Tagarchief: e-mail afhandelen

e-mail etiquette proof

Zijn jouw e-mails Etiquette proof?

e-mail etiquette proof

We versturen en ontvangen dagelijks veel e-mail. Gewoon omdat het makkelijk is, de ander niet bereikbaar is of omdat het een gewoonte is geworden. Daarnaast komen er steeds meer communicatie kanalen bij zoals chatten via skype, slack, whats-app berichten of welke tool je dan ook gebruikt.

Nu ben ik niet zo van regels opleggen, maar er is wel een soort van ‘e-mail etiquette’. Net als het dekken van een tafel in een restaurant. Daarmee maak je het e-mail gebruik voor jezelf en anderen een stuk leuker en efficiënter.

Check of jouw e-mails etiquette proof zijn en kijk wat je nog binnen je team wilt delen.

  1. Vul altijd de onderwerp regel. Hoe concreter je deze vult, hoe duidelijker de actie en groter de kans dat de mail snel wordt opgevolgd. Dus in plaats van ‘lunch’ wordt het ‘lunchen om 12:00?’ In je reply kun je het antwoord al toevoegen in de onderwerp regel b.v. ‘lunchen om 12:00?=> vandaag om 12:30’
    Wil je een mail archiveren maar heeft hij een onduidelijk onderwerp? Pas dan eerst het onderwerp aan.
  2. Gebruik per onderwerp een mail. Voorkom e-mails met totaal verschillende onderwerpen en tijdslijnen. Vaak krijg je maar 1 of 2 van de 5 acties terug. Stuur je de acties in aparte e-mails dan wordt de ene e-mail direct opgepakt, en kan men de rest inplannen in de takenlijst.
    Een e-mail met als onderwerp ‘wekelijks overzicht’ bevat natuurlijk meerdere onderwerpen, vermeld daarin dan duidelijk wat ter info is en wat actie vereist.
  3. Gebruik een vaste omschrijving voor e-mails die gebundeld opgepakt kunnen worden. Zo kan de ontvanger ze snel prioriteren (sorteren) of via een regel naar een aparte map laten sturen. Bijvoorbeeld Terugbelverzoek, FYI: als het alleen ter kennisname is.
  4. Start de mail met wat je verwacht en ga dan verder met de toelichting. Gebruik een prettige lay‑out, eventueel met opsommingstekens.
  5. Geef een korte toelichting op lange bijlagen. Zeker als de persoon niet alles hoeft te lezen is een korte samenvatting en eventuele actie erg effectief.
  6. Deel bijlagen met een hyperlink (CTRL+K) waar mogelijk. Zeker binnen teams kun je beter investeren in een goede centrale team structuur dan ieder voor zich alles archiveren.
  7. Stuur de mail alleen aan de mensen die hem nodig hebben. Zet die personen ook in het veld ‘aan’. Gebruik je een standaard distributielijst waar 2-3 mensen geen actie nodig hebben? Klik dan op het + achter de naam van de lijst zodat alle e-mail adressen zichtbaar worden en verwijder de onnodige namen.
  8. Stuur alleen in de cc als dat echt nodig is. Zeker als iemand veel cc-mails krijgt (ter info) is het effectief om die via een regel in een aparte cc-map te laten komen en gebundeld 1 of 2 keer per week te scannen.
  9. Gebruik @ als een specifiek iemand een bepaalde actie moet doen. In de nieuwere versies van Outlook staat in de kolom ‘vermelding’ een @ als een actie aan jouw naam gericht is.
  10. Stel de afwezigheidsmelding in als je langer dan een dag niet bereikbaar bent. Vermeld ook wanneer ze een reactie van je kunnen verwachten of wie ze kunnen benaderen tijdens je afwezigheid (e-mail en telefoonnummer)
  11. Gebruik een goede handtekening. Veel bedrijven hebben een standaard format voor de e-mail handtekening naar externen. Wist je dat je meerdere handtekeningen kunt maken? Dus bijvoorbeeld ook een voor intern gebruik. Wissel je vaak tussen handtekeningen? Gebruik dan aansluitend de volgende sneltoetsen: Alt (nu komen letters boven de velden) N (naar lint invoegen) NH (naar handtekening) en ga met pijltjes toets naar de gewenste handtekening.

Als je zelf efficiënt omgaat met e-mail versturen zal je ook merken dat anderen anders met jou omgaan. Zijn er nog 1 of 2 collega’s die standaard (te) veel met je mailen? Ga daar dan mee in gesprek om samen door te nemen hoe jullie willen samenwerken. En je raad het al, veel van deze tips kun je ook toepassen op chat berichten.

werkplezier plezier in je werk

Gun jezelf meer werkplezier

werkplezier plezier in je werk

Iedereen wil wel meer werkplezier ; met plezier naar het werk en aan het einde van de dag weer met een goed gevoel kunnen afsluiten. Dan ga je ook weer vrolijk naar huis. Natuurlijk zijn niet alle taken even leuk of heb je wel eens een off-day. Wellicht is er (tijdelijk) te veel werk of is de bezetting nog niet op orde. Dan krijg je natuurlijk niet alles weggewerkt en loopt je werkvoorraad ongewenst hoog op. Ook in die fase is het voor jezelf belangrijk dat je er plezier in houdt en tevreden bent over de manier hoe jij je dag /week / maand bent doorgekomen.

Met deze 5 tips krijg je meer werkplezier

Eet die kikker eerst

Ik bedoel niet die kikkers en muizen die nu al in het schap liggen. Maar die K klus waar je al een tijdje tegenaan hikt en die maar niet opgepakt wordt. Er zijn altijd andere dingen die op dat moment urgenter en zeker ook leuker zijn. Maar oh, wat voelt het fijn als die K klus nu eens echt van je bordje is. Dus, niet meer uitstellen, maar eet hem het liefst zo vroeg mogelijk op de dag, dan is de pijn maar kort en loop je daarna weer vrolijk rond. Voor veel mensen draagt dit al enorm bij al meer werkplezier

Overzicht op wat je daarna moet doen

Is die kikker nu eindelijk weg? Gaaf! En dan, wat staat er allemaal nog meer op het programma? Of mis je nog het overzicht? Er zit vast iets in je hoofd, je mailbox vraagt aandacht, je hebt misschien een (taken)lijstje of al zaken in je agenda gezet. Neem even de tijd om het op een rijtje te zetten. Werk kleine dingen gelijk af, zet grote dingen op je lijstje voor een van de andere dagen van de week. De een zet het graag in de agenda, de ander op een takenlijst of CRM systeem. Zo heb je gelijk al stappen gezet om de komende dagen sneller overzicht te krijgen. 

Bepaal de beste volgorde en werkplek

Een goede volgorde heeft niet alleen te maken met prioriteren (dat was die kikker al en die is weg) maar ook met je energie niveau, gemak waarmee je kunt concentreren of stukken waar je hulp van anderen nodig hebt. Is de ander niet beschikbaar probeer dan een ‘afspraak’ te plannen wanneer jullie wel even de koppen bij elkaar steken.

Wat betreft concentratie: kies je beste plek. Het maakt vaak al verschil of je aan een blok van 4 zit of 2. Met je gezicht naar de deur in het midden van de ruimte, of meer aan de zijkant waar bijna niemand langsloopt. Is dit niet genoeg dan heeft ieder bedrijf vormen van concentratie ruimtes. Soms is het gewoon een vrije spreekkamer of leslokaal maar vaak zijn er ook kleinere werkplekken waar je even een paar uurtjes kunt zitten. 

Ga af en toe lummelen

We blijven maar rennen en doorgaan. Tenminste dat denken we. Geheid dat er verschillende ‘loze’ momenten op een dag zijn die je onbewust toelaat. Even kletsen met een collega, nog een keer je berichtjes checken of nét wat langer blijven hangen bij iets wat je nu eigenlijk niet nodig hebt. Best logisch, want de boog kan niet 8 uur per dag gespannen staan. We moeten juist iets meer tijd pakken om afstand te nemen, gewoon even wat ‘lummelen’ zoals hoogleraar Alan Lightman zegt en het liefst in combinatie met bewegen. Neem een aantal keren per dag bewust even afstand van je werk. Ga even offline, haal koffie op een andere etage, loop een rondje, ga even rustig zitten op een stilte plek. Je gaat onbewust zaken verwerken en reflecteren en kom je met veel creatievere oplossingen.

Maak ruimte voor je eigen ontwikkeling

Nieuwe dingen leren kan zo leuk zijn. Soms zijn het maar hele kleine dingetjes waar je al vrolijk van wordt. Die helpen je het werk makkelijker te maken en sneller zaken af te kunnen ronden. Dus ja, maak tijd om dagelijks even de intranet site van je bedrijf te bekijken, wat gaat jou helpen? Deel kennis en vaardigheden met elkaar, doe een leuke sneltoets challenge of een kleine cursus of ga stappen zetten zodat je straks klaar bent voor een grote verandering in een nieuwe functie. Veel bedrijven hebben ook een persoonlijk budget waar je dat soort zaken uit kunt betalen. Als je eenmaal in beweging bent wordt het steeds leuker en smaakt het naar meer.

Een deel van het werkplezier wordt bepaald door je omgeving, maar gelukkig heb je ook een aantal zaken zelf in de hand. Focus op die dingen waar je invloed op hebt en haal daar zoveel mogelijk voldoening uit.

Veel werkplezier!

slim-email gebruik

Artikel: Slim e-mail gebruik

E-mail is wellicht een van de grootste tijdvreters. We besteden tijd aan schrijven, lezen, beantwoorden, archiveren etc. Daardoor is slim e-mail gebruik voor iedereen belangrijk.

slim e-mail gebruik

Efficiënt e-mail verwerken

Ca 80% van de deelnemers aan de PEP® training schatten in dat ze tussen de 15 en 30 e-mails per dag ontvangen en daar gemiddeld 6-8 uur per week mee bezig zijn. Die tijd denkt men nodig te hebben om (complexe )vragen uit te zoeken maar vooral om de e-mails te beantwoorden en archiveren in outlook of klantsystemen zoals CRM-Siebel.  Men erkent vaak dubbel werk te doen door e-mail meerdere keren te zien (bv pop-up, op telefoon én PC) voordat er werkelijk actie ondernomen wordt. Daarnaast wordt e-mail benoemd als grootste afleider. Veel mensen krijgen het gevoel dat ze ‘geleefd’ worden door e-mail. Dat is jammer, het zou juist één van de vele kanalen moeten zijn die je het werk makkelijker maken.

7 tips waardoor jij met slim e-mail gebruik minder tijd verliest:

1. Neem een duidelijke beslissing.
Spreek met jezelf af zodra je een e-mail opent dat je een van de 4 D’s toepast.

  • Doe het nu; – klein/snel af te handen
  • Doe het later; – plan het in bij taken of zet het in een klantensysteem
  • Delegeer het; – hoort het wel bij jou of is het beter als iemand anders het oppakt?
  • Delete; – als het je aandacht niet (meer) nodig heeft. Wil je dergelijke mails niet meer ontvangen? Meld je dan gelijk af.

Zie je inbox als je deurmat, daar laat je ook geen onnodige post op liggen

2. Moet je de e-mail wel bewaren?
Regelmatig zie ik de meest fraaie archief structuren in outlook en sorteert men de e-mail naar onderwerp in wel meer dan 30 mappen. Uiteindelijk wordt hooguit 20% van de bewaarde e-mail nog een keer opgezocht. Je hoeft de ontvangen e-mail niet (in een map op onderwerp) te bewaren als:

  • De inhoud of bijlage van de e-mail ook op intranet, netwerkschijf of CRM systeem staat
  • De verzonden e-mail met je antwoord belangrijker is (zoek het dan bij verzonden items of archiveer je verzonden e-mail)
  • Het een melding van een vergaderverzoek is (staat toch al in je agenda)
  • De mail maar voor een paar weken handig naslagwerk is, bewaar het dan in een mapje ‘algemeen’ of ‘tijdelijk bewaren’

Zelfs als je enkele honderden e-mails in je map verzonden items of tijdelijk bewaren hebt kun je met de zoekfunctie in Outlook op meerdere criteria zoeken.

3. E-mail melding uit.
Velen hebben het al gedaan en zijn unaniem: de e-mail pop-up uitzetten geeft écht meer rust. Denk ook aan de melding op je telefoon!

4. Wat je zaait is wat je oogst.
Voor bijna iedere mail die je stuurt krijg je er minstens 1 terug. Vraag jezelf af of e-mail het slimste kanaal is, of vooral een gewoonte. Kies het juiste kanaal:

  • Face-to-face: voor complexere vragen, bundelen van vragen voor een bila.
  • Telefoon: als je enkele vervolgvragen verwacht of direct wilt afstemmen.
  • Linq: korte vragen die niet gearchiveerd hoeven te worden. Respecteer de beschikbaarheidsstatus van de ontvanger.
  • One note (digitaal kladblok): niet alleen voor jezelf handig maar ook als gedeeld notitieblok in samenwerking met projectgroepen of afdeling. Zo hoef je minder via e-mail rond te sturen.
    • Bijvoorbeeld: ieder voegt zijn eigen vragen/input voor overleg toe, 1 persoon maakt voor het overleg de agenda definitief en iedereen heeft direct de beschikking over de agenda zonder rond te mailen.
    • Andere voordelen: tegelijkertijd te bewerken, slaat automatisch op, zichtbaar wie wat heeft toegevoegd, per notitieblok te bepalen met wie je het wilt delen.

5. Allen beantwoorden – lijsten en CC-mails zijn een genot ;én bron van ergernis. 
Bedenk of je antwoord voor iedereen nodig is, of voor een paar. Gebruik je een lijst? Hebben alle ontvangers in lijst deze info echt nodig? Klap de lijst open met het + om enkele mensen te verwijderen. Ga ook bewust om met het gebruik van CC (ter info, geen actie nodig).
Krijg je toch veel cc-mails? Bundel ze dan door via een regel automatisch naar een CC-mapje te sturen. Nu kun je ze 1 keer per 2-3 dagen snel doorlopen.

Stel dat iedereen een maandlang jou een reply stuurt als de e-mail niet interessant is voor hen hoeveel tijd kost jou dat dan om die te verwerken?

6. De perfecte e-mail bestaat niet.
Maar met deze opmaak tips kom je dicht in de buurt.

  • Vul altijd de onderwerp regel en zet de kern van de vraag erin. Dus ‘voorbereiden voor afspraak op 1 augustus’ i.p.v  ‘afspraak’.
  • Kort en duidelijk met de gewenste actie bovenaan.
  • Toch meerdere vragen in 1 e-mail? Door de vragen te nummeren verdubbel je de kans dat ze allemaal beantwoord worden.
  • Zorg voor prettige lay-out met korte alinea’s en eventueel vet gedrukt wat écht aandacht nodig heeft.
  • Gebruik link of bijlage? Bij interne e-mail is een link aan te bevelen. Zo heeft iedereen toegang tot hetzelfde brondocument en voorkom je allerlei sub archieven.

7. Met stemknoppen kun je de antwoorden ‘sturen’ door vooraf opties te geven. 
Dit is overigens de manier waarop de voormalige president van Amerika, Barack Obama, werkt. Zijn medewerkers verstuurden e-mail met drie mogelijke antwoorden in de stemknop:

  • Akkoord
  • Niet akkoord
  • Verder te bespreken (vergadering)

Veel van bovenstaande tips klinken je vast bekend. De kunst is om er 1 of 2 verbeterstappen uit te pikken die jou tijd besparen. Zo wordt e-mail weer een hulpmiddel in plaats van een doel en krijg je meer tijd om inhoudelijk met je vak bezig te zijn.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Agenda planning

Agenda planning klopt toch nooit

Agenda planningHeb jij dat ook, dat je jezelf van alles voorneemt, misschien zelfs netjes een agenda planning hebt gemaakt en uiteindelijk aan het einde van de dag alles weer moet verschuiven? Balen en het lijkt zo zinloos als je voor je gevoel meer aan het schuiven bent dan daadwerkelijk aan het uitvoeren.

Maar ja, helemaal stoppen met plannen werkte ook niet, toen zat je nog te veel in je eigen tijd te werken of kreeg je continue vragen wat de status was. Die onnodige vragen leggen alleen maar druk op en kosten je ook veel tijd.

Pas als je doorhebt waardoor je agenda planning (iedere keer) niet klopt kun je het veranderen.

5 valkuilen waarom een agenda planning niet werkt:

  1. Terugkerende werkzaamheden niet gepland
    Iedereen heeft in zijn functie wel een aantal zaken die regelmatig terugkomen. Iedere ochtend een dagstart, 2-3 keer per dag je mail bijwerken, iedere maand een rapportage opleveren, 2-wekelijkse bila etc. Zodra het een afspraak met anderen is staat hij al in je agenda. Maar juist die voorbereiding voor een overleg, de reistijd ernaartoe, de uitwerkingen van de actiepunten, terugbelnotities, speciale activiteiten die op vast momenten in je CRM-Siebel systeem komen kunnen je opbreken. Zeker als het activiteiten zijn die maar eens per week, maand of kwartaal komen hebben dan toch flinke impact op je beschikbare tijd.

Zet al je terugkerende activiteiten goed in je agenda (evt met status voorlopig bezet)

  1. Onvoldoende zicht op je taken voor deze dag
    Had je net een mooie agenda planning gemaakt, schiet je ineens iets belangrijks te binnen dat vandaag ook nog moet. Je kunt pas echt een goede planning maken als je een totaal overzicht heb op je activiteiten. Ik bedoel hier vooral alles wat er al is.
    Dus; werk je mailbox bij en zet het in een takenlijst of CRM Siebel systeem op een realistische datum, schrijf ook alles op wat er in je hoofd zit, blader nog even terug in je agenda of er nog andere losse eindjes zijn en maak dán pas je planning.

     Zonder goed overzicht op je taken is je planning moeilijk te maken

  1. Te positief plannen
    Het voordeel van takenlijsten of CRM systemen is dat je niets meer kunt vergeten. Het grote nadeel is dat iedere taak 1 regel is. Maar de ene regel handel je in 5 minuten af, de andere kost je misschien wel een uur of langer. Hoe groter de taak wordt, hoe moeilijker de tijd in te schatten. Een planning maken op alleen maar de regels in een takenlijst is vrijwel kansloos. Visualiseer je planning altijd in je agenda, maak de tijdsblokken eventueel met een kleurcategorie. Zo kun je beter inschatten hoeveel tijd je nog overhoudt. De grote keien plan je per stuk, het zand en water is handiger in een blokje te bundelen. Schat je de tijd altijd te positief? Rond het dan af naar boven.

      In je hoofd past alles, visualiseer in je agenda om écht goed in te delen. 

  1. Je mist ruimte om flexibel te zijn
    Hou jij ook zo van de variatie in je werk? Niet precies weten wat er op een dag op je afkomt en daar toch handig op inspelen? Even je collega helpen zodat die ook verder kan? Of gewoon samen een bak koffie drinken en brainstormen.
    We hebben allemaal ‘luchtige’ momenten nodig om daarna weer met goede creatieve oplossingen te komen. Bouw iedere dag wat ruimte in om flexibel te kunnen blijven. Je kunt bijvoorbeeld een uur reserveren voor de lunch, dan heb je al een half uur buffer in de ochtend. Of reserveer aan het einde van de dag een uurtje ‘onvoorzien’. Zo heb je op de dag 12,5% van je tijd flexibel gehouden. Je kunt ook gewoon een paar halfuurtjes leeg laten. Heb je het niet nodig gehad? Er ligt vast wel iets voor morgen waar je al mee kunt starten of vandaag een half uurtje eerder naar huis is toch ook prima?

      De meest flexibele beheerst het systeem

  1. Anderen gaan voor op jouw afspraken / voornemens
    Dit is misschien wel de lastigste. Waar leg je de grens tussen flexibel zijn en focus houden op je eigen taken en verantwoordelijkheden. Aangezien jij de enige bent die inzicht heeft op jouw taken ben jij degene die de prioriteiten moet stellen. Misschien vind je het lastig om nee te zeggen. Gelukkig heb je er net voor gezorgd dat je op veel dagen al de nodige flexibiliteit hebt.
    Benoem voor jezelf enkele basisnormen waar jij je grenzen wilt leggen. Denk aan:
  • Korte vragen 2-5 minuten beantwoord ik direct
  • Ik vraag altijd door; wanneer heb je het nodig? Hoe lang weet je dit al?
  • Ja, ik wil je helpen, vanmiddag rond 16:00 uur maak ik tijd voor je
  • Klantvragen neem ik altijd aan; ook daar mag ik doorvragen of naar een specifiek moment verwijzen om het verder op te pakken
  • Als ik echt iets in alle rust moet uitwerken ga ik apart zitten (en nee, ik hoef dan geen koffie, die haal ik zelf wel)

Voor iedere rol is een vorm van agenda planning nodig. Zeker als anderen afspraken met je plannen (vergaderingen, klantgesprekken) is het belangrijk om je agenda goed te vullen. Zo weten zij ook waar in de toekomst nog ruimte is. Een te strakke agenda planning knelt en maakt dat je ermee stopt, dus hou het realistisch en flexibel, maar blijf trouw aan je eigen normen om de juiste prioriteiten te stellen.

Heel veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

Zoekmappen maken

Outlook zoekmap oude e-mail voor slim opschonen

Wil je jouw oude e-mail periodiek bekijken en opschonen? Gebruik dan Outlook zoekmap oude e-mail.

Als je uit meerdere outlook mappen je oude e-mail wilt verwijderen kost het nogal wat tijd om ze een voor een door te spitten. Gebruik Outlook zoekmap oude e-mail om snel met een filter over meerdere mappen heen te filteren zodat je de op te schonen mail in een totaal overzicht krijgt. Daarna beslis je zelf of je ze allemaal verwijderd, of een deel nog wilt bewaren.

Zo stel je een zoekmap voor oude e-mail in:

  1. Klik met rechts op zoekmappen
  2. Maak een nieuwe zoekmap ‘Oude e-mail’
  3. Kies de gewenste periode, bijvoorbeeld ouder dan 6 maanden
  4. In dit scherm heb je bij ‘zoeken in’ beperkte keuze, die passen we later aan.
  5. Klik op OK en de nieuwe zoekmap verschijnt onder het kopje zoekmappen.
  6. Klik met rechts op de nieuwe zoekmap en kies voor ‘zoekmap aanpassen’
  7. Selecteer de mappen waarin men moet zoeken + geef aan of Outlook ook in de submappen van de geselecteerde mappen moet zoeken.
  8. LET OP! Als je accountnaam (nog) aangevinkt is + submappen, dan heb je (nog) ALLES
  9. Klik op OK en selecteer daarna de zoekmap. Je ziet nu het resultaat van je zoekacties.

Controleer altijd eerst het resultaat van je zoekmap voor je de inhoud verwijderd. Wil je zien in welke (sub) map de e-mail zit? Voeg dan de kolom ‘in map’ toe aan je outlook overzicht.


Outlook zoekmap maken


Outlook zoekmap oude e-mail bewerken

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

Interrupties

Interrupties, hoeveel heb jij er op een dag?

InterruptiesDe huidige kantoren zijn veel opener en transparanter ingericht en de communicatiemogelijkheden veel uitgebreider. Hierdoor kunnen we makkelijker en sneller even contact leggen of afstemmen. De valkuil is natuurlijk dat we zo ‘druk zijn met elkaar’ dat we minder aan ons eigenlijke werk toekomen. 

Heb jij wel eens een dag geturfd hoe vaak je gestoord wordt? Soms omdat je het zelf zo hebt georganiseerd, soms omdat het je gewoon overkomt. Sommige interrupties zijn erg welkom (wil je koffie?) en sommigen voegen echt helemaal niets toe. Die laatste zijn het interessantste om te halveren.

Welke interrupties wil jij halveren?

Belletjes en rinkeltjes
Er komen steeds meer middelen waarmee we onderling communiceren. Van e-mail, telefoon en Lync tot alle vormen van social media zoals Yammer, LinkedIn, Twitter etc.
Standaard staan ze zo ingesteld dan je een melding krijgt als er iets nieuws is. Om ‘gek van te worden’. Gelukkig heeft ook iedere toepassing altijd een scherm instellingen waar je de meldingen kunt beheren. Want laten we eerlijk zijn, hoe vaak komt het voor dat het zo belangrijk is dat je direct gestoord moet worden? Voor e-mail is 2-3 keer per dag behandelen vaak voldoende en kan de pop-up gewoon uit en voor bijvoorbeeld Yammer kun je de instellingen zo aanpassen dan je minder e-mails krijgt.

Agenda herinneringen
De agenda herinneringen zijn ook maar voor een deel nuttig. In outlook instellingen staat standaard de herinnering op 15 minuten voor een afspraak. Erg waardevol als je ergens naar toe moet. Maar welke functie heeft het op bijvoorbeeld de reeksen van je (rooster)vrije dag? Regelmatig zie ik nog collega’s die de herinnering dagen tot weken laten staan omdat er nog een actie op zit. Beheer je herinneringen slim zodat ze alleen oppoppen als je er ook echt iets mee gaat doen.

Druk in je hoofd
Soms ben je zelf je grootste afleider. Gewoon omdat je nog veel te doen hebt en alles in je hoofd bewaart. Voor een paar grote taken kan dat prima werken, maar de meeste mensen hebben ook nog veel kleine acties. Werk je met een CRM systeem (bv. Siebel) zorg dan dat je consequent de acties vastlegt. Anders is Outlook taken een prima hulpmiddel om je to-do’s in vast te leggen. Het gaat pas écht vóór je werken als je een overzichtelijke lijst hebt in juiste volgorde van tijd.
Oh ja, maak aan het einde van je werkdag altijd even je hoofd leeg door het op de ‘harde schijf’ (Siebel-CRM-takenlijst) van je bedrijf te zetten. Dan geniet je thuis ook weer van je privé leven.

Collega’s en managers kunnen er ook wat van
Zij zijn misschien wel de grootste bron van interrupties:  “Weet jij hoe dit werkt?”, ”hoever ben je met..?”, “waar kan ik dat vinden?” Of gewoon even lekker bijkletsen.
Allemaal hele logische situaties die soms nodig zijn of vanuit gemak gebeuren. Is het iets kleins en zo opgelost, dan doe je dat inderdaad gewoon. Maar kost het jou ook veel tijd vraag dan of je er later op terug kunt komen.
Je hebt nu eenmaal ook een aantal klussen die jouw optimale aandacht en concentratie vragen. Dat zijn de momenten die je voor jezelf moet koesteren. Kies daarvoor een plek waar jij rustig en ongestoord kunt werken. Wil je juist even informeel bijkletsen? Ook daar zijn prima plekken voor zodat je jouw andere collega’s niet verstoord.

Kies het beste communicatiekanaal
Mogen we dan helemaal niet meer met elkaar praten? Persoonlijk denk ik dat men zelfs meer met elkaar moet ‘praten’ ofwel afstemmen. Alleen zou het veel waardevoller zijn als je de verschillende kanalen beter benut.

  • Bekijk forums om informatie te zoeken en te delen (Yammer etc.).
  • Spaar minder urgente vragen op tot je bila / werkoverleg
  • Neem belangrijkere zaken mee naar een dagstart
  • Stuur een e-mail als je vandaag of morgen reactie wilt
  • Gebruik Lync als je binnen 3-10 minuten reactie wilt op korte vragen
  • Pak de telefoon of spreek aan als je snel reactie nodig hebt

Wil je gewoon even sparren? Vraag dan: “wanneer heb je tijd om…..” in plaats van direct de vraag te stellen.

Als je een paar dagen bewust oplet wie of wat jou verstoort dan merk je al snel dat ruim de helft niet nodig was geweest. Als je die tijd probeert terug te winnen krijg je veel meer rust in je werk, gaat de kwaliteit omhoog en hou je ook tijd over om informeel met collega’s te praten. De andere kant van de medaille is helaas ook waar, wie verstoor jij eigenlijk onnodig?

Veel werkplezier!

Jaarwisseling 2015

Overzichtelijke jaarwisseling

Jaarwisseling 2015

De laatste werkdagen van 2014 zijn aangebroken. Je wilt vast nog wat zaken afronden en dan is het hoog tijd voor een paar heerlijke dagen met je familie en vrienden.

Op de valreep nog enkele tips om 2014 overzichtelijk af te sluiten.

5 Tips voor een slimme jaarwisseling

Met een ‘lege’ inbox het jaar uit
Wil je dit jaar echt met een lege mailbox eindigen? Werk je inbox dan van onder naar boven bij. Daar vind je vaak e-mails die je vergeten bent te verwijderen of archiveren. Heb je er nog heel veel staan? Pas dan onderstaande sorteer technieken toe die je ook na iedere vakantie kunt doen.

Overzicht op je mail na de kerstvakantie
Als je naast de feestdagen nog extra vrij hebt wachten er vaak weer de nodige e-mail op je. In 3 stappen heb je snel weer overzicht:

  1. Sorteer op pictogram en ga met ctr + end naar het einde van je lijst. Hier staan al je agenda items en eventuele specifieke meldingen bij elkaar.
    Je agenda is nu gelijk bijgewerkt.
  2. Sorteer op ‘onderwerp’ en behandel eerst de e-mails met hetzelfde onderwerp (zogenaamde ketting mails).
  3. Sorteer op ‘van’ en behandel de afzenders waar veel e-mails van zijn (vaak van functionele mailboxen, nieuwsitems of leidinggevenden).

Jaarlijkse opschoning verzonden en verwijderde items
De verzonden items zijn een paar weken tot maanden erg waardevol als naslagwerk. Maar als deze map overvol raakt werkt het tegen je. Verwijder oude verzonden items in een paar klik. Bijvoorbeeld alles ouder dan 6 maanden:

  1. Ga op de laatste mail staan van b.v. 30-6-2014.
  2. Toets tegelijkertijd ctrl + shift + end
    nu zijn alle e-mails vanaf 30-6 en ouder geselecteerd
  3. Toets delete.

Dit kun je ook met je verwijderde items doen. Natuurlijk kun je de map verwijderde items ook automatisch laten legen.

Takenlijst of CRM activiteiten
Kijk eens kritisch welke taken je dit jaar echt moet afwikkelen en welke taken je beter of het jaar heen kunt tillen. Een realistische actielijst zorgt dat je ook werkelijk de focus kunt leggen op zaken met een hoge prioriteit. Als het minder druk wordt dan verwacht kun je altijd nog vooruit werken met de taken van de volgende dag.

Agenda planning tijdens de jaarwisseling
Waarschijnlijk doe je al je wekelijkse agenda onderhoud. Neem dan deze tips nog extra mee:

  1. Controleer of de status van de feestdagen en andere vrije dagen op ‘niet aanwezig’ staat.
  2. De herinnering kun je op ‘geen’ zetten.
  3. Plan na je extra vrije dagen ook ruimte om overzicht te creëren.
  4. Ik wens je voor 2015 heel veel gezondheid en werkplezier. Waarschijnlijk zijn er meerdere collega’s en klanten die je de eerste werkdagen van het jaar het allerbeste wilt wensen. Hou iets meer ruimte voor ad-hoc zodat je ook echt even tijd hebt voor elkaar.

Veel werkplezier!

Favorieten Outlook 2010

Favorieten in Outlook 2010

In Outlook 2010 kun je enkele veel gebruikte mappen onder favorieten zetten.
Handig als je een bepaalde map veel gebruikt of meerdere mailboxen beheert.

Zo haal je wat je veel gebruikt dichtbij.

Favorieten opschonen en inrichten

Outlook heeft zijn standaard mappen vaak onder favorieten gezet (postvak in, verzonden items, verwijderde items etc).De meeste hiervan heb je hier niet nodig.
Haal ze weg door met rechts op de map te klikken en kies: ‘verwijderen uit favorieten’.

Beheer je meerdere mailboxen? Bijvoorbeeld van een collega die met vakantie is of een functionele mailbox? Dan is het vaak wel handig om die (tijdelijk) in je favorieten te plaatsen.

Ook archiefmappen die je écht vaak gebruikt kun je er heen slepen.
Zo speel je met de snelkoppelingen die je op dat moment nodig hebt en houd je toch je eigen structuur overzichtelijk.

Favorieten Outlook 2010

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Email melding uit

EMail pop-up uitzetten in Outlook

De melding ‘email ontvangen’ is een van de belangrijkste verstoorders.

Veel bedrijven hanteren de norm om binnen 24 uur te reageren op een email.
Dat betekent als je gemiddeld 3 keer per dag je email bijwerkt de verwachtingen al overtreft.

Toch hebben veel mensen de email pop-up aan en komen dan niet toe aan de andere belangrijke taken die er ‘al even liggen’.
Help jezelf beter te concentreren door de email pop-up uit te zetten.
Denk ook aan de melding op je telefoon of tablet.

Zo zet je de email pop-up in Outlook 2010 uit:

Email pop-up

Email melding uit (pop-up)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

e-mail sorteren op pictogram

E-mail sorteren op pictogram

Standaard staat je e-mail op volgorde van binnenkomst, maar gebruik je al het gemak van e-mail sorteren?

Heb je maar een paar e-mails in je postvak in zodat ze op 1 pagina passen dan filter je ze al snel met je ogen eruit. Maar wil je nu echt eens goed opruimen, of kom je net terug van vakantie, speel dan eens met deze sorteer technieken:

e-mail sorteren op pictogramklik eerst op het icoon van een pictogram:
– Alle ‘normale’ e-mails staan boven aan, alle ‘afwijkende’ staan onderaan.
– Verwerk zo eerst je vergaderverzoeken zodat je agenda direct is bijgewerkt.
– Verwijder onbelangrijke berichten zoals afwezigheidsmeldingen, notificaties etc.
Tip! De e-mails staan gesorteerd in groepen. Klik op de groepsnaam (hierboven:  Berichtklasse: Vergaderverzoek (3 items)) en op delete om alle mails uit de groep in 1 keer te verwijderen.

Klik dan een keer op onderwerp:
Focus je op de dubbel e-mails over hetzelfde onderwerp, dan heb je in korte tijd al veel weggewerkt.

Klik dan een keer op afzender:
Ook met de sortering op afzender kun je vaak meerdere e-mails tegelijk verwijderen of afhandelen.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips