Maandelijks archief: mei 2019

Fish

Fish

fish

Stel je een werkplek voor waar iedereen elke dag met veel energie, passie en een positieve houding aan het werk is. In deze boeiende parabel heeft een manager de verantwoordelijkheid om een ‘ingeslapen’ afdeling om te vormen tot een effectief team. De Pike Place Fish in Seattle is een wereldberoemde markt die enorm succesvol is dankzij de leuke, bruisende, vrolijke sfeer en geweldige klantenservice. Door het toepassen van ingenieus eenvoudige lessen die zijn geleerd van de Pike Place, ontdekt de manager hoe ze haar werk kan stimuleren en transformeren.


Het aanpakken van de meest dringende werkproblemen van dit moment met een boeiende metafoor en een aantrekkelijke boodschap, FISH! biedt wijsheid die gemakkelijk te begrijpen, is direct toepasbaar en diepgaand.

Natuurlijk kun je ook de Nederlandse versie Vis kiezen. Lees hier meer over Fish
of bekijk een van de vele video’s https://youtu.be/iGwo67vCh4U

Op naar nog meer werkplezier!

Voor meer boeken tips: kijk hier

Secties en sectiegroepen in OneNote

Secties en sectiegroepen in OneNote

Secties en sectiegroepen vormen de basis van een OneNote notitieblok.

In de ouderwetse multomap was het handig om de vele pagina’s te scheiden met tabbladen. Ieder tabblad had zijn eigen onderwerp en met een handig kleurtje vond je het ook snel terug. De meest gebruikte onderwerpen deed je bovenaan in de klapper, de rest kon wat verder naar beneden.

Dat is precies hoe OneNote ook werkt. Alleen heet het hier Secties. En omdat het digitaal is werkt het nog veel vriendelijker ook. Je kunt namelijk makkelijk secties en sectiegroepen in OneNote van links naar rechts slepen, naar een ander notitieblok slepen, andere kleuren geven en nog veel meer.

Snel een nieuwe sectie maken:
Klik op het plusje en je krijgt gelijk een nieuwe sectie die je een naam kunt geven. Onder je sectie hang je de pagina’s.

Uitgebreide functies:
Klik je met rechts op een sectie dan krijg je een helpmenu met alle opties voor secties. Eigenlijk spreken ze allemaal voor zich.

Sectiegroep:
Een sectiegroep kan handig zijn als je bijvoorbeeld oudere secties wilt opruimen zonder dat je ze al wilt weggooien. Maak in dat geval een sectiegroep ‘oude versies’ of ‘2018’ en sleep de betreffende secties daarin. De onderliggende pagina’s verhuizen gelijk mee.

Te veel secties?
Regelmatig zie ik notitieblokken met heel veel secties (tabbladen van je multomap) met maar 1 pagina onder de sectie. Eigenlijk wordt je multomap dan dik van de tabbladen. Kijk dan eerst of je de pagina’s van een aantal tabbladen kunt samenvoegen. Denk maar eens aan je structuur van ‘alle ballen in de lucht‘.
Bijvoorbeeld Sectie: Bila’s in plaats van per persoon een sectie, Sectie: Team in plaats van sectie over teamleden, rooster, vakantieplanning etc.

Klap je links je notitieblok open dan zie je daar dezelfde structuur van je secties. Handig als je veel moet slepen.


mailbox de baas

Mailbox de baas

mailbox de baas

E-mail is wellicht een van de grootste tijdvreters. We besteden tijd aan schrijven, lezen, beantwoorden, archiveren etc. Daardoor is slim e-mail gebruik voor iedereen belangrijk. En hoe fijn is het als jij de mailbox de baas blijft?

Ca 80% van de deelnemers aan de PEP® training schatten in dat ze tussen de 15 en 30 e-mails per dag ontvangen en daar gemiddeld 6-8 uur per week mee bezig zijn. Die tijd denkt men nodig te hebben om (complexe) vragen uit te zoeken maar vooral om de e-mails te beantwoorden en archiveren in outlook of klantsystemen zoals CRM-Siebel.  Men erkent vaak dubbel werk te doen door e-mail meerdere keren te zien (bv pop-up, op telefoon én PC) voordat er werkelijk actie ondernomen wordt. Daarnaast wordt e-mail benoemd als grootste afleider. Veel mensen krijgen het gevoel dat ze ‘geleefd’ worden door e-mail. Dat is jammer, het zou juist één van de vele kanalen moeten zijn die je het werk makkelijker maken.

7 tips waardoor jij met slim e-mail gebruik minder tijd verliest:

1. Neem een duidelijke beslissing.
Spreek met jezelf af zodra je een e-mail opent dat je een van de 4 D’s toepast.

  • Doe het nu; – klein/snel af te handen
  • Doe het later; – plan het in bij taken of zet het in een klantensysteem
  • Delegeer het; – hoort het wel bij jou of is het beter als iemand anders het oppakt?
  • Delete; – als het je aandacht niet (meer) nodig heeft. Wil je dergelijke mails niet meer ontvangen? Meld je dan gelijk af.

Zie je inbox als je deurmat, daar laat je ook geen onnodige post op liggen

2. Moet je de e-mail wel bewaren?
Regelmatig zie ik de meest fraaie archief structuren in outlook en sorteert men de e-mail naar onderwerp in wel meer dan 30 mappen. Uiteindelijk wordt hooguit 20% van de bewaarde e-mail nog een keer opgezocht. Je hoeft de ontvangen e-mail niet (in een map op onderwerp) te bewaren als:

  • De inhoud of bijlage van de e-mail ook op intranet, netwerkschijf of CRM systeem staat
  • De verzonden e-mail met je antwoord belangrijker is (zoek het dan bij verzonden items of archiveer je verzonden e-mail)
  • Het een melding van een vergaderverzoek is (staat toch al in je agenda)
  • De mail maar voor een paar weken handig naslagwerk is, bewaar het dan in een mapje ‘algemeen’ of ‘tijdelijk bewaren’

Zelfs als je enkele honderden e-mails in je map verzonden items of tijdelijk bewaren hebt kun je met de zoekfunctie in Outlook op meerdere criteria zoeken.

3. E-mail melding uit.
Velen hebben het al gedaan en zijn unaniem: de e-mail pop-up uitzetten geeft écht meer rust. Denk ook aan de melding op je telefoon!

4. Wat je zaait is wat je oogst.
Voor bijna iedere mail die je stuurt krijg je er minstens 1 terug. Vraag jezelf af of e-mail het slimste kanaal is, of vooral een gewoonte. Kies het juiste kanaal:

  • Face-to-face: voor complexere vragen, bundelen van vragen voor een bila.
  • Telefoon: als je enkele vervolgvragen verwacht of direct wilt afstemmen.
  • Skype: korte vragen die niet gearchiveerd hoeven te worden. Respecteer de beschikbaarheidsstatus van de ontvanger.
  • One note (digitaal kladblok): niet alleen voor jezelf handig maar ook als gedeeld notitieblok in samenwerking met projectgroepen of afdeling. Zo hoef je minder via e-mail rond te sturen.
    • Bijvoorbeeld: ieder voegt zijn eigen vragen/input voor overleg toe, 1 persoon maakt voor het overleg de agenda definitief en iedereen heeft direct de beschikking over de agenda zonder rond te mailen.
    • Andere voordelen: tegelijkertijd te bewerken, slaat automatisch op, zichtbaar wie wat heeft toegevoegd, per notitieblok te bepalen met wie je het wilt delen.

5. Allen beantwoorden – lijsten en CC-mails zijn een genot ;én bron van ergernis. 
Bedenk of je antwoord voor iedereen nodig is, of voor een paar. Gebruik je een lijst? Hebben alle ontvangers in lijst deze info echt nodig? Klap de lijst open met het + om enkele mensen te verwijderen. Ga ook bewust om met het gebruik van CC (ter info, geen actie nodig).
Krijg je toch veel cc-mails? Bundel ze dan door via een regel automatisch naar een CC-mapje te sturen. Nu kun je ze 1 keer per 2-3 dagen snel doorlopen.

Stel dat iedereen een maandlang jou een reply stuurt als de e-mail niet interessant is voor hen hoeveel tijd kost jou dat dan om die te verwerken?

6. De perfecte e-mail bestaat niet.
Maar met deze opmaak tips kom je dicht in de buurt.

  • Vul altijd de onderwerp regel en zet de kern van de vraag erin. Dus ‘voorbereiden voor afspraak op 1 augustus’ i.p.v  ‘afspraak’.
  • Kort en duidelijk met de gewenste actie bovenaan.
  • Toch meerdere vragen in 1 e-mail? Door de vragen te nummeren verdubbel je de kans dat ze allemaal beantwoord worden.
  • Zorg voor prettige lay-out met korte alinea’s en eventueel vet gedrukt wat écht aandacht nodig heeft.
  • Gebruik link of bijlage? Bij interne e-mail is een link aan te bevelen. Zo heeft iedereen toegang tot hetzelfde brondocument en voorkom je allerlei sub archieven.

7. Met stemknoppen kun je de antwoorden ‘sturen’ door vooraf opties te geven. 
Dit is overigens de manier waarop de voormalige president van Amerika, Barack Obama, werkt. Zijn medewerkers verstuurden e-mail met drie mogelijke antwoorden in de stemknop:

  • Akkoord
  • Niet akkoord
  • Verder te bespreken (vergadering)

Veel van bovenstaande tips klinken je vast bekend. De kunst is om er 1 of 2 verbeterstappen uit te pikken die jou tijd besparen. Zo wordt e-mail weer een hulpmiddel in plaats van een doel en krijg je meer tijd om inhoudelijk met je vak bezig te zijn.

Veel werkplezier! e