Tag archieven: efficient werken

grenzen bewaken

Hoe goed kan jij je grenzen bewaken?

grenzen bewaken

Krijg jij ook zoveel vragen van klanten en collega’s? De ene keer kom je er snel doorheen, de andere keer is het niet te doen. Je komt dan met je eigen werk in de problemen of zit te ploeteren om het af te krijgen. Kon je maar beter je grenzen bewaken.

Te vaak stappen we in de valkuil om anderen te helpen ten koste van onszelf. Zeker als dit leidt tot structurele hoge werkdruk moet je je grenzen bewaken. Het gaat tenslotte om een goede balans tussen je persoonlijke welzijn en de samenwerking in het team.

Soms word je door schade en schande wijs en heb je het al doorgevoerd. Vaak helpt het om even stil te staan bij wat voor jou belangrijk is waarop jij je grenzen wilt bewaken.

5 tips voor grenzen bewaken

Wat is voor jou belangrijk

Maak eens een overzicht van jouw takenpakket. Wat hoort écht bij jou en wat is erin geslopen? Bespreek welke handelingen eigenlijk niet bij jou horen en naar wie je het de komende periode kunt overdragen. Klopt je overzicht wel, maar is het structureel te veel? Juist dan moet je met elkaar het gesprek aan gaan. Als er tijdelijk niets over te dragen is, dan kun je in ieder geval met elkaar afstemmen wat de komende weken/maanden blijft liggen. Nadat de afspraken weer helder zijn kun je veel beter focussen op wat écht belangrijk is in jouw rol en krijg je ook meer gedaan.

Wat wil je deze periode bereiken

Naast de jaar- of projectdoelstellingen heb je vast ook persoonlijke doelstellingen. Om ze in te bedden in je werk kun je ze doorvertalen naar wat wil ik deze maand, deze week of vandaag in ieder geval realiseren. Door in het begin van de dag/week je grenzen goed te bewaken krijg je in de loop van de dag/week meer ruimte om bij te springen waar nodig.

Je agenda als spiegel

Een vraag is zo gesteld en zo verleidelijk om gelijk in te duiken. Maar past het wel met wat je vandaag van plan was? Door je agenda goed te vullen kunnen anderen al zien of je beschikbaar bent. In je takenlijst staan wellicht ook nog wat kleine acties. In één oogopslag zie jij of het wel past als je ingaat op de vraag of een ander overleg voorrang geeft. Het is beste spiegel in het verbeteren van grenzen bewaken.

Communiceer duidelijk

Bespreek met elkaar waar je grenzen liggen. Leg uit waarom bepaalde zaken belangrijk voor je zijn en wat je wel en niet kunt doen. Daar kun je op teruggrijpen op het moment dat iets voordoet. Soms overvalt het je en weet je het even niet zeker. Vraag dan een ‘time-out’ en kom later met een goed onderbouwde reactie. Zo bouw je aan een betrouwbare werkreputatie en weet men steeds beter wat ze wel en niet bij je kunnen neerleggen.

Zorg voor zelfzorg

Het is een cliché maar die kloppen vaak wel. Als je niet goed voor jezelf zorgt, kun je ook niet voor een ander zorgen. Dus gun jezelf die micropauzes, even lummelen, interesse in die collega, op het afgesproken tijdstip naar huis gaan of wat jij dan ook nodig hebt. Met een goede energie balans gaat heel de dag makkelijker en kun je nog steeds op jouw eindtijd naar huis.

Kortom grenzen bewaken is niet egoïstisch; het is een vorm van zelfliefde en zelfzorg. Het helpt je om in balans te blijven, effectiever te zijn en te groeien in zowel persoonlijke als professionele relaties. Neem de tijd om je grenzen te benoemen, leer “nee” te zeggen wanneer dat nodig is, en zie hoe jouw werkreputatie zich ontwikkelt.

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Hybride werken

Back to……het kantoor voor hybride werken

hybride werken

De 1,5 meter is nu losgelaten, veruit de meeste mensen zijn gevaccineerd of genezen en er komt stukje bij beetje meer ruimte om een aantal zaken weer op locatie te doen. De meeste bedrijven stappen over op hybride werken.

Ik heb er echt vertrouwen in dat die flexibiliteit ons kan helpen, maar het vraag ook een aanpassing van jouw manier van werken.

5 tips om slim te plannen en organiseren met hybride werken.

Bepaal welke overleggen Face-2-Face moeten en welke online kunnen
Als je alle overleggen op een kantoordag plant is het gelijk weer een ren-je-rot dag. Vooral bij complexere onderwerpen of onderlinge verhoudingen / belangen is het prettig als je elkaar goed in de ogen kunt kijken én alle non verbale comminicatie mee krijgt. Ook brainstorm sessies of opstarten van nieuwe projecten waarin je elkaar nog moet leren kennen lenen zich voor Face-2-Face overleggen.

De ‘routine’ overleggen waarin je kort en krachtig b.v. de werkverdeling of voortgang bespreekt kunnen prima online. Fijn als je dan rustig thuis zit of in aparte ruimte de call kunt doen.

Plan concentratie klussen op thuiswerkdagen

Veel mensen moeten weer wennen aan alle prikkels die ze op kantoor krijgen. Je krijgt meer interrupties en merkt al snel dat het start-stop-start-stop aan taken veel tijd kost.

Plan je concentratie klussen zoveel mogelijk op een thuiswerkdag. Maar let op! Neem wel regel matig een break of plan wat luchtigere klussen en een kort online overleg zodat je wel genoeg energie houdt.

Lukt het niet om de concentratie klus thuis te doen? Ga dan naar een concentratie ruimte om goed in de flow te komen ook dat is hybride werken, kies je beste werkplek.

Hou ruimte om op kantoor te socializen

Dit is denk ik de hoofdreden dat we naar kantoor willen. Even onder elkaar zijn en aandacht geven aan hoe het nu met de ander gaat. Want wat hebben we de koffie praatjes en het sociale karakter van werken in een team gemist. Om maar niet te zwijgen over de inspiratie die je van anderen krijgt. Zoals mijn opa altijd zei; een vliegende kraai vangt altijd iets gaat hier echt op.

Met de bron aan info die je op kantoor krijgt kun je thuis weer lekker aan de slag. Dus plan je kantoor dagen max ¾ vol zodat er voldoende ruimte is voor ad-hoc. Leer OneNote slim te gebruiken zodat je alle notities en inspiraties makkelijk kunt terugvinden.

Richt je agenda slim in

Niks zo vervelend als je een thuis dag hebt en iemand plant nog even een afspraak op kantoor in. Zet thuiswerkdagen in je agenda met de status ‘werkt ergens anders’ dat ziet iedereen ook in de planningsassistent.

Maar zet ook je keien in de agenda om duidelijk aan te geven wanneer je aan je grotere klussen moet worden om je deadlines te halen.

Blijf flexibel wanneer het kan en standvastig wanneer het moet

Hybride werken wordt voor iedereen wennen. Het is vast lastig om alle agenda’s op elkaar af te stemmen. Toch ben jij degene die de regie heeft over jouw tijd. Kijk naar wat je nodig hebt om je doelen te halen. De ene keer werk je de hele dag op 1 locatie, de andere keer blijf je in de ochtend thuis om een concentratie klus te doen en ga je in de middag naar kantoor om door te pakken in het overleg of nieuwe inspiratie.

Reizen op de dag lijkt inefficient, maar bespaart je echt de file druk die nu al weer op gang komt. Vergelijk je het met het totaal aantal uren dat je van huis zou zijn dan bespaar je nog steeds tijd.

In 2020 hadden we een stijle leercurve toen we volledig online gingen werken. Nu wordt het weer even zoeken naar een goede balans tussen kantoor en thuis. Hybride werken wordt voor iedereen wennen maar met een beetje begrip en goede afstemming levert het je zeker rust en tijdwinst op.

Veel (hybride) werkplezier!

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

concentreren

Concentreren hoe goed kan jij het?

concentrerenJe hebt van die dagen dat je je goed kunt concentreren. Helaas gebeurt het ook dat je de slag maar niet te pakken krijgt. Je hoort en ziet alles. Balen, want voor een paar grote klussen komt de deadline al dichtbij. Kon je nu die knop maar omzetten en je concentreren op die keien.

 

 

Wist je dat: 1 uur ongestoord werken al snel 50% meer productie oplevert?

Hiervoor is het belangrijk dat je je aandacht goed leert richten en vasthouden waardoor je in een ‘flow’ komt.

7 tips om beter te concentreren:

Bepaal waar jouw aandacht vandaag / deze week naar toe moet

Het lijkt een open deur, maar het komt nogal eens voor dat je gewoon maar begint met je mailbox of iets wat toevallig langs komt. Inventariseer eerst wat er echt ligt en maak een keuze waar jij jouw aandacht aan wilt geven.

Maak aan het begin van de dag een selectie uit je taken/ to do list

Leeg je hoofd in een takenlijst

We denken associatief, daardoor creëer je zelf onbewust prikkels die je uit je concentratie halen. Bijvoorbeeld omdat je tijdens je klus aan iets anders denkt dat ook nog moet gebeuren. Neem een paar minuten de tijd om alles wat er in je hoofd zit op te schrijven of in een takenlijst te zetten. Daar kun je later weer mee aan de slag.

Haal ‘afleiders’ uit beeld

Naast de acties in je hoofd kan alles wat je in je omgeving ziet of hoort voorkomen dat je in je flow komt. Dus, ruim je bureau op, sluit de werksystemen die je niet nodig hebt, ga nog even naar het toilet of neem nog iets te drinken.

Neem ruimte om over te schakelen voor je aan een concentratie klus begint

Wat is je beste moment om te concentreren?

De meeste mensen komen in de ochtend het snelst in een flow. Sommigen juist wat later op de ochtend of einde van de dag als het weer rustiger wordt op kantoor. Kijk wat jouw beste moment is om de klus te klaren.

Hoe lang kan jij je concentreren?

Wees eens eerlijk, als je eenmaal met een concentratieklus bezig bent geweest, hoelang duurt het voor je ‘gaar’ bent? De Pomodore techniek zegt dat je gemiddeld 25 minuten kunt concentreren en dan 3 minuten pauze nodig hebt. Na 4 keer 25 minuten is het tijd voor een langere pauze. Persoonlijk denk ik dat het voor veel taken te kort is. Maar 6 uur achter elkaar concentratie klussen wordt m ook niet.

Wissel routine taken af met concentratie klussen

Wat is je beste plek om te concentreren?

De open kantoortuinen hebben naast veel voordelen in samenwerking ook het nadeel dat veel mensen zich moeilijker kunnen concentreren. Gelukkig heeft ieder bedrijf wel enkele plekken waar je een periode ongestoord kunt werken. Sommigen werken de eerste 2 uur of laatste uurtjes thuis.

Doe concentratie klussen op een concentratie plek en routine klussen in de kantoortuin

Concentreren kun je trainen

In de huidige wereld zijn we ongemerkt geconfronteerd met heel veel prikkels die de ‘nieuwe werkelijkheid’ zijn geworden. Toch kun je het voorste deel van je hersenen (prefrontale hersenschors) trainen via meditatievormen die je selectieve aandacht verbeteren.

De kern van selectieve aandachtmeditatie is:

  • Je aandacht kunnen richten en vasthouden op een object naar keuze (b.v. je ademhaling).
  • Je bewust zijn van het afdwalen van je gedachten en allerlei andere afleiders. Zo verbeter je jouw zelfreflectie zodat je bewust bent of je nog de juiste dingen doet.
  • Je aandacht los kunnen maken van de afleider en terug brengen naar het object van keuze.

Er zijn allerlei apps en oefeningen die je helpen je selectieve aandacht te trainen. Heb je bijvoorbeeld een Fitbit 3 dan kun je ook de ‘relax’ modus starten voor 2 of 5 minuten.

Een hele simpele concentratie oefening: Sluit je ogen, laat je armen ontspannen naar beneden hangen, tel in gedachten terug van 100 naar 0 in stappen van 2 (100-98-96-94-etc). ps. Denk je dat je collega’s het raar vinden, loop dan even naar het toilet.

Door met aandacht aan grotere/lastigere taken te werken krijg je meer gedaan in een kortere tijd. Vind je het lastig om te concentreren, pas dan bovenstaande tips toe en deel het met directe collega’s zodat zij je kunnen motiveren of juist even met rust laten als je daarom vraagt.

 

 

 

werkplezier plezier in je werk

Gun jezelf meer werkplezier

werkplezier plezier in je werk

Iedereen wil wel meer werkplezier ; met plezier naar het werk en aan het einde van de dag weer met een goed gevoel kunnen afsluiten. Dan ga je ook weer vrolijk naar huis. Natuurlijk zijn niet alle taken even leuk of heb je wel eens een off-day. Wellicht is er (tijdelijk) te veel werk of is de bezetting nog niet op orde. Dan krijg je natuurlijk niet alles weggewerkt en loopt je werkvoorraad ongewenst hoog op. Ook in die fase is het voor jezelf belangrijk dat je er plezier in houdt en tevreden bent over de manier hoe jij je dag /week / maand bent doorgekomen.

Met deze 5 tips krijg je meer werkplezier

Eet die kikker eerst

Ik bedoel niet die kikkers en muizen die nu al in het schap liggen. Maar die K klus waar je al een tijdje tegenaan hikt en die maar niet opgepakt wordt. Er zijn altijd andere dingen die op dat moment urgenter en zeker ook leuker zijn. Maar oh, wat voelt het fijn als die K klus nu eens echt van je bordje is. Dus, niet meer uitstellen, maar eet hem het liefst zo vroeg mogelijk op de dag, dan is de pijn maar kort en loop je daarna weer vrolijk rond. Voor veel mensen draagt dit al enorm bij al meer werkplezier

Overzicht op wat je daarna moet doen

Is die kikker nu eindelijk weg? Gaaf! En dan, wat staat er allemaal nog meer op het programma? Of mis je nog het overzicht? Er zit vast iets in je hoofd, je mailbox vraagt aandacht, je hebt misschien een (taken)lijstje of al zaken in je agenda gezet. Neem even de tijd om het op een rijtje te zetten. Werk kleine dingen gelijk af, zet grote dingen op je lijstje voor een van de andere dagen van de week. De een zet het graag in de agenda, de ander op een takenlijst of CRM systeem. Zo heb je gelijk al stappen gezet om de komende dagen sneller overzicht te krijgen. 

Bepaal de beste volgorde en werkplek

Een goede volgorde heeft niet alleen te maken met prioriteren (dat was die kikker al en die is weg) maar ook met je energie niveau, gemak waarmee je kunt concentreren of stukken waar je hulp van anderen nodig hebt. Is de ander niet beschikbaar probeer dan een ‘afspraak’ te plannen wanneer jullie wel even de koppen bij elkaar steken.

Wat betreft concentratie: kies je beste plek. Het maakt vaak al verschil of je aan een blok van 4 zit of 2. Met je gezicht naar de deur in het midden van de ruimte, of meer aan de zijkant waar bijna niemand langsloopt. Is dit niet genoeg dan heeft ieder bedrijf vormen van concentratie ruimtes. Soms is het gewoon een vrije spreekkamer of leslokaal maar vaak zijn er ook kleinere werkplekken waar je even een paar uurtjes kunt zitten. 

Ga af en toe lummelen

We blijven maar rennen en doorgaan. Tenminste dat denken we. Geheid dat er verschillende ‘loze’ momenten op een dag zijn die je onbewust toelaat. Even kletsen met een collega, nog een keer je berichtjes checken of nét wat langer blijven hangen bij iets wat je nu eigenlijk niet nodig hebt. Best logisch, want de boog kan niet 8 uur per dag gespannen staan. We moeten juist iets meer tijd pakken om afstand te nemen, gewoon even wat ‘lummelen’ zoals hoogleraar Alan Lightman zegt en het liefst in combinatie met bewegen. Neem een aantal keren per dag bewust even afstand van je werk. Ga even offline, haal koffie op een andere etage, loop een rondje, ga even rustig zitten op een stilte plek. Je gaat onbewust zaken verwerken en reflecteren en kom je met veel creatievere oplossingen.

Maak ruimte voor je eigen ontwikkeling

Nieuwe dingen leren kan zo leuk zijn. Soms zijn het maar hele kleine dingetjes waar je al vrolijk van wordt. Die helpen je het werk makkelijker te maken en sneller zaken af te kunnen ronden. Dus ja, maak tijd om dagelijks even de intranet site van je bedrijf te bekijken, wat gaat jou helpen? Deel kennis en vaardigheden met elkaar, doe een leuke sneltoets challenge of een kleine cursus of ga stappen zetten zodat je straks klaar bent voor een grote verandering in een nieuwe functie. Veel bedrijven hebben ook een persoonlijk budget waar je dat soort zaken uit kunt betalen. Als je eenmaal in beweging bent wordt het steeds leuker en smaakt het naar meer.

Een deel van het werkplezier wordt bepaald door je omgeving, maar gelukkig heb je ook een aantal zaken zelf in de hand. Focus op die dingen waar je invloed op hebt en haal daar zoveel mogelijk voldoening uit.

Veel werkplezier!

doelen begin met einde voor ogen

Begin met het einde voor ogen

doelen begin met het einde voor ogen

Loopt jouw dag ook regelmatig anders dan gepland? Glipt er van alles door je vingers en ga je toch een beetje met een rot gevoel naar huis? Misschien was je vandaag écht te ambitieus in je planning of ben je voor het gemak maar helemaal gestopt met plannen.

Toch is het prettig als je de regie in handen kunt houden over je eigen werkzaamheden in plaats van iedere dag geleefd worden. Dit vraagt om een dosis persoonlijk leiderschap ofwel jezelf sturen. En geloof me, je hebt veel meer invloed op hoe je dag loopt dan dat je nu misschien hebt benut. Zoals Stephen Covey mooi zegt: begin met het einde voor ogen.

Begin met het einde voor ogen om meer regie te houden

  1. Maak een helder beeld van wat je wilt bereiken

Voor je begint te rennen, gun jezelf even de tijd en stel je voor wat jouw eindpunt wordt. Op je toekomst heb je nog invloed, terugkijken is alleen maar effectief als je er iets van wilt leren, anders werkt het eerder verlammend.

Maak een soort blauwdruk zoals je een huis bouwt, hoe meer details je toevoegt hoe helderder het wordt. Dus, wat wil je bereiken? Hoe ziet het eruit als het af is? Waarom is dit belangrijk voor je? Hoe groot is het belang voor anderen? Zijn er nog andere dingen waar je aandacht aan wilt geven? Waarover wil je afspraken maken?

Over het algemeen kunnen we rond de 7 dingen top of mind houden. Maak het dus niet te uitgebreid of bundel het in groepen:

  • Dit jaar nog 2 opleidingen, verkoopdoelen realiseren, project afronden
  • Vandaag taken/acties ordenen en afwerken, offerte voor x versturen, mailbox bijwerken, nieuwe werkwijze goed doornemen

Begin met het einde voor ogen 

  1. Wie of wat heb je daarvoor nodig

De meeste taken kun je zelf doen, soms heb je er anderen voor nodig. Bekijk eerst welke onderdelen remmend kunnen zijn en ga daar de (tegen) acties voor uitzetten. Misschien zijn dit van die keien of kikker klussen die je al een tijdje met je meesleept. Zet de eerste stap om informatie op te vragen, een afspraakje met je collega te plannen of gewoon afspreken dat je een uurtje apart gaat zitten.

Haal de remmende factoren weg 

  1. Bewaak je tijd en tijdslijnen

Tot hier dacht je misschien, ja oké doe ik altijd al. Maar hoe standvastig ben je in je voornemen om ook écht apart te gaan zitten? Wie of wat mag jou storen? Of wil jij die 200% kwaliteit leveren waardoor het vaak langer duurt dan bij een ander?

  • Plan je meest belangrijke acties dan vroeg op de dag en bewaak die tijd scherp. In de loop van de middag heb je weer ruimte om flexibel te zijn.
  • Of zet een ‘tijdslot’ op je activiteit. Bijvoorbeeld ik gun me 2 uur, daarna heb ik een afspraak. Het is ook makkelijker om een tijdslot te bewaken omdat je meestal nog 6 andere uren over hebt voor de andere taken en ad-hoc zaken.

Wees zuinig op je tijd in de ochtend

  1. Niet alles kan en hoeft vandaag

Werk je veel beleids- of project matig dan weet je dat het tijd kost. Er zijn vaak meerdere stappen nodig om tot resultaat te komen. In een meer procesmatige of SCRUM omgeving is het al opgeknipt naar de kleinere stappen en gaat het er vaak over om zoveel mogelijk acties op een dag af te ronden.

Voor beide rollen is het belangrijk om verder vooruit te kijken dan alleen vandaag en je acties op een slimme manier uitsmeren of indelen in de tijd. Door regelmatig vooruit te kijken houd je beter overzicht op je beschikbare tijd en kun je beter de verwachtingen managen.

Plan altijd je keien voor de komende 2-3 weken

  1. Maak van vooruit kijken een routine

Er zijn zoveel onderdelen waarop we dit kunnen toepassen, als je eenmaal hiermee begint ga je andere keuzes maken en groeit je persoonlijk leiderschap.

  • Wanneer is het overleg voor jou waardevol?
  • Welke acties wil je vandaag / deze week af hebben?
  • Welke opleidingen wil je nog gaan doen?
  • Wekelijks agenda onderhoud hoe wil ik de komende 2-4 weken mijn tijd vullen?
  • Welke remmende factoren kan ik op anticiperen?
  • En niet onbelangrijk, hoe ziet jouw volgende vakantie eruit?

Kortom, we hebben zoveel mogelijkheden om de regie te voeren op de werkzaamheden die op een dag langskomen. Geef aandacht aan de zaken waar je wél invloed op hebt en vergroot je persoonlijk leiderschap. Maar bovenal, begin pas als je het eindbeeld goed voor ogen hebt.

Heel veel werkplezier!

Stemknoppen e-mail

Stemknoppen of Poll in e-mail

Wil je standaard antwoorden ontvangen gebruik dan stemknoppen of Poll in je e-mail

Zeker als je bij grote groepen mensen een keuze neer legt is het een heel karwei om ze later goed uit te sorteren en in te delen. Door de e-mail met stemknoppen of Poll te versturen krijg je standaard antwoorden terug die jij makkelijk kunt verwerken. In Outlook (new) is alleen Poll functie beschikbaar. 

Maak in een nieuwe e-mail de gewenste stemknoppen aan voor bijvoorbeeld een personeelsuitje zodat ze kunnen kiezen uit zeilen, BBQ of fietsen.

Je bent helemaal slim bezig als je per antwoord een aparte map aanmaakt waar ze met regels naar toe gestuurd worden, dan heb je gelijk de juiste aantallen per gekozen onderdeel in beeld.
Bij de functie Poll kun je ze allemaal naar een vast map sturen, daar kun zie je de resultaten in een Excel overzicht.

Functie Stemknoppen in Outlook

Stemknoppen e-mail

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Functie Poll in Outlook

Poll in Outlook

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Je krijgt een e-mail met de verzonden Poll en e-mails van alle reacties. In de mail kun je naast antwoorden verzenden ook de resultaten zien en/of exporteren naar Excel.

resultaten Poll via outlook mail

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

dubbel werk

Dubbel werk waarom zou je?

dubbel werk

In een productie omgeving worden alle vormen van dubbel werk of onnodige handelingen zo snel mogelijk uit het proces gehaald. Ook in administratieve omgevingen wordt Lean steeds vaker toegepast om bedrijfsprocessen te verbeteren.

Daarnaast heb je jezelf misschien ook een aantal werkgewoonten eigen gemaakt waar onbewust dubbel werk in zit. Niet voor niets een van de eerste onderwerpen in de PEP® training: voorkom herhaling. Als het maar vaak genoeg op een dag voorkomt kun je zelfs met het verminderen van de kleinste dubbele handelingen veel tijd besparen. Als je er bewust op gaat letten zal je steeds meer dubbele of onnodige handelingen herkennen.

Welke van deze 10 voorbeelden kun jij gebruiken om dubbel werk te voorkomen?

  1. Heb je al lijm aan je vingers bij E-mail behandelen?
    Voor de meeste functies is het voldoende om 2-3 keer per dag je mail te behandelen. Laat je niet verleiden en zet de pop-up in outlook uit en natuurlijk ook je melding op je telefoon. Is de actie uit de mail pas over enkele dagen nodig? Maak er dan een taak van of zet hem in je klantensysteem of Planbord op de datum waarop je ermee aan de slag wilt. Behandel iedere mail met lijm aan je vingers en maak de keuze:
    doe ik het nu (klaar), doe ik het later (taak), delegeer ik het (evt. taak met follow-up) of delete ik het.
  2. E-mail op je telefoon afhandelen?
    Het lijkt zo efficiënt om even snel tussen de vergaderingen door de e-mail op je telefoon te behandelen. Toch valt het vaak tegen. Je bent net niet de info bij de hand, moet er eigenlijk een taak van maken of nog archiveren in je klantenbestand of online archief.
    Als je het toch doet, gooi dan in ieder geval de afgehandelde mail gelijk weg of bewaar het in een Outlook map als dat nodig is. Voorkomt in ieder geval weer dubbel werk als je terug bent op je werkplek.
  3. Hoe vaak herschrijf je jouw To-do lijst?
    Een to-do lijst of taken lijst is heel waardevol, zo hou je ruimte in je hoofd om na te denken. Werk je met een klantensysteem dan is je startpagina met activiteiten /dossiers je ‘to do’ lijst geworden. Regelmatig zie ik nog mensen die de acties ook op een briefje schrijven of in hun hoofd bewaren. Meestal omdat de volgorde van de lijst niet klopt. Investeer dan liever 5 minuten per dag om je volgorde van de ‘digitale’ lijst aan te passen naar de juiste start/plandatum in plaats van dubbelle lijsten en moeilijker terugvinden.
  4. Welke dagelijkse web pagina’s openen je nog handmatig?
    We werken steeds meer in online omgevingen. De ene keer moet je naar een website van een samenwerkende partij, de andere keer zit je op intranet of werk je in cloud omgevingen zoals Sharepoint of Groepen. Natuurlijk kun je iedere keer de site zoeken of in een Groep bladeren door een mappenstructuur tot je op het juiste niveau bent. Bespaar tijd door pagina’s die je veel gebruikt automatisch te laten opstarten of in je favorieten lijst te zetten.
  5. Druk je de spellingcontrole klakkeloos weg?
    Veel mensen gebruiken een automatische spelling controle, bijvoorbeeld bij het typen van een e-mails. Zo voorkom je kleine typefoutjes. Sommige woorden worden echter niet herkend omdat ze te vakinhoudelijk zijn. In plaats van ‘negeren’ is het slimmer om te kiezen voor ‘toevoegen aan woordenlijst’ zodat ze de volgende keer wel herkend worden op de juiste spelwijze.
  6. Staan de agenda herinneringen die je niet nodig hebt al uit?
    Een herinnering op je agenda item voor een afspraak is vaak handig. Het helpt je om een los te komen van je werk, spullen te pakken misschien nog een kop koffie en dan op tijd starten. Maar in je agenda staan ook zaken waar je nooit een herinnering voor nodig hebt. Denk aan roostervrij of bepaalde geplande routine taken. Zet op dit soort reeksen je herinnering op ‘geen’ dan hoef je hem ook niet te verwijderen.
  7. Hoe vaak komen jouw Outlook agenda herinneringen in beeld?
    Een herinnering is vooral effectief als je er ook iets mee doet. Veel mensen laten hem als reminder nog dagenlang staan. Tel eens hoe vaak je de melding hebt weggedrukt als hij iedere 5 minuten opkomt. Leer jezelf aan om de herinnering direct af te handelen of plan je agenda item direct op een nieuw moment dat wel realistisch is. Toch een langere termijn taak geworden? Voeg hem dan toe aan je takenlijst.
  8. Kies je de lange of korte route om naar veel gebruikte mappen te gaan?
    Bij veel bedrijven is de mappen structuur in de verkenner (g-schijf, p-schijf etc.) groot. Meestal gebruik je een beperkt aantal mappen heel vaak en kun je ze naar de favorieten slepen. Loop je toch liever door de ‘boomstructuur’ type dan de eerste letters van je map naam om er snel naartoe te gaan.
  9. Veel gebruikte bestanden pinnen aan de taakbalk
    Bepaalde documenten blijf je het hele jaar door gebruiken. Bijvoorbeeld een excel actielijst van een vast overleg, een rooster voor het hele jaar of bepaalde sjablonen die je veel nodig hebt. Je kunt zo’n bestand makkelijk pinnen aan de taakbalk werkt ook super voor bestanden die in Teams staan, of in een online documenten systeem zoals Sharepoint etc.
  10. Stuur je nog documenten/lijstjes rond?
    Nog regelmatig mailt men documenten of lijstjes rond. Zelfs als mensen iets moeten invullen of redigeren. Met een beetje pech is het document dan op 8 plaatsen opgeslagen en krijgt de verzender 8 versies terug waar 1 aangepaste versie van gemaakt moet worden. Een link naar het brondbestand of de map met verzoek om in te vullen of aan te passen is veel efficiënter. Zowel in Word als Excel kun je wijzigingen bijhouden aanzetten en opmerkingen toevoegen (tabblad controleren).  Bij een terugkerende vergadering kun je trouwens ook mooi een link naar de map met stukken/verslagen in de uitnodiging zetten, hoef je het ook niet meer te mailen.

Wellicht heb je al lezend nog andere gewoontes ontdekt waarin jij dubbel werk doet of toelaat door je omgeving. Veel zijn direct op te lossen door je systemen slim in te richten, een aantal moet je met elkaar afstemmen. Hoe klein en onbenullig het soms ook lijkt, je zult merken dat de tijd die je nu investeert je rust en ruimte geeft om die dingen op te pakken die er echt toe doen.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

Spellingcontrole

Spellingcontrole: vakinhoudelijk woorden toevoegen

Spellingcontrole: een waardevol instrument

Natuurlijk haal je met de spellingcontrole niet alle fouten eruit. Je kunt een bestaand woord typen dat helemaal niet zo bedoeld was in die zin. Maar juist voor de kleine typefouten is het bijzonder waardevol en kun je efficiënter werken als je geholpen wordt ze er snel uit te filteren.

Nu zijn er ook vakinhoudelijke woorden die je in je bedrijf veel gebruikt maar de spellingcontrole ze niet kent. Hierdoor worden ze als ‘fout’ markeert. Als je de tekst niet met de vervelende rode kringeltjes wilt versturen moet je ze toch allemaal handmatig accepteren.  Zonde van je tijd, want je wilt ze eigenlijk alleen zien als je echt een foutje hebt gemaakt. Nu ben je eigenlijk onnodig en dubbel werk aan het doen.

Voeg vakinhoudelijke woorden toe aan je spellingcontrole

Door ze toe te voegen aan je woordenlijst worden ze alleen gemarkeerd als je ze ook daadwerkelijk fout hebt getypt.

Het mooie is dat Office je spellingcontrole nu op alle onderdelen aanpast dus je ziet dit nu terug in Outlook, Word, Excel, Power Point ongeacht in welke van deze programma’s je het hebt toegevoegd. Zo kun je in alle office onderdelen slimmer werken

Spellingcontrole

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

Actielijst

Werken met goede actielijst Outlook of Siebel – deel 2

 

ActielijstJe werkt een stuk prettiger met een overzichtelijke takenlijst of Siebel startpagina. Het helpt je te focussen op die dingen die voor jou in jouw functie belangrijk zijn. Mis je het overzicht lees dan het eerste deel van Het geheim van een goede actielijst. Zelfs als je wel de juiste activiteiten voor vandaag in beeld hebt en in één oogopslag ziet wat je moet doen kan het wel eens een grote lijst zijn. In dit deel meer technieken hoe je met een interessant grote actielijst toch veel gedaan kunt krijgen.

Werken met goede actielijst in Outlook of Siebel – deel 2

Bundel activiteiten

Stel je voor dat je eerst gaat tanken, dan boodschappen doet, dan met je auto door de wasstraat gaat (die overigens bij het tankstation is) en tenslotte nog een keer naar een winkel in hetzelfde winkelcentrum voor je lekker kunt genieten van je weekend. Dat klinkt niet echt logisch en ‘overkomt’ je alleen als je iets vergeten bent. Toch werkt men nog regelmatig zo aan de actielijst. Bijvoorbeeld als men standaard van boven naar beneden werkt.

Door vergelijkbare activiteiten te bundelen heb je de juiste systemen en processen beschikbaar, kom je sneller in een flow, maak je minder fouten en bespaar je nog eens tijd ook.

Outlook taken:
Je taakonderwerp is de eerste insteek om te bundelen. Persoonlijk werk ik graag met afkortingen van werkwoorden waardoor ik snel zie wat ik kan bundelen en welke activiteiten groot zijn.
Ik gebruik bijvoorbeeld FU: follow-up, C: Checken, B: bellen, VRB: voorbereiden, UITW:……je kunt het al raden. Sommige mensen werken liever met een * of # als specifieke herkenning. Je kunt natuurlijk ook bepaalde taken markeren met een categorie. Wat je kiest maakt niet uit, als je maar consequent bent en het je helpt.

Siebel activiteiten:
Binnen Siebel kun je makkelijk bundelen door te sorteren op bv: klantnaam of type activiteit. Hier zie je weer het belang van het juiste type benoemen. Type algemeen zegt niet veel en je kunt niet sorteren op beschrijving.

Bundelen is bij uitstek geschikt als je in een groep werkt. Focus maar eens een half uur of uur op bepaalde specifieke activiteiten en zie hoe snel het gaat.
Tip! Kies binnen de groepsactiviteiten voor Query en selecteer het type waarop jij je nu gaat richten, zodra je lijstje leeg is kijk je weer bij de rest van de groepsactiviteiten welke je dan kunt bundelen.

Tip! Kies eerst op urgentie (bv terugbellen) en dan op omvang (overeenkomst opvoeren etc) later op de dag kun je de kleinere activiteiten tussendoor wegwerken.

Naar mate je vaker gaat bundelen ga je er ook al rekening mee houden bij het kiezen van een startdatum. Sommige dagen lenen zich prima om veel kleine activiteiten weg te werken (rappel, follow-up etc), andere dagen zijn weer beter om concentratieklussen op te pakken.

Vooruit kijken

De omvang van je actielijst en je beschikbare tijd in de agenda lopen niet standaard synchroon. Soms zijn er nieuwe afspraken bijgekomen waardoor je tijd tekort komt, of stonden er meer activiteiten in je lijst dan verwacht. Je moet dan opnieuw prioriteren, delegeren of zelfs nee zeggen.
Een enkele keer valt het mee en kun je misschien al iets vooruit werken.

Voor je persoonlijke werkvoorraad is het waardevol om wekelijks onderhoud te doen op je mail, actielijst en agendaplanning. Voor groepswerkvoorraad kun je in ieder geval de drukte in de week bekijken ten opzichte van de bezetting zodat je kunt bijsturen.

Outlook taken:
Met je takenlijst naast je agenda kun je de verwachte tijd voor de taken matchen met de beschikbare ruimte in je agenda. Heb je iedere dag ongeveer een uur nodig, maak dan een repeterende agenda item. Grote taken daarentegen kun je eenvoudig naar je agenda slepen (eventueel met kleur) en de benodigde tijd reserveren. Door wekelijks 2-3 weken vooruit te kijken kun je tijdig je takentijd reserveren.

Siebel activiteiten:
Persoonlijke werkvoorraad: Alleen de activiteit afspraak is direct in je agenda te plannen. Als je slim bent heb je de voorbereiding, uitwerking en reistijd van de afspraak direct bij het maken van de afspraak ook in de agenda gezet. De andere activiteiten moet je nog steeds zelf afstemmen met je beschikbare agenda tijd. Voor de meeste functies is 2-3 weken vooruit kijken voldoende.

Query 3 weken vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘mijn open activiteiten’. Vul bij startdatum <=today()+21 in en kies ‘start’.

Je ziet nu de achterstand, vandaag en 21 dagen vooruit.

Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en noem hem: * act startdat +21 door het * wordt deze query automatisch gedraaid als je naar het tabblad activiteiten, mijn open activiteiten gaat. Zo zie je op de startpagina wat je vandaag moet doen en op het tabblad activiteiten wat er binnenkort aankomt.

Groepswerkvoorraad: Ook hier is het handig om vooruit te kijken. De meeste activiteiten staan op vandaag en soms in achterstand. Morgen of overmorgen is vaak beduidend minder. De query zoals hierboven beschreven werkt niet fijn omdat je al snel 100+ activiteiten krijgt. Om toch 1-5 dagen vooruit te kijken kun je de volgende query gebruiken.

Query 1-5 dagen vooruit: Ga naar tabblad activiteiten ‘open activiteiten’. Selecteer bij groep de naam van je groep en zet bij startdatum >today() AND <=today()+5 en kies ‘ start’. (Let op! (Spatie voor en na AND).

Je ziet nu alles tussen morgen (groter dan vandaag) en 5 dagen vooruit.
Tip! Sla de query op (menu, query opslaan als nieuw) en zet een nummer voor de naam bv. 10 groep 5 dgn vooruit. Zo komt de query bovenaan in het lijstje te staan.

Als je eenmaal een kwalitatief goede actielijst hebt werk je sneller. Je kunt nu nog beter activiteiten bundelen en afstemmen met de beschikbare tijd in je agenda. Natuurlijk zijn er dagen dat het er teveel zijn, maar door opnieuw te prioriteren en de startdatum op de nieuwe gewenste datum te zetten houd je alleen die acties in beeld die vandaag aandacht nodig hebben.

 Veel werkplezier!

Minder klikken en typen

Minder klikken en typen

Compouter vaardighedenTijdens een lunchwandeling zei een goede bekende tegen me “ik wil nog een product ontwikkelen en het hoeft maar 1 cent winst op te leveren” waarop ik hem vragend aankeek “maar wel iedere dag door iedere Chinees gekocht wordt”.

Het zit ‘m in de wet van de grote aantallen, ook in het gebruik van je systemen. Als je relatief kleine verbeteringen, meerdere keren per dag of week, toepast ga je echt tijdwinst ervaren en werk je met minder moeite.

10 slimme systeem vaardigheden zodat jij ook minder hoeft te klikken en typen.

15 Sneltoetsen die je overal kunt gebruiken

Bij het invoeren van gegevens varieer je vaak tussen toetsenbord en muis. Leer meer toetsenbord functies zodat je niet alleen sneller werkt, maar ook minder kans hebt op een muisarm.
Check welke sneltoetsen je nog niet gebruikt en voeg iedere week een nieuwe toe. Overigens zweef met je muis over een knop (bijvoorbeeld knop plakken) en je ziet de bijbehorende sneltoets.

Slim tekst bewerken in Word (en vaak ook Outlook)

We typen wat af. Verslagen, rapporten en toelichtingen maakt men vaak in Word. Veel van die tekstverwerkingsfuncties kun je ook in Outlook toepassen.
Weet jij al hoe je snel een heel woord verwijdert, naar het einde van de zin gaat, begin van het document of een hele alinea selecteert? Ook hier kun je weer stap voor stap de waardevolle tekstverwerkingsfuncties eigen maken.

Rechtermuis knop

Wil je iets toevoegen, verwijderen, veranderen? In plaats van het lint/menu balk gebruiken vindt je in 8 van de 10 keer jouw gewenste actie in de dynamische mini-menu balk achter de rechtermuisknop. Je kunt hem straffeloos overal aanklikken en ervaar wat het je oplevert.

Je kunt ook kopiëren met je rechtermuisknop. Denk aan een stuk tekst, e-mail, agenda item. Sleep deze met rechtermuisknop naar de gewenste plek, laat je muis los en kies kopiëren (slepen met linker muisknop is verplaatsen).

Werkbalk snelle toegang (Outlook, Word, Excel)

Bij alle Office programma’s staat in het lint onder tabblad start de meest gebruikte functies voor dat programma. Boven het lint staat de werkbalk snelle toegang. Een handige mini-menu balk die je zelf kunt samenstellen met functieknoppen die je vaak gebruikt en niet in het tabblad start staan.
Denk aan de knop: opslaan, opslaan als, afdrukvoorbeeld, snel afdrukken, titels blokkeren (Excel), spelling controle etc.

Automatisch aanvullen van tekst

Heb je standaard woorden, zinnen of tekstblokken die je vaak gebruikt in een mail of brief? Je kunt zelf een korte code maken om de hele zin automatisch aan te vullen. Ook handig voor specifieke vaktermen, functienamen of specifieke woorden waarin je vaak hetzelfde typefout maakt. Je kunt de codering in Word, Outlook, Excel of Power Point maken en zijn in alle vier de programma’s dan te gebruiken.

Outlook handtekening

Veel bedrijven hebben opmaak voorschriften voor de Outlook handtekening voor externe e-mail. Gaat 80% van je e-mail extern? Vermeld dan ook je afsluitende zin in je standaard handtekening bijvoorbeeld; Mocht u nog vragen hebben dan hoor ik het graag.
Gaat 80% van je e-mail intern? Maak dan ook een handtekening ‘intern’ en stel deze als standaard in. Bij iedere e-mail kun je alsnog voor een andere handtekening kiezen.

Outlook e-mail sjabloon

Waar je vroeger nog een brief verstuurde voor bijvoorbeeld een afspraak bevestiging gaat tegenwoordig steeds meer via e-mail. Als je binnen je team regelmatig dezelfde e-mails gebruikt bespaar je veel tijd door een e-mail sjabloon te maken op de G-schijf. Je kunt zelfs bijlagen of hyperlinks in het sjabloon toevoegen. Open je het e-mail sjabloon op de G-schijf dan staat de mail al klaar met jouw eigen handtekening. Nu hoef je alleen nog de specifieke gegevens in te vullen.

Kijk met je teamleden maar eens 2 weken terug welke e-mails veel voorkomen en maak er sjablonen van. Overigens handig om in de verkenner een aparte map ‘e-mail sjablonen’ te maken die je weer kunt toevoegen aan je favorieten.

Pinnen van bestanden

Met pinnen van bestanden maak je snelkoppelingen naar bestanden (Word, Excel) die je regelmatig gebruikt. Het kunnen bestanden zijn in je verkenner (P-schijf, G-schijf etc.) maar ook op het intranet/internet. Het woord snelkoppeling zegt eigenlijk al dat het een super snelle route is. Je bent in 2 kliks bij het bestand en hebt altijd de meest recente versie!
Denk aan: (vakantie)roosters, actielijsten in Excel, briefsjablonen, werkwijzen, portefeuille overzichten etc.

Wellicht heb je al een paar keer gedacht, ach dat hoeft niet, ik vind het toch wel. Bepaal je winst door: (aantal kliks huidige manier – 2 kliks nieuwe manier)* aantal keren per week.
Wanneer ben jij tevreden? Bij 10, 20 of 50 kliks winst?

Favorieten in verkenner

Wil je vaak naar een specifieke plek op de P-schijf of G-schijf? Dan is een snelkoppeling in de verkenner te maken door de map in favorieten te slepen.
Denk aan mappen voor: team/afdeling, tijdelijk opslag van documenten die je in een CRM systeem koppelt (zoals Siebel), overlegstructuren waar je bij zit etc.

Spelling controle uitbreiden met jouw termen

Natuurlijk wil jij je e-mails en brieven zo netjes mogelijk versturen. De spelling en grammatica controle helpt je daarbij. Gebruik je veel vaktermen die niet herkent worden? Kies dan niet voor negeren maar toevoegen aan woordenlijst. In een paar weken tijd heb je de meeste bijzondere woorden gehad en helpt de spelling controle je daar ook mee.

Slimmer je systeem gebruiken is voor iedereen interessant. Gun jezelf de tijd om het toe te passen en eigen te maken, dat verdien je echt terug. Ook als je denkt, straks heb ik het niet meer nodig of is de link veranderd. Denk aan de wet van de grote aantallen. De link aanpassen is in een seconde gebeurd, ondertussen heb jij al tijd bespaart met al die keren dat je er wel gebruik van hebt gemaakt.