Tag archieven: agenda

grenzen bewaken

Hoe goed kan jij je grenzen bewaken?

grenzen bewaken

Krijg jij ook zoveel vragen van klanten en collega’s? De ene keer kom je er snel doorheen, de andere keer is het niet te doen. Je komt dan met je eigen werk in de problemen of zit te ploeteren om het af te krijgen. Kon je maar beter je grenzen bewaken.

Te vaak stappen we in de valkuil om anderen te helpen ten koste van onszelf. Zeker als dit leidt tot structurele hoge werkdruk moet je je grenzen bewaken. Het gaat tenslotte om een goede balans tussen je persoonlijke welzijn en de samenwerking in het team.

Soms word je door schade en schande wijs en heb je het al doorgevoerd. Vaak helpt het om even stil te staan bij wat voor jou belangrijk is waarop jij je grenzen wilt bewaken.

5 tips voor grenzen bewaken

Wat is voor jou belangrijk

Maak eens een overzicht van jouw takenpakket. Wat hoort écht bij jou en wat is erin geslopen? Bespreek welke handelingen eigenlijk niet bij jou horen en naar wie je het de komende periode kunt overdragen. Klopt je overzicht wel, maar is het structureel te veel? Juist dan moet je met elkaar het gesprek aan gaan. Als er tijdelijk niets over te dragen is, dan kun je in ieder geval met elkaar afstemmen wat de komende weken/maanden blijft liggen. Nadat de afspraken weer helder zijn kun je veel beter focussen op wat écht belangrijk is in jouw rol en krijg je ook meer gedaan.

Wat wil je deze periode bereiken

Naast de jaar- of projectdoelstellingen heb je vast ook persoonlijke doelstellingen. Om ze in te bedden in je werk kun je ze doorvertalen naar wat wil ik deze maand, deze week of vandaag in ieder geval realiseren. Door in het begin van de dag/week je grenzen goed te bewaken krijg je in de loop van de dag/week meer ruimte om bij te springen waar nodig.

Je agenda als spiegel

Een vraag is zo gesteld en zo verleidelijk om gelijk in te duiken. Maar past het wel met wat je vandaag van plan was? Door je agenda goed te vullen kunnen anderen al zien of je beschikbaar bent. In je takenlijst staan wellicht ook nog wat kleine acties. In één oogopslag zie jij of het wel past als je ingaat op de vraag of een ander overleg voorrang geeft. Het is beste spiegel in het verbeteren van grenzen bewaken.

Communiceer duidelijk

Bespreek met elkaar waar je grenzen liggen. Leg uit waarom bepaalde zaken belangrijk voor je zijn en wat je wel en niet kunt doen. Daar kun je op teruggrijpen op het moment dat iets voordoet. Soms overvalt het je en weet je het even niet zeker. Vraag dan een ‘time-out’ en kom later met een goed onderbouwde reactie. Zo bouw je aan een betrouwbare werkreputatie en weet men steeds beter wat ze wel en niet bij je kunnen neerleggen.

Zorg voor zelfzorg

Het is een cliché maar die kloppen vaak wel. Als je niet goed voor jezelf zorgt, kun je ook niet voor een ander zorgen. Dus gun jezelf die micropauzes, even lummelen, interesse in die collega, op het afgesproken tijdstip naar huis gaan of wat jij dan ook nodig hebt. Met een goede energie balans gaat heel de dag makkelijker en kun je nog steeds op jouw eindtijd naar huis.

Kortom grenzen bewaken is niet egoïstisch; het is een vorm van zelfliefde en zelfzorg. Het helpt je om in balans te blijven, effectiever te zijn en te groeien in zowel persoonlijke als professionele relaties. Neem de tijd om je grenzen te benoemen, leer “nee” te zeggen wanneer dat nodig is, en zie hoe jouw werkreputatie zich ontwikkelt.

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

agenda onderhoud

Wekelijks agenda onderhoud

agenda onderhoud

Veel mensen ervaren al de voordelen van overzicht in de postvak-in, takenlijst of CRM activiteiten. Mis je dat nog, werk dan met slimme sorteer technieken en groepsgewijs opschonen eerst je e-mail bij. Maak voor klussen die je later moet doen een takenlijst of zet het in je CRM systeem. Leer jezelf een dagelijkse routine aan om alles wat je uit je mailbox ‘vastpakt’ ook direct af te handelen of op de goede plek te zetten in je takenlijst / CRM activiteiten. Pas daarna gaat je wekelijks agenda onderhoud goed werken.

Je hebt vast al eens een overzichtelijke agenda planning gemaakt. Immers, anderen willen weten wanneer ze iets met je kunnen afspreken en je hebt zelf ook verschillende klussen met een deadline die je wilt nakomen.

Belangijker nog, door in je agenda te plannen kun je makkelijker je doelen realiseren, prioriteiten stellen, reële tijdschattingen maken en je grenzen stellen in je balans werk privé. Een goede planning biedt voldoende flexibiliteit zodat je kunt inspelen op onvoorziene omstandigheden. Uiteindelijk beslis jij of je jouw planning bijstelt aan de nieuwe ontwikkelingen, of je toch vast houdt aan je eerder gestelde prioriteiten.

Wekelijks agenda onderhoud om je doelen te realiseren.

Wekelijks agenda onderhoud in 4 stappen

Voor de planning heb je het beste overzicht als je de agenda (tijdelijk) op werkweek zet.

1: Wat is je werkelijke beschikbare ruimte?
Soms lijkt het of je veel ruimte hebt in je agenda, maar als je een paar minuten de tijd neemt zie je snel dat de werkelijkheid anders is:

  • Kijk 4 weken vooruit welke dubbele afspraken (ontstaat vaak door afspraakreeksen) je wilt laten vervallen of verplaatsen. Vallen afspraken te vaak samen met iets anders, pas dan 1 keer de reeks aan.
  • Kloppen je (rooster)vrije dagen?
  • Check of bij iedere afspraak juiste voorbereiding-, uitwerk-, reistijd gereserveerd is.
  • Zodra iets een klein half uur kost is het waardevol om deze tijd te reserveren, zelfs als je het lastig vindt om in te schatten. Niemand heeft er last van als je een keer eerder klaar bent toch?

2: Check je open eindjes van afgelopen week
Iedereen heeft wel eens taken waar je niet aan toe bent gekomen. Dat wordt pas echt een probleem als je ze in je hoofd houdt in plaats van opnieuw indeelt:

  • Bekijk je agenda afspraken van afgelopen week. Is alles echt af of moet je nog tijd reserveren om het af te maken?
  • Bewaar jij de agenda herinneringen als openstaande actie? Loop ze door en meldt ze af of plan ze opnieuw in.
  • Werk je met een takenlijst of CRM systeem zoals Siebel? Kijk dan welke openstaande (achterstallige) taken komende week opgepakt moeten worden. Sommige achterstallige taken zijn al opgelost en hoef je alleen maar af te melden.

3: Plan 1-2 weken vooruit
Voor de meeste mensen is 1-2 weken vooruit plannen voldoende. Let dan vooral op:

  • Voor welke keien uit je takenlijst of CRM systeem moet je nog tijd reserveren?
  • Welke kleine taken kun je nog slim bundelen? Reserveer dan bv een uur om ze in een keer af te handelen.
  • Moet je nog rekening houden met de planning van een (duo) collega?
  • Heb je de beste plek gekozen voor je concentratie klussen?
  • Heb je een paar lastige klussen? Kies het beste moment van de dag en kijk of je nog iemand anders nodig hebt om mee af te stemmen.

4: Plan je wekelijks onderhoud
Zodra je routine hebt opgebouwd doe je bovenstaande stappen in een kwartiertje tot een half uurtje per week. Veruit de meeste mensen kiezen ervoor om het wekelijks onderhoud aan het einde van de werkweek te doen. Dat geeft hen rust in het weekend. Natuurlijk kun je het ook voor een teamoverleg of bila doen waarin de werkvoorraad wordt besproken. Zo is je wekelijks onderhoud gelijk een voorbereiding voor het overleg. Begin in ieder geval met het inplannen van een repeterende afspraak, dan kun je na enkele weken altijd nog bijstellen.

Als jij met meer rust je doelen wilt behalen heb je veel baat bij een wekelijks agenda onderhoud. In nog geen half uur per week stel je prioriteiten, neem je besluiten en heb je een goed beeld welke stappen jij de komende weken gaat zetten om je doelen te realiseren.

Heel veel succes!