Achterstallig onderhoud van je werkplek levert vaak druk op. Ongewild leidt het tot dubbel werk, meer klikken, minder overzicht en vaker gestoord worden. Een algehele onderhoud van je digitale werkplek levert dan ook rust en tijdwinst op.
Heb je veel achterstanden in je dagelijks werk, dan helpt het meestal niet om een stapje harder te lopen maar is het juist belangrijk even stil te staan om goed overzicht te krijgen op je werkzaamheden en archiefstructuren. Eenmaal goed ingericht bespaar je veel tijd die je weer kunt gebruiken in je dagelijkse werk.
Waar begin je met je achterstallig onderhoud?
In 6 stappen je werksystemen overzichtelijk ingericht:
1. Bepaal wanneer je de achterstanden gaat inlopen en/of onderhoud gaat doen.
Als je het in 1 dag kan, plan dan op korte termijn 1 dag (of 2 dagdelen) waar je ongestoord kunt werken aan de afhandeling.
Is het zo veel dat je daardoor meerdere dagen nodig hebt reserveer dan enkele uren per week in je agenda waarin je hierop kunt focussen.
Gebruik je eerste gereserveerde blok om achterstallig taken goed in beeld te brengen en te prioriteren naar urgent/belangrijk.
2. Snel overzicht in je e-mail door groepsgewijs op te schonen:
Achterstanden is niet altijd ‘werk’ maar kun je vaak verdelen in nog te doen, archiveren of weggooien. Met slimme filter en sorteerfuncties kun je sneller opschonen.
- Zet je ongelezen of gemarkeerde mail in een tijdelijke map ‘nog te doen’; zo kun je ze niet per ongeluk weggooien.
Tip! kies in Outlook bovenaan de lijst mailtjes tussen ‘alles’ en ‘ongelezen’. Heb je nog een oudere versie gebruik dan zoekmappen. - Sorteer de rest op pictogram; onderaan staan vaak vergaderverzoeken, afwezigheidsmeldingen etc. deze kun je snel groepsgewijs behandelen of weggooien.
- Sorteer de rest op datum; vanaf welke datum weet je dat er voor jou geen actie meer inzit? Gooi deze weg of zet ze in een mapje ‘oude e-mail’ na een aantal maanden niet gebruikt te hebben kan het mapje weg.
- Nog steeds veel? Sorteer ook eens op afzender en onderwerp. Uiteindelijk blijven er maar een paar over die je 1 voor 1 moet beoordelen.
Zorg dat je in je postvak in alleen nog maar acties overhoud. De ongelezen mail kun je nu weer uit je ‘nog te doen map’ verplaatsen naar de postvak-in.
Heb je veel acties? Plan deze in volgorde van belangrijkheid in Outlook taken / agenda of een CRM/ERP systeem.
3. Heb je een CRM of ERP systeem?
Gelukkig! Dat is de beste plek om klant- / project gerelateerde acties vast te leggen. Met filters en/of query’s kun je makkelijk groepen selecties maken. Meestal herken je bij de 1e 20 acties al ‘groepen’ als je naar ‘type’ of ‘beschrijving’ kijkt.
- Query achterstanden met een lage prioriteit; Tot wanneer wil je hier in ieder geval geen aandacht aan geven? Zet ze ver vooruit op een herkenbare datum.
- Query achterstanden met een hoge prioriteit; Plan ze in je agenda in de gereserveerde achterstand blokken en pas de plandatum in CRM daarop aan.
- Query de rest van je achterstanden; Maak een reële inschatting op basis van de overige gereserveerde agenda-blokken.
4. Persoonlijke archieven op orde
Duik dan eens in je mappenstructuur van outlook en de verkenner of OneDrive. Zeker weten als je die overzichtelijker hebt dat het in de toekomst makkelijker is om nieuwe informatie in een keer goed te archiveren.
Begin met laag hangend fruit. Gooi eerst de makkelijke dingen weg zoals onnodige mapjes. Kijk welke informatie je echt zelf moet bewaren en welke info al op een intranet omgeving staat. Hoe beter je die leert te vinden, hoe minder je zelf nodig hebt.
Bij twijfel stel jezelf de vraag: als ik dit nog nodig heb, waar kan ik het dan vinden?
5. Zijn je snelkoppelingen up-to-date?
Ieder programma heeft wel mogelijkheden voor snelkoppelingen maar heb jij ook de meest relevante gemaakt? Begin bij je favorieten in Outlook voor bijvoorbeeld groepsmailboxen, bekijk in de verkenner de mappen onder snelle toegang, en Edge of Chrome de veel gebruikte internetpagina’s.
6. Focus op de juiste Teamssites en kanalen?
Het gebruik van Teams groeit snel binnen organisaties omdat je daar zo fijn in kunt samenwerken. Maar heb je nog wel alle Teamssites nodig of kun je er een aantal verbergen of verlaten? En wil je binnen jouw Teams wel altijd alle kanalen zien? Ook dit scheelt veel als je weer focust op de juiste Teams. Sleep gelijk je meest gebruikte Teams naar boven.
Wat navigeer je toch lekker snel nu je alle onnodige informatie niet meer ziet. Natuurlijk zoek je nog een keer op de verkeerde plek, maar dat went heel snel. Nu je weer overzicht hebt kun je de juiste verwachtingen wekken, word je minder gestoord met vragen over de achterstanden en verlies je minder tijd met zoeken.
Gun jezelf de tijd om overzicht te creëren en meer rust in je hoofd te krijgen. Dat komt de kwaliteit van je werk ten goede!
Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips