Categoriearchief: Outlook e-mail

Favorieten Outlook 2010

Favorieten in Outlook

In Outlook kun je enkele veel gebruikte mappen onder favorieten zetten. Dat is een snelkoppeling naar specifieke mappen in je Outlook.
Handig als je een bepaalde map veel gebruikt of meerdere mailboxen beheert.

Zo haal je wat je veel gebruikt dichtbij en hoef je minder vaak te scrollen.

Ongebruikte favorieten verwijderen

Standaard heeft Outlook een aantal mappen onder favorieten gezet (postvak in, verzonden items, verwijderde items etc). Je postvak in en verzonden items is altijd handig, maar de rest gebruik je waarschijnlijk weinig.
Haal ze weg door met rechts op de map te klikken en kies: ‘verwijderen uit favorieten’. Je verwijdert dan de snelkoppeling en niet de map zelf.

Veel gebruikte mappen toevoegen in Favorieten

Beheer je meerdere mailboxen? Bijvoorbeeld van een collega die met vakantie is of een functionele mailbox? Dan is het vaak wel handig om die postvak in (tijdelijk) in je favorieten te plaatsen.

Ook archiefmappen die je écht vaak gebruikt kun je er heen slepen.
Zo speel je met de snelkoppelingen die je op dat moment nodig hebt en houd je toch je eigen structuur overzichtelijk.

Ik vind het zelf ook altijd fijn als je eigen postvak in en verzonden items er staat. Moet je scrollen naar een archiefmap dan blijven deze 2 toch bovenaan zichtbaar.

Favorieten Outlook 2010

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Email melding uit

EMail pop-up uitzetten in Outlook

De melding ‘e-mail ontvangen’ is een van de belangrijkste verstoorders.

Veel bedrijven hanteren de norm om binnen 24 uur te reageren op een email.
Dat betekent als je gemiddeld 3 keer per dag je email bijwerkt de verwachtingen al overtreft.

Toch hebben veel mensen de e-mail pop-up aan en komen dan niet toe aan de andere belangrijke taken die er ‘al even liggen’.
Help jezelf beter te concentreren door de e-mail pop-up uit te zetten.
Denk ook aan de melding op je telefoon of tablet.

Zo zet je de email pop-up in Outlook Desktopversie uit:

Ga naar bestand, opties, e-mail
Scrol naar het onderdeel ontvangst van bericht
Eigenlijk kunnen alle 4 de vinkjes uit, maar sommigen vinden het nog prettig om de 3e aan te laten staan (een pictogram van een envelop weergeven in de taakbalk).

Email pop-up

Email melding uit (pop-up)

Zo zet je de email pop-up in New Outlook (en Online) uit:

Ga naar instellingen (wieltje rechtsboven) en klik op alle outlook instellingen
Ga naar Algemeen, meldingen en zet ook hier de 4 meldingen uit onder in-app meldingen.

meldingen New Outlook uitzetten

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

outlook categorieën tip agenda items categoriseren

Outlook categorieën

Met outlook categorieën kun je items handig groeperen en selecteren.

De meeste mensen gebruiken de categorieën in de agenda. Dan zie je in 1 oogopslag of je voldoende taken hebt ingepland om je doelen te halen.
Bijvoorbeeld: aantal klantafspraken per week.

Ook bij e-mail, taken en contactpersonen kun je dezelfde categorieën gebruiken.
Vooral handig als je wilt sorteren of zoeken op een bepaalde groep.
Bijvoorbeeld: alle e-mails over project A, alle contactpersonen die prospect zijn, alle taken die ik in de trein kan afhandelen etc.etc.

Nieuwe categorieën maken – wijzigen – verwijderen

Zodra je op een agenda item staat zie je bovenaan in het scherm de optie categoriseren. Klik hem open en kies een categorie die bij het item past.

Om uitgebreidere bewerkingen te doen klik je op alle categorieën, daar kun je wijzigen en verwijderen.

Schoon je ongebruikte Outlook categorieën eerst op zodat je goed overzicht hebt. Klik op de categorie naam zodat deze geselecteerd is en klik dan op verwijderen.

Geef de outlook categorieën gelijk de juiste naam. Voor jezelf handig maar zeker ook voor collega’s die je agenda raadplegen. Ook weer door eerst op de categorie te klikken en dan op naam wijzigen. Zo kun je ook de kleur van je categorie aanpassen.

let op! om te wijzigen of verwijderen moet je niet het vinkje aanzetten, dat doe je alleen als je de categorie van toepassing wilt maken op een item.

outlook categorieën tip agenda items categoriseren

Categorieën in Teams agenda

Zodra je de categorieën in Outlook hebt ingesteld kun je ze ook gebruiken in de Teams agenda. Maak een nieuwe vergadering of open een bestaand agenda item en links boven kun je de categorie selecteren.

Wil je namen, kleuren aanpassen of nieuwe categorieën maken ga dan naar Outlook.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

outlook herinneringen afhandelen

Outlook herinneringen afhandelen

outlook herinneringen afhandelen

Outlook herinneringen is een hulpmiddel, maar leiden soms te veel af of missen overzicht.

Het voordeel van een Outlook herinnering is dat je niets vergeet. Maar al te vaak zie ik dat mensen drukker zijn met het wegdrukken (negeren) van een herinnering dan dat ze er echt voordeel bij hebben.

Neem gelijk één van de 3 acties hierboven zodat de herinneringen helpen om efficiënt te werken:

  • Specifieke afgehandelde herinneringen verwijderen
    => kun je vaak direct doen als de herinnering naar boven komt
  • Alle gemelde herinneringen in eens verwijderen
    => werkt het snelst als je ze tot op heden niet hebt bijgehouden
  • Item uitstellen tot moment dat je weer herinnerd wilt worden
    => werkt goed als reminder op dezelfde dag. Is de taak groot en kun je hem echt pas over enkele dagen doen? plan hem dan opnieuw in.

Noot: Je verwijdert hier alleen de herinnering. Het item (agenda afspraak, taak, e-mail) blijft gewoon bestaan.

Weet je niet meer wat de afspraak was? Met item openen zit je direct in de bijbehorende agenda afspraak, taak of e-mail.

Wil je de standaard herinneringen helemaal niet meer krijgen of per reeks uitzetten? Lees dan deze tips.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

outlook map verwijderde items leegmaken

Map verwijderde items leegmaken

 

outlook map verwijderde items leegmaken

 

Ook de map verwijderde items kan aardig ‘vollopen’. Je hoeft er niet zelf aan te denken. Met deze instelling laat je hem automatisch leegmaken iedere keer als je outlook afsluit.

Ben je bang dat je dingen mist? onder tabblad ‘map’ vind je de knop ‘verwijderde items herstellen’. De meeste bedrijven bewaren de items die uit de prullenbak zijn verwijderd nog 30 dagen in dit ‘buffervat’.

Druk je op de knop verwijderde items herstellen dan kun je de e-mails sorteren op afzender, onderwerp of datum. Vaak vind je hem dan wel.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

e-mail sorteren op pictogram

E-mail sorteren om groepsgewijs op te schonen

Standaard staat je e-mail op volgorde van binnenkomst, maar gebruik je al het gemak van e-mail sorteren?

Heb je maar een paar e-mails in je postvak in zodat ze op 1 pagina passen dan filter je ze al snel met je ogen eruit. Maar wil je nu echt eens goed opruimen, of kom je net terug van vakantie, speel dan eens met deze sorteer technieken.

Weergave in kolommen om snel op te schonen

Zorg in de “oude” Outlook dat je e-mail indeling in kolommen zichtbaar is (tabblad beeld – weergave enkel) en het voorbeeld van bericht uit staat (tabblad beeld). Bekijk eventueel deze video.

Sorteer eerst op soort e-mail door op pictogram te klikken:

e-mail sorteren op pictogram
  • Alle ‘normale’ e-mails staan boven aan, alle ‘afwijkende’ staan onderaan.
  • Ga met CTRL+END helemaal naar beneden.
  • Verwerk eerst je vergaderverzoeken zodat je agenda direct is bijgewerkt.
  • Verwijder onbelangrijke berichten zoals afwezigheidsmeldingen, notificaties etc.

    Tip! De e-mails staan gesorteerd in groepen. Klik op de groepsnaam (hierboven:  Berichtklasse: Vergaderverzoek (3 items)) en op delete om alle mails uit de groep in 1 keer te verwijderen.

    In de NEW Outlook kun je achteraan de kolom filteren op ‘Heeft agenda-uitnodiging’
email sorteren op agenda-uitnodiging in New Outlook

Sorteer dan op afzender:

Focus je eerst op urgente en niet urgente afzenders

  • Kijk groepsgewijs welke mailtjes onbelangrijk zijn / nog te lezen (nieuwsbrieven, interne nieuws berichten etc.) verwijder ze of sleep ze naar een map nog te lezen. Dat kan in de loop van de week ook nog wel.
  • Check of er van bepaalde personen mails met hoge urgentie zijn binnen gekomen. Markeer ze met een vlag (klik rechts op vlag) en kies voor vandaag of morgen zodat ze bovenaan in je Outlook takenlijst komen te staan.

Sorteer dan op onderwerp:

Focus je op meerdere e-mails over hetzelfde onderwerp, dan heb je in korte tijd al veel weggewerkt.

  • Kijk groepsgewijs welke onderwerpen achterhaald zijn en je gelijk al kunt verwijderen.
  • Behandel groepsgewijs de onderwerpen waar meerdere mailtjes over gaan. Oude mails uit de ketting kun je gelijk al verwijderen als er geen bijlagen bij zitten.
  • Markeer de e-mails die nog een actie zijn met een vlag (klik rechts op vlag , klik op aangepast en kies een goede datum na morgen)
  • Berg de rest van de e-mail op of gooi ze weg.

Zijn het er nog veel? Sorteer nog een keer op afzender om die groepsgewijs te verwerken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

zoeken in outlook e-mail

E-mail zoeken in outlook

We denken wel dat we zelf snel alles kunnen vinden, maar zoeken met je ogen is erg intensief. Aangezien je al veel uren achter het beeldscherm zit kun je het zoeken maar beter overlaten aan die super snelle computer van je. E-mail zoeken in outlook gaat écht lekker snel.

Daar komt bij dat Outlook ook ‘over de mappen’ heen kan filteren. Dus je hoeft ze zelf niet meer een voor een na te lopen als je niet precies weet in welke map het zit.

Snel je e-mail zoeken in outlook

Als je liever een voorbeeld ziet, bekijk dan deze korte video

Iedereen is wel bekend met de zoekbalk en door daar alleen al een woord in te typen vindt je wellicht wat je vindt. Heb je echter nog veel te veel hits dan is het handig om de zoekopties te verbeteren.

E-mail zoeken in outlook
hulpscherm zoeken

Wellicht is het je nog niet opgevallen, maar zodra je in het zoekvenster staat opent automatisch een extra tabblad ‘hulpmiddelen voor zoeken’.

Aan de linker kant zie je het bereik waarbinnen je zoekt zoals:

  • Huidig postvak (de mailbox waar je op staat) of Alle postvakken (ook de andere mailboxen die je beheert). Het beste kun je kiezen voor huidig postvak.
  • Huidige map (de map waar je op staat)
  • Alle submappen (de submappen van de map waar je op staat)
  • Alle outlook items (dus ook je agenda, taken etc.)

In het midden deel zie je de criteria waarop je zoekt zoals:

  • Onderwerp:
  • klik eerst op ‘onderwerp’ en dan tussen de haakjes je zoekwoord, dan krijg je alleen e-mails met dit …onderwerp.
  • klik je daarna op de paperclip dan krijg je alles met het onderwerp EN een bijlage
  • open je daarna deze week dan kun je ook nog een periode kiezen waarbinnen de mail ontvangen is.
  • met het icoon ‘meer’ selecteer je nog meer zoekcriteria..

Zo zie je dat je op meerdere criteria kunt doorfilteren net zolang tot het voor jou overzichtelijk wordt en je vind wat je zocht.

Zoeken in NEW Outlook

Ook hier begin je bovenaan in de grote zoekbalk. Standaard begint hij in alle mappen, maar pas je bereik aan als nodig. Aan het einde van de zoekbalk vindt je een filterfunctie. Vooral handig als je op specifiek onderwerp wilt zoeken. Anders kun je gelijk een enter geven. Dan zie je boven de gevonden mails nog 2 filterfuncties. Aan de linkerkant kun je aangeven of je b.v. alleen in bestanden wilt zoeken, aan de rechterkant kun je specifieke criteria opgeven (behalve onderwerp).

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

e-mail verloopt na

Mail verloopt na

Soms verstuur je een mail die alleen vandaag of morgen interessant is om te lezen.
Geef dan een datum /tijd op bij de bezorgingsoptie:

mail verloopt na

Zeker in een vakantie periode erg handig. Collega’s hebben dan na de vakantie hun (volle) mailbox sneller bijgewerkt.

Berichten waarbij het vaak gebruikt wordt:
– de lichten van auto xxx staan nog aan
– er is gebak om 10:00 uur
– voor deze datum aanmelden

e-mail verloopt na

e-mail verloopt na

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Outlook zoekmappen

Veel e-mail? Je kunt ze ook filteren met Outlook zoekmappen.

Outlook zoekmappen helpen je overzicht te krijgen

Soms wil je een overzicht van bepaalde type e-mails bijvoorbeeld boven een bepaalde grootte  om snel op te schonen, of van een bepaald project. Je filtert ze er snel uit met de standaard zoekmappen.

Je kunt ook je eigen outlook zoekmappen maken. Bijvoorbeeld voor specifieke projecten of van bepaald personen. Vooral makkelijk als je regelmatig op een combinatie van dezelfde zoekcriteria wilt zoeken.
Het maakt dan niet meer uit in welk archiefmap de e-mail is opgeborgen.

Outlook zoekmappen om e-mail te filteren

Zoekmappen als je een groot mailarchief hebt.

Outlook zoekmappen is ook handig als je een groot mail-archief hebt en met ‘kruisverbanden’ wilt terugzoeken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips