Maandelijks archief: april 2019

ver weg of dichtbij

Ver weg of dichtbij bewaren

ver weg of dichtbij

Waar je enkele jaren geleden nog met fysieke documenten werkte, is nu het meeste digitaal. Voorheen had je een beperkte ruimte op je bureau voor de stukken of dossiers waar je mee bezig was, de rest zat in je la of kast. Gezamenlijke stukken vond je in een centraal archief. Inmiddels past alles in dat ene kastje op je bureau, de computer.

Daar kun je de informatie overzichtelijk bewaren, makkelijker delen en heb je het sneller beschikbaar op de plaatsen en momenten dat het voor jou belangrijk is.

Toch zijn er nog veel mensen die in de digitale wereld het overzicht verliezen, veel ‘klikken’ of lang zoeken. Dit leidt tot onnodige werkdruk, irritatie of vermoeidheid door continu filteren met je ogen. Een goed moment om te checken welke praktische vaardigheden jou helpen met minder moeite je werk te doen.

De basisregel is simpel:

Wat je veel gebruikt wil je dichtbij hebben, wat je weinig gebruikt mag verder weg.

10 voorbeelden waar je ver weg/dichtbij kunt toepassen

Je bureau blijft natuurlijk nummer 1.

Zorg dat je alleen die dingen bij de hand hebt die je vandaag nodig hebt. Een opgeruimd bureau zorgt voor overzicht en voorkomt dat je wordt afgeleid door dingen waar je die dag niet aan wilt werken.

Zie de postvak-in als een deurmat.

Daar staat alleen de nieuwe (digitale)post of wat je die dag verwerkt. Alles wat je later doet mag verder weg (op datum) als taak in een takenlijst of CRM systeem.

Bepaal zelf je volgorde van je archiefstructuur.

Waar de meeste systemen eerst alleen op alfabet sorteerden kun je steeds vaker mappen in je eigen volgorde slepen. Wat je veel gebruikt, kun je daardoor dichterbij halen. Kun je je eigen volgorde nog niet bepalen zet dan nummers voor je mapnaam. Dit kun je doen met je outlook mappen, maar ook met de mappen in de verkenner (netwerkschijf) of bv. Query’s van CRM/ERP systeem. In OneNote sleep je de secties in jouw gewenste volgorde en kun je ook makkelijk een pagina tussen voegen of in volgorde slepen.

Tip! Zijn er veel oudere versies die je tijdelijk wilt bewaren? Maak een submap ‘oude versies’ zodat in de hoofdmap alleen de meest recente documenten staan.

Pin programma’s en bestanden aan de taakbalk.

In plaats van een snelkoppeling op het bureaublad of via het startmenu kun je veel gebruikte programma’s (bv. Outlook, Verkenner, Internet, Word) vastmaken aan de taakbalk. Met 1 klik open je het programma.

Daarnaast kun je de veelgebruikte bestanden pinnen (bv. briefsjablonen, actielijsten, mappen op je afdelings- of persoonlijke schijf). Met 2 klikken (rechtermuisknop + gewenste bestand) open je het al.

Stel favorieten in.

Veel mensen gebruiken favorieten in Explorer Microsoft Edge of Chrome. Je kunt ook pagina’s van een intern netwerk toevoegen (bv. Processen, afdelingssite, product informatie).

Wist je dat je ze ook in mappen kunt indelen?

In Outlook heb je een map favorieten. Handig als je meerdere mailboxen beheert om daar de postvak-in van je groepsmailbox naar toe te slepen. Of een submap die je tijdelijk veel gebruikt. Gebruik van de favorieten in de verkenner. Vooral handig om veel gebruikte locaties van de gemeenschappelijke schijf in te zetten.

Bureaublad overzichtelijk?

Nu je kunt pinnen en favorieten hebt ingesteld gebruik je waarschijnlijk minder snelkoppelingen op je bureaublad. Waak ervoor om te veel documenten op je bureaublad te zetten, dan wordt je computer op den duur trager van. Wil je ze tijdelijk ergens kwijt? Maak dan een map ‘tijdelijke documenten’ en zet deze in de favorieten.

Gedeelde agenda’s.

Nadat je een agenda van een collega opent staat hij in de lijst gedeelde agenda’s. Open je regelmatig specifieke agenda’s? Sleep ze dan naar boven om ze dichtbij te hebben.

Open je vaak voor een groep (bv. werkgroep of vergaderruimtes) de agenda’s, maak dan enkele agenda groepen om met 1 klik die agenda’s te openen of te sluiten.

Werkbalk snelle toegang in Outlook, Word, Excel, Power point.

Veel functies die je nodig hebt staan al dichtbij in het tabblad start. Voor sommige functies moet je speciaal naar een ander tabblad. Gebruik je zo’n functie vaak zet hem dan in de werkbalk snelle toegang. Denk bv. aan: snel afdrukken, afdrukvoorbeeld, e-mail, nieuw. Bij Excel is de knop ‘titels blokkeren’ erg handig.

Scherm splitsen.

Met 2 beeldschermen kun je op het ene scherm lezen en het andere de informatie verwerken. Heb je geen 2e beeldscherm? Met de WinKey kun je eenvoudig je scherm splitsen zodat je de gegevens toch dichtbij hebt.

Rechtermuisknop

Last but not least, onder de rechtermuisknop vind je de meest gebruikte functies in een specifieke situatie.

Wat je eerst nog dichtbij wilde hebben kan nu misschien weer wat verder weg of andersom. Neem een half uurtje de tijd om het jezelf zo comfortabel mogelijk te maken. Die tijd verdien je dubbel en dwars terug als je met minder moeite je werkt kunt doen

Heel veel werkplezier!

programma aan taakbalk vastmaken

Programma’s aan de taakbalk vastmaken Windows 10

Net als in Windows 7 kun je in Windows 10 ook programma’s aan de taakbalk
vastmaken. Zo heb je de programma’s die je dagelijks gebruikt gelijk in beeld.

  • Open het Windows startmenu (kan ook met Windows key op je toetsenbord)
  • type de naam van het programma
  • klik met rechts op het programma
  • kies meer
  • kies ‘aan de taakbalk vastmaken’

Gebruik je een programma regelmatig maar wil je het niet standaard in beeld houden, dan kun je ook kiezen voor ‘aan start vastmaken’ zodat het in de lijst met ‘meest gebruikt’ komt te staan, of naar rechts slepen zodat het als ‘tegel’ op je openingsscherm staat.

programma aan taakbalk vastmaken

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Pagina aanmaken of tussenvoegen in OneNote

OneNote is een heerlijk hulpmiddel om je info in weg te schrijven of te delen met anderen. Je kunt makkelijk een pagina aanmaken of tussenvoegen in OneNote.
Klik je op ‘+ pagina toevoegen’ dan komt hij automatisch onderaan de lijst met pagina’s te staan. Daarna kun je hem nog slepen naar de plek waar jij hem wilt hebben.

Je kunt ook gelijk de pagina op de juiste plek tussenvoegen zodat je niet meer hoeft te slepen. Zweef met je muis over de pagina’s en je ziet voor de pagina’s een blokje met een ‘+’ en een zwarte lijn verschijnen. Op de plek waar je dan op het blokje met ‘+’ klikt wordt de nieuwe pagina tussengevoegd.

Pagina aanmaken of tussenvoegen

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

werkbalk favorieten van edge

Werkbalk favorieten van Edge

In Microsoft Edge kun je, net als bij Explorer, weer veel gebruikte internet sites in je favorieten zetten. Zet eerst de werkbalk favorieten van Edge aan zodat je een extra regel ziet waar je specifieke favorieten kunt opslaan.

  • Klik op het menu (…) helemaal rechts in beeld
  • open de instellingen
  • zet de schuifknop bij werkbalk favorieten aan
werkbalk favorieten van edge

Nu kun je eenvoudig veel gebruikte websites of pagina’s op een intranet toevoegen. Zet je ze in de map ‘werkbalk favorieten’ dan zijn ze ook als knop zichtbaar in je balk die je net hebt toegevoegd. Soms is het handig om enkele linkjes van interne pagina’s te groeperen naar bijvoorbeeld productgroepen of HR zaken etc.

  • open de gewenste pagina
  • klik op de ster achter het internetadres
  • maak een nieuwe map of zet het in een bestaande map
Favoerieten toevoegen Edge

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips