Maandelijks archief: augustus 2020

6 Online trainingen Slimmer (samen) werken

6 Online trainingen om Slimmer (samen) te werken

Online trainingen slimmer (samen) werken

De kantoor omgeving is het afgelopen jaar flink veranderd. We zijn met allemaal meer op afstand gaan werken en nieuwe digitale hulpmiddelen gaan gebruiken.

Dat vraagt ook wat van jou in je manier van planning, zelf organisatie en kennis van de systemen

6 Online trainingen en workshops slimmer (samen) werken helpen jou aangehaakt te blijven in de veranderende kantooromgeving. Bekijk hier alle info, of ga via een van de knoppen direct naar de specifieke training.

Alle trainingen kunnen via open inschrijving Online via Teams, maar ook met je eigen collega’s (zowel online als op locatie). Alle trainingen op locatie voldoen aan het veilig werken en leren in de corona periode.

Outlook taak maken van tekst in OneNote

Heb je in verschillende OneNote notitieblokken de verslagen en actielijsten staan en wil je jouw acties goed in beeld hebben zonder dat je alle notitieblokken iedere keer moet na lopen? Je kunt dan een Outlook taak maken van tekst in OneNote. Zo kun je naast je Outlook agenda goed overzicht houden van al jouw openstaande acties.

Outlook taak maken van tekst in OneNote 2016

In de OneNote 2016 versie gaat het heel eenvoudig. Er zit in je menubalk onder het menu start een knop Outlook taken.

Ga voor de tekst staan waar je een taak van wilt maken en open de knop Outlook taken om je keuze voor de termijn te maken. Er komt nu een vlag te staan voor je tekst in OneNote.

Je kunt ook met rechts klikken voor de tekst waarvan je een taak wilt maken en via het snelmenu de taak toevoegen.

Als je kiest voor aangepast dan wordt de Outlook taak geopend en kun je daar de gewenste datum invullen. Je ziet dat de tekst van OneNote wordt overgenomen in het taakonderwerp én een link naar de plek van OneNote waar de tekst staat. Handig als je via Outlook je taak weer opent.

Outlook taak maken van tekst in OneNote

Outlook taak maken in OneNote voor Windows 10

Outlook taak maken via koppeling in OneNote

In OneNote voor Windows 10 zit geen stadaard knop om een taak te maken. Gelukkig kun je daar wel een koppeling ophalen die je zelf in een nieuwe Outlook taak plakt.

Klik met rechts voor de tekst waarvan je een koppeling wilt ophalen. Kies Koppeling naar alinea kopiëren en plak deze in de Outlook taak. Je kunt nu nog het taakonderwerp en de vervaldatum invullen.

Outlook taak maken van tekst in de Webversie

Helaas is er in de web versie geen optie om een taak te maken. Wil je toch Outlook taken maken kies dan eerst voor Openen in app .

OneNote openen in app

plan-do-check-act

Artikel: De 2e helft realiseren van je doelen

Aan het begin van het jaar heb je waarschijnlijk je richting bepaald en doelen gesteld. Hoe anders is het jaar gelopen dan je in het begin kon vermoeden. Na alle commotie, aanpassingen en hectiek is het realiseren van je doelen.

realiseren van je doelen

De vakantie zit er weer op en vol moed ga je aan de slag met de 2e helft van het jaar, of eigenlijk…..de laatste 4 maanden.

Een goed moment om de balans op te maken en je strategie en acties voor de 2e helft van het jaar te bepalen voor het realiseren van je doelen.
Deming ontwikkelde met zijn Plan-Do-Check-Act een kwaliteitscirkel
waarmee je jouw manier van werken kunt beoordelen en verbeteren. Veel mensen doen dat onbewust, nu wat handvatten om het bewust toe te passen.

Plan-Do-Check-Act vragen die je jezelf kunt stellen voor een succesvol 2e helft

Plan: wat was je plan? Welke doelen heb je voor jezelf gesteld?

Vaak zijn er meerdere (deel)plannen die, in samenhang met elkaar, zorgen dat je aan het einde van het jaar zo effectief en efficiënt mogelijk je doelen bereikt. Heb jij nog een scherp beeld wat je doelen zijn? Kijk eens naar:

  • Welke resultaat afspraken heb je met jezelf, het team of je manager gemaakt?
  • Welke persoonlijke ontwikkeling wilde je realiseren?
  • Hoe ziet het projectplan van jouw project/werkgroep eruit?
  • Welke methodes gebruik je om jezelf te verbeteren en de voortgang te meten?

Do: je bent met veel energie aan de slag gegaan, maar doe je nog de juiste dingen?

Tijdens de uitvoering van je werk komen naast je kerntaken veel andere zaken langs. Afleiders sluipen er stiekem in. Misschien heb je onbewust taken naar je toegetrokken of kun je een aantal taken nog beter delegeren.

Schrijf eens een paar dagen op welke taken je doet en of die helpen je doelen te bereiken. Inventariseer ook aan welke overleggen je deelneemt (zie ook takenanalyse in PEP® werkboek 2)0

takenanalyse
Doe je de juiste dingen?

.

 

Check: de start is al gemaakt door terug te kijken naar de plan-do stappen, nu nog je resultaten analyseren.

Bij verbeteren zijn we vaak geneigd naar de dingen te kijken die (nog) niet goed gaan. Juist benoemen wat wél goed gaat geeft veel energie en inzichten. Laten we daar dus maar mee beginnen:

  • Welke doelen zijn bovenmatig gerealiseerd, welke liggen op schema?
  • Wat heb je gedaan om dat te bereiken?
  • Welke vaardigheden of competenties heb je ingezet?
  • Wat voor gevoel levert je dat op?

En dan pas:

  • Van welke doelen lopen de resultaten achter?
  • Welke van de afwijkingen zijn acceptabel?
  • Welke afwijkingen waren écht niet door jou te beïnvloeden?
  • Bij welke doelen was jij (onbewust) je eigen saboteur?
  • Wat heeft je weerhouden om eerder in te grijpen?

Act: welke acties ga jij toevoegen/verminderen?

Je hebt behoorlijk wat informatie verzameld om acties te benoemen. Voor je daarmee begint eerst nog een waardevolle tip van Stephen Covey:

Begin met het einde voor ogen

  • Welke doelen wil je zeker gerealiseerd hebben?
  • Welke doelen mogen iets afwijken? Hoeveel is acceptabel voor jou? En je omgeving?
  • Wat betekent dat voor jou privé?

En dan (bijstuur)acties benoemen. Neem je takenanalyse erbij en bepaal aan welke activiteiten je meer/minder tijd wilt besteden om je doel te bereiken. Kun je nog activiteiten toevoegen?

  • Welke acties ga jij ondernemen?
  • Wie kan je helpen bij deze acties?
  • Welke vaardigheden uit je successen kun je inzetten om de overige doelen ook te realiseren?
  • Hoe ervaren anderen jouw bijgestuurde plan?
  • Met wie deel je het bijgestuurde plan?
  • Welke meetinstrumenten heb je nodig?
  • Hoe voel jij je als je dit allemaal doorvoert?

Check en Act is een typisch voorbeeld van waarde bepalen. Even bewust stilstaan voor je weer volop aan de slag gaat met het realiseren van je doelen. Voor een aantal werkzaamheden doe je het onbewust. Denk aan het maken van een weekplan, het projectoverleg, wekelijks afstemmen met je directe collega.
Door juist 1-2 keer per jaar een reflectie uurtje toe te voegen kun je op een algemener niveau je doelen en de samenhang daarvan onder de loep nemen. Dit brengt focus, rust en duidelijkheid.

Ik wens je een succesvolle 2e helft!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

slim-email gebruik

Na je vakantie binnen een uur je e-mail op orde

Eindelijk een keer een paar weken vrij, lekker los komen van je werk. Toch begint het bij veel mensen in de laatste vakantie dagen alweer te kriebelen. Hoe staat het met het project? Zijn er veel reacties binnengekomen? Heb ik weer enkele honderden mailtjes te verwerken of valt het mee deze keer? Hoe krijg ik deze keer de e-mail op orde?

3 manieren om je mailbox bij te werken na de vakantie:

1.    Iedere mail een voor een bekijken. Heb je er maar 20 of 50 binnen gekregen kan het nog een optie zijn, maar eigenlijk is dit per definitie de meest bewerkelijke methode zonder dat het extra rendement oplevert.

2.    Alle mail in een tijdelijke map ‘vakantie’ zetten en niet meer naar kijken. Heel veel mail die tijdens de vakantie is binnengekomen is allang achterhaald. Of ze hebben al een collega van je gemaild omdat het in je afwezigheid assistent stond.

Op zich is dit een hele effectieve methode. Je kunt eventueel de mailtjes van de laatste 2-3 dagen scannen en anders merk je de komende week wel of je nog iets moet opzoeken uit je tijdelijke map.

3.    Groepsgewijs de mail beoordelen. Persoonlijk vind ik deze het prettigst. Gaat lekker snel en toch het idee dat ik ‘controle’ hou. Daarom hieronder deze methode verder uitgelegd en heb jij ook binnen een uur je e-mail op orde.

 Weergave in kolommen om snel op te schonen

Zorg dat je e-mail indeling in kolommen zichtbaar is (tabblad beeld – weergave enkel) en het voorbeeld van bericht uit staat (tabblad beeld). Bekijk eventueel deze video.

e-mail op orde via sorteren

Sorteer eerst op soort e-mail door op pictogram te klikken:

  • Alle ‘normale’ e-mails staan boven aan, alle ‘afwijkende’ staan onderaan.
  • Ga met CTRL+END helemaal naar beneden.
  • Verwerk eerst je vergaderverzoeken zodat je agenda direct is bijgewerkt.
  • Verwijder onbelangrijke berichten zoals afwezigheidsmeldingen, notificaties etc.
  • Tip! De e-mails staan gesorteerd in groepen. Klik op de groepsnaam (hierboven: Berichtklasse: Vergaderverzoek (3 items)) en op delete om alle mails uit de groep in 1 keer te verwijderen.

Sorteer dan op afzender:

Focus je eerst op urgente en niet urgente afzenders

  • Kijk groepsgewijs welke mailtjes onbelangrijk zijn / nog te lezen (nieuwsbrieven, interne nieuws berichten etc.) verwijder ze of sleep ze naar een map nog te lezen. Dat kan in de loop van de week ook nog wel.
  • Check of er van bepaalde personen mails met hoge urgentie zijn binnen gekomen. Markeer ze met een vlag (klik rechts op vlag) en kies voor vandaag of morgen zodat ze bovenaan in je Outlook takenlijst komen te staan.

Sorteer dan op onderwerp:

Focus je op meerdere e-mails over hetzelfde onderwerp, dan heb je in korte tijd al veel weggewerkt.

  • Kijk groepsgewijs welke onderwerpen achterhaald zijn en je gelijk al kunt verwijderen.
  • Behandel groepsgewijs de onderwerpen waar meerdere mailtjes over gaan. Oude mails uit de ketting kun je gelijk al verwijderen als er geen bijlagen bij zitten.
  • Markeer de e-mails die nog een actie zijn met een vlag (klik rechts op vlag , klik op aangepast en kies een goede datum na morgen)
  • Berg de rest van de e-mail op of gooi ze weg.

Zijn het er nog veel? Sorteer nog een keer op afzender om die groepsgewijs te verwerken.

Heel veel werkplezier!