Auteursarchief: Jolanda

transcriberen in OneNote

Transcriberen in OneNote – ofwel vergadering opnemen

Gebruik jij al Transcriberen in OneNote?

Met Transcriberen in OneNote laat je een opnamen maken van het overleg. Dit opname bestand wordt bewaard op de OneDrive van degene die de opname start. Zodra je de opname stopt werkt OneNote gelijk de tekst uit.

De tekst komt in tekst blokken per spreker / alinea en kun je nog een beetje aanpassen als het niet goed is verstaan.

Daarna heb je 4 keuzes hoe je het verslag uitgewerkt wilt zien:

  1. alleen tekst
  2. met sprekers
  3. met tijdscodes
  4. met sprekers en tijdscodes

Probeer het gewoon eens uit om een bila te transcriberen in OneNote. Misschien worden jullie dan ook enthousiast en zit niemand meer met die vervelende notulen te stoeien. Oh ja, het zal me niet verbazen dat de overleggen ook meer to-the-point- worden, een mooie bijkomstigheid 🙂

Transcriberen in OneNote

OneNote ruimte invoegen op de pagina

OneNote Ruimte invoegen op de pagina

Ruimte invoegen op de pagina

Als je in OneNote binnen een tekst blok werkt kun je, net als in Word, met enter heel makkelijk een regel ertussen zetten. Ook als je meerdere tekst blokken of plaatjes hebt kun je ruimte invoegen op de pagina. Je hoeft dus niet per sé alle tekst blokken handmatig op te schuiven.

Handig als je nog een tekst blok of ander plaatje wilt invoegen.

Ruimte invoegen:

Het maakt niet uit waar je muis staat.
Kies invoegen => ruimte invoegen
Ga met je muis naar de plek waar je de ruimte wilt invoegen.
Er komt een horizontale zwarte lijn voor ‘ruimte invoegen op de pagina’.
Klik bij het gewenste beginpunt en sleep zo groot als je wilt hebben.

OneNote ruimte invoegen op de pagina

Witte ruimte verwijderen op de pagina

Heb je juist te veel ruimte tussen de verschillende blokken? Dan kun je op dezelfde manier de ruimte verwijderen.

Kies Invoegen => ruimte invoegen
Nu zet je de muis onderaan de witte ruimte en sleep je de zwarte lijn omhoog.

Natuurlijk kun je nog steeds de individuele blokken handmatig slepen naar de plek waar je ze wilt hebben. Bedenk ook altijd of het handig is om aparte blokken te maken. Werk je namelijk in 1 groot blok dan kun je altijd een regel toevoegen met enter of verwijderen met backspace / delete.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Overzicht op je Teamsites

Teams is superfijn om in samen te werken. Maar voor je het weet zit je in heel veel verschillende Teams. De een kom je wat vaker, de ander maar af en toe of is misschien weer achterhaald. Pak een paar keer per jaar even de tijd om overzicht op je Teamssites te houden. Dat maakt de rest van je werk een stuk makkelijker.

In een kwartiertje je Teamsites geordend

  1. Welke Teamsites gebruik je niet (meer)? Klik met rechts op de Teamsite en kies een van e opties.
    • Verlaten, jij hebt geen toegang meer, de rest kan door.
    • Verbergen, je krijgt geen meldingen meer van algemene dingen, alleen nog als je specifiek getagd bent. Wil je hem later weer actief gebruiken dan kun je hem weer zichtbaar maken.
    • Verwijderen; als jij eigenaar van de site bent en hij helemaal weg kan.
  2. Welke Teamsites gebruik je heel veel? Sleep de Teamsites in volgorde van belangrijkheid.
    Tip! Klap de site structuur eerst dicht.
  3. Welke kanalen gebruik je niet? Ook deze kun je verbergen zodat je structuur van de site rustiger wordt.
Overzicht op je Teamsites

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Naam van OneNote notitieblok wijzigen

Naam van OneNote notitieblok wijzigen

OneNote wordt steeds meer gebruikt. Bij de meeste bedrijven zie je ze op 3 plaatsen terugkomen:

  1. In de eigen OneDrive. Deze heet meestal Jolanda@werk en is alleen voor jou bedoeld
  2. Als tabblad in een Teamsite. Soms heeft deze een standaard naam, soms heeft iemand hem een slimme naam gegeven.
  3. Als tabblad in een Sharepointsite. Deze staat in het rechtermenu van de site en heet vaak notitieblok.

Ongeacht waar het notitieblok staat, je kunt hem altijd openen in de desktopapp en vandaar ook bewerken. Alle wijzigingen worden direct gesynchroniseerd zodat je nog steeds kunt samenwerken in 1 notitieblok.

Zo hou je de OneNote notitieblokken uit elkaar

Als je in meerdere projecten zit en ze heten allemaal ‘notitieblok’ dan wordt het lastig. Zweef je met je muis over het notitieblok dan zie je in ieder geval het pad waar hij staat. Maar het is nog makkelijker als jij een voor jou herkenbare naam maakt (de originele naam blijft standaard voor iedereen).

  • klik met rechts op het notitieblok
  • kies eigenschappen
  • vul een voor jou herkenbare naam bij ‘weergavenaam’
Naam OneNote notitieblok wijzigen

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Grenzen stellen

Iets met grenzen stellen

grenzen stellen

In Iets met grenzen stellen leer je hoe je met de reactie van de ander omgaat én hoe je grip krijgt op grenzen, zonder gedoe.

In dit boek geeft Iris Posthouwer, auteur van de bestseller Smalltalk survival, direct bruikbare tips om makkelijk en slim je grenzen aan te geven in gesprekken. Want hoe zeg je handig dat je iets niet wilt of dat je iets niet leuk vindt?

Grenzen stellen is vaak een sociaal mijnenveld. Reacties als ‘doe niet zo moeilijk’, ‘het was maar een grapje’, ‘nou zeg’, ‘deze ene keer?’ of ‘maar jij was anders ook…’ liggen op de loer. In dit boek leer je slimmer je grenzen te stellen, zonder onnodige spanning en met behoud van de relatie. Het staat vol direct bruikbare tips om je eigen grenzen beter aan te voelen, te communiceren en te bewaken. Ook als de ander aandringt, een emotioneel appel doet of boos wordt.

Soms heeft het te maken met of je jouw wensen en doelen wel helder hebt. Maar heel vaak is het ook het vinden van de juiste woorden op het juiste moment. Even een time-out vragen en nadenken over hoe je het zegt is dan een mooie start.

Lees er meer over op bol.com

Of bekijk de andere boeken tips

grenzen bewaken

Hoe goed kan jij je grenzen bewaken?

grenzen bewaken

Krijg jij ook zoveel vragen van klanten en collega’s? De ene keer kom je er snel doorheen, de andere keer is het niet te doen. Je komt dan met je eigen werk in de problemen of zit te ploeteren om het af te krijgen. Kon je maar beter je grenzen bewaken.

Te vaak stappen we in de valkuil om anderen te helpen ten koste van onszelf. Zeker als dit leidt tot structurele hoge werkdruk moet je je grenzen bewaken. Het gaat tenslotte om een goede balans tussen je persoonlijke welzijn en de samenwerking in het team.

Soms word je door schade en schande wijs en heb je het al doorgevoerd. Vaak helpt het om even stil te staan bij wat voor jou belangrijk is waarop jij je grenzen wilt bewaken.

5 tips voor grenzen bewaken

Wat is voor jou belangrijk

Maak eens een overzicht van jouw takenpakket. Wat hoort écht bij jou en wat is erin geslopen? Bespreek welke handelingen eigenlijk niet bij jou horen en naar wie je het de komende periode kunt overdragen. Klopt je overzicht wel, maar is het structureel te veel? Juist dan moet je met elkaar het gesprek aan gaan. Als er tijdelijk niets over te dragen is, dan kun je in ieder geval met elkaar afstemmen wat de komende weken/maanden blijft liggen. Nadat de afspraken weer helder zijn kun je veel beter focussen op wat écht belangrijk is in jouw rol en krijg je ook meer gedaan.

Wat wil je deze periode bereiken

Naast de jaar- of projectdoelstellingen heb je vast ook persoonlijke doelstellingen. Om ze in te bedden in je werk kun je ze doorvertalen naar wat wil ik deze maand, deze week of vandaag in ieder geval realiseren. Door in het begin van de dag/week je grenzen goed te bewaken krijg je in de loop van de dag/week meer ruimte om bij te springen waar nodig.

Je agenda als spiegel

Een vraag is zo gesteld en zo verleidelijk om gelijk in te duiken. Maar past het wel met wat je vandaag van plan was? Door je agenda goed te vullen kunnen anderen al zien of je beschikbaar bent. In je takenlijst staan wellicht ook nog wat kleine acties. In één oogopslag zie jij of het wel past als je ingaat op de vraag of een ander overleg voorrang geeft. Het is beste spiegel in het verbeteren van grenzen bewaken.

Communiceer duidelijk

Bespreek met elkaar waar je grenzen liggen. Leg uit waarom bepaalde zaken belangrijk voor je zijn en wat je wel en niet kunt doen. Daar kun je op teruggrijpen op het moment dat iets voordoet. Soms overvalt het je en weet je het even niet zeker. Vraag dan een ‘time-out’ en kom later met een goed onderbouwde reactie. Zo bouw je aan een betrouwbare werkreputatie en weet men steeds beter wat ze wel en niet bij je kunnen neerleggen.

Zorg voor zelfzorg

Het is een cliché maar die kloppen vaak wel. Als je niet goed voor jezelf zorgt, kun je ook niet voor een ander zorgen. Dus gun jezelf die micropauzes, even lummelen, interesse in die collega, op het afgesproken tijdstip naar huis gaan of wat jij dan ook nodig hebt. Met een goede energie balans gaat heel de dag makkelijker en kun je nog steeds op jouw eindtijd naar huis.

Kortom grenzen bewaken is niet egoïstisch; het is een vorm van zelfliefde en zelfzorg. Het helpt je om in balans te blijven, effectiever te zijn en te groeien in zowel persoonlijke als professionele relaties. Neem de tijd om je grenzen te benoemen, leer “nee” te zeggen wanneer dat nodig is, en zie hoe jouw werkreputatie zich ontwikkelt.

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Weeknummers in Outlook agenda

Werk je veel met weken? Dan is het handig als je de weeknummers in Outlook agenda hebt staan zodat je ze in een oog opslag naast je maandkalender ziet staan als je gaat plannen.

Outlook Desktop: bestand, opties, agenda scrol naar weergaveopties en zet vinkje aan bij weeknummers weergeven in de maandweergave en in de datum navigator.

Outlook Online: instellingen (wieltje), alle Outlook instellingen, Agenda, Weergave en dan vinkje aan bij weeknummers weergeven

Weeknummers in Outlook agenda

Soms kloppen de weeknummers in Outlook agenda niet. Volgens de internationale standaard ISO 8601 is de eerste week van een jaar die vier of meer dagen van dat kalenderjaar bevat. Omdat maandag als eerste dag van de week wordt beschouwd, komt het erop neer dat week 1 de week is, waarin de eerste donderdag van dat jaar zit en de week waar 4 januari in valt. 1 februari valt altijd in week 5.

Sommige landen zoals Amerika en Japan hanteren een andere methode.
Om die reden kun je in Outlook instellen wat de eerste dag van de week en de eerste week van het jaar is.

Voor Nederland moet je het als volgt instellen:

Ga naar bestand, opties, agenda en het onderdeel werktijd
Eerste dag van de week = maandag
Eerste week van het jaar = Eerste week met 4 dagen.

Met bovenstaande instellingen heb jij de juiste weeknummers in Outlook agenda staan. Mocht je écht veel met Amerika te maken hebben dan moet je nog even alert blijven of jullie het over dezelfde week hebben.

meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

plan-do-check-act

Artikel: De 2e helft realiseren van je doelen

En hoever ben jij in het realiseren van je doelen die je aan het begin van het jaar hebt gesteld? Loop je nog een beetje op schema? Dit is een mooi moment om even de netten op te halen. Een soort check en act momentje om weer vol focus de komende maanden door te gaan.

De kwaliteitscirkel van Deming (Plan-Do-Check-Act) kan daar prima bij helpen. Dus laten we je afdelings-, project-, of persoonlijke doelen maar eens even checken en in steekwoorden opschrijven.

realiseren van je doelen

in 5 stappen naar een goede 2e helft voor het realiseren van je doelen

Wat gaat allemaal al goed?

Bij verbeteren zijn we vaak geneigd naar de dingen te kijken die (nog) niet goed gaan. Juist benoemen wat wél goed gaat geeft veel energie en inzichten. Laten we daar dus maar mee beginnen. Welke doelen zijn bovenmatig gerealiseerd, welke liggen op schema? Wat heb je gedaan om dat te bereiken? Welke vaardigheden of competenties heb je ingezet? Wat voor gevoel levert je dat op?

Welke stappen wil je nog zetten?

En dan ook; welke doelen lopen nog achter of wil je nét iets meer aandacht geven? Waar had je écht geen invloed op en waar was jij (onbewust) je eigen saboteur?

Wat wordt jouw doel tot het einde van het jaar?

Je hebt behoorlijk wat informatie verzameld om acties te benoemen. Laten we toch eerst de tip van Stephen Covey toepassen:

Begin met het einde voor ogen;

Maak je eindplaatje zo duidelijk mogelijk voordat je acties benoemt. Of je het nu opschrijft, tekent, inspreekt op een bandje; zorg dat het een vorm krijgt anders dan een gedachte/wens in je hoofd.

  • Welke doelen wil je zeker gerealiseerd hebben en welke mogen iets afwijken?
  • Wat betekent dat voor de betrokkenen en jou privé?

En dan actie – BAMM

Bepaal de activiteiten die je

Beter

Anders

Meer of

Minder gaat doen. 

Kijk voor de lastigere activiteiten ook eens naar je vaardigheden die je geholpen hebben bij de successen. En anders zijn er nog mensen om je heen die je (op weg) kunnen helpen.

Maak het concreet in je takenlijst en agenda

Voorkom dat je alles gaat onthouden of het alleen maar een wens blijft. Maak het concreet in je agenda door bepaalde terugkerende acties in te plannen of in de takenlijst te zetten. Is je actiedoel te groot? Hak hem dan in stukken van maximaal 2 uur zodat het ook planbaar wordt.

Stel dat je het zo aanpakt en je resultaat haalt, hoe voel jij je dan aan het einde van het jaar?

Door 1-2 keer per jaar de Check en Act stappen te doorlopen is je kans op succes fors verhoogd.  Net na de vakantie is dan een mooi moment om even bewust stil te staan voor je weer volop aan de slag gaat met de uitvoering.

Ik wens je een succesvolle 2e helft!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

tips en trucs voor het chatten in teams

7 tips en trucs voor het chatten in Teams

We communiceren steeds meer via Teams. Ook de chatfunctie wordt daar vaker gebruikt. Qua systeemveiligheid zou je intern eigenlijk ook geen whats-app meer moeten gebruiken. Het chatten in Teams gaat gelukkig ook net zo makkelijk als in whats-app met nog een paar voordelen ook. Gebruik jij al deze tips en trucs voor het chatten in Teams.

Voor mij blijft het kanaal chat nog steeds iets dat je niet direct hoeft te doen. Vaak gaat het wel sneller en korter dan via mail. Heb je echt iemand nu nodig is bellen of langslopen het beste kanaal.

Personen vastmaken

In de lijst met chatgeschiedenis staat op basis van meest recente. Wil je sommige personen / groepen vastzetten? Klik dan met rechts op een chat uit de lijst en kies voor ‘vastmaken’.

Openen in een nieuw venster

Als je op de dag veel moet chatten met een bepaalde persoon dan kun je ook het chat venster openen in een nieuw venster. Nu hoef je niet iedere keer terug naar je chatlijst, kun je de ‘losse’ chat ook op een ander scherm zetten en als je met ALT + TAB tussen je openstaande schermen bladert dan staat hij er ook tussen.

Chatreeks verbergen

Wil je die lange lijst met eerdere chatreeksen opruimen? Dan kun je een chatreeks verbergen. Als je later weer een chat stuurt aan die persoon of groep staat alle eerdere content er nog in. Ook als die persoon of groep aan jou een chat stuurt komt de hele chatreeks weer in je recente chats.

rechtermuis op chatreeks Teams
rechtermuis op chatreeks Teams

Verwijderen chat bericht en chatreeks

Wil je de hele chatreeks verwijderen. Klik in je lijst met recente chats met rechts op een chatreeks en kies ‘verwijderen’. Voor jou wordt de hele reeks en alle content verwijderd. Voor de andere(n) blijft het gewoon staan tot zij zelf de chatreeks verwijderen. Als je dus later weer met die persoon of groep gaat chatten ben je de eerdere inhoud kwijt.

Beantwoorden op een specifieke chat

Wil je nog antwoorden op een specifieke chat? Klik dan met rechts op die chat en kies voor beantwoorden.

Taak maken van een chat

Krijg je een chat binnen waar je nog op een later moment iets mee moet doen? Klik dan met rechts op de chat en kies ‘taak maken’. In je Tasks voor planner en To do wordt nu een taak gemaakt met een hyperlink naar de chat. Je kunt de naam van je actie en datum zelf aanpassen. Ook wordt dit gesynchroniseerd met je Outlook takenlijst.

rechtermuis op chatbericht Teams
rechtermuis op chatbericht Teams

Teams op je telefoon

Heb je Teams ook al op je telefoon staan? Daar gaat het chatten ook super fijn. Alles wat je op je PC hebt ingesteld (pinnen, verbergen etc.) is hier ook gesynchroniseerd. In plaats van je rechtermuisknop hou je het berichtje even ingedrukt en je ziet de opties zoals hierboven beschreven. Let op! Ook het maken van een taak zit onder de ‘rechtermuisknop’ maar je moet dan waarschijnlijk even scrollen in het subscherm.

Teams telefoon rechtermuis op chat
Teams op je telefoon – ‘rechtermuis’ op chat

Wil je nog meer weten? Kijk dan ook eens hier bij de Microsoft support

bestanden pinnen of tabblad van maken in Teams

Teams: Bestanden pinnen of tabblad van maken

Als je al een tijdje in Teams werkt zie je dat er, net als op de netwerkschijven, weer ouderwets veel bestanden staan. De beste manier om snel naar een bestand te gaan is de zoekfunctie gebruiken. Maar gebruik je ook al bestanden pinnen of tabblad van maken?

Verschil pinnen of tabblad van maken

Als je in een bepaald kanaal 1 of enkele documenten hebt die je heel veel gebruikt wil je die niet iedere keer met je ogen hoeven te zoeken.

  1. Bestand pinnen:
    Door een stand te pinnen komt hij in het tabblad bestanden bovenaan de pagina te staan. Dit is dan voor iedereen in het team zichtbaar. Vooral handig als het 2-3 bestanden in een bepaald kanaal is dat je veel gebruikt. Door op het bestand te pinnen opent hij weer de bewerkbare versie binnen Teams.

2. Tabblad van maken:
Je kunt van een bestand ook een tabblad maken. Ook dat is voor iedereen in het team zichtbaar. Nu staat het bestand gewoon onder het tabblad bestanden maar óók als extra tabblad bovenaan naast je bestanden. Door op het tabblad te klikken zit je gelijk in de bewerkbare versie van het document.

bestanden pinnen of tabblad van maken in Teams

Zo kun je bestanden pinnen of tabblad van maken

Klik achter het gewenste bestand op de … en kies

  1. Bestand vastmaken om het onder het tabblad bestanden te pinnen
  2. Tabblad van maken om het niet alleen onder je bestanden te zien maar óók als tabblad naast tabblad bestanden
bestanden pinnen of tabblad van maken in Teams

Verwijderen pin of tabblad

  1. Pin verwijderen
    Om het gepinde bestand te verwijderen klik je met rechts op het gepinde bestand en kies voor Pin bewerken en losmaken. Het bestand staat nu alleen nog tussen de rest van je bestanden.

2. Tabblad verwijderen
Om het tabblad te verwijderen klik je met rechts op het gemaakte tabblad en kies je verwijderen. Hij verwijderd nu alleen het tabblad, het bestand blijft gewoon onder bestanden staan.