Auteursarchief: Jolanda

bestanden pinnen of tabblad van maken in Teams

Teams: Bestanden pinnen of tabblad van maken

Als je al een tijdje in Teams werkt zie je dat er, net als op de netwerkschijven, weer ouderwets veel bestanden staan. De beste manier om snel naar een bestand te gaan is de zoekfunctie gebruiken. Maar gebruik je ook al bestanden pinnen of tabblad van maken?

Verschil pinnen of tabblad van maken

Als je in een bepaald kanaal 1 of enkele documenten hebt die je heel veel gebruikt wil je die niet iedere keer met je ogen hoeven te zoeken.

  1. Bestand pinnen:
    Door een stand te pinnen komt hij in het tabblad bestanden bovenaan de pagina te staan. Dit is dan voor iedereen in het team zichtbaar. Vooral handig als het 2-3 bestanden in een bepaald kanaal is dat je veel gebruikt. Door op het bestand te pinnen opent hij weer de bewerkbare versie binnen Teams.

2. Tabblad van maken:
Je kunt van een bestand ook een tabblad maken. Ook dat is voor iedereen in het team zichtbaar. Nu staat het bestand gewoon onder het tabblad bestanden maar óók als extra tabblad bovenaan naast je bestanden. Door op het tabblad te klikken zit je gelijk in de bewerkbare versie van het document.

bestanden pinnen of tabblad van maken in Teams

Zo kun je bestanden pinnen of tabblad van maken

Klik achter het gewenste bestand op de … en kies

  1. Bestand vastmaken om het onder het tabblad bestanden te pinnen
  2. Tabblad van maken om het niet alleen onder je bestanden te zien maar óók als tabblad naast tabblad bestanden
bestanden pinnen of tabblad van maken in Teams

Verwijderen pin of tabblad

  1. Pin verwijderen
    Om het gepinde bestand te verwijderen klik je met rechts op het gepinde bestand en kies voor Pin bewerken en losmaken. Het bestand staat nu alleen nog tussen de rest van je bestanden.

2. Tabblad verwijderen
Om het tabblad te verwijderen klik je met rechts op het gemaakte tabblad en kies je verwijderen. Hij verwijderd nu alleen het tabblad, het bestand blijft gewoon onder bestanden staan.

Verwijderde pagina in OneNote terughalen

Verwijderde pagina in OneNote terughalen

Je hebt het vast al een keer meegemaakt dat je per abuis of te vroeg een pagina uit OneNote hebt verwijderd. Gelukkig kun je vrij makkelijk een verwijderde pagina in OneNote terughalen

De verwijderde pagina’s blijven tot 60 dagen in OneNote bewaard en worden daarna automatisch definitief verwijderd. Hoef je zelf dus niet meer bij te houden.

Er is een klein verschil hoe het werkt tussen OneNote versie 2016 en OneNote voor Windows 10. Hieronder zie je hoe je de pagina’s kunt terugvinden

Verwijderde pagina opzoeken in versie 2016

Ga eerst naar het notitieblok waarvan jij de verwijderde pagina’s wilt zoeken. Klik op het tabblad geschiedenis en kijk je bij prullenbak voor notitieblok aan de rechterkant vind je de pagina’s die je verwijderd hebt voor dit notitieblok. Voor je andere notitieblokken moet je eerst op het betreffende notitieblok gaan staan.

Als je een hele sectie hebt verwijderd vind je die boven aan het tabblad.

Klik met rechts op de pagina die je wilt herstellen en kies voor verplaatsen/kopiëren. Je kunt eventueel ook de pagina verslepen naar het juiste notitieblok.

Om terug te gaan naar de normale weergave kun je op een willekeurig notitieblok / sectie klikken of gebruik de groene pijl net voor je tabblad.

Verwijderde pagina in OneNote terughalen - versie 2016

Verwijderde pagina opzoeken in OneNote Windows 10

Zoals gezegd werkt het bijna hetzelfde. Nu ga je naar het tabblad beeld en verwijderde notities. Wil je een pagina herstellen, klik dan weer met rechts op de betreffende pagina en kies voor terugzetten in. Als je klaar bent kun je links boven met het kruisje de pagina van verwijderde notities sluiten.

verwijderde pagina in OneNote terughalen - windwos 10
met Forms een poll in bericht in Teams

Maak met Forms een Poll in een bericht in Teams

Wil je snel de stemming of behoefte peilen van de mensen uit een Team? Dat gaat nu zo makkelijk door met Forms een poll in een bericht te maken. Bijvoorbeeld de voorkeuren voor een team uitje, of de mening over bepaalde ideeën etc.

Nieuw formulier openen onder bericht

Klik onderaan een bericht op het icoontje van Forms zodat er een nieuw formulier wordt geopend. Let op, je kunt geen inleidende tekst erbij zetten. Als je dat wel wilt, maak dan eerst een bericht waarin je aankondigt dat er een poll volgt.

met Forms een poll in een bericht in Teams

Klaarzetten formulier met poll

Eigenlijk wijst het voor zich. Zodra je het onderwerp hebt ingevuld kun je de keuze opties verder invullen.

Goed om te weten: standaard staat hij op 1 optie te kiezen (man of vrouw), je kunt het ook omzetten naar meerdere antwoorden (ik hou van lezen en/of wandelen en/of zeilen en/of tennis). Als je goed oplet zie je bij 1 optie een rondje staan en bij meerdere antwoorden een vierkantje.

Zet ook het vinkje aan dat de reacties automatisch gedeeld worden, wel zo handig.

fomulier klaarzetten in bericht

Stemmen op een poll

Nu krijgt iedereen in het team de poll te zien en kun je jouw stem versturen. Het leuke is dat je gelijk de resultaten ziet zodra je jouw stem hebt verstuurt.

stemmen op een poll via Microsoft Forms

Microsoft Forms als app in de browser

Microsoft Forms is een standaard onderdeel van Microsoft 365 en kun je op veel meer manieren inzetten. Bijvoorbeeld door boven aan een kanaal in teams een formulier toe te voegen, of in een vergadering.

De Microsoft Forms app vindt je in je Microsoft account via de browser. Zie je hem niet staan klik dan bovenaan op de 9 puntjes om alle apps te raadplegen of onderaan op de 3 puntjes. Eenmaal in de Microsoft Forms app zie je al jouw gemaakte formulieren. Je kunt daar ook de resultaten zien en eventueel een excel bestand ervan opvragen.

Je kunt daar ook een nieuw formulier maken die je met een hyperlink kunt versturen via e-mail zodat je deze tool ook kunt gebruiken buiten je eigen teams.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

OneNote pagina per e-mail verzenden

OneNote pagina mailen

Bij een gedeeld OneNote blok heeft iedereen gelijk toegang tot alle pagina’s. Maar soms maak je een aantekening voor jezelf op een pagina in een persoonlijk notitieblok die je dan toch graag met iemand anders wilt delen. In dat geval kun je de OneNote pagina mailen. Er zijn 2 manieren waarop je dat kunt doen:

Pagina verzenden als platte tekst

De snelste manier is door gelijk bovenaan in het lint op pagina per e-mail verzenden te klikken. Er wordt een nieuwe e-mail geopend in Outlook met de ‘platte’ tekst van de pagina in het e-mail bericht. Je hoeft alleen nog in te vullen aan wie je hem wilt versturen. De ontvanger heeft nu alles in het tekst berichtje staan.

OneNote pagina per e-mail verzenden

OneNote pagina als bijlage verzenden

Wil de ontvanger de pagina juist ook opslaan in zijn eigen OneNote notieblok en daar zelf verder aanpassen dan kun je beter voor de optie kiezen om de pagina als bijlage te verzenden. Ga daarvoor naar Bestand, Verzenden en kies de vorm waarin je hem wilt versturen.

OneNote pagina als bijlage verzenden

Zodra de ontvanger op de bijlage klikt wordt de pagina in OneNote geopend. Daarna kan hij de pagina kopiëren of verplaatsen naar het gewenste notitieblok.
Aangezien er een kopie is verstuurd is er geen samenwerking mogelijk in deze pagina. Iedereen heeft zijn eigen versie en werkt dus onafhankelijk van elkaar verder.

Omdat de OneNote pagina mailen zo makkelijk gaat hoef je niet voor ieder ‘dingetje’ een gezamenlijk notitieblok te maken. Enkele voorbeelden waarin het makkelijk is:

  • je aantekeningen van een incidenteel overleg
  • je aantekeningen van een cursus
  • je aantekeningen met plaatjes die in OneNote makkelijker zijn te verwerken dan in Word

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Beantwoorden op een specifieke chat in Teams

Beantwoorden op een specifieke chat in Teams

Op de telefoon app van Teams kon het al. Gelukkig kun je nu ook beantwoorden op een specifieke chat in Teams desktopversie (dus op je computer).

Zeker in de chat functie heb je veel korte losse berichten. Je hebt vast wel wat onduidelijke of soms hilarische berichtjes langs zien komen omdat je ze niet in de juiste context kon plaatsen. Vooral als het een reactie was op een berichtje dat 3-4 berichtjes terug is geplaatst. Verder is het in de chat niet mogelijk om een onderwerp toe te voegen (zoals in je berichten in de kanalen) dus mis je soms overzicht. Natuurlijk kun je belangrijke berichten wel beginnen met een vetgedrukte tekst.

In Whats-app op je telefoon was je er al aangewend dat je het berichtje kon vasthouden zodat je de optie antwoord krijgt. Ook in de Teams app op je telefoon werkte het al een tijdje zo. Even het chatberichtje vasthouden en je krijgt daar de optie beantwoorden.

Bij gewone berichten die in het kanaal van een Teamssite staan staat onder het bericht al standaard de link beantwoorden.

Inmiddels kun je dus ook op je computer een antwoord geven op een specifieke chat (Teams desktopversie). In de browser, als je via internet naar Teams gaat, kan het nog niet, maar gaat vast ook snel gebeuren.

Zo eenvoudig werkt beantwoorden op een specifieke chat in Teams: klik op de … (drie puntjes) achter een chat bericht en kies beantwoorden. Net als bij Whats-app neemt hij dan de originele tekst mee in een aparte kader.

beantwoorden op een specifieke chat in Teams

Het is soms even scrollen om het berichtje waarop je wilt antwoorden erbij te zoeken, maar zeker als je met meerdere mensen in een chatgroep zit is het erg handig om op een specifiek berichtje te beantwoorden. Er gaat tenslotte al te veel tijd verloren met spraakverwarringen en helder krijgen wat iemand bedoelt.

Veel chat plezier!

Hybride werken

Back to……het kantoor voor hybride werken

hybride werken

De 1,5 meter is nu losgelaten, veruit de meeste mensen zijn gevaccineerd of genezen en er komt stukje bij beetje meer ruimte om een aantal zaken weer op locatie te doen. De meeste bedrijven stappen over op hybride werken.

Ik heb er echt vertrouwen in dat die flexibiliteit ons kan helpen, maar het vraag ook een aanpassing van jouw manier van werken.

5 tips om slim te plannen en organiseren met hybride werken.

Bepaal welke overleggen Face-2-Face moeten en welke online kunnen
Als je alle overleggen op een kantoordag plant is het gelijk weer een ren-je-rot dag. Vooral bij complexere onderwerpen of onderlinge verhoudingen / belangen is het prettig als je elkaar goed in de ogen kunt kijken én alle non verbale comminicatie mee krijgt. Ook brainstorm sessies of opstarten van nieuwe projecten waarin je elkaar nog moet leren kennen lenen zich voor Face-2-Face overleggen.

De ‘routine’ overleggen waarin je kort en krachtig b.v. de werkverdeling of voortgang bespreekt kunnen prima online. Fijn als je dan rustig thuis zit of in aparte ruimte de call kunt doen.

Plan concentratie klussen op thuiswerkdagen

Veel mensen moeten weer wennen aan alle prikkels die ze op kantoor krijgen. Je krijgt meer interrupties en merkt al snel dat het start-stop-start-stop aan taken veel tijd kost.

Plan je concentratie klussen zoveel mogelijk op een thuiswerkdag. Maar let op! Neem wel regel matig een break of plan wat luchtigere klussen en een kort online overleg zodat je wel genoeg energie houdt.

Lukt het niet om de concentratie klus thuis te doen? Ga dan naar een concentratie ruimte om goed in de flow te komen ook dat is hybride werken, kies je beste werkplek.

Hou ruimte om op kantoor te socializen

Dit is denk ik de hoofdreden dat we naar kantoor willen. Even onder elkaar zijn en aandacht geven aan hoe het nu met de ander gaat. Want wat hebben we de koffie praatjes en het sociale karakter van werken in een team gemist. Om maar niet te zwijgen over de inspiratie die je van anderen krijgt. Zoals mijn opa altijd zei; een vliegende kraai vangt altijd iets gaat hier echt op.

Met de bron aan info die je op kantoor krijgt kun je thuis weer lekker aan de slag. Dus plan je kantoor dagen max ¾ vol zodat er voldoende ruimte is voor ad-hoc. Leer OneNote slim te gebruiken zodat je alle notities en inspiraties makkelijk kunt terugvinden.

Richt je agenda slim in

Niks zo vervelend als je een thuis dag hebt en iemand plant nog even een afspraak op kantoor in. Zet thuiswerkdagen in je agenda met de status ‘werkt ergens anders’ dat ziet iedereen ook in de planningsassistent.

Maar zet ook je keien in de agenda om duidelijk aan te geven wanneer je aan je grotere klussen moet worden om je deadlines te halen.

Blijf flexibel wanneer het kan en standvastig wanneer het moet

Hybride werken wordt voor iedereen wennen. Het is vast lastig om alle agenda’s op elkaar af te stemmen. Toch ben jij degene die de regie heeft over jouw tijd. Kijk naar wat je nodig hebt om je doelen te halen. De ene keer werk je de hele dag op 1 locatie, de andere keer blijf je in de ochtend thuis om een concentratie klus te doen en ga je in de middag naar kantoor om door te pakken in het overleg of nieuwe inspiratie.

Reizen op de dag lijkt inefficient, maar bespaart je echt de file druk die nu al weer op gang komt. Vergelijk je het met het totaal aantal uren dat je van huis zou zijn dan bespaar je nog steeds tijd.

In 2020 hadden we een stijle leercurve toen we volledig online gingen werken. Nu wordt het weer even zoeken naar een goede balans tussen kantoor en thuis. Hybride werken wordt voor iedereen wennen maar met een beetje begrip en goede afstemming levert het je zeker rust en tijdwinst op.

Veel (hybride) werkplezier!

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken

Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken

Als je met een grote groep in Teams werkt heb je misschien net wat meer kanalen in een Teamssite staan dan dat jij nodig hebt. Gelukkig kun je Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken zodat jij toch overzicht houdt op alles wat voor jou belangrijk is.

Teams kanalen verbergen

Klik op de … achter een kanaal en kies verbergen. Onderaan de Teamssite zie je onder een blauwe link alle verborgen kanalen staan.

Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken

Je kunt nog steeds de info uit een kanaal zichtbaar maken door op verborgen kanalen te klikken en dan het betreffende kanaal te kiezen. Hij staat dan tijdelijk cursief gedrukt in je rijtje met kanalen. Zodra je het kanaal verlaat wordt hij weer automatisch verborgen.

Kanaal zichtbaar maken

Wil je het kanaal weer zichtbaar maken ga dan weer via de link verborgen kanalen naar het kanaal en klik op weergeven. Vanaf nu blijft het kanaal weer in beeld.

Goed op te weten:

  • verborgen kanalen worden ook vet weergegeven (ongelezen) als er iets nieuws in staat
  • je krijgt in het activiteitencentrum geen melding als het kanaal of team is vermeld
  • je krijgt in het activiteitencentrum wel een melding als je persoonlijk bent vermeld (@jolanda)
Onderwerp bij een Teams bericht

Onderwerp bij een Teams bericht

Vind je het ook zo irritant als je een e-mail krijgt zonder onderwerp regel? Gelukkig is het al heel normaal geworden om die altijd te vullen. Nu we steeds meer in Teams werken krijg je minder e-mails en wordt er meer via de posts gecommuniceerd. Wist je dat je ook een onderwerp bij een Teams bericht kunt maken?

Voor mij is het een van de grootste irritatiebronnen dat het nog nauwelijks gebeurt. Alle berichtjes lijken dan een brij aan woorden. Ik realiseer me dat het vooral komt omdat mensen niet weten dat het kan, dus bij deze ‘de gouden Teams tip’

Opstelvak openen voor opmaak

De meeste mensen klikken op ‘nieuw gesprek’ en beginnen gelijk in de regel te typen. Met shift+enter kun je dan toch naar een volgende regel gaan en met enter wordt het bericht verzonden.

Om een onderwerp bij een Teams bericht te typen moet je echter het opstelvak openen. Dit doe je door op grote A te klikken of ctrl+shift+x te gebruiken.

onderwerp bij een teams bericht

Nu krijg je een rianter scherm waar je, naast onderwerp nog meer opmaak mogelijkheden kunt gebruiken. De standaard sneltoetsen van CTRL+b (vet) CTRL+i (schuin) en Ctrl+u (onderstreept) werken hier overigens ook.

Als je in het opstelvak de enter gebruikt ga je gewoon naar de volgende regel, dus je kunt ook niet per abuis het bericht te vroeg versturen. Om het bericht te versturen klik je rechts onderaan op de verzendknop.

Opmaakvak bij chat en vergadering

Ook bij een chat en vergadering kun je het opmaakvak openen. Zo voorkom je ook daar dat je te snel iets verstuurt. Helaas kun je daar geen onderwerp gebruiken. Wie weet komt dat nog.

Bijlage toevoegen

Overigens zie ik ook regelmatig dat mensen beschrijven waar ze een document hebben geplaatst, maar met de paperclip naast de grote A kun je heel eenvoudig het bestand koppelen.

Gebruik dus vanaf nu een onderwerp bij een Teams bericht en koppel de bestanden voor nog meer overzicht en werkplezier.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Fokking druk

Fokking Druk

Fokking druk

Fokking druk is het nieuwe normaal. Een volle agenda en een vol hoofd, het gevoel achter de dingen aan te lopen en altijd tijd tekort komen: het zijn dé kenmerken van deze tijd. Maar de drukte speelt ons inmiddels parten. Het aantal burn-outs is de laatste tien jaar schrikbarend gestegen. Je kunt zelfs spreken van een echte burn-outepidemie: ongeveer één op de zeven werkenden heeft ernstige stressklachten of zit door de stress thuis. En ook als je geen burn-out krijgt, kan de stress zorgen voor een stuk minder levensplezier.

Hoe komt het nu dat we te veel en te hard werken? Waarom hebben we zoveel last van FOMO (Fear Of Missing Out)? En belangrijker: wat kun je zelf doen om te dealen met stress en een burn-out te voorkomen?

In Fokking druk legt psycholoog Thijs Launspach uit waarom we onszelf tegenwoordig vaak over de kop werken en wat je eraan kunt doen om dat te voorkomen. 

Lees meer hierover op Bol.com

Aankondiging in teams

Aankondiging in Teams

Als je eenmaal met Teams werkt merk je dat er behoorlijk wat info langskomt. Om niet te verdwalen in een wir war aan info is het handig als je een aantal etiquette volgt. Maar soms wil je juist dat een bericht extra aandacht krijgt en voor iedereen opvalt maak dan een aankondiging in Teams.

Tekstveld openen

Leer jezelf aan om in Teams altijd het tekst veld te openen. Klik je op een nieuw gesprek, klik daarna altijd gelijk op de grote A links onder de regel. Hierdoor krijg je alle opmaak mogelijkheden in beeld en hoef je ook niet meer bang te zijn dat de regel met een <enter> te vlug verstuurd wordt.

Bovenaan in het uitgeklapte tekstveld kun je kiezen tussen Nieuwgesprek (standaard) of Aankondiging.

Tekstveld in Teams

Aankondiging in Teams maken

Zodra je voor aankondiging gekozen hebt zie je gelijk al het verschil in layout met de nodige opties:

  • achtergrond kleur aanpassen
  • kop tekst toevoegen
  • afbeelding toevoegen

Net als bij standaard berichten kun je ook aangeven of iedereen kan antwoorden en of je het in 1 kanaal of meerdere kanalen wilt plaatsen.

De rest van het tekstveld kun je natuurlijk ook gebruiken, of een bijlage toevoegen. Met de verzendtoets rechtsonder wordt je aankondiging geplaatst.

Wedden dat het opvalt?

Aankondiging in Teams

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips