Eindelijk een keer een paar weken vrij, lekker los komen van je werk. Toch begint het bij veel mensen in de laatste vakantie dagen alweer te kriebelen. Hoe staat het met het project? Zijn er veel reacties binnengekomen? Heb ik weer enkele honderden mailtjes te verwerken of valt het mee deze keer? Hoe krijg ik deze keer de e-mail op orde?

3 manieren om je mailbox bij te werken na de vakantie:

1.    Iedere mail een voor een bekijken. Heb je er maar 20 of 50 binnen gekregen kan het nog een optie zijn, maar eigenlijk is dit per definitie de meest bewerkelijke methode zonder dat het extra rendement oplevert.

2.    Alle mail in een tijdelijke map ‘vakantie’ zetten en niet meer naar kijken. Heel veel mail die tijdens de vakantie is binnengekomen is allang achterhaald. Of ze hebben al een collega van je gemaild omdat het in je afwezigheid assistent stond.

Op zich is dit een hele effectieve methode. Je kunt eventueel de mailtjes van de laatste 2-3 dagen scannen en anders merk je de komende week wel of je nog iets moet opzoeken uit je tijdelijke map.

3.    Groepsgewijs de mail beoordelen. Persoonlijk vind ik deze het prettigst. Gaat lekker snel en toch het idee dat ik ‘controle’ hou. Daarom hieronder deze methode verder uitgelegd en heb jij ook binnen een uur je e-mail op orde.

 Weergave in kolommen om snel op te schonen

Zorg dat je e-mail indeling in kolommen zichtbaar is (tabblad beeld – weergave enkel) en het voorbeeld van bericht uit staat (tabblad beeld). Bekijk eventueel deze video.

Sorteer eerst op soort e-mail door op pictogram te klikken:

• Alle ‘normale’ e-mails staan boven aan, alle ‘afwijkende’ staan onderaan.
• Ga met CTRL+END helemaal naar beneden.
• Verwerk eerst je vergaderverzoeken zodat je agenda direct is bijgewerkt.
• Verwijder onbelangrijke berichten zoals afwezigheidsmeldingen, notificaties etc.
• Tip! De e-mails staan gesorteerd in groepen. Klik op de groepsnaam (hierboven: Berichtklasse: Vergaderverzoek (3 items)) en op delete om alle mails uit de groep in 1 keer te verwijderen.

Sorteer dan op afzender:

Focus je eerst op urgente en niet urgente afzenders

• Kijk groepsgewijs welke mailtjes onbelangrijk zijn / nog te lezen (nieuwsbrieven, interne nieuws berichten etc.) verwijder ze of sleep ze naar een map nog te lezen. Dat kan in de loop van de week ook nog wel.
• Check of er van bepaalde personen mails met hoge urgentie zijn binnen gekomen. Markeer ze met een vlag (klik rechts op vlag) en kies voor vandaag of morgen zodat ze bovenaan in je Outlook takenlijst komen te staan.

Sorteer dan op onderwerp:

Focus je op meerdere e-mails over hetzelfde onderwerp, dan heb je in korte tijd al veel weggewerkt.

• Kijk groepsgewijs welke onderwerpen achterhaald zijn en je gelijk al kunt verwijderen.
• Behandel groepsgewijs de onderwerpen waar meerdere mailtjes over gaan. Oude mails uit de ketting kun je gelijk al verwijderen als er geen bijlagen bij zitten.
• Markeer de e-mails die nog een actie zijn met een vlag (klik rechts op vlag , klik op aangepast en kies een goede datum na morgen)
• Berg de rest van de e-mail op of gooi ze weg.

Zijn het er nog veel? Sorteer nog een keer op afzender om die groepsgewijs te verwerken.

Heel veel werkplezier!