Tagarchief: doelen

plan-do-check-act

Artikel: De 2e helft realiseren van je doelen

Aan het begin van het jaar heb je waarschijnlijk je richting bepaald en doelen gesteld. Hoe anders is het jaar gelopen dan je in het begin kon vermoeden. Na alle commotie, aanpassingen en hectiek is het realiseren van je doelen.

realiseren van je doelen

De vakantie zit er weer op en vol moed ga je aan de slag met de 2e helft van het jaar, of eigenlijk…..de laatste 4 maanden.

Een goed moment om de balans op te maken en je strategie en acties voor de 2e helft van het jaar te bepalen voor het realiseren van je doelen.
Deming ontwikkelde met zijn Plan-Do-Check-Act een kwaliteitscirkel
waarmee je jouw manier van werken kunt beoordelen en verbeteren. Veel mensen doen dat onbewust, nu wat handvatten om het bewust toe te passen.

Plan-Do-Check-Act vragen die je jezelf kunt stellen voor een succesvol 2e helft

Plan: wat was je plan? Welke doelen heb je voor jezelf gesteld?

Vaak zijn er meerdere (deel)plannen die, in samenhang met elkaar, zorgen dat je aan het einde van het jaar zo effectief en efficiënt mogelijk je doelen bereikt. Heb jij nog een scherp beeld wat je doelen zijn? Kijk eens naar:

  • Welke resultaat afspraken heb je met jezelf, het team of je manager gemaakt?
  • Welke persoonlijke ontwikkeling wilde je realiseren?
  • Hoe ziet het projectplan van jouw project/werkgroep eruit?
  • Welke methodes gebruik je om jezelf te verbeteren en de voortgang te meten?

Do: je bent met veel energie aan de slag gegaan, maar doe je nog de juiste dingen?

Tijdens de uitvoering van je werk komen naast je kerntaken veel andere zaken langs. Afleiders sluipen er stiekem in. Misschien heb je onbewust taken naar je toegetrokken of kun je een aantal taken nog beter delegeren.

Schrijf eens een paar dagen op welke taken je doet en of die helpen je doelen te bereiken. Inventariseer ook aan welke overleggen je deelneemt (zie ook takenanalyse in PEP® werkboek 2)0

takenanalyse
Doe je de juiste dingen?

.

 

Check: de start is al gemaakt door terug te kijken naar de plan-do stappen, nu nog je resultaten analyseren.

Bij verbeteren zijn we vaak geneigd naar de dingen te kijken die (nog) niet goed gaan. Juist benoemen wat wél goed gaat geeft veel energie en inzichten. Laten we daar dus maar mee beginnen:

  • Welke doelen zijn bovenmatig gerealiseerd, welke liggen op schema?
  • Wat heb je gedaan om dat te bereiken?
  • Welke vaardigheden of competenties heb je ingezet?
  • Wat voor gevoel levert je dat op?

En dan pas:

  • Van welke doelen lopen de resultaten achter?
  • Welke van de afwijkingen zijn acceptabel?
  • Welke afwijkingen waren écht niet door jou te beïnvloeden?
  • Bij welke doelen was jij (onbewust) je eigen saboteur?
  • Wat heeft je weerhouden om eerder in te grijpen?

Act: welke acties ga jij toevoegen/verminderen?

Je hebt behoorlijk wat informatie verzameld om acties te benoemen. Voor je daarmee begint eerst nog een waardevolle tip van Stephen Covey:

Begin met het einde voor ogen

  • Welke doelen wil je zeker gerealiseerd hebben?
  • Welke doelen mogen iets afwijken? Hoeveel is acceptabel voor jou? En je omgeving?
  • Wat betekent dat voor jou privé?

En dan (bijstuur)acties benoemen. Neem je takenanalyse erbij en bepaal aan welke activiteiten je meer/minder tijd wilt besteden om je doel te bereiken. Kun je nog activiteiten toevoegen?

  • Welke acties ga jij ondernemen?
  • Wie kan je helpen bij deze acties?
  • Welke vaardigheden uit je successen kun je inzetten om de overige doelen ook te realiseren?
  • Hoe ervaren anderen jouw bijgestuurde plan?
  • Met wie deel je het bijgestuurde plan?
  • Welke meetinstrumenten heb je nodig?
  • Hoe voel jij je als je dit allemaal doorvoert?

Check en Act is een typisch voorbeeld van waarde bepalen. Even bewust stilstaan voor je weer volop aan de slag gaat met het realiseren van je doelen. Voor een aantal werkzaamheden doe je het onbewust. Denk aan het maken van een weekplan, het projectoverleg, wekelijks afstemmen met je directe collega.
Door juist 1-2 keer per jaar een reflectie uurtje toe te voegen kun je op een algemener niveau je doelen en de samenhang daarvan onder de loep nemen. Dit brengt focus, rust en duidelijkheid.

Ik wens je een succesvolle 2e helft!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

succes doelen realiseren

Hoe stuur jij naar ’n succesvol jaar?

succesvol doelen realiseren

De kop is eraf, de eerste maand van 2020 zit er al weer bijna op. Was de jaarwisseling voor jou ook een mooi moment om even stil te staan bij je wensen en doelen voor 2020?

Ik gun je in ieder geval een gezond en gelukkig leven waarbij je voldoende tijd en geld hebt om leuke dingen te doen met de mensen die je dierbaar zijn. Een heel groot deel van die tijd vul je in met werk, naar ik hoop leuk werk. Voor velen blijft het balanceren tussen het realiseren van je zakelijke – en je privé doelen. Het managen van je tijd, je omgeving en bovenal jezelf zijn dan belangrijke succesfactoren.

Als jij je hierin herkent, dan is dit hét moment om even stil te staan bij je eerste resultaten.

5 tips hoe jij de regie houdt en 2020 jouw jaar maakt:

1 Houd je doel voor ogen

Succesvolle mensen hebben 1 ding gemeen: ze hebben een duidelijk doel voor ogen. Of je nu een topsporter bent, jong professional, vader, moeder, accountmanager, administratieve professional het maakt niet uit. Jij beslist of je succesvol wilt zijn in wat je doet.
Als je doel nog een beetje zweeft, besteed er deze week dan tijd aan om een helder beeld te krijgen. Je vind inspiratie in het artikel: Rome, Londen of toch Wenen.

Als je niet weet waar je heen wilt, hoe weet je dan welke weg je moet nemen?

2 Maak je acties concreet

Nu je een scherp beeld hebt kun je de doelen door vertalen naar de handelingen die jij moet doen om je doelen te realiseren. Wat zie je jezelf doen, wanneer en hoe vaak wil je dat doen, wat is de beste plek om dat te doen, wat ga je nog regelen om te kunnen starten, wie kan je helpen.
Veel mensen zijn erbij gebaat om een werkritme te creëren. 

Bijvoorbeeld;

  • Iedere vrijdag maak ik de planning voor volgende week.
  • Wekelijks bila om acties voor de komende 2 weken door te nemen
  • Iedere dag beginnen met iets lastigs

3 Laat je niet afleiden

Hoe goed je plan ook lijkt. Er staan altijd afleiders op de loer.
Misschien heb je de e-mail pop-up al uitgezet maar staat de melding op je telefoon nog aan. Of heb je een achterstand en word je onderbroken met voortgangsvragen. Of moet je veel zoeken naar informatie en kom je onderweg allerlei andere leuke dingen tegen. Benoem je eigen valkuilen en onderneem actie. Ook anderen kunnen je storen met onverwachte vragen.

Tip! Zeg op alle vragen in de ochtend ‘nee’ en zorg dat er later op de dag wat ruimte is om de belangrijkste alsnog op te pakken.

4 Gebruik de peilstok

Eenmaal lekker op weg naar je doel is het leuk om je successen te vieren. Dat geeft energie en motiveert om door te gaan. Soms valt het resultaat een beetje tegen. Ben jij even blij dat je dat tijdig signaleert door je peilstok te gebruiken. Nu kun je nog stappen ondernemen om bij te sturen. Je hebt verschillende instrumenten.
Denk aan het doornemen van een rapportage, een bila met je collega of je agenda planning voor de komende week.  Hoe vol je agenda soms ook lijkt, laat nooit, maar dan ook nooit je wekelijkse agenda onderhoud schieten.

 Wat zijn jouw successen van de eerste maand?

5 Onderneem actie

Deze laatste stap is het sluitstuk naar je succes. Je kunt dingen Beter doen, Anders doen, Meer doen (zelfs mee beginnen) of Minder doen (zelfs mee stoppen).
Let op! Benoem je actie concreet. Bijvoorbeeld:

  • Vanaf nu 1 keer in de week bila met directe collega. In plaats van vaker bila.
  • Ik begin iedere ochtend met een lastige klus, daarna pas mijn e-mail. In plaats van lastige klussen eerst.
  • Ik plan al mijn grote taken in de agenda. In plaats van meer plannen.

Ofwel BAMM in een klap naar betere resultaten.  

Wat kan jij Beter, Anders, Meer, Minder doen voor een succesvol 2014?

Door met een succesvol 2020

Hopelijk ben je blij met je resultaten van deze maand. Anders was het in ieder geval waardevol om even terug te kijken en de 5 stappen naar succes te doorlopen. Pas ze iedere maand toe en houdt de regie over je eigen succes.

Ik wens je een jaar met leuk werk, goede gezondheid en voldoende tijd om leuke dingen te doen met de mensen die jou dierbaar zijn!

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

concentreren

Concentreren hoe goed kan jij het?

concentrerenJe hebt van die dagen dat je je goed kunt concentreren. Helaas gebeurt het ook dat je de slag maar niet te pakken krijgt. Je hoort en ziet alles. Balen, want voor een paar grote klussen komt de deadline al dichtbij. Kon je nu die knop maar omzetten en je concentreren op die keien.

 

 

Wist je dat: 1 uur ongestoord werken al snel 50% meer productie oplevert?

Hiervoor is het belangrijk dat je je aandacht goed leert richten en vasthouden waardoor je in een ‘flow’ komt.

7 tips om beter te concentreren:

Bepaal waar jouw aandacht vandaag / deze week naar toe moet

Het lijkt een open deur, maar het komt nogal eens voor dat je gewoon maar begint met je mailbox of iets wat toevallig langs komt. Inventariseer eerst wat er echt ligt en maak een keuze waar jij jouw aandacht aan wilt geven.

Maak aan het begin van de dag een selectie uit je taken/ to do list

Leeg je hoofd in een takenlijst

We denken associatief, daardoor creëer je zelf onbewust prikkels die je uit je concentratie halen. Bijvoorbeeld omdat je tijdens je klus aan iets anders denkt dat ook nog moet gebeuren. Neem een paar minuten de tijd om alles wat er in je hoofd zit op te schrijven of in een takenlijst te zetten. Daar kun je later weer mee aan de slag.

Haal ‘afleiders’ uit beeld

Naast de acties in je hoofd kan alles wat je in je omgeving ziet of hoort voorkomen dat je in je flow komt. Dus, ruim je bureau op, sluit de werksystemen die je niet nodig hebt, ga nog even naar het toilet of neem nog iets te drinken.

Neem ruimte om over te schakelen voor je aan een concentratie klus begint

Wat is je beste moment om te concentreren?

De meeste mensen komen in de ochtend het snelst in een flow. Sommigen juist wat later op de ochtend of einde van de dag als het weer rustiger wordt op kantoor. Kijk wat jouw beste moment is om de klus te klaren.

Hoe lang kan jij je concentreren?

Wees eens eerlijk, als je eenmaal met een concentratieklus bezig bent geweest, hoelang duurt het voor je ‘gaar’ bent? De Pomodore techniek zegt dat je gemiddeld 25 minuten kunt concentreren en dan 3 minuten pauze nodig hebt. Na 4 keer 25 minuten is het tijd voor een langere pauze. Persoonlijk denk ik dat het voor veel taken te kort is. Maar 6 uur achter elkaar concentratie klussen wordt m ook niet.

Wissel routine taken af met concentratie klussen

Wat is je beste plek om te concentreren?

De open kantoortuinen hebben naast veel voordelen in samenwerking ook het nadeel dat veel mensen zich moeilijker kunnen concentreren. Gelukkig heeft ieder bedrijf wel enkele plekken waar je een periode ongestoord kunt werken. Sommigen werken de eerste 2 uur of laatste uurtjes thuis.

Doe concentratie klussen op een concentratie plek en routine klussen in de kantoortuin

Concentreren kun je trainen

In de huidige wereld zijn we ongemerkt geconfronteerd met heel veel prikkels die de ‘nieuwe werkelijkheid’ zijn geworden. Toch kun je het voorste deel van je hersenen (prefrontale hersenschors) trainen via meditatievormen die je selectieve aandacht verbeteren.

De kern van selectieve aandachtmeditatie is:

  • Je aandacht kunnen richten en vasthouden op een object naar keuze (b.v. je ademhaling).
  • Je bewust zijn van het afdwalen van je gedachten en allerlei andere afleiders. Zo verbeter je jouw zelfreflectie zodat je bewust bent of je nog de juiste dingen doet.
  • Je aandacht los kunnen maken van de afleider en terug brengen naar het object van keuze.

Er zijn allerlei apps en oefeningen die je helpen je selectieve aandacht te trainen. Heb je bijvoorbeeld een Fitbit 3 dan kun je ook de ‘relax’ modus starten voor 2 of 5 minuten.

Een hele simpele concentratie oefening: Sluit je ogen, laat je armen ontspannen naar beneden hangen, tel in gedachten terug van 100 naar 0 in stappen van 2 (100-98-96-94-etc). ps. Denk je dat je collega’s het raar vinden, loop dan even naar het toilet.

Door met aandacht aan grotere/lastigere taken te werken krijg je meer gedaan in een kortere tijd. Vind je het lastig om te concentreren, pas dan bovenstaande tips toe en deel het met directe collega’s zodat zij je kunnen motiveren of juist even met rust laten als je daarom vraagt.

 

 

 

doelen begin met einde voor ogen

Begin met het einde voor ogen

doelen begin met het einde voor ogen

Loopt jouw dag ook regelmatig anders dan gepland? Glipt er van alles door je vingers en ga je toch een beetje met een rot gevoel naar huis? Misschien was je vandaag écht te ambitieus in je planning of ben je voor het gemak maar helemaal gestopt met plannen.

Toch is het prettig als je de regie in handen kunt houden over je eigen werkzaamheden in plaats van iedere dag geleefd worden. Dit vraagt om een dosis persoonlijk leiderschap ofwel jezelf sturen. En geloof me, je hebt veel meer invloed op hoe je dag loopt dan dat je nu misschien hebt benut. Zoals Stephen Covey mooi zegt: begin met het einde voor ogen.

Begin met het einde voor ogen om meer regie te houden

  1. Maak een helder beeld van wat je wilt bereiken

Voor je begint te rennen, gun jezelf even de tijd en stel je voor wat jouw eindpunt wordt. Op je toekomst heb je nog invloed, terugkijken is alleen maar effectief als je er iets van wilt leren, anders werkt het eerder verlammend.

Maak een soort blauwdruk zoals je een huis bouwt, hoe meer details je toevoegt hoe helderder het wordt. Dus, wat wil je bereiken? Hoe ziet het eruit als het af is? Waarom is dit belangrijk voor je? Hoe groot is het belang voor anderen? Zijn er nog andere dingen waar je aandacht aan wilt geven? Waarover wil je afspraken maken?

Over het algemeen kunnen we rond de 7 dingen top of mind houden. Maak het dus niet te uitgebreid of bundel het in groepen:

  • Dit jaar nog 2 opleidingen, verkoopdoelen realiseren, project afronden
  • Vandaag taken/acties ordenen en afwerken, offerte voor x versturen, mailbox bijwerken, nieuwe werkwijze goed doornemen

Begin met het einde voor ogen 

  1. Wie of wat heb je daarvoor nodig

De meeste taken kun je zelf doen, soms heb je er anderen voor nodig. Bekijk eerst welke onderdelen remmend kunnen zijn en ga daar de (tegen) acties voor uitzetten. Misschien zijn dit van die keien of kikker klussen die je al een tijdje met je meesleept. Zet de eerste stap om informatie op te vragen, een afspraakje met je collega te plannen of gewoon afspreken dat je een uurtje apart gaat zitten.

Haal de remmende factoren weg 

  1. Bewaak je tijd en tijdslijnen

Tot hier dacht je misschien, ja oké doe ik altijd al. Maar hoe standvastig ben je in je voornemen om ook écht apart te gaan zitten? Wie of wat mag jou storen? Of wil jij die 200% kwaliteit leveren waardoor het vaak langer duurt dan bij een ander?

  • Plan je meest belangrijke acties dan vroeg op de dag en bewaak die tijd scherp. In de loop van de middag heb je weer ruimte om flexibel te zijn.
  • Of zet een ‘tijdslot’ op je activiteit. Bijvoorbeeld ik gun me 2 uur, daarna heb ik een afspraak. Het is ook makkelijker om een tijdslot te bewaken omdat je meestal nog 6 andere uren over hebt voor de andere taken en ad-hoc zaken.

Wees zuinig op je tijd in de ochtend

  1. Niet alles kan en hoeft vandaag

Werk je veel beleids- of project matig dan weet je dat het tijd kost. Er zijn vaak meerdere stappen nodig om tot resultaat te komen. In een meer procesmatige of SCRUM omgeving is het al opgeknipt naar de kleinere stappen en gaat het er vaak over om zoveel mogelijk acties op een dag af te ronden.

Voor beide rollen is het belangrijk om verder vooruit te kijken dan alleen vandaag en je acties op een slimme manier uitsmeren of indelen in de tijd. Door regelmatig vooruit te kijken houd je beter overzicht op je beschikbare tijd en kun je beter de verwachtingen managen.

Plan altijd je keien voor de komende 2-3 weken

  1. Maak van vooruit kijken een routine

Er zijn zoveel onderdelen waarop we dit kunnen toepassen, als je eenmaal hiermee begint ga je andere keuzes maken en groeit je persoonlijk leiderschap.

  • Wanneer is het overleg voor jou waardevol?
  • Welke acties wil je vandaag / deze week af hebben?
  • Welke opleidingen wil je nog gaan doen?
  • Wekelijks agenda onderhoud hoe wil ik de komende 2-4 weken mijn tijd vullen?
  • Welke remmende factoren kan ik op anticiperen?
  • En niet onbelangrijk, hoe ziet jouw volgende vakantie eruit?

Kortom, we hebben zoveel mogelijkheden om de regie te voeren op de werkzaamheden die op een dag langskomen. Geef aandacht aan de zaken waar je wél invloed op hebt en vergroot je persoonlijk leiderschap. Maar bovenal, begin pas als je het eindbeeld goed voor ogen hebt.

Heel veel werkplezier!

Alle ballen in de lucht

Alle ballen in de lucht

Alle ballen in de luchtZoveel dingen die spelen en waar je aandacht aan moet geven. Het lijkt wel of je alle ballen in de lucht moet houden. Maakt dan helemaal niemand keuzes? Is echt alles belangrijk? Ik kan toch niet altijd alles tegelijk?

Soms los je drukte op door nét even een stapje harder te lopen. In ieder goed bedrijf is er een gezonde spanning tussen de hoeveelheid werk en de beschikbare mensen. En ja, ook daar zitten af en toe pieken en dalen in het werkaanbod.

Merk je echter dat je al veel kleine verbeteringen hebt doorgevoerd maar toch blijf je continue tegen de grenzen van reële werkdruk aanlopen dan is het waardevol om op een hoger niveau naar je werkzaamheden te kijken.

Zo houd je alle ballen in de lucht:

Iedere functie bestaat uiteindelijk uit 7-9 hoofd aandachtsgebieden. Zeg maar even je ballen die je in de lucht moet houden. Denk hierbij aan je kerntaken in je functieprofiel. We hebben het niet over het behandelen van e-mail, het aannemen van telefoontjes, bijwerken van je CRM/Siebel systeem of het bijwonen van een vergadering. Dat zijn slechts vormen of hulpmiddelen waarmee je jouw aandachtsgebieden uitvoert. Maar waarom krijg je een telefoontje (klant belt met een vraag, collega wil iets afstemmen), e-mail (informatie om bij te blijven, vergaderverzoek), CRM actie (klantvraag, relatieonderhoud) of moet je naar een vergadering (kennis delen, verbeteringen benoemen, projectoverleg).

Als voorbeeld een accountmanager van een bedrijf, het kan zomaar zijn dat dit de belangrijkste aandachtsgebieden zijn in die functie:

Aandachtsgebieden

 

 

 

 

 

1. Aan welke ballen wil je meer /minder aandacht geven
Soms kan een bal een periode enorm zwaar zijn; Je bent met een zware studie bezig, het nieuwe project vraagt veel aandacht, er zijn veel nieuwe klantvragen. Gelukkig worden andere ballen ook weer lichter; een van de projecten is bijna voorbij, de procesverbeteringen leveren je tijdwinst op, je hebt dit jaar al bijna alle klanten gesproken.
Bekijk 2-3 keer per jaar of je aandachtsgebieden nog goed verdeeld zijn. Of is iets zover weggezakt dat je het juist wilt toevoegen, daar moet je dan ruimte voor maken.

Er kan pas iets bij als er iets af gaat

2. De kaasschaafmethode
Een hele bal laten vallen is zelden een optie. Toch kun je links en rechts wel een stapje terug doen. Moet je alle overleggen meemaken? Moet je alle info die je binnenkrijgt volledig lezen voor jouw werk, of is snel scannen al voldoende? Wellicht zijn er ook processtappen waar je tijd kunt besparen. Bij grote stappen zoals een voorbereiding of uitwerking kun je jezelf trainen om binnen een tijdslimiet de klus te klaren.

Bespaar je dagelijks een halfuur dan heb je iedere 2 weken een halve dag over

3. Voer de ‘eigenlijk zou ik….. moeten doen’ door
Als je heel bewust erbij stilstaat weet je eigenlijk al langere tijd dat je uit die netwerkgroep had moeten stappen, je bepaalde processen niet helemaal in de grip hebt, meer tijd zou willen stoppen in de voorbereiding zodat de rest veel makkelijker loopt, ’s avonds niet meer zou moeten willen werken, je eigenlijk al lang die mailbox op had willen schonen of jezelf echt aan de planning wilt houden.
Wat het ook is wat je eigenlijk al lang had bedacht, ga het ook doen of op zijn minst een paar weken mee experimenteren. Zijn de stappen te groot voor je? Hak het in stukjes en voeg iedere keer een nieuwe stap toe.

Iedere stap in de goede richting is winst

4. Plan je vaste onderdelen
Een aantal activiteiten staan vanzelf in je agenda. Gewoon omdat je wordt uitgenodigd voor een overleg of omdat er een afspraak met je klant is gemaakt. Houdt voor jezelf overzicht op je beschikbare tijd door gelijk de geschatte voorbereiding en uitwerktijd te plannen.

5. Maak een power hour voor nieuwe activiteiten
Wil je nu eindelijk wél je informatie lezen, klanten bellen of achterstanden inlopen? Maak wekelijks één of twee ‘power hour’ blokken waar je de focus legt op jouw doel. Zou helemaal mooi zijn als je dit met enkele collega’s samen kunt doen, zo leer je van elkaar en komt er veel positieve energie in de groep.
Dit werkt ook super goed voor die kikker klussen die iedere keer terug komen.
Eenmaal in een ritme is het veel makkelijker om vast te houden.

Gebruik de kracht van de groep

6. Continue verbeteren
Bij iedereen stuitert er wel eens een bal. Sommige aandachtsgebieden zijn vergevingsgezind en kunnen dat af en toe hebben. Anderen zijn zo belangrijk dat je geen misstap kunt veroorloven. Houdt die altijd hoog.
Bekijk maandelijks op het niveau van je aandachtgebieden waar je staat. Wat heb je allemaal al bereikt, waar zou je weer een volgende stap willen zetten?

In kleine stapjes is makkelijker dan alles in een keer

Door je tijdsverdeling vanuit de aandachtsgebieden te bekijken krijg je veel informatie hoe je weer beter in balans kunt komen. Soms heb je het volledig zelf in de hand, soms maakt hulp of kracht van de groep het makkelijk om je doelen te realiseren.

Heel veel succes!

Interrupties

Interrupties, hoeveel heb jij er op een dag?

InterruptiesDe huidige kantoren zijn veel opener en transparanter ingericht en de communicatiemogelijkheden veel uitgebreider. Hierdoor kunnen we makkelijker en sneller even contact leggen of afstemmen. De valkuil is natuurlijk dat we zo ‘druk zijn met elkaar’ dat we minder aan ons eigenlijke werk toekomen. 

Heb jij wel eens een dag geturfd hoe vaak je gestoord wordt? Soms omdat je het zelf zo hebt georganiseerd, soms omdat het je gewoon overkomt. Sommige interrupties zijn erg welkom (wil je koffie?) en sommigen voegen echt helemaal niets toe. Die laatste zijn het interessantste om te halveren.

Welke interrupties wil jij halveren?

Belletjes en rinkeltjes
Er komen steeds meer middelen waarmee we onderling communiceren. Van e-mail, telefoon en Lync tot alle vormen van social media zoals Yammer, LinkedIn, Twitter etc.
Standaard staan ze zo ingesteld dan je een melding krijgt als er iets nieuws is. Om ‘gek van te worden’. Gelukkig heeft ook iedere toepassing altijd een scherm instellingen waar je de meldingen kunt beheren. Want laten we eerlijk zijn, hoe vaak komt het voor dat het zo belangrijk is dat je direct gestoord moet worden? Voor e-mail is 2-3 keer per dag behandelen vaak voldoende en kan de pop-up gewoon uit en voor bijvoorbeeld Yammer kun je de instellingen zo aanpassen dan je minder e-mails krijgt.

Agenda herinneringen
De agenda herinneringen zijn ook maar voor een deel nuttig. In outlook instellingen staat standaard de herinnering op 15 minuten voor een afspraak. Erg waardevol als je ergens naar toe moet. Maar welke functie heeft het op bijvoorbeeld de reeksen van je (rooster)vrije dag? Regelmatig zie ik nog collega’s die de herinnering dagen tot weken laten staan omdat er nog een actie op zit. Beheer je herinneringen slim zodat ze alleen oppoppen als je er ook echt iets mee gaat doen.

Druk in je hoofd
Soms ben je zelf je grootste afleider. Gewoon omdat je nog veel te doen hebt en alles in je hoofd bewaart. Voor een paar grote taken kan dat prima werken, maar de meeste mensen hebben ook nog veel kleine acties. Werk je met een CRM systeem (bv. Siebel) zorg dan dat je consequent de acties vastlegt. Anders is Outlook taken een prima hulpmiddel om je to-do’s in vast te leggen. Het gaat pas écht vóór je werken als je een overzichtelijke lijst hebt in juiste volgorde van tijd.
Oh ja, maak aan het einde van je werkdag altijd even je hoofd leeg door het op de ‘harde schijf’ (Siebel-CRM-takenlijst) van je bedrijf te zetten. Dan geniet je thuis ook weer van je privé leven.

Collega’s en managers kunnen er ook wat van
Zij zijn misschien wel de grootste bron van interrupties:  “Weet jij hoe dit werkt?”, ”hoever ben je met..?”, “waar kan ik dat vinden?” Of gewoon even lekker bijkletsen.
Allemaal hele logische situaties die soms nodig zijn of vanuit gemak gebeuren. Is het iets kleins en zo opgelost, dan doe je dat inderdaad gewoon. Maar kost het jou ook veel tijd vraag dan of je er later op terug kunt komen.
Je hebt nu eenmaal ook een aantal klussen die jouw optimale aandacht en concentratie vragen. Dat zijn de momenten die je voor jezelf moet koesteren. Kies daarvoor een plek waar jij rustig en ongestoord kunt werken. Wil je juist even informeel bijkletsen? Ook daar zijn prima plekken voor zodat je jouw andere collega’s niet verstoord.

Kies het beste communicatiekanaal
Mogen we dan helemaal niet meer met elkaar praten? Persoonlijk denk ik dat men zelfs meer met elkaar moet ‘praten’ ofwel afstemmen. Alleen zou het veel waardevoller zijn als je de verschillende kanalen beter benut.

  • Bekijk forums om informatie te zoeken en te delen (Yammer etc.).
  • Spaar minder urgente vragen op tot je bila / werkoverleg
  • Neem belangrijkere zaken mee naar een dagstart
  • Stuur een e-mail als je vandaag of morgen reactie wilt
  • Gebruik Lync als je binnen 3-10 minuten reactie wilt op korte vragen
  • Pak de telefoon of spreek aan als je snel reactie nodig hebt

Wil je gewoon even sparren? Vraag dan: “wanneer heb je tijd om…..” in plaats van direct de vraag te stellen.

Als je een paar dagen bewust oplet wie of wat jou verstoort dan merk je al snel dat ruim de helft niet nodig was geweest. Als je die tijd probeert terug te winnen krijg je veel meer rust in je werk, gaat de kwaliteit omhoog en hou je ook tijd over om informeel met collega’s te praten. De andere kant van de medaille is helaas ook waar, wie verstoor jij eigenlijk onnodig?

Veel werkplezier!

Delegeren

Delegeren kun je leren

Delegeren

Oh ik ga het niet redden vandaag, heb al de nodige telefoontjes gehad, net stond er al weer iemand aan mijn bureau en het is al half 3. Als ik nou een uurtje apart kon zitten en ongestoord kon doorwerken dan had ik nog kans. Maar dan zadel ik mijn collega’s met de telefoon op.

Voor velen een herkenbare situatie. En ja, even apart zitten zou een prima oplossing kunnen zijn. Dan ‘delegeer’ je de telefoon tijdelijk aan een collega. Helaas heeft delegeren voor veel mensen een dubbele lading.

Vaak krijg ik reacties als:

  • Mijn collega’s hebben het ook al zo druk
  • Als ik het zelf doe gaat het net zo snel (en beter)
  • Dan lijk ik zo militaristisch; doe dit, doe dat
  • Dan moet ik eerst uitzoeken wat ik het beste kan delegeren
  • Er is niemand anders beschikbaar, iedereen delegeert aan mij/ons
  • Het hoort gewoon bij mijn takenpakket

Er zijn natuurlijk altijd situaties waar een van bovenstaande reacties terecht is. Maar met mijn filosofie dat delegeren juist leidt tot een betere manier van samenwerken en doelen realiseren zie ik nog kansen voor een volgende stap.

Delegeren kun je leren:

Check op welk onderdeel jij weer een volgende stap kunt zetten:

Het effect van een kleine verandering in je mindset:
Als je delegeren inderdaad ziet als een manier om gezamenlijk doelen te halen dan kun je bepaalde taken makkelijker verdelen.

Bijvoorbeeld: Als jij nu een uurtje voor mij de telefoon opvangt, dan doe ik dat straks voor jou. Zo kun je allebei even geconcentreerd een lastige klus afronden waardoor je samen veel meer werk verzet dan ieder alleen.

Weet wat je kunt delegeren:

Het verantwoordelijkheidsgevoel om je eigen taken uit te voeren ligt vaak hoog. Toch kan het voor je collega’s ook waardevol zijn als je nét iets vaker taken delegeert. En jij krijgt dan ook tijd om hén verder te helpen. Denk aan taken die:

  • ook door een ander kunnen worden gedaan (efficiency)
  • beter door een ander kunnen worden gedaan (effectiviteit)
  • wat anderen ook willen leren (ontwikkeling)
  • wat anderen leuk vinden om te doen (motivatie)

Gun jezelf de tijd om goed te delegeren:
Korte specialistische taken doe je zelf sneller dan eenmalig uitleggen. Maar juist voor taken die vaker voorkomen of veel uitvoertijd kosten loont het om de tijd te nemen ze aan een ander uit te leggen. Vaak is er zelfs al achtergrond informatie over hoe de taak uitgevoerd moet worden beschikbaar.

Zorg voor tijdige overdracht:
Kort op een deadline nog een actie bij iemand neerleggen maakt het voor beide partijen ongemakkelijk. Zorg dat je tijdig in beeld hebt waar je hulp wilt inschakelen en stem dat zo snel mogelijk met elkaar af.

Slimme teamafspraken:
Veel taken komen regelmatig terug. Je ziet al vaak teamafspraken wat natuurlijk ook een vorm van delegeren is.

Check nog eens met elkaar of je ze een slag slimmer kunt inrichten:

  • Is er voor de afgevaardigde van een overleg ook tijd gereserveerd om voor te bereiden en de opgedane kennis/acties uit te werken en te delen?
  • Welke taken kan de verwerker van de functionele mailbox zelf afronden in plaats van doorsturen?
  • Een hele dag telefoondienst ‘drukt’ vaak zwaar op het uitvoeren van persoonlijke taken. Is een andere dag in de week voor jou slimmer, of verdelen in 2 dagdelen?

Denk groot:
Zeker als het tijdelijk in een team extra druk is lijken er minder mogelijkheden om onderling te delegeren. Maar binnen het bedrijf zijn er vaak ook mogelijkheden. Een collega of werkstudent van een andere afdeling kan extra hand en span diensten verlenen. Telefonisch opvang of 1e hulp bij verwerken van (routine) taken kan vaker dan je denkt. Kijk iets breder en denk groter zodat jij je kan focussen op de specialistischere klussen.

Kortom, we delegeren waarschijnlijk al veel meer dan we dachten. Toch houdt onze mindset ons regelmatig tegen om een volgende stap in delegeren en effectiever samenwerken te realiseren. Kies die punten eruit die jou en je team helpen je werk slimmer en makkelijker te maken.

Veel werkplezier!

Strategie en doelen 2015

Strategie en doelen voor 2015

strategie

Nog een maandje en het is 2015. Veel bedrijven hebben de strategie en jaardoelstellingen 2015 bepaald. De volgende stap is de doorvertaling naar de persoonlijke doelen in een prestatiedocument en/of persoonlijk ontwikkelplan. Mooi moment om jouw persoonlijke doelen en strategie voor 2015 voor te bereiden.

Waarom zou ik doelen stellen? Het loopt toch anders.

Natuurlijk komen er altijd zaken op je pad die je niet had kunnen voorspellen. Toch heeft het wel degelijk waarde om je richting te bepalen. Alle grote afwijkingen die langskomen kun je dan weloverwogen afwegen. Sommige helpen zelfs om je doelen sneller of makkelijker te bereiken, sommige leiden misschien tot het aanpassen van je doelen.

Een ding is duidelijk, jij blijft de regisseur van je persoonlijk resultaat.

Los van wat je nog niet weet zijn er veel zaken die je (impliciet) wel weet en kunt meenemen in de opzet en realisatie van jouw doelen.

 Begin met het einde voor ogen.

Strategie en doelen bepalen, waar rekening mee te houden

Vakanties en vrije dagen zijn leuk maar soms ook lastig
Feitjes: een jaar heeft 365 dagen, 52 weken, 12 maanden, 4 kwartalen en 2 helften. Maar niet voor jouw planning. Je roostervrij is misschien om de week, in het voorjaar zijn er extra feestdagen en je vakantie duurt langer dan 1 dag. Ga jij het liefst in de winter, het voor- of najaar of een zo lang mogelijke zomervakantie? Rooster die periode dan uit je planning.

 Een richtgetal per week of maand? Deel je actiedoelen dan door 40 werkbare weken of 10 werkbare maanden.

Weet je nog niet hoe de vrije dagen vallen? Zorg dat de feestdagen standaard in je agenda staan en zet de voor jouw belangrijke schoolvakanties 2015 ook vast bovenaan in je agenda.

Projectplanningen, implementaties en werkgroepen
Naast je vaste taken heeft vrijwel iedereen ook te maken met een project- of werkgroep. Sommigen lopen al, sommigen starten in de loop van het kalenderjaar.

Heb je al een beeld welke projecten of implementaties in de loop van 2015 gaan starten?

 Waar wil jij graag een bijdrage aan leveren? Wat betekent dat voor je beschikbare tijd voor je overige doelen?

Marketing en netwerk activiteiten
Naast interne projecten zijn er vaak ook externe activiteiten die invloed hebben op jouw beschikbare tijd. Gelukkig hoe je niet bij alles aanwezig te zijn.

Bekijk het marketingjaarplan en bepaal de impact voor jouw rol.

Verandering in teamsamenstelling
Helaas worden we af en toe ziek. Meestal maar enkele dagen, soms iets langer. Veel hiervan kun je niet voorzien, tenzij je weet dat iemand zwangerschapsverlof of ouderschapsverlof gaat benutten. Ook het inwerken van nieuwe collega’s kost eerst iets meer tijd voor je de voordelen gaat ervaren. 

Gewenste en benodigde opleidingen
In de huidige tijd is iedereen continu met zijn ontwikkeling bezig. In je persoonlijk ontwikkel plan staan ongetwijfeld al verschillende opleidingen die je gaat oppakken. Daarnaast komen er nog teamdagen of -trainingen.

Informeer bij je manager welke plannen er zijn. Met een goed overzicht kun je de volgorde en studiebelasting beter verdelen.

Houdt ruimte voor ad-hoc
Wetende dat je nog niet alles weet betekent ook dat je tijd moet vrijhouden voor de nog onbekende zaken. In het begin van het jaar lijk je soms iets rianter in je tijd te zitten. Toch is dat de periode dat je extra zuinig moet zijn op je tijd. Zo houdt je aan het einde iets meer marge over om te schuiven.

 Haast je als je tijd hebt zodat je tijd hebt als je haast hebt.

Maak een rekensommetje voor de beste verdeling
Twijfel je aan de realiseerbaarheid van je doelen? Maak dan eens een rekensommetje van je beschikbare tijd per maand of week (werkweekuren -/- vrije dagen). Zet daar tegenover de minimaal benodigde tijd voor de onderwerpen bij 1 t/m 5 en bepaal dan hoe jouw beschikbare tijd voor je kerntaken verdeeld is over het jaar. Zo zie je direct waar de grootste tijdsdruk zit en wat je nog moet herverdelen of wegstrepen.

Met een heldere strategie en doelen voor 2015 ben je instaat om beter je werk te managen en je kostbare tijd te besteden aan de juiste activiteiten. Onze ervaringen helpen ons om steeds realistischer in te schatten. Helaas belemmert het ons ook en blijven we soms een beetje hangen in wat ooit niet werkte. Iedereen heeft zo zijn eigen kwaliteiten, leer die van anderen kennen en spiegel je aan de goede eigenschappen van anderen zodat jij makkelijker jouw doelen bereikt.

 Op naar een goed 2015!

Uitstellen

Uitstellen of prioriteren

UitstellenWe doen het allemaal wel eens, een belangrijke klus doorschuiven naar morgen. Als een andere klus écht een hogere prioriteit heeft dan is dat een prima keuze. Maar heel eerlijk, het gebeurt ook omdat je niet precies weet hoe je die ene klus moet doen of gewoon omdat je er even geen zin in hebt. Alle andere taken die langskwamen kregen voorrang en nam je onbewust ook extra tijd voor. Zo kunnen we soms een bakje kikkers creëren die blijven kwaken. Net zolang tot je strak op de deadline de klus alsnog moet klaren. Soms werkt het om onder een gezonde tijdsdruk te presteren. Helaas is het voor veel mensen juist een bron van onrust en gaat er onbedoeld veel tijd mee verloren.

Er zijn verschillende technieken die je kunt inzetten om klussen die je vroeger uitstelde nu juist pro-actief voor de deadline te realiseren. Welke techniek je kiest hangt af van de type klus of wat bij jou past. Uiteindelijk ben jij degene die beslist hoe je jouw werkzaamheden indeelt in de tijd die jij beschikbaar hebt.

6 technieken om te stoppen met uitstellen

Focus op je belangrijkste taken.

Alfonso Pareto ontdekte dat 20% van de acties voor 80% van het resultaat zorgt. Of je nu veel of weinig werk hebt op een bepaalde dag, het is altijd waardevol om de belangrijkste ‘top’ 20% taken in beeld te hebben. Ofwel die taken die zorgen dat je jouw doelen realiseert. Begin iedere dag met een ‘top’ 20% taak. Soms is het voor de start van de dag nodig om een paar kleine taken op te pakken. Besteed daar maximaal een half uur aan en begin dan met een ‘top’ 20% taak. De rest van de dag heb je nog alle tijd om de overige taken op te pakken.

First things first, second things don’t matter

Leer nee zeggen, ook tegen leuke taken.

Iedereen kan nee zeggen. Op de vraag ‘wanneer eet jij deze kikker’ hoor ik maar al te vaak ‘niet’. Zelfs als je weet dat het een belangrijke taak is krijgen andere taken toch voorrang omdat die makkelijker of leuker zijn. Leer jezelf de discipline aan om toch eerst die kikker te eten voor je jezelf beloont met een leuke taak. Dit geldt natuurlijk ook voor een vraag van een collega. We vinden het vaak leuker om een collega te helpen dan nee te zeggen tegen een vraag. Lang niet iedere vraag is urgent en nee met een alternatief; natuurlijk wil ik je helpen, zullen we er vanmiddag om 14 uur naar kijken?; werkt vaker dan je denkt.

Als je ja zegt tegen het een, zeg je impliciet nee tegen iets anders

Bekijk de consequenties van uitstellen.

Voor een aantal klussen zijn de consequenties nog erger dan de klus zelf. Bijvoorbeeld bij niet halen van de deadline een rapportage schrijven met uitstelverzoek. Of een boze klant waarbij de klacht hoog wordt opgespeeld. Met de consequentie voor ogen kun je makkelijker prioriteren.

Kiezen tussen twee ‘kwade’ maakt de klus minder erg

Zorg voor een goede voorbereiding.

Stel je voor dat je eindelijk die klus wilt oppakken en dan blijkt dat je niet alles beschikbaar hebt. Killing. Check een dag voor je de kikker klus gepland hebt of je alles beschikbaar hebt om de klus in een keer op te pakken en af te ronden. Denk aan rapporten, info, sjablonen maar ook de beste plek om ongestoord te kunnen werken.

Creëer je beste omstandigheden voor belangrijke klussen

Maak iedere klus zover mogelijk af.

Losse eindjes van oude klussen zijn vaak van een bron van irritatie. Denk aan gespreksverslagen, archiveren, leeswerk. Sommigen zijn niet eens zo groot, maar als je er veel van hebt worden het vanzelf kikkers. Juist als iets volledig af is kun je het loslaten en uit je systeem halen.

Alles wat je af hebt kun je niet meer uitstellen

Pas de salami techniek toe.

Hele grote klussen of projecten worden juist overzichtelijker als je ze in stukjes hakt. Een project knip je op in fases, de bediening van een klantenportefeuille verdeel je over de maanden, een complexe nota of verslag maak je eerst in concept om later nog een keer te reviewen. Zelfs lastige klussen werken makkelijker als je 10 minuten met een collega spart over de beste aanpak.

Ook een watermeloen eet je hapje voor hapje

De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun. Soms kiezen we eerder voor wat we leuk vinden dan wat werkelijk tot je top 20% taken hoort. Heb je even een korte energiegever nodig om daarna met de grote klus te starten? Waak ervoor dat de kleine dingen je dag beheerst en niet meer aan je belangrijkste taken toekomt. Het vraagt wat training en discipline, maar levert je vaak veel meer rust op waardoor je beter kunt concentreren.

Veel werkplezier!

Prioriteren

Makkelijker prioriteren

Prioriteren

Als je minder tijd beschikbaar hebt om je werk in te delen word je nog meer uitgedaagd om de juiste prioriteiten te stellen.

En dat is nu net waar veel mensen mee stoeien.
Soms zit de oplossing in het toepassen van een aantal prioriteringstechnieken, voor de meeste mensen zit de oplossing al in de stap vóór je gaat prioriteren.

Vermijd deze valkuilen vóór je gaat prioriteren:

Last van het boemerang effect van vage afspraken? Uit compassie met elkaars werkdruk lijkt het prettig om vaag te blijven over tijd en inhoud van de op te pakken acties. Maar niets is zo vervelend als de druk voelen van werk waarvan je niet precies weet wat je moet doen en wanneer je het moet opleveren. Zo blijf je schuiven met je takenlijst.
Zorg dat je vervolgstappen altijd concreet en helder zijn zowel op inhoud als op tijdslijnen. Moet je eerst nog wat uitzoeken of weet je nog even niet wanneer je er tijd voor hebt? Dan is je vervolgstap; ik laat je vrijdag weten wanneer je het inhoudelijke antwoord kunt verwachten. Of mooier nog, als je denkt dat je het vrijdag kunt realiseren beloof maandag, valt het voor iedereen mee!

Beloof minder en presteer meer.

Stop geen tijd in de verkeerde dingen nog efficiënter doen.
Steeds vaker worden acties via mail of CRM-systeem toebedeeld. Echter, niet alles hoort bij jou op het bordje. Daarnaast hoor ik nog regelmatig mensen zeggen; eigenlijk hoort het bij mijn collega, maar die heeft het zo druk, dus doe ik het maar ´even´ zelf.
Stel jezelf bij het aannemen van een actie altijd de vraag: wat is het nut van deze actie en wie is de aangewezen persoon om dat te doen.

Waarom doe ik dit?

Is je hoofd je agenda? Tijd inschatten is een van de moeilijkste dingen. Als iets vaak voorkomt bouw je gelukkig wel ervaring op (Zo kook je Macaroni 5 minuten en aardappels 20 minuten). Maar zodra je een combinatie van gerechten (werkzaamheden) moet maken wordt het al lastiger om een goede tijdsindeling te maken.

Het is dan handig om de indeling van je werkzaamheden te visualiseren in je agenda. Zo zie je in één oog opslag waar je nog ruimte hebt en welke acties met elkaar ‘concurreren’. Heb je heel veel kleine acties, bundel ze dan in een blok van ½ uur tot 1 uur (bv e-mail verwerken).

Gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te onthouden.

Technieken om te prioriteren

Eisenhouwer deelde zijn werk in naar urgent en/of belangrijk. Reken af met taken die niet urgent en niet belangrijk zijn, werk aan de meest urgente en belangrijke taken en maak regelmatig ruimte voor niet urgente maar wel belangrijke taken. Dat zijn de taken waarbij je even een paar passen terug doet om met een bredere kijk naar oplossingen voor je werk te kijken (bijvoorbeeld deze Slimmer werken tips J)

Covey deelde zijn werk in naar zwaarte ofwel; keien, kiezels, zand en water. Begin waar mogelijk in de ochtend met je keien en kiezels, dan ben je nog lekker fris. In de middag is er dan altijd wel plaatst voor wat extra zand en water

Pareto keek vanuit de 20/80 regel, 20% van de acties zorgen voor 80% van het resultaat. Vaak zijn dat ook de urgent én belangrijke zaken die inmiddels aardige keien zijn geworden.

Misschien wel de belangrijkste prioriteringstechniek: je geweten

De lijn tussen prioriteren en uitstellen is flinterdun. Wees eerlijk naar jezelf.

Prioriteren gaat een stuk makkelijk als je overzicht hebt op je werkvoorraad, zicht hebt op je beschikbare tijd in de agenda en concrete afspraken maakt. Dan nog kun je eens uit de bocht vliegen omdat er te veel onverwachte urgente zaken langskwamen. Bepaal dan welke 20% van je acties leiden tot 80% van je resultaat en ga iets verder vooruit weer ruimte creëren.

Welke tips heb jij om makkelijker te prioriteren? Deel ze hieronder met ons.