Categoriearchief: Taken

Terugkeerpatroon

Terugkeerpatroon agenda afspraak

Repeterende afspraken of takentakenlijst

 

Heb je regelmatig terugkerende afspraken of werkzaamheden dan is het handig om een agenda item of taak op te voeren met een terugkeerpatroon.

Er zijn legio mogelijkheden, dus kijk goed wat het beste bij je doel past.

Zo stel je een handig terugkeerpatroon in op een taak of agenda item:

  1. Open een nieuw agenda item of taak
  2. Klik op terugkeerpatroon en vul de bij behorende schermdelen in.
  3. Nadat je het item hebt opgeslagen staat in je agenda of taak een ‘kringetje’ zodat je ziet dat het onderdeel is van een reeks.

Wanneer kun je welk patroon gebruiken:

  • Dagelijks:
    Als je 5 dagen per week werkt kun je deze gebruiken voor bv. mail, lunch, terugbelnotities, taken verwerken etc. Je hebt de keuze tussen dagelijks (7 keer per week) of werkdagen (gelijk aan de instellingen bij opties/agenda. voor de meeste mensen ma t/m vrij)
    Heb je b.v. om de week roostervrij kies dan voor wekelijks. Vakantiedagen kun je dagelijks van 8:30-17:30 opvoeren en repeterend tot einde vakantie.
  • Wekelijks: 
    Roostervrij, heb je om de week vrij zet dan op ‘keert elke 2 weken terug’
    Denk verder aan patronen voor wekelijkse overleggen, voorbereidingen, uitwerkingen,Dagelijkse taken zoals mail, lunch etc. maar niet op je vaste roostervrije dag? Vink dan alleen de dagen aan waarop je het wel in je agenda wilt zien.
  • Maandelijks:
    Overleggen, voorbereidingen, uitwerkingen. Deze vallen vaak op een vaste dag in de week b.v. maandag maar altijd b.v. de 1e maandag van de maand. Rapportages, bijwerken overzichten etc. Deze vallen vaak op de eerste of laatste werkdag van de maand.
  • Jaarlijks:
    Idem maandelijkse behoeften.

Terugkeerpatroon

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

Taak in agenda kleur

Taak kleur agenda

Taak kleur geven in agenda

Heb je een taak uit je takenlijst naar je agenda gesleept om tijdig tijd te reserveren, dan is het vaak prettig dat je ziet welke agenda items met je takenlijst te maken hebben.

Je kunt een * voor ieder taakonderwerp zetten, een specifieke categorie maken of een voorwaardelijke opmaak instellen. Hiermee krijgt een geplande taak automatisch de kleur die jij hebt ingesteld. Deze optie kost je het minste tijd.

Goed om te weten:
1) je kunt in je agenda wel zoeken op tekst (zoals *) of categorieën, maar niet op voorwaardelijke opmaak.
2) de voorwaardelijke opmaak verdwijnt als je in de agenda alsnog een categorie toevoegt.

Zo stel je de voorwaardelijke opmaak eenmalig in:

  1. klik met rechts op een lege plek in je agenda en kies ‘weergave instellingen’
  2. selecteer de knop ‘voorwaardelijke opmaak’
  3. kies voor ’toevoegen’ nieuwe voorwaarde en geef een naam en unieke kleur (let op! kies een kleur die je nog niet in categorieën hebt gebruikt).
  4. selecteer nu de knop ‘voorwaarden’ om de specifieke kenmerken op te voeren
  5. bij ‘zoeken naar een tekst’ kies je een tekst die altijd in je gekopieerde taak staat. Voorkeur: ‘eigenaar’
  6. bij IN: selecteer je ‘onderwerp- en notitievelden.

Zodra je nu een taak naar een agenda sleept ziet Outlook dat in het notitieveld van de agenda item het woord ‘eigenaar’ voorkomt en krijgt het agenda item een kleur.

 

Taak kleur agenda

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

taak plannen in agenda

Taak plannen in agenda door slepen

Taak plannen in agenda door te slepen

Heb je een grotere taak in je takenlijst, dan wil je tijdig tijd reserveren. Je kunt je taak plannen in agenda. Natuurlijk kun je een nieuw agenda item openen en de onderwerp handmatig typen maar het kan nog makkelijker.

Zet je takenlijst naast je agenda (beeld, takenbalk, vinkje bij taken) of open taken op een ander beeldscherm. Klik met links op het icoontje van een taak en houd vast terwijl je de taak naar de gewenste begintijd in je agenda sleept. Daarna kun je het agenda item zo lang maken als nodig is voor de taak.

De taak wordt gekopieerd naar de agenda. Als je er niet aan toekomst blijft de taak dus zichtbaar in de takenlijst.
Platte tekst van de taak wordt wel mee gekopieerd, bijlagen niet, die staan alleen in je taak.
Als de inhoud vertrouwelijk is, markeer de agenda item dan als privé.

Soms is het handig om te zien of een agenda item een geplande taak is.
Stel dan de voorwaardelijke opmaak in zodat de taak een unieke kleur krijgt.

 

taak in agenda plannen

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Mail invoegen in Outlook taak

Mail invoegen in taak

Maak een dossier met mail invoegen in taak

Sommige taken bestaan uit meerdere stappen. Je kunt voor iedere stap een nieuwe taak maken. Maar slimmer nog om een dossier te maken van de stappen die je gezet hebt. Je past dan iedere keer de onderwerpregel aan naar de nieuwe volgende actie.
In de taak kun je gelijk wat achtergrondinformatie typen en de belangrijke mail invoegen in taak.

Open een bestaande taak en klik bij het tabblad invoegen op outlook item.
Selecteer de gewenste e-mail map
Selecteer de gewenste e-mail.

Tip voor volgen van gedelegeerde acties: selecteer je mail uit de verzonden item.
Tip voor snel terugvinden e-mail; sorteer eventueel op afzender of onderwerp

Mail invoegen in taak

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Zoeken in outlook taken

Zoeken in outlook taken

Net als het zoeken in e-mail en agenda kun je ook zoeken in outlook taken

Ga naar het totaal overzicht van je takenlijst (CTRL +4) en klik rechtsboven in het zoekveld of type CTLR+E. Net als bij je mail en agenda verschijnt het extra tabblad ‘hulpmiddelen voor zoeken’.

Vaak vind je de taak al door een zoekwoord op te geven.
Heb je nog te veel hits, verfijn je zoeken dan met een van de knoppen.
bijvoorbeeld: categorie, urgentie, wanneer je voor het laatst gewijzigd hebt (periode).

Onder de knop ‘meer’ vind je nog een lijst met veel voorkomende zoekcriteria.
Bijvoorbeeld onderwerp regel, bijlage etc.
Zodra je een criteria toevoegt uit de lijst ‘meer’ komt er een extra zoekveld waar je jouw gegevens kunt invullen.
Dit zoekveld blijft ook voor latere zoekacties staan tot je hem weer met het kruisje verwijderd.

Zoeken in outlook taken

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Outlook taken begin en einddatum

Outlook taak begin en einddatum

In een nieuw aangemaakte Outlook taak staat de begin en einddatum standaard op de dag dat je de nieuwe taak aanmaakt.
Zet de begindatum op de dag dat je de taak wilt doen.
Als je de takenlijst dan op begindatum sorteert, zie je welke taken je vandaag, morgen, volgende week etc. kunt oppakken.
Zet de einddatum op de dag dat je het af wilt hebben. Veelal is de taak een handeling en wil je het op de begindatum ook echt doen. Houd in dat geval de einddatum gelijk aan de begindatum.

Sommige acties wil je wel bewaren, maar kun je geen specifieke datum aan koppelen.
Bijvoorbeeld een notitie die je dagelijks nodig kunt hebben. Kies dan voor begin- en einddatum ‘geen’.
Heb je een idee die je ergens dit jaar wilt doen maar nog geen deadlines voor hebt?
Zet deze op een vaste dag in het jaar. Bijvoorbeeld 31-12.

Kortom begin- en einddatum van je Outlook taak goed vullen helpt je beter te prioriteren.

Outlook taak begin en einddatum

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Mail naar taak

Van een mail een taak maken

Wil je de actie op een mail later doen?
Bijvoorbeeld omdat je nu andere prioriteiten hebt.
Maak dan van de mail een taak, met de knop onder snelle stappen zo geregeld. Dit werkt ook makkelijk bij verzonden e-mails waar je een follow-up op wilt doen.

De mail die als bijlage in de taak zit kun je weer openen om door te sturen en te beantwoorden.
Ook blijven op deze manier de bijlagen in de mail beschikbaar.

Mail naar taak

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

snelle stap taak met bijlage

Snelle stap: taak met bijlage instellen

Maak je regelmatig van een mail een taak? maak dan een snelle stap

In Outlook 2003 en 2007 sleepte je de mail naar de knop taken links onder. Dat kan nog steeds, maar je kunt ook een snelle stap maken door de knop ’taak met bijlage’ toe te voegen.

Outlook maakt dan een nieuwe taak van je mail met de mail in de bijlage. Dat is vooral prettig als je de mail later nog wilt gebruiken om door te sturen of te beantwoorden. Ook blijven de bijlages in de mail beschikbaar.

snelle stap taak met bijlage

Als je veel met toetsenbord werkt kun je ook nog een snelfunctie toevoegen.
Onder taak maken zie je hoe eenvoudig het nu is om van een mail een taak te maken.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips