Tag archieven: chat in Teams

taak maken van chat of bericht in teams

Taak maken van een chat of bericht in Teams

Naarmate je meer in Teams werkt krijg je ook daar Chats en Berichten. Een aantal hoe je alleen maar te lezen of te liken. Maar er zitten ook klussen bij die je beter op een later moment kunt doen, of juist wilt volgen als je nog op reacties wacht. Super handig om dan een taak te maken van een chat of bericht.

Taak maken van chat of bericht

Je maakt eenvoudig een taak door rechtsboven het bericht met je muis over de … 3 puntjes te zweven. In het menu wat komt kies je de eerste keer voor ‘meer acties’ en dan voor ‘planner taak maken’.
Wil je later nog een keer een taak maken dan staat de knop gelijk al in het menu onder de … drie puntjes.

LET OP! als je in Teams een privé kanaal hebt, dan kun je daar (nog) niet automatisch een taak van maken. Kies dan in het menu onder de … 3 puntjes voor koppeling kopiëren. Maak handmatig een nieuwe taak en plak de koppeling bij de notities, dan kom je ook weer in het hele bericht inclusief eventuele bijlagen.

Taak goed instellen

Het succes van werken met taken verbeterd als je even een paar seconden de tijd neemt om hem ‘goed neer te zetten’.

  • Geef duidelijk naam, liefst met een werkwoord voor het zelfstandig naamwoord of de persoon. Bijvoorbeeld: Bellen Jolanda inz PEP training. of Uitwerken verslag project Y.
  • Geef bij de einddatum de datum waarop je het van plan bent te doen
  • Kijk of je er een privé taak van wilt maken (alleen voor jou zichtbaar) of op een planbord in een van de Teamssites thuishoort.
taak in Teams benoemen en juiste lijst
Onderwerp bij een Teams bericht

Onderwerp bij een Teams bericht

Vind je het ook zo irritant als je een e-mail krijgt zonder onderwerp regel? Gelukkig is het al heel normaal geworden om die altijd te vullen. Nu we steeds meer in Teams werken krijg je minder e-mails en wordt er meer via de posts gecommuniceerd. Wist je dat je ook een onderwerp bij een Teams bericht kunt maken?

Voor mij is het een van de grootste irritatiebronnen dat het nog nauwelijks gebeurt. Alle berichtjes lijken dan een brij aan woorden. Ik realiseer me dat het vooral komt omdat mensen niet weten dat het kan, dus bij deze ‘de gouden Teams tip’

Opstelvak openen voor opmaak

In de nieuwe versie van Teams (staat new in het icoon) wordt het opstelvak voor de post gelijk uitgeklapt weergegeven. De Cursor sprint ook op het veld onderwerp toevoegen. Toch ziet niet iedereen dat veld en begint gewoon in het grotere vlak eronder de typen.

Heb je nog niet Teams new, dan is bij het openen van een ‘nieuw gesprek’ heel verleidelijk om in de regel waar je staat gelijk je verhaal te typen. Met shift+enter kun je dan toch naar een volgende regel gaan en met enter wordt het bericht verzonden.

Om een onderwerp bij een Teams bericht te typen moet je echter het opstelvak openen. Dit doe je door op grote A te klikken of ctrl+shift+x te gebruiken.

onderwerp bij een teams bericht

Nu krijg je een rianter scherm waar je, naast onderwerp nog meer opmaak mogelijkheden kunt gebruiken. De standaard sneltoetsen van CTRL+b (vet) CTRL+i (schuin) en Ctrl+u (onderstreept) werken hier overigens ook.

Als je in het opstelvak de enter gebruikt ga je gewoon naar de volgende regel, dus je kunt ook niet per abuis het bericht te vroeg versturen. Om het bericht te versturen klik je rechts onderaan op de verzendknop.

Opmaakvak bij chat en vergadering

Ook bij een chat en vergadering kun je het opmaakvak openen. Zo voorkom je ook daar dat je te snel iets verstuurt. Helaas kun je daar geen onderwerp gebruiken. Wie weet komt dat nog.
Je kunt natuurlijk wel zelf de 1e regel met vette letters starten met het onderwerp.

Bijlage toevoegen

Overigens zie ik ook regelmatig dat mensen beschrijven waar ze een document hebben geplaatst, maar met de paperclip naast de grote A kun je heel eenvoudig het bestand koppelen.

Gebruik dus vanaf nu een onderwerp bij een Teams bericht en koppel de bestanden voor nog meer overzicht en werkplezier.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

bericht maken in Teams

Do’s en dont’s voor berichten in Teams

De interne e-mail wordt overbodig als je alle communicatie op een goede manier in Teams doet. Om de berichten in Teams voor iedereen overzichtelijk en werkbaar te houden vind je hieronder de belangrijkste etiquette afspraken die je met elkaar kunnen maken.

Gebruik van de chat versus berichten (posts) in een kanaal

Chatten in skype is erg populair om even kort iets met iemand af te stemmen zonder dat je het langere tijd moet bewaren of voor een grotere groep belangrijk is. Dit is dezelfde lijn die je ook voor berichten in Teams kunt hanteren. Dus kijk eerst of een chat afdoende is, zo niet kies dan pas voor een bericht in het kanaal.

Gebruik het juiste kanaal

De eerste vraag die je jezelf stelt als je iets wilt versturen: voor wie is het bedoeld en hebben we daar een speciale plek voor? Door een bericht gelijk in het juiste kanaal te plaatsen heb je daar de juiste betrokkenen en de juiste bestanden bij de hand.

Gebruik de Onderwerp regel en opmaak

Bij veel berichten wordt het snel onoverzichtelijk. Gebruik net als bij e-mail altijd een onderwerp op het hoofdbericht. Dus in plaats van snel een bericht typen onderaan het kanaal druk je op de grote A met pen zodat het berichtenscherm openklapt. Nu heb je alle opties bij de hand inclusief de bekende opmaak mogelijkheden. Klik rechts onder op het pijltje om te verzenden.

Bericht met opmaak in Teams en onderwerp toevoegen

Beantwoorden van een gesprek

Bij e-mail vind je het ook prettig als er een ketting ontstaat zodat je alles nog terug kunt lezen. In Teams doe je dat door op beantwoorden te klikken.
Als je dan een enter geeft aan het einde van je zin wordt het bericht verzonden.

Gebruik aan het einde van een zin shift+enter om een nieuwe regel te starten zonder te verzenden.

Klik je alsnog op grote A met pen dan kun je ook hier weer de opmaak aanpassen.

bericht beantwoorden in Teams

Bewerk je bericht als dat nodig is

Wilde je nog iets meer toevoegen? Ga dan naar … bewerken in plaats van wéér een antwoord toevoegen.

Bericht bewerken in Teams

Reageren met een emoji

Gebruik de duim omhoog als je het eens bent met de gestelde vragen in het bericht. Dit voorkomt een hele lange berichtenreeks met antwoorden als ‘ik ben het ermee een’ en ‘ik ook’. Zodra je met je muis over het bericht zweeft komt de emoji balk naar boven.

Gebruik @vermeldingen

@vermelding[naam van teamlid] is te vergelijken met iemand in de ‘aan’ te zetten van een e-mail. Je verwacht een actie, en de ontvanger krijgt dan een melding in zijn activiteiten. Ook kun je in je activiteiten filteren op berichten waarin jij vermeld bent.

zoeken op vermeldingen in Teams

Gebruik zo min mogelijk @vermeldingen op team of kanalen

Het lijkt makkelijk, maar doe dit echt alleen als het voor iedereen belangrijk is. Niemand zit te wachten veel (voor jou) onnodige informatie. Als er geen vermelding is kun je het zien als ‘ter info’ en wordt de naam van het kanaal vet gedrukt om te laten zien dat er ongelezen berichten in staan.
Ook nu zie je rechts een icoontje van Team vermelding of Kanaal vermelding.

Team en kanaal vermeldingen in Teams