Maandelijks archief: januari 2021

Nieuwe bestanden maken in Teams

Toen je nog op de netwerkschijf werkte opende je Word of Excel en zodra je bestand klaar was sloeg je hem in het juiste mapje op. Maar hoe moet je nieuwe bestanden maken in Teams?

Nieuwe bestanden maken in Teams gelijk in kanaal

Teams werkt qua gedachte net andersom. Eerst bepaal je waar je iets wilt plaatsen (welk Team en welk Kanaal). Daarna kun je de nieuwe bestanden maken in Teams direct op de plaats waar je hem wilt hebben.

Nieuwe bestanden maken in Teams

Nu je dit uitklapmenu eenmaal gevonden hebt hoef je jouw bestanden niet meer eerst op te slaan in je OneDrive om later te uploaden of te verplaatsen.

Heb je jouw bestand nog wel in je OneDrive staan, of als bijlage van de e-mail binnen gekregen? Dan kun je hem ook makkelijk slepen naar de bestandsmap onder het gewenste kanaal in Teams.

Ben je nog helemaal nieuw in Teams? Kijk dan de video Structuur van Teams in vogelvlucht.

Heel veel plezier in deze geweldige toepassing.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Sjablonen in OneNote

Sjablonen in OneNote

Heb je regelmatig interne overleggen en worden de agenda en het verslag nog steeds in Word gemaakt en rondgestuurd? Dan is het echt interessant om te kijken naar een gedeeld notitieblok in OneNote. Zo iedereen agenda punten toevoegen of in ieder geval de rondvragen. Door het helder te verwoorden is je agenda gelijk je verslag. Nu alleen nog zorgen dat je een mooi sjabloon in OneNote maakt.

Waarschijnlijk haal je al inspiratie uit het sjabloon die je in Word gebruikte. Ik vind het zelf altijd prettig om tabellen te gebruiken, zeker als je er met meerdere mensen in werkt. Dan is het voor iedereen helder waar ze wat neer kunnen zetten. Onderaan vind je een agenda voorbeeld in OneNote.

Voorbeeld sjablonen van Microsoft

Microsoft heeft ook veel voorbeelden van sjablonen in OneNote. Leuk ter inspiratie maak waak ervoor dat je plaatjes als achtergrond gebruikt. Die kosten iedere keer veel opslagcapaciteit.

Zo maak je sjablonen in OneNote

In OneNote 2016 vind je de uitgebreide versie van pagina sjablonen onder het tabblad invoegen. Met een klik op de grote knop paginasjablonen opent rechts het grijze hulpscherm.

Klik onderaan op de link huidige pagina opslaan als sjabloon. In het pop-up scherm kun je dan een naam toevoegen en het vinkje aanzetten bij instellen als standaard sjabloon voor nieuwe pagina’s in de huidige sectie

Sjablonen in OneNote maken

Het gemaakte sjabloon staat bij jou onder het kopje mijn sjablonen en zijn alleen door jou te gebruiken. Door het vinkje ook aan te zetten krijgt iedereen die een nieuwe pagina toevoegt onder die sectie automatisch het sjabloon. Zo gaat het ook allemaal door als jij er niet bent.

Voorbeeld sjabloon met tabellen

Er zijn legio opties voor format van een agenda voor een overleg. Ik hou ervan om het zo op te zetten dat het voor iedereen duidelijk is waar zij hun input kwijt kunnen. Tabellen helpt daar enorm bij.

Voorbeeld sjabloon agenda overleg in OneNote

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Outlook snelle stappen

Snelle stappen in Outlook

Moet je vaak e-mails sturen naar dezelfde groep mensen of een vergadering plannen? Met de functie snelle stappen in Outlook maak je een knop met een aantal acties die dan automatisch worden uitgevoerd.

Ook nadat je de snelle stap hebt gemaakt kun je hem via ‘snelle stap beheren’ weer makkelijk aanpassen of verwijderen.

Enkele voorbeelden:

Nieuwe e-mail bericht:

Stel je moet iedere week een mail sturen aan een groep personen met een rapportage erin. Via de snelle stappen in Outlook kun je dit helemaal voorbereiden zodat je alleen nog de bijlage hoeft toe te voegen en je kunt de mail al verzenden.

Vergaderverzoeken:

Hetzelfde geldt eigenlijk voor het maken van een vergaderverzoek. Bijvoorbeeld omdat je regelmatig iets moet plannen voor het MT of je (project) team.

In plaats van de optie nieuw bericht kies je dan voor de optie nieuwe vergadering

Outlook Snelle stappen nieuwe vergadering

Let op! Als je de vergadering gaat maken start je dus in je e-mail scherm bij snelle stappen. Hij opent de nieuwe vergadering op de huidige datum en tijdstip. Je kunt dit dus niet starten vanuit je agenda.

Wil je een Teams vergadering? Dan werkt dit ook en klik je nog even op de knop Teams vergadering.

Meerdere acties toevoegen:

Je kunt meerdere acties toevoegen aan snelle stappen in Outlook.

Bijvoorbeeld bij een ontvangen bericht: markeer hem als gelezen, voeg een markering toe en verplaats naar bepaalde map.

Ook dit is vooral handig als je veel mails van dezelfde type moet verwerken. Hou het in het begin simpel en ga de gemaakte knoppen ook echt gebruiken.

Snelle stappen beheren:

Tenslotte, alles wat je maakt moet je ook onderhouden. Dus heb je Snelle stappen in Outlook gemaakt en wil je deze weer aanpassen of verwijderen?

Kies dan onderaan de knop snelle stappen beheren.

Je kunt ze dan ook in jouw gewenste volgorde slepen.

Outlook snelle stappen beheren

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips