Tag archieven: druk in je hoofd

concentreren

Concentreren hoe goed kan jij het?

concentrerenJe hebt van die dagen dat je je goed kunt concentreren. Helaas gebeurt het ook dat je de slag maar niet te pakken krijgt. Je hoort en ziet alles. Balen, want voor een paar grote klussen komt de deadline al dichtbij. Kon je nu die knop maar omzetten en je concentreren op die keien.

 

 

Wist je dat: 1 uur ongestoord werken al snel 50% meer productie oplevert?

Hiervoor is het belangrijk dat je je aandacht goed leert richten en vasthouden waardoor je in een ‘flow’ komt.

7 tips om beter te concentreren:

Bepaal waar jouw aandacht vandaag / deze week naar toe moet

Het lijkt een open deur, maar het komt nogal eens voor dat je gewoon maar begint met je mailbox of iets wat toevallig langs komt. Inventariseer eerst wat er echt ligt en maak een keuze waar jij jouw aandacht aan wilt geven.

Maak aan het begin van de dag een selectie uit je taken/ to do list

Leeg je hoofd in een takenlijst

We denken associatief, daardoor creëer je zelf onbewust prikkels die je uit je concentratie halen. Bijvoorbeeld omdat je tijdens je klus aan iets anders denkt dat ook nog moet gebeuren. Neem een paar minuten de tijd om alles wat er in je hoofd zit op te schrijven of in een takenlijst te zetten. Daar kun je later weer mee aan de slag.

Haal ‘afleiders’ uit beeld

Naast de acties in je hoofd kan alles wat je in je omgeving ziet of hoort voorkomen dat je in je flow komt. Dus, ruim je bureau op, sluit de werksystemen die je niet nodig hebt, ga nog even naar het toilet of neem nog iets te drinken.

Neem ruimte om over te schakelen voor je aan een concentratie klus begint

Wat is je beste moment om te concentreren?

De meeste mensen komen in de ochtend het snelst in een flow. Sommigen juist wat later op de ochtend of einde van de dag als het weer rustiger wordt op kantoor. Kijk wat jouw beste moment is om de klus te klaren.

Hoe lang kan jij je concentreren?

Wees eens eerlijk, als je eenmaal met een concentratieklus bezig bent geweest, hoelang duurt het voor je ‘gaar’ bent? De Pomodore techniek zegt dat je gemiddeld 25 minuten kunt concentreren en dan 3 minuten pauze nodig hebt. Na 4 keer 25 minuten is het tijd voor een langere pauze. Persoonlijk denk ik dat het voor veel taken te kort is. Maar 6 uur achter elkaar concentratie klussen wordt m ook niet.

Wissel routine taken af met concentratie klussen

Wat is je beste plek om te concentreren?

De open kantoortuinen hebben naast veel voordelen in samenwerking ook het nadeel dat veel mensen zich moeilijker kunnen concentreren. Gelukkig heeft ieder bedrijf wel enkele plekken waar je een periode ongestoord kunt werken. Sommigen werken de eerste 2 uur of laatste uurtjes thuis.

Doe concentratie klussen op een concentratie plek en routine klussen in de kantoortuin

Concentreren kun je trainen

In de huidige wereld zijn we ongemerkt geconfronteerd met heel veel prikkels die de ‘nieuwe werkelijkheid’ zijn geworden. Toch kun je het voorste deel van je hersenen (prefrontale hersenschors) trainen via meditatievormen die je selectieve aandacht verbeteren.

De kern van selectieve aandachtmeditatie is:

  • Je aandacht kunnen richten en vasthouden op een object naar keuze (b.v. je ademhaling).
  • Je bewust zijn van het afdwalen van je gedachten en allerlei andere afleiders. Zo verbeter je jouw zelfreflectie zodat je bewust bent of je nog de juiste dingen doet.
  • Je aandacht los kunnen maken van de afleider en terug brengen naar het object van keuze.

Er zijn allerlei apps en oefeningen die je helpen je selectieve aandacht te trainen. Heb je bijvoorbeeld een Fitbit 3 dan kun je ook de ‘relax’ modus starten voor 2 of 5 minuten.

Een hele simpele concentratie oefening: Sluit je ogen, laat je armen ontspannen naar beneden hangen, tel in gedachten terug van 100 naar 0 in stappen van 2 (100-98-96-94-etc). ps. Denk je dat je collega’s het raar vinden, loop dan even naar het toilet.

Door met aandacht aan grotere/lastigere taken te werken krijg je meer gedaan in een kortere tijd. Vind je het lastig om te concentreren, pas dan bovenstaande tips toe en deel het met directe collega’s zodat zij je kunnen motiveren of juist even met rust laten als je daarom vraagt.

 

 

 

werkplezier plezier in je werk

Gun jezelf meer werkplezier

werkplezier plezier in je werk

Iedereen wil wel meer werkplezier ; met plezier naar het werk en aan het einde van de dag weer met een goed gevoel kunnen afsluiten. Dan ga je ook weer vrolijk naar huis. Natuurlijk zijn niet alle taken even leuk of heb je wel eens een off-day. Wellicht is er (tijdelijk) te veel werk of is de bezetting nog niet op orde. Dan krijg je natuurlijk niet alles weggewerkt en loopt je werkvoorraad ongewenst hoog op. Ook in die fase is het voor jezelf belangrijk dat je er plezier in houdt en tevreden bent over de manier hoe jij je dag /week / maand bent doorgekomen.

Met deze 5 tips krijg je meer werkplezier

Eet die kikker eerst

Ik bedoel niet die kikkers en muizen die nu al in het schap liggen. Maar die K klus waar je al een tijdje tegenaan hikt en die maar niet opgepakt wordt. Er zijn altijd andere dingen die op dat moment urgenter en zeker ook leuker zijn. Maar oh, wat voelt het fijn als die K klus nu eens echt van je bordje is. Dus, niet meer uitstellen, maar eet hem het liefst zo vroeg mogelijk op de dag, dan is de pijn maar kort en loop je daarna weer vrolijk rond. Voor veel mensen draagt dit al enorm bij al meer werkplezier

Overzicht op wat je daarna moet doen

Is die kikker nu eindelijk weg? Gaaf! En dan, wat staat er allemaal nog meer op het programma? Of mis je nog het overzicht? Er zit vast iets in je hoofd, je mailbox vraagt aandacht, je hebt misschien een (taken)lijstje of al zaken in je agenda gezet. Neem even de tijd om het op een rijtje te zetten. Werk kleine dingen gelijk af, zet grote dingen op je lijstje voor een van de andere dagen van de week. De een zet het graag in de agenda, de ander op een takenlijst of CRM systeem. Zo heb je gelijk al stappen gezet om de komende dagen sneller overzicht te krijgen. 

Bepaal de beste volgorde en werkplek

Een goede volgorde heeft niet alleen te maken met prioriteren (dat was die kikker al en die is weg) maar ook met je energie niveau, gemak waarmee je kunt concentreren of stukken waar je hulp van anderen nodig hebt. Is de ander niet beschikbaar probeer dan een ‘afspraak’ te plannen wanneer jullie wel even de koppen bij elkaar steken.

Wat betreft concentratie: kies je beste plek. Het maakt vaak al verschil of je aan een blok van 4 zit of 2. Met je gezicht naar de deur in het midden van de ruimte, of meer aan de zijkant waar bijna niemand langsloopt. Is dit niet genoeg dan heeft ieder bedrijf vormen van concentratie ruimtes. Soms is het gewoon een vrije spreekkamer of leslokaal maar vaak zijn er ook kleinere werkplekken waar je even een paar uurtjes kunt zitten. 

Ga af en toe lummelen

We blijven maar rennen en doorgaan. Tenminste dat denken we. Geheid dat er verschillende ‘loze’ momenten op een dag zijn die je onbewust toelaat. Even kletsen met een collega, nog een keer je berichtjes checken of nét wat langer blijven hangen bij iets wat je nu eigenlijk niet nodig hebt. Best logisch, want de boog kan niet 8 uur per dag gespannen staan. We moeten juist iets meer tijd pakken om afstand te nemen, gewoon even wat ‘lummelen’ zoals hoogleraar Alan Lightman zegt en het liefst in combinatie met bewegen. Neem een aantal keren per dag bewust even afstand van je werk. Ga even offline, haal koffie op een andere etage, loop een rondje, ga even rustig zitten op een stilte plek. Je gaat onbewust zaken verwerken en reflecteren en kom je met veel creatievere oplossingen.

Maak ruimte voor je eigen ontwikkeling

Nieuwe dingen leren kan zo leuk zijn. Soms zijn het maar hele kleine dingetjes waar je al vrolijk van wordt. Die helpen je het werk makkelijker te maken en sneller zaken af te kunnen ronden. Dus ja, maak tijd om dagelijks even de intranet site van je bedrijf te bekijken, wat gaat jou helpen? Deel kennis en vaardigheden met elkaar, doe een leuke sneltoets challenge of een kleine cursus of ga stappen zetten zodat je straks klaar bent voor een grote verandering in een nieuwe functie. Veel bedrijven hebben ook een persoonlijk budget waar je dat soort zaken uit kunt betalen. Als je eenmaal in beweging bent wordt het steeds leuker en smaakt het naar meer.

Een deel van het werkplezier wordt bepaald door je omgeving, maar gelukkig heb je ook een aantal zaken zelf in de hand. Focus op die dingen waar je invloed op hebt en haal daar zoveel mogelijk voldoening uit.

Veel werkplezier!

feestdagen

Feestdagen een lust of een last?

feestdagen

Volgende week is al de eerste feestdag van dit jaar. Voor de meeste mensen met een kantoorbaan een lekkere extra vrije dag. En zo zijn er van de komende 8 weken maar liefst 4 ‘gebroken’ door feestdagen. Privé is dat heerlijk, extra aandacht voor je gezin, familie of rust voor jezelf. Sommigen kunnen het ook nog combineren met de voorjaarsvakantie. Zakelijk is het lang niet altijd prettig.

In de ene functie is het hierdoor misschien rustiger dan normaal, juist omdat er mensen om je heen met vakantie zijn. In de andere functie weet je niet hoe je het geregeld moet krijgen. Veel mensen hebben de neiging om maar af te wachten en te kijken wat er gebeurt. Toch heb je zelf op een aantal punten wel degelijk invloed. Als je die zaken oppakt, heb je zelf nog meer plezier van de extra vrije dagen.

6 zaken die jij kunt beïnvloeden

Heb je goed beeld van je beschikbare tijd?

Met een goed ingerichte agenda weet je niet alleen voor jezelf welke tijd je beschikbaar hebt, maar kunnen anderen ook sneller zien of jij beschikbaar bent. De meeste mensen hebben inmiddels de feestdagen automatisch in de agenda staan (let op, heb je nog de oudere versie van Outlook dan staat Koninginnedag nog op 30 april, sleep die snel naar vrijdag 27 april). Zet op je vrije dagen de status op ‘niet aanwezig’.

Gaan alle vergaderingen door?

Kijk eens kritisch naar de vergaderingen de komende 2 maanden. Handig als je nu al weet welke kunnen vervallen of verzet worden. Waarschijnlijk krijg je op verschillende plekken nog wat extra ruimte. Zeker als je een overleg ook niet hoeft voor te bereiden of uit te werken. Door je via Outlook af te melden (weigeren met bericht) ziet de organisator bij controleren of er voldoende mensen aanwezig zijn om de vergadering door te laten gaan.

Duidelijke verwachtingen wekken

Nu je beeld hebt van de ruimte in je agenda kun je de grotere klussen waar je al deadlines voor hebt goed indelen. Zo houd je beeld op de resterende beschikbare ruimte en kun je de komende periode ook de juiste verwachtingen wekken voor nieuwe afspraken /deadlines of werkverdeling. Heb je voor het realiseren van een van je taken een specifieke collega nodig? Kijk dan nu al samen wanneer dat uitkomt.

Elkaar helpen door te delegeren

Het voordeel van werken in een team is dat je elkaar kunt helpen. Even met elkaar afstemmen wat je nog hebt liggen en hoe je het gezamenlijk realiseert is de mooiste vorm van delegeren. Vaak is het al genoeg om:

  • Even een paar uur de telefoon overdragen en apart gaan zitten zodat je geen werk hoeft over te dragen.
  • Nieuwe klussen die je niet voor een vakantie kunt afwerken direct bij binnenkomst overdragen aan een collega.
  • Klussen waar geen deadline op zit nu al plannen na je vrije dag(en).
  • Lastige klussen die je moet overdragen samen doornemen.

Mail op orde

Als je meerdere dagen vrij hebt vertrek dan met een lege mailbox. Zet desnoods een uurtje voor je vertrek de afwezigheidsmelding vast aan en plan na je vakantie een uurtje extra om je mail bij te werken.

Leeg je hoofd in een takenlijst

Zet je acties zo snel mogelijk in een takenlijst of in je klanten systeem. Gun jezelf aan het einde van een dag nog even 5 minuten om alle losse eindjes die je in je hoofd hebt weg te schrijven. Zo hoef je niets te onthouden tijdens de feestdagen en kun je optimaal genieten.

Tijd voor iets extra’s?

Ben jij toevallig die collega die juist tijd overhoudt omdat anderen weg zijn? Je teamleden zijn je dankbaar als je dat aangeeft in een dagstart. Werk je niet in een specifiek team dan is het een mooi moment voor een mini voorjaarsschoonmaak of je doelen en strategie voor 2018 nog eens goed door te nemen.

Juist in de periode met veel gebroken weken door vrije dagen is het erg waardevol om nét iets meer tijd te geven aan je werkorganisatie en werkplanning. Dan creëer je overzicht en rust in je hoofd zodat je ook kunt genieten van de feestdagen.

Veel plezier!

agenda planning

Agenda planning, hoe houd je overzicht

agenda planning

De druk op de agenda neemt toe. Klanten, collega’s, managers iedereen vraagt een deel van je tijd. In je hoofd weet je precies wat je wilt doen maar soms lijkt het wel of alles ad-hoc is en jij continue moet schakelen om iedereen ter wille te zijn. Dan je acties in je takenlijst of CRM systeem toch maar weer doorzetten naar morgen.

Natuurlijk loop je zo het risico dat  je achterstanden opbouwt. Je creëert wellicht je eigen interrupties omdat je bijvoorbeeld vragen krijgt over je openstaande acties of omdat de druk in je hoofd toeneemt en je minder goed kunt concentreren.
Door je werkelijke beschikbare agenda ruimte visueel te maken creëer je rust en duidelijkheid voor jezelf en je omgeving.

5 Tips om zichtbaar te maken welke ruimte er over is:

1 Geef aan wanneer je aan/afwezig bent

Steeds meer mensen werken flexibel. De een met een avondrooster beschikbaar voor klantafspraken, de ander werkt flexibele uren of gewoon omdat het voor jezelf én je werkzaamheden beter past. Zet je begin-einde werktijd in je agenda als deze afwijkt van de ‘standaard’.  De meeste mensen hebben de feestdagen al automatisch toegevoegd. Outlook zet de status van de afspraak standaard op ‘vrij’ en dat betekent: beschikbaar om te plannen’. Heb je het geluk dat je bedrijf dicht is en je dus niet hoeft te werken? zet de status dan op ‘niet aanwezig’.

2 Benoem je routine taken

In iedere functie herken je een aantal taken die repeterend terugkomen. Denk aan urenschrijven, rapportage maken, signalen opvolgen, mail afhandelen, overleg voorbereiden etc. Als het maar een kleine handeling is past het er wel bij, maar zodra je er minimaal een halfuur voor nodig hebt kan het echt gaan knellen. Zet je belangrijke repeterende taken zoveel mogelijk met een terugkeerpatroon in je agenda. Bedenk ook wat voor soort herinnering je hierop wilt hebben.

3 Plan keien en kiezels altijd in je agenda

Stephen Covey deelt de werkzaamheden in naar keien (1 uur of langer) kiezels (halfuurtje) zand en water (3-10 minuten). Zet je keien altijd in je agenda. Ligt er een hoge druk op je agenda waardoor je weinig tijd hebt om alles bij te werken? Plan dan ook de kiezels en reserveer links en rechts nog wat tijd om zand en water gebundeld op te pakken. Maak je gebruik van bijvoorbeeld CRM Siebel? Zet dan ook die keien in je agenda. De meeste mensen zijn in de ochtend het fitst om de keien op te pakken.

Voorbeelden:
Keien: voorbereiding-uitwerking afspraken, nota’s schrijven, rapportages opstellen, beleidsstukken doornemen, achterstanden wegwerken.
Kiezels: mail bijwerken, korte verslaglegging, agenda planning maken.
Zand en water: terugbel notities, archiveren, afspraken maken.

4 Gebruik de status van de agenda items

Natuurlijk is het voor jou én je collega’s niet fijn als je agenda continu dichtgetimmerd staat. Heb je tijdig voorbereiding of uitwerking gepland dan is er vaak nog ruimte om te schuiven binnen de dag of week. Dat kun je zichtbaar maken met de status afspraak ‘voorlopig bezet’. Dat voorkomt onnodige afstemming. Zit je strak op de deadline en moet het af dan staat de status wel op ‘bezet’.

5 Houd 1/3 ruimte voor ad-hoc

Als je bovenstaande hebt toegepast heb je als het goed is over 2-3 weken nog ca 1/3 ruimte voor ad-hoc. De lopende en nieuwe week waarschijnlijk al iets minder. Bepaal welke minimale ruimte voor ad-hoc nodig is voor jouw functie en laat die ruimte ook in je agenda eventueel met een ‘afspraak: inloop/belacties’. Je creëert ook lucht in je agenda om voor bepaalde afspraken ¾ uur te plannen in plaats van 1 uur.

 Gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te onthouden

Het is zo verleidelijk om acties in je hoofd te bewaren, maar door je agenda goed bij te houden en zichtbaar te maken waar de mogelijkheden zitten wordt het voor jezelf ook makkelijker om keuzes te maken en te prioriteren. Je blijft tenslotte continu beslissen:

Doe ik het nu, doe ik het later, delegeer ik het of delete ik het (afmelden).

Veel werkplezier!

multitaksen multitasking

Multitasken hoe goed kan jij het?

Aantal woorden 938, gemiddelde leestijd 3,5 minuten of 50 seconden als je alleen de vette regels scant. 

multitasken multitasking

Hoe goed kan jij multitasken? En wat is dat dan eigenlijk? Een snelle zoektocht op internet leert dat multitasking uit de computerwereld komt en een methode is om één processor schijnbaar meerdere taken tegelijkertijd te laten uitvoeren. Die ene processor doet dat overigens niet echt tegelijkertijd, maar heeft de gave om enorm snel te switchen van het een naar het ander.

 

Waarom wij denken dat we wel kunnen multitasken

Ook jij kan prima multitasken. Je doet het zelfs op dit moment. Je haalt adem, verwerkt je voeding, wiebelt misschien met je voet, pompt bloed rond en bent ook dit geïnteresseerd aan het lezen. Allemaal processen die tegelijkertijd lopen. Maar, een groot aantal hiervan doe je op een onbewust niveau, zonder dat je daar de aandacht bij hoeft te houden. En daar zit mij de mens nu juist het crux, hoeveel en welke taken kun je eigenlijk probleemloos tegelijkertijd uitvoeren?

Zuivere routine taken waar je niet (meer) over na hoeft te denken heb je geleerd met elkaar te combineren. Na een beetje training heb je de auto leren bedienen én kun je anticiperen op het verkeer. Al bellend met een klant maak je de aantekeningen van het gesprek. Als je veel typt hoef je niet meer te zoeken naar de letters op je toetsenbord. En zo heb je vast nog meer praktijk voorbeelden.

Het gaat vooral mis als je taken combineert waar je bewust aandacht aan moet geven. Rijd je met je auto een vreemde wijk in waar omleidingen zijn dan gaat de radio zachter, stop je met praten met je passagier en wil je de volle aandacht aan de weg geven. Ook tijdens het telefoongesprek met de klant kun je niet als letterlijk meeschrijven, en heb je weer even de volle aandacht nodig om goede vervolgvragen te stellen. Wil je nieuwe toetsenbord vaardigheden leren dan kost dat in het begin veel tijd, tot je het ‘geautomatiseerd’ hebt.

Waarom wij niet echt kunnen multitasken

Zodra je meerdere bewuste taken met elkaar gaat combineren blijkt dat je niet meer aan het multitasken bent, maar continu switcht van de ene taak naar de andere. Het resultaat in de praktijk is dan:

  • 2 bewuste taken combineren kost gemiddeld 1,5 keer zoveel tijd, switchen kost tijd.
  • Je mist stukken van de taak waar je aandacht even van af is
  • De kans dat je fouten maakt of slordiger werkt wordt groter
  • Het kost je uiteindelijk veel meer energie
  • Je krijgt last van het ‘stroop-effect’ in je brein (de makkelijkste taak gaat voor)

Er zijn legio multitask testjes op internet, probeer deze maar eens:

Benoem zo snel mogelijk de kleuren hardop

multitasken test

 

 

 

 

 

 

 

 

Best lastig he? Je brein moet bewust wisselen tussen het lezen van het woord en het benoemen van de kleur. Nu is dit nog relatief makkelijk en zou je kunnen trainen zoals blindtypen en de auto bedienen maar je kunt je dus voorstellen wat het met je doet als het complexer wordt.

Probeer dus zo min mogelijk taken die echt je aandacht verdienen met elkaar te combineren. Ofwel ga singletasken. Natuurlijk komen er op een werkdag altijd interrupties langs die je niet in de hand hebt. Maar multitasken is een keuze die jij maakt of onbewust ‘georganiseerd’ hebt. In deze video van ruim 6 minuten leggen 2 hoogleraren uit hoe je er zelfs verslaafd aan kunt raken. Best lastig dus om van dat multitasken af te komen.

6 tips om meer rust te krijgen door te singletasken

  1. Zet zoveel mogelijk pop-ups, meldingen en geluidjes uit. Dat geldt voor de e-mail pop-up, maar ook voor alle social media. Je vindt deze meestal bij instellingen, accountinstellingen. Wist je trouwens dat je per whats app groep kunt instellen of je een melding moet krijgen? (klik op de groepsnaam voor de instellingen per groep)
  2. Zorg voor een overzichtelijk en opgeruimde werkplek. Alle briefjes en stapeltjes vragen onbewust aandacht waardoor je van het een naar het ander kunt hoppen. Leg je mobiel ook niet prominent op je bureau, maar alleen op gehoor afstand.
  3. Sommige taken bestaan uit meerdere stappen. Stel jezelf de vraag: wat wordt mijn volgende stap? Zo check je of je nu alle stappen gezet hebt voor je de taak weer doorzet naar het volgende moment en switcht naar iets anders.
  4. Internet is een verleidelijke zoekmachine. Als je tijdens het zoeken iets anders tegenkomt ben je zo geneigd om daar op door te gaan. Kies een vaste plek waar je ideeën en inspiratie opslaat zodat je die later weer kunt oppakken. Een mooi hulpmiddel is OneNote notities. Met windows key + N krijg je gelijk een nieuw notitieveld die automatisch bij je losse notities in je persoonlijk notitieblok wordt opgeslagen.
  5. Heb je specifieke taken waarbij je extra moet concentreren? Plan enkele concentratie blokken waarbij je ook echt alle afleiders blokt. Zeg dat ook tegen je collega’s en kom na 1,5-2 uur weer bovenwater om je brein weer even wat luchtiger werk te geven.
  6. Train je bewustzijn wanneer je multitakst. Zodra je bewust bent wanneer en waardoor je in de verleiding van multitasken schiet kun je gericht op zoek hoe je dat kunt verminderen.

Hoewel het logisch lijkt om werkzaamheden te combineren of lege momenten op te vullen met andere taken blijkt dat singletasken toch meer rust en tijdwinst oplevert. Train jezelf in dingen die je onbewust kunt gaan doen (blind typen, auto bedienen) zodat je die wel kunt combineren met klussen waarbij je echt je aandacht nodig hebt (goede verslaglegging, verkeerssituaties overzien). Niet alleen je kwaliteit van werk maar ook je kwaliteit van leven gaat omhoog.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

Interrupties

Interrupties, hoeveel heb jij er op een dag?

InterruptiesDe huidige kantoren zijn veel opener en transparanter ingericht en de communicatiemogelijkheden veel uitgebreider. Hierdoor kunnen we makkelijker en sneller even contact leggen of afstemmen. De valkuil is natuurlijk dat we zo ‘druk zijn met elkaar’ dat we minder aan ons eigenlijke werk toekomen. 

Heb jij wel eens een dag geturfd hoe vaak je gestoord wordt? Soms omdat je het zelf zo hebt georganiseerd, soms omdat het je gewoon overkomt. Sommige interrupties zijn erg welkom (wil je koffie?) en sommigen voegen echt helemaal niets toe. Die laatste zijn het interessantste om te halveren.

Welke interrupties wil jij halveren?

Belletjes en rinkeltjes
Er komen steeds meer middelen waarmee we onderling communiceren. Van e-mail, telefoon en Lync tot alle vormen van social media zoals Yammer, LinkedIn, Twitter etc.
Standaard staan ze zo ingesteld dan je een melding krijgt als er iets nieuws is. Om ‘gek van te worden’. Gelukkig heeft ook iedere toepassing altijd een scherm instellingen waar je de meldingen kunt beheren. Want laten we eerlijk zijn, hoe vaak komt het voor dat het zo belangrijk is dat je direct gestoord moet worden? Voor e-mail is 2-3 keer per dag behandelen vaak voldoende en kan de pop-up gewoon uit en voor bijvoorbeeld Yammer kun je de instellingen zo aanpassen dan je minder e-mails krijgt.

Agenda herinneringen
De agenda herinneringen zijn ook maar voor een deel nuttig. In outlook instellingen staat standaard de herinnering op 15 minuten voor een afspraak. Erg waardevol als je ergens naar toe moet. Maar welke functie heeft het op bijvoorbeeld de reeksen van je (rooster)vrije dag? Regelmatig zie ik nog collega’s die de herinnering dagen tot weken laten staan omdat er nog een actie op zit. Beheer je herinneringen slim zodat ze alleen oppoppen als je er ook echt iets mee gaat doen.

Druk in je hoofd
Soms ben je zelf je grootste afleider. Gewoon omdat je nog veel te doen hebt en alles in je hoofd bewaart. Voor een paar grote taken kan dat prima werken, maar de meeste mensen hebben ook nog veel kleine acties. Werk je met een CRM systeem (bv. Siebel) zorg dan dat je consequent de acties vastlegt. Anders is Outlook taken een prima hulpmiddel om je to-do’s in vast te leggen. Het gaat pas écht vóór je werken als je een overzichtelijke lijst hebt in juiste volgorde van tijd.
Oh ja, maak aan het einde van je werkdag altijd even je hoofd leeg door het op de ‘harde schijf’ (Siebel-CRM-takenlijst) van je bedrijf te zetten. Dan geniet je thuis ook weer van je privé leven.

Collega’s en managers kunnen er ook wat van
Zij zijn misschien wel de grootste bron van interrupties:  “Weet jij hoe dit werkt?”, ”hoever ben je met..?”, “waar kan ik dat vinden?” Of gewoon even lekker bijkletsen.
Allemaal hele logische situaties die soms nodig zijn of vanuit gemak gebeuren. Is het iets kleins en zo opgelost, dan doe je dat inderdaad gewoon. Maar kost het jou ook veel tijd vraag dan of je er later op terug kunt komen.
Je hebt nu eenmaal ook een aantal klussen die jouw optimale aandacht en concentratie vragen. Dat zijn de momenten die je voor jezelf moet koesteren. Kies daarvoor een plek waar jij rustig en ongestoord kunt werken. Wil je juist even informeel bijkletsen? Ook daar zijn prima plekken voor zodat je jouw andere collega’s niet verstoord.

Kies het beste communicatiekanaal
Mogen we dan helemaal niet meer met elkaar praten? Persoonlijk denk ik dat men zelfs meer met elkaar moet ‘praten’ ofwel afstemmen. Alleen zou het veel waardevoller zijn als je de verschillende kanalen beter benut.

  • Bekijk forums om informatie te zoeken en te delen (Yammer etc.).
  • Spaar minder urgente vragen op tot je bila / werkoverleg
  • Neem belangrijkere zaken mee naar een dagstart
  • Stuur een e-mail als je vandaag of morgen reactie wilt
  • Gebruik Lync als je binnen 3-10 minuten reactie wilt op korte vragen
  • Pak de telefoon of spreek aan als je snel reactie nodig hebt

Wil je gewoon even sparren? Vraag dan: “wanneer heb je tijd om…..” in plaats van direct de vraag te stellen.

Als je een paar dagen bewust oplet wie of wat jou verstoort dan merk je al snel dat ruim de helft niet nodig was geweest. Als je die tijd probeert terug te winnen krijg je veel meer rust in je werk, gaat de kwaliteit omhoog en hou je ook tijd over om informeel met collega’s te praten. De andere kant van de medaille is helaas ook waar, wie verstoor jij eigenlijk onnodig?

Veel werkplezier!

concentratie verbeteren

Concentratie verbeteren

concentratie verbeterenJe hebt van die dagen dat je zo in je flow zit en de hele wereld aan kunt. Helaas worden die afgewisseld met momenten dat je de slag maar niet te pakken krijgt en je niet kunt concentreren. Je hoort en ziet alles en bent snel afgeleid. Balen, want je hebt toch echt een paar grote klussen liggen waarvan de deadline snel dichterbij komt.

Oh kon je nu die knop maar omzetten en je focussen op die keien.

Er zijn legio kleine dingen die je helpen je te concentreren. Hieronder een aantal gewetensvragen, als je ze leest en denkt ‘oh, maar daar heb ik geen last van’ weet dan dat je zelf vaak je grootste saboteur bent. Probeer het eens een weekje en ervaar wat het met je doet.

Concentratie gewetensvragen

Hoeveel ruimte is er op jouw bureau? Wij denken associatief. Als je iets ogenschijnlijks onbenulligs ziet als een geeltje of kapotte pen kun je zo weer met je gedachte bij het gesprek zijn waarin je een pen zocht om je aantekening te maken.
Kijk eens kritisch wat je niet in je beeld hoeft te hebben en ruim het op of gooi het weg. Heb nog veel meldingen aan staan? Zet dan je e-mail pop-up uit en beheer je agendameldingen.

Een ruimtelijke werkomgeving geeft letterlijk ruimte in je hoofd.

Hoelang kan jij je concentreren? Sommige mensen zijn echte concentratie talenten. Toch is het niet voor niets dat een luchtverkeersleider na 2 uur geconcentreerd werken 40 minuten pauze neemt. Na 2 uur en 20 minuten is het zelfs verplicht.
Probeer je echte concentratie klussen (vaak ook keien) te verdelen over de dag en week en wissel ze af met routine taken.

Hoelang wil jij je minimaal concentreren? Sommige mensen hebben echt alles gedaan om rust te creëren maar zijn echte ‘klus hoppers’. Dan helpt het om met jezelf af te spreken hoelang je minimaal op de taak wilt focussen. Stel je timer op bijvoorbeeld 20 minuten en rek het iedere dag een beetje op.

Wat is jouw beste concentratie moment? Veel mensen kunnen zich in de ochtend makkelijker concentreren dan in de middag. Stem je concentratie klussen af op het moment van de dag dat het beste bij je past.

Concentratie tijd is beperkt beschikbaar, ga er slim mee om

Wat is jouw beste plek om die klus te klaren? Met de komst van open werkplekken krijg je meer prikkels binnen dan je misschien lief is. Wissel je flex-plek af met een paar uurtjes in een stilte/concentratie ruimte. En denk eraan, een hele dag geconcentreerd werken lukt niet. Dus ga eens écht flex-en en zoek weer een plek bij je collega’s zodra je klus af is. Zo kun je de ongewenste ‘apen’ echt even uit de buurt houden en ben je later weer beschikbaar.

Wat is jouw beste plek voor die klus?

Is je hoofd wel echt leeg? Vaak heb je nog van alles in je hoofd zitten. Maak je hoofd eerst leeg door alles wat je nog moet doen op te schrijven in een takenlijst of maak van je mail een taak. Met de juiste begindatum maak je voor jezelf gelijk een goede volgorde van oppakken.

Gebruik je hoofd om te denken en je taken/actielijst om te onthouden

Welk invloed heeft eten/drinken op jou? Ben jij zo iemand die pas wakker wordt na de 2e bak koffie? Realiseer je dan ook dat je samen met het wakker worden ook lekker actief of soms wel hyper actief wordt. En dat is nu nét iets te veel voor een concentratie klus. Teveel suikers of cafeïne maakt het voor sommige mensen lastiger om te concentreren.

Helpt het je al veel als je het geluid filtert? Soms lukt het niet om een rustige werkplek te vinden. Met een koptelefoon met rustige muziek (zonder zang) filter je de omgevingsgeluiden en kom je ook nog eens veel makkelijker in de concentratie. Bel je vaak met een headset? Laat hem dan na het telefoongesprek nog even opstaan zodat je de aantekeningen goed kunt verwerken.

Als laatste, of misschien wel eerste, een concentratie oefening. Sluit je ogen, laat je armen ontspannen naar beneden hangen, tel in gedachten terug van 100 naar 0 in stappen van 2 (100-98-96-94-etc). ps. Denk je dat je collega’s het raar vinden, loop dan even naar het toilet.

Soms moet je een beetje experimenteren om erachter te komen wat voor jou het beste werkt. Maar dat is het dubbel en dwars waard. Want eenmaal in je flow krijg je met minder moeite veel meer gedaan en ga je met een voldaan gevoel op tijd naar huis.

Veel werkplezier!

agenda planning

Agenda planning – Waarmee kan jij je planning verbeteren?

agenda planning

Alweer een afspraakverzoek. Pft, dat past eigenlijk niet meer in je agenda planning. Die tijd had je willen gebruiken om het gesprek van vorige week uit te werken. Dan heb je ook nog een takenlijst of CRM systeem waar het nodige in staat en deze week af moet.

Veel mensen hebben het gevoel dat ze geleefd worden door de waan van de dag. Aan het begin van de dag lijkt het allemaal wel haalbaar, maar vaak valt het tegen. Dan maar doorschuiven naar morgen of nog even een halfuurtje doorwerken. Morgen maak je wel een nieuwe agenda planning.

Er zijn legio redenen waarom men de regie over de agenda kan verliezen. Vaak is het een combinatie van factoren zoals:

  • Te veel of juist te weinig plannen
  • Te positief plannen.
  • Te vaag plannen.
  • Te snel ja zeggen.
  • Te veel afgeleid worden met andere zaken.

Naast overzicht in je mailbox is overzicht in je agenda planning belangrijk om de juiste keuzes te maken en met een rustig gevoel efficiënt te kunnen werken. Zeker als anderen regelmatig namens jou plannen of je vergaderverzoeken sturen is het belangrijk dat je agenda goed is bijgewerkt.

5 tips om je agenda planning te verbeteren:

1. Alles wat je doet moeten bijdragen aan jouw jaardoelen/functiedoelen.

Blader eens door de afgelopen 2-3 maanden. Welke agenda items zou je minder willen doen of zelfs mee kunnen stoppen? Welke agenda items mis je nog om je doelen te realiseren?

2. Is ad-hoc ook wel écht ad-hoc?

Te vaak vergeten mensen de voorbereiding, uitwerking of reistijd rondom een afspraak op te nemen in de agenda planning. Voor een ander lijkt je agenda comfortabel en plannen ze nog iets in, maar jij weet wel beter. Reserveer in ieder geval deze tijd.
Dat geldt ook voor bepaalde routine klussen die wekelijks of maandelijks terugkomen. Denk aan klanten bellen, rapportages maken, specifieke acties in een CRM systeem, uren registratie. Natuurlijk kun je deze taken binnen de grenzen van de deadlines flexibel invullen, maar zo kan het je niet meer verrassen.

Tip: Heb je de feestdagen al standaard in je agenda planning staan?

3. Het is zo verleidelijk, ’s morgens eerst je mailbox bijwerken.

Voor de meeste functies is het echter verstandiger om eerst de ‘keien’ ofwel grotere klussen van minimaal 1 uur in te plannen en later de kleinere klussen ‘kiezels’ (half uur), ‘zand’ (15-20 minuten) en ‘water’ (5-10 minuten)’. In de ochtend ben je nog lekker fris en kom je vaak beter in je concentratie. In de loop van de dag is het voor veel mensen makkelijker om tempo te maken met kleinere klussen.

Tip: je kunt outlook laten opstarten in de agenda zodat je direct je agenda planning ziet in plaats van de verleiding van de e-mail.

4. Maak voor je belangrijkste doelen een  kleur categorie en voeg die toe aan betreffende agenda item.

Zo zie je in 1 oogopslag of je agenda planning aansluit bij je doel.
Bijvoorbeeld: oranje = klantafspraak, geel = reistijd, groen = project A etc. Geef jouw gekozen categorie de juiste naam, dan zien anderen ook wat je ermee bedoelt.

5. Vul bij ieder agenda item ‘weergeven als’  goed in.

Dat is prettig voor je collega die via de planning assistent een geschikt moment zoekt voor een groepsafspraak. Maar ook binnen het team kun je zo afspraken maken waar nog ruimte zit om te schuiven. Bovendien volgt de beschikbaarheidsstatus van Teams de beschikbaarheidsstatus van je Outlook agenda.

Kies uit 5 beschikbaarheid statussen onder ‘weergeven als’

Een goede agenda planning sluit in ieder geval aan bij je doelen, is overzichtelijk en heeft voldoende ruimte voor ad-hoc. Door alles wat je wél weet goed in je agenda te benoemen heb je in een oog opslag zicht op de ruimte voor onverwachte zaken en kun je makkelijker prioriteren.

Veel werkplezier!
Jolanda van der Veen

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Achterstanden – Druk in je hoofd en gebrek aan overzicht?

De Informatiestroom neemt toe. Dat zie je aan de hoeveelheid e-mail, informatie via internet, intranet, acties in CRM/ERP systemen. Enkele vrije dagen of even negeren van je informatiestroom leidt al snel tot achterstanden.

achterstanden wegwerken

Achterstanden? Pak ze nu aan!

Uit onderzoek onder 272 kenniswerkers blijkt dat slechts 43% minder dan 25 e-mails in de postvak-in heeft, 31% heeft 25-100 e-mails, 21% heeft 100-1000 e-mails en 6% meer dan duizend. 65% van de respondenten werken ook met een CRM systeem waarin de nodige acties en werkzaamheden staan.

Niet zo vreemd dat uit veel medewerkers tevredenheidsonderzoeken blijkt dat de werkdrukbeleving toeneemt. Dit wordt nog eens versterkt als het overzicht ontbreekt. In de e-mail is dat al zodra je moet scrollen.

De onrust door achterstand gaat bij veel mensen ten koste van de concentratie met risico op fouten. Ook wordt men vaker ‘gestoord’ met vragen over de voortgang. Veel mensen zijn bij achterstanden geneigd om een stapje harder te lopen in de hoop het snel in te kunnen lopen. Dat werkt vooral als je achterstanden vroeg signaleert en direct bij de kop pakt. Even stil staan om de achterstanden goed in beeld te brengen en in te plannen levert direct rust op.

Waar begin je?

In 4 stappen je achterstanden ombuigen naar een overzichtelijke werkvoorraad:

1. Bepaal wanneer je de achterstanden gaat inlopen.

Als je de achterstanden in 1 dag kunt inlopen, plan dan op korte termijn 1 dag (of 2 dagdelen) waar je ongestoord kunt werken aan de afhandeling. Zijn je achterstanden zo groot dat je daardoor meerdere dagen nodig hebt reserveer dan enkele uren per dag/week in je agenda waarin je achterstanden wegwerkt.

Plan in dit laatste geval eerst 2-3 uren om je achterstanden in beeld te brengen en in te delen naar urgent/belangrijk.

2. Snel overzicht in je e-mail door groepsgewijs op te schonen:

Een gevoel van achterstand is niet altijd ‘werk’ maar kun je vaak verdelen in nog te doen, archiveren of weggooien. Met slimme filter en sorteerfuncties kun je groepsgewijs opschonen.

  • Zet je ongelezen of gemarkeerde mail in een tijdelijke map ‘nog te doen’; zo kun je ze niet per ongeluk weggooien. Tip! Onder zoekmappen staat een filter ‘ongelezen mail’
  • Sorteer de rest op pictogram; onderaan staan vaak vergaderverzoeken, afwezigheidsmeldingen etc. deze kun je meestal direct weggooien.
  • Sorteer de rest op datum; vanaf welke datum weet je dat er voor jou geen actie meer inzit? Gooi deze weg of zet ze tijdelijk in een mapje ‘oude e-mail’ na 2 maanden niet gebruikt te hebben kan het mapje weg.
  • Nog steeds veel? Sorteer ook eens op onderwerp of afzender. Zo kun je groepsgewijs opschonen. Uiteindelijk blijven er maar een paar over die je 1 voor 1 moet beoordelen.

Zorg dat je alleen nog maar acties overhoud in je postvak-in. De ongelezen mail kun je nu weer uit je ‘nog te doen map’ verplaatsen naar de postvak-in.
Heb je veel acties? Plan deze in volgorde van belangrijkheid in Outlook taken / agenda of een CRM/ERP systeem.

3. Heb je een CRM of ERP systeem?

Gelukkig! Dat is de beste plek om klant gerelateerde acties vast te leggen. Met query’s kun je makkelijk groepen selecties maken. Meestal herken je bij de 1e 20 acties al ‘groepen’ als je naar ‘type’ of ‘beschrijving’ kijkt.

  • Query achterstanden met een lage prioriteit; Tot wanneer wil je hier in ieder geval geen aandacht aan geven? Zet ze ver vooruit op een herkenbare datum.
  • Query achterstanden met een hoge prioriteit; Plan ze in je agenda in de gereserveerde achterstand blokken en pas de plandatum in CRM daarop aan.
  • Query de rest van je achterstanden; Maak een reële inschatting op basis van de overige gereserveerde agenda-blokken.

4. Heb je nog meer zin om op te ruimen?

Duik dan eens in je mappenstructuur van outlook, verkenner, favorieten van internet en je bureaublad. Zeker weten als je die overzichtelijker hebt dat het in de toekomst makkelijker is om nieuwe informatie in een keer goed te archiveren.

Inderdaad, je hebt nog geen werk verzet. Maar de kans dat je de komende periode gedaan krijgt wat je van plan was is met 300% gestegen.
Je kunt nu weer juiste verwachtingen wekken en wordt minder gestoord met vragen over de achterstanden. Ook verlies je nu minder tijd met zoeken, dubbel werk en wordt je minder afgeleid door acties die je iedere keer ziet maar nog niet kunt oppakken.
Persoonlijk vind ik het meest belangrijke dat je écht met een opgeruimd gevoel je werk kunt doen. Gun jezelf de tijd om overzicht te creëren en meer rust in je hoofd te krijgen. Dat komt de kwaliteit van je werk ten goede!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips