Auteursarchief: Jolanda

Grenzen stellen

Iets met grenzen stellen

grenzen stellen

In Iets met grenzen stellen leer je hoe je met de reactie van de ander omgaat én hoe je grip krijgt op grenzen, zonder gedoe.

In dit boek geeft Iris Posthouwer, auteur van de bestseller Smalltalk survival, direct bruikbare tips om makkelijk en slim je grenzen aan te geven in gesprekken. Want hoe zeg je handig dat je iets niet wilt of dat je iets niet leuk vindt?

Grenzen stellen is vaak een sociaal mijnenveld. Reacties als ‘doe niet zo moeilijk’, ‘het was maar een grapje’, ‘nou zeg’, ‘deze ene keer?’ of ‘maar jij was anders ook…’ liggen op de loer. In dit boek leer je slimmer je grenzen te stellen, zonder onnodige spanning en met behoud van de relatie. Het staat vol direct bruikbare tips om je eigen grenzen beter aan te voelen, te communiceren en te bewaken. Ook als de ander aandringt, een emotioneel appel doet of boos wordt.

Soms heeft het te maken met of je jouw wensen en doelen wel helder hebt. Maar heel vaak is het ook het vinden van de juiste woorden op het juiste moment. Even een time-out vragen en nadenken over hoe je het zegt is dan een mooie start.

Lees er meer over op bol.com

Of bekijk de andere boeken tips

grenzen bewaken

Hoe goed kan jij je grenzen bewaken?

grenzen bewaken

Krijg jij ook zoveel vragen van klanten en collega’s? De ene keer kom je er snel doorheen, de andere keer is het niet te doen. Je komt dan met je eigen werk in de problemen of zit te ploeteren om het af te krijgen. Kon je maar beter je grenzen bewaken.

Te vaak stappen we in de valkuil om anderen te helpen ten koste van onszelf. Zeker als dit leidt tot structurele hoge werkdruk moet je je grenzen bewaken. Het gaat tenslotte om een goede balans tussen je persoonlijke welzijn en de samenwerking in het team.

Soms word je door schade en schande wijs en heb je het al doorgevoerd. Vaak helpt het om even stil te staan bij wat voor jou belangrijk is waarop jij je grenzen wilt bewaken.

5 tips voor grenzen bewaken

Wat is voor jou belangrijk

Maak eens een overzicht van jouw takenpakket. Wat hoort écht bij jou en wat is erin geslopen? Bespreek welke handelingen eigenlijk niet bij jou horen en naar wie je het de komende periode kunt overdragen. Klopt je overzicht wel, maar is het structureel te veel? Juist dan moet je met elkaar het gesprek aan gaan. Als er tijdelijk niets over te dragen is, dan kun je in ieder geval met elkaar afstemmen wat de komende weken/maanden blijft liggen. Nadat de afspraken weer helder zijn kun je veel beter focussen op wat écht belangrijk is in jouw rol en krijg je ook meer gedaan.

Wat wil je deze periode bereiken

Naast de jaar- of projectdoelstellingen heb je vast ook persoonlijke doelstellingen. Om ze in te bedden in je werk kun je ze doorvertalen naar wat wil ik deze maand, deze week of vandaag in ieder geval realiseren. Door in het begin van de dag/week je grenzen goed te bewaken krijg je in de loop van de dag/week meer ruimte om bij te springen waar nodig.

Je agenda als spiegel

Een vraag is zo gesteld en zo verleidelijk om gelijk in te duiken. Maar past het wel met wat je vandaag van plan was? Door je agenda goed te vullen kunnen anderen al zien of je beschikbaar bent. In je takenlijst staan wellicht ook nog wat kleine acties. In één oogopslag zie jij of het wel past als je ingaat op de vraag of een ander overleg voorrang geeft. Het is beste spiegel in het verbeteren van grenzen bewaken.

Communiceer duidelijk

Bespreek met elkaar waar je grenzen liggen. Leg uit waarom bepaalde zaken belangrijk voor je zijn en wat je wel en niet kunt doen. Daar kun je op teruggrijpen op het moment dat iets voordoet. Soms overvalt het je en weet je het even niet zeker. Vraag dan een ‘time-out’ en kom later met een goed onderbouwde reactie. Zo bouw je aan een betrouwbare werkreputatie en weet men steeds beter wat ze wel en niet bij je kunnen neerleggen.

Zorg voor zelfzorg

Het is een cliché maar die kloppen vaak wel. Als je niet goed voor jezelf zorgt, kun je ook niet voor een ander zorgen. Dus gun jezelf die micropauzes, even lummelen, interesse in die collega, op het afgesproken tijdstip naar huis gaan of wat jij dan ook nodig hebt. Met een goede energie balans gaat heel de dag makkelijker en kun je nog steeds op jouw eindtijd naar huis.

Kortom grenzen bewaken is niet egoïstisch; het is een vorm van zelfliefde en zelfzorg. Het helpt je om in balans te blijven, effectiever te zijn en te groeien in zowel persoonlijke als professionele relaties. Neem de tijd om je grenzen te benoemen, leer “nee” te zeggen wanneer dat nodig is, en zie hoe jouw werkreputatie zich ontwikkelt.

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Weeknummers in Outlook agenda

Werk je veel met weken? Dan is het handig als je de weeknummers in Outlook agenda hebt staan zodat je ze in een oog opslag naast je maandkalender ziet staan als je gaat plannen.

Outlook Desktopbestand, opties, agenda scrol naar weergaveopties en zet vinkje aan bij weeknummers weergeven in de maandweergave en in de datum navigator.

Outlook Onlineinstellingen (wieltje), alle Outlook instellingen, Agenda, Weergave en dan vinkje aan bij weeknummers weergeven

Weeknummers in Outlook agenda

Soms kloppen de weeknummers in Outlook agenda niet. Volgens de internationale standaard ISO 8601 is de eerste week van een jaar die vier of meer dagen van dat kalenderjaar bevat. Omdat maandag als eerste dag van de week wordt beschouwd, komt het erop neer dat week 1 de week is, waarin de eerste donderdag van dat jaar zit en de week waar 4 januari in valt. 1 februari valt altijd in week 5.

Sommige landen zoals Amerika en Japan hanteren een andere methode.
Om die reden kun je in Outlook instellen wat de eerste dag van de week en de eerste week van het jaar is.

Voor Nederland moet je het als volgt instellen:

Ga naar bestand, opties, agenda en het onderdeel werktijd
Eerste dag van de week = maandag
Eerste week van het jaar = Eerste week met 4 dagen.

Met bovenstaande instellingen heb jij de juiste weeknummers in Outlook agenda staan. Mocht je écht veel met Amerika te maken hebben dan moet je nog even alert blijven of jullie het over dezelfde week hebben.

meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

plan-do-check-act

Artikel: De 2e helft realiseren van je doelen

En hoever ben jij in het realiseren van je doelen die je aan het begin van het jaar hebt gesteld? Loop je nog een beetje op schema? Dit is een mooi moment om even de netten op te halen. Een soort check en act momentje om weer vol focus de komende maanden door te gaan.

De kwaliteitscirkel van Deming (Plan-Do-Check-Act) kan daar prima bij helpen. Dus laten we je afdelings-, project-, of persoonlijke doelen maar eens even checken en in steekwoorden opschrijven.

realiseren van je doelen

in 5 stappen naar een goede 2e helft voor het realiseren van je doelen

Wat gaat allemaal al goed?

Bij verbeteren zijn we vaak geneigd naar de dingen te kijken die (nog) niet goed gaan. Juist benoemen wat wél goed gaat geeft veel energie en inzichten. Laten we daar dus maar mee beginnen. Welke doelen zijn bovenmatig gerealiseerd, welke liggen op schema? Wat heb je gedaan om dat te bereiken? Welke vaardigheden of competenties heb je ingezet? Wat voor gevoel levert je dat op?

Welke stappen wil je nog zetten?

En dan ook; welke doelen lopen nog achter of wil je nét iets meer aandacht geven? Waar had je écht geen invloed op en waar was jij (onbewust) je eigen saboteur?

Wat wordt jouw doel tot het einde van het jaar?

Je hebt behoorlijk wat informatie verzameld om acties te benoemen. Laten we toch eerst de tip van Stephen Covey toepassen:

Begin met het einde voor ogen;

Maak je eindplaatje zo duidelijk mogelijk voordat je acties benoemt. Of je het nu opschrijft, tekent, inspreekt op een bandje; zorg dat het een vorm krijgt anders dan een gedachte/wens in je hoofd.

  • Welke doelen wil je zeker gerealiseerd hebben en welke mogen iets afwijken?
  • Wat betekent dat voor de betrokkenen en jou privé?

En dan actie – BAMM

Bepaal de activiteiten die je

Beter

Anders

Meer of

Minder gaat doen. 

Kijk voor de lastigere activiteiten ook eens naar je vaardigheden die je geholpen hebben bij de successen. En anders zijn er nog mensen om je heen die je (op weg) kunnen helpen.

Maak het concreet in je takenlijst en agenda

Voorkom dat je alles gaat onthouden of het alleen maar een wens blijft. Maak het concreet in je agenda door bepaalde terugkerende acties in te plannen of in de takenlijst te zetten. Is je actiedoel te groot? Hak hem dan in stukken van maximaal 2 uur zodat het ook planbaar wordt.

Stel dat je het zo aanpakt en je resultaat haalt, hoe voel jij je dan aan het einde van het jaar?

Door 1-2 keer per jaar de Check en Act stappen te doorlopen is je kans op succes fors verhoogd.  Net na de vakantie is dan een mooi moment om even bewust stil te staan voor je weer volop aan de slag gaat met de uitvoering.

Ik wens je een succesvolle 2e helft!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

tips en trucs voor het chatten in teams

7 tips en trucs voor het chatten in Teams

We communiceren steeds meer via Teams. Ook de chatfunctie wordt daar vaker gebruikt. Qua systeemveiligheid zou je intern eigenlijk ook geen whats-app meer moeten gebruiken. Het chatten in Teams gaat gelukkig ook net zo makkelijk als in whats-app met nog een paar voordelen ook. Gebruik jij al deze tips en trucs voor het chatten in Teams.

Voor mij blijft het kanaal chat nog steeds iets dat je niet direct hoeft te doen. Vaak gaat het wel sneller en korter dan via mail. Heb je echt iemand nu nodig is bellen of langslopen het beste kanaal.

Personen vastmaken

In de lijst met chatgeschiedenis staat op basis van meest recente. Wil je sommige personen / groepen vastzetten? Klik dan met rechts op een chat uit de lijst en kies voor ‘vastmaken’.

Openen in een nieuw venster

Als je op de dag veel moet chatten met een bepaalde persoon dan kun je ook het chat venster openen in een nieuw venster. Nu hoef je niet iedere keer terug naar je chatlijst, kun je de ‘losse’ chat ook op een ander scherm zetten en als je met ALT + TAB tussen je openstaande schermen bladert dan staat hij er ook tussen.

Chatreeks verbergen

Wil je die lange lijst met eerdere chatreeksen opruimen? Dan kun je een chatreeks verbergen. Als je later weer een chat stuurt aan die persoon of groep staat alle eerdere content er nog in. Ook als die persoon of groep aan jou een chat stuurt komt de hele chatreeks weer in je recente chats.

rechtermuis op chatreeks Teams
rechtermuis op chatreeks Teams

Verwijderen chat bericht en chatreeks

Wil je de hele chatreeks verwijderen. Klik in je lijst met recente chats met rechts op een chatreeks en kies ‘verwijderen’. Voor jou wordt de hele reeks en alle content verwijderd. Voor de andere(n) blijft het gewoon staan tot zij zelf de chatreeks verwijderen. Als je dus later weer met die persoon of groep gaat chatten ben je de eerdere inhoud kwijt.

Beantwoorden op een specifieke chat

Wil je nog antwoorden op een specifieke chat? Klik dan met rechts op die chat en kies voor beantwoorden.

Taak maken van een chat

Krijg je een chat binnen waar je nog op een later moment iets mee moet doen? Klik dan met rechts op de chat en kies ‘taak maken’. In je Tasks voor planner en To do wordt nu een taak gemaakt met een hyperlink naar de chat. Je kunt de naam van je actie en datum zelf aanpassen. Ook wordt dit gesynchroniseerd met je Outlook takenlijst.

rechtermuis op chatbericht Teams
rechtermuis op chatbericht Teams

Teams op je telefoon

Heb je Teams ook al op je telefoon staan? Daar gaat het chatten ook super fijn. Alles wat je op je PC hebt ingesteld (pinnen, verbergen etc.) is hier ook gesynchroniseerd. In plaats van je rechtermuisknop hou je het berichtje even ingedrukt en je ziet de opties zoals hierboven beschreven. Let op! Ook het maken van een taak zit onder de ‘rechtermuisknop’ maar je moet dan waarschijnlijk even scrollen in het subscherm.

Teams telefoon rechtermuis op chat
Teams op je telefoon – ‘rechtermuis’ op chat

Wil je nog meer weten? Kijk dan ook eens hier bij de Microsoft support

bestanden pinnen of tabblad van maken in Teams

Teams: Bestanden pinnen of tabblad van maken

Als je al een tijdje in Teams werkt zie je dat er, net als op de netwerkschijven, weer ouderwets veel bestanden staan. De beste manier om snel naar een bestand te gaan is de zoekfunctie gebruiken. Maar gebruik je ook al bestanden pinnen of tabblad van maken?

Verschil pinnen of tabblad van maken

Als je in een bepaald kanaal 1 of enkele documenten hebt die je heel veel gebruikt wil je die niet iedere keer met je ogen hoeven te zoeken.

  1. Bestand pinnen:
    Door een stand te pinnen komt hij in het tabblad bestanden bovenaan de pagina te staan. Dit is dan voor iedereen in het team zichtbaar. Vooral handig als het 2-3 bestanden in een bepaald kanaal is dat je veel gebruikt. Door op het bestand te pinnen opent hij weer de bewerkbare versie binnen Teams.

2. Tabblad van maken:
Je kunt van een bestand ook een tabblad maken. Ook dat is voor iedereen in het team zichtbaar. Nu staat het bestand gewoon onder het tabblad bestanden maar óók als extra tabblad bovenaan naast je bestanden. Door op het tabblad te klikken zit je gelijk in de bewerkbare versie van het document.

bestanden pinnen of tabblad van maken in Teams

Zo kun je bestanden pinnen of tabblad van maken

Klik achter het gewenste bestand op de … en kies

  1. Bestand vastmaken om het onder het tabblad bestanden te pinnen
  2. Tabblad van maken om het niet alleen onder je bestanden te zien maar óók als tabblad naast tabblad bestanden
bestanden pinnen of tabblad van maken in Teams

Verwijderen pin of tabblad

  1. Pin verwijderen
    Om het gepinde bestand te verwijderen klik je met rechts op het gepinde bestand en kies voor Pin bewerken en losmaken. Het bestand staat nu alleen nog tussen de rest van je bestanden.

2. Tabblad verwijderen
Om het tabblad te verwijderen klik je met rechts op het gemaakte tabblad en kies je verwijderen. Hij verwijderd nu alleen het tabblad, het bestand blijft gewoon onder bestanden staan.

Verwijderde pagina in OneNote terughalen

Verwijderde pagina in OneNote terughalen

Je hebt het vast al een keer meegemaakt dat je per abuis of te vroeg een pagina uit OneNote hebt verwijderd. Gelukkig kun je vrij makkelijk een verwijderde pagina in OneNote terughalen

De verwijderde pagina’s blijven tot 60 dagen in OneNote bewaard en worden daarna automatisch definitief verwijderd. Hoef je zelf dus niet meer bij te houden.

Er is een klein verschil hoe het werkt tussen OneNote versie 2016 en OneNote voor Windows 10. Hieronder zie je hoe je de pagina’s kunt terugvinden

Verwijderde pagina opzoeken

Ga eerst naar het notitieblok waarvan jij de verwijderde pagina’s wilt zoeken. Klik op het tabblad geschiedenis en kijk je bij prullenbak voor notitieblok aan de rechterkant vind je de pagina’s die je verwijderd hebt voor dit notitieblok. Voor je andere notitieblokken moet je eerst op het betreffende notitieblok gaan staan.

Als je een hele sectie hebt verwijderd vind je die boven aan het tabblad.

Klik met rechts op de pagina die je wilt herstellen en kies voor verplaatsen/kopiëren. Je kunt eventueel ook de pagina verslepen naar het juiste notitieblok.

Om terug te gaan naar de normale weergave kun je op een willekeurig notitieblok / sectie klikken of gebruik de groene pijl net voor je tabblad.

Verwijderde pagina in OneNote terughalen - versie 2016

Verwijderde pagina opzoeken in OneNote Windows 10 (deze versie gaat vervallen)

Zoals gezegd werkt het bijna hetzelfde. Nu ga je naar het tabblad beeld en verwijderde notities. Wil je een pagina herstellen, klik dan weer met rechts op de betreffende pagina en kies voor terugzetten in. Als je klaar bent kun je links boven met het kruisje de pagina van verwijderde notities sluiten.

verwijderde pagina in OneNote terughalen - windwos 10
met Forms een poll in bericht in Teams

Maak met Forms een Poll in een bericht in Teams

Wil je snel de stemming of behoefte peilen van de mensen uit een Team? Dat gaat nu zo makkelijk door met Forms een poll in een bericht te maken. Bijvoorbeeld de voorkeuren voor een team uitje, of de mening over bepaalde ideeën etc.

Nieuw formulier openen onder bericht

Klik onderaan een bericht op het icoontje van Forms zodat er een nieuw formulier wordt geopend. Let op, je kunt geen inleidende tekst erbij zetten. Als je dat wel wilt, maak dan eerst een bericht waarin je aankondigt dat er een poll volgt.

met Forms een poll in een bericht in Teams

Klaarzetten formulier met poll

Eigenlijk wijst het voor zich. Zodra je het onderwerp hebt ingevuld kun je de keuze opties verder invullen.

Goed om te weten: standaard staat hij op 1 optie te kiezen (man of vrouw), je kunt het ook omzetten naar meerdere antwoorden (ik hou van lezen en/of wandelen en/of zeilen en/of tennis). Als je goed oplet zie je bij 1 optie een rondje staan en bij meerdere antwoorden een vierkantje.

Zet ook het vinkje aan dat de reacties automatisch gedeeld worden, wel zo handig.

fomulier klaarzetten in bericht

Stemmen op een poll

Nu krijgt iedereen in het team de poll te zien en kun je jouw stem versturen. Het leuke is dat je gelijk de resultaten ziet zodra je jouw stem hebt verstuurt.

stemmen op een poll via Microsoft Forms

Microsoft Forms als app in de browser

Microsoft Forms is een standaard onderdeel van Microsoft 365 en kun je op veel meer manieren inzetten. Bijvoorbeeld door boven aan een kanaal in teams een formulier toe te voegen, of in een vergadering.

De Microsoft Forms app vindt je in je Microsoft account via de browser. Zie je hem niet staan klik dan bovenaan op de 9 puntjes om alle apps te raadplegen of onderaan op de 3 puntjes. Eenmaal in de Microsoft Forms app zie je al jouw gemaakte formulieren. Je kunt daar ook de resultaten zien en eventueel een excel bestand ervan opvragen.

Je kunt daar ook een nieuw formulier maken die je met een hyperlink kunt versturen via e-mail zodat je deze tool ook kunt gebruiken buiten je eigen teams.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

OneNote pagina per e-mail verzenden

OneNote pagina mailen

Bij een gedeeld OneNote blok heeft iedereen gelijk toegang tot alle pagina’s. Maar soms maak je een aantekening voor jezelf op een pagina in een persoonlijk notitieblok die je dan toch graag met iemand anders wilt delen. In dat geval kun je de OneNote pagina mailen. Er zijn 2 manieren waarop je dat kunt doen:

Pagina verzenden als platte tekst

De snelste manier is door gelijk bovenaan in het lint op pagina per e-mail verzenden te klikken. Er wordt een nieuwe e-mail geopend in Outlook met de ‘platte’ tekst van de pagina in het e-mail bericht. Je hoeft alleen nog in te vullen aan wie je hem wilt versturen. De ontvanger heeft nu alles in het tekst berichtje staan.

OneNote pagina per e-mail verzenden

OneNote pagina als bijlage verzenden

Wil de ontvanger de pagina juist ook opslaan in zijn eigen OneNote notieblok en daar zelf verder aanpassen dan kun je beter voor de optie kiezen om de pagina als bijlage te verzenden. Ga daarvoor naar Bestand, Verzenden en kies de vorm waarin je hem wilt versturen.

OneNote pagina als bijlage verzenden

Zodra de ontvanger op de bijlage klikt wordt de pagina in OneNote geopend. Daarna kan hij de pagina kopiëren of verplaatsen naar het gewenste notitieblok.
Aangezien er een kopie is verstuurd is er geen samenwerking mogelijk in deze pagina. Iedereen heeft zijn eigen versie en werkt dus onafhankelijk van elkaar verder.

Omdat de OneNote pagina mailen zo makkelijk gaat hoef je niet voor ieder ‘dingetje’ een gezamenlijk notitieblok te maken. Enkele voorbeelden waarin het makkelijk is:

  • je aantekeningen van een incidenteel overleg
  • je aantekeningen van een cursus
  • je aantekeningen met plaatjes die in OneNote makkelijker zijn te verwerken dan in Word

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Beantwoorden op een specifieke chat in Teams

Beantwoorden op een specifieke chat in Teams

Op de telefoon app van Teams kon het al. Gelukkig kun je nu ook beantwoorden op een specifieke chat in Teams desktopversie (dus op je computer).

Zeker in de chat functie heb je veel korte losse berichten. Je hebt vast wel wat onduidelijke of soms hilarische berichtjes langs zien komen omdat je ze niet in de juiste context kon plaatsen. Vooral als het een reactie was op een berichtje dat 3-4 berichtjes terug is geplaatst. Verder is het in de chat niet mogelijk om een onderwerp toe te voegen (zoals in je berichten in de kanalen) dus mis je soms overzicht. Natuurlijk kun je belangrijke berichten wel beginnen met een vetgedrukte tekst.

In Whats-app op je telefoon was je er al aangewend dat je het berichtje kon vasthouden zodat je de optie antwoord krijgt. Ook in de Teams app op je telefoon werkte het al een tijdje zo. Even het chatberichtje vasthouden en je krijgt daar de optie beantwoorden.

Bij gewone berichten die in het kanaal van een Teamssite staan staat onder het bericht al standaard de link beantwoorden.

Inmiddels kun je dus ook op je computer een antwoord geven op een specifieke chat (Teams desktopversie). In de browser, als je via internet naar Teams gaat, kan het nog niet, maar gaat vast ook snel gebeuren.

Zo eenvoudig werkt beantwoorden op een specifieke chat in Teams: klik op de … (drie puntjes) achter een chat bericht en kies beantwoorden. Net als bij Whats-app neemt hij dan de originele tekst mee in een aparte kader.

beantwoorden op een specifieke chat in Teams

Het is soms even scrollen om het berichtje waarop je wilt antwoorden erbij te zoeken, maar zeker als je met meerdere mensen in een chatgroep zit is het erg handig om op een specifiek berichtje te beantwoorden. Er gaat tenslotte al te veel tijd verloren met spraakverwarringen en helder krijgen wat iemand bedoelt.

Veel chat plezier!