Door te werken met kanalen in Teams kun je gerichter communiceren en je werkzaamheden uitvoeren. Bij het aanmaken van een Team maakt Microsoft automatisch al het kanaal Algemeen. Je kunt dit niet aanpassen of verwijderen. Waarom heb je niet genoeg aan 1 kanaal? Maar hoeveel dan eigenlijk wel?

Laten we als voorbeeld nemen dat je een team aanmaakt voor je afdeling. De afdeling bestaat uit meerdere functies. Bijvoorbeeld 3 managers, een aantal verkopers, een aantal commercieel ondersteuners, een secretaresse, en misschien nog administratieve ondersteuners.

Een aantal zaken wil je met iedereen kunnen afstemmen, een aantal zaken zijn maar voor een specifieke functie interessant. Nu kun je natuurlijk per functie een team aanmaken, maar dan loop je er weer tegenaan dat je op meerdere plekken dezelfde informatie wilt delen, dat is weer dubbel werk.

Kanalen is de eerste laag van je mappen structuur

In de verkenner had je ook een mappenstructuur voor je afdeling of onderdelen van je team. Zie de kanalen in Teams als de eerste laag van je mappen structuur. Dat betekent dat je kunt kijken naar welke thema’s er spelen en wie erbij betrokken zijn.

Indeling op thema’s en betrokkenheid

Kijkend naar je eerste laag van mappenstructuur uit je verkenner herken je wellicht al wat thema’s. Zo kan het zijn dat jullie bezig zijn met:

• Acquisitie, betrokkenen: managers, verkopers en commerciële binnendienst
• Kwaliteitsverbetering, betrokkenen: iedereen
• Afdelingsdoelen, betrokkenen: iedereen
• Project A, betrokkenen: uit iedere functie 1 of 2 mensen
• Beheren website, betrokkenen: b.v. iemand van commerciële binnendienst en iemand van administratie, maar zij krijgen input van iedereen
• En ga zo maar door

Juist bij thema’s waar niet iedereen bij betrokken is, is het waardevol om een apart kanaal te maken. Als je wel allemaal betrokken bent bij meerdere thema’s kun je binnen je kanaal onder het tab bestanden altijd nog extra mappen maken.

Zo is je communicatie gericht op de mensen die het betreft.

(privé) Kanalen maken

Je maakt eenvoudig een kanaal aan door op … achter het Team te klikken en dan kanaal toevoegen.
Alleen bij het aanmaken van een kanaal kun je kiezen voor standaard of privé. Dit kun je later niet meer aanpassen. Bij standaard hebben alle leden van het Team toegang, bij Privé kun je zelf aangeven welke leden van het Team erin kunnen.

Een privé kanaal wordt met een slotje weergegeven en is alleen te zien voor de leden die eraan zijn toegevoegd.

Tip: zet bij standaard kanalen gelijk het vinkje aan bij ‘dit kanaal automatisch weergeven in de kanalenlijst van iedereen.

Kanalen verbergen en meldingen beheren

Als er kanalen zijn waar jij niet bij betrokken bent kun je deze verbergen of de meldingen uit zetten. Zo hou je focus op die kanalen die voor jou belangrijk zijn. De verborgen kanalen kun je altijd weer zichtbaar maken als je daar later behoefte aan hebt.

Kijk ook bij het blog over meldingen beheren wat er gebeurd met de meldingen voor verschillende type berichten in een kanaal.

Met de juiste kanalen in Teams kun je dus gerichter communiceren met de mensen die betrokken zijn. Verder kun je ook bewust kiezen om de komende 2 uur aan het project te werken door alle info in het kanaal bij de hand te hebben.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips