Als je minder tijd beschikbaar hebt om je werk in te delen word je nog meer uitgedaagd om de juiste prioriteiten te stellen.
En dat is nu net waar veel mensen mee stoeien.
Soms zit de oplossing in het toepassen van een aantal prioriteringstechnieken, voor de meeste mensen zit de oplossing al in de stap vóór je gaat prioriteren.
Vermijd deze valkuilen vóór je gaat prioriteren:
Last van het boemerang effect van vage afspraken? Uit compassie met elkaars werkdruk lijkt het prettig om vaag te blijven over tijd en inhoud van de op te pakken acties. Maar niets is zo vervelend als de druk voelen van werk waarvan je niet precies weet wat je moet doen en wanneer je het moet opleveren. Zo blijf je schuiven met je takenlijst.
Zorg dat je vervolgstappen altijd concreet en helder zijn zowel op inhoud als op tijdslijnen. Moet je eerst nog wat uitzoeken of weet je nog even niet wanneer je er tijd voor hebt? Dan is je vervolgstap; ik laat je vrijdag weten wanneer je het inhoudelijke antwoord kunt verwachten. Of mooier nog, als je denkt dat je het vrijdag kunt realiseren beloof maandag, valt het voor iedereen mee!
Beloof minder en presteer meer.
Stop geen tijd in de verkeerde dingen nog efficiënter doen.
Steeds vaker worden acties via mail of CRM-systeem toebedeeld. Echter, niet alles hoort bij jou op het bordje. Daarnaast hoor ik nog regelmatig mensen zeggen; eigenlijk hoort het bij mijn collega, maar die heeft het zo druk, dus doe ik het maar ´even´ zelf.
Stel jezelf bij het aannemen van een actie altijd de vraag: wat is het nut van deze actie en wie is de aangewezen persoon om dat te doen.
Is je hoofd je agenda? Tijd inschatten is een van de moeilijkste dingen. Als iets vaak voorkomt bouw je gelukkig wel ervaring op (Zo kook je Macaroni 5 minuten en aardappels 20 minuten). Maar zodra je een combinatie van gerechten (werkzaamheden) moet maken wordt het al lastiger om een goede tijdsindeling te maken.
Het is dan handig om de indeling van je werkzaamheden te visualiseren in je agenda. Zo zie je in één oog opslag waar je nog ruimte hebt en welke acties met elkaar ‘concurreren’. Heb je heel veel kleine acties, bundel ze dan in een blok van ½ uur tot 1 uur (bv e-mail verwerken).
Gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te onthouden.
Technieken om te prioriteren
Eisenhouwer deelde zijn werk in naar urgent en/of belangrijk. Reken af met taken die niet urgent en niet belangrijk zijn, werk aan de meest urgente en belangrijke taken en maak regelmatig ruimte voor niet urgente maar wel belangrijke taken. Dat zijn de taken waarbij je even een paar passen terug doet om met een bredere kijk naar oplossingen voor je werk te kijken (bijvoorbeeld deze Slimmer werken tips J)
Covey deelde zijn werk in naar zwaarte ofwel; keien, kiezels, zand en water. Begin waar mogelijk in de ochtend met je keien en kiezels, dan ben je nog lekker fris. In de middag is er dan altijd wel plaatst voor wat extra zand en water
Pareto keek vanuit de 20/80 regel, 20% van de acties zorgen voor 80% van het resultaat. Vaak zijn dat ook de urgent én belangrijke zaken die inmiddels aardige keien zijn geworden.
Misschien wel de belangrijkste prioriteringstechniek: je geweten
De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun. Wees eerlijk naar jezelf.
Prioriteren gaat een stuk makkelijk als je overzicht hebt op je werkvoorraad, zicht hebt op je beschikbare tijd in de agenda en concrete afspraken maakt. Dan nog kun je eens uit de bocht vliegen omdat er te veel onverwachte urgente zaken langskwamen. Bepaal dan welke 20% van je acties leiden tot 80% van je resultaat en ga iets verder vooruit weer ruimte creëren.
Welke tips heb jij om makkelijker te prioriteren? Deel ze hieronder met ons.