Tagarchief: concentratie

concentratiehulp Windows 10

Concentratiehulp Windows 10

Concentratiehulp in Windows 10

Alle systemen hebben inmiddels meldingen, piepjes en pop-ups. Soms zijn ze handig, meestal halen ze je uit je concentratie. Natuurlijk kun je eerst kijken welke meldingen je uit wilt zetten. heb je daarna nog meldingen die je niet wilt zien tijdens een concentratie klus, zet dan de concentratiehulp in Windows 10 aan.

  • klik op het icoon van het actiecentrum rechts onder in je taakbalk
  • klik op het icoon concentratiehulp en kies een van de 3 opties
    • concentratiehulp uit
    • aan alleen alarmen
    • aan alleen prioriteit
  • klik je met rechts op het hulp icoon dan kun je een aantal standaard instellingen doen zoals vaste concentratie tijden. Of altijd aan zetten als je gaat presenteren met gedupliceerd scherm.

Staat je concentratiehulp nog niet in je activiteitencentrum? Klik met rechts op een willekeurig ander icoon, ga naar instellingen en kies bij ‘meldingen en acties’ welke snelle acties je wilt toevoegen of verwijderen.
Je kunt hier ook gelijk je standaard meldingen doorlopen.

concentratiehulp Windows 10

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

concentreren

Concentreren hoe goed kan jij het?

concentrerenJe hebt van die dagen dat je je goed kunt concentreren. Helaas gebeurt het ook dat je de slag maar niet te pakken krijgt. Je hoort en ziet alles. Balen, want voor een paar grote klussen komt de deadline al dichtbij. Kon je nu die knop maar omzetten en je concentreren op die keien.

 

 

Wist je dat: 1 uur ongestoord werken al snel 50% meer productie oplevert?

Hiervoor is het belangrijk dat je je aandacht goed leert richten en vasthouden waardoor je in een ‘flow’ komt.

7 tips om beter te concentreren:

Bepaal waar jouw aandacht vandaag / deze week naar toe moet

Het lijkt een open deur, maar het komt nogal eens voor dat je gewoon maar begint met je mailbox of iets wat toevallig langs komt. Inventariseer eerst wat er echt ligt en maak een keuze waar jij jouw aandacht aan wilt geven.

Maak aan het begin van de dag een selectie uit je taken/ to do list

Leeg je hoofd in een takenlijst

We denken associatief, daardoor creëer je zelf onbewust prikkels die je uit je concentratie halen. Bijvoorbeeld omdat je tijdens je klus aan iets anders denkt dat ook nog moet gebeuren. Neem een paar minuten de tijd om alles wat er in je hoofd zit op te schrijven of in een takenlijst te zetten. Daar kun je later weer mee aan de slag.

Haal ‘afleiders’ uit beeld

Naast de acties in je hoofd kan alles wat je in je omgeving ziet of hoort voorkomen dat je in je flow komt. Dus, ruim je bureau op, sluit de werksystemen die je niet nodig hebt, ga nog even naar het toilet of neem nog iets te drinken.

Neem ruimte om over te schakelen voor je aan een concentratie klus begint

Wat is je beste moment om te concentreren?

De meeste mensen komen in de ochtend het snelst in een flow. Sommigen juist wat later op de ochtend of einde van de dag als het weer rustiger wordt op kantoor. Kijk wat jouw beste moment is om de klus te klaren.

Hoe lang kan jij je concentreren?

Wees eens eerlijk, als je eenmaal met een concentratieklus bezig bent geweest, hoelang duurt het voor je ‘gaar’ bent? De Pomodore techniek zegt dat je gemiddeld 25 minuten kunt concentreren en dan 3 minuten pauze nodig hebt. Na 4 keer 25 minuten is het tijd voor een langere pauze. Persoonlijk denk ik dat het voor veel taken te kort is. Maar 6 uur achter elkaar concentratie klussen wordt m ook niet.

Wissel routine taken af met concentratie klussen

Wat is je beste plek om te concentreren?

De open kantoortuinen hebben naast veel voordelen in samenwerking ook het nadeel dat veel mensen zich moeilijker kunnen concentreren. Gelukkig heeft ieder bedrijf wel enkele plekken waar je een periode ongestoord kunt werken. Sommigen werken de eerste 2 uur of laatste uurtjes thuis.

Doe concentratie klussen op een concentratie plek en routine klussen in de kantoortuin

Concentreren kun je trainen

In de huidige wereld zijn we ongemerkt geconfronteerd met heel veel prikkels die de ‘nieuwe werkelijkheid’ zijn geworden. Toch kun je het voorste deel van je hersenen (prefrontale hersenschors) trainen via meditatievormen die je selectieve aandacht verbeteren.

De kern van selectieve aandachtmeditatie is:

  • Je aandacht kunnen richten en vasthouden op een object naar keuze (b.v. je ademhaling).
  • Je bewust zijn van het afdwalen van je gedachten en allerlei andere afleiders. Zo verbeter je jouw zelfreflectie zodat je bewust bent of je nog de juiste dingen doet.
  • Je aandacht los kunnen maken van de afleider en terug brengen naar het object van keuze.

Er zijn allerlei apps en oefeningen die je helpen je selectieve aandacht te trainen. Heb je bijvoorbeeld een Fitbit 3 dan kun je ook de ‘relax’ modus starten voor 2 of 5 minuten.

Een hele simpele concentratie oefening: Sluit je ogen, laat je armen ontspannen naar beneden hangen, tel in gedachten terug van 100 naar 0 in stappen van 2 (100-98-96-94-etc). ps. Denk je dat je collega’s het raar vinden, loop dan even naar het toilet.

Door met aandacht aan grotere/lastigere taken te werken krijg je meer gedaan in een kortere tijd. Vind je het lastig om te concentreren, pas dan bovenstaande tips toe en deel het met directe collega’s zodat zij je kunnen motiveren of juist even met rust laten als je daarom vraagt.

 

 

 

werkplezier plezier in je werk

Gun jezelf meer werkplezier

werkplezier plezier in je werk

Iedereen wil wel meer werkplezier ; met plezier naar het werk en aan het einde van de dag weer met een goed gevoel kunnen afsluiten. Dan ga je ook weer vrolijk naar huis. Natuurlijk zijn niet alle taken even leuk of heb je wel eens een off-day. Wellicht is er (tijdelijk) te veel werk of is de bezetting nog niet op orde. Dan krijg je natuurlijk niet alles weggewerkt en loopt je werkvoorraad ongewenst hoog op. Ook in die fase is het voor jezelf belangrijk dat je er plezier in houdt en tevreden bent over de manier hoe jij je dag /week / maand bent doorgekomen.

Met deze 5 tips krijg je meer werkplezier

Eet die kikker eerst

Ik bedoel niet die kikkers en muizen die nu al in het schap liggen. Maar die K klus waar je al een tijdje tegenaan hikt en die maar niet opgepakt wordt. Er zijn altijd andere dingen die op dat moment urgenter en zeker ook leuker zijn. Maar oh, wat voelt het fijn als die K klus nu eens echt van je bordje is. Dus, niet meer uitstellen, maar eet hem het liefst zo vroeg mogelijk op de dag, dan is de pijn maar kort en loop je daarna weer vrolijk rond. Voor veel mensen draagt dit al enorm bij al meer werkplezier

Overzicht op wat je daarna moet doen

Is die kikker nu eindelijk weg? Gaaf! En dan, wat staat er allemaal nog meer op het programma? Of mis je nog het overzicht? Er zit vast iets in je hoofd, je mailbox vraagt aandacht, je hebt misschien een (taken)lijstje of al zaken in je agenda gezet. Neem even de tijd om het op een rijtje te zetten. Werk kleine dingen gelijk af, zet grote dingen op je lijstje voor een van de andere dagen van de week. De een zet het graag in de agenda, de ander op een takenlijst of CRM systeem. Zo heb je gelijk al stappen gezet om de komende dagen sneller overzicht te krijgen. 

Bepaal de beste volgorde en werkplek

Een goede volgorde heeft niet alleen te maken met prioriteren (dat was die kikker al en die is weg) maar ook met je energie niveau, gemak waarmee je kunt concentreren of stukken waar je hulp van anderen nodig hebt. Is de ander niet beschikbaar probeer dan een ‘afspraak’ te plannen wanneer jullie wel even de koppen bij elkaar steken.

Wat betreft concentratie: kies je beste plek. Het maakt vaak al verschil of je aan een blok van 4 zit of 2. Met je gezicht naar de deur in het midden van de ruimte, of meer aan de zijkant waar bijna niemand langsloopt. Is dit niet genoeg dan heeft ieder bedrijf vormen van concentratie ruimtes. Soms is het gewoon een vrije spreekkamer of leslokaal maar vaak zijn er ook kleinere werkplekken waar je even een paar uurtjes kunt zitten. 

Ga af en toe lummelen

We blijven maar rennen en doorgaan. Tenminste dat denken we. Geheid dat er verschillende ‘loze’ momenten op een dag zijn die je onbewust toelaat. Even kletsen met een collega, nog een keer je berichtjes checken of nét wat langer blijven hangen bij iets wat je nu eigenlijk niet nodig hebt. Best logisch, want de boog kan niet 8 uur per dag gespannen staan. We moeten juist iets meer tijd pakken om afstand te nemen, gewoon even wat ‘lummelen’ zoals hoogleraar Alan Lightman zegt en het liefst in combinatie met bewegen. Neem een aantal keren per dag bewust even afstand van je werk. Ga even offline, haal koffie op een andere etage, loop een rondje, ga even rustig zitten op een stilte plek. Je gaat onbewust zaken verwerken en reflecteren en kom je met veel creatievere oplossingen.

Maak ruimte voor je eigen ontwikkeling

Nieuwe dingen leren kan zo leuk zijn. Soms zijn het maar hele kleine dingetjes waar je al vrolijk van wordt. Die helpen je het werk makkelijker te maken en sneller zaken af te kunnen ronden. Dus ja, maak tijd om dagelijks even de intranet site van je bedrijf te bekijken, wat gaat jou helpen? Deel kennis en vaardigheden met elkaar, doe een leuke sneltoets challenge of een kleine cursus of ga stappen zetten zodat je straks klaar bent voor een grote verandering in een nieuwe functie. Veel bedrijven hebben ook een persoonlijk budget waar je dat soort zaken uit kunt betalen. Als je eenmaal in beweging bent wordt het steeds leuker en smaakt het naar meer.

Een deel van het werkplezier wordt bepaald door je omgeving, maar gelukkig heb je ook een aantal zaken zelf in de hand. Focus op die dingen waar je invloed op hebt en haal daar zoveel mogelijk voldoening uit.

Veel werkplezier!

Regel CC mail voorwaarden

Regels CC-mails

Met regels CC-mails naar aparte map sturen

CC-mails zijn bedoeld ter informatie. Juist voor mensen die veel cc-mails krijgen kan het handig zijn om de ‘ter informatie’ e-mails uit te sorteren met de ‘actie’ e-mails. Door met regels cc-mails naar een aparte map te sturen haal je tijdwinst uit het verwerken van je e-mails.

Door de CC-mails naar een aparte map onder je postvak in te sturen houd je in je postvak in alleen je actie e-mails over. De CC-mails staan ongelezen in je mapje dus je ziet het vanzelf hoeveel er nog in staan. Door het mapje met cc-mails 1 keer per dag of week door te lopen ben je met minimale inspanning en afleiding toch op de hoogte en verwerk je heel efficiënt je e-mail

Zie hieronder de stappen om het in te stellen. Zoals je ziet kun je regels voor nog veel meer onderdelen gebruiken.

Regels CC-mails voorwaarden Regels cc-mails actie regels cc-mails uitzondering

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

multitaksen multitasking

Multitasken hoe goed kan jij het?

Aantal woorden 938, gemiddelde leestijd 3,5 minuten of 50 seconden als je alleen de vette regels scant. 

multitasken multitasking

Hoe goed kan jij multitasken? En wat is dat dan eigenlijk? Een snelle zoektocht op internet leert dat multitasking uit de computerwereld komt en een methode is om één processor schijnbaar meerdere taken tegelijkertijd te laten uitvoeren. Die ene processor doet dat overigens niet echt tegelijkertijd, maar heeft de gave om enorm snel te switchen van het een naar het ander.

 

Waarom wij denken dat we wel kunnen multitasken

Ook jij kan prima multitasken. Je doet het zelfs op dit moment. Je haalt adem, verwerkt je voeding, wiebelt misschien met je voet, pompt bloed rond en bent ook dit geïnteresseerd aan het lezen. Allemaal processen die tegelijkertijd lopen. Maar, een groot aantal hiervan doe je op een onbewust niveau, zonder dat je daar de aandacht bij hoeft te houden. En daar zit mij de mens nu juist het crux, hoeveel en welke taken kun je eigenlijk probleemloos tegelijkertijd uitvoeren?

Zuivere routine taken waar je niet (meer) over na hoeft te denken heb je geleerd met elkaar te combineren. Na een beetje training heb je de auto leren bedienen én kun je anticiperen op het verkeer. Al bellend met een klant maak je de aantekeningen van het gesprek. Als je veel typt hoef je niet meer te zoeken naar de letters op je toetsenbord. En zo heb je vast nog meer praktijk voorbeelden.

Het gaat vooral mis als je taken combineert waar je bewust aandacht aan moet geven. Rijd je met je auto een vreemde wijk in waar omleidingen zijn dan gaat de radio zachter, stop je met praten met je passagier en wil je de volle aandacht aan de weg geven. Ook tijdens het telefoongesprek met de klant kun je niet als letterlijk meeschrijven, en heb je weer even de volle aandacht nodig om goede vervolgvragen te stellen. Wil je nieuwe toetsenbord vaardigheden leren dan kost dat in het begin veel tijd, tot je het ‘geautomatiseerd’ hebt.

Waarom wij niet echt kunnen multitasken

Zodra je meerdere bewuste taken met elkaar gaat combineren blijkt dat je niet meer aan het multitasken bent, maar continu switcht van de ene taak naar de andere. Het resultaat in de praktijk is dan:

  • 2 bewuste taken combineren kost gemiddeld 1,5 keer zoveel tijd, switchen kost tijd.
  • Je mist stukken van de taak waar je aandacht even van af is
  • De kans dat je fouten maakt of slordiger werkt wordt groter
  • Het kost je uiteindelijk veel meer energie
  • Je krijgt last van het ‘stroop-effect’ in je brein (de makkelijkste taak gaat voor)

Er zijn legio multitask testjes op internet, probeer deze maar eens:

Benoem zo snel mogelijk de kleuren hardop

multitasken test

 

 

 

 

 

 

 

 

Best lastig he? Je brein moet bewust wisselen tussen het lezen van het woord en het benoemen van de kleur. Nu is dit nog relatief makkelijk en zou je kunnen trainen zoals blindtypen en de auto bedienen maar je kunt je dus voorstellen wat het met je doet als het complexer wordt.

Probeer dus zo min mogelijk taken die echt je aandacht verdienen met elkaar te combineren. Ofwel ga singletasken. Natuurlijk komen er op een werkdag altijd interrupties langs die je niet in de hand hebt. Maar multitasken is een keuze die jij maakt of onbewust ‘georganiseerd’ hebt. In deze video van ruim 6 minuten leggen 2 hoogleraren uit hoe je er zelfs verslaafd aan kunt raken. Best lastig dus om van dat multitasken af te komen.

6 tips om meer rust te krijgen door te singletasken

  1. Zet zoveel mogelijk pop-ups, meldingen en geluidjes uit. Dat geldt voor de e-mail pop-up, maar ook voor alle social media. Je vindt deze meestal bij instellingen, accountinstellingen. Wist je trouwens dat je per whats app groep kunt instellen of je een melding moet krijgen? (klik op de groepsnaam voor de instellingen per groep)
  2. Zorg voor een overzichtelijk en opgeruimde werkplek. Alle briefjes en stapeltjes vragen onbewust aandacht waardoor je van het een naar het ander kunt hoppen. Leg je mobiel ook niet prominent op je bureau, maar alleen op gehoor afstand.
  3. Sommige taken bestaan uit meerdere stappen. Stel jezelf de vraag: wat wordt mijn volgende stap? Zo check je of je nu alle stappen gezet hebt voor je de taak weer doorzet naar het volgende moment en switcht naar iets anders.
  4. Internet is een verleidelijke zoekmachine. Als je tijdens het zoeken iets anders tegenkomt ben je zo geneigd om daar op door te gaan. Kies een vaste plek waar je ideeën en inspiratie opslaat zodat je die later weer kunt oppakken. Een mooi hulpmiddel is OneNote notities. Met windows key + N krijg je gelijk een nieuw notitieveld die automatisch bij je losse notities in je persoonlijk notitieblok wordt opgeslagen.
  5. Heb je specifieke taken waarbij je extra moet concentreren? Plan enkele concentratie blokken waarbij je ook echt alle afleiders blokt. Zeg dat ook tegen je collega’s en kom na 1,5-2 uur weer bovenwater om je brein weer even wat luchtiger werk te geven.
  6. Train je bewustzijn wanneer je multitakst. Zodra je bewust bent wanneer en waardoor je in de verleiding van multitasken schiet kun je gericht op zoek hoe je dat kunt verminderen.

Hoewel het logisch lijkt om werkzaamheden te combineren of lege momenten op te vullen met andere taken blijkt dat singletasken toch meer rust en tijdwinst oplevert. Train jezelf in dingen die je onbewust kunt gaan doen (blind typen, auto bedienen) zodat je die wel kunt combineren met klussen waarbij je echt je aandacht nodig hebt (goede verslaglegging, verkeerssituaties overzien). Niet alleen je kwaliteit van werk maar ook je kwaliteit van leven gaat omhoog.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

Agenda planning

Agenda planning klopt toch nooit

Agenda planningHeb jij dat ook, dat je jezelf van alles voorneemt, misschien zelfs netjes een agenda planning hebt gemaakt en uiteindelijk aan het einde van de dag alles weer moet verschuiven? Balen en het lijkt zo zinloos als je voor je gevoel meer aan het schuiven bent dan daadwerkelijk aan het uitvoeren.

Maar ja, helemaal stoppen met plannen werkte ook niet, toen zat je nog te veel in je eigen tijd te werken of kreeg je continue vragen wat de status was. Die onnodige vragen leggen alleen maar druk op en kosten je ook veel tijd.

Pas als je doorhebt waardoor je agenda planning (iedere keer) niet klopt kun je het veranderen.

5 valkuilen waarom een agenda planning niet werkt:

  1. Terugkerende werkzaamheden niet gepland
    Iedereen heeft in zijn functie wel een aantal zaken die regelmatig terugkomen. Iedere ochtend een dagstart, 2-3 keer per dag je mail bijwerken, iedere maand een rapportage opleveren, 2-wekelijkse bila etc. Zodra het een afspraak met anderen is staat hij al in je agenda. Maar juist die voorbereiding voor een overleg, de reistijd ernaartoe, de uitwerkingen van de actiepunten, terugbelnotities, speciale activiteiten die op vast momenten in je CRM-Siebel systeem komen kunnen je opbreken. Zeker als het activiteiten zijn die maar eens per week, maand of kwartaal komen hebben dan toch flinke impact op je beschikbare tijd.

Zet al je terugkerende activiteiten goed in je agenda (evt met status voorlopig bezet)

  1. Onvoldoende zicht op je taken voor deze dag
    Had je net een mooie agenda planning gemaakt, schiet je ineens iets belangrijks te binnen dat vandaag ook nog moet. Je kunt pas echt een goede planning maken als je een totaal overzicht heb op je activiteiten. Ik bedoel hier vooral alles wat er al is.
    Dus; werk je mailbox bij en zet het in een takenlijst of CRM Siebel systeem op een realistische datum, schrijf ook alles op wat er in je hoofd zit, blader nog even terug in je agenda of er nog andere losse eindjes zijn en maak dán pas je planning.

     Zonder goed overzicht op je taken is je planning moeilijk te maken

  1. Te positief plannen
    Het voordeel van takenlijsten of CRM systemen is dat je niets meer kunt vergeten. Het grote nadeel is dat iedere taak 1 regel is. Maar de ene regel handel je in 5 minuten af, de andere kost je misschien wel een uur of langer. Hoe groter de taak wordt, hoe moeilijker de tijd in te schatten. Een planning maken op alleen maar de regels in een takenlijst is vrijwel kansloos. Visualiseer je planning altijd in je agenda, maak de tijdsblokken eventueel met een kleurcategorie. Zo kun je beter inschatten hoeveel tijd je nog overhoudt. De grote keien plan je per stuk, het zand en water is handiger in een blokje te bundelen. Schat je de tijd altijd te positief? Rond het dan af naar boven.

      In je hoofd past alles, visualiseer in je agenda om écht goed in te delen. 

  1. Je mist ruimte om flexibel te zijn
    Hou jij ook zo van de variatie in je werk? Niet precies weten wat er op een dag op je afkomt en daar toch handig op inspelen? Even je collega helpen zodat die ook verder kan? Of gewoon samen een bak koffie drinken en brainstormen.
    We hebben allemaal ‘luchtige’ momenten nodig om daarna weer met goede creatieve oplossingen te komen. Bouw iedere dag wat ruimte in om flexibel te kunnen blijven. Je kunt bijvoorbeeld een uur reserveren voor de lunch, dan heb je al een half uur buffer in de ochtend. Of reserveer aan het einde van de dag een uurtje ‘onvoorzien’. Zo heb je op de dag 12,5% van je tijd flexibel gehouden. Je kunt ook gewoon een paar halfuurtjes leeg laten. Heb je het niet nodig gehad? Er ligt vast wel iets voor morgen waar je al mee kunt starten of vandaag een half uurtje eerder naar huis is toch ook prima?

      De meest flexibele beheerst het systeem

  1. Anderen gaan voor op jouw afspraken / voornemens
    Dit is misschien wel de lastigste. Waar leg je de grens tussen flexibel zijn en focus houden op je eigen taken en verantwoordelijkheden. Aangezien jij de enige bent die inzicht heeft op jouw taken ben jij degene die de prioriteiten moet stellen. Misschien vind je het lastig om nee te zeggen. Gelukkig heb je er net voor gezorgd dat je op veel dagen al de nodige flexibiliteit hebt.
    Benoem voor jezelf enkele basisnormen waar jij je grenzen wilt leggen. Denk aan:
  • Korte vragen 2-5 minuten beantwoord ik direct
  • Ik vraag altijd door; wanneer heb je het nodig? Hoe lang weet je dit al?
  • Ja, ik wil je helpen, vanmiddag rond 16:00 uur maak ik tijd voor je
  • Klantvragen neem ik altijd aan; ook daar mag ik doorvragen of naar een specifiek moment verwijzen om het verder op te pakken
  • Als ik echt iets in alle rust moet uitwerken ga ik apart zitten (en nee, ik hoef dan geen koffie, die haal ik zelf wel)

Voor iedere rol is een vorm van agenda planning nodig. Zeker als anderen afspraken met je plannen (vergaderingen, klantgesprekken) is het belangrijk om je agenda goed te vullen. Zo weten zij ook waar in de toekomst nog ruimte is. Een te strakke agenda planning knelt en maakt dat je ermee stopt, dus hou het realistisch en flexibel, maar blijf trouw aan je eigen normen om de juiste prioriteiten te stellen.

Heel veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

Interrupties

Interrupties, hoeveel heb jij er op een dag?

InterruptiesDe huidige kantoren zijn veel opener en transparanter ingericht en de communicatiemogelijkheden veel uitgebreider. Hierdoor kunnen we makkelijker en sneller even contact leggen of afstemmen. De valkuil is natuurlijk dat we zo ‘druk zijn met elkaar’ dat we minder aan ons eigenlijke werk toekomen. 

Heb jij wel eens een dag geturfd hoe vaak je gestoord wordt? Soms omdat je het zelf zo hebt georganiseerd, soms omdat het je gewoon overkomt. Sommige interrupties zijn erg welkom (wil je koffie?) en sommigen voegen echt helemaal niets toe. Die laatste zijn het interessantste om te halveren.

Welke interrupties wil jij halveren?

Belletjes en rinkeltjes
Er komen steeds meer middelen waarmee we onderling communiceren. Van e-mail, telefoon en Lync tot alle vormen van social media zoals Yammer, LinkedIn, Twitter etc.
Standaard staan ze zo ingesteld dan je een melding krijgt als er iets nieuws is. Om ‘gek van te worden’. Gelukkig heeft ook iedere toepassing altijd een scherm instellingen waar je de meldingen kunt beheren. Want laten we eerlijk zijn, hoe vaak komt het voor dat het zo belangrijk is dat je direct gestoord moet worden? Voor e-mail is 2-3 keer per dag behandelen vaak voldoende en kan de pop-up gewoon uit en voor bijvoorbeeld Yammer kun je de instellingen zo aanpassen dan je minder e-mails krijgt.

Agenda herinneringen
De agenda herinneringen zijn ook maar voor een deel nuttig. In outlook instellingen staat standaard de herinnering op 15 minuten voor een afspraak. Erg waardevol als je ergens naar toe moet. Maar welke functie heeft het op bijvoorbeeld de reeksen van je (rooster)vrije dag? Regelmatig zie ik nog collega’s die de herinnering dagen tot weken laten staan omdat er nog een actie op zit. Beheer je herinneringen slim zodat ze alleen oppoppen als je er ook echt iets mee gaat doen.

Druk in je hoofd
Soms ben je zelf je grootste afleider. Gewoon omdat je nog veel te doen hebt en alles in je hoofd bewaart. Voor een paar grote taken kan dat prima werken, maar de meeste mensen hebben ook nog veel kleine acties. Werk je met een CRM systeem (bv. Siebel) zorg dan dat je consequent de acties vastlegt. Anders is Outlook taken een prima hulpmiddel om je to-do’s in vast te leggen. Het gaat pas écht vóór je werken als je een overzichtelijke lijst hebt in juiste volgorde van tijd.
Oh ja, maak aan het einde van je werkdag altijd even je hoofd leeg door het op de ‘harde schijf’ (Siebel-CRM-takenlijst) van je bedrijf te zetten. Dan geniet je thuis ook weer van je privé leven.

Collega’s en managers kunnen er ook wat van
Zij zijn misschien wel de grootste bron van interrupties:  “Weet jij hoe dit werkt?”, ”hoever ben je met..?”, “waar kan ik dat vinden?” Of gewoon even lekker bijkletsen.
Allemaal hele logische situaties die soms nodig zijn of vanuit gemak gebeuren. Is het iets kleins en zo opgelost, dan doe je dat inderdaad gewoon. Maar kost het jou ook veel tijd vraag dan of je er later op terug kunt komen.
Je hebt nu eenmaal ook een aantal klussen die jouw optimale aandacht en concentratie vragen. Dat zijn de momenten die je voor jezelf moet koesteren. Kies daarvoor een plek waar jij rustig en ongestoord kunt werken. Wil je juist even informeel bijkletsen? Ook daar zijn prima plekken voor zodat je jouw andere collega’s niet verstoord.

Kies het beste communicatiekanaal
Mogen we dan helemaal niet meer met elkaar praten? Persoonlijk denk ik dat men zelfs meer met elkaar moet ‘praten’ ofwel afstemmen. Alleen zou het veel waardevoller zijn als je de verschillende kanalen beter benut.

  • Bekijk forums om informatie te zoeken en te delen (Yammer etc.).
  • Spaar minder urgente vragen op tot je bila / werkoverleg
  • Neem belangrijkere zaken mee naar een dagstart
  • Stuur een e-mail als je vandaag of morgen reactie wilt
  • Gebruik Lync als je binnen 3-10 minuten reactie wilt op korte vragen
  • Pak de telefoon of spreek aan als je snel reactie nodig hebt

Wil je gewoon even sparren? Vraag dan: “wanneer heb je tijd om…..” in plaats van direct de vraag te stellen.

Als je een paar dagen bewust oplet wie of wat jou verstoort dan merk je al snel dat ruim de helft niet nodig was geweest. Als je die tijd probeert terug te winnen krijg je veel meer rust in je werk, gaat de kwaliteit omhoog en hou je ook tijd over om informeel met collega’s te praten. De andere kant van de medaille is helaas ook waar, wie verstoor jij eigenlijk onnodig?

Veel werkplezier!

Delegeren

Delegeren kun je leren

Delegeren

Oh ik ga het niet redden vandaag, heb al de nodige telefoontjes gehad, net stond er al weer iemand aan mijn bureau en het is al half 3. Als ik nou een uurtje apart kon zitten en ongestoord kon doorwerken dan had ik nog kans. Maar dan zadel ik mijn collega’s met de telefoon op.

Voor velen een herkenbare situatie. En ja, even apart zitten zou een prima oplossing kunnen zijn. Dan ‘delegeer’ je de telefoon tijdelijk aan een collega. Helaas heeft delegeren voor veel mensen een dubbele lading.

Vaak krijg ik reacties als:

  • Mijn collega’s hebben het ook al zo druk
  • Als ik het zelf doe gaat het net zo snel (en beter)
  • Dan lijk ik zo militaristisch; doe dit, doe dat
  • Dan moet ik eerst uitzoeken wat ik het beste kan delegeren
  • Er is niemand anders beschikbaar, iedereen delegeert aan mij/ons
  • Het hoort gewoon bij mijn takenpakket

Er zijn natuurlijk altijd situaties waar een van bovenstaande reacties terecht is. Maar met mijn filosofie dat delegeren juist leidt tot een betere manier van samenwerken en doelen realiseren zie ik nog kansen voor een volgende stap.

Delegeren kun je leren:

Check op welk onderdeel jij weer een volgende stap kunt zetten:

Het effect van een kleine verandering in je mindset:
Als je delegeren inderdaad ziet als een manier om gezamenlijk doelen te halen dan kun je bepaalde taken makkelijker verdelen.

Bijvoorbeeld: Als jij nu een uurtje voor mij de telefoon opvangt, dan doe ik dat straks voor jou. Zo kun je allebei even geconcentreerd een lastige klus afronden waardoor je samen veel meer werk verzet dan ieder alleen.

Weet wat je kunt delegeren:

Het verantwoordelijkheidsgevoel om je eigen taken uit te voeren ligt vaak hoog. Toch kan het voor je collega’s ook waardevol zijn als je nét iets vaker taken delegeert. En jij krijgt dan ook tijd om hén verder te helpen. Denk aan taken die:

  • ook door een ander kunnen worden gedaan (efficiency)
  • beter door een ander kunnen worden gedaan (effectiviteit)
  • wat anderen ook willen leren (ontwikkeling)
  • wat anderen leuk vinden om te doen (motivatie)

Gun jezelf de tijd om goed te delegeren:
Korte specialistische taken doe je zelf sneller dan eenmalig uitleggen. Maar juist voor taken die vaker voorkomen of veel uitvoertijd kosten loont het om de tijd te nemen ze aan een ander uit te leggen. Vaak is er zelfs al achtergrond informatie over hoe de taak uitgevoerd moet worden beschikbaar.

Zorg voor tijdige overdracht:
Kort op een deadline nog een actie bij iemand neerleggen maakt het voor beide partijen ongemakkelijk. Zorg dat je tijdig in beeld hebt waar je hulp wilt inschakelen en stem dat zo snel mogelijk met elkaar af.

Slimme teamafspraken:
Veel taken komen regelmatig terug. Je ziet al vaak teamafspraken wat natuurlijk ook een vorm van delegeren is.

Check nog eens met elkaar of je ze een slag slimmer kunt inrichten:

  • Is er voor de afgevaardigde van een overleg ook tijd gereserveerd om voor te bereiden en de opgedane kennis/acties uit te werken en te delen?
  • Welke taken kan de verwerker van de functionele mailbox zelf afronden in plaats van doorsturen?
  • Een hele dag telefoondienst ‘drukt’ vaak zwaar op het uitvoeren van persoonlijke taken. Is een andere dag in de week voor jou slimmer, of verdelen in 2 dagdelen?

Denk groot:
Zeker als het tijdelijk in een team extra druk is lijken er minder mogelijkheden om onderling te delegeren. Maar binnen het bedrijf zijn er vaak ook mogelijkheden. Een collega of werkstudent van een andere afdeling kan extra hand en span diensten verlenen. Telefonisch opvang of 1e hulp bij verwerken van (routine) taken kan vaker dan je denkt. Kijk iets breder en denk groter zodat jij je kan focussen op de specialistischere klussen.

Kortom, we delegeren waarschijnlijk al veel meer dan we dachten. Toch houdt onze mindset ons regelmatig tegen om een volgende stap in delegeren en effectiever samenwerken te realiseren. Kies die punten eruit die jou en je team helpen je werk slimmer en makkelijker te maken.

Veel werkplezier!

agenda herinnering aanpassen

Agenda herinnering aanpassen

Op verschillende items in je agenda heb je geen agenda herinnering nodig.

In outlook agenda staat standaard een herinnering 15 minuten voor een afspraak begint.
Vooral voor afspraken is het waardevol zodat je op tijd aanwezig bent.

Maar heb je hem ook nodig op je (rooster) vrije dag? Of voor je routine werk waarvoor je tijd hebt gereserveerd zoals e-mail afhandelen of vergadering voorbereiden? Zet onnodige meldingen uit zodat het je niet verstoort en de andere meldingen écht functioneel zijn. Als je dit op één item uit de reeks doet, past Outlook dit toe op de hele reeks.

Zo kun je in Outlook 2010 de agenda herinnering aanpassen op 1 item of gelijk op de hele reeks:

agenda herinnering aanpassen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zo zet je de herinnering uit:

  • Klik 1 keer op je agenda item, nu verschijnt in het lint een extra tabblad: hulpmiddelen voor agenda.
  • Zet de herinnering op ‘geen’ of bijvoorbeeld ‘0 minuten’ zo wordt je niet al een kwartier van te voren uit je concentratie gehaald.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

concentratie verbeteren

Concentratie verbeteren

concentratie verbeterenJe hebt van die dagen dat je zo in je flow zit en de hele wereld aan kunt. Helaas worden die afgewisseld met momenten dat je de slag maar niet te pakken krijgt en je niet kunt concentreren. Je hoort en ziet alles en bent snel afgeleid. Balen, want je hebt toch echt een paar grote klussen liggen waarvan de deadline snel dichterbij komt.

Oh kon je nu die knop maar omzetten en je focussen op die keien.

Er zijn legio kleine dingen die je helpen je te concentreren. Hieronder een aantal gewetensvragen, als je ze leest en denkt ‘oh, maar daar heb ik geen last van’ weet dan dat je zelf vaak je grootste saboteur bent. Probeer het eens een weekje en ervaar wat het met je doet.

Concentratie gewetensvragen

Hoeveel ruimte is er op jouw bureau? Wij denken associatief. Als je iets ogenschijnlijks onbenulligs ziet als een geeltje of kapotte pen kun je zo weer met je gedachte bij het gesprek zijn waarin je een pen zocht om je aantekening te maken.
Kijk eens kritisch wat je niet in je beeld hoeft te hebben en ruim het op of gooi het weg. Heb nog veel meldingen aan staan? Zet dan je e-mail pop-up uit en beheer je agendameldingen.

Een ruimtelijke werkomgeving geeft letterlijk ruimte in je hoofd.

Hoelang kan jij je concentreren? Sommige mensen zijn echte concentratie talenten. Toch is het niet voor niets dat een luchtverkeersleider na 2 uur geconcentreerd werken 40 minuten pauze neemt. Na 2 uur en 20 minuten is het zelfs verplicht.
Probeer je echte concentratie klussen (vaak ook keien) te verdelen over de dag en week en wissel ze af met routine taken.

Hoelang wil jij je minimaal concentreren? Sommige mensen hebben echt alles gedaan om rust te creëren maar zijn echte ‘klus hoppers’. Dan helpt het om met jezelf af te spreken hoelang je minimaal op de taak wilt focussen. Stel je timer op bijvoorbeeld 20 minuten en rek het iedere dag een beetje op.

Wat is jouw beste concentratie moment? Veel mensen kunnen zich in de ochtend makkelijker concentreren dan in de middag. Stem je concentratie klussen af op het moment van de dag dat het beste bij je past.

Concentratie tijd is beperkt beschikbaar, ga er slim mee om

Wat is jouw beste plek om die klus te klaren? Met de komst van open werkplekken krijg je meer prikkels binnen dan je misschien lief is. Wissel je flex-plek af met een paar uurtjes in een stilte/concentratie ruimte. En denk eraan, een hele dag geconcentreerd werken lukt niet. Dus ga eens écht flex-en en zoek weer een plek bij je collega’s zodra je klus af is. Zo kun je de ongewenste ‘apen’ echt even uit de buurt houden en ben je later weer beschikbaar.

Wat is jouw beste plek voor die klus?

Is je hoofd wel echt leeg? Vaak heb je nog van alles in je hoofd zitten. Maak je hoofd eerst leeg door alles wat je nog moet doen op te schrijven in een takenlijst of maak van je mail een taak. Met de juiste begindatum maak je voor jezelf gelijk een goede volgorde van oppakken.

Gebruik je hoofd om te denken en je taken/actielijst om te onthouden

Welk invloed heeft eten/drinken op jou? Ben jij zo iemand die pas wakker wordt na de 2e bak koffie? Realiseer je dan ook dat je samen met het wakker worden ook lekker actief of soms wel hyper actief wordt. En dat is nu nét iets te veel voor een concentratie klus. Teveel suikers of cafeïne maakt het voor sommige mensen lastiger om te concentreren.

Helpt het je al veel als je het geluid filtert? Soms lukt het niet om een rustige werkplek te vinden. Met een koptelefoon met rustige muziek (zonder zang) filter je de omgevingsgeluiden en kom je ook nog eens veel makkelijker in de concentratie. Bel je vaak met een headset? Laat hem dan na het telefoongesprek nog even opstaan zodat je de aantekeningen goed kunt verwerken.

Als laatste, of misschien wel eerste, een concentratie oefening. Sluit je ogen, laat je armen ontspannen naar beneden hangen, tel in gedachten terug van 100 naar 0 in stappen van 2 (100-98-96-94-etc). ps. Denk je dat je collega’s het raar vinden, loop dan even naar het toilet.

Soms moet je een beetje experimenteren om erachter te komen wat voor jou het beste werkt. Maar dat is het dubbel en dwars waard. Want eenmaal in je flow krijg je met minder moeite veel meer gedaan en ga je met een voldaan gevoel op tijd naar huis.

Veel werkplezier!