud goed werken.

Je hebt vast al eens een overzichtelijke agenda planning gemaakt. Immers, anderen willen weten wanneer ze iets met je kunnen afspreken en je hebt zelf ook verschillende klussen met een deadline die je wilt nakomen.

Belangijker nog, door in je agenda te plannen kun je makkelijker je doelen realiseren, prioriteiten stellen, reële tijdschattingen maken en je grenzen stellen in je balans werk privé. Een goede planning biedt voldoende flexibiliteit zodat je kunt inspelen op onvoorziene omstandigheden. Uiteindelijk beslis jij of je jouw planning bijstelt aan de nieuwe ontwikkelingen, of je toch vast houdt aan je eerder gestelde prioriteiten.

Wekelijks agenda onderhoud om je doelen te realiseren.

Wekelijks agenda onderhoud in 4 stappen

Voor de planning heb je het beste overzicht als je de agenda (tijdelijk) op werkweek zet.

1: Wat is je werkelijke beschikbare ruimte?
Soms lijkt het of je veel ruimte hebt in je agenda, maar als je een paar minuten de tijd neemt zie je snel dat de werkelijkheid anders is:

  • Kijk 4 weken vooruit welke dubbele afspraken (ontstaat vaak door afspraakreeksen) je wilt laten vervallen of verplaatsen. Vallen afspraken te vaak samen met iets anders, pas dan 1 keer de reeks aan.
  • Kloppen je (rooster)vrije dagen?
  • Check of bij iedere afspraak juiste voorbereiding-, uitwerk-, reistijd gereserveerd is.
  • Zodra iets een klein half uur kost is het waardevol om deze tijd te reserveren, zelfs als je het lastig vindt om in te schatten. Niemand heeft er last van als je een keer eerder klaar bent toch?

2: Check je open eindjes van afgelopen week
Iedereen heeft wel eens taken waar je niet aan toe bent gekomen. Dat wordt pas echt een probleem als je ze in je hoofd houdt in plaats van opnieuw indeelt:

  • Bekijk je agenda afspraken van afgelopen week. Is alles echt af of moet je nog tijd reserveren om het af te maken?
  • Bewaar jij de agenda herinneringen als openstaande actie? Loop ze door en meldt ze af of plan ze opnieuw in.
  • Werk je met een takenlijst of CRM systeem zoals Siebel? Kijk dan welke openstaande (achterstallige) taken komende week opgepakt moeten worden. Sommige achterstallige taken zijn al opgelost en hoef je alleen maar af te melden.

3: Plan 1-2 weken vooruit
Voor de meeste mensen is 1-2 weken vooruit plannen voldoende. Let dan vooral op:

  • Voor welke keien uit je takenlijst of CRM systeem moet je nog tijd reserveren?
  • Welke kleine taken kun je nog slim bundelen? Reserveer dan bv een uur om ze in een keer af te handelen.
  • Moet je nog rekening houden met de planning van een (duo) collega?
  • Heb je de beste plek gekozen voor je concentratie klussen?
  • Heb je een paar lastige klussen? Kies het beste moment van de dag en kijk of je nog iemand anders nodig hebt om mee af te stemmen.

4: Plan je wekelijks onderhoud
Zodra je routine hebt opgebouwd doe je bovenstaande stappen in een kwartiertje tot een half uurtje per week. Veruit de meeste mensen kiezen ervoor om het wekelijks onderhoud aan het einde van de werkweek te doen. Dat geeft hen rust in het weekend. Natuurlijk kun je het ook voor een teamoverleg of bila doen waarin de werkvoorraad wordt besproken. Zo is je wekelijks onderhoud gelijk een voorbereiding voor het overleg. Begin in ieder geval met het inplannen van een repeterende afspraak, dan kun je na enkele weken altijd nog bijstellen.

Als jij met meer rust je doelen wilt behalen heb je veel baat bij een wekelijks agenda onderhoud. In nog geen half uur per week stel je prioriteiten, neem je besluiten en heb je een goed beeld welke stappen jij de komende weken gaat zetten om je doelen te realiseren.

Heel veel succes!

 

Kolommen toevoegen

Kolommen toevoegen in e-mail overzicht

Wil je kolommen toevoegen in je e-mail overzicht?

Als je grote hoeveelheden e-mails in een map hebt staan is het vaak handig als je kolommen ziet (van, onderwerp, ontvangen etc.). Je kunt eenvoudig kolommen toevoegen in je e-mail overzicht. Mocht je nu al geen kolommen zien, kan het zijn dat je jouw leesvenster rechts hebt staan. Werk je op een groot beeldscherm dan kun je het leesgedeelte iets naar rechts slepen en komen vanzelf de kolommen in beeld. Op een klein beeldscherm is dat niet comfortabel maar kun je via beeld/leesvenster het leesvenster (tijdelijk) uit zetten of onder plaatsen.

Om extra kolommen te zien, b.v. ‘in map’ als je een zoekmap over meerdere mappen hebt gebruikt ga als volgt te werk:

  1. Klik in het tabblad beeld op ‘kolommen invoegen’
  2. Kies bij beschikbare kolommen selecteren uit ‘alle e-mail velden’
  3. Selecteer de kolom ‘in map’ en kies ‘toevoegen’

Nu zie je in het overzicht ook in welke (sub) map de e-mail staat.

Kolommen toevoegen

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

 

Zoekmappen maken

Outlook zoekmap oude e-mail voor slim opschonen

Wil je jouw oude e-mail periodiek bekijken en opschonen? Gebruik dan Outlook zoekmap oude e-mail.

Als je uit meerdere outlook mappen je oude e-mail wilt verwijderen kost het nogal wat tijd om ze een voor een door te spitten. Gebruik Outlook zoekmap oude e-mail om snel met een filter over meerdere mappen heen te filteren zodat je de op te schonen mail in een totaal overzicht krijgt. Daarna beslis je zelf of je ze allemaal verwijderd, of een deel nog wilt bewaren.

Zo stel je een zoekmap voor oude e-mail in:

  1. Klik met rechts op zoekmappen
  2. Maak een nieuwe zoekmap ‘Oude e-mail’
  3. Kies de gewenste periode, bijvoorbeeld ouder dan 6 maanden
  4. In dit scherm heb je bij ‘zoeken in’ beperkte keuze, die passen we later aan.
  5. Klik op OK en de nieuwe zoekmap verschijnt onder het kopje zoekmappen.
  6. Klik met rechts op de nieuwe zoekmap en kies voor ‘zoekmap aanpassen’
  7. Selecteer de mappen waarin men moet zoeken + geef aan of Outlook ook in de submappen van de geselecteerde mappen moet zoeken.
  8. LET OP! Als je accountnaam (nog) aangevinkt is + submappen, dan heb je (nog) ALLES
  9. Klik op OK en selecteer daarna de zoekmap. Je ziet nu het resultaat van je zoekacties.

Controleer altijd eerst het resultaat van je zoekmap voor je de inhoud verwijderd. Wil je zien in welke (sub) map de e-mail zit? Voeg dan de kolom ‘in map’ toe aan je outlook overzicht.


Outlook zoekmap maken


Outlook zoekmap oude e-mail bewerken

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

agenda werkweek

Agenda werkweek weergave

Agenda werkweek weergave aanpassen

Afhankelijk waarvoor je jouw agenda gebruikt kun je een beetje spelen met de weergave.
Heb je veel dingen op een dag gepland of open je meerdere agenda’s tegelijk dan is de weergave ‘Dag’ vaak handig. Wil je juist je planning maken dan is het belangrijk om vooruit te kijken en is de weergave van een werkweek erg prettig.

In het lint kun je schakelen tussen de verschillende weergaven:
Dag, werkweek, week, maand of planningsweergave. De planningsweergave laat een horizontale weergave zien. Schakelt Outlook te vaak ongewenst over op de planningsweergave, verander dan de instelling bij bestand/opties/agenda/ en zet het vinkje uit bij ‘overschakelen naar planningsweergave’.

Je kunt naar de volgende week bladeren via de navigatiekalender, of makkelijker nog, met de twee pijltjes links van de datum (in onderstaand plaatje 3-7 oktober).

Instelling werkweek:
Werk je parttime dan lijkt het handig om je werkweek aan te passen naar de dagen die je werkt, bv. ma-di-do-vrij. Bedenk je wel dat je dan bij het openen van een agenda van een collega de woensdagen ook niet ziet, daarvoor moet je dan schakelen naar week weergave. Om verwarring te voorkomen vind ik het persoonlijk prettiger om je instellingen niet aan te passen.

agenda werkweek

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken