Categoriearchief: Artikelen

plan-do-check-act

Artikel: De 2e helft realiseren van je doelen

Aan het begin van het jaar heb je waarschijnlijk je richting bepaald en doelen gesteld. Hoe anders is het jaar gelopen dan je in het begin kon vermoeden. Na alle commotie, aanpassingen en hectiek is het realiseren van je doelen.

realiseren van je doelen

De vakantie zit er weer op en vol moed ga je aan de slag met de 2e helft van het jaar, of eigenlijk…..de laatste 4 maanden.

Een goed moment om de balans op te maken en je strategie en acties voor de 2e helft van het jaar te bepalen voor het realiseren van je doelen.
Deming ontwikkelde met zijn Plan-Do-Check-Act een kwaliteitscirkel
waarmee je jouw manier van werken kunt beoordelen en verbeteren. Veel mensen doen dat onbewust, nu wat handvatten om het bewust toe te passen.

Plan-Do-Check-Act vragen die je jezelf kunt stellen voor een succesvol 2e helft

Plan: wat was je plan? Welke doelen heb je voor jezelf gesteld?

Vaak zijn er meerdere (deel)plannen die, in samenhang met elkaar, zorgen dat je aan het einde van het jaar zo effectief en efficiënt mogelijk je doelen bereikt. Heb jij nog een scherp beeld wat je doelen zijn? Kijk eens naar:

  • Welke resultaat afspraken heb je met jezelf, het team of je manager gemaakt?
  • Welke persoonlijke ontwikkeling wilde je realiseren?
  • Hoe ziet het projectplan van jouw project/werkgroep eruit?
  • Welke methodes gebruik je om jezelf te verbeteren en de voortgang te meten?

Do: je bent met veel energie aan de slag gegaan, maar doe je nog de juiste dingen?

Tijdens de uitvoering van je werk komen naast je kerntaken veel andere zaken langs. Afleiders sluipen er stiekem in. Misschien heb je onbewust taken naar je toegetrokken of kun je een aantal taken nog beter delegeren.

Schrijf eens een paar dagen op welke taken je doet en of die helpen je doelen te bereiken. Inventariseer ook aan welke overleggen je deelneemt (zie ook takenanalyse in PEP® werkboek 2)0

takenanalyse
Doe je de juiste dingen?

.

 

Check: de start is al gemaakt door terug te kijken naar de plan-do stappen, nu nog je resultaten analyseren.

Bij verbeteren zijn we vaak geneigd naar de dingen te kijken die (nog) niet goed gaan. Juist benoemen wat wél goed gaat geeft veel energie en inzichten. Laten we daar dus maar mee beginnen:

  • Welke doelen zijn bovenmatig gerealiseerd, welke liggen op schema?
  • Wat heb je gedaan om dat te bereiken?
  • Welke vaardigheden of competenties heb je ingezet?
  • Wat voor gevoel levert je dat op?

En dan pas:

  • Van welke doelen lopen de resultaten achter?
  • Welke van de afwijkingen zijn acceptabel?
  • Welke afwijkingen waren écht niet door jou te beïnvloeden?
  • Bij welke doelen was jij (onbewust) je eigen saboteur?
  • Wat heeft je weerhouden om eerder in te grijpen?

Act: welke acties ga jij toevoegen/verminderen?

Je hebt behoorlijk wat informatie verzameld om acties te benoemen. Voor je daarmee begint eerst nog een waardevolle tip van Stephen Covey:

Begin met het einde voor ogen

  • Welke doelen wil je zeker gerealiseerd hebben?
  • Welke doelen mogen iets afwijken? Hoeveel is acceptabel voor jou? En je omgeving?
  • Wat betekent dat voor jou privé?

En dan (bijstuur)acties benoemen. Neem je takenanalyse erbij en bepaal aan welke activiteiten je meer/minder tijd wilt besteden om je doel te bereiken. Kun je nog activiteiten toevoegen?

  • Welke acties ga jij ondernemen?
  • Wie kan je helpen bij deze acties?
  • Welke vaardigheden uit je successen kun je inzetten om de overige doelen ook te realiseren?
  • Hoe ervaren anderen jouw bijgestuurde plan?
  • Met wie deel je het bijgestuurde plan?
  • Welke meetinstrumenten heb je nodig?
  • Hoe voel jij je als je dit allemaal doorvoert?

Check en Act is een typisch voorbeeld van waarde bepalen. Even bewust stilstaan voor je weer volop aan de slag gaat met het realiseren van je doelen. Voor een aantal werkzaamheden doe je het onbewust. Denk aan het maken van een weekplan, het projectoverleg, wekelijks afstemmen met je directe collega.
Door juist 1-2 keer per jaar een reflectie uurtje toe te voegen kun je op een algemener niveau je doelen en de samenhang daarvan onder de loep nemen. Dit brengt focus, rust en duidelijkheid.

Ik wens je een succesvolle 2e helft!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

slim-email gebruik

Na je vakantie binnen een uur je e-mail op orde

Eindelijk een keer een paar weken vrij, lekker los komen van je werk. Toch begint het bij veel mensen in de laatste vakantie dagen alweer te kriebelen. Hoe staat het met het project? Zijn er veel reacties binnengekomen? Heb ik weer enkele honderden mailtjes te verwerken of valt het mee deze keer? Hoe krijg ik deze keer de e-mail op orde?

3 manieren om je mailbox bij te werken na de vakantie:

1.    Iedere mail een voor een bekijken. Heb je er maar 20 of 50 binnen gekregen kan het nog een optie zijn, maar eigenlijk is dit per definitie de meest bewerkelijke methode zonder dat het extra rendement oplevert.

2.    Alle mail in een tijdelijke map ‘vakantie’ zetten en niet meer naar kijken. Heel veel mail die tijdens de vakantie is binnengekomen is allang achterhaald. Of ze hebben al een collega van je gemaild omdat het in je afwezigheid assistent stond.

Op zich is dit een hele effectieve methode. Je kunt eventueel de mailtjes van de laatste 2-3 dagen scannen en anders merk je de komende week wel of je nog iets moet opzoeken uit je tijdelijke map.

3.    Groepsgewijs de mail beoordelen. Persoonlijk vind ik deze het prettigst. Gaat lekker snel en toch het idee dat ik ‘controle’ hou. Daarom hieronder deze methode verder uitgelegd en heb jij ook binnen een uur je e-mail op orde.

 Weergave in kolommen om snel op te schonen

Zorg dat je e-mail indeling in kolommen zichtbaar is (tabblad beeld – weergave enkel) en het voorbeeld van bericht uit staat (tabblad beeld). Bekijk eventueel deze video.

e-mail op orde via sorteren

Sorteer eerst op soort e-mail door op pictogram te klikken:

  • Alle ‘normale’ e-mails staan boven aan, alle ‘afwijkende’ staan onderaan.
  • Ga met CTRL+END helemaal naar beneden.
  • Verwerk eerst je vergaderverzoeken zodat je agenda direct is bijgewerkt.
  • Verwijder onbelangrijke berichten zoals afwezigheidsmeldingen, notificaties etc.
  • Tip! De e-mails staan gesorteerd in groepen. Klik op de groepsnaam (hierboven: Berichtklasse: Vergaderverzoek (3 items)) en op delete om alle mails uit de groep in 1 keer te verwijderen.

Sorteer dan op afzender:

Focus je eerst op urgente en niet urgente afzenders

  • Kijk groepsgewijs welke mailtjes onbelangrijk zijn / nog te lezen (nieuwsbrieven, interne nieuws berichten etc.) verwijder ze of sleep ze naar een map nog te lezen. Dat kan in de loop van de week ook nog wel.
  • Check of er van bepaalde personen mails met hoge urgentie zijn binnen gekomen. Markeer ze met een vlag (klik rechts op vlag) en kies voor vandaag of morgen zodat ze bovenaan in je Outlook takenlijst komen te staan.

Sorteer dan op onderwerp:

Focus je op meerdere e-mails over hetzelfde onderwerp, dan heb je in korte tijd al veel weggewerkt.

  • Kijk groepsgewijs welke onderwerpen achterhaald zijn en je gelijk al kunt verwijderen.
  • Behandel groepsgewijs de onderwerpen waar meerdere mailtjes over gaan. Oude mails uit de ketting kun je gelijk al verwijderen als er geen bijlagen bij zitten.
  • Markeer de e-mails die nog een actie zijn met een vlag (klik rechts op vlag , klik op aangepast en kies een goede datum na morgen)
  • Berg de rest van de e-mail op of gooi ze weg.

Zijn het er nog veel? Sorteer nog een keer op afzender om die groepsgewijs te verwerken.

Heel veel werkplezier!

succes doelen realiseren

Hoe stuur jij naar ’n succesvol jaar?

succesvol doelen realiseren

De kop is eraf, de eerste maand van 2020 zit er al weer bijna op. Was de jaarwisseling voor jou ook een mooi moment om even stil te staan bij je wensen en doelen voor 2020?

Ik gun je in ieder geval een gezond en gelukkig leven waarbij je voldoende tijd en geld hebt om leuke dingen te doen met de mensen die je dierbaar zijn. Een heel groot deel van die tijd vul je in met werk, naar ik hoop leuk werk. Voor velen blijft het balanceren tussen het realiseren van je zakelijke – en je privé doelen. Het managen van je tijd, je omgeving en bovenal jezelf zijn dan belangrijke succesfactoren.

Als jij je hierin herkent, dan is dit hét moment om even stil te staan bij je eerste resultaten.

5 tips hoe jij de regie houdt en 2020 jouw jaar maakt:

1 Houd je doel voor ogen

Succesvolle mensen hebben 1 ding gemeen: ze hebben een duidelijk doel voor ogen. Of je nu een topsporter bent, jong professional, vader, moeder, accountmanager, administratieve professional het maakt niet uit. Jij beslist of je succesvol wilt zijn in wat je doet.
Als je doel nog een beetje zweeft, besteed er deze week dan tijd aan om een helder beeld te krijgen. Je vind inspiratie in het artikel: Rome, Londen of toch Wenen.

Als je niet weet waar je heen wilt, hoe weet je dan welke weg je moet nemen?

2 Maak je acties concreet

Nu je een scherp beeld hebt kun je de doelen door vertalen naar de handelingen die jij moet doen om je doelen te realiseren. Wat zie je jezelf doen, wanneer en hoe vaak wil je dat doen, wat is de beste plek om dat te doen, wat ga je nog regelen om te kunnen starten, wie kan je helpen.
Veel mensen zijn erbij gebaat om een werkritme te creëren. 

Bijvoorbeeld;

  • Iedere vrijdag maak ik de planning voor volgende week.
  • Wekelijks bila om acties voor de komende 2 weken door te nemen
  • Iedere dag beginnen met iets lastigs

3 Laat je niet afleiden

Hoe goed je plan ook lijkt. Er staan altijd afleiders op de loer.
Misschien heb je de e-mail pop-up al uitgezet maar staat de melding op je telefoon nog aan. Of heb je een achterstand en word je onderbroken met voortgangsvragen. Of moet je veel zoeken naar informatie en kom je onderweg allerlei andere leuke dingen tegen. Benoem je eigen valkuilen en onderneem actie. Ook anderen kunnen je storen met onverwachte vragen.

Tip! Zeg op alle vragen in de ochtend ‘nee’ en zorg dat er later op de dag wat ruimte is om de belangrijkste alsnog op te pakken.

4 Gebruik de peilstok

Eenmaal lekker op weg naar je doel is het leuk om je successen te vieren. Dat geeft energie en motiveert om door te gaan. Soms valt het resultaat een beetje tegen. Ben jij even blij dat je dat tijdig signaleert door je peilstok te gebruiken. Nu kun je nog stappen ondernemen om bij te sturen. Je hebt verschillende instrumenten.
Denk aan het doornemen van een rapportage, een bila met je collega of je agenda planning voor de komende week.  Hoe vol je agenda soms ook lijkt, laat nooit, maar dan ook nooit je wekelijkse agenda onderhoud schieten.

 Wat zijn jouw successen van de eerste maand?

5 Onderneem actie

Deze laatste stap is het sluitstuk naar je succes. Je kunt dingen Beter doen, Anders doen, Meer doen (zelfs mee beginnen) of Minder doen (zelfs mee stoppen).
Let op! Benoem je actie concreet. Bijvoorbeeld:

  • Vanaf nu 1 keer in de week bila met directe collega. In plaats van vaker bila.
  • Ik begin iedere ochtend met een lastige klus, daarna pas mijn e-mail. In plaats van lastige klussen eerst.
  • Ik plan al mijn grote taken in de agenda. In plaats van meer plannen.

Ofwel BAMM in een klap naar betere resultaten.  

Wat kan jij Beter, Anders, Meer, Minder doen voor een succesvol 2014?

Door met een succesvol 2020

Hopelijk ben je blij met je resultaten van deze maand. Anders was het in ieder geval waardevol om even terug te kijken en de 5 stappen naar succes te doorlopen. Pas ze iedere maand toe en houdt de regie over je eigen succes.

Ik wens je een jaar met leuk werk, goede gezondheid en voldoende tijd om leuke dingen te doen met de mensen die jou dierbaar zijn!

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

mailbox de baas

Mailbox de baas

mailbox de baas

E-mail is wellicht een van de grootste tijdvreters. We besteden tijd aan schrijven, lezen, beantwoorden, archiveren etc. Daardoor is slim e-mail gebruik voor iedereen belangrijk. En hoe fijn is het als jij de mailbox de baas blijft?

Ca 80% van de deelnemers aan de PEP® training schatten in dat ze tussen de 15 en 30 e-mails per dag ontvangen en daar gemiddeld 6-8 uur per week mee bezig zijn. Die tijd denkt men nodig te hebben om (complexe) vragen uit te zoeken maar vooral om de e-mails te beantwoorden en archiveren in outlook of klantsystemen zoals CRM-Siebel.  Men erkent vaak dubbel werk te doen door e-mail meerdere keren te zien (bv pop-up, op telefoon én PC) voordat er werkelijk actie ondernomen wordt. Daarnaast wordt e-mail benoemd als grootste afleider. Veel mensen krijgen het gevoel dat ze ‘geleefd’ worden door e-mail. Dat is jammer, het zou juist één van de vele kanalen moeten zijn die je het werk makkelijker maken.

7 tips waardoor jij met slim e-mail gebruik minder tijd verliest:

1. Neem een duidelijke beslissing.
Spreek met jezelf af zodra je een e-mail opent dat je een van de 4 D’s toepast.

  • Doe het nu; – klein/snel af te handen
  • Doe het later; – plan het in bij taken of zet het in een klantensysteem
  • Delegeer het; – hoort het wel bij jou of is het beter als iemand anders het oppakt?
  • Delete; – als het je aandacht niet (meer) nodig heeft. Wil je dergelijke mails niet meer ontvangen? Meld je dan gelijk af.

Zie je inbox als je deurmat, daar laat je ook geen onnodige post op liggen

2. Moet je de e-mail wel bewaren?
Regelmatig zie ik de meest fraaie archief structuren in outlook en sorteert men de e-mail naar onderwerp in wel meer dan 30 mappen. Uiteindelijk wordt hooguit 20% van de bewaarde e-mail nog een keer opgezocht. Je hoeft de ontvangen e-mail niet (in een map op onderwerp) te bewaren als:

  • De inhoud of bijlage van de e-mail ook op intranet, netwerkschijf of CRM systeem staat
  • De verzonden e-mail met je antwoord belangrijker is (zoek het dan bij verzonden items of archiveer je verzonden e-mail)
  • Het een melding van een vergaderverzoek is (staat toch al in je agenda)
  • De mail maar voor een paar weken handig naslagwerk is, bewaar het dan in een mapje ‘algemeen’ of ‘tijdelijk bewaren’

Zelfs als je enkele honderden e-mails in je map verzonden items of tijdelijk bewaren hebt kun je met de zoekfunctie in Outlook op meerdere criteria zoeken.

3. E-mail melding uit.
Velen hebben het al gedaan en zijn unaniem: de e-mail pop-up uitzetten geeft écht meer rust. Denk ook aan de melding op je telefoon!

4. Wat je zaait is wat je oogst.
Voor bijna iedere mail die je stuurt krijg je er minstens 1 terug. Vraag jezelf af of e-mail het slimste kanaal is, of vooral een gewoonte. Kies het juiste kanaal:

  • Face-to-face: voor complexere vragen, bundelen van vragen voor een bila.
  • Telefoon: als je enkele vervolgvragen verwacht of direct wilt afstemmen.
  • Skype: korte vragen die niet gearchiveerd hoeven te worden. Respecteer de beschikbaarheidsstatus van de ontvanger.
  • One note (digitaal kladblok): niet alleen voor jezelf handig maar ook als gedeeld notitieblok in samenwerking met projectgroepen of afdeling. Zo hoef je minder via e-mail rond te sturen.
    • Bijvoorbeeld: ieder voegt zijn eigen vragen/input voor overleg toe, 1 persoon maakt voor het overleg de agenda definitief en iedereen heeft direct de beschikking over de agenda zonder rond te mailen.
    • Andere voordelen: tegelijkertijd te bewerken, slaat automatisch op, zichtbaar wie wat heeft toegevoegd, per notitieblok te bepalen met wie je het wilt delen.

5. Allen beantwoorden – lijsten en CC-mails zijn een genot ;én bron van ergernis. 
Bedenk of je antwoord voor iedereen nodig is, of voor een paar. Gebruik je een lijst? Hebben alle ontvangers in lijst deze info echt nodig? Klap de lijst open met het + om enkele mensen te verwijderen. Ga ook bewust om met het gebruik van CC (ter info, geen actie nodig).
Krijg je toch veel cc-mails? Bundel ze dan door via een regel automatisch naar een CC-mapje te sturen. Nu kun je ze 1 keer per 2-3 dagen snel doorlopen.

Stel dat iedereen een maandlang jou een reply stuurt als de e-mail niet interessant is voor hen hoeveel tijd kost jou dat dan om die te verwerken?

6. De perfecte e-mail bestaat niet.
Maar met deze opmaak tips kom je dicht in de buurt.

  • Vul altijd de onderwerp regel en zet de kern van de vraag erin. Dus ‘voorbereiden voor afspraak op 1 augustus’ i.p.v  ‘afspraak’.
  • Kort en duidelijk met de gewenste actie bovenaan.
  • Toch meerdere vragen in 1 e-mail? Door de vragen te nummeren verdubbel je de kans dat ze allemaal beantwoord worden.
  • Zorg voor prettige lay-out met korte alinea’s en eventueel vet gedrukt wat écht aandacht nodig heeft.
  • Gebruik link of bijlage? Bij interne e-mail is een link aan te bevelen. Zo heeft iedereen toegang tot hetzelfde brondocument en voorkom je allerlei sub archieven.

7. Met stemknoppen kun je de antwoorden ‘sturen’ door vooraf opties te geven. 
Dit is overigens de manier waarop de voormalige president van Amerika, Barack Obama, werkt. Zijn medewerkers verstuurden e-mail met drie mogelijke antwoorden in de stemknop:

  • Akkoord
  • Niet akkoord
  • Verder te bespreken (vergadering)

Veel van bovenstaande tips klinken je vast bekend. De kunst is om er 1 of 2 verbeterstappen uit te pikken die jou tijd besparen. Zo wordt e-mail weer een hulpmiddel in plaats van een doel en krijg je meer tijd om inhoudelijk met je vak bezig te zijn.

Veel werkplezier! e

ver weg of dichtbij

Ver weg of dichtbij bewaren

ver weg of dichtbij

Waar je enkele jaren geleden nog met fysieke documenten werkte, is nu het meeste digitaal. Voorheen had je een beperkte ruimte op je bureau voor de stukken of dossiers waar je mee bezig was, de rest zat in je la of kast. Gezamenlijke stukken vond je in een centraal archief. Inmiddels past alles in dat ene kastje op je bureau, de computer.

Daar kun je de informatie overzichtelijk bewaren, makkelijker delen en heb je het sneller beschikbaar op de plaatsen en momenten dat het voor jou belangrijk is.

Toch zijn er nog veel mensen die in de digitale wereld het overzicht verliezen, veel ‘klikken’ of lang zoeken. Dit leidt tot onnodige werkdruk, irritatie of vermoeidheid door continu filteren met je ogen. Een goed moment om te checken welke praktische vaardigheden jou helpen met minder moeite je werk te doen.

De basisregel is simpel:

Wat je veel gebruikt wil je dichtbij hebben, wat je weinig gebruikt mag verder weg.

10 voorbeelden waar je ver weg/dichtbij kunt toepassen

Je bureau blijft natuurlijk nummer 1.

Zorg dat je alleen die dingen bij de hand hebt die je vandaag nodig hebt. Een opgeruimd bureau zorgt voor overzicht en voorkomt dat je wordt afgeleid door dingen waar je die dag niet aan wilt werken.

Zie de postvak-in als een deurmat.

Daar staat alleen de nieuwe (digitale)post of wat je die dag verwerkt. Alles wat je later doet mag verder weg (op datum) als taak in een takenlijst of CRM systeem.

Bepaal zelf je volgorde van je archiefstructuur.

Waar de meeste systemen eerst alleen op alfabet sorteerden kun je steeds vaker mappen in je eigen volgorde slepen. Wat je veel gebruikt, kun je daardoor dichterbij halen. Kun je je eigen volgorde nog niet bepalen zet dan nummers voor je mapnaam. Dit kun je doen met je outlook mappen, maar ook met de mappen in de verkenner (netwerkschijf) of bv. Query’s van CRM/ERP systeem. In OneNote sleep je de secties in jouw gewenste volgorde en kun je ook makkelijk een pagina tussen voegen of in volgorde slepen.

Tip! Zijn er veel oudere versies die je tijdelijk wilt bewaren? Maak een submap ‘oude versies’ zodat in de hoofdmap alleen de meest recente documenten staan.

Pin programma’s en bestanden aan de taakbalk.

In plaats van een snelkoppeling op het bureaublad of via het startmenu kun je veel gebruikte programma’s (bv. Outlook, Verkenner, Internet, Word) vastmaken aan de taakbalk. Met 1 klik open je het programma.

Daarnaast kun je de veelgebruikte bestanden pinnen (bv. briefsjablonen, actielijsten, mappen op je afdelings- of persoonlijke schijf). Met 2 klikken (rechtermuisknop + gewenste bestand) open je het al.

Stel favorieten in.

Veel mensen gebruiken favorieten in Explorer Microsoft Edge of Chrome. Je kunt ook pagina’s van een intern netwerk toevoegen (bv. Processen, afdelingssite, product informatie).

Wist je dat je ze ook in mappen kunt indelen?

In Outlook heb je een map favorieten. Handig als je meerdere mailboxen beheert om daar de postvak-in van je groepsmailbox naar toe te slepen. Of een submap die je tijdelijk veel gebruikt. Gebruik van de favorieten in de verkenner. Vooral handig om veel gebruikte locaties van de gemeenschappelijke schijf in te zetten.

Bureaublad overzichtelijk?

Nu je kunt pinnen en favorieten hebt ingesteld gebruik je waarschijnlijk minder snelkoppelingen op je bureaublad. Waak ervoor om te veel documenten op je bureaublad te zetten, dan wordt je computer op den duur trager van. Wil je ze tijdelijk ergens kwijt? Maak dan een map ‘tijdelijke documenten’ en zet deze in de favorieten.

Gedeelde agenda’s.

Nadat je een agenda van een collega opent staat hij in de lijst gedeelde agenda’s. Open je regelmatig specifieke agenda’s? Sleep ze dan naar boven om ze dichtbij te hebben.

Open je vaak voor een groep (bv. werkgroep of vergaderruimtes) de agenda’s, maak dan enkele agenda groepen om met 1 klik die agenda’s te openen of te sluiten.

Werkbalk snelle toegang in Outlook, Word, Excel, Power point.

Veel functies die je nodig hebt staan al dichtbij in het tabblad start. Voor sommige functies moet je speciaal naar een ander tabblad. Gebruik je zo’n functie vaak zet hem dan in de werkbalk snelle toegang. Denk bv. aan: snel afdrukken, afdrukvoorbeeld, e-mail, nieuw. Bij Excel is de knop ‘titels blokkeren’ erg handig.

Scherm splitsen.

Met 2 beeldschermen kun je op het ene scherm lezen en het andere de informatie verwerken. Heb je geen 2e beeldscherm? Met de WinKey kun je eenvoudig je scherm splitsen zodat je de gegevens toch dichtbij hebt.

Rechtermuisknop

Last but not least, onder de rechtermuisknop vind je de meest gebruikte functies in een specifieke situatie.

Wat je eerst nog dichtbij wilde hebben kan nu misschien weer wat verder weg of andersom. Neem een half uurtje de tijd om het jezelf zo comfortabel mogelijk te maken. Die tijd verdien je dubbel en dwars terug als je met minder moeite je werkt kunt doen

Heel veel werkplezier!

e-mail etiquette proof

Zijn jouw e-mails Etiquette proof?

e-mail etiquette proof

We versturen en ontvangen dagelijks veel e-mail. Gewoon omdat het makkelijk is, de ander niet bereikbaar is of omdat het een gewoonte is geworden. Daarnaast komen er steeds meer communicatie kanalen bij zoals chatten via skype, slack, whats-app berichten of welke tool je dan ook gebruikt.

Nu ben ik niet zo van regels opleggen, maar er is wel een soort van ‘e-mail etiquette’. Net als het dekken van een tafel in een restaurant. Daarmee maak je het e-mail gebruik voor jezelf en anderen een stuk leuker en efficiënter.

Check of jouw e-mails etiquette proof zijn en kijk wat je nog binnen je team wilt delen.

  1. Vul altijd de onderwerp regel. Hoe concreter je deze vult, hoe duidelijker de actie en groter de kans dat de mail snel wordt opgevolgd. Dus in plaats van ‘lunch’ wordt het ‘lunchen om 12:00?’ In je reply kun je het antwoord al toevoegen in de onderwerp regel b.v. ‘lunchen om 12:00?=> vandaag om 12:30’
    Wil je een mail archiveren maar heeft hij een onduidelijk onderwerp? Pas dan eerst het onderwerp aan.
  2. Gebruik per onderwerp een mail. Voorkom e-mails met totaal verschillende onderwerpen en tijdslijnen. Vaak krijg je maar 1 of 2 van de 5 acties terug. Stuur je de acties in aparte e-mails dan wordt de ene e-mail direct opgepakt, en kan men de rest inplannen in de takenlijst.
    Een e-mail met als onderwerp ‘wekelijks overzicht’ bevat natuurlijk meerdere onderwerpen, vermeld daarin dan duidelijk wat ter info is en wat actie vereist.
  3. Gebruik een vaste omschrijving voor e-mails die gebundeld opgepakt kunnen worden. Zo kan de ontvanger ze snel prioriteren (sorteren) of via een regel naar een aparte map laten sturen. Bijvoorbeeld Terugbelverzoek, FYI: als het alleen ter kennisname is.
  4. Start de mail met wat je verwacht en ga dan verder met de toelichting. Gebruik een prettige lay‑out, eventueel met opsommingstekens.
  5. Geef een korte toelichting op lange bijlagen. Zeker als de persoon niet alles hoeft te lezen is een korte samenvatting en eventuele actie erg effectief.
  6. Deel bijlagen met een hyperlink (CTRL+K) waar mogelijk. Zeker binnen teams kun je beter investeren in een goede centrale team structuur dan ieder voor zich alles archiveren.
  7. Stuur de mail alleen aan de mensen die hem nodig hebben. Zet die personen ook in het veld ‘aan’. Gebruik je een standaard distributielijst waar 2-3 mensen geen actie nodig hebben? Klik dan op het + achter de naam van de lijst zodat alle e-mail adressen zichtbaar worden en verwijder de onnodige namen.
  8. Stuur alleen in de cc als dat echt nodig is. Zeker als iemand veel cc-mails krijgt (ter info) is het effectief om die via een regel in een aparte cc-map te laten komen en gebundeld 1 of 2 keer per week te scannen.
  9. Gebruik @ als een specifiek iemand een bepaalde actie moet doen. In de nieuwere versies van Outlook staat in de kolom ‘vermelding’ een @ als een actie aan jouw naam gericht is.
  10. Stel de afwezigheidsmelding in als je langer dan een dag niet bereikbaar bent. Vermeld ook wanneer ze een reactie van je kunnen verwachten of wie ze kunnen benaderen tijdens je afwezigheid (e-mail en telefoonnummer)
  11. Gebruik een goede handtekening. Veel bedrijven hebben een standaard format voor de e-mail handtekening naar externen. Wist je dat je meerdere handtekeningen kunt maken? Dus bijvoorbeeld ook een voor intern gebruik. Wissel je vaak tussen handtekeningen? Gebruik dan aansluitend de volgende sneltoetsen: Alt (nu komen letters boven de velden) N (naar lint invoegen) NH (naar handtekening) en ga met pijltjes toets naar de gewenste handtekening.

Als je zelf efficiënt omgaat met e-mail versturen zal je ook merken dat anderen anders met jou omgaan. Zijn er nog 1 of 2 collega’s die standaard (te) veel met je mailen? Ga daar dan mee in gesprek om samen door te nemen hoe jullie willen samenwerken. En je raad het al, veel van deze tips kun je ook toepassen op chat berichten.

concentreren

Concentreren hoe goed kan jij het?

concentrerenJe hebt van die dagen dat je je goed kunt concentreren. Helaas gebeurt het ook dat je de slag maar niet te pakken krijgt. Je hoort en ziet alles. Balen, want voor een paar grote klussen komt de deadline al dichtbij. Kon je nu die knop maar omzetten en je concentreren op die keien.

 

 

Wist je dat: 1 uur ongestoord werken al snel 50% meer productie oplevert?

Hiervoor is het belangrijk dat je je aandacht goed leert richten en vasthouden waardoor je in een ‘flow’ komt.

7 tips om beter te concentreren:

Bepaal waar jouw aandacht vandaag / deze week naar toe moet

Het lijkt een open deur, maar het komt nogal eens voor dat je gewoon maar begint met je mailbox of iets wat toevallig langs komt. Inventariseer eerst wat er echt ligt en maak een keuze waar jij jouw aandacht aan wilt geven.

Maak aan het begin van de dag een selectie uit je taken/ to do list

Leeg je hoofd in een takenlijst

We denken associatief, daardoor creëer je zelf onbewust prikkels die je uit je concentratie halen. Bijvoorbeeld omdat je tijdens je klus aan iets anders denkt dat ook nog moet gebeuren. Neem een paar minuten de tijd om alles wat er in je hoofd zit op te schrijven of in een takenlijst te zetten. Daar kun je later weer mee aan de slag.

Haal ‘afleiders’ uit beeld

Naast de acties in je hoofd kan alles wat je in je omgeving ziet of hoort voorkomen dat je in je flow komt. Dus, ruim je bureau op, sluit de werksystemen die je niet nodig hebt, ga nog even naar het toilet of neem nog iets te drinken.

Neem ruimte om over te schakelen voor je aan een concentratie klus begint

Wat is je beste moment om te concentreren?

De meeste mensen komen in de ochtend het snelst in een flow. Sommigen juist wat later op de ochtend of einde van de dag als het weer rustiger wordt op kantoor. Kijk wat jouw beste moment is om de klus te klaren.

Hoe lang kan jij je concentreren?

Wees eens eerlijk, als je eenmaal met een concentratieklus bezig bent geweest, hoelang duurt het voor je ‘gaar’ bent? De Pomodore techniek zegt dat je gemiddeld 25 minuten kunt concentreren en dan 3 minuten pauze nodig hebt. Na 4 keer 25 minuten is het tijd voor een langere pauze. Persoonlijk denk ik dat het voor veel taken te kort is. Maar 6 uur achter elkaar concentratie klussen wordt m ook niet.

Wissel routine taken af met concentratie klussen

Wat is je beste plek om te concentreren?

De open kantoortuinen hebben naast veel voordelen in samenwerking ook het nadeel dat veel mensen zich moeilijker kunnen concentreren. Gelukkig heeft ieder bedrijf wel enkele plekken waar je een periode ongestoord kunt werken. Sommigen werken de eerste 2 uur of laatste uurtjes thuis.

Doe concentratie klussen op een concentratie plek en routine klussen in de kantoortuin

Concentreren kun je trainen

In de huidige wereld zijn we ongemerkt geconfronteerd met heel veel prikkels die de ‘nieuwe werkelijkheid’ zijn geworden. Toch kun je het voorste deel van je hersenen (prefrontale hersenschors) trainen via meditatievormen die je selectieve aandacht verbeteren.

De kern van selectieve aandachtmeditatie is:

  • Je aandacht kunnen richten en vasthouden op een object naar keuze (b.v. je ademhaling).
  • Je bewust zijn van het afdwalen van je gedachten en allerlei andere afleiders. Zo verbeter je jouw zelfreflectie zodat je bewust bent of je nog de juiste dingen doet.
  • Je aandacht los kunnen maken van de afleider en terug brengen naar het object van keuze.

Er zijn allerlei apps en oefeningen die je helpen je selectieve aandacht te trainen. Heb je bijvoorbeeld een Fitbit 3 dan kun je ook de ‘relax’ modus starten voor 2 of 5 minuten.

Een hele simpele concentratie oefening: Sluit je ogen, laat je armen ontspannen naar beneden hangen, tel in gedachten terug van 100 naar 0 in stappen van 2 (100-98-96-94-etc). ps. Denk je dat je collega’s het raar vinden, loop dan even naar het toilet.

Door met aandacht aan grotere/lastigere taken te werken krijg je meer gedaan in een kortere tijd. Vind je het lastig om te concentreren, pas dan bovenstaande tips toe en deel het met directe collega’s zodat zij je kunnen motiveren of juist even met rust laten als je daarom vraagt.

 

 

 

werkplezier plezier in je werk

Gun jezelf meer werkplezier

werkplezier plezier in je werk

Iedereen wil wel meer werkplezier ; met plezier naar het werk en aan het einde van de dag weer met een goed gevoel kunnen afsluiten. Dan ga je ook weer vrolijk naar huis. Natuurlijk zijn niet alle taken even leuk of heb je wel eens een off-day. Wellicht is er (tijdelijk) te veel werk of is de bezetting nog niet op orde. Dan krijg je natuurlijk niet alles weggewerkt en loopt je werkvoorraad ongewenst hoog op. Ook in die fase is het voor jezelf belangrijk dat je er plezier in houdt en tevreden bent over de manier hoe jij je dag /week / maand bent doorgekomen.

Met deze 5 tips krijg je meer werkplezier

Eet die kikker eerst

Ik bedoel niet die kikkers en muizen die nu al in het schap liggen. Maar die K klus waar je al een tijdje tegenaan hikt en die maar niet opgepakt wordt. Er zijn altijd andere dingen die op dat moment urgenter en zeker ook leuker zijn. Maar oh, wat voelt het fijn als die K klus nu eens echt van je bordje is. Dus, niet meer uitstellen, maar eet hem het liefst zo vroeg mogelijk op de dag, dan is de pijn maar kort en loop je daarna weer vrolijk rond. Voor veel mensen draagt dit al enorm bij al meer werkplezier

Overzicht op wat je daarna moet doen

Is die kikker nu eindelijk weg? Gaaf! En dan, wat staat er allemaal nog meer op het programma? Of mis je nog het overzicht? Er zit vast iets in je hoofd, je mailbox vraagt aandacht, je hebt misschien een (taken)lijstje of al zaken in je agenda gezet. Neem even de tijd om het op een rijtje te zetten. Werk kleine dingen gelijk af, zet grote dingen op je lijstje voor een van de andere dagen van de week. De een zet het graag in de agenda, de ander op een takenlijst of CRM systeem. Zo heb je gelijk al stappen gezet om de komende dagen sneller overzicht te krijgen. 

Bepaal de beste volgorde en werkplek

Een goede volgorde heeft niet alleen te maken met prioriteren (dat was die kikker al en die is weg) maar ook met je energie niveau, gemak waarmee je kunt concentreren of stukken waar je hulp van anderen nodig hebt. Is de ander niet beschikbaar probeer dan een ‘afspraak’ te plannen wanneer jullie wel even de koppen bij elkaar steken.

Wat betreft concentratie: kies je beste plek. Het maakt vaak al verschil of je aan een blok van 4 zit of 2. Met je gezicht naar de deur in het midden van de ruimte, of meer aan de zijkant waar bijna niemand langsloopt. Is dit niet genoeg dan heeft ieder bedrijf vormen van concentratie ruimtes. Soms is het gewoon een vrije spreekkamer of leslokaal maar vaak zijn er ook kleinere werkplekken waar je even een paar uurtjes kunt zitten. 

Ga af en toe lummelen

We blijven maar rennen en doorgaan. Tenminste dat denken we. Geheid dat er verschillende ‘loze’ momenten op een dag zijn die je onbewust toelaat. Even kletsen met een collega, nog een keer je berichtjes checken of nét wat langer blijven hangen bij iets wat je nu eigenlijk niet nodig hebt. Best logisch, want de boog kan niet 8 uur per dag gespannen staan. We moeten juist iets meer tijd pakken om afstand te nemen, gewoon even wat ‘lummelen’ zoals hoogleraar Alan Lightman zegt en het liefst in combinatie met bewegen. Neem een aantal keren per dag bewust even afstand van je werk. Ga even offline, haal koffie op een andere etage, loop een rondje, ga even rustig zitten op een stilte plek. Je gaat onbewust zaken verwerken en reflecteren en kom je met veel creatievere oplossingen.

Maak ruimte voor je eigen ontwikkeling

Nieuwe dingen leren kan zo leuk zijn. Soms zijn het maar hele kleine dingetjes waar je al vrolijk van wordt. Die helpen je het werk makkelijker te maken en sneller zaken af te kunnen ronden. Dus ja, maak tijd om dagelijks even de intranet site van je bedrijf te bekijken, wat gaat jou helpen? Deel kennis en vaardigheden met elkaar, doe een leuke sneltoets challenge of een kleine cursus of ga stappen zetten zodat je straks klaar bent voor een grote verandering in een nieuwe functie. Veel bedrijven hebben ook een persoonlijk budget waar je dat soort zaken uit kunt betalen. Als je eenmaal in beweging bent wordt het steeds leuker en smaakt het naar meer.

Een deel van het werkplezier wordt bepaald door je omgeving, maar gelukkig heb je ook een aantal zaken zelf in de hand. Focus op die dingen waar je invloed op hebt en haal daar zoveel mogelijk voldoening uit.

Veel werkplezier!

feestdagen

Feestdagen een lust of een last?

feestdagen

Volgende week is al de eerste feestdag van dit jaar. Voor de meeste mensen met een kantoorbaan een lekkere extra vrije dag. En zo zijn er van de komende 8 weken maar liefst 4 ‘gebroken’ door feestdagen. Privé is dat heerlijk, extra aandacht voor je gezin, familie of rust voor jezelf. Sommigen kunnen het ook nog combineren met de voorjaarsvakantie. Zakelijk is het lang niet altijd prettig.

In de ene functie is het hierdoor misschien rustiger dan normaal, juist omdat er mensen om je heen met vakantie zijn. In de andere functie weet je niet hoe je het geregeld moet krijgen. Veel mensen hebben de neiging om maar af te wachten en te kijken wat er gebeurt. Toch heb je zelf op een aantal punten wel degelijk invloed. Als je die zaken oppakt, heb je zelf nog meer plezier van de extra vrije dagen.

6 zaken die jij kunt beïnvloeden

Heb je goed beeld van je beschikbare tijd?

Met een goed ingerichte agenda weet je niet alleen voor jezelf welke tijd je beschikbaar hebt, maar kunnen anderen ook sneller zien of jij beschikbaar bent. De meeste mensen hebben inmiddels de feestdagen automatisch in de agenda staan (let op, heb je nog de oudere versie van Outlook dan staat Koninginnedag nog op 30 april, sleep die snel naar vrijdag 27 april). Zet op je vrije dagen de status op ‘niet aanwezig’.

Gaan alle vergaderingen door?

Kijk eens kritisch naar de vergaderingen de komende 2 maanden. Handig als je nu al weet welke kunnen vervallen of verzet worden. Waarschijnlijk krijg je op verschillende plekken nog wat extra ruimte. Zeker als je een overleg ook niet hoeft voor te bereiden of uit te werken. Door je via Outlook af te melden (weigeren met bericht) ziet de organisator bij controleren of er voldoende mensen aanwezig zijn om de vergadering door te laten gaan.

Duidelijke verwachtingen wekken

Nu je beeld hebt van de ruimte in je agenda kun je de grotere klussen waar je al deadlines voor hebt goed indelen. Zo houd je beeld op de resterende beschikbare ruimte en kun je de komende periode ook de juiste verwachtingen wekken voor nieuwe afspraken /deadlines of werkverdeling. Heb je voor het realiseren van een van je taken een specifieke collega nodig? Kijk dan nu al samen wanneer dat uitkomt.

Elkaar helpen door te delegeren

Het voordeel van werken in een team is dat je elkaar kunt helpen. Even met elkaar afstemmen wat je nog hebt liggen en hoe je het gezamenlijk realiseert is de mooiste vorm van delegeren. Vaak is het al genoeg om:

  • Even een paar uur de telefoon overdragen en apart gaan zitten zodat je geen werk hoeft over te dragen.
  • Nieuwe klussen die je niet voor een vakantie kunt afwerken direct bij binnenkomst overdragen aan een collega.
  • Klussen waar geen deadline op zit nu al plannen na je vrije dag(en).
  • Lastige klussen die je moet overdragen samen doornemen.

Mail op orde

Als je meerdere dagen vrij hebt vertrek dan met een lege mailbox. Zet desnoods een uurtje voor je vertrek de afwezigheidsmelding vast aan en plan na je vakantie een uurtje extra om je mail bij te werken.

Leeg je hoofd in een takenlijst

Zet je acties zo snel mogelijk in een takenlijst of in je klanten systeem. Gun jezelf aan het einde van een dag nog even 5 minuten om alle losse eindjes die je in je hoofd hebt weg te schrijven. Zo hoef je niets te onthouden tijdens de feestdagen en kun je optimaal genieten.

Tijd voor iets extra’s?

Ben jij toevallig die collega die juist tijd overhoudt omdat anderen weg zijn? Je teamleden zijn je dankbaar als je dat aangeeft in een dagstart. Werk je niet in een specifiek team dan is het een mooi moment voor een mini voorjaarsschoonmaak of je doelen en strategie voor 2018 nog eens goed door te nemen.

Juist in de periode met veel gebroken weken door vrije dagen is het erg waardevol om nét iets meer tijd te geven aan je werkorganisatie en werkplanning. Dan creëer je overzicht en rust in je hoofd zodat je ook kunt genieten van de feestdagen.

Veel plezier!

agenda planning

Agenda planning, hoe houd je overzicht

agenda planning

De druk op de agenda neemt toe. Klanten, collega’s, managers iedereen vraagt een deel van je tijd. In je hoofd weet je precies wat je wilt doen maar soms lijkt het wel of alles ad-hoc is en jij continue moet schakelen om iedereen ter wille te zijn. Dan je acties in je takenlijst of CRM systeem toch maar weer doorzetten naar morgen.

Natuurlijk loop je zo het risico dat  je achterstanden opbouwt. Je creëert wellicht je eigen interrupties omdat je bijvoorbeeld vragen krijgt over je openstaande acties of omdat de druk in je hoofd toeneemt en je minder goed kunt concentreren.
Door je werkelijke beschikbare agenda ruimte visueel te maken creëer je rust en duidelijkheid voor jezelf en je omgeving.

5 Tips om zichtbaar te maken welke ruimte er over is:

1 Geef aan wanneer je aan/afwezig bent

Steeds meer mensen werken flexibel. De een met een avondrooster beschikbaar voor klantafspraken, de ander werkt flexibele uren of gewoon omdat het voor jezelf én je werkzaamheden beter past. Zet je begin-einde werktijd in je agenda als deze afwijkt van de ‘standaard’.  De meeste mensen hebben de feestdagen al automatisch toegevoegd. Outlook zet de status van de afspraak standaard op ‘vrij’ en dat betekent: beschikbaar om te plannen’. Heb je het geluk dat je bedrijf dicht is en je dus niet hoeft te werken? zet de status dan op ‘niet aanwezig’.

2 Benoem je routine taken

In iedere functie herken je een aantal taken die repeterend terugkomen. Denk aan urenschrijven, rapportage maken, signalen opvolgen, mail afhandelen, overleg voorbereiden etc. Als het maar een kleine handeling is past het er wel bij, maar zodra je er minimaal een halfuur voor nodig hebt kan het echt gaan knellen. Zet je belangrijke repeterende taken zoveel mogelijk met een terugkeerpatroon in je agenda. Bedenk ook wat voor soort herinnering je hierop wilt hebben.

3 Plan keien en kiezels altijd in je agenda

Stephen Covey deelt de werkzaamheden in naar keien (1 uur of langer) kiezels (halfuurtje) zand en water (3-10 minuten). Zet je keien altijd in je agenda. Ligt er een hoge druk op je agenda waardoor je weinig tijd hebt om alles bij te werken? Plan dan ook de kiezels en reserveer links en rechts nog wat tijd om zand en water gebundeld op te pakken. Maak je gebruik van bijvoorbeeld CRM Siebel? Zet dan ook die keien in je agenda. De meeste mensen zijn in de ochtend het fitst om de keien op te pakken.

Voorbeelden:
Keien: voorbereiding-uitwerking afspraken, nota’s schrijven, rapportages opstellen, beleidsstukken doornemen, achterstanden wegwerken.
Kiezels: mail bijwerken, korte verslaglegging, agenda planning maken.
Zand en water: terugbel notities, archiveren, afspraken maken.

4 Gebruik de status van de agenda items

Natuurlijk is het voor jou én je collega’s niet fijn als je agenda continu dichtgetimmerd staat. Heb je tijdig voorbereiding of uitwerking gepland dan is er vaak nog ruimte om te schuiven binnen de dag of week. Dat kun je zichtbaar maken met de status afspraak ‘voorlopig bezet’. Dat voorkomt onnodige afstemming. Zit je strak op de deadline en moet het af dan staat de status wel op ‘bezet’.

5 Houd 1/3 ruimte voor ad-hoc

Als je bovenstaande hebt toegepast heb je als het goed is over 2-3 weken nog ca 1/3 ruimte voor ad-hoc. De lopende en nieuwe week waarschijnlijk al iets minder. Bepaal welke minimale ruimte voor ad-hoc nodig is voor jouw functie en laat die ruimte ook in je agenda eventueel met een ‘afspraak: inloop/belacties’. Je creëert ook lucht in je agenda om voor bepaalde afspraken ¾ uur te plannen in plaats van 1 uur.

 Gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te onthouden

Het is zo verleidelijk om acties in je hoofd te bewaren, maar door je agenda goed bij te houden en zichtbaar te maken waar de mogelijkheden zitten wordt het voor jezelf ook makkelijker om keuzes te maken en te prioriteren. Je blijft tenslotte continu beslissen:

Doe ik het nu, doe ik het later, delegeer ik het of delete ik het (afmelden).

Veel werkplezier!