Categoriearchief: Tips

6 Online trainingen Slimmer (samen) werken

6 Online trainingen om Slimmer (samen) te werken

Online trainingen slimmer (samen) werken

De kantoor omgeving is het afgelopen jaar flink veranderd. We zijn met allemaal meer op afstand gaan werken en nieuwe digitale hulpmiddelen gaan gebruiken.

Dat vraagt ook wat van jou in je manier van planning, zelf organisatie en kennis van de systemen

6 Online trainingen en workshops slimmer (samen) werken helpen jou aangehaakt te blijven in de veranderende kantooromgeving. Bekijk hier alle info, of ga via een van de knoppen direct naar de specifieke training.

Alle trainingen kunnen via open inschrijving Online via Teams, maar ook met je eigen collega’s (zowel online als op locatie). Alle trainingen op locatie voldoen aan het veilig werken en leren in de corona periode.

Outlook taak maken van tekst in OneNote

Heb je in verschillende OneNote notitieblokken de verslagen en actielijsten staan en wil je jouw acties goed in beeld hebben zonder dat je alle notitieblokken iedere keer moet na lopen? Je kunt dan een Outlook taak maken van tekst in OneNote. Zo kun je naast je Outlook agenda goed overzicht houden van al jouw openstaande acties.

Outlook taak maken van tekst in OneNote 2016

In de OneNote 2016 versie gaat het heel eenvoudig. Er zit in je menubalk onder het menu start een knop Outlook taken.

Ga voor de tekst staan waar je een taak van wilt maken en open de knop Outlook taken om je keuze voor de termijn te maken. Er komt nu een vlag te staan voor je tekst in OneNote.

Je kunt ook met rechts klikken voor de tekst waarvan je een taak wilt maken en via het snelmenu de taak toevoegen.

Als je kiest voor aangepast dan wordt de Outlook taak geopend en kun je daar de gewenste datum invullen. Je ziet dat de tekst van OneNote wordt overgenomen in het taakonderwerp én een link naar de plek van OneNote waar de tekst staat. Handig als je via Outlook je taak weer opent.

Outlook taak maken van tekst in OneNote

Outlook taak maken in OneNote voor Windows 10

Outlook taak maken via koppeling in OneNote

In OneNote voor Windows 10 zit geen stadaard knop om een taak te maken. Gelukkig kun je daar wel een koppeling ophalen die je zelf in een nieuwe Outlook taak plakt.

Klik met rechts voor de tekst waarvan je een koppeling wilt ophalen. Kies Koppeling naar alinea kopiëren en plak deze in de Outlook taak. Je kunt nu nog het taakonderwerp en de vervaldatum invullen.

Outlook taak maken van tekst in de Webversie

Helaas is er in de web versie geen optie om een taak te maken. Wil je toch Outlook taken maken kies dan eerst voor Openen in app .

OneNote openen in app

Paginaversies in OneNote

Paginaversies in OneNote

Als je veel in OneNote werkt komt het nogal eens voor dat een pagina meerdere keren wordt aangepast. Maar wat als je even terug wilt kijken wie wanneer welke aanpassing heeft gedaan? Of als je iets mist wat persongeluk van de pagina is verwijderd? Met Paginaversies in OneNote heb je snel de verschillende versies weer in beeld.

Knop paginaversies in OneNote aan of uitzetten

Sta je op een pagina, dan kun je in het tabblad geschiedenis de knop paginaversies eenvoudig aan en uitzetten door op de grote knop te drukken.

Onder de pagina waar je op stond komen dan één of meerdere grijze pagina namen te staan met de datum van wijziging en de persoon die de wijzigingen heeft gemaakt.

Klik je op een van de grijze pagina’s dan zie je in het groen gearceerde deel de wijzigingen, loop je van onder naar boven door de verschillende versies dan krijg je een goed beeld van de aanpassingen.

Paginaversies in OneNote

Paginaversie terugzetten

Wil je een oude paginaversie terugzetten, klik dan met rechts op de betreffende versie en kies versie herstellen.

Wil je alleen een stukje van de inhoud terugzetten dan kun je dat het makkelijkste even kopiëren en plakken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Teskt automatisch aanvullen iPhone

Tekst automatisch aanvullen op je iPhone

Typen op je telefoon gaat minder snel dan op je computer. Maak het jezelf makkelijk en maak trefwoorden aan die je tekst automatisch aanvullen op je iPhone.

Je hebt vast bepaalde lange woorden die je vaak gebruikt in een WhatsApp berichtje of E-mail. Zo gebruik ik het woord ‘misschien’ of ‘waarschijnlijk’ regelmatig, maar ook ‘PEP trainingen’ gebruik ik regelmatig.

Wist je dat je ook volledige zinnen kunt laten vervangen?
In de particuliere versies van WhatsApp kun je niet standaard een afwezigheidsmelding aanzetten. Gelukkig kun je wel een standaard tekst maken die je met een trefwoord eenvoudig kunt versturen.

Teskt automatisch aanvullen iPhone

Op de iPhone werkt het als volgt:

  • Ga naar instellingen, algemeen, toetsenbord, tekst vervanging
  • Kies + om een nieuwe tekst vervanging te maken
  • Type het woord of de zin die je wilt laten vervangen
  • Kies een trefwoord of code
    Tip! voorkom dat je trefwoorden kiest die j ook als normaal woord gebruikt. Dus voor vakantie kun je beter @vak kiezen dan ‘vak’

Nu je een trefwoord hebt gemaakt kun je deze overal op je telefoon gebruiken. bijvoorbeeld als je een WhatsApp berichtje schrijft, in de e-mail, agenda, internet etc.

Je zult zien hoe snel het werkt en de trefwoorden je tekst automatisch aanvullen naar het hele woord of de hele zin.

Op andere toestellen zal dit ongetwijfeld ook kunnen, kijk even bij je instellingen.

Heel veel succes en snel type plezier!

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Video structuur van Teams

Structuur Teams in vogelvlucht

Als je voor het eerst in Teams werkt dan is het even wennen hoe alles in elkaar zit. Heb je de structuur eenmaal te pakken dan wijzen heel veel handelingen voor zich. Bekijk deze video om de structuur van Teams in vogelvlucht eigen te maken.

Nu je beter zicht hebt op de structuur van Teams is het makkelijker de andere handelingen eigen te maken.

Het fijne is dat heel veel handelingen bekend zijn van andere Microsoft onderdelen.
Zo zijn altijd het menu met meer acties, kun je nog steeds straffeloos op de rechtermuisknop drukken voor meer opties en word je vrij soepel door bepaalde stappen geleid. Natuurlijk kun je ook de andere blogs over Teams lezen zodat je meer inhoudelijke kennis op doet.

opgeslaggen berichten

Overzicht op acties in Teams

Niets zo vervelend als door alle berichten moeten scrollen om te kijken waar jij nog een actie moet doen. Leer jezelf gelijk een methode aan om het overzichtelijk te houden. Natuurlijk hangt het er vanaf hoe jij je acties in beeld houdt. Hoe hij jij nu overzicht op acties in Teams?

Heb je geen digitale actielijst? Kies voor bericht opslaan

Als je voorheen enkele mailtjes in je postvak-in had staan en dat waren je enige open acties, dan had je geen aparte takenlijst nodig. Nu in Teams wordt het snel een brij aan berichten. Een bericht op ongelezen zetten is best ‘gevaarlijk’ omdat hij snel weer overspringt op gelezen.

Je kunt er dan beter voor kiezen om achter het bericht op te klikken en te kiezen voor bericht opslaan.

Klik je daarna op je profiel foto dan zie je onder opgeslagen de berichten bij elkaar, tot jij ervoor kiest om het clipje te verwijderen. Zodra je op een bericht klikt zoekt Teams gelijk de inhoud van het gesprek erbij.

Opgeslagen berichten

Werk je met Outlook taken? Maak een koppeling

Zolang je ook nog e-mail krijgt is het werken met Outlook taken erg prettig. Klik dan op achter je bericht en kies voor koppeling kopiëren. Nu kun je in Outlook een nieuwe taak maken en in het tekst veld de koppeling plakken. Vul de rest van de informatie in zoals je altijd gewend was.

Zodra je de taak oppakt kom je met de link direct in het bericht in Teams. Heb je het gelijk bij de hand als je ook nog een antwoord moet geven.

Koppeling bericht Teams aan Outlook taken

Werk je met Planner binnen Teams? Maak een koppeling

Inmiddels zijn diverse teams ook aan de slag met Planner. Klik ook dan op achter je bericht en kies voor koppeling kopiëren. Maak in Planner een nieuwe kaart aan en ga naar bijlage toevoegen. Kies daar voor koppeling. In het volgende scherm kun je de koppeling plakken en een naam eraan geven.

In je kaartje staat nu de koppeling naar je bericht en heb je alles weer bij de hand als je ermee aan de slag gaat.

koppeling bericht Teams aan Planner

Het is nog even wat handmatig werk, maar daar heb je snel handigheid in. De waarde van overzicht op je acties in Teams maken dat dubbel en dwars waard.

ik verwacht dat het niet lang duurt voor alles nog meer geïntegreerd is.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Samenwerken in bestanden van Teams

Veruit de meeste winst haal je uit het samenwerken in de bestanden van Teams. Niet meer rondmailen, overal opslaan, zoeken naar de juiste versie, wie moet nog feedback geven én je kunt nu echt tegelijk in hetzelfde document werken.

Kies het juiste kanaal

Voor je nieuwe bestanden gaat maken of bestaande bestanden gaat uploaden kijk je eerst welk kanaal het meest geschikt is. Daarna kun je binnen het kanaal kijken of er nog een aparte map nodig is die refereert naar het onderwerp.
Beperk het aantal mappen tot 2 lagen diep voor het beste overzicht.

Bestanden uploaden of direct in Teams maken

Had je nog bestanden op een netwerkschijf staan dan kun je die makkelijk up-loaden. Maar je kunt ook direct nieuwe bestanden aanmaken vanuit Teams. De verkenner heb je dan niet meer nodig. Zo voorkom je dat je op 2 plaatsen versies bewaart.

Bestanden in Teams nieuw of uploaden

3 apps om bestanden in te bewerken

Je kunt de bestanden direct in Teams bewerken, openen in Browser (online variant), of openen in Desktop-app (die je standaard op je PC hebt staan). Klik op achter het bestand of klik met rechts op het bestand en kies openen om je keuze te maken.

Klik je alleen op de naam van het bestand dan wordt hij automatisch in Teams geopend. Daar kun je in de menubalk nog steeds kiezen voor openen in desktop-app of via openen in browser

bestand openen in desktop-app of browser vanuit Teams

Ongeacht in welke app je het bestand bewerkt, het wordt altijd direct doorgevoerd in de versie die in Teams staat. Zo is het voor iedereen up-to-date.

Het grote voordeel van rechtstreeks in Teams bewerken is dat je de berichten ernaast ziet. Bijvoorbeeld als je om feedback hebt gevraagd. Het nadeel van werken in Teams is dat je het bestand altijd moet sluiten als je naar een ander onderdeel in Teams wilt.

Bij de Browser of Desktop app kun je wel makkelijker wisselen tussen andere onderdelen in Teams of meerdere bestanden uit Teams gelijk open zetten.

Tegelijk in bestanden werken

Zodra je met meerdere personen in een bestand werkt zie je bovenaan een bolletje met de eerste letter van de voornaam. Zweef je er met je muis overheen dan zie je wie dat is.

Ook zie je op welke plek in het document de ander aan het werk is. Ben je even weggeweest uit het document, dan krijg je ook een melding dat iemand iets nieuws heeft gedaan.

Samenwerken in bestanden in Teams

Let op! Je kunt alleen gezamenlijk bewerken als de bestanden de nieuwe indeling hebben. Dus voor Word heb je een .docx indeling nodig in plaats van de oude .doc.

Versiegeschiedenis van gezamenlijk bewerkte bestanden

Nu lijkt het in het begin even spannend of het wel goed gaat. Weet dan dat je makkelijk de versie geschiedenis kunt terug kijken via bestand, info, versiegeschiedenis.

Zo kun je door de veranderingen heen lopen, een oudere versie terugzetten of delen kopiëren en plakken waar jij het weer hebben wilt.

Versiegeschiedenis bij samenwerken in bestanden

Ik denk dat je nu wel een aardige basis hebt hoe je kunt samenwerken in de bestanden van Teams. Heel veel productiviteitsplezier!

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

bericht maken in Teams

Do’s en dont’s voor berichten in Teams

De interne e-mail wordt overbodig als je alle communicatie op een goede manier in Teams doet. Om de berichten in Teams voor iedereen overzichtelijk en werkbaar te houden vind je hieronder de belangrijkste etiquette afspraken die je met elkaar kunnen maken.

Gebruik van de chat versus berichten (posts) in een kanaal

Chatten in skype is erg populair om even kort iets met iemand af te stemmen zonder dat je het langere tijd moet bewaren of voor een grotere groep belangrijk is. Dit is dezelfde lijn die je ook voor berichten in Teams kunt hanteren. Dus kijk eerst of een chat afdoende is, zo niet kies dan pas voor een bericht in het kanaal.

Gebruik het juiste kanaal

De eerste vraag die je jezelf stelt als je iets wilt versturen: voor wie is het bedoeld en hebben we daar een speciale plek voor? Door een bericht gelijk in het juiste kanaal te plaatsen heb je daar de juiste betrokkenen en de juiste bestanden bij de hand.

Gebruik de Onderwerp regel en opmaak

Bij veel berichten wordt het snel onoverzichtelijk. Gebruik net als bij e-mail altijd een onderwerp op het hoofdbericht. Dus in plaats van snel een bericht typen onderaan het kanaal druk je op de grote A met pen zodat het berichtenscherm openklapt. Nu heb je alle opties bij de hand inclusief de bekende opmaak mogelijkheden. Klik rechts onder op het pijltje om te verzenden.

Bericht met opmaak in Teams en onderwerp toevoegen

Beantwoorden van een gesprek

Bij e-mail vind je het ook prettig als er een ketting ontstaat zodat je alles nog terug kunt lezen. In Teams doe je dat door op beantwoorden te klikken.
Als je dan een enter geeft aan het einde van je zin wordt het bericht verzonden.

Gebruik aan het einde van een zin shift+enter om een nieuwe regel te starten zonder te verzenden.

Klik je alsnog op grote A met pen dan kun je ook hier weer de opmaak aanpassen.

bericht beantwoorden in Teams

Bewerk je bericht als dat nodig is

Wilde je nog iets meer toevoegen? Ga dan naar … bewerken in plaats van wéér een antwoord toevoegen.

Bericht bewerken in Teams

Reageren met een emoji

Gebruik de duim omhoog als je het eens bent met de gestelde vragen in het bericht. Dit voorkomt een hele lange berichtenreeks met antwoorden als ‘ik ben het ermee een’ en ‘ik ook’. Zodra je met je muis over het bericht zweeft komt de emoji balk naar boven.

Gebruik @vermeldingen

@vermelding[naam van teamlid] is te vergelijken met iemand in de ‘aan’ te zetten van een e-mail. Je verwacht een actie, en de ontvanger krijgt dan een melding in zijn activiteiten. Ook kun je in je activiteiten filteren op berichten waarin jij vermeld bent.

zoeken op vermeldingen in Teams

Gebruik zo min mogelijk @vermeldingen op team of kanalen

Het lijkt makkelijk, maar doe dit echt alleen als het voor iedereen belangrijk is. Niemand zit te wachten veel (voor jou) onnodige informatie. Als er geen vermelding is kun je het zien als ‘ter info’ en wordt de naam van het kanaal vet gedrukt om te laten zien dat er ongelezen berichten in staan.
Ook nu zie je rechts een icoontje van Team vermelding of Kanaal vermelding.

Team en kanaal vermeldingen in Teams

Het nut van kanalen in Teams

Door te werken met kanalen in Teams kun je gerichter communiceren en je werkzaamheden uitvoeren. Bij het aanmaken van een Team maakt Microsoft automatisch al het kanaal Algemeen. Je kunt dit niet aanpassen of verwijderen. Waarom heb je niet genoeg aan 1 kanaal? Maar hoeveel dan eigenlijk wel?

Laten we als voorbeeld nemen dat je een team aanmaakt voor je afdeling. De afdeling bestaat uit meerdere functies. Bijvoorbeeld 3 managers, een aantal verkopers, een aantal commercieel ondersteuners, een secretaresse, en misschien nog administratieve ondersteuners.

Een aantal zaken wil je met iedereen kunnen afstemmen, een aantal zaken zijn maar voor een specifieke functie interessant. Nu kun je natuurlijk per functie een team aanmaken, maar dan loop je er weer tegenaan dat je op meerdere plekken dezelfde informatie wilt delen, dat is weer dubbel werk.

Kanalen is de eerste laag van je mappen structuur

In de verkenner had je ook een mappenstructuur voor je afdeling of onderdelen van je team. Zie de kanalen in Teams als de eerste laag van je mappen structuur. Dat betekent dat je kunt kijken naar welke thema’s er spelen en wie erbij betrokken zijn.

Indeling op thema’s en betrokkenheid

Kijkend naar je eerste laag van mappenstructuur uit je verkenner herken je wellicht al wat thema’s. Zo kan het zijn dat jullie bezig zijn met:

  • Acquisitie, betrokkenen: managers, verkopers en commerciële binnendienst
  • Kwaliteitsverbetering, betrokkenen: iedereen
  • Afdelingsdoelen, betrokkenen: iedereen
  • Project A, betrokkenen: uit iedere functie 1 of 2 mensen
  • Beheren website, betrokkenen: b.v. iemand van commerciële binnendienst en iemand van administratie, maar zij krijgen input van iedereen
  • En ga zo maar door

Juist bij thema’s waar niet iedereen bij betrokken is, is het waardevol om een apart kanaal te maken. Als je wel allemaal betrokken bent bij meerdere thema’s kun je binnen je kanaal onder het tab bestanden altijd nog extra mappen maken.

Zo is je communicatie gericht op de mensen die het betreft.

(privé) Kanalen maken

Je maakt eenvoudig een kanaal aan door op achter het Team te klikken en dan kanaal toevoegen.
Alleen bij het aanmaken van een kanaal kun je kiezen voor standaard of privé. Dit kun je later niet meer aanpassen. Bij standaard hebben alle leden van het Team toegang, bij Privé kun je zelf aangeven welke leden van het Team erin kunnen.

Een privé kanaal wordt met een slotje weergegeven en is alleen te zien voor de leden die eraan zijn toegevoegd.

Tip: zet bij standaard kanalen gelijk het vinkje aan bij ‘dit kanaal automatisch weergeven in de kanalenlijst van iedereen.

Prive kanalen Teams

Kanalen verbergen en meldingen beheren

Als er kanalen zijn waar jij niet bij betrokken bent kun je deze verbergen of de meldingen uit zetten. Zo hou je focus op die kanalen die voor jou belangrijk zijn. De verborgen kanalen kun je altijd weer zichtbaar maken als je daar later behoefte aan hebt.

Kanalen verbergen Teams

Kijk ook bij het blog over meldingen beheren wat er gebeurd met de meldingen voor verschillende type berichten in een kanaal.

Met de juiste kanalen in Teams kun je dus gerichter communiceren met de mensen die betrokken zijn. Verder kun je ook bewust kiezen om de komende 2 uur aan het project te werken door alle info in het kanaal bij de hand te hebben.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Meldingen profiel Teams

4 Manieren om meldingen in Teams in te instellen

Iedereen vraagt heel de dag aandacht. Naarmate je meer in Teams werkt merk je dat ook daar de nodige meldingen komen. In het begin is het handig, maar als je dagelijkse vanuit Teams werkt heb je geen e-mails meer nodig. Wordt de POP-up al irritant en wil je van bepaalde kanalen of gesprekken ook niet iedere keer iets zien.
Tijd om even 5 minuten te besteden zodat jij je meldingen in Teams goed kunt instellen.

Meldingen bij je profiel instellen

In je profiel stel je de basis in die in principe voor ieder kanaal geldt tenzij. Over het algemeen heb je per instelling 3 of 4 opties.

Banner en e-mail Je krijgt een pop-up op je bureaublad en een e-mail
Banner Je krijgt een pop-up op je bureaublad
Alleen weergeven in feed Je ziet de melding bij activiteiten staan. De activiteiten blijven 14 dagen staan
Uit Je krijgt niets

Bij de meeste onderdelen kun je volstaan met alleen weergeven in feed.

De instelling onder vermeldingen geldt dus als iemand @jouw naam, @kanaal naam of @team naam heeft getypt. Als er berichten zonder @ worden geplaatst dan is het kanaal vetgedrukt van ongelezen.

Meldingen bij profiel van Teams instellen

Onder overige, meldingsgeluiden kun je ook kiezen wanneer je een geluid wilt horen.

Let op! Ben je gast bij een ander bedrijf? Dan moet je daar ook alle meldingen opnieuw instellen.

Kanaal meldingen

Standaard zijn kanaalvermeldingen uitgeschakeld en worden ze alleen weergegeven in de feed bij activiteiten overzicht. Je kunt per kanaal aangeven welke melding je wilt ontvangen.

Kanaalmeldingen Teams instellen

Let op! Als je een kanaal verborgen hebt krijg je in principe ook geen meldingen meer, tenzij de afzender @jouw naam, @kanaal naam of markeren als belangrijk heeft gebruikt.

Melding op gesprekken uitschakelen

Sommige gesprekken zijn zo ‘hot’ dat je in korte tijd heel veel meldingen krijgt. Wil je dat niet en kijk je over een paar dagen wel wat er allemaal in een gesprek is besproken? Zet dan op het begin van het gesprek de melding bij het gesprek uit.

Je krijgt nu alleen nog meldingen als iemand je alsnog in dat gesprek een @jouw naam stuurt.

Meldingen op gesprekken in Teams

Status op niet storen

Wil je even helemaal niet afgeleid worden? Zet dan de status bij je profielfoto op niet storen. Je instellingen worden niet aangepast, maar alle meldingen worden tijdelijk gedempt tot de status weer is aangepast.

Status instellen Teams

Kortom, als je even de tijd neemt om je instellingen goed te zetten creëer je heel veel rust en kun je nog beter focussen.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips