Maandelijks archief: januari 2017

foutenmakenmoed

Fouten maken moed

fouten maken moed

Leren van je fouten is een enorm cliché. Maar dan moet je ze wel kúnnen maken. Dit boek helpt je om deze foutenmakenmoed te ontwikkelen. Moed om in het diepe te springen, ook al vind je het spannend. Moed om in de spiegel te kijken nadat je geblunderd hebt en toch naar jezelf te glimlachen. Moed om je fouten toe te geven.Moed om na falen weer op te staan.
Kortom, moed om een andere mindset aan te nemen, gericht op leren en ontwikkelen. Zodat je veel meer uit jezelf gaat halen dan nu het geval is.

lees meer over dit boek

 

Agenda planning

Agenda planning klopt toch nooit

Agenda planningHeb jij dat ook, dat je jezelf van alles voorneemt, misschien zelfs netjes een agenda planning hebt gemaakt en uiteindelijk aan het einde van de dag alles weer moet verschuiven? Balen en het lijkt zo zinloos als je voor je gevoel meer aan het schuiven bent dan daadwerkelijk aan het uitvoeren.

Maar ja, helemaal stoppen met plannen werkte ook niet, toen zat je nog te veel in je eigen tijd te werken of kreeg je continue vragen wat de status was. Die onnodige vragen leggen alleen maar druk op en kosten je ook veel tijd.

Pas als je doorhebt waardoor je agenda planning (iedere keer) niet klopt kun je het veranderen.

5 valkuilen waarom een agenda planning niet werkt:

  1. Terugkerende werkzaamheden niet gepland
    Iedereen heeft in zijn functie wel een aantal zaken die regelmatig terugkomen. Iedere ochtend een dagstart, 2-3 keer per dag je mail bijwerken, iedere maand een rapportage opleveren, 2-wekelijkse bila etc. Zodra het een afspraak met anderen is staat hij al in je agenda. Maar juist die voorbereiding voor een overleg, de reistijd ernaartoe, de uitwerkingen van de actiepunten, terugbelnotities, speciale activiteiten die op vast momenten in je CRM systeem (Siebel, zaaksysteem, HR portaal etc). komen kunnen je opbreken. Zeker als het activiteiten zijn die maar eens per week, maand of kwartaal komen hebben dan toch flinke impact op je beschikbare tijd.

Zet al je terugkerende activiteiten goed in je agenda (evt met status voorlopig bezet)

  1. Onvoldoende zicht op je taken voor deze dag
    Had je net een mooie agenda planning gemaakt, schiet je ineens iets belangrijks te binnen dat vandaag ook nog moet. Je kunt pas echt een goede planning maken als je een totaal overzicht heb op je activiteiten. Ik bedoel hier vooral alles wat er al is.
    Dus; werk je mailbox bij en zet het in een takenlijst of CRM systeem op een realistische datum, schrijf ook alles op wat er in je hoofd zit, blader nog even terug in je agenda of er nog andere losse eindjes zijn en maak dán pas je planning.

     Zonder goed overzicht op je taken is je planning moeilijk te maken

  1. Te positief plannen
    Het voordeel van takenlijsten of CRM systemen is dat je niets meer kunt vergeten. Het grote nadeel is dat iedere taak 1 regel is. Maar de ene regel handel je in 5 minuten af, de andere kost je misschien wel een uur of langer. Hoe groter de taak wordt, hoe moeilijker de tijd in te schatten. Een planning maken op alleen maar de regels in een takenlijst is vrijwel kansloos. Visualiseer je planning altijd in je agenda, maak de tijdsblokken eventueel met een kleurcategorie. Zo kun je beter inschatten hoeveel tijd je nog overhoudt. De grote keien plan je per stuk, het zand en water is handiger in een blokje te bundelen. Schat je de tijd altijd te positief? Rond het dan af naar boven.

      In je hoofd past alles, visualiseer in je agenda om écht goed in te delen. 

  1. Je mist ruimte om flexibel te zijn
    Hou jij ook zo van de variatie in je werk? Niet precies weten wat er op een dag op je afkomt en daar toch handig op inspelen? Even je collega helpen zodat die ook verder kan? Of gewoon samen een bak koffie drinken en brainstormen.
    We hebben allemaal ‘luchtige’ momenten nodig om daarna weer met goede creatieve oplossingen te komen. Bouw iedere dag wat ruimte in om flexibel te kunnen blijven. Je kunt bijvoorbeeld een uur reserveren voor de lunch, dan heb je al een half uur buffer in de ochtend. Of reserveer aan het einde van de dag een uurtje ‘onvoorzien’. Zo heb je op de dag 12,5% van je tijd flexibel gehouden. Je kunt ook gewoon een paar halfuurtjes leeg laten. Heb je het niet nodig gehad? Er ligt vast wel iets voor morgen waar je al mee kunt starten of vandaag een half uurtje eerder naar huis is toch ook prima?

      De meest flexibele beheerst het systeem

  1. Anderen gaan voor op jouw afspraken / voornemens
    Dit is misschien wel de lastigste. Waar leg je de grens tussen flexibel zijn en focus houden op je eigen taken en verantwoordelijkheden. Aangezien jij de enige bent die inzicht heeft op jouw taken ben jij degene die de prioriteiten moet stellen. Misschien vind je het lastig om nee te zeggen. Gelukkig heb je er net voor gezorgd dat je op veel dagen al de nodige flexibiliteit hebt.
    Benoem voor jezelf enkele basisnormen waar jij je grenzen wilt leggen. Denk aan:
    • Korte vragen 2-5 minuten beantwoord ik direct
    • Ik vraag altijd door; wanneer heb je het nodig? Hoe lang weet je dit al?
    • Ja, ik wil je helpen, vanmiddag rond 16:00 uur maak ik tijd voor je
    • Klantvragen neem ik altijd aan; ook daar mag ik doorvragen of naar een specifiek moment verwijzen om het verder op te pakken
    • Als ik echt iets in alle rust moet uitwerken ga ik apart zitten (en nee, ik hoef dan geen koffie, die haal ik zelf wel)

Voor iedere rol is een vorm van agenda planning nodig. Zeker als anderen afspraken met je plannen (vergaderingen, klantgesprekken) is het belangrijk om je agenda goed te vullen. Zo weten zij ook waar in de toekomst nog ruimte is. Een te strakke agenda planning knelt en maakt dat je ermee stopt, dus hou het realistisch en flexibel, maar blijf trouw aan je eigen normen om de juiste prioriteiten te stellen.

Heel veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips