Categoriearchief: Teams

bestanden pinnen of tabblad van maken in Teams

Teams: Bestanden pinnen of tabblad van maken

Als je al een tijdje in Teams werkt zie je dat er, net als op de netwerkschijven, weer ouderwets veel bestanden staan. De beste manier om snel naar een bestand te gaan is de zoekfunctie gebruiken. Maar gebruik je ook al bestanden pinnen of tabblad van maken?

Verschil pinnen of tabblad van maken

Als je in een bepaald kanaal 1 of enkele documenten hebt die je heel veel gebruikt wil je die niet iedere keer met je ogen hoeven te zoeken.

  1. Bestand pinnen:
    Door een stand te pinnen komt hij in het tabblad bestanden bovenaan de pagina te staan. Dit is dan voor iedereen in het team zichtbaar. Vooral handig als het 2-3 bestanden in een bepaald kanaal is dat je veel gebruikt. Door op het bestand te pinnen opent hij weer de bewerkbare versie binnen Teams.

2. Tabblad van maken:
Je kunt van een bestand ook een tabblad maken. Ook dat is voor iedereen in het team zichtbaar. Nu staat het bestand gewoon onder het tabblad bestanden maar óók als extra tabblad bovenaan naast je bestanden. Door op het tabblad te klikken zit je gelijk in de bewerkbare versie van het document.

bestanden pinnen of tabblad van maken in Teams

Zo kun je bestanden pinnen of tabblad van maken

Klik achter het gewenste bestand op de … en kies

  1. Bestand vastmaken om het onder het tabblad bestanden te pinnen
  2. Tabblad van maken om het niet alleen onder je bestanden te zien maar óók als tabblad naast tabblad bestanden
bestanden pinnen of tabblad van maken in Teams

Verwijderen pin of tabblad

  1. Pin verwijderen
    Om het gepinde bestand te verwijderen klik je met rechts op het gepinde bestand en kies voor Pin bewerken en losmaken. Het bestand staat nu alleen nog tussen de rest van je bestanden.

2. Tabblad verwijderen
Om het tabblad te verwijderen klik je met rechts op het gemaakte tabblad en kies je verwijderen. Hij verwijderd nu alleen het tabblad, het bestand blijft gewoon onder bestanden staan.

met Forms een poll in bericht in Teams

Maak met Forms een Poll in een bericht in Teams

Wil je snel de stemming of behoefte peilen van de mensen uit een Team? Dat gaat nu zo makkelijk door met Forms een poll in een bericht te maken. Bijvoorbeeld de voorkeuren voor een team uitje, of de mening over bepaalde ideeën etc.

Nieuw formulier openen onder bericht

Klik onderaan een bericht op het icoontje van Forms zodat er een nieuw formulier wordt geopend. Let op, je kunt geen inleidende tekst erbij zetten. Als je dat wel wilt, maak dan eerst een bericht waarin je aankondigt dat er een poll volgt.

met Forms een poll in een bericht in Teams

Klaarzetten formulier met poll

Eigenlijk wijst het voor zich. Zodra je het onderwerp hebt ingevuld kun je de keuze opties verder invullen.

Goed om te weten: standaard staat hij op 1 optie te kiezen (man of vrouw), je kunt het ook omzetten naar meerdere antwoorden (ik hou van lezen en/of wandelen en/of zeilen en/of tennis). Als je goed oplet zie je bij 1 optie een rondje staan en bij meerdere antwoorden een vierkantje.

Zet ook het vinkje aan dat de reacties automatisch gedeeld worden, wel zo handig.

fomulier klaarzetten in bericht

Stemmen op een poll

Nu krijgt iedereen in het team de poll te zien en kun je jouw stem versturen. Het leuke is dat je gelijk de resultaten ziet zodra je jouw stem hebt verstuurt.

stemmen op een poll via Microsoft Forms

Microsoft Forms als app in de browser

Microsoft Forms is een standaard onderdeel van Microsoft 365 en kun je op veel meer manieren inzetten. Bijvoorbeeld door boven aan een kanaal in teams een formulier toe te voegen, of in een vergadering.

De Microsoft Forms app vindt je in je Microsoft account via de browser. Zie je hem niet staan klik dan bovenaan op de 9 puntjes om alle apps te raadplegen of onderaan op de 3 puntjes. Eenmaal in de Microsoft Forms app zie je al jouw gemaakte formulieren. Je kunt daar ook de resultaten zien en eventueel een excel bestand ervan opvragen.

Je kunt daar ook een nieuw formulier maken die je met een hyperlink kunt versturen via e-mail zodat je deze tool ook kunt gebruiken buiten je eigen teams.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Beantwoorden op een specifieke chat in Teams

Beantwoorden op een specifieke chat in Teams

Op de telefoon app van Teams kon het al. Gelukkig kun je nu ook beantwoorden op een specifieke chat in Teams desktopversie (dus op je computer).

Zeker in de chat functie heb je veel korte losse berichten. Je hebt vast wel wat onduidelijke of soms hilarische berichtjes langs zien komen omdat je ze niet in de juiste context kon plaatsen. Vooral als het een reactie was op een berichtje dat 3-4 berichtjes terug is geplaatst. Verder is het in de chat niet mogelijk om een onderwerp toe te voegen (zoals in je berichten in de kanalen) dus mis je soms overzicht. Natuurlijk kun je belangrijke berichten wel beginnen met een vetgedrukte tekst.

In Whats-app op je telefoon was je er al aangewend dat je het berichtje kon vasthouden zodat je de optie antwoord krijgt. Ook in de Teams app op je telefoon werkte het al een tijdje zo. Even het chatberichtje vasthouden en je krijgt daar de optie beantwoorden.

Bij gewone berichten die in het kanaal van een Teamssite staan staat onder het bericht al standaard de link beantwoorden.

Inmiddels kun je dus ook op je computer een antwoord geven op een specifieke chat (Teams desktopversie). In de browser, als je via internet naar Teams gaat, kan het nog niet, maar gaat vast ook snel gebeuren.

Zo eenvoudig werkt beantwoorden op een specifieke chat in Teams: klik op de … (drie puntjes) achter een chat bericht en kies beantwoorden. Net als bij Whats-app neemt hij dan de originele tekst mee in een aparte kader.

beantwoorden op een specifieke chat in Teams

Het is soms even scrollen om het berichtje waarop je wilt antwoorden erbij te zoeken, maar zeker als je met meerdere mensen in een chatgroep zit is het erg handig om op een specifiek berichtje te beantwoorden. Er gaat tenslotte al te veel tijd verloren met spraakverwarringen en helder krijgen wat iemand bedoelt.

Veel chat plezier!

Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken

Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken

Als je met een grote groep in Teams werkt heb je misschien net wat meer kanalen in een Teamssite staan dan dat jij nodig hebt. Gelukkig kun je Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken zodat jij toch overzicht houdt op alles wat voor jou belangrijk is.

Teams kanalen verbergen

Klik op de … achter een kanaal en kies verbergen. Onderaan de Teamssite zie je onder een blauwe link alle verborgen kanalen staan.

Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken

Je kunt nog steeds de info uit een kanaal zichtbaar maken door op verborgen kanalen te klikken en dan het betreffende kanaal te kiezen. Hij staat dan tijdelijk cursief gedrukt in je rijtje met kanalen. Zodra je het kanaal verlaat wordt hij weer automatisch verborgen.

Kanaal zichtbaar maken

Wil je het kanaal weer zichtbaar maken ga dan weer via de link verborgen kanalen naar het kanaal en klik op weergeven. Vanaf nu blijft het kanaal weer in beeld.

Goed op te weten:

  • verborgen kanalen worden ook vet weergegeven (ongelezen) als er iets nieuws in staat
  • je krijgt in het activiteitencentrum geen melding als het kanaal of team is vermeld
  • je krijgt in het activiteitencentrum wel een melding als je persoonlijk bent vermeld (@jolanda)
Onderwerp bij een Teams bericht

Onderwerp bij een Teams bericht

Vind je het ook zo irritant als je een e-mail krijgt zonder onderwerp regel? Gelukkig is het al heel normaal geworden om die altijd te vullen. Nu we steeds meer in Teams werken krijg je minder e-mails en wordt er meer via de posts gecommuniceerd. Wist je dat je ook een onderwerp bij een Teams bericht kunt maken?

Voor mij is het een van de grootste irritatiebronnen dat het nog nauwelijks gebeurt. Alle berichtjes lijken dan een brij aan woorden. Ik realiseer me dat het vooral komt omdat mensen niet weten dat het kan, dus bij deze ‘de gouden Teams tip’

Opstelvak openen voor opmaak

De meeste mensen klikken op ‘nieuw gesprek’ en beginnen gelijk in de regel te typen. Met shift+enter kun je dan toch naar een volgende regel gaan en met enter wordt het bericht verzonden.

Om een onderwerp bij een Teams bericht te typen moet je echter het opstelvak openen. Dit doe je door op grote A te klikken of ctrl+shift+x te gebruiken.

onderwerp bij een teams bericht

Nu krijg je een rianter scherm waar je, naast onderwerp nog meer opmaak mogelijkheden kunt gebruiken. De standaard sneltoetsen van CTRL+b (vet) CTRL+i (schuin) en Ctrl+u (onderstreept) werken hier overigens ook.

Als je in het opstelvak de enter gebruikt ga je gewoon naar de volgende regel, dus je kunt ook niet per abuis het bericht te vroeg versturen. Om het bericht te versturen klik je rechts onderaan op de verzendknop.

Opmaakvak bij chat en vergadering

Ook bij een chat en vergadering kun je het opmaakvak openen. Zo voorkom je ook daar dat je te snel iets verstuurt. Helaas kun je daar geen onderwerp gebruiken. Wie weet komt dat nog.

Bijlage toevoegen

Overigens zie ik ook regelmatig dat mensen beschrijven waar ze een document hebben geplaatst, maar met de paperclip naast de grote A kun je heel eenvoudig het bestand koppelen.

Gebruik dus vanaf nu een onderwerp bij een Teams bericht en koppel de bestanden voor nog meer overzicht en werkplezier.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Aankondiging in teams

Aankondiging in Teams

Als je eenmaal met Teams werkt merk je dat er behoorlijk wat info langskomt. Om niet te verdwalen in een wir war aan info is het handig als je een aantal etiquette volgt. Maar soms wil je juist dat een bericht extra aandacht krijgt en voor iedereen opvalt maak dan een aankondiging in Teams.

Tekstveld openen

Leer jezelf aan om in Teams altijd het tekst veld te openen. Klik je op een nieuw gesprek, klik daarna altijd gelijk op de grote A links onder de regel. Hierdoor krijg je alle opmaak mogelijkheden in beeld en hoef je ook niet meer bang te zijn dat de regel met een <enter> te vlug verstuurd wordt.

Bovenaan in het uitgeklapte tekstveld kun je kiezen tussen Nieuwgesprek (standaard) of Aankondiging.

Tekstveld in Teams

Aankondiging in Teams maken

Zodra je voor aankondiging gekozen hebt zie je gelijk al het verschil in layout met de nodige opties:

  • achtergrond kleur aanpassen
  • kop tekst toevoegen
  • afbeelding toevoegen

Net als bij standaard berichten kun je ook aangeven of iedereen kan antwoorden en of je het in 1 kanaal of meerdere kanalen wilt plaatsen.

De rest van het tekstveld kun je natuurlijk ook gebruiken, of een bijlage toevoegen. Met de verzendtoets rechtsonder wordt je aankondiging geplaatst.

Wedden dat het opvalt?

Aankondiging in Teams

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

zoeken in teams berichten

Zoeken in Teams

Veel mensen moeten het zoeken in Teams nog goed ontdekken terwijl het juist dé manier is om snel iets te kunnen vinden. De zoekbalk in Teams heet niet voor niets de Power Balk.
Helaas zien veel mensen hem over het hoofd omdat hij helemaal bovenaan de pagina staat. Net onder je camera 😊.

Zoekbalk of Power Balk in Teams

Zoeken in Teams zonder enter te geven

We zijn snel geneigd als we iets typen om een enter te geven, maar doe dat nog even niet als je in de zoekbalk van Teams komt.
Type eerst waarop je wilt zoeken en je ziet gelijk een aantal opties uitgesplitst naar: Chats, Teams, of bestanden. Als hier je antwoord al bij staat ben je al klaar.

Tip! Je hoeft lang niet altijd op hele woorden te zoeken, begin klein en zie wat eruit komt.

Zoeken in Teams zonder enter

Zoeken in Teams met enter

Als je in de eerste snelle zoekresultaten nog niet gevonden hebt wat je zocht, geef dan een enter. Nu opent het uitgebreide zoekvenster aan de linkerkant van je Teams scherm.

Om te beginnen kun je kiezen of je wilt zoeken op berichten, personen of bestanden.

Binnen jouw gekozen onderdeel (hieronder als voorbeeld berichten) kun je weer kiezen tussen van, type (alles, chat of kanaal) en meer filters.

zoeken op berichten in Teams

Bij meer filters kun je:  het onderwerp ingeven, de periode waarin het is gemaakt, het team waarin het is geplaatst of zelfs het kanaal waarin je het verwacht en tenslotte of je zelf vermeld was en of er een bijlage bij zit.

Zoals je ziet filter Teams aanvankelijk over alle teamsites heen en hoef je alleen maar een van de resultaten te klikken om razendsnel bij dat bericht te komen. Het bericht waar je naar toe gaat wordt voor de duidelijkheid ook even geel.

Opdrachten in de Power Balk

Naast het zoeken over alle teamssites heen heeft de Power Balk ook nog een opdrachten functie. Je zult ze niet allemaal gebruiken maar type maar eens / in je Power Balk zonder een enter te geven. Je krijgt nu een lijst met opdrachten die je kunt uitvoeren.

Dit voorkomt heel veel klikken met de muis zonder dat je allemaal sneltoetsen uit je hoofd hoeft te leren.

opdrachten in Teams zoekbalk of Power Balk

Het zijn er teveel om ze allemaal te noemen, maar een paar handige zijn:

  • /niet storen om je status te wijzigen, en zo staan er nog meer statussen tussen
  • /chat om direct vanuit de balk een korte chat te sturen
  • /ga-naar om snel naar een ander Team en /of kanaal te gaan
Koppeling gesprekken en bestanden in Teams

Koppeling tussen gesprekken en bestanden in Teams

Teams is écht een hele fijne omgeving om in samen te werken. Stel je hebt net een nieuw document in Teams gemaakt en je hoort graag van een aantal collega’s wat zij ervan vinden. Door de koppeling tussen gesprekken en bestanden werkt het ophalen van feedback nog prettige in Teams.

Je stelt de betreffende collega’s de vraag om feedback te geven via een nieuw gesprek waar je het document als bijlage toevoegt. Teams maakt dan een koppeling tussen gesprekken en documenten. Zodat je bij het verwerken van de feedback alles bij elkaar hebt. Voor het gemak lees je hieronder nog de stappen.

Gesprek maken met bijlage

Start een gesprek in het juiste kanaal en voeg met het paperclipje het document toe wat je in Teams hebt gemaakt. Je collega’s kunnen rechtstreeks onder het gesprek hun reacties geven. Maar het is nog makkelijker als zij op de bijlage klikken en gelijk naar het bestand gaan. Teams maakt ook bij de bestanden automatisch een koppeling tussen gesprekken en bestanden.

Gesprek koppelen aan document in Teams

Knop gesprek bij de bestanden

Had je al gezien dat bij de bestanden een knop zit Gesprek? Door deze aan te zetten zie je de inhoud van de gesprekken weer terug. Zo kan iedereen lezen wat er al benoemd is, maar ook direct naast het lezen van het document nog feedback typen.

Knop gesprek weergeven bij bestanden in Teams

Gesprek naast bestand laten zien in Teams

Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om bij een Word document wijzigingen bij houden aan te zetten en dan kan iedereen gelijk zijn feedback in het document verwerken. Juist voor zaken die je nog een keer wilt bespreken is het vermelden in een gesprek zeker zo handig. Dan kunnen collega’s ook nog eens met een like aangeven of ze het een goede aanvulling vinden.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Nieuwe bestanden maken in Teams

Toen je nog op de netwerkschijf werkte opende je Word of Excel en zodra je bestand klaar was sloeg je hem in het juiste mapje op. Maar hoe moet je nieuwe bestanden maken in Teams?

Nieuwe bestanden maken in Teams gelijk in kanaal

Teams werkt qua gedachte net andersom. Eerst bepaal je waar je iets wilt plaatsen (welk Team en welk Kanaal). Daarna kun je de nieuwe bestanden maken in Teams direct op de plaats waar je hem wilt hebben.

Nieuwe bestanden maken in Teams

Nu je dit uitklapmenu eenmaal gevonden hebt hoef je jouw bestanden niet meer eerst op te slaan in je OneDrive om later te uploaden of te verplaatsen.

Heb je jouw bestand nog wel in je OneDrive staan, of als bijlage van de e-mail binnen gekregen? Dan kun je hem ook makkelijk slepen naar de bestandsmap onder het gewenste kanaal in Teams.

Ben je nog helemaal nieuw in Teams? Kijk dan de video Structuur van Teams in vogelvlucht.

Heel veel plezier in deze geweldige toepassing.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

OneNote openen in desktop app

OneNote openen in desktop-app

Verschillende versies van OneNote

Microsoft heeft diverse versies van OneNote beschikbaar. Zo zijn er de desktopversies OneNote 2016 en OneNote Windows 10. De versie 2016 is in mijn beleving prettiger en uitgebreider (koppeling met Outlook taken, paginasjablonen en versiegeschiedenis, slepen gaat makkelijker) en je kunt alles zowel via het bekende lint én via de rechtermuisknop vinden. Vanuit een Teams of internet versie kun je OneNote ook altijd openen in de dekstop-app.

In de Windows 10 versie is het menu in het lint beperkt, maar je vindt meer opties op verschillende plekken onder de rechtermuisknop.

Daarnaast is er nog een online versie, een app op je telefoon en de versie in Teams.

Ook in Teams heb je iets minder functionaliteit. Dus als je die wel wilt gebruiken, open dan het notitieblok in je desktop-app OneNote 2016.

OneNote vanuit Teams bewerken

Staat het OneNote notitieblok als tabblad gekoppeld in een Teams site, dan kun je daar rechtstreeks in lezen en bewerken. Er zijn echter een aantal bewerkingen die je daar niet (makkelijk) kunt doen. Gelukkig heb je de optie om OneNote te openen in de desktop app.

Open het menu bij Openen in Browser en kies voor Openen in desktop-app. Op dat moment gaat hij aan de slag, maar krijgt je ook de melding ‘hier verder bewerken’ als je daar op klikt dan ga je weer terug naar de Teams omgeving. Je kunt die melding gewoon sluiten met het kruisje.

Zodra je hem een keer geopend hebt in een desktop app blijft hij daar staan, tot je hem zelf weer sluit. Je kunt hem vanaf nu rechtstreeks OneNote in de desktop-app openen en bewerken. Ook blijft hij gewoon synchroniseren met de Teams omgeving, dat is immers de plek waar hij staat opgeslagen.

OneNote openen in desktop app

Standaard voorkeur app wijzigen

De eerste keer dat je dit doet vraagt Windows welke versie van OneNote je wilt gebruiken, daarna gaat hij ervan uit dat die versie je voorkeur is.

Wil je nu toch een andere versie als voorkeur instellen? Kijk dan hier bij de uitleg van Microsoft hoe je dat doet.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips