Maandelijks archief: april 2017

slim-email gebruik

Artikel: Slim e-mail gebruik

E-mail is wellicht een van de grootste tijdvreters. We besteden tijd aan schrijven, lezen, beantwoorden, archiveren etc. Daardoor is slim e-mail gebruik voor iedereen belangrijk.

slim e-mail gebruik

Efficiënt e-mail verwerken

Ca 80% van de deelnemers aan de PEP® training schatten in dat ze tussen de 15 en 30 e-mails per dag ontvangen en daar gemiddeld 6-8 uur per week mee bezig zijn. Die tijd denkt men nodig te hebben om (complexe )vragen uit te zoeken maar vooral om de e-mails te beantwoorden en archiveren in outlook of klantsystemen zoals CRM-Siebel.  Men erkent vaak dubbel werk te doen door e-mail meerdere keren te zien (bv pop-up, op telefoon én PC) voordat er werkelijk actie ondernomen wordt. Daarnaast wordt e-mail benoemd als grootste afleider. Veel mensen krijgen het gevoel dat ze ‘geleefd’ worden door e-mail. Dat is jammer, het zou juist één van de vele kanalen moeten zijn die je het werk makkelijker maken.

7 tips waardoor jij met slim e-mail gebruik minder tijd verliest:

1. Neem een duidelijke beslissing.
Spreek met jezelf af zodra je een e-mail opent dat je een van de 4 D’s toepast.

  • Doe het nu; – klein/snel af te handen
  • Doe het later; – plan het in bij taken of zet het in een klantensysteem
  • Delegeer het; – hoort het wel bij jou of is het beter als iemand anders het oppakt?
  • Delete; – als het je aandacht niet (meer) nodig heeft. Wil je dergelijke mails niet meer ontvangen? Meld je dan gelijk af.

Zie je inbox als je deurmat, daar laat je ook geen onnodige post op liggen

2. Moet je de e-mail wel bewaren?
Regelmatig zie ik de meest fraaie archief structuren in outlook en sorteert men de e-mail naar onderwerp in wel meer dan 30 mappen. Uiteindelijk wordt hooguit 20% van de bewaarde e-mail nog een keer opgezocht. Je hoeft de ontvangen e-mail niet (in een map op onderwerp) te bewaren als:

  • De inhoud of bijlage van de e-mail ook op intranet, netwerkschijf of CRM systeem staat
  • De verzonden e-mail met je antwoord belangrijker is (zoek het dan bij verzonden items of archiveer je verzonden e-mail)
  • Het een melding van een vergaderverzoek is (staat toch al in je agenda)
  • De mail maar voor een paar weken handig naslagwerk is, bewaar het dan in een mapje ‘algemeen’ of ’tijdelijk bewaren’

Zelfs als je enkele honderden e-mails in je map verzonden items of tijdelijk bewaren hebt kun je met de zoekfunctie in Outlook op meerdere criteria zoeken.

3. E-mail melding uit.
Velen hebben het al gedaan en zijn unaniem: de e-mail pop-up uitzetten geeft écht meer rust. Denk ook aan de melding op je telefoon!

4. Wat je zaait is wat je oogst.
Voor bijna iedere mail die je stuurt krijg je er minstens 1 terug. Vraag jezelf af of e-mail het slimste kanaal is, of vooral een gewoonte. Kies het juiste kanaal:

  • Face-to-face: voor complexere vragen, bundelen van vragen voor een bila.
  • Telefoon: als je enkele vervolgvragen verwacht of direct wilt afstemmen.
  • Linq: korte vragen die niet gearchiveerd hoeven te worden. Respecteer de beschikbaarheidsstatus van de ontvanger.
  • One note (digitaal kladblok): niet alleen voor jezelf handig maar ook als gedeeld notitieblok in samenwerking met projectgroepen of afdeling. Zo hoef je minder via e-mail rond te sturen.
    • Bijvoorbeeld: ieder voegt zijn eigen vragen/input voor overleg toe, 1 persoon maakt voor het overleg de agenda definitief en iedereen heeft direct de beschikking over de agenda zonder rond te mailen.
    • Andere voordelen: tegelijkertijd te bewerken, slaat automatisch op, zichtbaar wie wat heeft toegevoegd, per notitieblok te bepalen met wie je het wilt delen.

5. Allen beantwoorden – lijsten en CC-mails zijn een genot ;én bron van ergernis. 
Bedenk of je antwoord voor iedereen nodig is, of voor een paar. Gebruik je een lijst? Hebben alle ontvangers in lijst deze info echt nodig? Klap de lijst open met het + om enkele mensen te verwijderen. Ga ook bewust om met het gebruik van CC (ter info, geen actie nodig).
Krijg je toch veel cc-mails? Bundel ze dan door via een regel automatisch naar een CC-mapje te sturen. Nu kun je ze 1 keer per 2-3 dagen snel doorlopen.

Stel dat iedereen een maandlang jou een reply stuurt als de e-mail niet interessant is voor hen hoeveel tijd kost jou dat dan om die te verwerken?

6. De perfecte e-mail bestaat niet.
Maar met deze opmaak tips kom je dicht in de buurt.

  • Vul altijd de onderwerp regel en zet de kern van de vraag erin. Dus ‘voorbereiden voor afspraak op 1 augustus’ i.p.v  ‘afspraak’.
  • Kort en duidelijk met de gewenste actie bovenaan.
  • Toch meerdere vragen in 1 e-mail? Door de vragen te nummeren verdubbel je de kans dat ze allemaal beantwoord worden.
  • Zorg voor prettige lay-out met korte alinea’s en eventueel vet gedrukt wat écht aandacht nodig heeft.
  • Gebruik link of bijlage? Bij interne e-mail is een link aan te bevelen. Zo heeft iedereen toegang tot hetzelfde brondocument en voorkom je allerlei sub archieven.

7. Met stemknoppen kun je de antwoorden ‘sturen’ door vooraf opties te geven. 
Dit is overigens de manier waarop de voormalige president van Amerika, Barack Obama, werkt. Zijn medewerkers verstuurden e-mail met drie mogelijke antwoorden in de stemknop:

  • Akkoord
  • Niet akkoord
  • Verder te bespreken (vergadering)

Veel van bovenstaande tips klinken je vast bekend. De kunst is om er 1 of 2 verbeterstappen uit te pikken die jou tijd besparen. Zo wordt e-mail weer een hulpmiddel in plaats van een doel en krijg je meer tijd om inhoudelijk met je vak bezig te zijn.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Stemknoppen e-mail

Stemknoppen of Poll in e-mail

Wil je standaard antwoorden ontvangen gebruik dan stemknoppen of Poll in je e-mail

Zeker als je bij grote groepen mensen een keuze neer legt is het een heel karwei om ze later goed uit te sorteren en in te delen. Door de e-mail met stemknoppen of Poll te versturen krijg je standaard antwoorden terug die jij makkelijk kunt verwerken. In Outlook (new) is alleen Poll functie beschikbaar. 

Maak in een nieuwe e-mail de gewenste stemknoppen aan voor bijvoorbeeld een personeelsuitje zodat ze kunnen kiezen uit zeilen, BBQ of fietsen.

Je bent helemaal slim bezig als je per antwoord een aparte map aanmaakt waar ze met regels naar toe gestuurd worden, dan heb je gelijk de juiste aantallen per gekozen onderdeel in beeld.
Bij de functie Poll kun je ze allemaal naar een vast map sturen, daar kun zie je de resultaten in een Excel overzicht.

Functie Stemknoppen in Outlook

Stemknoppen e-mail

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Functie Poll in Outlook

Poll in Outlook

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Je krijgt een e-mail met de verzonden Poll en e-mails van alle reacties. In de mail kun je naast antwoorden verzenden ook de resultaten zien en/of exporteren naar Excel.

resultaten Poll via outlook mail

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

Regel CC mail voorwaarden

Regels CC-mails

Met regels CC-mails naar aparte map sturen

CC-mails zijn bedoeld ter informatie. Juist voor mensen die veel cc-mails krijgen haal je de focus weg van je ‘actie’ e-mails als ze allemaal in je postvak-in binnenkomen. Door met regels cc-mails naar een aparte map te sturen splits je ze automatisch uit en haal je tijdwinst met het verwerken van je e-mails.

Heerlijk toch dat je in je postvak dan alleen de mails ziet waar je die dag aandacht aan wilt geven? De ’ter info’ e-mails staan dan automatisch ongelezen in een aparte map map en je ziet aan het aantal achter de map vanzelf hoeveel er nog ongelezen in staan. Nu kun je de map met cc-mails b.v. 1 keer per dag of week scannen en ben je met minimale inspanning en afleiding toch op de hoogte.

Regel maken in NEW Outlook

Ga bij je e-mail naar Regels, regel maken. Je komt dan bij Instellingen, e-mail, Regels. Met een + maak je een nieuwe regel. Geef eerst een voor jou herkenbare naam. Kies de voorwaarde waaraan de mail moet voldoen en selecteer de actie die Outlook moet uitvoeren. Je kunt hier ook nog een nieuwe map aanmaken.
Tip! noem de map 00. cc-mail zodat hij bovenaan in je mappenstructuur staat.

Regel maken voor cc mail in Oude Outlook

Regels CC-mails voorwaarden
Regels cc-mails actie
regels cc-mails uitzondering

Zoals je ziet in het 1e scherm van regel maken kun je regels voor nog veel meer onderdelen gebruiken (b.v. vaste afzender, vast onderwerp etc. etc).

Tip! Stuur je regelmatig vergaderverzoeken voor (grotere) groepen? Maak dan een regel met in het onderwerp geaccepteerd alle geaccepteerde vergaderverzoeken kun je óf gelijk naar de map verwijderde items sturen, of in een aparte map. Staan ze in een aparte map dan kun je evt. nog scannen of er tekst is terug gekoppeld.

Snel naar:
Meer systeemtips

Artikelen

Gratis abonnement Slimmer Werken Tips