Maandelijks archief: maart 2017

dubbel werk

Dubbel werk waarom zou je?

dubbel werkIn een productie omgeving worden alle vormen van dubbel werk of onnodige handelingen zo snel mogelijk uit het proces gehaald. Een veel gebruikte methode om dit in beeld te brengen is Lean of Lean Six Sigma. Ook in administratieve omgevingen wordt Lean steeds vaker toegepast om bedrijfsprocessen te verbeteren.

Daarnaast heb je jezelf misschien ook een aantal werkgewoonten eigen gemaakt waar onbewust dubbel werk in zit. Niet voor niets een van de eerste onderwerpen in de PEP® training: voorkom herhaling. Als het maar vaak genoeg op een dag voorkomt kun je zelfs met het verminderen van de kleinste dubbele handelingen veel tijd besparen. Als je er bewust op gaat letten zal je steeds meer dubbele of onnodige handelingen herkennen.

Welke van deze 10 voorbeelden kun jij gebruiken om dubbel werk te voorkomen?

  1. Heb je al lijm aan je vingers bij E-mail behandelen?
    Voor de meeste functies is het voldoende om 2-3 keer per dag je mail te behandelen. Laat je niet verleiden en zet de pop-up in outlook uit en natuurlijk ook je melding op je telefoon. Is de actie uit de mail pas over enkele dagen nodig? Maak er dan een taak van of zet hem in je klantensysteem (bijvoorbeeld Siebel) op de datum dat je ermee aan de slag wilt. Behandel iedere mail met lijm aan je vingers en maak de keuze:
    doe ik het nu (klaar), doe ik het later (taak), delegeer ik het (evt. taak met follow-up) of delete ik het.

  2. Hoe vaak herschrijf je jouw To-do lijst?
    Een to-do lijst of taken lijst is heel waardevol, zo hou je ruimte in je hoofd om na te denken. Werk je met Siebel dan is je startpagina met activiteiten je ‘to do’ lijst geworden. Regelmatig zie ik nog mensen die de acties ook op een briefje schrijven of in hun hoofd bewaren. Meestal omdat de volgorde van de lijst niet klopt. Investeer dan liever 5 minuten per dag om je volgorde van de ‘digitale’ lijst aan te passen naar de juiste start/plandatum in plaats van dubbelle lijsten en moeilijker terugvinden.
  3. Welke Query’s type je regelmatig opnieuw?
    In een database omgeving zoals Siebel kun je met query’s filteren wat je wilt zien. Gebruik je regelmatig dezelfde query? Sla hem dan op (menu, query opslaan als nieuw) en begin de query naam met een nummer. Zo staan de meest gebruikte bovenaan in je lijstje.
  4. Welke dagelijkse web pagina’s openen je nog handmatig?
    Steeds meer toepassingen lopen via internet of intranet. Veel pagina’s kun je automatisch laten opstarten of in je favorieten lijst zetten in plaats van iedere dag opzoeken om te openen.
  5. Druk je de spellingcontrole klakkeloos weg?
    Veel mensen gebruiken een automatische spelling controle op bijvoorbeeld nieuwe e-mails. Zo onderschep je efficiënt kleine typefoutjes. Sommige woorden worden echter niet herkend omdat ze te vakinhoudelijk zijn. In plaats van ‘negeren’ is het slimmer om te kiezen voor ‘toevoegen aan woordenlijst zodat ze de volgende keer wel herkend worden op de juiste spelwijze.
  6. Staan de agenda herinneringen die je niet nodig hebt al uit?
    Een herinnering op je agenda item voor een afspraak is vaak handig. Maar in je agenda staan ook zaken waar je nooit een herinnering voor nodig hebt. Denk aan roostervrij of bepaalde geplande routine taken. Zet op dit soort reeksen je herinnering op ‘geen’ dan hoef je hem ook niet te verwijderen.
  7. Hoe vaak komen jouw Outlook agenda herinneringen in beeld?
    Een herinnering is vooral effectief als je er ook iets mee doet. Veel mensen laten hem als reminder nog dagenlang staan. Tel eens hoe vaak je de melding hebt weggedrukt als hij iedere 5 minuten opkomt. Leer jezelf aan om de herinnering direct af te handelen of plan je agenda item direct op een nieuw moment dat wel realistisch is.
  8. Kies je de lange of korte route om naar veel gebruikte mappen te gaan?
    Bij veel bedrijven is de mappen structuur in de verkenner (g-schijf, p-schijf etc.) groot. Meestal gebruik je een beperkt aantal mappen heel vaak en kun je ze naar de favorieten slepen. Loop je toch liever door de ‘boomstructuur’ type dan de eerste letters van je map naam om er snel naartoe te gaan.
  9. Gebruik je actielijsten nog in Word of al in Excel?
    Van oorsprong werden de notulen in Word gemaakt met onderaan een overzicht van de besproken acties. Ik ben een voorstander van actielijsten in Excel. Met een filter en sorteer functie heb je hem snel in de juiste volgorde staan in plaats van iedere keer knippen, plakken en verwijderen (Word). Alle afgehandelde activiteiten filter je eenvoudig weg en kun je gedurende het jaar nog terugvinden. Nu je toch 1 bestand hebt voor het hele jaar kun je hem gelijk pinnen aan de taakbalk.
  10. Stuur je nog documenten/lijstjes rond?
    Nog regelmatig mailt men documenten of lijstjes rond. Zelfs als mensen iets moeten invullen of redigeren. Met een beetje pech is het document dan op 8 plaatsen opgeslagen en krijgt de verzender 8 versies terug waar 1 aangepaste versie van gemaakt moet worden. Een link naar het brondbestand of de map met verzoek om in te vullen of aan te passen is veel efficiënter. Zowel in Word als Excel kun je wijzigingen bijhouden aanzetten en opmerkingen toevoegen (tabblad controleren).

Wellicht heb je al lezend nog andere gewoontes ontdekt waarin jij dubbel werk doet of toelaat door je omgeving. Veel zijn direct op te lossen door je systemen slim in te richten, een aantal moet je met elkaar afstemmen. Hoe klein en onbenullig het soms ook lijkt, je zult merken dat de tijd die je nu investeert je rust en ruimte geeft om die dingen op te pakken die er echt toe doen.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Spellingcontrole

Spellingcontrole: vakinhoudelijk woorden toevoegen

Spellingcontrole: een waardevol instrument

Natuurlijk haal je met de spellingcontrole niet alle fouten eruit. Je kunt een bestaand woord typen dat helemaal niet zo bedoeld was in die zin. Maar juist voor de kleine typefouten is het bijzonder waardevol en kun je efficiënter werken als je geholpen wordt ze er snel uit te filteren.

Nu zijn er ook vakinhoudelijke woorden die je in je bedrijf veel gebruikt maar de spellingcontrole ze niet kent. Hierdoor worden ze als ‘fout’ markeert. Als je de tekst niet met de vervelende rode kringeltjes wilt versturen moet je ze toch allemaal handmatig accepteren.  Zonde van je tijd, want je wilt ze eigenlijk alleen zien als je echt een foutje hebt gemaakt. Nu ben je eigenlijk onnodig en dubbel werk aan het doen.

Voeg vakinhoudelijke woorden toe aan je spellingcontrole

Door ze toe te voegen aan je woordenlijst worden ze alleen gemarkeerd als je ze ook daadwerkelijk fout hebt getypt.

Het mooie is dat Office je spellingcontrole nu op alle onderdelen aanpast dus je ziet dit nu terug in Outlook, Word, Excel, Power Point ongeacht in welke van deze programma’s je het hebt toegevoegd. Zo kun je in alle office onderdelen slimmer werken

Spellingcontrole

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken