Alweer een afspraakverzoek. Pft, dat past eigenlijk niet meer in je agenda planning. Die tijd had je willen gebruiken om het gesprek van vorige week uit te werken. Dan heb je ook nog een takenlijst of CRM systeem waar het nodige in staat en deze week af moet.
Veel mensen hebben het gevoel dat ze geleefd worden door de waan van de dag. Aan het begin van de dag lijkt het allemaal wel haalbaar, maar vaak valt het tegen. Dan maar doorschuiven naar morgen of nog even een halfuurtje doorwerken. Morgen maak je wel een nieuwe agenda planning.
Er zijn legio redenen waarom men de regie over de agenda kan verliezen. Vaak is het een combinatie van factoren zoals:
- Te veel of juist te weinig plannen
- Te positief plannen.
- Te vaag plannen.
- Te snel ja zeggen.
- Te veel afgeleid worden met andere zaken.
Naast overzicht in je mailbox is overzicht in je agenda planning belangrijk om de juiste keuzes te maken en met een rustig gevoel efficiënt te kunnen werken. Zeker als anderen regelmatig namens jou plannen of je vergaderverzoeken sturen is het belangrijk dat je agenda goed is bijgewerkt.
5 tips om je agenda planning te verbeteren:
1. Alles wat je doet moeten bijdragen aan jouw jaardoelen/functiedoelen.
Blader eens door de afgelopen 2-3 maanden. Welke agenda items zou je minder willen doen of zelfs mee kunnen stoppen? Welke agenda items mis je nog om je doelen te realiseren?
2. Is ad-hoc ook wel écht ad-hoc?
Te vaak vergeten mensen de voorbereiding, uitwerking of reistijd rondom een afspraak op te nemen in de agenda planning. Voor een ander lijkt je agenda comfortabel en plannen ze nog iets in, maar jij weet wel beter. Reserveer in ieder geval deze tijd.
Dat geldt ook voor bepaalde routine klussen die wekelijks of maandelijks terugkomen. Denk aan klanten bellen, rapportages maken, specifieke acties in een CRM systeem, uren registratie. Natuurlijk kun je deze taken binnen de grenzen van de deadlines flexibel invullen, maar zo kan het je niet meer verrassen.
Tip: Heb je de feestdagen al standaard in je agenda planning staan?
3. Het is zo verleidelijk, ’s morgens eerst je mailbox bijwerken.
Voor de meeste functies is het echter verstandiger om eerst de ‘keien’ ofwel grotere klussen van minimaal 1 uur in te plannen en later de kleinere klussen ‘kiezels’ (half uur), ‘zand’ (15-20 minuten) en ‘water’ (5-10 minuten)’. In de ochtend ben je nog lekker fris en kom je vaak beter in je concentratie. In de loop van de dag is het voor veel mensen makkelijker om tempo te maken met kleinere klussen.
Tip: je kunt outlook laten opstarten in de agenda zodat je direct je agenda planning ziet in plaats van de verleiding van de e-mail.
4. Maak voor je belangrijkste doelen een kleur categorie en voeg die toe aan betreffende agenda item.
Zo zie je in 1 oogopslag of je agenda planning aansluit bij je doel.
Bijvoorbeeld: oranje = klantafspraak, geel = reistijd, groen = project A etc. Geef jouw gekozen categorie de juiste naam, dan zien anderen ook wat je ermee bedoelt.
5. Vul bij ieder agenda item ‘weergeven als’ goed in.
Dat is prettig voor je collega die via de planning assistent een geschikt moment zoekt voor een groepsafspraak. Maar ook binnen het team kun je zo afspraken maken waar nog ruimte zit om te schuiven. Bovendien volgt de beschikbaarheidsstatus van Teams de beschikbaarheidsstatus van je Outlook agenda.
Kies uit 5 beschikbaarheid statussen onder ‘weergeven als’
Een goede agenda planning sluit in ieder geval aan bij je doelen, is overzichtelijk en heeft voldoende ruimte voor ad-hoc. Door alles wat je wél weet goed in je agenda te benoemen heb je in een oog opslag zicht op de ruimte voor onverwachte zaken en kun je makkelijker prioriteren.
Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen
Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips