E-mail is wellicht een van de grootste tijdvreters. We besteden tijd aan schrijven, lezen, beantwoorden, archiveren etc. Daardoor is slim e-mail gebruik voor iedereen belangrijk. En hoe fijn is het als jij de mailbox de baas blijft?

Met 15-30 mailtjes per dag heb je al snel een 4-5 uur per week nodig om overzicht te houden, te beantwoorden, op te ruimen. En dan blijven er nog steeds een aantal over waar je écht even rustig voor moet gaan zitten, of een paar uur ‘werktijd’ voor moet plannen. En dan ben jij niet de enige die onbedoeld ook nog dubbel werk doet door dezelfde e-mail meerdere keren te zien (bv pop-up, op telefoon én PC) voordat je hem écht hebt opgeruimd of weggegooid. Kortom, heb jij ook het gevoel dat je geleefd wordt door de e-mail? Door het 1 keer goed aan te pakken en op te ruimen heb je daarna alleen nog een handige methode nodig om het vast te houden.

7 tips waardoor jij met slim e-mail gebruik minder tijd verliest:

1. Neem een duidelijke beslissing.
Spreek met jezelf af zodra je een e-mail opent dat je een van de 4 D’s toepast.

• Doe het nu; – klein/snel af te handen
• Doe het later; – plan het in bij taken of zet het in een klanten/projectsysteem
• Delegeer het; – hoort het wel bij jou of is het beter als iemand anders het oppakt?
• Delete of archiveer; – als het je aandacht niet (meer) nodig heeft. Wil je dergelijke mails niet meer ontvangen? Meld je dan gelijk af.

Zorg dat je mail met een actie op 1 pagina staat. Heb je toch meer mail waar nog een actie op zit? Werk dan met Outlook taken / To Do zodat je de mail uit je inbox kunt halen.

Zie je inbox als je deurmat, daar laat je ook geen post op liggen

2. Moet je de e-mail wel bewaren?
Regelmatig zie ik de meest fraaie archief structuren in outlook met mappen van wel meer dan 30 onderwerpen met daaronder sub mappen. Uiteindelijk wordt hooguit 20% van de bewaarde e-mail nog een keer opgezocht. Je hoeft de ontvangen e-mail niet (in een map op onderwerp) te bewaren als:

• De mail AVG gevoelig is, dan hoort hij zeker in een klantsysteem
• De mail voor anderen ook belangrijk is, dan hoort hij in een klant- projectsysteem of shareomgeving.
• De inhoud of bijlage van de e-mail al ergens staat (intranet, netwerkschijf, systeem)
• De verzonden e-mail met je antwoord belangrijker is (zoek het dan bij verzonden items of archiveer je verzonden e-mail)
• Het een melding van een vergaderverzoek is (de vergadering staat in je agenda)
• De mail maar voor een paar weken handig naslagwerk is, bewaar het dan in een mapje ‘algemeen’ of ‘tijdelijk bewaren’

Zelfs als je enkele honderden e-mails in je map verzonden items of tijdelijk bewaren hebt kun je met de zoekfunctie in Outlook op meerdere criteria zoeken. In de NEW Outlook kun je zelfs gelijk zoeken in Bestanden en Teams.

3. E-mail melding uit.
Velen hebben het al gedaan en zijn unaniem: de e-mail pop-up uitzetten geeft écht meer rust. Denk ook aan de melding op je telefoon!

4. Wat je zaait is wat je oogst.
Voor bijna iedere mail die je stuurt krijg je er minstens 1 terug. Vraag jezelf af of e-mail het slimste kanaal is, of vooral een gewoonte. Kies het juiste kanaal:

• Face-to-face: voor complexere vragen, bundelen van vragen voor een bila.
• Telefoon: als je enkele vervolgvragen verwacht of direct wilt afstemmen.
• Chat: korte vragen die niet gearchiveerd hoeven te worden. Respecteer de beschikbaarheidsstatus van de ontvanger.
• One note (digitaal kladblok): niet alleen voor jezelf handig maar ook als gedeeld notitieblok met projectgroepen of afdeling. Zo hoef je minder via e-mail rond te sturen.

5. Allen beantwoorden – lijsten en CC-mails zijn een genot; én bron van ergernis. 
Bedenk of jouw antwoord voor iedereen nodig is, of voor een paar. Gebruik je een lijst? Heeft niet iedereen uit de lijst jouw mail nodig? Klap de lijst open met het + om enkele mensen te verwijderen. Ga ook bewust om met het gebruik van CC (ter info, geen actie nodig).
Krijg je toch veel cc-mails? Bundel ze dan door via een regel automatisch naar een CC-mapje te sturen. Nu kun je ze 1 keer per 2-3 dagen snel doorlopen.

Stel dat iedereen een maandlang jou een reply stuurt als de e-mail niet interessant is voor hen hoeveel tijd kost jou dat dan om die te verwerken?

6. De perfecte e-mail bestaat niet, met deze opmaak tips kom je dicht in de buurt.

• Vul altijd de onderwerp regel en zet de kern van de vraag erin. Dus
  ‘voorbereiden voor afspraak op 1 augustus’ i.p.v  ‘afspraak’.
• Kort en duidelijk met de gewenste actie bovenaan.
• Toch meerdere vragen in 1 e-mail? Door de vragen te nummeren krijg je waarschijnlijk ook op allemaal een antwoordt.
• Zorg voor prettige lay-out met korte alinea’s en eventueel vet gedrukt wat
  écht aandacht nodig heeft.
• Gebruik link of bijlage? Bij interne e-mail is een link aan te bevelen. Zo
  heeft iedereen toegang tot hetzelfde brondocument en voorkom je allerlei sub
  archieven.

7. Met stemknoppen kun je de antwoorden ‘sturen’ door vooraf opties te geven. 
Dit is overigens de manier waarop de voormalige president van Amerika, Barack Obama, werkt. Zijn medewerkers verstuurden e-mail met drie mogelijke antwoorden in de stemknop of Poll :

• Akkoord
• Niet akkoord
• Verder te bespreken (vergadering)

Veel van bovenstaande tips klinken je vast bekend. De kunst is om er 1 of 2 verbeterstappen uit te pikken die jou tijd besparen. Zo wordt e-mail weer een hulpmiddel in plaats van een doel en krijg je meer tijd om inhoudelijk met je vak bezig te zijn.

Veel werkplezier!