Tag archieven: achterstanden wegwerken

succes doelen realiseren

Hoe stuur jij naar ’n succesvol jaar?

succesvol doelen realiseren

De kop is eraf, de eerste maand van 2020 zit er al weer bijna op. Was de jaarwisseling voor jou ook een mooi moment om even stil te staan bij je wensen en doelen voor 2020?

Ik gun je in ieder geval een gezond en gelukkig leven waarbij je voldoende tijd en geld hebt om leuke dingen te doen met de mensen die je dierbaar zijn. Een heel groot deel van die tijd vul je in met werk, naar ik hoop leuk werk. Voor velen blijft het balanceren tussen het realiseren van je zakelijke – en je privé doelen. Het managen van je tijd, je omgeving en bovenal jezelf zijn dan belangrijke succesfactoren.

Als jij je hierin herkent, dan is dit hét moment om even stil te staan bij je eerste resultaten.

5 tips hoe jij de regie houdt en 2020 jouw jaar maakt:

1 Houd je doel voor ogen

Succesvolle mensen hebben 1 ding gemeen: ze hebben een duidelijk doel voor ogen. Of je nu een topsporter bent, jong professional, vader, moeder, accountmanager, administratieve professional het maakt niet uit. Jij beslist of je succesvol wilt zijn in wat je doet.
Als je doel nog een beetje zweeft, besteed er deze week dan tijd aan om een helder beeld te krijgen. Je vind inspiratie in het artikel: Rome, Londen of toch Wenen.

Als je niet weet waar je heen wilt, hoe weet je dan welke weg je moet nemen?

2 Maak je acties concreet

Nu je een scherp beeld hebt kun je de doelen door vertalen naar de handelingen die jij moet doen om je doelen te realiseren. Wat zie je jezelf doen, wanneer en hoe vaak wil je dat doen, wat is de beste plek om dat te doen, wat ga je nog regelen om te kunnen starten, wie kan je helpen.
Veel mensen zijn erbij gebaat om een werkritme te creëren. 

Bijvoorbeeld;

  • Iedere vrijdag maak ik de planning voor volgende week.
  • Wekelijks bila om acties voor de komende 2 weken door te nemen
  • Iedere dag beginnen met iets lastigs

3 Laat je niet afleiden

Hoe goed je plan ook lijkt. Er staan altijd afleiders op de loer.
Misschien heb je de e-mail pop-up al uitgezet maar staat de melding op je telefoon nog aan. Of heb je een achterstand en word je onderbroken met voortgangsvragen. Of moet je veel zoeken naar informatie en kom je onderweg allerlei andere leuke dingen tegen. Benoem je eigen valkuilen en onderneem actie. Ook anderen kunnen je storen met onverwachte vragen.

Tip! Zeg op alle vragen in de ochtend ‘nee’ en zorg dat er later op de dag wat ruimte is om de belangrijkste alsnog op te pakken.

4 Gebruik de peilstok

Eenmaal lekker op weg naar je doel is het leuk om je successen te vieren. Dat geeft energie en motiveert om door te gaan. Soms valt het resultaat een beetje tegen. Ben jij even blij dat je dat tijdig signaleert door je peilstok te gebruiken. Nu kun je nog stappen ondernemen om bij te sturen. Je hebt verschillende instrumenten.
Denk aan het doornemen van een rapportage, een bila met je collega of je agenda planning voor de komende week.  Hoe vol je agenda soms ook lijkt, laat nooit, maar dan ook nooit je wekelijkse agenda onderhoud schieten.

 Wat zijn jouw successen van de eerste maand?

5 Onderneem actie

Deze laatste stap is het sluitstuk naar je succes. Je kunt dingen Beter doen, Anders doen, Meer doen (zelfs mee beginnen) of Minder doen (zelfs mee stoppen).
Let op! Benoem je actie concreet. Bijvoorbeeld:

  • Vanaf nu 1 keer in de week bila met directe collega. In plaats van vaker bila.
  • Ik begin iedere ochtend met een lastige klus, daarna pas mijn e-mail. In plaats van lastige klussen eerst.
  • Ik plan al mijn grote taken in de agenda. In plaats van meer plannen.

Ofwel BAMM in een klap naar betere resultaten.  

Wat kan jij Beter, Anders, Meer, Minder doen voor een succesvol 2014?

Door met een succesvol 2020

Hopelijk ben je blij met je resultaten van deze maand. Anders was het in ieder geval waardevol om even terug te kijken en de 5 stappen naar succes te doorlopen. Pas ze iedere maand toe en houdt de regie over je eigen succes.

Ik wens je een jaar met leuk werk, goede gezondheid en voldoende tijd om leuke dingen te doen met de mensen die jou dierbaar zijn!

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

werkplezier plezier in je werk

Gun jezelf meer werkplezier

werkplezier plezier in je werk

Iedereen wil wel meer werkplezier ; met plezier naar het werk en aan het einde van de dag weer met een goed gevoel kunnen afsluiten. Dan ga je ook weer vrolijk naar huis. Natuurlijk zijn niet alle taken even leuk of heb je wel eens een off-day. Wellicht is er (tijdelijk) te veel werk of is de bezetting nog niet op orde. Dan krijg je natuurlijk niet alles weggewerkt en loopt je werkvoorraad ongewenst hoog op. Ook in die fase is het voor jezelf belangrijk dat je er plezier in houdt en tevreden bent over de manier hoe jij je dag /week / maand bent doorgekomen.

Met deze 5 tips krijg je meer werkplezier

Eet die kikker eerst

Ik bedoel niet die kikkers en muizen die nu al in het schap liggen. Maar die K klus waar je al een tijdje tegenaan hikt en die maar niet opgepakt wordt. Er zijn altijd andere dingen die op dat moment urgenter en zeker ook leuker zijn. Maar oh, wat voelt het fijn als die K klus nu eens echt van je bordje is. Dus, niet meer uitstellen, maar eet hem het liefst zo vroeg mogelijk op de dag, dan is de pijn maar kort en loop je daarna weer vrolijk rond. Voor veel mensen draagt dit al enorm bij al meer werkplezier

Overzicht op wat je daarna moet doen

Is die kikker nu eindelijk weg? Gaaf! En dan, wat staat er allemaal nog meer op het programma? Of mis je nog het overzicht? Er zit vast iets in je hoofd, je mailbox vraagt aandacht, je hebt misschien een (taken)lijstje of al zaken in je agenda gezet. Neem even de tijd om het op een rijtje te zetten. Werk kleine dingen gelijk af, zet grote dingen op je lijstje voor een van de andere dagen van de week. De een zet het graag in de agenda, de ander op een takenlijst of CRM systeem. Zo heb je gelijk al stappen gezet om de komende dagen sneller overzicht te krijgen. 

Bepaal de beste volgorde en werkplek

Een goede volgorde heeft niet alleen te maken met prioriteren (dat was die kikker al en die is weg) maar ook met je energie niveau, gemak waarmee je kunt concentreren of stukken waar je hulp van anderen nodig hebt. Is de ander niet beschikbaar probeer dan een ‘afspraak’ te plannen wanneer jullie wel even de koppen bij elkaar steken.

Wat betreft concentratie: kies je beste plek. Het maakt vaak al verschil of je aan een blok van 4 zit of 2. Met je gezicht naar de deur in het midden van de ruimte, of meer aan de zijkant waar bijna niemand langsloopt. Is dit niet genoeg dan heeft ieder bedrijf vormen van concentratie ruimtes. Soms is het gewoon een vrije spreekkamer of leslokaal maar vaak zijn er ook kleinere werkplekken waar je even een paar uurtjes kunt zitten. 

Ga af en toe lummelen

We blijven maar rennen en doorgaan. Tenminste dat denken we. Geheid dat er verschillende ‘loze’ momenten op een dag zijn die je onbewust toelaat. Even kletsen met een collega, nog een keer je berichtjes checken of nét wat langer blijven hangen bij iets wat je nu eigenlijk niet nodig hebt. Best logisch, want de boog kan niet 8 uur per dag gespannen staan. We moeten juist iets meer tijd pakken om afstand te nemen, gewoon even wat ‘lummelen’ zoals hoogleraar Alan Lightman zegt en het liefst in combinatie met bewegen. Neem een aantal keren per dag bewust even afstand van je werk. Ga even offline, haal koffie op een andere etage, loop een rondje, ga even rustig zitten op een stilte plek. Je gaat onbewust zaken verwerken en reflecteren en kom je met veel creatievere oplossingen.

Maak ruimte voor je eigen ontwikkeling

Nieuwe dingen leren kan zo leuk zijn. Soms zijn het maar hele kleine dingetjes waar je al vrolijk van wordt. Die helpen je het werk makkelijker te maken en sneller zaken af te kunnen ronden. Dus ja, maak tijd om dagelijks even de intranet site van je bedrijf te bekijken, wat gaat jou helpen? Deel kennis en vaardigheden met elkaar, doe een leuke sneltoets challenge of een kleine cursus of ga stappen zetten zodat je straks klaar bent voor een grote verandering in een nieuwe functie. Veel bedrijven hebben ook een persoonlijk budget waar je dat soort zaken uit kunt betalen. Als je eenmaal in beweging bent wordt het steeds leuker en smaakt het naar meer.

Een deel van het werkplezier wordt bepaald door je omgeving, maar gelukkig heb je ook een aantal zaken zelf in de hand. Focus op die dingen waar je invloed op hebt en haal daar zoveel mogelijk voldoening uit.

Veel werkplezier!

feestdagen

Feestdagen een lust of een last?

feestdagen

Volgende week is al de eerste feestdag van dit jaar. Voor de meeste mensen met een kantoorbaan een lekkere extra vrije dag. En zo zijn er van de komende 8 weken maar liefst 4 ‘gebroken’ door feestdagen. Privé is dat heerlijk, extra aandacht voor je gezin, familie of rust voor jezelf. Sommigen kunnen het ook nog combineren met de voorjaarsvakantie. Zakelijk is het lang niet altijd prettig.

In de ene functie is het hierdoor misschien rustiger dan normaal, juist omdat er mensen om je heen met vakantie zijn. In de andere functie weet je niet hoe je het geregeld moet krijgen. Veel mensen hebben de neiging om maar af te wachten en te kijken wat er gebeurt. Toch heb je zelf op een aantal punten wel degelijk invloed. Als je die zaken oppakt, heb je zelf nog meer plezier van de extra vrije dagen.

6 zaken die jij kunt beïnvloeden

Heb je goed beeld van je beschikbare tijd?

Met een goed ingerichte agenda weet je niet alleen voor jezelf welke tijd je beschikbaar hebt, maar kunnen anderen ook sneller zien of jij beschikbaar bent. De meeste mensen hebben inmiddels de feestdagen automatisch in de agenda staan (let op, heb je nog de oudere versie van Outlook dan staat Koninginnedag nog op 30 april, sleep die snel naar vrijdag 27 april). Zet op je vrije dagen de status op ‘niet aanwezig’.

Gaan alle vergaderingen door?

Kijk eens kritisch naar de vergaderingen de komende 2 maanden. Handig als je nu al weet welke kunnen vervallen of verzet worden. Waarschijnlijk krijg je op verschillende plekken nog wat extra ruimte. Zeker als je een overleg ook niet hoeft voor te bereiden of uit te werken. Door je via Outlook af te melden (weigeren met bericht) ziet de organisator bij controleren of er voldoende mensen aanwezig zijn om de vergadering door te laten gaan.

Duidelijke verwachtingen wekken

Nu je beeld hebt van de ruimte in je agenda kun je de grotere klussen waar je al deadlines voor hebt goed indelen. Zo houd je beeld op de resterende beschikbare ruimte en kun je de komende periode ook de juiste verwachtingen wekken voor nieuwe afspraken /deadlines of werkverdeling. Heb je voor het realiseren van een van je taken een specifieke collega nodig? Kijk dan nu al samen wanneer dat uitkomt.

Elkaar helpen door te delegeren

Het voordeel van werken in een team is dat je elkaar kunt helpen. Even met elkaar afstemmen wat je nog hebt liggen en hoe je het gezamenlijk realiseert is de mooiste vorm van delegeren. Vaak is het al genoeg om:

  • Even een paar uur de telefoon overdragen en apart gaan zitten zodat je geen werk hoeft over te dragen.
  • Nieuwe klussen die je niet voor een vakantie kunt afwerken direct bij binnenkomst overdragen aan een collega.
  • Klussen waar geen deadline op zit nu al plannen na je vrije dag(en).
  • Lastige klussen die je moet overdragen samen doornemen.

Mail op orde

Als je meerdere dagen vrij hebt vertrek dan met een lege mailbox. Zet desnoods een uurtje voor je vertrek de afwezigheidsmelding vast aan en plan na je vakantie een uurtje extra om je mail bij te werken.

Leeg je hoofd in een takenlijst

Zet je acties zo snel mogelijk in een takenlijst of in je klanten systeem. Gun jezelf aan het einde van een dag nog even 5 minuten om alle losse eindjes die je in je hoofd hebt weg te schrijven. Zo hoef je niets te onthouden tijdens de feestdagen en kun je optimaal genieten.

Tijd voor iets extra’s?

Ben jij toevallig die collega die juist tijd overhoudt omdat anderen weg zijn? Je teamleden zijn je dankbaar als je dat aangeeft in een dagstart. Werk je niet in een specifiek team dan is het een mooi moment voor een mini voorjaarsschoonmaak of je doelen en strategie voor 2018 nog eens goed door te nemen.

Juist in de periode met veel gebroken weken door vrije dagen is het erg waardevol om nét iets meer tijd te geven aan je werkorganisatie en werkplanning. Dan creëer je overzicht en rust in je hoofd zodat je ook kunt genieten van de feestdagen.

Veel plezier!

Regel CC mail voorwaarden

Regels CC-mails

Met regels CC-mails naar aparte map sturen

CC-mails zijn bedoeld ter informatie. Juist voor mensen die veel cc-mails krijgen kan het handig zijn om de ‘ter informatie’ e-mails uit te sorteren met de ‘actie’ e-mails. Door met regels cc-mails naar een aparte map te sturen haal je tijdwinst uit het verwerken van je e-mails.

Door de CC-mails naar een aparte map onder je postvak in te sturen houd je in je postvak in alleen je actie e-mails over. De CC-mails staan ongelezen in je mapje dus je ziet het vanzelf hoeveel er nog in staan. Door het mapje met cc-mails 1 keer per dag of week door te lopen ben je met minimale inspanning en afleiding toch op de hoogte en verwerk je heel efficiënt je e-mail

Zie hieronder de stappen om het in te stellen. Zoals je ziet kun je regels voor nog veel meer onderdelen gebruiken.

Regels CC-mails voorwaarden Regels cc-mails actie regels cc-mails uitzondering

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Alle ballen in de lucht

Alle ballen in de lucht

Alle ballen in de luchtZoveel dingen die spelen en waar je aandacht aan moet geven. Het lijkt wel of je alle ballen in de lucht moet houden. Maakt dan helemaal niemand keuzes? Is echt alles belangrijk? Ik kan toch niet altijd alles tegelijk?

Soms los je drukte op door nét even een stapje harder te lopen. In ieder goed bedrijf is er een gezonde spanning tussen de hoeveelheid werk en de beschikbare mensen. En ja, ook daar zitten af en toe pieken en dalen in het werkaanbod.

Merk je echter dat je al veel kleine verbeteringen hebt doorgevoerd maar toch blijf je continue tegen de grenzen van reële werkdruk aanlopen dan is het waardevol om op een hoger niveau naar je werkzaamheden te kijken.

Zo houd je alle ballen in de lucht:

Iedere functie bestaat uiteindelijk uit 7-9 hoofd aandachtsgebieden. Zeg maar even je ballen die je in de lucht moet houden. Denk hierbij aan je kerntaken in je functieprofiel. We hebben het niet over het behandelen van e-mail, het aannemen van telefoontjes, bijwerken van je CRM/Siebel systeem of het bijwonen van een vergadering. Dat zijn slechts vormen of hulpmiddelen waarmee je jouw aandachtsgebieden uitvoert. Maar waarom krijg je een telefoontje (klant belt met een vraag, collega wil iets afstemmen), e-mail (informatie om bij te blijven, vergaderverzoek), CRM actie (klantvraag, relatieonderhoud) of moet je naar een vergadering (kennis delen, verbeteringen benoemen, projectoverleg).

Als voorbeeld een accountmanager van een bedrijf, het kan zomaar zijn dat dit de belangrijkste aandachtsgebieden zijn in die functie:

Aandachtsgebieden

 

 

 

 

 

1. Aan welke ballen wil je meer /minder aandacht geven
Soms kan een bal een periode enorm zwaar zijn; Je bent met een zware studie bezig, het nieuwe project vraagt veel aandacht, er zijn veel nieuwe klantvragen. Gelukkig worden andere ballen ook weer lichter; een van de projecten is bijna voorbij, de procesverbeteringen leveren je tijdwinst op, je hebt dit jaar al bijna alle klanten gesproken.
Bekijk 2-3 keer per jaar of je aandachtsgebieden nog goed verdeeld zijn. Of is iets zover weggezakt dat je het juist wilt toevoegen, daar moet je dan ruimte voor maken.

Er kan pas iets bij als er iets af gaat

2. De kaasschaafmethode
Een hele bal laten vallen is zelden een optie. Toch kun je links en rechts wel een stapje terug doen. Moet je alle overleggen meemaken? Moet je alle info die je binnenkrijgt volledig lezen voor jouw werk, of is snel scannen al voldoende? Wellicht zijn er ook processtappen waar je tijd kunt besparen. Bij grote stappen zoals een voorbereiding of uitwerking kun je jezelf trainen om binnen een tijdslimiet de klus te klaren.

Bespaar je dagelijks een halfuur dan heb je iedere 2 weken een halve dag over

3. Voer de ‘eigenlijk zou ik….. moeten doen’ door
Als je heel bewust erbij stilstaat weet je eigenlijk al langere tijd dat je uit die netwerkgroep had moeten stappen, je bepaalde processen niet helemaal in de grip hebt, meer tijd zou willen stoppen in de voorbereiding zodat de rest veel makkelijker loopt, ’s avonds niet meer zou moeten willen werken, je eigenlijk al lang die mailbox op had willen schonen of jezelf echt aan de planning wilt houden.
Wat het ook is wat je eigenlijk al lang had bedacht, ga het ook doen of op zijn minst een paar weken mee experimenteren. Zijn de stappen te groot voor je? Hak het in stukjes en voeg iedere keer een nieuwe stap toe.

Iedere stap in de goede richting is winst

4. Plan je vaste onderdelen
Een aantal activiteiten staan vanzelf in je agenda. Gewoon omdat je wordt uitgenodigd voor een overleg of omdat er een afspraak met je klant is gemaakt. Houdt voor jezelf overzicht op je beschikbare tijd door gelijk de geschatte voorbereiding en uitwerktijd te plannen.

5. Maak een power hour voor nieuwe activiteiten
Wil je nu eindelijk wél je informatie lezen, klanten bellen of achterstanden inlopen? Maak wekelijks één of twee ‘power hour’ blokken waar je de focus legt op jouw doel. Zou helemaal mooi zijn als je dit met enkele collega’s samen kunt doen, zo leer je van elkaar en komt er veel positieve energie in de groep.
Dit werkt ook super goed voor die kikker klussen die iedere keer terug komen.
Eenmaal in een ritme is het veel makkelijker om vast te houden.

Gebruik de kracht van de groep

6. Continue verbeteren
Bij iedereen stuitert er wel eens een bal. Sommige aandachtsgebieden zijn vergevingsgezind en kunnen dat af en toe hebben. Anderen zijn zo belangrijk dat je geen misstap kunt veroorloven. Houdt die altijd hoog.
Bekijk maandelijks op het niveau van je aandachtgebieden waar je staat. Wat heb je allemaal al bereikt, waar zou je weer een volgende stap willen zetten?

In kleine stapjes is makkelijker dan alles in een keer

Door je tijdsverdeling vanuit de aandachtsgebieden te bekijken krijg je veel informatie hoe je weer beter in balans kunt komen. Soms heb je het volledig zelf in de hand, soms maakt hulp of kracht van de groep het makkelijk om je doelen te realiseren.

Heel veel succes!

Geheim goede actielijst

Goede actielijst in Outlook of Siebel

Geheim goede actielijstIn het papieren tijdperk hadden we behoefte om de acties die je moest doen op te schrijven. De ene actie kon je dezelfde dag afwerken de ander kwam pas over enkele dagen aan de beurt. Het grootste voordeel van een geschreven actielijst was het goede gevoel als je iets kon doorstrepen. Maar er zaten ook veel nadelen aan. Waar had je het lijstje ook al weer gelaten. Gebruikte je een blauw To-do blok dan moest je vaak terugbladeren of er toevallig nog iets open stond. Na een paar dagen schreef je alle openstaande acties van de afgelopen week opnieuw op om weer overzicht te krijgen. En hoe kon je het inrichten dat je de acties die je later kon doen op het juiste moment in beeld zou krijgen?

Inmiddels zijn er legio digitale oplossingen om acties bij te houden. Denk aan apps als Wunderlist, Evernote, Todoist et cetera. Zakelijk gezien kom ik vooral Outlook taken en Siebel activiteiten tegen.

Ongeacht welk hulpmiddel je gebruikt ze willen jou helpen, maar je moet ze wel slim vullen.

Geheim goede actielijst in Outlook of Siebel – deel 1

Creëer je één oog opslag

Een actielijst werkt het fijnste als je direct ziet wat je moet doen. Voer je acties zo op dat je ook na een paar dagen weer direct ziet wat je wilde doen en of een taak groot of klein is. Even checken is zo gedaan, maar afspraken uitwerken, iets opstellen, wijzigen of reviewen zijn toch vaak grotere klussen waarvan je maar een paar op een dag kunt handelen en dus slim moet plannen

Outlook taken:
Zet in je taakregel naast onderwerp altijd een werkwoord, dat is je actie.
Vul aan met relevante info (bijvoorbeeld contactpersoon, telefoonnummer).
Werk met herkenbare afkortingen.
Gebruik eventueel Urgentie en categorie om makkelijk te sorteren.
Voeg evt. e-mails toe en andere achtergrondinformatie.

Voorbeeld: Check start PEP training | Jolanda (06-123456789)
In plaats van: PEP training

Siebel:
Het veld type en beschrijving geven je de meeste informatie over de aard en zwaarte van de actie.
Gebruik het type van de activiteit zo specifiek mogelijk, vermijd type algemeen.
In beschrijving geef je in 3-4 woorden de kern aan, vermijd variatie in schrijfstijl.

Voorbeeld: ene keer OVK andere keer Ovk, of ovk.

Geef in opmerking niet alleen aan wat je gedaan hebt, maar vooral wat je moet doen.

Wat is de kwaliteit van je actielijst

Wellicht is je actielijst onnodig lang. Bijvoorbeeld omdat iemand een actie per ongeluk op jouw naam heeft gezet, of omdat je ooit de intentie had om iets op te pakken maar nu niet meer van toepassing is. Loop met regelmaat door je lijst om de kwaliteit hoog te houden.

Persoonlijke lijst (Outlook en Siebel):
Kijk iedere week voor de komende week of iedere maand voor de komende maand welke acties nog actueel zijn of sluit ze af. Wil je een actie wel bewaren maar niet meer regelmatig in beeld? Zet dan de datum op b.v. 31-12-2016 (outlook taken kan ook ‘geen’ datum). Als de actie/idee weer actueel wordt kun je de datum weer aanpassen.

Groeps lijst (Siebel):
Zeker in een groepslijst met veel acties is het waardevol aan het begin van de dag de kwaliteit te checken. Hoort de actie op deze groep? Is het type goed gevuld? Is de datum/urgentie goed ingeschat? (zie ook ‘wat wil je vandaag zien’).

Wat wil je vandaag zien?

Ken je die zwarte datum mappen nog? Daarin agendeerde men de binnengekomen stukken en legde ze op de dag dat men ze moest afhandelen. Een digitale actielijst werkt eigenlijk hetzelfde.
Bepaal iedere keer wat de meest gewenste/realistische startdatum is. Heb je op vandaag alleen die acties staan die je ook echt wilt doen, dan is aan het einde van de dag je startpagina leeg. Zo krijg je weer het fijne gevoel dat alles is ‘doorgestreept’.

Outlook taken:
Deze lijst vul je zelf en pas je zelf aan. De begin- en einddatum kun je vaak gelijk houden. Je doet een actie, of je doet hem niet. Geef je jezelf een week de tijd dan is de neiging tot uitstel ook groter. Verwacht je in deze week een reactie? Zet de taak dan op de dag dat je wilt bellen/mailen wat de status is. Komt de reactie eerder binnen dan vind je de taak snel weer terug via zoeken in outlook taken.

Siebel:
Een deel van de activiteiten heb je zelf opgevoerd. Omdat je iets aan de klant beloofd hebt (afspraak, terugbellen, uitwerken offerte) of omdat je verwacht er dan mee aan de slag te kunnen (rappel, bepaalde vervolg acties). Een ander deel wordt om dezelfde reden door anderen opgevoerd, of automatisch opgeladen uit de database. Zo word je nog wel eens verrast met te veel acties op je startpagina. Begin en eindig je dag met het actualiseren van je startpagina.

Opgeladen uit database: Deze activiteiten hebben vaak een snelle begindatum maar een einddatum die enkele weken verder ligt. Vooral bedoeld om jou de tijd te geven hem de komende weken in te plannen. Als je weet dat je hem volgende week gaat oppakken, pas dan de startdatum aan naar de dag dat je hem gaat doen (einddatum op originele zetten). Zo blijft jouw startpagina overzichtelijk en komt hij op het gewenste moment weer naar boven.

Met een overzichtelijke actielijst verlies je minder tijd door continu te zoeken met je ogen en heb je een goede basis om een realistische agenda planning te maken.
Volgende maand gaan we nog verder in op; slim bundelen, maak gebruik van filters, wat komt er nog aan.

Veel werkplezier!

bewaren

Bewaren of weggooien

Waar bewaar ik alles?

bewarenIn het digitale tijdperk hebben we bijna onbegrensde bewaar mogelijkheden. Uiteraard heel waardevol voor documenten die je om ‘juridische waarde’ wilt bewaren. Maar geldt dat voor alles wat je bewaart? Of is je archief allang niet meer overzichtelijk en heb je zo’n lange lijst aan mapjes dat je jezelf suf scrolt? Hoe vaak kijk je eigenlijk nog in al je bewaarde gegevens? En vind je ze dan nog terug?

Je hebt vast wel eens gezegd ‘zie je wel, toch goed dat ik alles bewaar’ maar als je heel eerlijk bent bewaar je veel meer dan je eigenlijk ooit nog zult gebruiken.

Zo kan jij slimmer bewaren en terugvinden

Archiveren in een (klanten)database

Veel bedrijven hebben al afspraken wat je waar moet bewaren. Voor gegevens van klanten, medewerkers, leveranciers etc. zijn goede database systemen beschikbaar. Denk aan Siebel, SAP etc. Databases zijn opgebouwd uit unieke velden die je oneindig handig kunt filteren (Query-en) en sorteren. Als je ze goed vult kun je ze zelfs automatisch laten opschonen o.b.v. bijvoorbeeld type of leeftijd. De 1e en belangrijkste stap in archiveren: ken en volg de archiveer afspraken.

Ook het terugvinden gaat dan een stuk makkelijker. Neem bijvoorbeeld Siebel. Daar kun je in het onderdeel bijlagen de documenten sorteren op de verschillende kolommen (naam, type etc.) en onder de query knop kun je verschillende zoek criteria selecteren zoals periode waarin het document is toegevoegd.

Beter nu 30 seconden meer tijd besteden aan goed opslaan dan ieder jaar enkele uren aan uitsplitsen wat je moet bewaren of verwijderen.

Bewaar het bij de bron

Er is steeds meer informatie beschikbaar via een bedrijfssite of projectensite. Die bron aan informatie hoef je al niet meer zelf te bewaren en vaak ‘schoont’ de beheerder oude versies voor je op. Maak wel slim gebruik van de hulpmiddelen door op de voor jou belangrijke plekken een ‘waarschuw mij’ melding in te stellen, favorieten te maken, veel gebruikte bestanden te pinnen aan de taakbalk en natuurlijk informatie te delen door de pagina URL (hyperlink naar site) te mailen.

Als ik dit nog nodig heb, waar ga ik het dan zoeken?

Netwerk of persoonlijke schijf

Naast bovenstaande gegevens zijn er nog afdelings- of team specifieke gegevens. Denk aan vakantieroosters, vergaderafspraken, beleidsplannen, netwerkgroepen, e-mail sjablonen etc. En tenslotte nog persoonlijke informatie zoals opleidingen, coachgesprekken, verlof, declaraties etc.
Alle informatie die voor iedereen handig is en nog nergens anders staat zet je op een afdelingsschijf. Sleep je veel gebruikte mappen naar de favorieten in de verkenner en veelgebruikte bestanden pin je aan de taakbalk. Informatie kun je makkelijk delen met een hyperlink naar map of bestand. Je persoonlijke gegevens kun je op een eigen schrijf of in outlook mappen zetten.

Deel wat voor iedereen waardevol is.

Leren zoeken in plaats van lange structuren maken

Ieder jaar komt er zoveel digitale informatie bij dat we niet meer alles in een structuur kunnen opslaan. Het scrollen en filteren met je ogen is veel vermoeiender en tijdrovender dan je denkt. Leren zoeken in je systemen zodat de techniek het ‘zware’ werk voor je doet wordt steeds belangrijker. Gebruik je al:

Leer beter zoeken dan hoef je minder te bewaren

Waar begin je met opruimen

Opschonen in je boomstructuur heeft het meeste effect. In Outlook en de verkenner zie ik vaak veel mappen. Gooi eerst de mappen weg die je zeker niet meer nodig hebt. Vaak zijn ze ingehaald door de tijd en niet meer actueel. Daarna kun je kijken of je de inhoud van 2 of 3 mappen kunt samenvoegen door een slimmere overkoepelende naam te bedenken. Tenslotte kun je de mappenstructuur anders ordenen/bundelen. Een map ‘oude versies’ of ‘afgeronde dossiers 2015’ of ‘tijdelijk bewaren’ is superhandig om overzicht te houden op de mappen die nog wel actueel zijn.

Je presteert beter met een overzichtelijke werkomgeving

Ondanks dat je digitale informatie makkelijk kunt bewaren wil je voorkomen dat je in een oerwoud van ongebruikte archieven belandt. Kritisch zijn op wat je überhaupt nog nodig hebt en waar je het dan kunt vinden voorkomt dat je per jaar uren verliest aan het opbergen en later weer uitsorteren van ongebruikte archieven. Met een slank archief en slimme snelkoppelingen naar de bronbestanden blijft je systeem ook lekker snel voor je werken. 

Veel werkplezier!

Jaarwisseling 2015

Overzichtelijke jaarwisseling

Jaarwisseling 2015

De laatste werkdagen van 2014 zijn aangebroken. Je wilt vast nog wat zaken afronden en dan is het hoog tijd voor een paar heerlijke dagen met je familie en vrienden.

Op de valreep nog enkele tips om 2014 overzichtelijk af te sluiten.

5 Tips voor een slimme jaarwisseling

Met een ‘lege’ inbox het jaar uit
Wil je dit jaar echt met een lege mailbox eindigen? Werk je inbox dan van onder naar boven bij. Daar vind je vaak e-mails die je vergeten bent te verwijderen of archiveren. Heb je er nog heel veel staan? Pas dan onderstaande sorteer technieken toe die je ook na iedere vakantie kunt doen.

Overzicht op je mail na de kerstvakantie
Als je naast de feestdagen nog extra vrij hebt wachten er vaak weer de nodige e-mail op je. In 3 stappen heb je snel weer overzicht:

  1. Sorteer op pictogram en ga met ctr + end naar het einde van je lijst. Hier staan al je agenda items en eventuele specifieke meldingen bij elkaar.
    Je agenda is nu gelijk bijgewerkt.
  2. Sorteer op ‘onderwerp’ en behandel eerst de e-mails met hetzelfde onderwerp (zogenaamde ketting mails).
  3. Sorteer op ‘van’ en behandel de afzenders waar veel e-mails van zijn (vaak van functionele mailboxen, nieuwsitems of leidinggevenden).

Jaarlijkse opschoning verzonden en verwijderde items
De verzonden items zijn een paar weken tot maanden erg waardevol als naslagwerk. Maar als deze map overvol raakt werkt het tegen je. Verwijder oude verzonden items in een paar klik. Bijvoorbeeld alles ouder dan 6 maanden:

  1. Ga op de laatste mail staan van b.v. 30-6-2014.
  2. Toets tegelijkertijd ctrl + shift + end
    nu zijn alle e-mails vanaf 30-6 en ouder geselecteerd
  3. Toets delete.

Dit kun je ook met je verwijderde items doen. Natuurlijk kun je de map verwijderde items ook automatisch laten legen.

Takenlijst of CRM activiteiten
Kijk eens kritisch welke taken je dit jaar echt moet afwikkelen en welke taken je beter of het jaar heen kunt tillen. Een realistische actielijst zorgt dat je ook werkelijk de focus kunt leggen op zaken met een hoge prioriteit. Als het minder druk wordt dan verwacht kun je altijd nog vooruit werken met de taken van de volgende dag.

Agenda planning tijdens de jaarwisseling
Waarschijnlijk doe je al je wekelijkse agenda onderhoud. Neem dan deze tips nog extra mee:

  1. Controleer of de status van de feestdagen en andere vrije dagen op ‘niet aanwezig’ staat.
  2. De herinnering kun je op ‘geen’ zetten.
  3. Plan na je extra vrije dagen ook ruimte om overzicht te creëren.
  4. Ik wens je voor 2015 heel veel gezondheid en werkplezier. Waarschijnlijk zijn er meerdere collega’s en klanten die je de eerste werkdagen van het jaar het allerbeste wilt wensen. Hou iets meer ruimte voor ad-hoc zodat je ook echt even tijd hebt voor elkaar.

Veel werkplezier!

Achterstanden – Druk in je hoofd en gebrek aan overzicht?

De Informatiestroom neemt toe. Dat zie je aan de hoeveelheid e-mail, informatie via internet, intranet, acties in CRM/ERP systemen. Enkele vrije dagen of even negeren van je informatiestroom leidt al snel tot achterstanden.

achterstanden wegwerken

Achterstanden? Pak ze nu aan!

Uit onderzoek onder 272 kenniswerkers blijkt dat slechts 43% minder dan 25 e-mails in de postvak-in heeft, 31% heeft 25-100 e-mails, 21% heeft 100-1000 e-mails en 6% meer dan duizend. 65% van de respondenten werken ook met een CRM systeem waarin de nodige acties en werkzaamheden staan.

Niet zo vreemd dat uit veel medewerkers tevredenheidsonderzoeken blijkt dat de werkdrukbeleving toeneemt. Dit wordt nog eens versterkt als het overzicht ontbreekt. In de e-mail is dat al zodra je moet scrollen.

De onrust door achterstand gaat bij veel mensen ten koste van de concentratie met risico op fouten. Ook wordt men vaker ‘gestoord’ met vragen over de voortgang. Veel mensen zijn bij achterstanden geneigd om een stapje harder te lopen in de hoop het snel in te kunnen lopen. Dat werkt vooral als je achterstanden vroeg signaleert en direct bij de kop pakt. Even stil staan om de achterstanden goed in beeld te brengen en in te plannen levert direct rust op.

Waar begin je?

In 4 stappen je achterstanden ombuigen naar een overzichtelijke werkvoorraad:

1. Bepaal wanneer je de achterstanden gaat inlopen.

Als je de achterstanden in 1 dag kunt inlopen, plan dan op korte termijn 1 dag (of 2 dagdelen) waar je ongestoord kunt werken aan de afhandeling. Zijn je achterstanden zo groot dat je daardoor meerdere dagen nodig hebt reserveer dan enkele uren per dag/week in je agenda waarin je achterstanden wegwerkt.

Plan in dit laatste geval eerst 2-3 uren om je achterstanden in beeld te brengen en in te delen naar urgent/belangrijk.

2. Snel overzicht in je e-mail door groepsgewijs op te schonen:

Een gevoel van achterstand is niet altijd ‘werk’ maar kun je vaak verdelen in nog te doen, archiveren of weggooien. Met slimme filter en sorteerfuncties kun je groepsgewijs opschonen.

  • Zet je ongelezen of gemarkeerde mail in een tijdelijke map ‘nog te doen’; zo kun je ze niet per ongeluk weggooien. Tip! Onder zoekmappen staat een filter ‘ongelezen mail’
  • Sorteer de rest op pictogram; onderaan staan vaak vergaderverzoeken, afwezigheidsmeldingen etc. deze kun je meestal direct weggooien.
  • Sorteer de rest op datum; vanaf welke datum weet je dat er voor jou geen actie meer inzit? Gooi deze weg of zet ze tijdelijk in een mapje ‘oude e-mail’ na 2 maanden niet gebruikt te hebben kan het mapje weg.
  • Nog steeds veel? Sorteer ook eens op onderwerp of afzender. Zo kun je groepsgewijs opschonen. Uiteindelijk blijven er maar een paar over die je 1 voor 1 moet beoordelen.

Zorg dat je alleen nog maar acties overhoud in je postvak-in. De ongelezen mail kun je nu weer uit je ‘nog te doen map’ verplaatsen naar de postvak-in.
Heb je veel acties? Plan deze in volgorde van belangrijkheid in Outlook taken / agenda of een CRM/ERP systeem.

3. Heb je een CRM of ERP systeem?

Gelukkig! Dat is de beste plek om klant gerelateerde acties vast te leggen. Met query’s kun je makkelijk groepen selecties maken. Meestal herken je bij de 1e 20 acties al ‘groepen’ als je naar ‘type’ of ‘beschrijving’ kijkt.

  • Query achterstanden met een lage prioriteit; Tot wanneer wil je hier in ieder geval geen aandacht aan geven? Zet ze ver vooruit op een herkenbare datum.
  • Query achterstanden met een hoge prioriteit; Plan ze in je agenda in de gereserveerde achterstand blokken en pas de plandatum in CRM daarop aan.
  • Query de rest van je achterstanden; Maak een reële inschatting op basis van de overige gereserveerde agenda-blokken.

4. Heb je nog meer zin om op te ruimen?

Duik dan eens in je mappenstructuur van outlook, verkenner, favorieten van internet en je bureaublad. Zeker weten als je die overzichtelijker hebt dat het in de toekomst makkelijker is om nieuwe informatie in een keer goed te archiveren.

Inderdaad, je hebt nog geen werk verzet. Maar de kans dat je de komende periode gedaan krijgt wat je van plan was is met 300% gestegen.
Je kunt nu weer juiste verwachtingen wekken en wordt minder gestoord met vragen over de achterstanden. Ook verlies je nu minder tijd met zoeken, dubbel werk en wordt je minder afgeleid door acties die je iedere keer ziet maar nog niet kunt oppakken.
Persoonlijk vind ik het meest belangrijke dat je écht met een opgeruimd gevoel je werk kunt doen. Gun jezelf de tijd om overzicht te creëren en meer rust in je hoofd te krijgen. Dat komt de kwaliteit van je werk ten goede!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips