Tagarchief: afwezigheidsassistent

feestdagen

Feestdagen een lust of een last?

feestdagen

Volgende week is al de eerste feestdag van dit jaar. Voor de meeste mensen met een kantoorbaan een lekkere extra vrije dag. En zo zijn er van de komende 8 weken maar liefst 4 ‘gebroken’ door feestdagen. Privé is dat heerlijk, extra aandacht voor je gezin, familie of rust voor jezelf. Sommigen kunnen het ook nog combineren met de voorjaarsvakantie. Zakelijk is het lang niet altijd prettig.

In de ene functie is het hierdoor misschien rustiger dan normaal, juist omdat er mensen om je heen met vakantie zijn. In de andere functie weet je niet hoe je het geregeld moet krijgen. Veel mensen hebben de neiging om maar af te wachten en te kijken wat er gebeurt. Toch heb je zelf op een aantal punten wel degelijk invloed. Als je die zaken oppakt, heb je zelf nog meer plezier van de extra vrije dagen.

6 zaken die jij kunt beïnvloeden

Heb je goed beeld van je beschikbare tijd?

Met een goed ingerichte agenda weet je niet alleen voor jezelf welke tijd je beschikbaar hebt, maar kunnen anderen ook sneller zien of jij beschikbaar bent. De meeste mensen hebben inmiddels de feestdagen automatisch in de agenda staan (let op, heb je nog de oudere versie van Outlook dan staat Koninginnedag nog op 30 april, sleep die snel naar vrijdag 27 april). Zet op je vrije dagen de status op ‘niet aanwezig’.

Gaan alle vergaderingen door?

Kijk eens kritisch naar de vergaderingen de komende 2 maanden. Handig als je nu al weet welke kunnen vervallen of verzet worden. Waarschijnlijk krijg je op verschillende plekken nog wat extra ruimte. Zeker als je een overleg ook niet hoeft voor te bereiden of uit te werken. Door je via Outlook af te melden (weigeren met bericht) ziet de organisator bij controleren of er voldoende mensen aanwezig zijn om de vergadering door te laten gaan.

Duidelijke verwachtingen wekken

Nu je beeld hebt van de ruimte in je agenda kun je de grotere klussen waar je al deadlines voor hebt goed indelen. Zo houd je beeld op de resterende beschikbare ruimte en kun je de komende periode ook de juiste verwachtingen wekken voor nieuwe afspraken /deadlines of werkverdeling. Heb je voor het realiseren van een van je taken een specifieke collega nodig? Kijk dan nu al samen wanneer dat uitkomt.

Elkaar helpen door te delegeren

Het voordeel van werken in een team is dat je elkaar kunt helpen. Even met elkaar afstemmen wat je nog hebt liggen en hoe je het gezamenlijk realiseert is de mooiste vorm van delegeren. Vaak is het al genoeg om:

  • Even een paar uur de telefoon overdragen en apart gaan zitten zodat je geen werk hoeft over te dragen.
  • Nieuwe klussen die je niet voor een vakantie kunt afwerken direct bij binnenkomst overdragen aan een collega.
  • Klussen waar geen deadline op zit nu al plannen na je vrije dag(en).
  • Lastige klussen die je moet overdragen samen doornemen.

Mail op orde

Als je meerdere dagen vrij hebt vertrek dan met een lege mailbox. Zet desnoods een uurtje voor je vertrek de afwezigheidsmelding vast aan en plan na je vakantie een uurtje extra om je mail bij te werken.

Leeg je hoofd in een takenlijst

Zet je acties zo snel mogelijk in een takenlijst of in je klanten systeem. Gun jezelf aan het einde van een dag nog even 5 minuten om alle losse eindjes die je in je hoofd hebt weg te schrijven. Zo hoef je niets te onthouden tijdens de feestdagen en kun je optimaal genieten.

Tijd voor iets extra’s?

Ben jij toevallig die collega die juist tijd overhoudt omdat anderen weg zijn? Je teamleden zijn je dankbaar als je dat aangeeft in een dagstart. Werk je niet in een specifiek team dan is het een mooi moment voor een mini voorjaarsschoonmaak of je doelen en strategie voor 2018 nog eens goed door te nemen.

Juist in de periode met veel gebroken weken door vrije dagen is het erg waardevol om nét iets meer tijd te geven aan je werkorganisatie en werkplanning. Dan creëer je overzicht en rust in je hoofd zodat je ook kunt genieten van de feestdagen.

Veel plezier!

checklist voor relaxed begin vakantie

Checklist voor relaxed begin vakantie

checklist voor relaxed begin vakantie

Heerlijk, de vakantieperiode staat weer voor de deur. Toch brengt het voor veel mensen stress met zich mee. Hoe krijg je alles op tijd af en welke berg kun je verwachten als je weer terug bent?

Misschien herken je het nog van andere jaren. Zo vlak voor de vakantie heb je thuis het nodige extra te regelen; koffers pakken, huisdieren onderbrengen, auto laten controleren, nog even de stad in.

Juist nu heb je geen tijd voor overwerk. Toch ‘overkomt’ het nog veel mensen dat ze de laatste werkdag een uurtje langer doorwerken. Uiteindelijk lukt het nét niet en gaat de rest dan toch maar in een overdrachtsmail naar je collega die de belangrijkste zaken waarneemt. Of morgenochtend thuis nog even snel….

De eerste vakantiedagen had je zelfs nodig om af te schakelen en je werk echt achter je te laten.

De meest voor komende valkuilen waardoor je in deze situatie kunt belanden zijn:

  • Te positief inschatten; het is ambitieus maar gaat vast lukken
  • Wegcijferen; Ach ja, daarna heb ik vakantie
  • Schuldgevoel; Als ik het nu niet doe zadel ik mijn collega ermee op
  • De waan van de dag; Nu even geen tijd om erover na te denken, eerst zoveel mogelijk wegwerken.

Dat was misschien vorig jaar zo, maar dit jaar ben je vastbesloten om het anders aan te pakken. Nu wil je echt relaxed aan je vakantie beginnen. Toch?

Gebruik de checklist voor relaxed begin vakantie

1. Breng vanaf 4 weken voor je vakantie je werkvoorraad in beeld.

  • Je hebt 3 keuzes: voor je vakantie, na je vakantie, delegeren.
  • Mocht je (lichte) achterstanden hebben, plan ze dan nu in. Zo voorkom je dat je teveel werk erbij neemt wat je niet kunt afronden.
  • Maak voor alles wat deze 4 weken binnenkomt een beslissing of het urgent is.
  • Bepaal of het handig is of jij een verzoek moet oppakken, of slimmer direct door je collega die jou waarneemt tijdens je vakantie.
  • Plan grote klussen direct in je agenda zodat je continu overzicht houdt op je resterende beschikbare tijd.

2. Alles wat je nog voor je vakantie wilt afronden

  • Wie heb je nodig?
  • Stem jouw planning af op zijn/haar beschikbaarheid of vraag vooraf aan wie hij/zij het overdraagt.

3. Activiteiten die doorlopen in je vakantie

  • Als je nu al weet dat de vervolgacties in je vakantie vallen, draag dan nu al over. Zo kan je collega een goede planning maken i.c.m. de eigen werkzaamheden.
  • Plan ruim voor je vertrek een bila voor overdracht van lastigere klussen. Zo kan de ander zich inlezen of vragen stellen.

4. Activiteiten na je vakantie.

  • Iedereen heeft altijd wel zaken die ook na de vakantie kunnen.
  • Check wel even of je anderen nodig hebt en hun beschikbaarheid.

5. Is er iemand die jouw e-mail waarneemt? Het kan vaker dan je denkt.

  • Heeft je collega al auteurs rechten voor je e-mail?
  • Vertrek met een lege postvak-in, wel zo overzichtelijk voor je collega.
  • Maak onder je postvak-in tijdelijke mappen:
    01. Nog actie / 02. ter info / 03. afgehandeld.
    Zo is de overdracht ook gelijk geregeld.

6. Wanneer staat je afwezigheidsmelding aan?

  • Zet een dag voor je vakantie de afwezigheidsmelding alvast aan.
  • Zet de datum van terugkomst op je 2e werkdag.
    Zo beloof je minder en kun je meer presteren.

7. Je agenda slim inrichten.

  • Ondanks dat je tijdig prioriteert en overdraagt is het handig de laatste 2 uurtjes voor je vakantie te reserveren voor afwerking. In het ergste geval heb je ze niet nodig en begint je vakantie al om 16:00 uur!
  • Reserveer gelijk de eerste paar uurtjes na je vakantie om bij te werken.

8. En dan, je 1e werkdag na een heerlijke vakantie:

  • Bakje koffie en met collega bijpraten
  • Agenda bekijken en bijwerken, wat staat er inmiddels voor vandaag gepland. Sorteer je ontvangen mail op pictogram en je ziet alle vergaderverzoeken onderaan de lijst.
  • Heb je veel e-mail bij te werken?
    Sorteer op pictogram, met ctrl+end zie je onderaan je vergaderverzoeken die je snel kunt bijwerken.
    Sorteer dan op onderwerp (handig voor kettingmails) en op afzender (wie is voor jou belangrijk?)

De vakantie is bedoeld om te ontspannen, aandacht voor privé om daarna weer lekker fris goed werk te kunnen leveren. Als jij relaxed aan je vakantie wilt beginnen, beslis dan nu hoe je het dit jaar gaat aanpakken. Ook dat is een vorm van voorbereiden die zich dubbel en dwars terugverdient.

 

vakantie

Artikel: Zo geniet jij extra lang van je vakantie

Misschien herken je het nog van andere jaren. Zo vlak voor de vakantie heb je thuis het nodige extra te regelen;

vakantie

fijne vakantie!

Koffers pakken, huisdieren onderbrengen, auto laten controleren, nog even de stad in.

Hoe krijg je alles op tijd af en welke berg kun je verwachten als je weer terug bent?
Juist nu heb je geen tijd voor overwerk. Toch ‘overkomt’ het nog veel mensen dat ze de laatste werkdag een uurtje langer doorwerken. Uiteindelijk lukt het nét niet en gaat de rest dan toch maar in een overdrachtsmail naar je collega die de belangrijkste zaken waarneemt. Of morgenochtend thuis nog even snel….

Aan het einde van je vakantie zorg je in ieder geval dat je thuis alvast je mail hebt bijgewerkt. Dan weet je wat er speelt en heb je voldoende ruimte om de overdracht te doen.
Voor je het in de gaten hebt ben je al bijna weer vergeten dat je vakantie hebt gehad. Dat was misschien vorig jaar zo, maar dit jaar ga je dat echt beter aanpakken, toch?
De meest voor komende valkuilen waardoor je in deze situatie kunt belanden zijn:

  • Te positief inschatten; het is ambitieus maar gaat vast lukken
  • Wegcijferen; Ach ja, daarna heb ik vakantie
  • Schuldgevoel; Als ik het nu niet doe zadel ik mijn collega ermee op
  • De waan van de dag; Nu even geen tijd om erover na te denken, eerst zoveel mogelijk wegwerken.

6 tips om langer van je vakantie te genieten:

1. Breng 4 weken voor je vakantie je werkvoorraad in beeld.

  • Wie heb je nodig om je werk te kunnen doen?
  • Wanneer zijn zij met vakantie en wat betekent dat voor jouw planning?
  • Werk je met een CRM systeem zoals Siebel? Neem nu al voor iedere activiteit die in je vakantie gepland staat een besluit.

Je hebt 3 keuzes: voor je vakantie, na je vakantie, delegeren. Pas je planning en CRM systeem daarop aan. Zet alles wat je delegeert vast door naar je collega, des te eerder kan de ander een goede eigen planning maken. Werk dit iedere week bij tot je vakantie.

2.   Hoe ziet je agenda eruit als je terugkomt?

  • Reserveer nu al voldoende tijd om bij te werken
  • Welke afspraken met anderen heb je dan nodig om snel te kunnen opstarten?

3.   Is er iemand die jouw werk / e-mail waarneemt? Het kan vaker dan je denkt. Check nog even wat afspraken:

  • Heeft je collega auteurs rechten voor je e-mail?
  • Maak vooraf onder je postvak-in tijdelijke mappen: Nog actie / ter info / afgehandeld (of deze gelijk verwijderen). Zo blijft je postvak voor je collega overzichtelijk en staat het voor jou geprioriteerd.

4.    Wat zet je in de afwezigheid assistent?
Wegens vakantie tot (datum) kan ik uw mail niet beantwoorden
a. De mail wordt niet doorgestuurd. Als u voor die tijd antwoord wilt kunt u contact opnemen met (e-mail collega/team).

      Voorkom dubbel werk en laat je collega de doorgestuurde mail uit je mailbox verwijderen.
        b.

De mail wordt ongelezen verwijderd. U kunt uw vraag mailen naar (naam collega/team) óf stuur mij een e-mail na (datum).

Dit klinkt stoer, maar kan heel efficiënt zijn. Neem desnoods de mail van de laatste 2-3 dagen door of van specifieke personen en zet de rest in een aparte map dan kun je nog terugbladeren en na 3 weken definitief verwijderen.

5.  Wanneer staat je afwezigheidsmelding aan?

  • Zet een dag voor je vakantie de afwezigheidsmelding alvast aan.
  • Zet de datum van terugkomst op je 2e werkdag.
    Zo beloof je minder en kun je, in alle rust, meer presteren.

6.   En dan, je 1e werkdag na een heerlijke vakantie:

De vakantie is juist bedoeld om te ontspannen, aandacht voor privé om daarna weer lekker fris goed werk te kunnen leveren. Als jij de valkuilen wilt ontlopen waardoor je vakantie gestrester begint dan gehoopt, beslis dan nu hoe je het dit jaar gaat aanpakken. Ook dat is een vorm van voorbereiden die zich dubbel en dwars terugverdient.
Alvast een hele fijne vakantie!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips