Tag archieven: concentratie

concentratie verbeteren

Concentratie verbeteren

concentratie verbeterenJe hebt van die dagen dat je zo in je flow zit en de hele wereld aan kunt. Helaas worden die afgewisseld met momenten dat je de slag maar niet te pakken krijgt en je niet kunt concentreren. Je hoort en ziet alles en bent snel afgeleid. Balen, want je hebt toch echt een paar grote klussen liggen waarvan de deadline snel dichterbij komt.

Oh kon je nu die knop maar omzetten en je focussen op die keien.

Er zijn legio kleine dingen die je helpen je te concentreren. Hieronder een aantal gewetensvragen, als je ze leest en denkt ‘oh, maar daar heb ik geen last van’ weet dan dat je zelf vaak je grootste saboteur bent. Probeer het eens een weekje en ervaar wat het met je doet.

Concentratie gewetensvragen

Hoeveel ruimte is er op jouw bureau? Wij denken associatief. Als je iets ogenschijnlijks onbenulligs ziet als een geeltje of kapotte pen kun je zo weer met je gedachte bij het gesprek zijn waarin je een pen zocht om je aantekening te maken.
Kijk eens kritisch wat je niet in je beeld hoeft te hebben en ruim het op of gooi het weg. Heb nog veel meldingen aan staan? Zet dan je e-mail pop-up uit en beheer je agendameldingen.

Een ruimtelijke werkomgeving geeft letterlijk ruimte in je hoofd.

Hoelang kan jij je concentreren? Sommige mensen zijn echte concentratie talenten. Toch is het niet voor niets dat een luchtverkeersleider na 2 uur geconcentreerd werken 40 minuten pauze neemt. Na 2 uur en 20 minuten is het zelfs verplicht.
Probeer je echte concentratie klussen (vaak ook keien) te verdelen over de dag en week en wissel ze af met routine taken.

Hoelang wil jij je minimaal concentreren? Sommige mensen hebben echt alles gedaan om rust te creëren maar zijn echte ‘klus hoppers’. Dan helpt het om met jezelf af te spreken hoelang je minimaal op de taak wilt focussen. Stel je timer op bijvoorbeeld 20 minuten en rek het iedere dag een beetje op.

Wat is jouw beste concentratie moment? Veel mensen kunnen zich in de ochtend makkelijker concentreren dan in de middag. Stem je concentratie klussen af op het moment van de dag dat het beste bij je past.

Concentratie tijd is beperkt beschikbaar, ga er slim mee om

Wat is jouw beste plek om die klus te klaren? Met de komst van open werkplekken krijg je meer prikkels binnen dan je misschien lief is. Wissel je flex-plek af met een paar uurtjes in een stilte/concentratie ruimte. En denk eraan, een hele dag geconcentreerd werken lukt niet. Dus ga eens écht flex-en en zoek weer een plek bij je collega’s zodra je klus af is. Zo kun je de ongewenste ‘apen’ echt even uit de buurt houden en ben je later weer beschikbaar.

Wat is jouw beste plek voor die klus?

Is je hoofd wel echt leeg? Vaak heb je nog van alles in je hoofd zitten. Maak je hoofd eerst leeg door alles wat je nog moet doen op te schrijven in een takenlijst of maak van je mail een taak. Met de juiste begindatum maak je voor jezelf gelijk een goede volgorde van oppakken.

Gebruik je hoofd om te denken en je taken/actielijst om te onthouden

Welk invloed heeft eten/drinken op jou? Ben jij zo iemand die pas wakker wordt na de 2e bak koffie? Realiseer je dan ook dat je samen met het wakker worden ook lekker actief of soms wel hyper actief wordt. En dat is nu nét iets te veel voor een concentratie klus. Teveel suikers of cafeïne maakt het voor sommige mensen lastiger om te concentreren.

Helpt het je al veel als je het geluid filtert? Soms lukt het niet om een rustige werkplek te vinden. Met een koptelefoon met rustige muziek (zonder zang) filter je de omgevingsgeluiden en kom je ook nog eens veel makkelijker in de concentratie. Bel je vaak met een headset? Laat hem dan na het telefoongesprek nog even opstaan zodat je de aantekeningen goed kunt verwerken.

Als laatste, of misschien wel eerste, een concentratie oefening. Sluit je ogen, laat je armen ontspannen naar beneden hangen, tel in gedachten terug van 100 naar 0 in stappen van 2 (100-98-96-94-etc). ps. Denk je dat je collega’s het raar vinden, loop dan even naar het toilet.

Soms moet je een beetje experimenteren om erachter te komen wat voor jou het beste werkt. Maar dat is het dubbel en dwars waard. Want eenmaal in je flow krijg je met minder moeite veel meer gedaan en ga je met een voldaan gevoel op tijd naar huis.

Veel werkplezier!

agenda item kopieren

Agenda item kopiëren

Grote of lastige klussen werken vaak makkelijker als je ze in kleinere brokjes verdeelt.
In Outlook kun je eenvoudig een bestaand agenda item kopiëren.
Dat kan een ander moment op de dag, een andere dag in de week/maand zijn en zelfs naar een andere agenda waarop je gemachtigd bent (wel eerst open zetten).

Extra voordeel: bij het kopiëren wordt ook gelijk de categorie en extra teksten/toelichting gekopieerd.

Agenda item kopiëren binnen dezelfde week

1) Met Ctrl+C en Ctrl+V
2) Houdt CTRL ingedrukt en sleep het agenda item naar de gewenste plek.

Bijvoorbeeld handig bij:

– Reistijd voor en na een afspraak
– Lastige of grote taak die over meer dag(delen) verdeeld is
– Klantafspraak bij de ene collega betekent voorbereiding voor de andere collega

agenda item kopiëren

Agenda item kopiëren naar andere dag in de maand

Wil je het agenda item volgende week of later terug zien, dan kun je natuurlijk met CTRL+C eerst kopiëren en dan naar de gewenste datum gaan om met CTRL+V te plakken.

Maar je kunt ook met de CTRL ingedrukt het item slepen op de gewenste datum in je datumnavigator (kalendertje aan de linker kant). Hij kopieert het item dan naar dezelfde tijd als het origineel. Bijvoorbeeld van donderdag 13:00 naar dinsdag de week erna, dan komt hij ook weer om 13:00 uur te staan. Daarna kun je hem nog slepen naar de juiste tijd.

Als je overigens sleept zonder de CTRL ingedrukt te houden, dan wordt hij automatisch verplaatst.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

uitstellen

Artikel: Morgen is de beste dag voor alles!

uitstellen

Je hebt het vast wel eens meegemaakt. ’s Morgens kom je met alle goede voornemens naar je werk, gister had je al gepland dat je eerst die kei van een klus oppakt. Voor de lunch nog je mail en taken bijwerken en dan in de middag al die andere acties.
En ja hoor, je collega vraagt of je nog even iets wilt aanleveren, de telefoon gaat, je ziet nog een mail die je gelijk oppakt en voor je het weet is het al bijna lunchtijd.

Dan die kei maar vanmiddag of nee, morgen vroeg, dan doe je die als eerste. Als je nu heel eerlijk bent naar jezelf, was het dan een terechte en bewuste keuze om die andere zaken eerst op te pakken, of ben je onbewust aan het uitstellen geweest?

Uitstellen van werkzaamheden is één van de grootste tijdvreters.

Wat levert uitstellen op?

  • Onrust in je hoofd
  • Moeilijker te concentreren
  • Alle andere klussen duren veel langer dan normaal
  • Je wordt gestoord met vragen hoe het ermee staat
  • Rot gevoel
  • Vul maar aan met wat het voor jou betekent

Rationeel gezien levert het dus niets op. Blijkbaar heeft het gevoel of het onbewuste hier veel meer invloed dan je zou willen.

Waarom stellen we uit?
Dat varieert per persoon en type taak. Ik ken mensen die erg gedisciplineerd kunnen werken, maar hebben privé echt wel klussen die ze uitstellen of juist andersom.

De meest voorkomende redenen:

  • Je weet niet precies hoe het moet
  • Lijkt heel veel tijd te kosten
  • Je vindt het niet leuk
  • Je wilt alle andere mensen niet telleurstellen en stelt vooral die taken uit die voor jezelf belangrijk zijn

Wat kun je eraan doen?
Natuurlijk weten we allemaal dat er maar 1 échte oplossing is: gewoon doen.
Toch klinkt dat soms makkelijker dan gedaan. Kies dan een van onderstaande strategieën en experimenteer welke voor jou werkt.

Stel je voor wat het voor jou betekent als je die klus wél gedaan hebt.
Wat levert je dat op? Hoe ziet het er dan uit? Hoe voel je je dan? Wat zeg je dan tegen jezelf? Hoe duidelijker de voordelen zijn, hoe makkelijker je tot actie overgaat.

Inventariseer welke klussen jij lastig vindt en de neiging hebt uit te stellen.
Het herkennen van de situatie is de 1e stap naar verbeteren. Schrijf de komende week eens op welke taken je hebt uitgesteld. Wat is de reden en welke tips kun je toepassen om dat te voorkomen?

Plan lastige klussen in de ochtend.
In de ochtend ben je fris. Als je de lastige klus eenmaal af hebt zal je zien dat alle andere klussen ook veel makkelijker gaan.

Maak een duidelijk beeld van het beoogde resultaat.
Hoe scherper het beeld, hoe duidelijker de handelingen zijn. Door de onzekerheid vooraf te tackelen gaat de klus veel sneller.

Hak het in stukjes.
Deel grotere klussen in fases zodat het overzichtelijker wordt. Je werkt dan naar een ‘tussendoel’. Per fase kun je de actie even laten bezinken en ga je onbewust al weer aan de slag met de volgende fase.

Gebruik de kennis van je collega’s.
Iets wat voor jou nieuw of spannend is kan voor een collega al bekend terrein zijn. Door alleen al een kwartiertje met elkaar te sparren krijg je een veel beter beeld hoe je het kunt aanpakken.

Kies een specifieke plek om de taak uit te voeren.
Door juist op een andere plek te gaan zitten word je minder verleidt om iets anders voor te laten gaan. Ook geef je een duidelijk signaal naar je omgeving dat je nu echt even wilt doorzetten.

Zet een tijdslot op je activiteit.
Schat in hoelang je nodig hebt voor de klus, pak een hele kleine marge en plan dan iets anders. Je ‘dwingt’ jezelf om het voor die tijd af te hebben.

‘Beloon’ jezelf.
Dat kan met een leuke klus maar ook met langere lunchpauze of eerder naar huis.

Wil jij meer grip krijgen op je tijdsbesteding en rust in je hoofd wees dan kritisch op je neiging tot uitstellen. Leer jezelf aan om belangrijke taken tijdig op te pakken. Zo creëer je ook nog eens een betrouwbare werkreputatie!

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

Email melding uit

EMail pop-up uitzetten in Outlook

De melding ‘e-mail ontvangen’ is een van de belangrijkste verstoorders.

Veel bedrijven hanteren de norm om binnen 24 uur te reageren op een email.
Dat betekent als je gemiddeld 3 keer per dag je email bijwerkt de verwachtingen al overtreft.

Toch hebben veel mensen de e-mail pop-up aan en komen dan niet toe aan de andere belangrijke taken die er ‘al even liggen’.
Help jezelf beter te concentreren door de e-mail pop-up uit te zetten.
Denk ook aan de melding op je telefoon of tablet.

Zo zet je de email pop-up in Outlook Desktopversie uit:

Ga naar bestand, opties, e-mail
Scrol naar het onderdeel ontvangst van bericht
Eigenlijk kunnen alle 4 de vinkjes uit, maar sommigen vinden het nog prettig om de 3e aan te laten staan (een pictogram van een envelop weergeven in de taakbalk).

Email pop-up

Email melding uit (pop-up)

Zo zet je de email pop-up in Outlook Online uit:

Ga naar instellingen (wieltje rechtsboven) en klik op alle outlook instellingen
Ga naar Algemeen, meldingen en zet ook hier de 4 meldingen uit onder in-app meldingen

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Artikel: Hoe je met dweilen en bahco’s verstoringen vermindert.

Ben je net even lekker op dreef word je weer gestoord, zo kom je nooit toe aan wat je vandaag had willen doen.

afgeleid of concentratie vasthouden

Snel afgeleid?

Er zijn legio aanleidingen waarom iets of iemand je afleidt van je werk. De ene keer maar kort, de andere keer kom je helemaal niet meer aan je werk toe.

Vrijwel iedereen heeft te maken met klussen waarvoor je meer geconcentreerd moet werken. Zelfs de ogenschijnlijke kleinere handelingen zoals een mail opstellen,

Eenmaal uit je concentratie duurt het gemiddeld 15-20 minuten voor je weer écht lekker in je flow zit. De kans op fouten wordt groter, dubbel werk, je haalt de deadlines niet en aan het einde van de dag ga je wellicht vermoeider naar huis dan gehoopt. Dat is jammer, want het doel is tenslotte met minder moeite meer doen.

Je kunt vanuit 2 invalshoeken naar verstoringen kijken.

1. Dweilen, ofwel symptoom bestrijden:
dit werkt effectief als het af en toe voorkomt. Niet moeilijk doen ‘gewoon oplossen’.

2. Met de Bahco de kraan dichtdraaien, ofwel de bron aanpakken:
zeker als een bepaalde verstoring vaker voorkomt is het waardevol om te onderzoeken wat de echte aanleiding is, dan krijg je blijvende oplossingen.

5 veelgehoorde afleiders en wat jij kan doen om ze te verminderen zodat je beter kunt concentreren.

1. Ad-Hoc mail afhandelen: De Pop-up is veruit de meest gehoorde verstoorder en geloof me, je merkt het pas als het weg is. Gun jezelf die rust en zet hem uit. (Outlook 2010: Bestand/opties/e-mail/ 4 vinkjes uitzetten bij ‘ontvangst van bericht’). Bundel je mail afhandeling. Als je 2-3 keer per dag je mail behandelt reageer je eigenlijk al binnen 4 uur!

2. Zoveel mail, ik kom er niet doorheen: Krijg je dagelijks zoveel mail dat je het bijna niet kunt verwerken, laat je dan niet verleiden om vaker je mail te bekijken maar ga op onderzoek uit:

  • Wie is je grootste leverancier? Sorteer je postvak in eens op de kolom ‘van’ of je verzonden items op ‘aan’. Zo zie je vrij snel met wie je het meeste mailverkeer hebt. Bespreek samen welke informatie je via mail wilt krijgen en wat je op een andere manier deelt (intranet, bila etc.).
  • Wil je echt nog alle nieuwsbrieven ontvangen? Meld je af voor alles wat je nu niet meer nodig hebt. Nog steeds veel? Maak dan een regel waardoor ze automatisch naar een aparte map gaan en je ze gebundeld kunt oppakken. Hiermee heb je gelijk een 1e prioritering gemaakt.

3. Telefoon, ondanks een afdeling die de 1e lijn opvangt:
Je situatie bepaalt welke oplossing het beste past. Zo kun je onder andere:

  • Met je collega´s afstemmen wie even een paar uurtjes uitlogt en wie de telefoon aanneemt.
  • Op je voicemail inspreken dat je binnen bv 24 uur terugbelt en wie men kan bellen als het spoed is. Tip! Bij de meeste providers kun je 2 of meer voicemail varianten inspreken. Handig als je door vrije dagen niet binnen 24 uur kunt reageren, dan activeer je variant 2.
  • Onderzoeken welke 20% van de onderwerpen of collega’s leiden tot de meeste telefoontjes en bepaal acties om te verminderen.

4. Collega’s aan je bureau:
Veel mensen vinden het lastig om nee te zeggen tegen een collega. Je vindt het zelf immers ook fijn als je geholpen wordt. Door 1 slag selectiever te zijn hoef je nog steeds niet tegen alles nee te zeggen. Zo kun je bijvoorbeeld:

  • Vragen bundelen op specifieke momenten als je regelmatig met dezelfde collega moet afstemmen.
  • De vraag inventariseren en dan beslissen hoeveel tijd je er nu aan wilt besteden en hoeveel op een later moment.
  • Beantwoord de vraag eens met een vraag: ‘waar heb je al gekeken’ of ‘hoe heb je het eerder opgelost’.
  • Ga eens iets verder uit elkaar zitten als jij en je buurman/vrouw vaak overleggen. Veel vragen blijken de moeite van het opstaan niet waard.
  • Moment, even dit stukje afmaken is ook een goed antwoord als je midden in een mail zit.

5. Ik hoor en zie nu eenmaal alles:
Sommige mensen zijn van naturen extra gevoelig voor prikkels, meer extern georiënteerd waardoor zij meer signalen opvangen of op dat moment iets vermoeid waardoor lastiger te concentreren. Merk je een van deze dingen gun jezelf dan bijvoorbeeld:

  • Een nét iets rustigere plaats op de afdeling.
  • Concentratie klussen op een andere plek doen. Voor sommigen is dat thuis, voor anderen in een concentratie ruimte.
  • Een collega die jou feedback geeft.
  • Een dagje rust maakt meer goed dan 2 dagen te hard werken.

Kortom, te veel verstoringen zorgt dat je minder snel tot een goed resultaat komt. Gun jezelf op tijd rust in je werkomgeving door enkele praktische tips toe te passen. Blijken de verstoringen hardnekkig te zijn, blijf niet dweilen maar los het op bij de bron. Hoe komt het dat je zoveel mail krijgt, jij alle telefoontjes en de rest ogenschijnlijk niets, de collega’s juist bij jou komen? Soms is het confronterend als je ontdekt dat je zelf de bron van de verstoringen bent, maar altijd waardevol om keuzes te maken en de regie terug te pakken over je eigen tijd.

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips