Auteursarchief: Jolanda

Gebruik je hersens

Gebruik je hersens

Gebruik je hersens

Je brein is het meest complexe orgaan in het universum, en toch moet je het zonder handleiding stellen. Dit boek brengt daar verandering in. Gebruik je Hersens leert je praktische, breinvriendelijke technieken die je helpen omgaan met de overload aan informatie die wij dagelijks over ons heen krijgen.

Dit boek leert je: je hersencapaciteit beter te benutten, sneller te lezen en te leren, effectiever informatie te verwerken, je geheugen te verbeteren, een breinvriendelijke omgeving te creëren. Hierdoor kun je meer bereiken met minder energie en minder spanning en creëer je voor jezelf een betere balans tussen werk en privé. 

Bekijk de hele beschrijving op bol.com

Voor meer boeken tips: kijk hier

Koppeling gesprekken en bestanden in Teams

Koppeling tussen gesprekken en bestanden in Teams

Teams is écht een hele fijne omgeving om in samen te werken. Stel je hebt net een nieuw document in Teams gemaakt en je hoort graag van een aantal collega’s wat zij ervan vinden. Door de koppeling tussen gesprekken en bestanden werkt het ophalen van feedback nog prettige in Teams.

Je stelt de betreffende collega’s de vraag om feedback te geven via een nieuw gesprek waar je het document als bijlage toevoegt. Teams maakt dan een koppeling tussen gesprekken en documenten. Zodat je bij het verwerken van de feedback alles bij elkaar hebt. Voor het gemak lees je hieronder nog de stappen.

Gesprek maken met bijlage

Start een gesprek in het juiste kanaal en voeg met het paperclipje het document toe wat je in Teams hebt gemaakt. Je collega’s kunnen rechtstreeks onder het gesprek hun reacties geven. Maar het is nog makkelijker als zij op de bijlage klikken en gelijk naar het bestand gaan. Teams maakt ook bij de bestanden automatisch een koppeling tussen gesprekken en bestanden.

Gesprek koppelen aan document in Teams

Knop gesprek bij de bestanden

Had je al gezien dat bij de bestanden een knop zit Gesprek? Door deze aan te zetten zie je de inhoud van de gesprekken weer terug. Zo kan iedereen lezen wat er al benoemd is, maar ook direct naast het lezen van het document nog feedback typen.

Knop gesprek weergeven bij bestanden in Teams

Gesprek naast bestand laten zien in Teams

Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om bij een Word document wijzigingen bij houden aan te zetten en dan kan iedereen gelijk zijn feedback in het document verwerken. Juist voor zaken die je nog een keer wilt bespreken is het vermelden in een gesprek zeker zo handig. Dan kunnen collega’s ook nog eens met een like aangeven of ze het een goede aanvulling vinden.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

OneNote notitieblokken en menubalk pinnen

OneNote notitieblokken en menubalk pinnen

De OneNote 2016 versie werkt heerlijk, maar als je de eerste keer het scherm opent zie je maar 1 notitieblok en is het lint dichtgeklapt waardoor je alleen een menubalkje ziet. Juist als je veel in OneNote werkt op een groot scherm kun je eenvoudig de OneNote notitieblokken en menubalk pinnen zodat ze altijd in beeld blijven.

OneNote notitieblokken vastpinnen

Zoals met alles, als je het eenmaal weet is het super simpel. Als je OneNote 2016 voor de eerste keer gebruikt staat meestal het notitieblok [je naam]@werk boven aan. Heb je het al vaker gebruikt dan staat daar waarschijnlijk jouw laatst gebruikte notitieblok.

Klik een keer op het notitieblok en je krijgt een overzicht van alle notitieblokken die je al geopend had. Rechts in dat overzicht kun je op de punaise klikken (pinnen) waardoor je notitieblokken altijd netjes in beeld blijven staan. Zo kun je makkelijk en snel wisselen van het ene blok naar het andere. Vind je het te onrustig? Haal dan de punaise weer los.

OneNote notitieblokken en menubalk pinnen

OneNote menubalk vastpinnen

Met de menubalk is het eigenlijk hetzelfde verhaal. In Outlook, Word etc. ben je er al aan gewend dat het lint is vastgezet zodat je alle knoppen van de menubalk gelijk in beeld staan. In alle Office apps kun je zelf bepalen of je het lint ingeklapt of vastgepind wilt hebben.

Klik 1 keer op het menu start en je krijgt de knoppen in beeld.
Klik je 2 keer op het menu start dan staat de pagina automatisch gepind.
Je kunt ook 1 keer op het menu start klikken en dan rechts achteraan de punaise vastzetten.

OneNote menubalk pinnen
OneN

OneNote Windows 10 en webversie

In de OneNote Windows 10 of de webversie zit iets minder functionaliteit. Dat zie je onder andere omdat er minder knoppen in de menubalk zitten maar meer onder de rechtermuisknop. In de OneNote Windows 10 versie kun je wel met dubbelklikken op start het lint vastzetten, maar de andere opties van pinnen zitten daar niet in.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Nieuwe bestanden maken in Teams

Toen je nog op de netwerkschijf werkte opende je Word of Excel en zodra je bestand klaar was sloeg je hem in het juiste mapje op. Maar hoe moet je nieuwe bestanden maken in Teams?

Nieuwe bestanden maken in Teams gelijk in kanaal

Teams werkt qua gedachte net andersom. Eerst bepaal je waar je iets wilt plaatsen (welk Team en welk Kanaal). Daarna kun je de nieuwe bestanden maken in Teams direct op de plaats waar je hem wilt hebben.

Nieuwe bestanden maken in Teams

Nu je dit uitklapmenu eenmaal gevonden hebt hoef je jouw bestanden niet meer eerst op te slaan in je OneDrive om later te uploaden of te verplaatsen.

Heb je jouw bestand nog wel in je OneDrive staan, of als bijlage van de e-mail binnen gekregen? Dan kun je hem ook makkelijk slepen naar de bestandsmap onder het gewenste kanaal in Teams.

Ben je nog helemaal nieuw in Teams? Kijk dan de video Structuur van Teams in vogelvlucht.

Heel veel plezier in deze geweldige toepassing.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Sjablonen in OneNote

Sjablonen in OneNote

Heb je regelmatig interne overleggen en worden de agenda en het verslag nog steeds in Word gemaakt en rondgestuurd? Dan is het echt interessant om te kijken naar een gedeeld notitieblok in OneNote. Zo iedereen agenda punten toevoegen of in ieder geval de rondvragen. Door het helder te verwoorden is je agenda gelijk je verslag. Nu alleen nog zorgen dat je een mooi sjabloon in OneNote maakt.

Waarschijnlijk haal je al inspiratie uit het sjabloon die je in Word gebruikte. Ik vind het zelf altijd prettig om tabellen te gebruiken, zeker als je er met meerdere mensen in werkt. Dan is het voor iedereen helder waar ze wat neer kunnen zetten. Onderaan vind je een agenda voorbeeld in OneNote.

Voorbeeld sjablonen van Microsoft

Microsoft heeft ook veel voorbeelden van sjablonen in OneNote. Leuk ter inspiratie maak waak ervoor dat je plaatjes als achtergrond gebruikt. Die kosten iedere keer veel opslagcapaciteit.

Zo maak je sjablonen in OneNote

In OneNote 2016 vind je de uitgebreide versie van pagina sjablonen onder het tabblad invoegen. Met een klik op de grote knop paginasjablonen opent rechts het grijze hulpscherm.

Klik onderaan op de link huidige pagina opslaan als sjabloon. In het pop-up scherm kun je dan een naam toevoegen en het vinkje aanzetten bij instellen als standaard sjabloon voor nieuwe pagina’s in de huidige sectie

Sjablonen in OneNote maken

Het gemaakte sjabloon staat bij jou onder het kopje mijn sjablonen en zijn alleen door jou te gebruiken. Door het vinkje ook aan te zetten krijgt iedereen die een nieuwe pagina toevoegt onder die sectie automatisch het sjabloon. Zo gaat het ook allemaal door als jij er niet bent.

Voorbeeld sjabloon met tabellen

Er zijn legio opties voor format van een agenda voor een overleg. Ik hou ervan om het zo op te zetten dat het voor iedereen duidelijk is waar zij hun input kwijt kunnen. Tabellen helpt daar enorm bij.

Voorbeeld sjabloon agenda overleg in OneNote

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Outlook snelle stappen

Snelle stappen in Outlook

Moet je vaak e-mails sturen naar dezelfde groep mensen of een vergadering plannen? Met de functie snelle stappen in Outlook maak je een knop met een aantal acties die dan automatisch worden uitgevoerd.

Ook nadat je de snelle stap hebt gemaakt kun je hem via ‘snelle stap beheren’ weer makkelijk aanpassen of verwijderen.

Enkele voorbeelden:

Nieuwe e-mail bericht:

Stel je moet iedere week een mail sturen aan een groep personen met een rapportage erin. Via de snelle stappen in Outlook kun je dit helemaal voorbereiden zodat je alleen nog de bijlage hoeft toe te voegen en je kunt de mail al verzenden.

Vergaderverzoeken:

Hetzelfde geldt eigenlijk voor het maken van een vergaderverzoek. Bijvoorbeeld omdat je regelmatig iets moet plannen voor het MT of je (project) team.

In plaats van de optie nieuw bericht kies je dan voor de optie nieuwe vergadering

Outlook Snelle stappen nieuwe vergadering

Let op! Als je de vergadering gaat maken start je dus in je e-mail scherm bij snelle stappen. Hij opent de nieuwe vergadering op de huidige datum en tijdstip. Je kunt dit dus niet starten vanuit je agenda.

Wil je een Teams vergadering? Dan werkt dit ook en klik je nog even op de knop Teams vergadering.

Meerdere acties toevoegen:

Je kunt meerdere acties toevoegen aan snelle stappen in Outlook.

Bijvoorbeeld bij een ontvangen bericht: markeer hem als gelezen, voeg een markering toe en verplaats naar bepaalde map.

Ook dit is vooral handig als je veel mails van dezelfde type moet verwerken. Hou het in het begin simpel en ga de gemaakte knoppen ook echt gebruiken.

Snelle stappen beheren:

Tenslotte, alles wat je maakt moet je ook onderhouden. Dus heb je Snelle stappen in Outlook gemaakt en wil je deze weer aanpassen of verwijderen?

Kies dan onderaan de knop snelle stappen beheren.

Je kunt ze dan ook in jouw gewenste volgorde slepen.

Outlook snelle stappen beheren

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

OneNote openen in desktop app

OneNote openen in desktop-app

Verschillende versies van OneNote

Microsoft heeft diverse versies van OneNote beschikbaar. Zo zijn er de desktopversies OneNote 2016 en OneNote Windows 10. De versie 2016 is in mijn beleving prettiger en uitgebreider (koppeling met Outlook taken, paginasjablonen en versiegeschiedenis, slepen gaat makkelijker) en je kunt alles zowel via het bekende lint én via de rechtermuisknop vinden. Vanuit een Teams of internet versie kun je OneNote ook altijd openen in de dekstop-app.

In de Windows 10 versie is het menu in het lint beperkt, maar je vindt meer opties op verschillende plekken onder de rechtermuisknop.

Daarnaast is er nog een online versie, een app op je telefoon en de versie in Teams.

Ook in Teams heb je iets minder functionaliteit. Dus als je die wel wilt gebruiken, open dan het notitieblok in je desktop-app OneNote 2016.

OneNote vanuit Teams bewerken

Staat het OneNote notitieblok als tabblad gekoppeld in een Teams site, dan kun je daar rechtstreeks in lezen en bewerken. Er zijn echter een aantal bewerkingen die je daar niet (makkelijk) kunt doen. Gelukkig heb je de optie om OneNote te openen in de desktop app.

Open het menu bij Openen in Browser en kies voor Openen in desktop-app. Op dat moment gaat hij aan de slag, maar krijgt je ook de melding ‘hier verder bewerken’ als je daar op klikt dan ga je weer terug naar de Teams omgeving. Je kunt die melding gewoon sluiten met het kruisje.

Zodra je hem een keer geopend hebt in een desktop app blijft hij daar staan, tot je hem zelf weer sluit. Je kunt hem vanaf nu rechtstreeks OneNote in de desktop-app openen en bewerken. Ook blijft hij gewoon synchroniseren met de Teams omgeving, dat is immers de plek waar hij staat opgeslagen.

OneNote openen in desktop app

Standaard voorkeur app wijzigen

De eerste keer dat je dit doet vraagt Windows welke versie van OneNote je wilt gebruiken, daarna gaat hij ervan uit dat die versie je voorkeur is.

Wil je nu toch een andere versie als voorkeur instellen? Kijk dan hier bij de uitleg van Microsoft hoe je dat doet.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

6 Online trainingen Slimmer (samen) werken

6 Online trainingen om Slimmer (samen) te werken

Online trainingen slimmer (samen) werken

De kantoor omgeving is het afgelopen jaar flink veranderd. We zijn met allemaal meer op afstand gaan werken en nieuwe digitale hulpmiddelen gaan gebruiken.

Dat vraagt ook wat van jou in je manier van planning, zelf organisatie en kennis van de systemen

6 Online trainingen en workshops slimmer (samen) werken helpen jou aangehaakt te blijven in de veranderende kantooromgeving. Bekijk hier alle info, of ga via een van de knoppen direct naar de specifieke training.

Alle trainingen kunnen via open inschrijving Online via Teams, maar ook met je eigen collega’s (zowel online als op locatie). Alle trainingen op locatie voldoen aan het veilig werken en leren in de corona periode.

Outlook taak maken van tekst in OneNote

Heb je in verschillende OneNote notitieblokken de verslagen en actielijsten staan en wil je jouw acties goed in beeld hebben zonder dat je alle notitieblokken iedere keer moet na lopen? Je kunt dan een Outlook taak maken van tekst in OneNote. Zo kun je naast je Outlook agenda goed overzicht houden van al jouw openstaande acties.

Outlook taak maken van tekst in OneNote 2016

In de OneNote 2016 versie gaat het heel eenvoudig. Er zit in je menubalk onder het menu start een knop Outlook taken.

Ga voor de tekst staan waar je een taak van wilt maken en open de knop Outlook taken om je keuze voor de termijn te maken. Er komt nu een vlag te staan voor je tekst in OneNote.

Je kunt ook met rechts klikken voor de tekst waarvan je een taak wilt maken en via het snelmenu de taak toevoegen.

Als je kiest voor aangepast dan wordt de Outlook taak geopend en kun je daar de gewenste datum invullen. Je ziet dat de tekst van OneNote wordt overgenomen in het taakonderwerp én een link naar de plek van OneNote waar de tekst staat. Handig als je via Outlook je taak weer opent.

Outlook taak maken van tekst in OneNote

Outlook taak maken in OneNote voor Windows 10

Outlook taak maken via koppeling in OneNote

In OneNote voor Windows 10 zit geen stadaard knop om een taak te maken. Gelukkig kun je daar wel een koppeling ophalen die je zelf in een nieuwe Outlook taak plakt.

Klik met rechts voor de tekst waarvan je een koppeling wilt ophalen. Kies Koppeling naar alinea kopiëren en plak deze in de Outlook taak. Je kunt nu nog het taakonderwerp en de vervaldatum invullen.

Outlook taak maken van tekst in de Webversie

Helaas is er in de web versie geen optie om een taak te maken. Wil je toch Outlook taken maken kies dan eerst voor Openen in app .

OneNote openen in app

plan-do-check-act

Artikel: De 2e helft realiseren van je doelen

Aan het begin van het jaar heb je waarschijnlijk je richting bepaald en doelen gesteld. Hoe anders is het jaar gelopen dan je in het begin kon vermoeden. Na alle commotie, aanpassingen en hectiek is het realiseren van je doelen.

realiseren van je doelen

De vakantie zit er weer op en vol moed ga je aan de slag met de 2e helft van het jaar, of eigenlijk…..de laatste 4 maanden.

Een goed moment om de balans op te maken en je strategie en acties voor de 2e helft van het jaar te bepalen voor het realiseren van je doelen.
Deming ontwikkelde met zijn Plan-Do-Check-Act een kwaliteitscirkel
waarmee je jouw manier van werken kunt beoordelen en verbeteren. Veel mensen doen dat onbewust, nu wat handvatten om het bewust toe te passen.

Plan-Do-Check-Act vragen die je jezelf kunt stellen voor een succesvol 2e helft

Plan: wat was je plan? Welke doelen heb je voor jezelf gesteld?

Vaak zijn er meerdere (deel)plannen die, in samenhang met elkaar, zorgen dat je aan het einde van het jaar zo effectief en efficiënt mogelijk je doelen bereikt. Heb jij nog een scherp beeld wat je doelen zijn? Kijk eens naar:

  • Welke resultaat afspraken heb je met jezelf, het team of je manager gemaakt?
  • Welke persoonlijke ontwikkeling wilde je realiseren?
  • Hoe ziet het projectplan van jouw project/werkgroep eruit?
  • Welke methodes gebruik je om jezelf te verbeteren en de voortgang te meten?

Do: je bent met veel energie aan de slag gegaan, maar doe je nog de juiste dingen?

Tijdens de uitvoering van je werk komen naast je kerntaken veel andere zaken langs. Afleiders sluipen er stiekem in. Misschien heb je onbewust taken naar je toegetrokken of kun je een aantal taken nog beter delegeren.

Schrijf eens een paar dagen op welke taken je doet en of die helpen je doelen te bereiken. Inventariseer ook aan welke overleggen je deelneemt (zie ook takenanalyse in PEP® werkboek 2)0

takenanalyse
Doe je de juiste dingen?

.

 

Check: de start is al gemaakt door terug te kijken naar de plan-do stappen, nu nog je resultaten analyseren.

Bij verbeteren zijn we vaak geneigd naar de dingen te kijken die (nog) niet goed gaan. Juist benoemen wat wél goed gaat geeft veel energie en inzichten. Laten we daar dus maar mee beginnen:

  • Welke doelen zijn bovenmatig gerealiseerd, welke liggen op schema?
  • Wat heb je gedaan om dat te bereiken?
  • Welke vaardigheden of competenties heb je ingezet?
  • Wat voor gevoel levert je dat op?

En dan pas:

  • Van welke doelen lopen de resultaten achter?
  • Welke van de afwijkingen zijn acceptabel?
  • Welke afwijkingen waren écht niet door jou te beïnvloeden?
  • Bij welke doelen was jij (onbewust) je eigen saboteur?
  • Wat heeft je weerhouden om eerder in te grijpen?

Act: welke acties ga jij toevoegen/verminderen?

Je hebt behoorlijk wat informatie verzameld om acties te benoemen. Voor je daarmee begint eerst nog een waardevolle tip van Stephen Covey:

Begin met het einde voor ogen

  • Welke doelen wil je zeker gerealiseerd hebben?
  • Welke doelen mogen iets afwijken? Hoeveel is acceptabel voor jou? En je omgeving?
  • Wat betekent dat voor jou privé?

En dan (bijstuur)acties benoemen. Neem je takenanalyse erbij en bepaal aan welke activiteiten je meer/minder tijd wilt besteden om je doel te bereiken. Kun je nog activiteiten toevoegen?

  • Welke acties ga jij ondernemen?
  • Wie kan je helpen bij deze acties?
  • Welke vaardigheden uit je successen kun je inzetten om de overige doelen ook te realiseren?
  • Hoe ervaren anderen jouw bijgestuurde plan?
  • Met wie deel je het bijgestuurde plan?
  • Welke meetinstrumenten heb je nodig?
  • Hoe voel jij je als je dit allemaal doorvoert?

Check en Act is een typisch voorbeeld van waarde bepalen. Even bewust stilstaan voor je weer volop aan de slag gaat met het realiseren van je doelen. Voor een aantal werkzaamheden doe je het onbewust. Denk aan het maken van een weekplan, het projectoverleg, wekelijks afstemmen met je directe collega.
Door juist 1-2 keer per jaar een reflectie uurtje toe te voegen kun je op een algemener niveau je doelen en de samenhang daarvan onder de loep nemen. Dit brengt focus, rust en duidelijkheid.

Ik wens je een succesvolle 2e helft!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips