Categoriearchief: Tips

Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken

Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken

Als je met een grote groep in Teams werkt heb je misschien net wat meer kanalen in een Teamssite staan dan dat jij nodig hebt. Gelukkig kun je Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken zodat jij toch overzicht houdt op alles wat voor jou belangrijk is.

Teams kanalen verbergen

Klik op de … achter een kanaal en kies verbergen. Onderaan de Teamssite zie je onder een blauwe link alle verborgen kanalen staan.

Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken

Je kunt nog steeds de info uit een kanaal zichtbaar maken door op verborgen kanalen te klikken en dan het betreffende kanaal te kiezen. Hij staat dan tijdelijk cursief gedrukt in je rijtje met kanalen. Zodra je het kanaal verlaat wordt hij weer automatisch verborgen.

Kanaal zichtbaar maken

Wil je het kanaal weer zichtbaar maken ga dan weer via de link verborgen kanalen naar het kanaal en klik op weergeven. Vanaf nu blijft het kanaal weer in beeld.

Goed op te weten:

  • verborgen kanalen worden ook vet weergegeven (ongelezen) als er iets nieuws in staat
  • je krijgt in het activiteitencentrum geen melding als het kanaal of team is vermeld
  • je krijgt in het activiteitencentrum wel een melding als je persoonlijk bent vermeld (@jolanda)
Onderwerp bij een Teams bericht

Onderwerp bij een Teams bericht

Vind je het ook zo irritant als je een e-mail krijgt zonder onderwerp regel? Gelukkig is het al heel normaal geworden om die altijd te vullen. Nu we steeds meer in Teams werken krijg je minder e-mails en wordt er meer via de posts gecommuniceerd. Wist je dat je ook een onderwerp bij een Teams bericht kunt maken?

Voor mij is het een van de grootste irritatiebronnen dat het nog nauwelijks gebeurt. Alle berichtjes lijken dan een brij aan woorden. Ik realiseer me dat het vooral komt omdat mensen niet weten dat het kan, dus bij deze ‘de gouden Teams tip’

Opstelvak openen voor opmaak

De meeste mensen klikken op ‘nieuw gesprek’ en beginnen gelijk in de regel te typen. Met shift+enter kun je dan toch naar een volgende regel gaan en met enter wordt het bericht verzonden.

Om een onderwerp bij een Teams bericht te typen moet je echter het opstelvak openen. Dit doe je door op grote A te klikken of ctrl+shift+x te gebruiken.

onderwerp bij een teams bericht

Nu krijg je een rianter scherm waar je, naast onderwerp nog meer opmaak mogelijkheden kunt gebruiken. De standaard sneltoetsen van CTRL+b (vet) CTRL+i (schuin) en Ctrl+u (onderstreept) werken hier overigens ook.

Als je in het opstelvak de enter gebruikt ga je gewoon naar de volgende regel, dus je kunt ook niet per abuis het bericht te vroeg versturen. Om het bericht te versturen klik je rechts onderaan op de verzendknop.

Opmaakvak bij chat en vergadering

Ook bij een chat en vergadering kun je het opmaakvak openen. Zo voorkom je ook daar dat je te snel iets verstuurt. Helaas kun je daar geen onderwerp gebruiken. Wie weet komt dat nog.

Bijlage toevoegen

Overigens zie ik ook regelmatig dat mensen beschrijven waar ze een document hebben geplaatst, maar met de paperclip naast de grote A kun je heel eenvoudig het bestand koppelen.

Gebruik dus vanaf nu een onderwerp bij een Teams bericht en koppel de bestanden voor nog meer overzicht en werkplezier.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Aankondiging in teams

Aankondiging in Teams

Als je eenmaal met Teams werkt merk je dat er behoorlijk wat info langskomt. Om niet te verdwalen in een wir war aan info is het handig als je een aantal etiquette volgt. Maar soms wil je juist dat een bericht extra aandacht krijgt en voor iedereen opvalt maak dan een aankondiging in Teams.

Tekstveld openen

Leer jezelf aan om in Teams altijd het tekst veld te openen. Klik je op een nieuw gesprek, klik daarna altijd gelijk op de grote A links onder de regel. Hierdoor krijg je alle opmaak mogelijkheden in beeld en hoef je ook niet meer bang te zijn dat de regel met een <enter> te vlug verstuurd wordt.

Bovenaan in het uitgeklapte tekstveld kun je kiezen tussen Nieuwgesprek (standaard) of Aankondiging.

Tekstveld in Teams

Aankondiging in Teams maken

Zodra je voor aankondiging gekozen hebt zie je gelijk al het verschil in layout met de nodige opties:

  • achtergrond kleur aanpassen
  • kop tekst toevoegen
  • afbeelding toevoegen

Net als bij standaard berichten kun je ook aangeven of iedereen kan antwoorden en of je het in 1 kanaal of meerdere kanalen wilt plaatsen.

De rest van het tekstveld kun je natuurlijk ook gebruiken, of een bijlage toevoegen. Met de verzendtoets rechtsonder wordt je aankondiging geplaatst.

Wedden dat het opvalt?

Aankondiging in Teams

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

OneNote notitieblokken sluiten of verwijderen

OneNote notitieblokken sluiten of verwijderen

Als je al een tijdje met OneNote werkt heb je waarschijnlijk meerdere notitieblokken in gebruik. Je kunt OneNote notitieblokken sluiten of verwijderen zodat je overzicht houdt in je desktop app. Het sluiten is vooral handig als ze voor jou (tijdelijk) niet meer nodig zijn, maar anderen er nog wel in werken. Met verwijderen ruim je het echt op en verdwijnt het naar de prullenbak.

De OneNote notitieblokken staan ergens op een plek opgeslagen. Bijvoorbeeld in je Teams omgeving, op je eigen OneDrive of op een netwerkschijf. Zodra je bijvoorbeeld vanuit Teams een notitieblok opent in de Desktop app dan blijft het notitieblok in je desktop app staan. Zeker als je een blok veel gebruikt is de desktop app gebruikersvriendelijker dan rechtstreeks in Teams werken.

De inhoud blijft keurig gesynchroniseerd, dus anderen zien wat jij aanpast en kijk je weer in de Teams omgeving zie je jouw aanpassingen ook (soms met lichte tijdvertraging)

Notitieblokken sluiten in de desktop app

Gebruik je het notitieblok niet meer, dan kun je hem in de desktop app sluiten en blijft hij gewoon in de Teams omgeving (of je OneDrive of netwerkschijf) staan. Je kunt hem dan later weer alsnog openen, of gewoon rechtstreeks in Teams bewerken. Ook je andere collega’s kunnen er nog gewoon in werken.

  • klik met rechts op het notitieblok dat je wilt sluiten
  • kies onderaan dit notitieblok sluiten
OneNote notitieblokken sluiten of verwijderen

In de Windows 10 desktop app werkt dit hetzelfde alleen staat de regel in het midden.

OneNote notitieblokken verwijderen

Als je een blok helemaal niet meer nodig hebt, dan kun je er ook voor kiezen om deze te verwijderen.

  • Ga naar de plek waar het notitieblok is opgeslagen (Teams, OneDrive, netwerkschijf) zodat je zeker weet waar je hem straks moet verwijderen
    • weet je het niet? Zweef met je muis over het notitieblok in OneNote om het pad te zien
  • Sluit nu eerst het notitieblok in je desktop app
  • Verwijder dan het OneNote bestand in je OneDrive, Teams of netwerkschijf. Je collega’s kunnen er nu dus ook niet meer bij!

Kijk een paar keer per jaar welke notitieblokken je nog gebruikt. Je kunt dan ongebruikte OneNote notitieblokken sluiten of verwijderen waardoor je goed overzicht houdt.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

zoeken in OneNote

Zoeken in OneNote

Als je veel in OneNote werkt merk je dat ook daar de zoekfunctie erg belangrijk is. Je kunt in de desktop app zomaar een stuk of 5 notitieblokken hebben staan met de nodige secties en pagina’s. Deze een voor een met je ogen doorlopen als je iets moet zoeken in OneNote is dan geen doen.

Gelukkig is OneNote razendsnel met het doorzoeken van 1 of meerdere notitieblokken.

Op tekst zoeken in OneNote

  • klik in het zoekvenstertje aan de rechterkant (OneNote 2016) of op het vergrootglas aan de linkerkant (OneNote voor Windows 10)
  • type waarop je wilt zoeken
  • pas het zoekbereik aan door te kiezen voor b.v. dit of alle notitieblokken, of zelfs deze sectie (groep) zodat je alleen in de pagina’s van die sectie zoekt.
  • je ziet nu de resultaten geel gearceerd en kunt makkelijk op de verschillende pagina’s klikken om er snel heen te gaan
zoeken in OneNote - teksten

Zoeken op tags in OneNote

Naast het bekende zoeken op teksten kun je ook zoeken op tags. Vooral de taaktag is erg handig als je die gebruikt voor je acties.

In OneNote 2016 vind je hem bovenaan in de knoppenbalk. In OneNote voor Windows 10 moet je eerst naar het vergrootglas om ‘taak’ te selecteren.

zoeken in OneNote op taak tags

Tip: als je taak tags gebruikt in een verslag, zet er dan de initialen voor dan is gelijk helder wie de actie moet oppakken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

zoeken in teams berichten

Zoeken in Teams

Veel mensen moeten het zoeken in Teams nog goed ontdekken terwijl het juist dé manier is om snel iets te kunnen vinden. De zoekbalk in Teams heet niet voor niets de Power Balk.
Helaas zien veel mensen hem over het hoofd omdat hij helemaal bovenaan de pagina staat. Net onder je camera 😊.

Zoekbalk of Power Balk in Teams

Zoeken in Teams zonder enter te geven

We zijn snel geneigd als we iets typen om een enter te geven, maar doe dat nog even niet als je in de zoekbalk van Teams komt.
Type eerst waarop je wilt zoeken en je ziet gelijk een aantal opties uitgesplitst naar: Chats, Teams, of bestanden. Als hier je antwoord al bij staat ben je al klaar.

Tip! Je hoeft lang niet altijd op hele woorden te zoeken, begin klein en zie wat eruit komt.

Zoeken in Teams zonder enter

Zoeken in Teams met enter

Als je in de eerste snelle zoekresultaten nog niet gevonden hebt wat je zocht, geef dan een enter. Nu opent het uitgebreide zoekvenster aan de linkerkant van je Teams scherm.

Om te beginnen kun je kiezen of je wilt zoeken op berichten, personen of bestanden.

Binnen jouw gekozen onderdeel (hieronder als voorbeeld berichten) kun je weer kiezen tussen van, type (alles, chat of kanaal) en meer filters.

zoeken op berichten in Teams

Bij meer filters kun je:  het onderwerp ingeven, de periode waarin het is gemaakt, het team waarin het is geplaatst of zelfs het kanaal waarin je het verwacht en tenslotte of je zelf vermeld was en of er een bijlage bij zit.

Zoals je ziet filter Teams aanvankelijk over alle teamsites heen en hoef je alleen maar een van de resultaten te klikken om razendsnel bij dat bericht te komen. Het bericht waar je naar toe gaat wordt voor de duidelijkheid ook even geel.

Opdrachten in de Power Balk

Naast het zoeken over alle teamssites heen heeft de Power Balk ook nog een opdrachten functie. Je zult ze niet allemaal gebruiken maar type maar eens / in je Power Balk zonder een enter te geven. Je krijgt nu een lijst met opdrachten die je kunt uitvoeren.

Dit voorkomt heel veel klikken met de muis zonder dat je allemaal sneltoetsen uit je hoofd hoeft te leren.

opdrachten in Teams zoekbalk of Power Balk

Het zijn er teveel om ze allemaal te noemen, maar een paar handige zijn:

  • /niet storen om je status te wijzigen, en zo staan er nog meer statussen tussen
  • /chat om direct vanuit de balk een korte chat te sturen
  • /ga-naar om snel naar een ander Team en /of kanaal te gaan
bouwsteen van tekst blok via Snelonderdelen in Outlook

Tekst blokken via Snelonderdelen in Outlook

Gebruik je bepaalde tekst blokken regelmatig? Natuurlijk kun je e-mail sjablonen maken in Outlook of via snelle stappen een standaard mail maken. Maar werk je juist met verschillende bouwstenen in zowel nieuwe als te beantwoorden e-mail, dan is het handig om tekst blokken via Snelonderdelen in Outlook te bewaren en te gebruiken.

Tekst blok via Snelonderdelen maken

Open eerst een nieuwe mail in Outlook en type de tekst waar je een bouwsteen van wilt maken zodat je hem vaker kun gebruiken.
Daarna selecteer je de getypte tekst, ga naar tabblad invoegen, snelonderdelen en klik op selectie opslaan in galerie snelonderdelen.

Tekst blok via Snelonderdelen in Outlook maken
bouwstenen opslaan in Outlook

In het pop-up scherm nieuwe bouwsteen maken type je een voor jou herkenbare naam voor de bouwsteen. Verder kun je nog categorieën maken als je b.v. een onderscheid wilt tussen tekst blokken voor offertes, informatieaanvraag etc.

Nu staat het tekst blok benoemd als bouwsteen bij snelonderdelen en kun je per nieuw of te beantwoorden e-mail die je maakt selecteren welke bouwstenen je nodig hebt.

Je gaat eenvoudig naar het tabblad invoegen, snelonderdelen en selecteert de bouwsteen die je nodig hebt.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Koppeling gesprekken en bestanden in Teams

Koppeling tussen gesprekken en bestanden in Teams

Teams is écht een hele fijne omgeving om in samen te werken. Stel je hebt net een nieuw document in Teams gemaakt en je hoort graag van een aantal collega’s wat zij ervan vinden. Door de koppeling tussen gesprekken en bestanden werkt het ophalen van feedback nog prettige in Teams.

Je stelt de betreffende collega’s de vraag om feedback te geven via een nieuw gesprek waar je het document als bijlage toevoegt. Teams maakt dan een koppeling tussen gesprekken en documenten. Zodat je bij het verwerken van de feedback alles bij elkaar hebt. Voor het gemak lees je hieronder nog de stappen.

Gesprek maken met bijlage

Start een gesprek in het juiste kanaal en voeg met het paperclipje het document toe wat je in Teams hebt gemaakt. Je collega’s kunnen rechtstreeks onder het gesprek hun reacties geven. Maar het is nog makkelijker als zij op de bijlage klikken en gelijk naar het bestand gaan. Teams maakt ook bij de bestanden automatisch een koppeling tussen gesprekken en bestanden.

Gesprek koppelen aan document in Teams

Knop gesprek bij de bestanden

Had je al gezien dat bij de bestanden een knop zit Gesprek? Door deze aan te zetten zie je de inhoud van de gesprekken weer terug. Zo kan iedereen lezen wat er al benoemd is, maar ook direct naast het lezen van het document nog feedback typen.

Knop gesprek weergeven bij bestanden in Teams

Gesprek naast bestand laten zien in Teams

Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om bij een Word document wijzigingen bij houden aan te zetten en dan kan iedereen gelijk zijn feedback in het document verwerken. Juist voor zaken die je nog een keer wilt bespreken is het vermelden in een gesprek zeker zo handig. Dan kunnen collega’s ook nog eens met een like aangeven of ze het een goede aanvulling vinden.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

OneNote notitieblokken en menubalk pinnen

OneNote notitieblokken en menubalk pinnen

De OneNote 2016 versie werkt heerlijk, maar als je de eerste keer het scherm opent zie je maar 1 notitieblok en is het lint dichtgeklapt waardoor je alleen een menubalkje ziet. Juist als je veel in OneNote werkt op een groot scherm kun je eenvoudig de OneNote notitieblokken en menubalk pinnen zodat ze altijd in beeld blijven.

OneNote notitieblokken vastpinnen

Zoals met alles, als je het eenmaal weet is het super simpel. Als je OneNote 2016 voor de eerste keer gebruikt staat meestal het notitieblok [je naam]@werk boven aan. Heb je het al vaker gebruikt dan staat daar waarschijnlijk jouw laatst gebruikte notitieblok.

Klik een keer op het notitieblok en je krijgt een overzicht van alle notitieblokken die je al geopend had. Rechts in dat overzicht kun je op de punaise klikken (pinnen) waardoor je notitieblokken altijd netjes in beeld blijven staan. Zo kun je makkelijk en snel wisselen van het ene blok naar het andere. Vind je het te onrustig? Haal dan de punaise weer los.

OneNote notitieblokken en menubalk pinnen

OneNote menubalk vastpinnen

Met de menubalk is het eigenlijk hetzelfde verhaal. In Outlook, Word etc. ben je er al aan gewend dat het lint is vastgezet zodat je alle knoppen van de menubalk gelijk in beeld staan. In alle Office apps kun je zelf bepalen of je het lint ingeklapt of vastgepind wilt hebben.

Klik 1 keer op het menu start en je krijgt de knoppen in beeld.
Klik je 2 keer op het menu start dan staat de pagina automatisch gepind.
Je kunt ook 1 keer op het menu start klikken en dan rechts achteraan de punaise vastzetten.

OneNote menubalk pinnen
OneN

OneNote Windows 10 en webversie

In de OneNote Windows 10 of de webversie zit iets minder functionaliteit. Dat zie je onder andere omdat er minder knoppen in de menubalk zitten maar meer onder de rechtermuisknop. In de OneNote Windows 10 versie kun je wel met dubbelklikken op start het lint vastzetten, maar de andere opties van pinnen zitten daar niet in.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Nieuwe bestanden maken in Teams

Toen je nog op de netwerkschijf werkte opende je Word of Excel en zodra je bestand klaar was sloeg je hem in het juiste mapje op. Maar hoe moet je nieuwe bestanden maken in Teams?

Nieuwe bestanden maken in Teams gelijk in kanaal

Teams werkt qua gedachte net andersom. Eerst bepaal je waar je iets wilt plaatsen (welk Team en welk Kanaal). Daarna kun je de nieuwe bestanden maken in Teams direct op de plaats waar je hem wilt hebben.

Nieuwe bestanden maken in Teams

Nu je dit uitklapmenu eenmaal gevonden hebt hoef je jouw bestanden niet meer eerst op te slaan in je OneDrive om later te uploaden of te verplaatsen.

Heb je jouw bestand nog wel in je OneDrive staan, of als bijlage van de e-mail binnen gekregen? Dan kun je hem ook makkelijk slepen naar de bestandsmap onder het gewenste kanaal in Teams.

Ben je nog helemaal nieuw in Teams? Kijk dan de video Structuur van Teams in vogelvlucht.

Heel veel plezier in deze geweldige toepassing.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips