De laatste werkdagen van 2014 zijn aangebroken. Je wilt vast nog wat zaken afronden en dan is het hoog tijd voor een paar heerlijke dagen met je familie en vrienden.
Op de valreep nog enkele tips om 2014 overzichtelijk af te sluiten.
5 Tips voor een slimme jaarwisseling
Met een ‘lege’ inbox het jaar uit
Wil je dit jaar echt met een lege mailbox eindigen? Werk je inbox dan van onder naar boven bij. Daar vind je vaak e-mails die je vergeten bent te verwijderen of archiveren. Heb je er nog heel veel staan? Pas dan onderstaande sorteer technieken toe die je ook na iedere vakantie kunt doen.
Overzicht op je mail na de kerstvakantie
Als je naast de feestdagen nog extra vrij hebt wachten er vaak weer de nodige e-mail op je. In 3 stappen heb je snel weer overzicht:
- Sorteer op pictogram en ga met ctr + end naar het einde van je lijst. Hier staan al je agenda items en eventuele specifieke meldingen bij elkaar.
Je agenda is nu gelijk bijgewerkt. - Sorteer op ‘onderwerp’ en behandel eerst de e-mails met hetzelfde onderwerp (zogenaamde ketting mails).
- Sorteer op ‘van’ en behandel de afzenders waar veel e-mails van zijn (vaak van functionele mailboxen, nieuwsitems of leidinggevenden).
Jaarlijkse opschoning verzonden en verwijderde items
De verzonden items zijn een paar weken tot maanden erg waardevol als naslagwerk. Maar als deze map overvol raakt werkt het tegen je. Verwijder oude verzonden items in een paar klik. Bijvoorbeeld alles ouder dan 6 maanden:
- Ga op de laatste mail staan van b.v. 30-6-2014.
- Toets tegelijkertijd ctrl + shift + end
nu zijn alle e-mails vanaf 30-6 en ouder geselecteerd - Toets delete.
Dit kun je ook met je verwijderde items doen. Natuurlijk kun je de map verwijderde items ook automatisch laten legen.
Takenlijst of CRM activiteiten
Kijk eens kritisch welke taken je dit jaar echt moet afwikkelen en welke taken je beter of het jaar heen kunt tillen. Een realistische actielijst zorgt dat je ook werkelijk de focus kunt leggen op zaken met een hoge prioriteit. Als het minder druk wordt dan verwacht kun je altijd nog vooruit werken met de taken van de volgende dag.
Agenda planning tijdens de jaarwisseling
Waarschijnlijk doe je al je wekelijkse agenda onderhoud. Neem dan deze tips nog extra mee:
- Controleer of de status van de feestdagen en andere vrije dagen op ‘niet aanwezig’ staat.
- De herinnering kun je op ‘geen’ zetten.
- Plan na je extra vrije dagen ook ruimte om overzicht te creëren.
- Ik wens je voor 2015 heel veel gezondheid en werkplezier. Waarschijnlijk zijn er meerdere collega’s en klanten die je de eerste werkdagen van het jaar het allerbeste wilt wensen. Hou iets meer ruimte voor ad-hoc zodat je ook echt even tijd hebt voor elkaar.
Veel werkplezier!