Maandelijks archief: april 2021

slimmer zoeken makkelijker vinden

Slimmer zoeken makkelijker vinden

Slimmer zoeken makkelijker vinden

In 1993 is het world wide web als open bron ontstaan en in 1994 opende de eerste online webwinkel. Wist je dat in het begin een boekje werd uitgegeven met de namen van de openbare websites? Anno 2021 zijn er wereldwijd meer dan 1,83 miljard websites. Toch kunnen we aardig wat vinden op internet. Bijzonder eigenlijk, want er is geen echte mappenstructuur. Nou ja, er is een kleine menu balk met ‘alles, afbeeldingen, video’s, kaarten, nieuws, shopping etc.’ maar verder moet je het doen met slimme zoektermen of zinnen gebruiken. Hier heb je slimmer zoeken makkelijker vinden al toegepast.

Eigenlijk is het in ons werk niet veel anders. Door de jaren heen hebben jij en je collega’s enorm veel informatie verzameld. Al dan niet in overzichtelijke archiefstructuren. Wat voor de een logisch is, is voor de ander een drama en toch moet je er samen in werken. Je klikt, scrolt en zoekt je suf om dat ene naar boven te halen waarvan je zeker weet dat je het ergens hebt.

In de papieren archief wereld moest alles wel in structuren, maar gelukkig heeft de digitale archiefwereld veel meer opties. Daar komt bij dat je systeem veel sneller kan filteren dan jouw ogen. Dus op naar sneller zoeken en makkelijker vinden.

10 tips voor Slimmer zoeken makkelijker vinden

Sneltoets voor zoeken

In de meeste programma’s ga je met CTR + E (van Explore) naar de zoekfunctie. Een van de weinige uitzonderingen is zoeken binnen een bestand zoals Word of Excel. Daarvoor gebruik je meestal CTRL+F (Find).

Zoeken in Outlook mail

Veel mensen zoeken op een woord om iets te vinden. Maar wist je dat je in Outlook op meerdere criteria kunt zoeken? Zo kun je b.v. zoeken op een specifiek onderwerp, met bijlage, van collega x, in bepaalde periode. Als je daar eenmaal meer vaardigheid in hebt kun je diverse mappen samenvoegen of, heel extreem, terug brengen naar 1 map ‘afgehandeld 2021’.

Zoeken in Outlook taken

Heb je een lange takenlijst in Outlook? Ook dan is het sneller om met CTRL +4  naar je Outlook taken te gaan en daar te zoeken.

Zoeken in To Do (online of desktop app)

Als je met de Online versie van Outlook werkt dan gebruik je waarschijnlijk ook de online versie van To Do. De zoekfunctie is daar (nog) heel simpel. Je kunt gewoon een woord typen en je krijgt de resultaten terug.
Aan de rechterkant bij Opties of … kun je nog aangeven of je de voltooide taken wel/niet wilt zien. In de online versie werkt de sneltoets CTRL + E niet, die brengt je naar de URL balk van de browser. Zoek je in de desktopversie van To Do dan krijg je ook de mailtjes die in een taak gekoppeld zijn.

Zoeken in Outlook agenda

Het zal je niet verrassen dat er ook een goede zoekfunctie in de Outlook agenda zit inclusief zoeken op categorieën. Scheelt je veel geblader door de dagen of weken. Het mooie is dat je een soort totaal overzicht krijgt van alle afspraken uit het verleden en de toekomst. Gebruik je op je iPhone de Apple agenda app? Zoek dan snel via het vergrootglas.

Zoeken in Teams

Ben je het al beu om te onthouden in welk Team of kanaal iets geplaatst was? Juist in Teams bespaar je zoveel tijd als je de vele mogelijkheden van de Power Balk leer te gebruiken.

Van zoeken naar bestanden, berichten, chats tot instellen van acties. Leer hier alles over de Power Balk.

Zoeken in verkenner

Naar mate je meer in teams werkt heb je zoeken in verkenner niet meer nodig, maar toch…..kan handig zijn als je veel op je One Drive hebt staan die je gesynchroniseerd hebt met de verkenner.

Zoeken in OneNote

OneNote is de tredzetter geweest in slimmer zoeken. Wist je dat hij zelfs informatie vindt die in een afbeelding staan? Na een paar keer zoeken in OneNote heb je snel door hoe je wisselt tussen het zoeken in één notitieblok, alle notitieblokken of alleen de sectie. Ook zoek ik vaak op taak tags voor de openstaande acties.

Zoeken in Windows start

Zodra je een app op je computer zoekt of een van de instellingen wilt wijzigen kom je in de zoekfunctie van Windows terecht. Deze roep je makkelijk op door op de windows key (winkey)  te klikken en gelijk te typen.

Zoeken in whats app

Dit lijkt een vreemde eend in de bijt. Toch wordt Whats app door zoveel mensen gebruikt en de zoekfunctie is daar een beetje verstopt dus wil ik hem je graag meegeven.

  • Zoeken door alle chats: schuif de lijst met al je chats iets naar beneden en de zoekbalk verschijnt. Je kunt direct een woord typen of voor een categorie kiezen zoals documenten en daarachter nog iets typen.
  • Zoeken in de chat van een specifiek persoon of groep: open de chat van een persoon, tik bovenaan op de persoons/groepsnaam en je kunt kiezen uit ‘media, links en docs’, ‘berichten met ster’ of ‘doorzoek chat’.
    ps. Berichten met ster kun je zelf markeren als je een bericht even vasthoudt. Handig als je iets snel terug wilt vinden.

Een aantal zoekopties kende je vast al wel, nu de kunst om ze iedere keer te gebruiken want je systeem is écht veel sneller.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

zoeken in OneNote

Zoeken in OneNote

Als je veel in OneNote werkt merk je dat ook daar de zoekfunctie erg belangrijk is. Je kunt in de desktop app zomaar een stuk of 5 notitieblokken hebben staan met de nodige secties en pagina’s. Deze een voor een met je ogen doorlopen als je iets moet zoeken in OneNote is dan geen doen.

Gelukkig is OneNote razendsnel met het doorzoeken van 1 of meerdere notitieblokken.

Op tekst zoeken in OneNote

  • klik in het zoekvenstertje aan de rechterkant (OneNote 2016) of op het vergrootglas aan de linkerkant (OneNote voor Windows 10)
  • type waarop je wilt zoeken
  • pas het zoekbereik aan door te kiezen voor b.v. dit of alle notitieblokken, of zelfs deze sectie (groep) zodat je alleen in de pagina’s van die sectie zoekt.
  • je ziet nu de resultaten geel gearceerd en kunt makkelijk op de verschillende pagina’s klikken om er snel heen te gaan
zoeken in OneNote - teksten

Zoeken op tags in OneNote

Naast het bekende zoeken op teksten kun je ook zoeken op tags. Vooral de taaktag is erg handig als je die gebruikt voor je acties.

In OneNote 2016 vind je hem bovenaan in de knoppenbalk. In OneNote voor Windows 10 moet je eerst naar het vergrootglas om ‘taak’ te selecteren.

zoeken in OneNote op taak tags

Tip: als je taak tags gebruikt in een verslag, zet er dan de initialen voor dan is gelijk helder wie de actie moet oppakken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

zoeken in teams berichten

Zoeken in Teams

Veel mensen moeten het zoeken in Teams nog goed ontdekken terwijl het juist dé manier is om snel iets te kunnen vinden. De zoekbalk in Teams heet niet voor niets de Power Balk.
Helaas zien veel mensen hem over het hoofd omdat hij helemaal bovenaan de pagina staat. Net onder je camera 😊.

Zoekbalk of Power Balk in Teams

Zoeken in Teams zonder enter te geven

We zijn snel geneigd als we iets typen om een enter te geven, maar doe dat nog even niet als je in de zoekbalk van Teams komt.
Type eerst waarop je wilt zoeken en je ziet gelijk een aantal opties uitgesplitst naar: Chats, Teams, of bestanden. Als hier je antwoord al bij staat ben je al klaar.

Tip! Je hoeft lang niet altijd op hele woorden te zoeken, begin klein en zie wat eruit komt.

Zoeken in Teams zonder enter

Zoeken in Teams met enter

Als je in de eerste snelle zoekresultaten nog niet gevonden hebt wat je zocht, geef dan een enter. Nu opent het uitgebreide zoekvenster aan de linkerkant van je Teams scherm.

Om te beginnen kun je kiezen of je wilt zoeken op berichten, personen of bestanden.

Binnen jouw gekozen onderdeel (hieronder als voorbeeld berichten) kun je weer kiezen tussen van, type (alles, chat of kanaal) en meer filters.

zoeken op berichten in Teams

Bij meer filters kun je:  het onderwerp ingeven, de periode waarin het is gemaakt, het team waarin het is geplaatst of zelfs het kanaal waarin je het verwacht en tenslotte of je zelf vermeld was en of er een bijlage bij zit.

Zoals je ziet filter Teams aanvankelijk over alle teamsites heen en hoef je alleen maar een van de resultaten te klikken om razendsnel bij dat bericht te komen. Het bericht waar je naar toe gaat wordt voor de duidelijkheid ook even geel.

Opdrachten in de Power Balk

Naast het zoeken over alle teamssites heen heeft de Power Balk ook nog een opdrachten functie. Je zult ze niet allemaal gebruiken maar type maar eens / in je Power Balk zonder een enter te geven. Je krijgt nu een lijst met opdrachten die je kunt uitvoeren.

Dit voorkomt heel veel klikken met de muis zonder dat je allemaal sneltoetsen uit je hoofd hoeft te leren.

opdrachten in Teams zoekbalk of Power Balk

Het zijn er teveel om ze allemaal te noemen, maar een paar handige zijn:

  • /niet storen om je status te wijzigen, en zo staan er nog meer statussen tussen
  • /chat om direct vanuit de balk een korte chat te sturen
  • /ga-naar om snel naar een ander Team en /of kanaal te gaan