Tagarchief: e-mail

Veldkiezer voor overzicht

Veldkiezer om kolommen toe te voegen in e-mail lijst

Standaard toont Microsoft verschillende kolommen in je e-mail lijst (als je in tabblad beeld de weergave op ‘enkel’ hebt staan). Met de Veldkiezer kun Je de kolommen naar smaak aanpassen.

Zo kun je ongewenste kolommen omhoog slepen tot er een groot kruis komt en dan laat je hem los om te verwijderen. Via de veldkiezer kun je weer kolommen toevoegen.

Klik hiervoor met rechts op de onderwerp regel en selecteer de veldkiezer. Meestal heb je voldoende aan de veelgebruikte velden, zoals bijlage, vermelding, aan, van etc. Soms moet je het bovenste menu even aanpassen naar ‘alle e-mail velden’.

Je kunt nu de gewenste velden eenvoudig uit de veldkiezer slepen naar de rij met kolomkoppen in je e-mail.
Werk je veel met Outlook taken? Dan kun je het daar op dezelfde manier gebruiken.

Veldkiezer


Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips



@vermelding voor actie

@vermelding voor actie in e-mail


We zien het al vaker een @vermelding voor actie in een e-mail. Erg handig als een mail voor een hele groep belangrijk is, maar enkele specifieke acties maar voor 1 of 2 personen nodig is.

Door dan duidelijk te zetten @Jolanda of welke naam dan ook valt het meteen op.

De nieuwste versies van Outlook laten dan in je postvak-in ook een kolom vermelding zien waar een mooie blauwe @ zichtbaar is. Zo weet je dat er iets specifiek van jou verwacht wordt.

LET OP! Type de naam direct achter de @ en selecteer de voorgestelde naam uit je adresboek.

Staat de kolom vermelding er nog niet bij waardoor je de @vermelding niet ziet? Dan kun je hem zelf toevoegen, of heb je nog niet de meest recente release.

@vermelding voor actie

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

werkplezier plezier in je werk

Gun jezelf meer werkplezier

werkplezier plezier in je werk

Iedereen wil wel meer werkplezier ; met plezier naar het werk en aan het einde van de dag weer met een goed gevoel kunnen afsluiten. Dan ga je ook weer vrolijk naar huis. Natuurlijk zijn niet alle taken even leuk of heb je wel eens een off-day. Wellicht is er (tijdelijk) te veel werk of is de bezetting nog niet op orde. Dan krijg je natuurlijk niet alles weggewerkt en loopt je werkvoorraad ongewenst hoog op. Ook in die fase is het voor jezelf belangrijk dat je er plezier in houdt en tevreden bent over de manier hoe jij je dag /week / maand bent doorgekomen.

Met deze 5 tips krijg je meer werkplezier

Eet die kikker eerst

Ik bedoel niet die kikkers en muizen die nu al in het schap liggen. Maar die K klus waar je al een tijdje tegenaan hikt en die maar niet opgepakt wordt. Er zijn altijd andere dingen die op dat moment urgenter en zeker ook leuker zijn. Maar oh, wat voelt het fijn als die K klus nu eens echt van je bordje is. Dus, niet meer uitstellen, maar eet hem het liefst zo vroeg mogelijk op de dag, dan is de pijn maar kort en loop je daarna weer vrolijk rond. Voor veel mensen draagt dit al enorm bij al meer werkplezier

Overzicht op wat je daarna moet doen

Is die kikker nu eindelijk weg? Gaaf! En dan, wat staat er allemaal nog meer op het programma? Of mis je nog het overzicht? Er zit vast iets in je hoofd, je mailbox vraagt aandacht, je hebt misschien een (taken)lijstje of al zaken in je agenda gezet. Neem even de tijd om het op een rijtje te zetten. Werk kleine dingen gelijk af, zet grote dingen op je lijstje voor een van de andere dagen van de week. De een zet het graag in de agenda, de ander op een takenlijst of CRM systeem. Zo heb je gelijk al stappen gezet om de komende dagen sneller overzicht te krijgen. 

Bepaal de beste volgorde en werkplek

Een goede volgorde heeft niet alleen te maken met prioriteren (dat was die kikker al en die is weg) maar ook met je energie niveau, gemak waarmee je kunt concentreren of stukken waar je hulp van anderen nodig hebt. Is de ander niet beschikbaar probeer dan een ‘afspraak’ te plannen wanneer jullie wel even de koppen bij elkaar steken.

Wat betreft concentratie: kies je beste plek. Het maakt vaak al verschil of je aan een blok van 4 zit of 2. Met je gezicht naar de deur in het midden van de ruimte, of meer aan de zijkant waar bijna niemand langsloopt. Is dit niet genoeg dan heeft ieder bedrijf vormen van concentratie ruimtes. Soms is het gewoon een vrije spreekkamer of leslokaal maar vaak zijn er ook kleinere werkplekken waar je even een paar uurtjes kunt zitten. 

Ga af en toe lummelen

We blijven maar rennen en doorgaan. Tenminste dat denken we. Geheid dat er verschillende ‘loze’ momenten op een dag zijn die je onbewust toelaat. Even kletsen met een collega, nog een keer je berichtjes checken of nét wat langer blijven hangen bij iets wat je nu eigenlijk niet nodig hebt. Best logisch, want de boog kan niet 8 uur per dag gespannen staan. We moeten juist iets meer tijd pakken om afstand te nemen, gewoon even wat ‘lummelen’ zoals hoogleraar Alan Lightman zegt en het liefst in combinatie met bewegen. Neem een aantal keren per dag bewust even afstand van je werk. Ga even offline, haal koffie op een andere etage, loop een rondje, ga even rustig zitten op een stilte plek. Je gaat onbewust zaken verwerken en reflecteren en kom je met veel creatievere oplossingen.

Maak ruimte voor je eigen ontwikkeling

Nieuwe dingen leren kan zo leuk zijn. Soms zijn het maar hele kleine dingetjes waar je al vrolijk van wordt. Die helpen je het werk makkelijker te maken en sneller zaken af te kunnen ronden. Dus ja, maak tijd om dagelijks even de intranet site van je bedrijf te bekijken, wat gaat jou helpen? Deel kennis en vaardigheden met elkaar, doe een leuke sneltoets challenge of een kleine cursus of ga stappen zetten zodat je straks klaar bent voor een grote verandering in een nieuwe functie. Veel bedrijven hebben ook een persoonlijk budget waar je dat soort zaken uit kunt betalen. Als je eenmaal in beweging bent wordt het steeds leuker en smaakt het naar meer.

Een deel van het werkplezier wordt bepaald door je omgeving, maar gelukkig heb je ook een aantal zaken zelf in de hand. Focus op die dingen waar je invloed op hebt en haal daar zoveel mogelijk voldoening uit.

Veel werkplezier!

slim-email gebruik

Artikel: Slim e-mail gebruik

E-mail is wellicht een van de grootste tijdvreters. We besteden tijd aan schrijven, lezen, beantwoorden, archiveren etc. Daardoor is slim e-mail gebruik voor iedereen belangrijk.

slim e-mail gebruik

Efficiënt e-mail verwerken

Ca 80% van de deelnemers aan de PEP® training schatten in dat ze tussen de 15 en 30 e-mails per dag ontvangen en daar gemiddeld 6-8 uur per week mee bezig zijn. Die tijd denkt men nodig te hebben om (complexe )vragen uit te zoeken maar vooral om de e-mails te beantwoorden en archiveren in outlook of klantsystemen zoals CRM-Siebel.  Men erkent vaak dubbel werk te doen door e-mail meerdere keren te zien (bv pop-up, op telefoon én PC) voordat er werkelijk actie ondernomen wordt. Daarnaast wordt e-mail benoemd als grootste afleider. Veel mensen krijgen het gevoel dat ze ‘geleefd’ worden door e-mail. Dat is jammer, het zou juist één van de vele kanalen moeten zijn die je het werk makkelijker maken.

7 tips waardoor jij met slim e-mail gebruik minder tijd verliest:

1. Neem een duidelijke beslissing.
Spreek met jezelf af zodra je een e-mail opent dat je een van de 4 D’s toepast.

  • Doe het nu; – klein/snel af te handen
  • Doe het later; – plan het in bij taken of zet het in een klantensysteem
  • Delegeer het; – hoort het wel bij jou of is het beter als iemand anders het oppakt?
  • Delete; – als het je aandacht niet (meer) nodig heeft. Wil je dergelijke mails niet meer ontvangen? Meld je dan gelijk af.

Zie je inbox als je deurmat, daar laat je ook geen onnodige post op liggen

2. Moet je de e-mail wel bewaren?
Regelmatig zie ik de meest fraaie archief structuren in outlook en sorteert men de e-mail naar onderwerp in wel meer dan 30 mappen. Uiteindelijk wordt hooguit 20% van de bewaarde e-mail nog een keer opgezocht. Je hoeft de ontvangen e-mail niet (in een map op onderwerp) te bewaren als:

  • De inhoud of bijlage van de e-mail ook op intranet, netwerkschijf of CRM systeem staat
  • De verzonden e-mail met je antwoord belangrijker is (zoek het dan bij verzonden items of archiveer je verzonden e-mail)
  • Het een melding van een vergaderverzoek is (staat toch al in je agenda)
  • De mail maar voor een paar weken handig naslagwerk is, bewaar het dan in een mapje ‘algemeen’ of ‘tijdelijk bewaren’

Zelfs als je enkele honderden e-mails in je map verzonden items of tijdelijk bewaren hebt kun je met de zoekfunctie in Outlook op meerdere criteria zoeken.

3. E-mail melding uit.
Velen hebben het al gedaan en zijn unaniem: de e-mail pop-up uitzetten geeft écht meer rust. Denk ook aan de melding op je telefoon!

4. Wat je zaait is wat je oogst.
Voor bijna iedere mail die je stuurt krijg je er minstens 1 terug. Vraag jezelf af of e-mail het slimste kanaal is, of vooral een gewoonte. Kies het juiste kanaal:

  • Face-to-face: voor complexere vragen, bundelen van vragen voor een bila.
  • Telefoon: als je enkele vervolgvragen verwacht of direct wilt afstemmen.
  • Linq: korte vragen die niet gearchiveerd hoeven te worden. Respecteer de beschikbaarheidsstatus van de ontvanger.
  • One note (digitaal kladblok): niet alleen voor jezelf handig maar ook als gedeeld notitieblok in samenwerking met projectgroepen of afdeling. Zo hoef je minder via e-mail rond te sturen.
    • Bijvoorbeeld: ieder voegt zijn eigen vragen/input voor overleg toe, 1 persoon maakt voor het overleg de agenda definitief en iedereen heeft direct de beschikking over de agenda zonder rond te mailen.
    • Andere voordelen: tegelijkertijd te bewerken, slaat automatisch op, zichtbaar wie wat heeft toegevoegd, per notitieblok te bepalen met wie je het wilt delen.

5. Allen beantwoorden – lijsten en CC-mails zijn een genot ;én bron van ergernis. 
Bedenk of je antwoord voor iedereen nodig is, of voor een paar. Gebruik je een lijst? Hebben alle ontvangers in lijst deze info echt nodig? Klap de lijst open met het + om enkele mensen te verwijderen. Ga ook bewust om met het gebruik van CC (ter info, geen actie nodig).
Krijg je toch veel cc-mails? Bundel ze dan door via een regel automatisch naar een CC-mapje te sturen. Nu kun je ze 1 keer per 2-3 dagen snel doorlopen.

Stel dat iedereen een maandlang jou een reply stuurt als de e-mail niet interessant is voor hen hoeveel tijd kost jou dat dan om die te verwerken?

6. De perfecte e-mail bestaat niet.
Maar met deze opmaak tips kom je dicht in de buurt.

  • Vul altijd de onderwerp regel en zet de kern van de vraag erin. Dus ‘voorbereiden voor afspraak op 1 augustus’ i.p.v  ‘afspraak’.
  • Kort en duidelijk met de gewenste actie bovenaan.
  • Toch meerdere vragen in 1 e-mail? Door de vragen te nummeren verdubbel je de kans dat ze allemaal beantwoord worden.
  • Zorg voor prettige lay-out met korte alinea’s en eventueel vet gedrukt wat écht aandacht nodig heeft.
  • Gebruik link of bijlage? Bij interne e-mail is een link aan te bevelen. Zo heeft iedereen toegang tot hetzelfde brondocument en voorkom je allerlei sub archieven.

7. Met stemknoppen kun je de antwoorden ‘sturen’ door vooraf opties te geven. 
Dit is overigens de manier waarop de voormalige president van Amerika, Barack Obama, werkt. Zijn medewerkers verstuurden e-mail met drie mogelijke antwoorden in de stemknop:

  • Akkoord
  • Niet akkoord
  • Verder te bespreken (vergadering)

Veel van bovenstaande tips klinken je vast bekend. De kunst is om er 1 of 2 verbeterstappen uit te pikken die jou tijd besparen. Zo wordt e-mail weer een hulpmiddel in plaats van een doel en krijg je meer tijd om inhoudelijk met je vak bezig te zijn.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Spellingcontrole

Spellingcontrole: vakinhoudelijk woorden toevoegen

Spellingcontrole: een waardevol instrument

Natuurlijk haal je met de spellingcontrole niet alle fouten eruit. Je kunt een bestaand woord typen dat helemaal niet zo bedoeld was in die zin. Maar juist voor de kleine typefouten is het bijzonder waardevol en kun je efficiënter werken als je geholpen wordt ze er snel uit te filteren.

Nu zijn er ook vakinhoudelijke woorden die je in je bedrijf veel gebruikt maar de spellingcontrole ze niet kent. Hierdoor worden ze als ‘fout’ markeert. Als je de tekst niet met de vervelende rode kringeltjes wilt versturen moet je ze toch allemaal handmatig accepteren.  Zonde van je tijd, want je wilt ze eigenlijk alleen zien als je echt een foutje hebt gemaakt. Nu ben je eigenlijk onnodig en dubbel werk aan het doen.

Voeg vakinhoudelijke woorden toe aan je spellingcontrole

Door ze toe te voegen aan je woordenlijst worden ze alleen gemarkeerd als je ze ook daadwerkelijk fout hebt getypt.

Het mooie is dat Office je spellingcontrole nu op alle onderdelen aanpast dus je ziet dit nu terug in Outlook, Word, Excel, Power Point ongeacht in welke van deze programma’s je het hebt toegevoegd. Zo kun je in alle office onderdelen slimmer werken

Spellingcontrole

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

multitaksen multitasking

Multitasken hoe goed kan jij het?

Aantal woorden 938, gemiddelde leestijd 3,5 minuten of 50 seconden als je alleen de vette regels scant. 

multitasken multitasking

Hoe goed kan jij multitasken? En wat is dat dan eigenlijk? Een snelle zoektocht op internet leert dat multitasking uit de computerwereld komt en een methode is om één processor schijnbaar meerdere taken tegelijkertijd te laten uitvoeren. Die ene processor doet dat overigens niet echt tegelijkertijd, maar heeft de gave om enorm snel te switchen van het een naar het ander.

 

Waarom wij denken dat we wel kunnen multitasken

Ook jij kan prima multitasken. Je doet het zelfs op dit moment. Je haalt adem, verwerkt je voeding, wiebelt misschien met je voet, pompt bloed rond en bent ook dit geïnteresseerd aan het lezen. Allemaal processen die tegelijkertijd lopen. Maar, een groot aantal hiervan doe je op een onbewust niveau, zonder dat je daar de aandacht bij hoeft te houden. En daar zit mij de mens nu juist het crux, hoeveel en welke taken kun je eigenlijk probleemloos tegelijkertijd uitvoeren?

Zuivere routine taken waar je niet (meer) over na hoeft te denken heb je geleerd met elkaar te combineren. Na een beetje training heb je de auto leren bedienen én kun je anticiperen op het verkeer. Al bellend met een klant maak je de aantekeningen van het gesprek. Als je veel typt hoef je niet meer te zoeken naar de letters op je toetsenbord. En zo heb je vast nog meer praktijk voorbeelden.

Het gaat vooral mis als je taken combineert waar je bewust aandacht aan moet geven. Rijd je met je auto een vreemde wijk in waar omleidingen zijn dan gaat de radio zachter, stop je met praten met je passagier en wil je de volle aandacht aan de weg geven. Ook tijdens het telefoongesprek met de klant kun je niet als letterlijk meeschrijven, en heb je weer even de volle aandacht nodig om goede vervolgvragen te stellen. Wil je nieuwe toetsenbord vaardigheden leren dan kost dat in het begin veel tijd, tot je het ‘geautomatiseerd’ hebt.

Waarom wij niet echt kunnen multitasken

Zodra je meerdere bewuste taken met elkaar gaat combineren blijkt dat je niet meer aan het multitasken bent, maar continu switcht van de ene taak naar de andere. Het resultaat in de praktijk is dan:

  • 2 bewuste taken combineren kost gemiddeld 1,5 keer zoveel tijd, switchen kost tijd.
  • Je mist stukken van de taak waar je aandacht even van af is
  • De kans dat je fouten maakt of slordiger werkt wordt groter
  • Het kost je uiteindelijk veel meer energie
  • Je krijgt last van het ‘stroop-effect’ in je brein (de makkelijkste taak gaat voor)

Er zijn legio multitask testjes op internet, probeer deze maar eens:

Benoem zo snel mogelijk de kleuren hardop

multitasken test

 

 

 

 

 

 

 

 

Best lastig he? Je brein moet bewust wisselen tussen het lezen van het woord en het benoemen van de kleur. Nu is dit nog relatief makkelijk en zou je kunnen trainen zoals blindtypen en de auto bedienen maar je kunt je dus voorstellen wat het met je doet als het complexer wordt.

Probeer dus zo min mogelijk taken die echt je aandacht verdienen met elkaar te combineren. Ofwel ga singletasken. Natuurlijk komen er op een werkdag altijd interrupties langs die je niet in de hand hebt. Maar multitasken is een keuze die jij maakt of onbewust ‘georganiseerd’ hebt. In deze video van ruim 6 minuten leggen 2 hoogleraren uit hoe je er zelfs verslaafd aan kunt raken. Best lastig dus om van dat multitasken af te komen.

6 tips om meer rust te krijgen door te singletasken

  1. Zet zoveel mogelijk pop-ups, meldingen en geluidjes uit. Dat geldt voor de e-mail pop-up, maar ook voor alle social media. Je vindt deze meestal bij instellingen, accountinstellingen. Wist je trouwens dat je per whats app groep kunt instellen of je een melding moet krijgen? (klik op de groepsnaam voor de instellingen per groep)
  2. Zorg voor een overzichtelijk en opgeruimde werkplek. Alle briefjes en stapeltjes vragen onbewust aandacht waardoor je van het een naar het ander kunt hoppen. Leg je mobiel ook niet prominent op je bureau, maar alleen op gehoor afstand.
  3. Sommige taken bestaan uit meerdere stappen. Stel jezelf de vraag: wat wordt mijn volgende stap? Zo check je of je nu alle stappen gezet hebt voor je de taak weer doorzet naar het volgende moment en switcht naar iets anders.
  4. Internet is een verleidelijke zoekmachine. Als je tijdens het zoeken iets anders tegenkomt ben je zo geneigd om daar op door te gaan. Kies een vaste plek waar je ideeën en inspiratie opslaat zodat je die later weer kunt oppakken. Een mooi hulpmiddel is OneNote notities. Met windows key + N krijg je gelijk een nieuw notitieveld die automatisch bij je losse notities in je persoonlijk notitieblok wordt opgeslagen.
  5. Heb je specifieke taken waarbij je extra moet concentreren? Plan enkele concentratie blokken waarbij je ook echt alle afleiders blokt. Zeg dat ook tegen je collega’s en kom na 1,5-2 uur weer bovenwater om je brein weer even wat luchtiger werk te geven.
  6. Train je bewustzijn wanneer je multitakst. Zodra je bewust bent wanneer en waardoor je in de verleiding van multitasken schiet kun je gericht op zoek hoe je dat kunt verminderen.

Hoewel het logisch lijkt om werkzaamheden te combineren of lege momenten op te vullen met andere taken blijkt dat singletasken toch meer rust en tijdwinst oplevert. Train jezelf in dingen die je onbewust kunt gaan doen (blind typen, auto bedienen) zodat je die wel kunt combineren met klussen waarbij je echt je aandacht nodig hebt (goede verslaglegging, verkeerssituaties overzien). Niet alleen je kwaliteit van werk maar ook je kwaliteit van leven gaat omhoog.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

 

Kolommen toevoegen

Kolommen toevoegen in e-mail overzicht

Wil je kolommen toevoegen in je e-mail overzicht?

Als je grote hoeveelheden e-mails in een map hebt staan is het vaak handig als je kolommen ziet (van, onderwerp, ontvangen etc.). Je kunt eenvoudig kolommen toevoegen in je e-mail overzicht. Mocht je nu al geen kolommen zien, kan het zijn dat je jouw leesvenster rechts hebt staan. Werk je op een groot beeldscherm dan kun je het leesgedeelte iets naar rechts slepen en komen vanzelf de kolommen in beeld. Op een klein beeldscherm is dat niet comfortabel maar kun je via beeld/leesvenster het leesvenster (tijdelijk) uit zetten of onder plaatsen.

Om extra kolommen te zien, b.v. ‘in map’ als je een zoekmap over meerdere mappen hebt gebruikt ga als volgt te werk:

  1. Klik in het tabblad beeld op ‘kolommen invoegen’
  2. Kies bij beschikbare kolommen selecteren uit ‘alle e-mail velden’
  3. Selecteer de kolom ‘in map’ en kies ‘toevoegen’

Nu zie je in het overzicht ook in welke (sub) map de e-mail staat.

Kolommen toevoegen

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

 

Minder klikken en typen

Minder klikken en typen

Compouter vaardighedenTijdens een lunchwandeling zei een goede bekende tegen me “ik wil nog een product ontwikkelen en het hoeft maar 1 cent winst op te leveren” waarop ik hem vragend aankeek “maar wel iedere dag door iedere Chinees gekocht wordt”.

Het zit ‘m in de wet van de grote aantallen, ook in het gebruik van je systemen. Als je relatief kleine verbeteringen, meerdere keren per dag of week, toepast ga je echt tijdwinst ervaren en werk je met minder moeite.

10 slimme systeem vaardigheden zodat jij ook minder hoeft te klikken en typen.

15 Sneltoetsen die je overal kunt gebruiken

Bij het invoeren van gegevens varieer je vaak tussen toetsenbord en muis. Leer meer toetsenbord functies zodat je niet alleen sneller werkt, maar ook minder kans hebt op een muisarm.
Check welke sneltoetsen je nog niet gebruikt en voeg iedere week een nieuwe toe. Overigens zweef met je muis over een knop (bijvoorbeeld knop plakken) en je ziet de bijbehorende sneltoets.

Slim tekst bewerken in Word (en vaak ook Outlook)

We typen wat af. Verslagen, rapporten en toelichtingen maakt men vaak in Word. Veel van die tekstverwerkingsfuncties kun je ook in Outlook toepassen.
Weet jij al hoe je snel een heel woord verwijdert, naar het einde van de zin gaat, begin van het document of een hele alinea selecteert? Ook hier kun je weer stap voor stap de waardevolle tekstverwerkingsfuncties eigen maken.

Rechtermuis knop

Wil je iets toevoegen, verwijderen, veranderen? In plaats van het lint/menu balk gebruiken vindt je in 8 van de 10 keer jouw gewenste actie in de dynamische mini-menu balk achter de rechtermuisknop. Je kunt hem straffeloos overal aanklikken en ervaar wat het je oplevert.

Je kunt ook kopiëren met je rechtermuisknop. Denk aan een stuk tekst, e-mail, agenda item. Sleep deze met rechtermuisknop naar de gewenste plek, laat je muis los en kies kopiëren (slepen met linker muisknop is verplaatsen).

Werkbalk snelle toegang (Outlook, Word, Excel)

Bij alle Office programma’s staat in het lint onder tabblad start de meest gebruikte functies voor dat programma. Boven het lint staat de werkbalk snelle toegang. Een handige mini-menu balk die je zelf kunt samenstellen met functieknoppen die je vaak gebruikt en niet in het tabblad start staan.
Denk aan de knop: opslaan, opslaan als, afdrukvoorbeeld, snel afdrukken, titels blokkeren (Excel), spelling controle etc.

Automatisch aanvullen van tekst

Heb je standaard woorden, zinnen of tekstblokken die je vaak gebruikt in een mail of brief? Je kunt zelf een korte code maken om de hele zin automatisch aan te vullen. Ook handig voor specifieke vaktermen, functienamen of specifieke woorden waarin je vaak hetzelfde typefout maakt. Je kunt de codering in Word, Outlook, Excel of Power Point maken en zijn in alle vier de programma’s dan te gebruiken.

Outlook handtekening

Veel bedrijven hebben opmaak voorschriften voor de Outlook handtekening voor externe e-mail. Gaat 80% van je e-mail extern? Vermeld dan ook je afsluitende zin in je standaard handtekening bijvoorbeeld; Mocht u nog vragen hebben dan hoor ik het graag.
Gaat 80% van je e-mail intern? Maak dan ook een handtekening ‘intern’ en stel deze als standaard in. Bij iedere e-mail kun je alsnog voor een andere handtekening kiezen.

Outlook e-mail sjabloon

Waar je vroeger nog een brief verstuurde voor bijvoorbeeld een afspraak bevestiging gaat tegenwoordig steeds meer via e-mail. Als je binnen je team regelmatig dezelfde e-mails gebruikt bespaar je veel tijd door een e-mail sjabloon te maken op de G-schijf. Je kunt zelfs bijlagen of hyperlinks in het sjabloon toevoegen. Open je het e-mail sjabloon op de G-schijf dan staat de mail al klaar met jouw eigen handtekening. Nu hoef je alleen nog de specifieke gegevens in te vullen.

Kijk met je teamleden maar eens 2 weken terug welke e-mails veel voorkomen en maak er sjablonen van. Overigens handig om in de verkenner een aparte map ‘e-mail sjablonen’ te maken die je weer kunt toevoegen aan je favorieten.

Pinnen van bestanden

Met pinnen van bestanden maak je snelkoppelingen naar bestanden (Word, Excel) die je regelmatig gebruikt. Het kunnen bestanden zijn in je verkenner (P-schijf, G-schijf etc.) maar ook op het intranet/internet. Het woord snelkoppeling zegt eigenlijk al dat het een super snelle route is. Je bent in 2 kliks bij het bestand en hebt altijd de meest recente versie!
Denk aan: (vakantie)roosters, actielijsten in Excel, briefsjablonen, werkwijzen, portefeuille overzichten etc.

Wellicht heb je al een paar keer gedacht, ach dat hoeft niet, ik vind het toch wel. Bepaal je winst door: (aantal kliks huidige manier – 2 kliks nieuwe manier)* aantal keren per week.
Wanneer ben jij tevreden? Bij 10, 20 of 50 kliks winst?

Favorieten in verkenner

Wil je vaak naar een specifieke plek op de P-schijf of G-schijf? Dan is een snelkoppeling in de verkenner te maken door de map in favorieten te slepen.
Denk aan mappen voor: team/afdeling, tijdelijk opslag van documenten die je in een CRM systeem koppelt (zoals Siebel), overlegstructuren waar je bij zit etc.

Spelling controle uitbreiden met jouw termen

Natuurlijk wil jij je e-mails en brieven zo netjes mogelijk versturen. De spelling en grammatica controle helpt je daarbij. Gebruik je veel vaktermen die niet herkent worden? Kies dan niet voor negeren maar toevoegen aan woordenlijst. In een paar weken tijd heb je de meeste bijzondere woorden gehad en helpt de spelling controle je daar ook mee.

Slimmer je systeem gebruiken is voor iedereen interessant. Gun jezelf de tijd om het toe te passen en eigen te maken, dat verdien je echt terug. Ook als je denkt, straks heb ik het niet meer nodig of is de link veranderd. Denk aan de wet van de grote aantallen. De link aanpassen is in een seconde gebeurd, ondertussen heb jij al tijd bespaart met al die keren dat je er wel gebruik van hebt gemaakt.

 

e-mail sjabloon

E-mail sjabloon

Waar je vroeger nog een brief verstuurde voor bijvoorbeeld een afspraak bevestiging gaat tegenwoordig steeds meer via e-mail. Als je binnen je team veel standaard e-mails gebruikt bespaar je veel tijd door een e-mail sjabloon te maken op de G-schijf. Je kunt zelfs al standaard bijlages in het sjabloon toevoegen. Open je het e-mail sjabloon op de G-schijf dan staat de mail al klaar met bijlagen en jouw eigen handtekening. Hoef je alleen nog de specifieke gegevens in te vullen.

Kijk met je teamleden maar eens 2 weken terug welke e-mails veel voorkomen en maak er sjablonen van. Overigens handig om een aparte map ‘e-mail sjablonen’ te maken die je weer kunt toevoegen aan je favorieten.

E-mail sjabloon maken

Type de gewenste tekst in de e-mail en verwijder je handtekening en alle witte regels onderaan.
Voeg eventuele bijlagen en hyperlinks toe.
Kies bestand opslaan als zodat je in de verkenner komt.
Selecteer bij opslaan als het type Outlook sjabloon (*.oft)
Selecteer nu de gewenste locatie.

Tip: kies een locatie waar je collega’s ook bij kunnen. Dan staat alles op 1 vaste plek en zijn aanpassingen voor iedereen toegankelijk.
e-mail sjabloon

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

handtekening outlook

Handtekening in Outlook

Veel bedrijven hebben opmaak voorschriften voor de Outlook handtekeningen voor externe
e-mail. Stuur jij 80% van je e-mail extern? Vermeld dan ook je afsluitende zin in je standaard handtekening bijvoorbeeld; Mocht u nog vragen hebben dan hoor ik het graag.

Stuur jij 80% van je e-mail intern? Maak dan ook een handtekening ‘intern’ en stel deze als standaard in. Bij iedere e-mail kun je alsnog variëren tussen je handtekeningen.

Verder kan het voor parttimers belangrijk zijn om de dagen dat je bereikbaar bent onder je handtekening te plaatsen.

Handtekeningen maken

Ga naar Bestand, opties, e-mail en de knop handtekening.
Klik op nieuw en type een herkenbare handtekeningnaam.
Vul onder in het grote vlak je gewenste handtekening.
TIP! Vaak zijn er voorbeelden beschikbaar of hebben je collega’s al goede handtekeningen.
Kopieer deze en pas je tekst aan, scheelt je veel opmaak werk.

Vul rechts in het scherm in welke handtekening je voor nieuwe berichten wilt en welke voor antwoorden/doorgestuurde berichten.

Handtekening invoegen/veranderen

Open een nieuwe e-mail, klik op tabblad invoegen, handtekening en selecteer de gewenste. De vorige handtekening wordt nu automatisch vervangen door de nieuw geselecteerde.
Tip! onderaan het lijstje staat ook handtekeningen daarmee ga je rechtstreeks naar het menu om je standaard instellingen voor je handtekeningen aan te passen.handtekening outlook

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips