Categoriearchief: Outlook e-mail

bouwsteen van tekst blok via Snelonderdelen in Outlook

Tekst blokken via Snelonderdelen in Outlook

Gebruik je bepaalde tekst blokken regelmatig? Natuurlijk kun je e-mail sjablonen maken in Outlook of via snelle stappen een standaard mail maken. Maar werk je juist met verschillende bouwstenen in zowel nieuwe als te beantwoorden e-mail, dan is het handig om tekst blokken via Snelonderdelen in Outlook te bewaren en te gebruiken.

Tekst blok via Snelonderdelen maken

Open eerst een nieuwe mail in Outlook en type de tekst waar je een bouwsteen van wilt maken zodat je hem vaker kun gebruiken.
Daarna selecteer je de getypte tekst, ga naar tabblad invoegen, snelonderdelen en klik op selectie opslaan in galerie snelonderdelen.

Tekst blok via Snelonderdelen in Outlook maken
bouwstenen opslaan in Outlook

In het pop-up scherm nieuwe bouwsteen maken type je een voor jou herkenbare naam voor de bouwsteen. Verder kun je nog categorieën maken als je b.v. een onderscheid wilt tussen tekst blokken voor offertes, informatieaanvraag etc.

Nu staat het tekst blok benoemd als bouwsteen bij snelonderdelen en kun je per nieuw of te beantwoorden e-mail die je maakt selecteren welke bouwstenen je nodig hebt.

Je gaat eenvoudig naar het tabblad invoegen, snelonderdelen en selecteert de bouwsteen die je nodig hebt.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Outlook snelle stappen

Snelle stappen in Outlook

Moet je vaak e-mails sturen naar dezelfde groep mensen of een vergadering plannen? Met de functie snelle stappen in Outlook maak je een knop met een aantal acties die dan automatisch worden uitgevoerd.

Ook nadat je de snelle stap hebt gemaakt kun je hem via ‘snelle stap beheren’ weer makkelijk aanpassen of verwijderen.

Enkele voorbeelden:

Nieuwe e-mail bericht:

Stel je moet iedere week een mail sturen aan een groep personen met een rapportage erin. Via de snelle stappen in Outlook kun je dit helemaal voorbereiden zodat je alleen nog de bijlage hoeft toe te voegen en je kunt de mail al verzenden.

Vergaderverzoeken:

Hetzelfde geldt eigenlijk voor het maken van een vergaderverzoek. Bijvoorbeeld omdat je regelmatig iets moet plannen voor het MT of je (project) team.

In plaats van de optie nieuw bericht kies je dan voor de optie nieuwe vergadering

Outlook Snelle stappen nieuwe vergadering

Let op! Als je de vergadering gaat maken start je dus in je e-mail scherm bij snelle stappen. Hij opent de nieuwe vergadering op de huidige datum en tijdstip. Je kunt dit dus niet starten vanuit je agenda.

Wil je een Teams vergadering? Dan werkt dit ook en klik je nog even op de knop Teams vergadering.

Meerdere acties toevoegen:

Je kunt meerdere acties toevoegen aan snelle stappen in Outlook.

Bijvoorbeeld bij een ontvangen bericht: markeer hem als gelezen, voeg een markering toe en verplaats naar bepaalde map.

Ook dit is vooral handig als je veel mails van dezelfde type moet verwerken. Hou het in het begin simpel en ga de gemaakte knoppen ook echt gebruiken.

Snelle stappen beheren:

Tenslotte, alles wat je maakt moet je ook onderhouden. Dus heb je Snelle stappen in Outlook gemaakt en wil je deze weer aanpassen of verwijderen?

Kies dan onderaan de knop snelle stappen beheren.

Je kunt ze dan ook in jouw gewenste volgorde slepen.

Outlook snelle stappen beheren

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Veldkiezer voor overzicht

Veldkiezer om kolommen toe te voegen in e-mail lijst

Standaard toont Microsoft verschillende kolommen in je e-mail lijst (als je in tabblad beeld de weergave op ‘enkel’ hebt staan). Met de Veldkiezer kun Je de kolommen naar smaak aanpassen.

Zo kun je ongewenste kolommen omhoog slepen tot er een groot kruis komt en dan laat je hem los om te verwijderen. Via de veldkiezer kun je weer kolommen toevoegen.

Klik hiervoor met rechts op de onderwerp regel en selecteer de veldkiezer. Meestal heb je voldoende aan de veelgebruikte velden, zoals bijlage, vermelding, aan, van etc. Soms moet je het bovenste menu even aanpassen naar ‘alle e-mail velden’.

Je kunt nu de gewenste velden eenvoudig uit de veldkiezer slepen naar de rij met kolomkoppen in je e-mail.
Werk je veel met Outlook taken? Dan kun je het daar op dezelfde manier gebruiken.

Veldkiezer


Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips



@vermelding voor actie

@vermelding voor actie in e-mail


We zien het al vaker een @vermelding voor actie in een e-mail. Erg handig als een mail voor een hele groep belangrijk is, maar enkele specifieke acties maar voor 1 of 2 personen nodig is.

Door dan duidelijk te zetten @Jolanda of welke naam dan ook valt het meteen op.

De nieuwste versies van Outlook laten dan in je postvak-in ook een kolom vermelding zien waar een mooie blauwe @ zichtbaar is. Zo weet je dat er iets specifiek van jou verwacht wordt.

LET OP! Type de naam direct achter de @ en selecteer de voorgestelde naam uit je adresboek.

Staat de kolom vermelding er nog niet bij waardoor je de @vermelding niet ziet? Dan kun je hem zelf toevoegen, of heb je nog niet de meest recente release.

@vermelding voor actie

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Stemknoppen e-mail

Stemknoppen in e-mail

Wil je standaard antwoorden ontvangen gebruik dan stemknoppen in je e-mail

Zeker als je bij grote groepen mensen een keuze neer legt is het een heel karwei om ze later goed uit te sorteren en in te delen. Door de e-mail met stemknoppen te versturen krijg je standaard antwoorden terug die jij makkelijk kunt verwerken.

Maak in een nieuwe e-mail de gewenste stemknoppen aan voor bijvoorbeeld een personeelsuitje zodat ze kunnen kiezen uit zeilen, BBQ of fietsen.

Je bent helemaal slim bezig als je per antwoord een aparte map aanmaakt waar ze met regels naar toe gestuurd worden, dan heb je gelijk de juiste aantallen per gekozen onderdeel in beeld.

Dit is overigens de manier waarop de voormalige president van Amerika, Barack Obama, werkt. Zijn medewerkers verstuurden e-mail met drie mogelijke antwoorden in de stemknop:

  • Akkoord
  • Niet akkoord
  • Verder te bespreken (vergadering)

Stemknoppen e-mail

 

 

 

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

Regel CC mail voorwaarden

Regels CC-mails

Met regels CC-mails naar aparte map sturen

CC-mails zijn bedoeld ter informatie. Juist voor mensen die veel cc-mails krijgen kan het handig zijn om de ‘ter informatie’ e-mails uit te sorteren met de ‘actie’ e-mails. Door met regels cc-mails naar een aparte map te sturen haal je tijdwinst uit het verwerken van je e-mails.

Door de CC-mails naar een aparte map onder je postvak in te sturen houd je in je postvak in alleen je actie e-mails over. De CC-mails staan ongelezen in je mapje dus je ziet het vanzelf hoeveel er nog in staan. Door het mapje met cc-mails 1 keer per dag of week door te lopen ben je met minimale inspanning en afleiding toch op de hoogte en verwerk je heel efficiënt je e-mail

Zie hieronder de stappen om het in te stellen. Zoals je ziet kun je regels voor nog veel meer onderdelen gebruiken.

Regels CC-mails voorwaarden Regels cc-mails actie regels cc-mails uitzondering

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Kolommen toevoegen

Kolommen toevoegen in e-mail overzicht

Wil je kolommen toevoegen in je e-mail overzicht?

Als je grote hoeveelheden e-mails in een map hebt staan is het vaak handig als je kolommen ziet (van, onderwerp, ontvangen etc.). Je kunt eenvoudig kolommen toevoegen in je e-mail overzicht. Mocht je nu al geen kolommen zien, kan het zijn dat je jouw leesvenster rechts hebt staan. Werk je op een groot beeldscherm dan kun je het leesgedeelte iets naar rechts slepen en komen vanzelf de kolommen in beeld. Op een klein beeldscherm is dat niet comfortabel maar kun je via beeld/leesvenster het leesvenster (tijdelijk) uit zetten of onder plaatsen.

Om extra kolommen te zien, b.v. ‘in map’ als je een zoekmap over meerdere mappen hebt gebruikt ga als volgt te werk:

  1. Klik in het tabblad beeld op ‘kolommen invoegen’
  2. Kies bij beschikbare kolommen selecteren uit ‘alle e-mail velden’
  3. Selecteer de kolom ‘in map’ en kies ‘toevoegen’

Nu zie je in het overzicht ook in welke (sub) map de e-mail staat.

Kolommen toevoegen

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

 

Zoekmappen maken

Outlook zoekmap oude e-mail voor slim opschonen

Wil je jouw oude e-mail periodiek bekijken en opschonen? Gebruik dan Outlook zoekmap oude e-mail.

Als je uit meerdere outlook mappen je oude e-mail wilt verwijderen kost het nogal wat tijd om ze een voor een door te spitten. Gebruik Outlook zoekmap oude e-mail om snel met een filter over meerdere mappen heen te filteren zodat je de op te schonen mail in een totaal overzicht krijgt. Daarna beslis je zelf of je ze allemaal verwijderd, of een deel nog wilt bewaren.

Zo stel je een zoekmap voor oude e-mail in:

  1. Klik met rechts op zoekmappen
  2. Maak een nieuwe zoekmap ‘Oude e-mail’
  3. Kies de gewenste periode, bijvoorbeeld ouder dan 6 maanden
  4. In dit scherm heb je bij ‘zoeken in’ beperkte keuze, die passen we later aan.
  5. Klik op OK en de nieuwe zoekmap verschijnt onder het kopje zoekmappen.
  6. Klik met rechts op de nieuwe zoekmap en kies voor ‘zoekmap aanpassen’
  7. Selecteer de mappen waarin men moet zoeken + geef aan of Outlook ook in de submappen van de geselecteerde mappen moet zoeken.
  8. LET OP! Als je accountnaam (nog) aangevinkt is + submappen, dan heb je (nog) ALLES
  9. Klik op OK en selecteer daarna de zoekmap. Je ziet nu het resultaat van je zoekacties.

Controleer altijd eerst het resultaat van je zoekmap voor je de inhoud verwijderd. Wil je zien in welke (sub) map de e-mail zit? Voeg dan de kolom ‘in map’ toe aan je outlook overzicht.


Outlook zoekmap maken


Outlook zoekmap oude e-mail bewerken

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

e-mail sjabloon

E-mail sjabloon

Waar je vroeger nog een brief verstuurde voor bijvoorbeeld een afspraak bevestiging gaat tegenwoordig steeds meer via e-mail. Als je binnen je team veel standaard e-mails gebruikt bespaar je veel tijd door een e-mail sjabloon te maken op de G-schijf. Je kunt zelfs al standaard bijlages in het sjabloon toevoegen. Open je het e-mail sjabloon op de G-schijf dan staat de mail al klaar met bijlagen en jouw eigen handtekening. Hoef je alleen nog de specifieke gegevens in te vullen.

Kijk met je teamleden maar eens 2 weken terug welke e-mails veel voorkomen en maak er sjablonen van. Overigens handig om een aparte map ‘e-mail sjablonen’ te maken die je weer kunt toevoegen aan je favorieten.

E-mail sjabloon maken

Type de gewenste tekst in de e-mail en verwijder je handtekening en alle witte regels onderaan.
Voeg eventuele bijlagen en hyperlinks toe.
Kies bestand opslaan als zodat je in de verkenner komt.
Selecteer bij opslaan als het type Outlook sjabloon (*.oft)
Selecteer nu de gewenste locatie.

Tip: kies een locatie waar je collega’s ook bij kunnen. Dan staat alles op 1 vaste plek en zijn aanpassingen voor iedereen toegankelijk.
e-mail sjabloon

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

handtekening outlook

Handtekening in Outlook

Veel bedrijven hebben opmaak voorschriften voor de Outlook handtekeningen voor externe e-mail. Stuur jij 80% van je e-mail extern? Vermeld dan ook je afsluitende zin in je standaard handtekening bijvoorbeeld; Mocht u nog vragen hebben dan hoor ik het graag.

In de desktopversie van Outlook kun je meerdere handtekeningen maken. Daarnaast kun je instellen welke handtekening Outlook automatisch gebruikt voor een nieuwe e-mail en welke voor het beantwoorden van e-mail. Bij het versturen van de mail kun je nog selecteren welke handtekening je dan wilt gebruiken.

In de Online versie van Outlook kun je maar 1 handtekening toevoegen. Wel kun je aangeven of je die voor nieuwe mail en/of beantwoorden van e-mail wilt gebruiken.

Stuur jij 80% van je e-mail intern? Maak dan ook een handtekening ‘intern’ en stel deze als standaard in.

Verder kan het voor parttimers handig zijn om de dagen dat je bereikbaar bent onder je handtekening te plaatsen.

Handtekeningen maken Desktopversie

Ga naar Bestand, opties, e-mail en de knop handtekening.
Klik op nieuw en type een herkenbare handtekeningnaam.
Vul onder in het grote vlak je gewenste handtekening.

TIP! Vaak zijn er voorbeelden beschikbaar of hebben je collega’s al goede handtekeningen.
Kopieer deze en pas je tekst aan, scheelt je veel opmaak werk.

Vul rechts in het scherm in welke handtekening je voor nieuwe berichten wilt en welke voor antwoorden/doorgestuurde berichten.

Handtekening invoegen/veranderen

Open een nieuwe e-mail, klik op tabblad invoegen, handtekening en selecteer de gewenste. De vorige handtekening wordt nu automatisch vervangen door de nieuw geselecteerde.
Tip! onderaan het lijstje staat ook handtekeningen daarmee ga je rechtstreeks naar het menu om je standaard instellingen voor je handtekeningen aan te passen.

handtekening outlook

Handtekening maken Online versie:

Ga naar instellingen (wieltje rechts boven aan)
Klik op alle outlook instellingen
Ga naar e-mail en Opstellen en beantwoorden

Vul hier je e-mail gegevens of kopieer ze uit een verzonden e-mail.
Nu hoef je alleen nog maar aan te vinken of je ze automatisch wilt toevoegen aan nieuwe en/of doorgestuurde e-mail.

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips