Tagarchief: bijsturen

plan-do-check-act

Artikel: De 2e helft realiseren van je doelen

Aan het begin van het jaar heb je waarschijnlijk je richting bepaald en doelen gesteld. Hoe anders is het jaar gelopen dan je in het begin kon vermoeden. Na alle commotie, aanpassingen en hectiek is het realiseren van je doelen.

realiseren van je doelen

De vakantie zit er weer op en vol moed ga je aan de slag met de 2e helft van het jaar, of eigenlijk…..de laatste 4 maanden.

Een goed moment om de balans op te maken en je strategie en acties voor de 2e helft van het jaar te bepalen voor het realiseren van je doelen.
Deming ontwikkelde met zijn Plan-Do-Check-Act een kwaliteitscirkel
waarmee je jouw manier van werken kunt beoordelen en verbeteren. Veel mensen doen dat onbewust, nu wat handvatten om het bewust toe te passen.

Plan-Do-Check-Act vragen die je jezelf kunt stellen voor een succesvol 2e helft

Plan: wat was je plan? Welke doelen heb je voor jezelf gesteld?

Vaak zijn er meerdere (deel)plannen die, in samenhang met elkaar, zorgen dat je aan het einde van het jaar zo effectief en efficiënt mogelijk je doelen bereikt. Heb jij nog een scherp beeld wat je doelen zijn? Kijk eens naar:

  • Welke resultaat afspraken heb je met jezelf, het team of je manager gemaakt?
  • Welke persoonlijke ontwikkeling wilde je realiseren?
  • Hoe ziet het projectplan van jouw project/werkgroep eruit?
  • Welke methodes gebruik je om jezelf te verbeteren en de voortgang te meten?

Do: je bent met veel energie aan de slag gegaan, maar doe je nog de juiste dingen?

Tijdens de uitvoering van je werk komen naast je kerntaken veel andere zaken langs. Afleiders sluipen er stiekem in. Misschien heb je onbewust taken naar je toegetrokken of kun je een aantal taken nog beter delegeren.

Schrijf eens een paar dagen op welke taken je doet en of die helpen je doelen te bereiken. Inventariseer ook aan welke overleggen je deelneemt (zie ook takenanalyse in PEP® werkboek 2)0

takenanalyse
Doe je de juiste dingen?

.

 

Check: de start is al gemaakt door terug te kijken naar de plan-do stappen, nu nog je resultaten analyseren.

Bij verbeteren zijn we vaak geneigd naar de dingen te kijken die (nog) niet goed gaan. Juist benoemen wat wél goed gaat geeft veel energie en inzichten. Laten we daar dus maar mee beginnen:

  • Welke doelen zijn bovenmatig gerealiseerd, welke liggen op schema?
  • Wat heb je gedaan om dat te bereiken?
  • Welke vaardigheden of competenties heb je ingezet?
  • Wat voor gevoel levert je dat op?

En dan pas:

  • Van welke doelen lopen de resultaten achter?
  • Welke van de afwijkingen zijn acceptabel?
  • Welke afwijkingen waren écht niet door jou te beïnvloeden?
  • Bij welke doelen was jij (onbewust) je eigen saboteur?
  • Wat heeft je weerhouden om eerder in te grijpen?

Act: welke acties ga jij toevoegen/verminderen?

Je hebt behoorlijk wat informatie verzameld om acties te benoemen. Voor je daarmee begint eerst nog een waardevolle tip van Stephen Covey:

Begin met het einde voor ogen

  • Welke doelen wil je zeker gerealiseerd hebben?
  • Welke doelen mogen iets afwijken? Hoeveel is acceptabel voor jou? En je omgeving?
  • Wat betekent dat voor jou privé?

En dan (bijstuur)acties benoemen. Neem je takenanalyse erbij en bepaal aan welke activiteiten je meer/minder tijd wilt besteden om je doel te bereiken. Kun je nog activiteiten toevoegen?

  • Welke acties ga jij ondernemen?
  • Wie kan je helpen bij deze acties?
  • Welke vaardigheden uit je successen kun je inzetten om de overige doelen ook te realiseren?
  • Hoe ervaren anderen jouw bijgestuurde plan?
  • Met wie deel je het bijgestuurde plan?
  • Welke meetinstrumenten heb je nodig?
  • Hoe voel jij je als je dit allemaal doorvoert?

Check en Act is een typisch voorbeeld van waarde bepalen. Even bewust stilstaan voor je weer volop aan de slag gaat met het realiseren van je doelen. Voor een aantal werkzaamheden doe je het onbewust. Denk aan het maken van een weekplan, het projectoverleg, wekelijks afstemmen met je directe collega.
Door juist 1-2 keer per jaar een reflectie uurtje toe te voegen kun je op een algemener niveau je doelen en de samenhang daarvan onder de loep nemen. Dit brengt focus, rust en duidelijkheid.

Ik wens je een succesvolle 2e helft!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

succes doelen realiseren

Hoe stuur jij naar ’n succesvol jaar?

succesvol doelen realiseren

De kop is eraf, de eerste maand van 2020 zit er al weer bijna op. Was de jaarwisseling voor jou ook een mooi moment om even stil te staan bij je wensen en doelen voor 2020?

Ik gun je in ieder geval een gezond en gelukkig leven waarbij je voldoende tijd en geld hebt om leuke dingen te doen met de mensen die je dierbaar zijn. Een heel groot deel van die tijd vul je in met werk, naar ik hoop leuk werk. Voor velen blijft het balanceren tussen het realiseren van je zakelijke – en je privé doelen. Het managen van je tijd, je omgeving en bovenal jezelf zijn dan belangrijke succesfactoren.

Als jij je hierin herkent, dan is dit hét moment om even stil te staan bij je eerste resultaten.

5 tips hoe jij de regie houdt en 2020 jouw jaar maakt:

1 Houd je doel voor ogen

Succesvolle mensen hebben 1 ding gemeen: ze hebben een duidelijk doel voor ogen. Of je nu een topsporter bent, jong professional, vader, moeder, accountmanager, administratieve professional het maakt niet uit. Jij beslist of je succesvol wilt zijn in wat je doet.
Als je doel nog een beetje zweeft, besteed er deze week dan tijd aan om een helder beeld te krijgen. Je vind inspiratie in het artikel: Rome, Londen of toch Wenen.

Als je niet weet waar je heen wilt, hoe weet je dan welke weg je moet nemen?

2 Maak je acties concreet

Nu je een scherp beeld hebt kun je de doelen door vertalen naar de handelingen die jij moet doen om je doelen te realiseren. Wat zie je jezelf doen, wanneer en hoe vaak wil je dat doen, wat is de beste plek om dat te doen, wat ga je nog regelen om te kunnen starten, wie kan je helpen.
Veel mensen zijn erbij gebaat om een werkritme te creëren. 

Bijvoorbeeld;

  • Iedere vrijdag maak ik de planning voor volgende week.
  • Wekelijks bila om acties voor de komende 2 weken door te nemen
  • Iedere dag beginnen met iets lastigs

3 Laat je niet afleiden

Hoe goed je plan ook lijkt. Er staan altijd afleiders op de loer.
Misschien heb je de e-mail pop-up al uitgezet maar staat de melding op je telefoon nog aan. Of heb je een achterstand en word je onderbroken met voortgangsvragen. Of moet je veel zoeken naar informatie en kom je onderweg allerlei andere leuke dingen tegen. Benoem je eigen valkuilen en onderneem actie. Ook anderen kunnen je storen met onverwachte vragen.

Tip! Zeg op alle vragen in de ochtend ‘nee’ en zorg dat er later op de dag wat ruimte is om de belangrijkste alsnog op te pakken.

4 Gebruik de peilstok

Eenmaal lekker op weg naar je doel is het leuk om je successen te vieren. Dat geeft energie en motiveert om door te gaan. Soms valt het resultaat een beetje tegen. Ben jij even blij dat je dat tijdig signaleert door je peilstok te gebruiken. Nu kun je nog stappen ondernemen om bij te sturen. Je hebt verschillende instrumenten.
Denk aan het doornemen van een rapportage, een bila met je collega of je agenda planning voor de komende week.  Hoe vol je agenda soms ook lijkt, laat nooit, maar dan ook nooit je wekelijkse agenda onderhoud schieten.

 Wat zijn jouw successen van de eerste maand?

5 Onderneem actie

Deze laatste stap is het sluitstuk naar je succes. Je kunt dingen Beter doen, Anders doen, Meer doen (zelfs mee beginnen) of Minder doen (zelfs mee stoppen).
Let op! Benoem je actie concreet. Bijvoorbeeld:

  • Vanaf nu 1 keer in de week bila met directe collega. In plaats van vaker bila.
  • Ik begin iedere ochtend met een lastige klus, daarna pas mijn e-mail. In plaats van lastige klussen eerst.
  • Ik plan al mijn grote taken in de agenda. In plaats van meer plannen.

Ofwel BAMM in een klap naar betere resultaten.  

Wat kan jij Beter, Anders, Meer, Minder doen voor een succesvol 2014?

Door met een succesvol 2020

Hopelijk ben je blij met je resultaten van deze maand. Anders was het in ieder geval waardevol om even terug te kijken en de 5 stappen naar succes te doorlopen. Pas ze iedere maand toe en houdt de regie over je eigen succes.

Ik wens je een jaar met leuk werk, goede gezondheid en voldoende tijd om leuke dingen te doen met de mensen die jou dierbaar zijn!

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

agenda planning

Agenda planning, hoe houd je overzicht

agenda planning

De druk op de agenda neemt toe. Klanten, collega’s, managers iedereen vraagt een deel van je tijd. In je hoofd weet je precies wat je wilt doen maar soms lijkt het wel of alles ad-hoc is en jij continue moet schakelen om iedereen ter wille te zijn. Dan je acties in je takenlijst of CRM systeem toch maar weer doorzetten naar morgen.

Natuurlijk loop je zo het risico dat  je achterstanden opbouwt. Je creëert wellicht je eigen interrupties omdat je bijvoorbeeld vragen krijgt over je openstaande acties of omdat de druk in je hoofd toeneemt en je minder goed kunt concentreren.
Door je werkelijke beschikbare agenda ruimte visueel te maken creëer je rust en duidelijkheid voor jezelf en je omgeving.

5 Tips om zichtbaar te maken welke ruimte er over is:

1 Geef aan wanneer je aan/afwezig bent

Steeds meer mensen werken flexibel. De een met een avondrooster beschikbaar voor klantafspraken, de ander werkt flexibele uren of gewoon omdat het voor jezelf én je werkzaamheden beter past. Zet je begin-einde werktijd in je agenda als deze afwijkt van de ‘standaard’.  De meeste mensen hebben de feestdagen al automatisch toegevoegd. Outlook zet de status van de afspraak standaard op ‘vrij’ en dat betekent: beschikbaar om te plannen’. Heb je het geluk dat je bedrijf dicht is en je dus niet hoeft te werken? zet de status dan op ‘niet aanwezig’.

2 Benoem je routine taken

In iedere functie herken je een aantal taken die repeterend terugkomen. Denk aan urenschrijven, rapportage maken, signalen opvolgen, mail afhandelen, overleg voorbereiden etc. Als het maar een kleine handeling is past het er wel bij, maar zodra je er minimaal een halfuur voor nodig hebt kan het echt gaan knellen. Zet je belangrijke repeterende taken zoveel mogelijk met een terugkeerpatroon in je agenda. Bedenk ook wat voor soort herinnering je hierop wilt hebben.

3 Plan keien en kiezels altijd in je agenda

Stephen Covey deelt de werkzaamheden in naar keien (1 uur of langer) kiezels (halfuurtje) zand en water (3-10 minuten). Zet je keien altijd in je agenda. Ligt er een hoge druk op je agenda waardoor je weinig tijd hebt om alles bij te werken? Plan dan ook de kiezels en reserveer links en rechts nog wat tijd om zand en water gebundeld op te pakken. Maak je gebruik van bijvoorbeeld CRM Siebel? Zet dan ook die keien in je agenda. De meeste mensen zijn in de ochtend het fitst om de keien op te pakken.

Voorbeelden:
Keien: voorbereiding-uitwerking afspraken, nota’s schrijven, rapportages opstellen, beleidsstukken doornemen, achterstanden wegwerken.
Kiezels: mail bijwerken, korte verslaglegging, agenda planning maken.
Zand en water: terugbel notities, archiveren, afspraken maken.

4 Gebruik de status van de agenda items

Natuurlijk is het voor jou én je collega’s niet fijn als je agenda continu dichtgetimmerd staat. Heb je tijdig voorbereiding of uitwerking gepland dan is er vaak nog ruimte om te schuiven binnen de dag of week. Dat kun je zichtbaar maken met de status afspraak ‘voorlopig bezet’. Dat voorkomt onnodige afstemming. Zit je strak op de deadline en moet het af dan staat de status wel op ‘bezet’.

5 Houd 1/3 ruimte voor ad-hoc

Als je bovenstaande hebt toegepast heb je als het goed is over 2-3 weken nog ca 1/3 ruimte voor ad-hoc. De lopende en nieuwe week waarschijnlijk al iets minder. Bepaal welke minimale ruimte voor ad-hoc nodig is voor jouw functie en laat die ruimte ook in je agenda eventueel met een ‘afspraak: inloop/belacties’. Je creëert ook lucht in je agenda om voor bepaalde afspraken ¾ uur te plannen in plaats van 1 uur.

 Gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te onthouden

Het is zo verleidelijk om acties in je hoofd te bewaren, maar door je agenda goed bij te houden en zichtbaar te maken waar de mogelijkheden zitten wordt het voor jezelf ook makkelijker om keuzes te maken en te prioriteren. Je blijft tenslotte continu beslissen:

Doe ik het nu, doe ik het later, delegeer ik het of delete ik het (afmelden).

Veel werkplezier!

doelen begin met einde voor ogen

Begin met het einde voor ogen

doelen begin met het einde voor ogen

Loopt jouw dag ook regelmatig anders dan gepland? Glipt er van alles door je vingers en ga je toch een beetje met een rot gevoel naar huis? Misschien was je vandaag écht te ambitieus in je planning of ben je voor het gemak maar helemaal gestopt met plannen.

Toch is het prettig als je de regie in handen kunt houden over je eigen werkzaamheden in plaats van iedere dag geleefd worden. Dit vraagt om een dosis persoonlijk leiderschap ofwel jezelf sturen. En geloof me, je hebt veel meer invloed op hoe je dag loopt dan dat je nu misschien hebt benut. Zoals Stephen Covey mooi zegt: begin met het einde voor ogen.

Begin met het einde voor ogen om meer regie te houden

  1. Maak een helder beeld van wat je wilt bereiken

Voor je begint te rennen, gun jezelf even de tijd en stel je voor wat jouw eindpunt wordt. Op je toekomst heb je nog invloed, terugkijken is alleen maar effectief als je er iets van wilt leren, anders werkt het eerder verlammend.

Maak een soort blauwdruk zoals je een huis bouwt, hoe meer details je toevoegt hoe helderder het wordt. Dus, wat wil je bereiken? Hoe ziet het eruit als het af is? Waarom is dit belangrijk voor je? Hoe groot is het belang voor anderen? Zijn er nog andere dingen waar je aandacht aan wilt geven? Waarover wil je afspraken maken?

Over het algemeen kunnen we rond de 7 dingen top of mind houden. Maak het dus niet te uitgebreid of bundel het in groepen:

  • Dit jaar nog 2 opleidingen, verkoopdoelen realiseren, project afronden
  • Vandaag taken/acties ordenen en afwerken, offerte voor x versturen, mailbox bijwerken, nieuwe werkwijze goed doornemen

Begin met het einde voor ogen 

  1. Wie of wat heb je daarvoor nodig

De meeste taken kun je zelf doen, soms heb je er anderen voor nodig. Bekijk eerst welke onderdelen remmend kunnen zijn en ga daar de (tegen) acties voor uitzetten. Misschien zijn dit van die keien of kikker klussen die je al een tijdje met je meesleept. Zet de eerste stap om informatie op te vragen, een afspraakje met je collega te plannen of gewoon afspreken dat je een uurtje apart gaat zitten.

Haal de remmende factoren weg 

  1. Bewaak je tijd en tijdslijnen

Tot hier dacht je misschien, ja oké doe ik altijd al. Maar hoe standvastig ben je in je voornemen om ook écht apart te gaan zitten? Wie of wat mag jou storen? Of wil jij die 200% kwaliteit leveren waardoor het vaak langer duurt dan bij een ander?

  • Plan je meest belangrijke acties dan vroeg op de dag en bewaak die tijd scherp. In de loop van de middag heb je weer ruimte om flexibel te zijn.
  • Of zet een ‘tijdslot’ op je activiteit. Bijvoorbeeld ik gun me 2 uur, daarna heb ik een afspraak. Het is ook makkelijker om een tijdslot te bewaken omdat je meestal nog 6 andere uren over hebt voor de andere taken en ad-hoc zaken.

Wees zuinig op je tijd in de ochtend

  1. Niet alles kan en hoeft vandaag

Werk je veel beleids- of project matig dan weet je dat het tijd kost. Er zijn vaak meerdere stappen nodig om tot resultaat te komen. In een meer procesmatige of SCRUM omgeving is het al opgeknipt naar de kleinere stappen en gaat het er vaak over om zoveel mogelijk acties op een dag af te ronden.

Voor beide rollen is het belangrijk om verder vooruit te kijken dan alleen vandaag en je acties op een slimme manier uitsmeren of indelen in de tijd. Door regelmatig vooruit te kijken houd je beter overzicht op je beschikbare tijd en kun je beter de verwachtingen managen.

Plan altijd je keien voor de komende 2-3 weken

  1. Maak van vooruit kijken een routine

Er zijn zoveel onderdelen waarop we dit kunnen toepassen, als je eenmaal hiermee begint ga je andere keuzes maken en groeit je persoonlijk leiderschap.

  • Wanneer is het overleg voor jou waardevol?
  • Welke acties wil je vandaag / deze week af hebben?
  • Welke opleidingen wil je nog gaan doen?
  • Wekelijks agenda onderhoud hoe wil ik de komende 2-4 weken mijn tijd vullen?
  • Welke remmende factoren kan ik op anticiperen?
  • En niet onbelangrijk, hoe ziet jouw volgende vakantie eruit?

Kortom, we hebben zoveel mogelijkheden om de regie te voeren op de werkzaamheden die op een dag langskomen. Geef aandacht aan de zaken waar je wél invloed op hebt en vergroot je persoonlijk leiderschap. Maar bovenal, begin pas als je het eindbeeld goed voor ogen hebt.

Heel veel werkplezier!

Alle ballen in de lucht

Alle ballen in de lucht

Alle ballen in de luchtZoveel dingen die spelen en waar je aandacht aan moet geven. Het lijkt wel of je alle ballen in de lucht moet houden. Maakt dan helemaal niemand keuzes? Is echt alles belangrijk? Ik kan toch niet altijd alles tegelijk?

Soms los je drukte op door nét even een stapje harder te lopen. In ieder goed bedrijf is er een gezonde spanning tussen de hoeveelheid werk en de beschikbare mensen. En ja, ook daar zitten af en toe pieken en dalen in het werkaanbod.

Merk je echter dat je al veel kleine verbeteringen hebt doorgevoerd maar toch blijf je continue tegen de grenzen van reële werkdruk aanlopen dan is het waardevol om op een hoger niveau naar je werkzaamheden te kijken.

Zo houd je alle ballen in de lucht:

Iedere functie bestaat uiteindelijk uit 7-9 hoofd aandachtsgebieden. Zeg maar even je ballen die je in de lucht moet houden. Denk hierbij aan je kerntaken in je functieprofiel. We hebben het niet over het behandelen van e-mail, het aannemen van telefoontjes, bijwerken van je CRM/Siebel systeem of het bijwonen van een vergadering. Dat zijn slechts vormen of hulpmiddelen waarmee je jouw aandachtsgebieden uitvoert. Maar waarom krijg je een telefoontje (klant belt met een vraag, collega wil iets afstemmen), e-mail (informatie om bij te blijven, vergaderverzoek), CRM actie (klantvraag, relatieonderhoud) of moet je naar een vergadering (kennis delen, verbeteringen benoemen, projectoverleg).

Als voorbeeld een accountmanager van een bedrijf, het kan zomaar zijn dat dit de belangrijkste aandachtsgebieden zijn in die functie:

Aandachtsgebieden

 

 

 

 

 

1. Aan welke ballen wil je meer /minder aandacht geven
Soms kan een bal een periode enorm zwaar zijn; Je bent met een zware studie bezig, het nieuwe project vraagt veel aandacht, er zijn veel nieuwe klantvragen. Gelukkig worden andere ballen ook weer lichter; een van de projecten is bijna voorbij, de procesverbeteringen leveren je tijdwinst op, je hebt dit jaar al bijna alle klanten gesproken.
Bekijk 2-3 keer per jaar of je aandachtsgebieden nog goed verdeeld zijn. Of is iets zover weggezakt dat je het juist wilt toevoegen, daar moet je dan ruimte voor maken.

Er kan pas iets bij als er iets af gaat

2. De kaasschaafmethode
Een hele bal laten vallen is zelden een optie. Toch kun je links en rechts wel een stapje terug doen. Moet je alle overleggen meemaken? Moet je alle info die je binnenkrijgt volledig lezen voor jouw werk, of is snel scannen al voldoende? Wellicht zijn er ook processtappen waar je tijd kunt besparen. Bij grote stappen zoals een voorbereiding of uitwerking kun je jezelf trainen om binnen een tijdslimiet de klus te klaren.

Bespaar je dagelijks een halfuur dan heb je iedere 2 weken een halve dag over

3. Voer de ‘eigenlijk zou ik….. moeten doen’ door
Als je heel bewust erbij stilstaat weet je eigenlijk al langere tijd dat je uit die netwerkgroep had moeten stappen, je bepaalde processen niet helemaal in de grip hebt, meer tijd zou willen stoppen in de voorbereiding zodat de rest veel makkelijker loopt, ’s avonds niet meer zou moeten willen werken, je eigenlijk al lang die mailbox op had willen schonen of jezelf echt aan de planning wilt houden.
Wat het ook is wat je eigenlijk al lang had bedacht, ga het ook doen of op zijn minst een paar weken mee experimenteren. Zijn de stappen te groot voor je? Hak het in stukjes en voeg iedere keer een nieuwe stap toe.

Iedere stap in de goede richting is winst

4. Plan je vaste onderdelen
Een aantal activiteiten staan vanzelf in je agenda. Gewoon omdat je wordt uitgenodigd voor een overleg of omdat er een afspraak met je klant is gemaakt. Houdt voor jezelf overzicht op je beschikbare tijd door gelijk de geschatte voorbereiding en uitwerktijd te plannen.

5. Maak een power hour voor nieuwe activiteiten
Wil je nu eindelijk wél je informatie lezen, klanten bellen of achterstanden inlopen? Maak wekelijks één of twee ‘power hour’ blokken waar je de focus legt op jouw doel. Zou helemaal mooi zijn als je dit met enkele collega’s samen kunt doen, zo leer je van elkaar en komt er veel positieve energie in de groep.
Dit werkt ook super goed voor die kikker klussen die iedere keer terug komen.
Eenmaal in een ritme is het veel makkelijker om vast te houden.

Gebruik de kracht van de groep

6. Continue verbeteren
Bij iedereen stuitert er wel eens een bal. Sommige aandachtsgebieden zijn vergevingsgezind en kunnen dat af en toe hebben. Anderen zijn zo belangrijk dat je geen misstap kunt veroorloven. Houdt die altijd hoog.
Bekijk maandelijks op het niveau van je aandachtgebieden waar je staat. Wat heb je allemaal al bereikt, waar zou je weer een volgende stap willen zetten?

In kleine stapjes is makkelijker dan alles in een keer

Door je tijdsverdeling vanuit de aandachtsgebieden te bekijken krijg je veel informatie hoe je weer beter in balans kunt komen. Soms heb je het volledig zelf in de hand, soms maakt hulp of kracht van de groep het makkelijk om je doelen te realiseren.

Heel veel succes!

je of nee zeggen

Ja tegen het een is nee zeggen tegen het ander

je of nee zeggen

Onlangs sprak ik Tom en vroeg hoe het beviel op zijn werk. ‘Het werk vind ik erg leuk, maar het is wel druk en hectisch’ vertelde hij. ‘Ik maak iedere week een indeling van mijn belangrijkste klussen voor die week maar ik denk dat ik er mee stop. Zonde van mijn tijd want het loopt vanaf de eerste dag al anders en ben alleen maar aan het verschuiven’.

Uit interesse vroeg ik verder door. Hoe komt het dat het zo anders loopt? Mis je essentiële taken in je planning, schat je de tijd verkeerd in, vind je het lastig om de goede volgorde te bepalen of speelt er nog iets anders?

Hm, zegt Tom, ik denk dat ik wel de juiste dingen heb gepland. Soms duurt een taak iets langer dan gedacht, maar meestal zit het wel goed. Ik hou ook iedere dag wel wat ruimte over voor bijzondere dingen, maar er lijkt steeds meer tussendoor te komen.

Nu ik erover nadenk merk ik dat ik alles aanneem en het lastig vind om nee te zeggen.

5 denkpatronen waarin je de balans in ja en nee zeggen terug kunt vinden

Klanten gaan bij mij altijd voor, daar verdienen we het geld

Absoluut waar dat een goede klantbediening loont. Maar als je een gesprek met die ene klant voor laat gaan, wat blijft er dan liggen? Vaak is het dan de uitwerking van een ander klantdossier dat ergens in je takenlijst of agenda staat. Eigenlijk kies je dan tussen 2 klanten. Welke heeft op dat moment een hogere toegevoegde waarde? Meestal de uitwerking van een dossier. In die klant heb je al tijd geïnvesteerd en dat gaat pas lonen als je de uitwerking ook op orde hebt.

Hoe urgent is deze nieuwe klantafspraak als je de vorige nog niet hebt afgerond?

 Ik vind het zelf ook fijn als een ander mij helpt

Het fijne van samenwerken in een team is dat je elkaar kunt helpen als het even spaak loopt. Die flexibiliteit blijft altijd waardevol. Natuurlijk los je kleine korte vragen direct samen op. Voor incidenten is het goed om voor elkaar klaar te staan. Maar wat als het een patroon wordt dat je altijd eerst een ander helpt en zelf in het nauw komt? Als je altijd ja zegt tegen een ander, zeg je nee tegen je eigen werk of privé leven.
Doorbreek patronen met bijvoorbeeld:

 Ik merk dat je vaak op het laatste moment iets vraagt, nu pak ik het nog een keer op, maar hoe voorkomen we dit een volgende keer zodat ik zelf niet in de knel kom?

 Als mijn manager iets vraagt is dat altijd belangrijk

Laten we aannemen dat je manager geen onnodige acties vraagt. Dus ja het is belangrijk, maar is het ook altijd urgent? Alleen jij kunt inschatten hoe de urgentie is ten opzichte van de andere taken die je die dag wilde doen. In een open arbeidsrelatie mag je ook hier de kritische vraag stellen:

Wat maakt dat dit spoed is geworden?  Of

Wat is de uiterste deadline?

Het overvalt me en heb het dan al aangenomen

De vragen komen soms uit zo’n onverwachte hoek, en je ziet er zelf ook het belang van in. Voor je het in de gaten hebt ben je eigenaar van een ‘probleem’ wat eigenlijk niet bij jou hoorde. Train jezelf om iets meer tijd te kopen voor je een besluit neemt. Raadpleeg eerst je agenda en actie-/ takenlijst om een goede afweging te maken.

Als ik dit aanneem, wat gaat er dan schuiven?

Er ligt zoveel werk, wat maakt het dan nog uit

Met een hoge werkvoorraad is het juist waardevol om prioriteiten te stellen voor de meest urgente taken. Wees dan extra zuinig op je tijd in de ochtend om je de echte ‘moetjes’ weg te werken, dan kun je in de middag weer iets flexibeler zijn.

Zeg ja met een alternatief: kom vanmiddag terug, dan maak ik tijd voor je

Dagelijks komen legio voorbeelden langs waarin je een besluit moet nemen. Hoewel nee zeggen niet altijd makkelijk is betekent het ook dat je duidelijke keuzes maakt en prioriteiten stelt. Als je de neiging hebt om overal ja op te zeggen, stel jezelf dan altijd de vraag: als ik hiervoor kies, waartegen zeg ik dan nee?

Als je ja zegt tegen alles wat er langs komt, zeg je nee tegen alles wat er ligt.

buttkick jezelf

Buttkick jezelf! – Jan Dijkgraaf

Er is er maar één verantwoordelijk voor jouw geluk. JIJ!

Buttkick jezelf laat je dat keer op keer voelen

We kunnen de economie de schuld geven. De regering. Geert Wilders. Europa. De buren. Familie. Onze partner (of juist het ontbreken ervan). De pechduivel (en dus niet de geluksvogel). Maar er is er maar één echt verantwoordelijk voor jouw geluk. En dat ben… JIJ!
In ‘Buttkick jezelf!’ geeft de enige Nederlander die er mee wegkomt als hij mensen – ook nog tegen betaling… – een schop onder hun kont geeft, Jan Dijkgraaf, in 101 prikkelende hoofdstukken aan hoe je in je werk en privé (weer, eindelijk, whatever) succesvol wordt. Hij houdt je een spiegel voor, maar hij geeft ook hier en daar een schouderklopje. Want van het geven van een compliment is nog nooit iemand doodgegaan.
Het enige nadeel van het boek: je moet er wel wat mee dóen.

[bol_product_links block_id=”bol_52e6605167614_selected-products” products=”9200000015511879″ name=”Buttkick jezelf” sub_id=”” background_color=”FFFFFF” text_color=”undefined” link_color=”undefined” border_color=”FFFFFF” width=”500″ cols=”1″ show_bol_logo=”undefined” show_price=”1″ show_rating=”1″ link_target=”1″ image_size=”1″]

waarom-doe-ik-dit-nu-zo

In 1 zin naar meer effectiviteit

waarom-doe-ik-dit-nu-zo

stel jezelf deze vragen

December is vaak een maand van terugblikken, evalueren en je klaar maken voor de volgende stap.

Zo werk je het ene moment nog hard aan het realiseren van de doelen 2013 en het andere moment maak je plannen voor 2014.

Om ook in 2014 weer effectief en efficiënt te werken kun je jezelf scherp houden door regelmatig 1 simpele vraag te stellen:

Waarom doe ik dit nu zo

Deze 6 woorden krijgen nog meer waarde als je ze in stukjes hakt.

Waarom Waarom; voor welk probleem is dit de oplossing

Onmisbare vraag als je wilt focussen op de juiste dingen doen. Dat gaat nog makkelijker als je heldere doelen hebt geformuleerd.
De ‘waarom’ vraag kun je verder uitdiepen met:

Helpt dit om mijn doelen te realiseren?
Lossen we het probleem op of alleen de symptomen?
Wie heeft belang bij de oplossing?

Doe ik Waarom doe ik; in plaats van iemand anders

Veel mensen gaan in hun enthousiasme snel aan de slag.
Maar moet je wel alles zelf doen? Hoort het wel bij jouw takenpakket?
Een stukje flexibiliteit om in onvoorziene situaties elkaar te helpen moet je zeker vasthouden. Maar waak ervoor dat je onbewust taken naar je toe trekt. Bijvoorbeeld omdat je denkt: ‘als ik het zelf doe dan weet ik zeker dat het goed gaat’ of ‘de ander heeft het al zo druk’.
Maak eens een overzicht van taken die je de komende periode wilt overdragen en ga in gesprek met je collega (‘s) hoe je dit gaat realiseren.
Valt het wel onder jouw verantwoordelijkheid? Zorg dan voor een goed follow-up systeem in bijvoorbeeld outlook taken of een CRM systeem.

Dit Waarom doe ik dit; in plaats van iets anders 

Heeft dit echt de prioriteit omdat het belangrijk en urgent is, of doe je het misschien omdat je geen zin hebt in die andere taak? De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun zeker als die andere taak lastig of minder leuk is. Wees bewust van de impact van uitstellen en maak zoveel mogelijk rationele keuzes.
Bij een te grote werkvoorraad is het slim om dié 20% van de taken op te pakken die voor 80% van het resultaat zorgen.

Nu Waarom doe ik dit nu; is dit wel het beste moment 

Eenmaal bij dit deel van de vraag weet je dat we het in ieder geval over een belangrijke taak hebben die bij jou hoort en leidt tot het bereiken van je doel. Toch kan het efficiënter zijn om een ander moment te kiezen. Bijvoorbeeld omdat je dan rustig en ongestoord kunt werken. Of omdat je nu te weinig tijd hebt om de taak in één keer af te ronden.

Zo Waarom doe ik dit nu zo; kan het ook anders

Als je iets voor de eerste keer doet denk je vaak beter na over de beste aanpak. Juist voor taken die je al heel lang op dezelfde manier doet is het raadzaam eens te kijken of het ook anders kan. Wellicht zijn er andere hulpmiddelen of systemen die er beter voor geschikt zijn, leg je de lat iets te hoog of kun je het beter bundelen met vergelijkbare taken.
Kijk eens hoe je collega het aanpakt en maak gebruik van elkaars kennis en vaardigheden.
Zo kom je samen tot slimmere werkaanpak waardoor je met minder moeite meer bereikt!

Kortom als jij ook in 2014 wilt verbeteren in het slimmer managen van je informatiestroom en werkvoorraad, stel jezelf dan continu de vraag:

Waarom – doe ik – dit – nu – zo.

Veel werkplezier!

 

 

Steven Covey 7 eigenschappen effectief leiderschap

De 7 eigenschappen van effectief leiderschap – Steven Covey

Het boek De zeven eigenschappen van effectief leiderschap behoeft nauwelijks nog introductie. Het vormt al jarenlang en wereldwijd een inspiratiebron voor iedereen.
Covey heeft met zijn boek een miljoenenpubliek bereikt. Hij leert ons hoe we de kwaliteit van ons persoonlijk leven, diensten en organisaties kunnen verbeteren. Zijn inzichten hebben het leven en werken van velen ingrijpend veranderd. Zijn filosofie is van alle tijden en blijkt steeds opnieuw jonge generaties aan te spreken.

De zeven eigenschappen van effectief leiderschap