Categoriearchief: Teams

Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken

Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken

Als je met een grote groep in Teams werkt heb je misschien net wat meer kanalen in een Teamssite staan dan dat jij nodig hebt. Gelukkig kun je Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken zodat jij toch overzicht houdt op alles wat voor jou belangrijk is.

Teams kanalen verbergen

Klik op de … achter een kanaal en kies verbergen. Onderaan de Teamssite zie je onder een blauwe link alle verborgen kanalen staan.

Teams kanalen verbergen of zichtbaar maken

Je kunt nog steeds de info uit een kanaal zichtbaar maken door op verborgen kanalen te klikken en dan het betreffende kanaal te kiezen. Hij staat dan tijdelijk cursief gedrukt in je rijtje met kanalen. Zodra je het kanaal verlaat wordt hij weer automatisch verborgen.

Kanaal zichtbaar maken

Wil je het kanaal weer zichtbaar maken ga dan weer via de link verborgen kanalen naar het kanaal en klik op weergeven. Vanaf nu blijft het kanaal weer in beeld.

Goed op te weten:

  • verborgen kanalen worden ook vet weergegeven (ongelezen) als er iets nieuws in staat
  • je krijgt in het activiteitencentrum geen melding als het kanaal of team is vermeld
  • je krijgt in het activiteitencentrum wel een melding als je persoonlijk bent vermeld (@jolanda)
Onderwerp bij een Teams bericht

Onderwerp bij een Teams bericht

Vind je het ook zo irritant als je een e-mail krijgt zonder onderwerp regel? Gelukkig is het al heel normaal geworden om die altijd te vullen. Nu we steeds meer in Teams werken krijg je minder e-mails en wordt er meer via de posts gecommuniceerd. Wist je dat je ook een onderwerp bij een Teams bericht kunt maken?

Voor mij is het een van de grootste irritatiebronnen dat het nog nauwelijks gebeurt. Alle berichtjes lijken dan een brij aan woorden. Ik realiseer me dat het vooral komt omdat mensen niet weten dat het kan, dus bij deze ‘de gouden Teams tip’

Opstelvak openen voor opmaak

De meeste mensen klikken op ‘nieuw gesprek’ en beginnen gelijk in de regel te typen. Met shift+enter kun je dan toch naar een volgende regel gaan en met enter wordt het bericht verzonden.

Om een onderwerp bij een Teams bericht te typen moet je echter het opstelvak openen. Dit doe je door op grote A te klikken of ctrl+shift+x te gebruiken.

onderwerp bij een teams bericht

Nu krijg je een rianter scherm waar je, naast onderwerp nog meer opmaak mogelijkheden kunt gebruiken. De standaard sneltoetsen van CTRL+b (vet) CTRL+i (schuin) en Ctrl+u (onderstreept) werken hier overigens ook.

Als je in het opstelvak de enter gebruikt ga je gewoon naar de volgende regel, dus je kunt ook niet per abuis het bericht te vroeg versturen. Om het bericht te versturen klik je rechts onderaan op de verzendknop.

Opmaakvak bij chat en vergadering

Ook bij een chat en vergadering kun je het opmaakvak openen. Zo voorkom je ook daar dat je te snel iets verstuurt. Helaas kun je daar geen onderwerp gebruiken. Wie weet komt dat nog.

Bijlage toevoegen

Overigens zie ik ook regelmatig dat mensen beschrijven waar ze een document hebben geplaatst, maar met de paperclip naast de grote A kun je heel eenvoudig het bestand koppelen.

Gebruik dus vanaf nu een onderwerp bij een Teams bericht en koppel de bestanden voor nog meer overzicht en werkplezier.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Aankondiging in teams

Aankondiging in Teams

Als je eenmaal met Teams werkt merk je dat er behoorlijk wat info langskomt. Om niet te verdwalen in een wir war aan info is het handig als je een aantal etiquette volgt. Maar soms wil je juist dat een bericht extra aandacht krijgt en voor iedereen opvalt maak dan een aankondiging in Teams.

Tekstveld openen

Leer jezelf aan om in Teams altijd het tekst veld te openen. Klik je op een nieuw gesprek, klik daarna altijd gelijk op de grote A links onder de regel. Hierdoor krijg je alle opmaak mogelijkheden in beeld en hoef je ook niet meer bang te zijn dat de regel met een <enter> te vlug verstuurd wordt.

Bovenaan in het uitgeklapte tekstveld kun je kiezen tussen Nieuwgesprek (standaard) of Aankondiging.

Tekstveld in Teams

Aankondiging in Teams maken

Zodra je voor aankondiging gekozen hebt zie je gelijk al het verschil in layout met de nodige opties:

  • achtergrond kleur aanpassen
  • kop tekst toevoegen
  • afbeelding toevoegen

Net als bij standaard berichten kun je ook aangeven of iedereen kan antwoorden en of je het in 1 kanaal of meerdere kanalen wilt plaatsen.

De rest van het tekstveld kun je natuurlijk ook gebruiken, of een bijlage toevoegen. Met de verzendtoets rechtsonder wordt je aankondiging geplaatst.

Wedden dat het opvalt?

Aankondiging in Teams

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

zoeken in teams berichten

Zoeken in Teams

Veel mensen moeten het zoeken in Teams nog goed ontdekken terwijl het juist dé manier is om snel iets te kunnen vinden. De zoekbalk in Teams heet niet voor niets de Power Balk.
Helaas zien veel mensen hem over het hoofd omdat hij helemaal bovenaan de pagina staat. Net onder je camera 😊.

Zoekbalk of Power Balk in Teams

Zoeken in Teams zonder enter te geven

We zijn snel geneigd als we iets typen om een enter te geven, maar doe dat nog even niet als je in de zoekbalk van Teams komt.
Type eerst waarop je wilt zoeken en je ziet gelijk een aantal opties uitgesplitst naar: Chats, Teams, of bestanden. Als hier je antwoord al bij staat ben je al klaar.

Tip! Je hoeft lang niet altijd op hele woorden te zoeken, begin klein en zie wat eruit komt.

Zoeken in Teams zonder enter

Zoeken in Teams met enter

Als je in de eerste snelle zoekresultaten nog niet gevonden hebt wat je zocht, geef dan een enter. Nu opent het uitgebreide zoekvenster aan de linkerkant van je Teams scherm.

Om te beginnen kun je kiezen of je wilt zoeken op berichten, personen of bestanden.

Binnen jouw gekozen onderdeel (hieronder als voorbeeld berichten) kun je weer kiezen tussen van, type (alles, chat of kanaal) en meer filters.

zoeken op berichten in Teams

Bij meer filters kun je:  het onderwerp ingeven, de periode waarin het is gemaakt, het team waarin het is geplaatst of zelfs het kanaal waarin je het verwacht en tenslotte of je zelf vermeld was en of er een bijlage bij zit.

Zoals je ziet filter Teams aanvankelijk over alle teamsites heen en hoef je alleen maar een van de resultaten te klikken om razendsnel bij dat bericht te komen. Het bericht waar je naar toe gaat wordt voor de duidelijkheid ook even geel.

Opdrachten in de Power Balk

Naast het zoeken over alle teamssites heen heeft de Power Balk ook nog een opdrachten functie. Je zult ze niet allemaal gebruiken maar type maar eens / in je Power Balk zonder een enter te geven. Je krijgt nu een lijst met opdrachten die je kunt uitvoeren.

Dit voorkomt heel veel klikken met de muis zonder dat je allemaal sneltoetsen uit je hoofd hoeft te leren.

opdrachten in Teams zoekbalk of Power Balk

Het zijn er teveel om ze allemaal te noemen, maar een paar handige zijn:

  • /niet storen om je status te wijzigen, en zo staan er nog meer statussen tussen
  • /chat om direct vanuit de balk een korte chat te sturen
  • /ga-naar om snel naar een ander Team en /of kanaal te gaan
Koppeling gesprekken en bestanden in Teams

Koppeling tussen gesprekken en bestanden in Teams

Teams is écht een hele fijne omgeving om in samen te werken. Stel je hebt net een nieuw document in Teams gemaakt en je hoort graag van een aantal collega’s wat zij ervan vinden. Door de koppeling tussen gesprekken en bestanden werkt het ophalen van feedback nog prettige in Teams.

Je stelt de betreffende collega’s de vraag om feedback te geven via een nieuw gesprek waar je het document als bijlage toevoegt. Teams maakt dan een koppeling tussen gesprekken en documenten. Zodat je bij het verwerken van de feedback alles bij elkaar hebt. Voor het gemak lees je hieronder nog de stappen.

Gesprek maken met bijlage

Start een gesprek in het juiste kanaal en voeg met het paperclipje het document toe wat je in Teams hebt gemaakt. Je collega’s kunnen rechtstreeks onder het gesprek hun reacties geven. Maar het is nog makkelijker als zij op de bijlage klikken en gelijk naar het bestand gaan. Teams maakt ook bij de bestanden automatisch een koppeling tussen gesprekken en bestanden.

Gesprek koppelen aan document in Teams

Knop gesprek bij de bestanden

Had je al gezien dat bij de bestanden een knop zit Gesprek? Door deze aan te zetten zie je de inhoud van de gesprekken weer terug. Zo kan iedereen lezen wat er al benoemd is, maar ook direct naast het lezen van het document nog feedback typen.

Knop gesprek weergeven bij bestanden in Teams

Gesprek naast bestand laten zien in Teams

Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om bij een Word document wijzigingen bij houden aan te zetten en dan kan iedereen gelijk zijn feedback in het document verwerken. Juist voor zaken die je nog een keer wilt bespreken is het vermelden in een gesprek zeker zo handig. Dan kunnen collega’s ook nog eens met een like aangeven of ze het een goede aanvulling vinden.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Nieuwe bestanden maken in Teams

Toen je nog op de netwerkschijf werkte opende je Word of Excel en zodra je bestand klaar was sloeg je hem in het juiste mapje op. Maar hoe moet je nieuwe bestanden maken in Teams?

Nieuwe bestanden maken in Teams gelijk in kanaal

Teams werkt qua gedachte net andersom. Eerst bepaal je waar je iets wilt plaatsen (welk Team en welk Kanaal). Daarna kun je de nieuwe bestanden maken in Teams direct op de plaats waar je hem wilt hebben.

Nieuwe bestanden maken in Teams

Nu je dit uitklapmenu eenmaal gevonden hebt hoef je jouw bestanden niet meer eerst op te slaan in je OneDrive om later te uploaden of te verplaatsen.

Heb je jouw bestand nog wel in je OneDrive staan, of als bijlage van de e-mail binnen gekregen? Dan kun je hem ook makkelijk slepen naar de bestandsmap onder het gewenste kanaal in Teams.

Ben je nog helemaal nieuw in Teams? Kijk dan de video Structuur van Teams in vogelvlucht.

Heel veel plezier in deze geweldige toepassing.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

OneNote openen in desktop app

OneNote openen in desktop-app

Verschillende versies van OneNote

Microsoft heeft diverse versies van OneNote beschikbaar. Zo zijn er de desktopversies OneNote 2016 en OneNote Windows 10. De versie 2016 is in mijn beleving prettiger en uitgebreider (koppeling met Outlook taken, paginasjablonen en versiegeschiedenis, slepen gaat makkelijker) en je kunt alles zowel via het bekende lint én via de rechtermuisknop vinden. Vanuit een Teams of internet versie kun je OneNote ook altijd openen in de dekstop-app.

In de Windows 10 versie is het menu in het lint beperkt, maar je vindt meer opties op verschillende plekken onder de rechtermuisknop.

Daarnaast is er nog een online versie, een app op je telefoon en de versie in Teams.

Ook in Teams heb je iets minder functionaliteit. Dus als je die wel wilt gebruiken, open dan het notitieblok in je desktop-app OneNote 2016.

OneNote vanuit Teams bewerken

Staat het OneNote notitieblok als tabblad gekoppeld in een Teams site, dan kun je daar rechtstreeks in lezen en bewerken. Er zijn echter een aantal bewerkingen die je daar niet (makkelijk) kunt doen. Gelukkig heb je de optie om OneNote te openen in de desktop app.

Open het menu bij Openen in Browser en kies voor Openen in desktop-app. Op dat moment gaat hij aan de slag, maar krijgt je ook de melding ‘hier verder bewerken’ als je daar op klikt dan ga je weer terug naar de Teams omgeving. Je kunt die melding gewoon sluiten met het kruisje.

Zodra je hem een keer geopend hebt in een desktop app blijft hij daar staan, tot je hem zelf weer sluit. Je kunt hem vanaf nu rechtstreeks OneNote in de desktop-app openen en bewerken. Ook blijft hij gewoon synchroniseren met de Teams omgeving, dat is immers de plek waar hij staat opgeslagen.

OneNote openen in desktop app

Standaard voorkeur app wijzigen

De eerste keer dat je dit doet vraagt Windows welke versie van OneNote je wilt gebruiken, daarna gaat hij ervan uit dat die versie je voorkeur is.

Wil je nu toch een andere versie als voorkeur instellen? Kijk dan hier bij de uitleg van Microsoft hoe je dat doet.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Video structuur van Teams

Structuur Teams in vogelvlucht

Als je voor het eerst in Teams werkt dan is het even wennen hoe alles in elkaar zit. Heb je de structuur eenmaal te pakken dan wijzen heel veel handelingen voor zich. Bekijk deze video om de structuur van Teams in vogelvlucht eigen te maken.

Nu je beter zicht hebt op de structuur van Teams is het makkelijker de andere handelingen eigen te maken.

Het fijne is dat heel veel handelingen bekend zijn van andere Microsoft onderdelen.
Zo zijn altijd het menu met meer acties, kun je nog steeds straffeloos op de rechtermuisknop drukken voor meer opties en word je vrij soepel door bepaalde stappen geleid. Natuurlijk kun je ook de andere blogs over Teams lezen zodat je meer inhoudelijke kennis op doet.

opgeslaggen berichten

Overzicht op acties in Teams

Niets zo vervelend als door alle berichten moeten scrollen om te kijken waar jij nog een actie moet doen. Leer jezelf gelijk een methode aan om het overzichtelijk te houden. Natuurlijk hangt het er vanaf hoe jij je acties in beeld houdt. Hoe hij jij nu overzicht op acties in Teams?

Heb je geen digitale actielijst? Kies voor bericht opslaan

Als je voorheen enkele mailtjes in je postvak-in had staan en dat waren je enige open acties, dan had je geen aparte takenlijst nodig. Nu in Teams wordt het snel een brij aan berichten. Een bericht op ongelezen zetten is best ‘gevaarlijk’ omdat hij snel weer overspringt op gelezen.

Je kunt er dan beter voor kiezen om achter het bericht op te klikken en te kiezen voor bericht opslaan.

Klik je daarna op je profiel foto dan zie je onder opgeslagen de berichten bij elkaar, tot jij ervoor kiest om het clipje te verwijderen. Zodra je op een bericht klikt zoekt Teams gelijk de inhoud van het gesprek erbij.

Opgeslagen berichten

Werk je met Outlook taken? Maak een koppeling

Zolang je ook nog e-mail krijgt is het werken met Outlook taken erg prettig. Klik dan op achter je bericht en kies voor koppeling kopiëren. Nu kun je in Outlook een nieuwe taak maken en in het tekst veld de koppeling plakken. Vul de rest van de informatie in zoals je altijd gewend was.

Zodra je de taak oppakt kom je met de link direct in het bericht in Teams. Heb je het gelijk bij de hand als je ook nog een antwoord moet geven.

Koppeling bericht Teams aan Outlook taken

Werk je met Planner binnen Teams? Maak een koppeling

Inmiddels zijn diverse teams ook aan de slag met Planner. Klik ook dan op achter je bericht en kies voor koppeling kopiëren. Maak in Planner een nieuwe kaart aan en ga naar bijlage toevoegen. Kies daar voor koppeling. In het volgende scherm kun je de koppeling plakken en een naam eraan geven.

In je kaartje staat nu de koppeling naar je bericht en heb je alles weer bij de hand als je ermee aan de slag gaat.

koppeling bericht Teams aan Planner

Het is nog even wat handmatig werk, maar daar heb je snel handigheid in. De waarde van overzicht op je acties in Teams maken dat dubbel en dwars waard.

ik verwacht dat het niet lang duurt voor alles nog meer geïntegreerd is.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Samenwerken in bestanden van Teams

Veruit de meeste winst haal je uit het samenwerken in de bestanden van Teams. Niet meer rondmailen, overal opslaan, zoeken naar de juiste versie, wie moet nog feedback geven én je kunt nu echt tegelijk in hetzelfde document werken.

Kies het juiste kanaal

Voor je nieuwe bestanden gaat maken of bestaande bestanden gaat uploaden kijk je eerst welk kanaal het meest geschikt is. Daarna kun je binnen het kanaal kijken of er nog een aparte map nodig is die refereert naar het onderwerp.
Beperk het aantal mappen tot 2 lagen diep voor het beste overzicht.

Bestanden uploaden of direct in Teams maken

Had je nog bestanden op een netwerkschijf staan dan kun je die makkelijk up-loaden. Maar je kunt ook direct nieuwe bestanden aanmaken vanuit Teams. De verkenner heb je dan niet meer nodig. Zo voorkom je dat je op 2 plaatsen versies bewaart.

Bestanden in Teams nieuw of uploaden

3 apps om bestanden in te bewerken

Je kunt de bestanden direct in Teams bewerken, openen in Browser (online variant), of openen in Desktop-app (die je standaard op je PC hebt staan). Klik op achter het bestand of klik met rechts op het bestand en kies openen om je keuze te maken.

Klik je alleen op de naam van het bestand dan wordt hij automatisch in Teams geopend. Daar kun je in de menubalk nog steeds kiezen voor openen in desktop-app of via openen in browser

bestand openen in desktop-app of browser vanuit Teams

Ongeacht in welke app je het bestand bewerkt, het wordt altijd direct doorgevoerd in de versie die in Teams staat. Zo is het voor iedereen up-to-date.

Het grote voordeel van rechtstreeks in Teams bewerken is dat je de berichten ernaast ziet. Bijvoorbeeld als je om feedback hebt gevraagd. Het nadeel van werken in Teams is dat je het bestand altijd moet sluiten als je naar een ander onderdeel in Teams wilt.

Bij de Browser of Desktop app kun je wel makkelijker wisselen tussen andere onderdelen in Teams of meerdere bestanden uit Teams gelijk open zetten.

Tegelijk in bestanden werken

Zodra je met meerdere personen in een bestand werkt zie je bovenaan een bolletje met de eerste letter van de voornaam. Zweef je er met je muis overheen dan zie je wie dat is.

Ook zie je op welke plek in het document de ander aan het werk is. Ben je even weggeweest uit het document, dan krijg je ook een melding dat iemand iets nieuws heeft gedaan.

Samenwerken in bestanden in Teams

Let op! Je kunt alleen gezamenlijk bewerken als de bestanden de nieuwe indeling hebben. Dus voor Word heb je een .docx indeling nodig in plaats van de oude .doc.

Versiegeschiedenis van gezamenlijk bewerkte bestanden

Nu lijkt het in het begin even spannend of het wel goed gaat. Weet dan dat je makkelijk de versie geschiedenis kunt terug kijken via bestand, info, versiegeschiedenis.

Zo kun je door de veranderingen heen lopen, een oudere versie terugzetten of delen kopiëren en plakken waar jij het weer hebben wilt.

Versiegeschiedenis bij samenwerken in bestanden

Ik denk dat je nu wel een aardige basis hebt hoe je kunt samenwerken in de bestanden van Teams. Heel veel productiviteitsplezier!

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips