Tagarchief: afgeleid

Regel CC mail voorwaarden

Regels CC-mails

Met regels CC-mails naar aparte map sturen

CC-mails zijn bedoeld ter informatie. Juist voor mensen die veel cc-mails krijgen kan het handig zijn om de ‘ter informatie’ e-mails uit te sorteren met de ‘actie’ e-mails. Door met regels cc-mails naar een aparte map te sturen haal je tijdwinst uit het verwerken van je e-mails.

Door de CC-mails naar een aparte map onder je postvak in te sturen houd je in je postvak in alleen je actie e-mails over. De CC-mails staan ongelezen in je mapje dus je ziet het vanzelf hoeveel er nog in staan. Door het mapje met cc-mails 1 keer per dag of week door te lopen ben je met minimale inspanning en afleiding toch op de hoogte en verwerk je heel efficiënt je e-mail

Zie hieronder de stappen om het in te stellen. Zoals je ziet kun je regels voor nog veel meer onderdelen gebruiken.

Regels CC-mails voorwaarden Regels cc-mails actie regels cc-mails uitzondering

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

multitaksen multitasking

Multitasken hoe goed kan jij het?

Aantal woorden 938, gemiddelde leestijd 3,5 minuten of 50 seconden als je alleen de vette regels scant. 

multitasken multitasking

Hoe goed kan jij multitasken? En wat is dat dan eigenlijk? Een snelle zoektocht op internet leert dat multitasking uit de computerwereld komt en een methode is om één processor schijnbaar meerdere taken tegelijkertijd te laten uitvoeren. Die ene processor doet dat overigens niet echt tegelijkertijd, maar heeft de gave om enorm snel te switchen van het een naar het ander.

 

Waarom wij denken dat we wel kunnen multitasken

Ook jij kan prima multitasken. Je doet het zelfs op dit moment. Je haalt adem, verwerkt je voeding, wiebelt misschien met je voet, pompt bloed rond en bent ook dit geïnteresseerd aan het lezen. Allemaal processen die tegelijkertijd lopen. Maar, een groot aantal hiervan doe je op een onbewust niveau, zonder dat je daar de aandacht bij hoeft te houden. En daar zit mij de mens nu juist het crux, hoeveel en welke taken kun je eigenlijk probleemloos tegelijkertijd uitvoeren?

Zuivere routine taken waar je niet (meer) over na hoeft te denken heb je geleerd met elkaar te combineren. Na een beetje training heb je de auto leren bedienen én kun je anticiperen op het verkeer. Al bellend met een klant maak je de aantekeningen van het gesprek. Als je veel typt hoef je niet meer te zoeken naar de letters op je toetsenbord. En zo heb je vast nog meer praktijk voorbeelden.

Het gaat vooral mis als je taken combineert waar je bewust aandacht aan moet geven. Rijd je met je auto een vreemde wijk in waar omleidingen zijn dan gaat de radio zachter, stop je met praten met je passagier en wil je de volle aandacht aan de weg geven. Ook tijdens het telefoongesprek met de klant kun je niet als letterlijk meeschrijven, en heb je weer even de volle aandacht nodig om goede vervolgvragen te stellen. Wil je nieuwe toetsenbord vaardigheden leren dan kost dat in het begin veel tijd, tot je het ‘geautomatiseerd’ hebt.

Waarom wij niet echt kunnen multitasken

Zodra je meerdere bewuste taken met elkaar gaat combineren blijkt dat je niet meer aan het multitasken bent, maar continu switcht van de ene taak naar de andere. Het resultaat in de praktijk is dan:

  • 2 bewuste taken combineren kost gemiddeld 1,5 keer zoveel tijd, switchen kost tijd.
  • Je mist stukken van de taak waar je aandacht even van af is
  • De kans dat je fouten maakt of slordiger werkt wordt groter
  • Het kost je uiteindelijk veel meer energie
  • Je krijgt last van het ‘stroop-effect’ in je brein (de makkelijkste taak gaat voor)

Er zijn legio multitask testjes op internet, probeer deze maar eens:

Benoem zo snel mogelijk de kleuren hardop

multitasken test

 

 

 

 

 

 

 

 

Best lastig he? Je brein moet bewust wisselen tussen het lezen van het woord en het benoemen van de kleur. Nu is dit nog relatief makkelijk en zou je kunnen trainen zoals blindtypen en de auto bedienen maar je kunt je dus voorstellen wat het met je doet als het complexer wordt.

Probeer dus zo min mogelijk taken die echt je aandacht verdienen met elkaar te combineren. Ofwel ga singletasken. Natuurlijk komen er op een werkdag altijd interrupties langs die je niet in de hand hebt. Maar multitasken is een keuze die jij maakt of onbewust ‘georganiseerd’ hebt. In deze video van ruim 6 minuten leggen 2 hoogleraren uit hoe je er zelfs verslaafd aan kunt raken. Best lastig dus om van dat multitasken af te komen.

6 tips om meer rust te krijgen door te singletasken

  1. Zet zoveel mogelijk pop-ups, meldingen en geluidjes uit. Dat geldt voor de e-mail pop-up, maar ook voor alle social media. Je vindt deze meestal bij instellingen, accountinstellingen. Wist je trouwens dat je per whats app groep kunt instellen of je een melding moet krijgen? (klik op de groepsnaam voor de instellingen per groep)
  2. Zorg voor een overzichtelijk en opgeruimde werkplek. Alle briefjes en stapeltjes vragen onbewust aandacht waardoor je van het een naar het ander kunt hoppen. Leg je mobiel ook niet prominent op je bureau, maar alleen op gehoor afstand.
  3. Sommige taken bestaan uit meerdere stappen. Stel jezelf de vraag: wat wordt mijn volgende stap? Zo check je of je nu alle stappen gezet hebt voor je de taak weer doorzet naar het volgende moment en switcht naar iets anders.
  4. Internet is een verleidelijke zoekmachine. Als je tijdens het zoeken iets anders tegenkomt ben je zo geneigd om daar op door te gaan. Kies een vaste plek waar je ideeën en inspiratie opslaat zodat je die later weer kunt oppakken. Een mooi hulpmiddel is OneNote notities. Met windows key + N krijg je gelijk een nieuw notitieveld die automatisch bij je losse notities in je persoonlijk notitieblok wordt opgeslagen.
  5. Heb je specifieke taken waarbij je extra moet concentreren? Plan enkele concentratie blokken waarbij je ook echt alle afleiders blokt. Zeg dat ook tegen je collega’s en kom na 1,5-2 uur weer bovenwater om je brein weer even wat luchtiger werk te geven.
  6. Train je bewustzijn wanneer je multitakst. Zodra je bewust bent wanneer en waardoor je in de verleiding van multitasken schiet kun je gericht op zoek hoe je dat kunt verminderen.

Hoewel het logisch lijkt om werkzaamheden te combineren of lege momenten op te vullen met andere taken blijkt dat singletasken toch meer rust en tijdwinst oplevert. Train jezelf in dingen die je onbewust kunt gaan doen (blind typen, auto bedienen) zodat je die wel kunt combineren met klussen waarbij je echt je aandacht nodig hebt (goede verslaglegging, verkeerssituaties overzien). Niet alleen je kwaliteit van werk maar ook je kwaliteit van leven gaat omhoog.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

Interrupties

Interrupties, hoeveel heb jij er op een dag?

InterruptiesDe huidige kantoren zijn veel opener en transparanter ingericht en de communicatiemogelijkheden veel uitgebreider. Hierdoor kunnen we makkelijker en sneller even contact leggen of afstemmen. De valkuil is natuurlijk dat we zo ‘druk zijn met elkaar’ dat we minder aan ons eigenlijke werk toekomen. 

Heb jij wel eens een dag geturfd hoe vaak je gestoord wordt? Soms omdat je het zelf zo hebt georganiseerd, soms omdat het je gewoon overkomt. Sommige interrupties zijn erg welkom (wil je koffie?) en sommigen voegen echt helemaal niets toe. Die laatste zijn het interessantste om te halveren.

Welke interrupties wil jij halveren?

Belletjes en rinkeltjes
Er komen steeds meer middelen waarmee we onderling communiceren. Van e-mail, telefoon en Lync tot alle vormen van social media zoals Yammer, LinkedIn, Twitter etc.
Standaard staan ze zo ingesteld dan je een melding krijgt als er iets nieuws is. Om ‘gek van te worden’. Gelukkig heeft ook iedere toepassing altijd een scherm instellingen waar je de meldingen kunt beheren. Want laten we eerlijk zijn, hoe vaak komt het voor dat het zo belangrijk is dat je direct gestoord moet worden? Voor e-mail is 2-3 keer per dag behandelen vaak voldoende en kan de pop-up gewoon uit en voor bijvoorbeeld Yammer kun je de instellingen zo aanpassen dan je minder e-mails krijgt.

Agenda herinneringen
De agenda herinneringen zijn ook maar voor een deel nuttig. In outlook instellingen staat standaard de herinnering op 15 minuten voor een afspraak. Erg waardevol als je ergens naar toe moet. Maar welke functie heeft het op bijvoorbeeld de reeksen van je (rooster)vrije dag? Regelmatig zie ik nog collega’s die de herinnering dagen tot weken laten staan omdat er nog een actie op zit. Beheer je herinneringen slim zodat ze alleen oppoppen als je er ook echt iets mee gaat doen.

Druk in je hoofd
Soms ben je zelf je grootste afleider. Gewoon omdat je nog veel te doen hebt en alles in je hoofd bewaart. Voor een paar grote taken kan dat prima werken, maar de meeste mensen hebben ook nog veel kleine acties. Werk je met een CRM systeem (bv. Siebel) zorg dan dat je consequent de acties vastlegt. Anders is Outlook taken een prima hulpmiddel om je to-do’s in vast te leggen. Het gaat pas écht vóór je werken als je een overzichtelijke lijst hebt in juiste volgorde van tijd.
Oh ja, maak aan het einde van je werkdag altijd even je hoofd leeg door het op de ‘harde schijf’ (Siebel-CRM-takenlijst) van je bedrijf te zetten. Dan geniet je thuis ook weer van je privé leven.

Collega’s en managers kunnen er ook wat van
Zij zijn misschien wel de grootste bron van interrupties:  “Weet jij hoe dit werkt?”, ”hoever ben je met..?”, “waar kan ik dat vinden?” Of gewoon even lekker bijkletsen.
Allemaal hele logische situaties die soms nodig zijn of vanuit gemak gebeuren. Is het iets kleins en zo opgelost, dan doe je dat inderdaad gewoon. Maar kost het jou ook veel tijd vraag dan of je er later op terug kunt komen.
Je hebt nu eenmaal ook een aantal klussen die jouw optimale aandacht en concentratie vragen. Dat zijn de momenten die je voor jezelf moet koesteren. Kies daarvoor een plek waar jij rustig en ongestoord kunt werken. Wil je juist even informeel bijkletsen? Ook daar zijn prima plekken voor zodat je jouw andere collega’s niet verstoord.

Kies het beste communicatiekanaal
Mogen we dan helemaal niet meer met elkaar praten? Persoonlijk denk ik dat men zelfs meer met elkaar moet ‘praten’ ofwel afstemmen. Alleen zou het veel waardevoller zijn als je de verschillende kanalen beter benut.

  • Bekijk forums om informatie te zoeken en te delen (Yammer etc.).
  • Spaar minder urgente vragen op tot je bila / werkoverleg
  • Neem belangrijkere zaken mee naar een dagstart
  • Stuur een e-mail als je vandaag of morgen reactie wilt
  • Gebruik Lync als je binnen 3-10 minuten reactie wilt op korte vragen
  • Pak de telefoon of spreek aan als je snel reactie nodig hebt

Wil je gewoon even sparren? Vraag dan: “wanneer heb je tijd om…..” in plaats van direct de vraag te stellen.

Als je een paar dagen bewust oplet wie of wat jou verstoort dan merk je al snel dat ruim de helft niet nodig was geweest. Als je die tijd probeert terug te winnen krijg je veel meer rust in je werk, gaat de kwaliteit omhoog en hou je ook tijd over om informeel met collega’s te praten. De andere kant van de medaille is helaas ook waar, wie verstoor jij eigenlijk onnodig?

Veel werkplezier!

agenda herinnering aanpassen

Agenda herinnering aanpassen

Op verschillende items in je agenda heb je geen agenda herinnering nodig.

In outlook agenda staat standaard een herinnering 15 minuten voor een afspraak begint.
Vooral voor afspraken is het waardevol zodat je op tijd aanwezig bent.

Maar heb je hem ook nodig op je (rooster) vrije dag? Of voor je routine werk waarvoor je tijd hebt gereserveerd zoals e-mail afhandelen of vergadering voorbereiden? Zet onnodige meldingen uit zodat het je niet verstoort en de andere meldingen écht functioneel zijn. Als je dit op één item uit de reeks doet, past Outlook dit toe op de hele reeks.

Zo kun je in Outlook 2010 de agenda herinnering aanpassen op 1 item of gelijk op de hele reeks:

agenda herinnering aanpassen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zo zet je de herinnering uit:

  • Klik 1 keer op je agenda item, nu verschijnt in het lint een extra tabblad: hulpmiddelen voor agenda.
  • Zet de herinnering op ‘geen’ of bijvoorbeeld ‘0 minuten’ zo wordt je niet al een kwartier van te voren uit je concentratie gehaald.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

informatie ordenen ver weg of dichtbij

Informatie – Ver weg of dichtbij?

informatie ordenen ver weg of dichtbij

wat wil jij ver weg of dichtbij hebben?

Waar je enkele jaren geleden nog met fysieke documenten werkte, is nu het meeste digitaal. Voorheen had je een beperkte ruimte op je bureau voor de stukken of dossiers waar je mee bezig was, de rest zat in je la of kast. Gezamenlijke stukken vond je in een centraal archief.

Inmiddels past alles in dat ene kastje op je bureau, de computer. Daar kun je de informatie overzichtelijk bewaren, makkelijker delen en heb je het sneller beschikbaar op de plaatsen en momenten dat het voor jou belangrijk is.

Toch zijn er nog veel mensen die in de digitale wereld het overzicht verliezen, veel ‘klikken’ of lang zoeken. Dit leidt tot onnodige werkdruk, irritatie of vermoeidheid door continu filteren met je ogen. Een goed moment om te checken welke praktische vaardigheden jou helpen met minder moeite je werk te doen.

De basisregel is simpel: Informatie die je veel gebruikt wil je dichtbij hebben, wat je weinig gebruikt mag verder weg.

10 voorbeelden hoe je jouw informatie ver weg/dichtbij kunt zetten

Je bureau blijft natuurlijk nummer 1.

Zorg dat je alleen die informatie bij de hand hebt die je vandaag nodig hebt. Een opgeruimd bureau zorgt voor overzicht en voorkomt dat je wordt afgeleid door dingen waar je die dag niet aan wilt werken.

Zie de postvak-in als een deurmat.
Daar staat alleen de nieuwe (digitale)post of wat je die dag verwerkt. Alles wat je later doet mag verder weg (op datum) in Outlook takenlijst of CRM systeem.

Bepaal zelf je volgorde van je archiefstructuur.
De meeste systemen sorteren op alfabet. Informatie die je veel raadpleegt, kun je dichterbij halen door er nummers voor te zetten. Dit kun je met je outlook mappen doen, maar ook met de mappen in de verkenner (g-schijf / h-schijf) of bv. Query’s van CRM/ERP systeem.

Tip! Zijn er veel oudere versies die je tijdelijk wilt bewaren?
Maak een submap ‘oude versies’ .

Pin programma’s en bestanden aan de taakbalk.
In plaats van een snelkoppeling op het bureaublad of via het startmenu kun je veel gebruikte programma’s (bv. Outlook, Verkenner, Internet, Word) vastmaken aan de taakbalk. Met 1 klik open je het programma.

Daarnaast kun je de veelgebruikte bestanden pinnen (bv. briefsjablonen, actielijsten, mappen op je afdelings- of persoonlijke schijf). Met 2 klikken (rechtermuisknop + gewenste bestand) open je het al.

Stel favorieten in.
Veel mensen gebruiken favorieten in Explorer of Chrome. Je kunt ook pagina’s van een intern netwerk toevoegen (bv. Processen, afdelingssite, product informatie).
Wist je dat je ze ook in mappen kunt indelen?

In Outlook 2010 heb je een map favorieten. Handig als je meerdere mailboxen beheert om daar de postvak-in van je collega naar toe te slepen. Of een submap die je tijdelijk veel gebruikt. De verkenner heeft eenzelfde favorieten map. Vooral handig om veel gebruikte locaties van de gemeenschappelijke schijf naartoe te slepen.

Bureaublad overzichtelijk?
Nu je kunt pinnen en favorieten hebt ingesteld gebruik je waarschijnlijk minder snelkoppelingen op je bureaublad. Zet je tijdelijk documenten op het bureau blad om later te koppelen in een CRM systeem? Plaats ze dan rechts op je bureaublad zodat je ze makkelijker kunt opschonen.

Gedeelde agenda’s.
Nadat je een agenda van een collega opent staat hij in de lijst gedeelde agenda’s. Open je regelmatig specifieke agenda’s? Sleep ze dan naar boven om ze dichtbij te hebben.

Open je vaak voor een groep (bv. werkgroep of vergaderruimtes) de agenda’s, maak dan enkele agenda groepen om met 1 klik die agenda’s te openen of te sluiten.

Werkbalk snelle toegang in Outlook, Word, Excel, Power point.
Veel functies die je nodig hebt staan al dichtbij in het tabblad start. Voor sommige functies moet je speciaal naar een ander tabblad. Gebruik je zo’n functie vaak zet hem dan in de werkbalk snelle toegang. Denk bv. aan: snel afdrukken, afdrukvoorbeeld, e-mail, nieuw. Bij Excel is de knop ‘titels blokkeren’ erg handig.

Scherm splitsen.
Met 2 beeldschermen kun je op het ene scherm lezen en het andere de informatie verwerken. Heb je geen 2e beeldscherm? Met de WinKey kun je eenvoudig je scherm splitsen zodat je de gegevens toch dichtbij hebt.

Rechtermuisknop.
Last but not least, onder de rechtermuisknop vind je de meest gebruikte functies in een specifieke situatie.

Wat je eerst nog dichtbij wilde hebben kan nu misschien weer wat verder weg of andersom. Neem een half uurtje de tijd om het jezelf zo comfortabel mogelijk te maken. Die tijd verdien je dubbel en dwars terug als je met minder moeite je werkt kunt doen.

Veel werkplezier!
Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Email melding uit

EMail pop-up uitzetten in Outlook

De melding ‘e-mail ontvangen’ is een van de belangrijkste verstoorders.

Veel bedrijven hanteren de norm om binnen 24 uur te reageren op een email.
Dat betekent als je gemiddeld 3 keer per dag je email bijwerkt de verwachtingen al overtreft.

Toch hebben veel mensen de e-mail pop-up aan en komen dan niet toe aan de andere belangrijke taken die er ‘al even liggen’.
Help jezelf beter te concentreren door de e-mail pop-up uit te zetten.
Denk ook aan de melding op je telefoon of tablet.

Zo zet je de email pop-up in Outlook Desktopversie uit:

Ga naar bestand, opties, e-mail
Scrol naar het onderdeel ontvangst van bericht
Eigenlijk kunnen alle 4 de vinkjes uit, maar sommigen vinden het nog prettig om de 3e aan te laten staan (een pictogram van een envelop weergeven in de taakbalk).

Email pop-up

Email melding uit (pop-up)

Zo zet je de email pop-up in Outlook Online uit:

Ga naar instellingen (wieltje rechtsboven) en klik op alle outlook instellingen
Ga naar Algemeen, meldingen en zet ook hier de 4 meldingen uit onder in-app meldingen

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

outlook herinneringen afhandelen

Outlook herinneringen afhandelen

outlook herinneringen afhandelen

Outlook herinneringen is een hulpmiddel, maar leiden soms te veel af of missen overzicht.

Het voordeel van een Outlook herinnering is dat je niets vergeet. Maar al te vaak zie ik dat mensen drukker zijn met het wegdrukken (negeren) van een herinnering dan dat ze er echt voordeel bij hebben.

Neem gelijk één van de 3 acties hierboven zodat de herinneringen helpen om efficiënt te werken:

  • Specifieke afgehandelde herinneringen verwijderen
    => kun je vaak direct doen als de herinnering naar boven komt
  • Alle gemelde herinneringen in eens verwijderen
    => werkt het snelst als je ze tot op heden niet hebt bijgehouden
  • Item uitstellen tot moment dat je weer herinnerd wilt worden
    => werkt goed als reminder op dezelfde dag. Is de taak groot en kun je hem echt pas over enkele dagen doen? plan hem dan opnieuw in.

Noot: Je verwijdert hier alleen de herinnering. Het item (agenda afspraak, taak, e-mail) blijft gewoon bestaan.

Weet je niet meer wat de afspraak was? Met item openen zit je direct in de bijbehorende agenda afspraak, taak of e-mail.

Wil je de standaard herinneringen helemaal niet meer krijgen of per reeks uitzetten? Lees dan deze tips.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

Artikel: Hoe je met dweilen en bahco’s verstoringen vermindert.

Ben je net even lekker op dreef word je weer gestoord, zo kom je nooit toe aan wat je vandaag had willen doen.

afgeleid of concentratie vasthouden

Snel afgeleid?

Er zijn legio aanleidingen waarom iets of iemand je afleidt van je werk. De ene keer maar kort, de andere keer kom je helemaal niet meer aan je werk toe.

Vrijwel iedereen heeft te maken met klussen waarvoor je meer geconcentreerd moet werken. Zelfs de ogenschijnlijke kleinere handelingen zoals een mail opstellen,

Eenmaal uit je concentratie duurt het gemiddeld 15-20 minuten voor je weer écht lekker in je flow zit. De kans op fouten wordt groter, dubbel werk, je haalt de deadlines niet en aan het einde van de dag ga je wellicht vermoeider naar huis dan gehoopt. Dat is jammer, want het doel is tenslotte met minder moeite meer doen.

Je kunt vanuit 2 invalshoeken naar verstoringen kijken.

1. Dweilen, ofwel symptoom bestrijden:
dit werkt effectief als het af en toe voorkomt. Niet moeilijk doen ‘gewoon oplossen’.

2. Met de Bahco de kraan dichtdraaien, ofwel de bron aanpakken:
zeker als een bepaalde verstoring vaker voorkomt is het waardevol om te onderzoeken wat de echte aanleiding is, dan krijg je blijvende oplossingen.

5 veelgehoorde afleiders en wat jij kan doen om ze te verminderen zodat je beter kunt concentreren.

1. Ad-Hoc mail afhandelen: De Pop-up is veruit de meest gehoorde verstoorder en geloof me, je merkt het pas als het weg is. Gun jezelf die rust en zet hem uit. (Outlook 2010: Bestand/opties/e-mail/ 4 vinkjes uitzetten bij ‘ontvangst van bericht’). Bundel je mail afhandeling. Als je 2-3 keer per dag je mail behandelt reageer je eigenlijk al binnen 4 uur!

2. Zoveel mail, ik kom er niet doorheen: Krijg je dagelijks zoveel mail dat je het bijna niet kunt verwerken, laat je dan niet verleiden om vaker je mail te bekijken maar ga op onderzoek uit:

  • Wie is je grootste leverancier? Sorteer je postvak in eens op de kolom ‘van’ of je verzonden items op ‘aan’. Zo zie je vrij snel met wie je het meeste mailverkeer hebt. Bespreek samen welke informatie je via mail wilt krijgen en wat je op een andere manier deelt (intranet, bila etc.).
  • Wil je echt nog alle nieuwsbrieven ontvangen? Meld je af voor alles wat je nu niet meer nodig hebt. Nog steeds veel? Maak dan een regel waardoor ze automatisch naar een aparte map gaan en je ze gebundeld kunt oppakken. Hiermee heb je gelijk een 1e prioritering gemaakt.

3. Telefoon, ondanks een afdeling die de 1e lijn opvangt:
Je situatie bepaalt welke oplossing het beste past. Zo kun je onder andere:

  • Met je collega´s afstemmen wie even een paar uurtjes uitlogt en wie de telefoon aanneemt.
  • Op je voicemail inspreken dat je binnen bv 24 uur terugbelt en wie men kan bellen als het spoed is. Tip! Bij de meeste providers kun je 2 of meer voicemail varianten inspreken. Handig als je door vrije dagen niet binnen 24 uur kunt reageren, dan activeer je variant 2.
  • Onderzoeken welke 20% van de onderwerpen of collega’s leiden tot de meeste telefoontjes en bepaal acties om te verminderen.

4. Collega’s aan je bureau:
Veel mensen vinden het lastig om nee te zeggen tegen een collega. Je vindt het zelf immers ook fijn als je geholpen wordt. Door 1 slag selectiever te zijn hoef je nog steeds niet tegen alles nee te zeggen. Zo kun je bijvoorbeeld:

  • Vragen bundelen op specifieke momenten als je regelmatig met dezelfde collega moet afstemmen.
  • De vraag inventariseren en dan beslissen hoeveel tijd je er nu aan wilt besteden en hoeveel op een later moment.
  • Beantwoord de vraag eens met een vraag: ‘waar heb je al gekeken’ of ‘hoe heb je het eerder opgelost’.
  • Ga eens iets verder uit elkaar zitten als jij en je buurman/vrouw vaak overleggen. Veel vragen blijken de moeite van het opstaan niet waard.
  • Moment, even dit stukje afmaken is ook een goed antwoord als je midden in een mail zit.

5. Ik hoor en zie nu eenmaal alles:
Sommige mensen zijn van naturen extra gevoelig voor prikkels, meer extern georiënteerd waardoor zij meer signalen opvangen of op dat moment iets vermoeid waardoor lastiger te concentreren. Merk je een van deze dingen gun jezelf dan bijvoorbeeld:

  • Een nét iets rustigere plaats op de afdeling.
  • Concentratie klussen op een andere plek doen. Voor sommigen is dat thuis, voor anderen in een concentratie ruimte.
  • Een collega die jou feedback geeft.
  • Een dagje rust maakt meer goed dan 2 dagen te hard werken.

Kortom, te veel verstoringen zorgt dat je minder snel tot een goed resultaat komt. Gun jezelf op tijd rust in je werkomgeving door enkele praktische tips toe te passen. Blijken de verstoringen hardnekkig te zijn, blijf niet dweilen maar los het op bij de bron. Hoe komt het dat je zoveel mail krijgt, jij alle telefoontjes en de rest ogenschijnlijk niets, de collega’s juist bij jou komen? Soms is het confronterend als je ontdekt dat je zelf de bron van de verstoringen bent, maar altijd waardevol om keuzes te maken en de regie terug te pakken over je eigen tijd.

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips