In een productie omgeving worden alle vormen van dubbel werk of onnodige handelingen zo snel mogelijk uit het proces gehaald. Ook in administratieve omgevingen wordt Lean steeds vaker toegepast om bedrijfsprocessen te verbeteren.
Daarnaast heb je jezelf misschien ook een aantal werkgewoonten eigen gemaakt waar onbewust dubbel werk in zit. Niet voor niets een van de eerste onderwerpen in de PEP® training: voorkom herhaling. Als het maar vaak genoeg op een dag voorkomt kun je zelfs met het verminderen van de kleinste dubbele handelingen veel tijd besparen. Als je er bewust op gaat letten zal je steeds meer dubbele of onnodige handelingen herkennen.
Welke van deze 10 voorbeelden kun jij gebruiken om dubbel werk te voorkomen?
- Heb je al lijm aan je vingers bij E-mail behandelen?
Voor de meeste functies is het voldoende om 2-3 keer per dag je mail te behandelen. Laat je niet verleiden en zet de pop-up in outlook uit en natuurlijk ook je melding op je telefoon. Is de actie uit de mail pas over enkele dagen nodig? Maak er dan een taak van of zet hem in je klantensysteem of Planbord op de datum waarop je ermee aan de slag wilt. Behandel iedere mail met lijm aan je vingers en maak de keuze:
doe ik het nu (klaar), doe ik het later (taak), delegeer ik het (evt. taak met follow-up) of delete ik het. - E-mail op je telefoon afhandelen?
Het lijkt zo efficiënt om even snel tussen de vergaderingen door de e-mail op je telefoon te behandelen. Toch valt het vaak tegen. Je bent net niet de info bij de hand, moet er eigenlijk een taak van maken of nog archiveren in je klantenbestand of online archief.
Als je het toch doet, gooi dan in ieder geval de afgehandelde mail gelijk weg of bewaar het in een Outlook map als dat nodig is. Voorkomt in ieder geval weer dubbel werk als je terug bent op je werkplek. - Hoe vaak herschrijf je jouw To-do lijst?
Een to-do lijst of taken lijst is heel waardevol, zo hou je ruimte in je hoofd om na te denken. Werk je met een klantensysteem dan is je startpagina met activiteiten /dossiers je ‘to do’ lijst geworden. Regelmatig zie ik nog mensen die de acties ook op een briefje schrijven of in hun hoofd bewaren. Meestal omdat de volgorde van de lijst niet klopt. Investeer dan liever 5 minuten per dag om je volgorde van de ‘digitale’ lijst aan te passen naar de juiste start/plandatum in plaats van dubbelle lijsten en moeilijker terugvinden. - Welke dagelijkse web pagina’s openen je nog handmatig?
We werken steeds meer in online omgevingen. De ene keer moet je naar een website van een samenwerkende partij, de andere keer zit je op intranet of werk je in cloud omgevingen zoals Sharepoint of Groepen. Natuurlijk kun je iedere keer de site zoeken of in een Groep bladeren door een mappenstructuur tot je op het juiste niveau bent. Bespaar tijd door pagina’s die je veel gebruikt automatisch te laten opstarten of in je favorieten lijst te zetten. - Druk je de spellingcontrole klakkeloos weg?
Veel mensen gebruiken een automatische spelling controle, bijvoorbeeld bij het typen van een e-mails. Zo voorkom je kleine typefoutjes. Sommige woorden worden echter niet herkend omdat ze te vakinhoudelijk zijn. In plaats van ‘negeren’ is het slimmer om te kiezen voor ‘toevoegen aan woordenlijst’ zodat ze de volgende keer wel herkend worden op de juiste spelwijze. - Staan de agenda herinneringen die je niet nodig hebt al uit?
Een herinnering op je agenda item voor een afspraak is vaak handig. Het helpt je om een los te komen van je werk, spullen te pakken misschien nog een kop koffie en dan op tijd starten. Maar in je agenda staan ook zaken waar je nooit een herinnering voor nodig hebt. Denk aan roostervrij of bepaalde geplande routine taken. Zet op dit soort reeksen je herinnering op ‘geen’ dan hoef je hem ook niet te verwijderen. - Hoe vaak komen jouw Outlook agenda herinneringen in beeld?
Een herinnering is vooral effectief als je er ook iets mee doet. Veel mensen laten hem als reminder nog dagenlang staan. Tel eens hoe vaak je de melding hebt weggedrukt als hij iedere 5 minuten opkomt. Leer jezelf aan om de herinnering direct af te handelen of plan je agenda item direct op een nieuw moment dat wel realistisch is. Toch een langere termijn taak geworden? Voeg hem dan toe aan je takenlijst. - Kies je de lange of korte route om naar veel gebruikte mappen te gaan?
Bij veel bedrijven is de mappen structuur in de verkenner (g-schijf, p-schijf etc.) groot. Meestal gebruik je een beperkt aantal mappen heel vaak en kun je ze naar de favorieten slepen. Loop je toch liever door de ‘boomstructuur’ type dan de eerste letters van je map naam om er snel naartoe te gaan. - Veel gebruikte bestanden pinnen aan de taakbalk
Bepaalde documenten blijf je het hele jaar door gebruiken. Bijvoorbeeld een excel actielijst van een vast overleg, een rooster voor het hele jaar of bepaalde sjablonen die je veel nodig hebt. Je kunt zo’n bestand makkelijk pinnen aan de taakbalk werkt ook super voor bestanden die in Teams staan, of in een online documenten systeem zoals Sharepoint etc. - Stuur je nog documenten/lijstjes rond?
Nog regelmatig mailt men documenten of lijstjes rond. Zelfs als mensen iets moeten invullen of redigeren. Met een beetje pech is het document dan op 8 plaatsen opgeslagen en krijgt de verzender 8 versies terug waar 1 aangepaste versie van gemaakt moet worden. Een link naar het brondbestand of de map met verzoek om in te vullen of aan te passen is veel efficiënter. Zowel in Word als Excel kun je wijzigingen bijhouden aanzetten en opmerkingen toevoegen (tabblad controleren). Bij een terugkerende vergadering kun je trouwens ook mooi een link naar de map met stukken/verslagen in de uitnodiging zetten, hoef je het ook niet meer te mailen.
Wellicht heb je al lezend nog andere gewoontes ontdekt waarin jij dubbel werk doet of toelaat door je omgeving. Veel zijn direct op te lossen door je systemen slim in te richten, een aantal moet je met elkaar afstemmen. Hoe klein en onbenullig het soms ook lijkt, je zult merken dat de tijd die je nu investeert je rust en ruimte geeft om die dingen op te pakken die er echt toe doen.
Veel werkplezier!
Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips