Tagarchief: handtekening

e-mail etiquette proof

Zijn jouw e-mails Etiquette proof?

e-mail etiquette proof

We versturen en ontvangen dagelijks veel e-mail. Gewoon omdat het makkelijk is, de ander niet bereikbaar is of omdat het een gewoonte is geworden. Daarnaast komen er steeds meer communicatie kanalen bij zoals chatten via skype, slack, whats-app berichten of welke tool je dan ook gebruikt.

Nu ben ik niet zo van regels opleggen, maar er is wel een soort van ‘e-mail etiquette’. Net als het dekken van een tafel in een restaurant. Daarmee maak je het e-mail gebruik voor jezelf en anderen een stuk leuker en efficiënter.

Check of jouw e-mails etiquette proof zijn en kijk wat je nog binnen je team wilt delen.

  1. Vul altijd de onderwerp regel. Hoe concreter je deze vult, hoe duidelijker de actie en groter de kans dat de mail snel wordt opgevolgd. Dus in plaats van ‘lunch’ wordt het ‘lunchen om 12:00?’ In je reply kun je het antwoord al toevoegen in de onderwerp regel b.v. ‘lunchen om 12:00?=> vandaag om 12:30’
    Wil je een mail archiveren maar heeft hij een onduidelijk onderwerp? Pas dan eerst het onderwerp aan.
  2. Gebruik per onderwerp een mail. Voorkom e-mails met totaal verschillende onderwerpen en tijdslijnen. Vaak krijg je maar 1 of 2 van de 5 acties terug. Stuur je de acties in aparte e-mails dan wordt de ene e-mail direct opgepakt, en kan men de rest inplannen in de takenlijst.
    Een e-mail met als onderwerp ‘wekelijks overzicht’ bevat natuurlijk meerdere onderwerpen, vermeld daarin dan duidelijk wat ter info is en wat actie vereist.
  3. Gebruik een vaste omschrijving voor e-mails die gebundeld opgepakt kunnen worden. Zo kan de ontvanger ze snel prioriteren (sorteren) of via een regel naar een aparte map laten sturen. Bijvoorbeeld Terugbelverzoek, FYI: als het alleen ter kennisname is.
  4. Start de mail met wat je verwacht en ga dan verder met de toelichting. Gebruik een prettige lay‑out, eventueel met opsommingstekens.
  5. Geef een korte toelichting op lange bijlagen. Zeker als de persoon niet alles hoeft te lezen is een korte samenvatting en eventuele actie erg effectief.
  6. Deel bijlagen met een hyperlink (CTRL+K) waar mogelijk. Zeker binnen teams kun je beter investeren in een goede centrale team structuur dan ieder voor zich alles archiveren.
  7. Stuur de mail alleen aan de mensen die hem nodig hebben. Zet die personen ook in het veld ‘aan’. Gebruik je een standaard distributielijst waar 2-3 mensen geen actie nodig hebben? Klik dan op het + achter de naam van de lijst zodat alle e-mail adressen zichtbaar worden en verwijder de onnodige namen.
  8. Stuur alleen in de cc als dat echt nodig is. Zeker als iemand veel cc-mails krijgt (ter info) is het effectief om die via een regel in een aparte cc-map te laten komen en gebundeld 1 of 2 keer per week te scannen.
  9. Gebruik @ als een specifiek iemand een bepaalde actie moet doen. In de nieuwere versies van Outlook staat in de kolom ‘vermelding’ een @ als een actie aan jouw naam gericht is.
  10. Stel de afwezigheidsmelding in als je langer dan een dag niet bereikbaar bent. Vermeld ook wanneer ze een reactie van je kunnen verwachten of wie ze kunnen benaderen tijdens je afwezigheid (e-mail en telefoonnummer)
  11. Gebruik een goede handtekening. Veel bedrijven hebben een standaard format voor de e-mail handtekening naar externen. Wist je dat je meerdere handtekeningen kunt maken? Dus bijvoorbeeld ook een voor intern gebruik. Wissel je vaak tussen handtekeningen? Gebruik dan aansluitend de volgende sneltoetsen: Alt (nu komen letters boven de velden) N (naar lint invoegen) NH (naar handtekening) en ga met pijltjes toets naar de gewenste handtekening.

Als je zelf efficiënt omgaat met e-mail versturen zal je ook merken dat anderen anders met jou omgaan. Zijn er nog 1 of 2 collega’s die standaard (te) veel met je mailen? Ga daar dan mee in gesprek om samen door te nemen hoe jullie willen samenwerken. En je raad het al, veel van deze tips kun je ook toepassen op chat berichten.

Minder klikken en typen

Minder klikken en typen

Compouter vaardighedenTijdens een lunchwandeling zei een goede bekende tegen me “ik wil nog een product ontwikkelen en het hoeft maar 1 cent winst op te leveren” waarop ik hem vragend aankeek “maar wel iedere dag door iedere Chinees gekocht wordt”.

Het zit ‘m in de wet van de grote aantallen, ook in het gebruik van je systemen. Als je relatief kleine verbeteringen, meerdere keren per dag of week, toepast ga je echt tijdwinst ervaren en werk je met minder moeite.

10 slimme systeem vaardigheden zodat jij ook minder hoeft te klikken en typen.

15 Sneltoetsen die je overal kunt gebruiken

Bij het invoeren van gegevens varieer je vaak tussen toetsenbord en muis. Leer meer toetsenbord functies zodat je niet alleen sneller werkt, maar ook minder kans hebt op een muisarm.
Check welke sneltoetsen je nog niet gebruikt en voeg iedere week een nieuwe toe. Overigens zweef met je muis over een knop (bijvoorbeeld knop plakken) en je ziet de bijbehorende sneltoets.

Slim tekst bewerken in Word (en vaak ook Outlook)

We typen wat af. Verslagen, rapporten en toelichtingen maakt men vaak in Word. Veel van die tekstverwerkingsfuncties kun je ook in Outlook toepassen.
Weet jij al hoe je snel een heel woord verwijdert, naar het einde van de zin gaat, begin van het document of een hele alinea selecteert? Ook hier kun je weer stap voor stap de waardevolle tekstverwerkingsfuncties eigen maken.

Rechtermuis knop

Wil je iets toevoegen, verwijderen, veranderen? In plaats van het lint/menu balk gebruiken vindt je in 8 van de 10 keer jouw gewenste actie in de dynamische mini-menu balk achter de rechtermuisknop. Je kunt hem straffeloos overal aanklikken en ervaar wat het je oplevert.

Je kunt ook kopiëren met je rechtermuisknop. Denk aan een stuk tekst, e-mail, agenda item. Sleep deze met rechtermuisknop naar de gewenste plek, laat je muis los en kies kopiëren (slepen met linker muisknop is verplaatsen).

Werkbalk snelle toegang (Outlook, Word, Excel)

Bij alle Office programma’s staat in het lint onder tabblad start de meest gebruikte functies voor dat programma. Boven het lint staat de werkbalk snelle toegang. Een handige mini-menu balk die je zelf kunt samenstellen met functieknoppen die je vaak gebruikt en niet in het tabblad start staan.
Denk aan de knop: opslaan, opslaan als, afdrukvoorbeeld, snel afdrukken, titels blokkeren (Excel), spelling controle etc.

Automatisch aanvullen van tekst

Heb je standaard woorden, zinnen of tekstblokken die je vaak gebruikt in een mail of brief? Je kunt zelf een korte code maken om de hele zin automatisch aan te vullen. Ook handig voor specifieke vaktermen, functienamen of specifieke woorden waarin je vaak hetzelfde typefout maakt. Je kunt de codering in Word, Outlook, Excel of Power Point maken en zijn in alle vier de programma’s dan te gebruiken.

Outlook handtekening

Veel bedrijven hebben opmaak voorschriften voor de Outlook handtekening voor externe e-mail. Gaat 80% van je e-mail extern? Vermeld dan ook je afsluitende zin in je standaard handtekening bijvoorbeeld; Mocht u nog vragen hebben dan hoor ik het graag.
Gaat 80% van je e-mail intern? Maak dan ook een handtekening ‘intern’ en stel deze als standaard in. Bij iedere e-mail kun je alsnog voor een andere handtekening kiezen.

Outlook e-mail sjabloon

Waar je vroeger nog een brief verstuurde voor bijvoorbeeld een afspraak bevestiging gaat tegenwoordig steeds meer via e-mail. Als je binnen je team regelmatig dezelfde e-mails gebruikt bespaar je veel tijd door een e-mail sjabloon te maken op de G-schijf. Je kunt zelfs bijlagen of hyperlinks in het sjabloon toevoegen. Open je het e-mail sjabloon op de G-schijf dan staat de mail al klaar met jouw eigen handtekening. Nu hoef je alleen nog de specifieke gegevens in te vullen.

Kijk met je teamleden maar eens 2 weken terug welke e-mails veel voorkomen en maak er sjablonen van. Overigens handig om in de verkenner een aparte map ‘e-mail sjablonen’ te maken die je weer kunt toevoegen aan je favorieten.

Pinnen van bestanden

Met pinnen van bestanden maak je snelkoppelingen naar bestanden (Word, Excel) die je regelmatig gebruikt. Het kunnen bestanden zijn in je verkenner (P-schijf, G-schijf etc.) maar ook op het intranet/internet. Het woord snelkoppeling zegt eigenlijk al dat het een super snelle route is. Je bent in 2 kliks bij het bestand en hebt altijd de meest recente versie!
Denk aan: (vakantie)roosters, actielijsten in Excel, briefsjablonen, werkwijzen, portefeuille overzichten etc.

Wellicht heb je al een paar keer gedacht, ach dat hoeft niet, ik vind het toch wel. Bepaal je winst door: (aantal kliks huidige manier – 2 kliks nieuwe manier)* aantal keren per week.
Wanneer ben jij tevreden? Bij 10, 20 of 50 kliks winst?

Favorieten in verkenner

Wil je vaak naar een specifieke plek op de P-schijf of G-schijf? Dan is een snelkoppeling in de verkenner te maken door de map in favorieten te slepen.
Denk aan mappen voor: team/afdeling, tijdelijk opslag van documenten die je in een CRM systeem koppelt (zoals Siebel), overlegstructuren waar je bij zit etc.

Spelling controle uitbreiden met jouw termen

Natuurlijk wil jij je e-mails en brieven zo netjes mogelijk versturen. De spelling en grammatica controle helpt je daarbij. Gebruik je veel vaktermen die niet herkent worden? Kies dan niet voor negeren maar toevoegen aan woordenlijst. In een paar weken tijd heb je de meeste bijzondere woorden gehad en helpt de spelling controle je daar ook mee.

Slimmer je systeem gebruiken is voor iedereen interessant. Gun jezelf de tijd om het toe te passen en eigen te maken, dat verdien je echt terug. Ook als je denkt, straks heb ik het niet meer nodig of is de link veranderd. Denk aan de wet van de grote aantallen. De link aanpassen is in een seconde gebeurd, ondertussen heb jij al tijd bespaart met al die keren dat je er wel gebruik van hebt gemaakt.

 

handtekening outlook

Handtekening in Outlook

Veel bedrijven hebben opmaak voorschriften voor de Outlook handtekeningen voor externe
e-mail. Stuur jij 80% van je e-mail extern? Vermeld dan ook je afsluitende zin in je standaard handtekening bijvoorbeeld; Mocht u nog vragen hebben dan hoor ik het graag.

Stuur jij 80% van je e-mail intern? Maak dan ook een handtekening ‘intern’ en stel deze als standaard in. Bij iedere e-mail kun je alsnog variëren tussen je handtekeningen.

Verder kan het voor parttimers belangrijk zijn om de dagen dat je bereikbaar bent onder je handtekening te plaatsen.

Handtekeningen maken

Ga naar Bestand, opties, e-mail en de knop handtekening.
Klik op nieuw en type een herkenbare handtekeningnaam.
Vul onder in het grote vlak je gewenste handtekening.
TIP! Vaak zijn er voorbeelden beschikbaar of hebben je collega’s al goede handtekeningen.
Kopieer deze en pas je tekst aan, scheelt je veel opmaak werk.

Vul rechts in het scherm in welke handtekening je voor nieuwe berichten wilt en welke voor antwoorden/doorgestuurde berichten.

Handtekening invoegen/veranderen

Open een nieuwe e-mail, klik op tabblad invoegen, handtekening en selecteer de gewenste. De vorige handtekening wordt nu automatisch vervangen door de nieuw geselecteerde.
Tip! onderaan het lijstje staat ook handtekeningen daarmee ga je rechtstreeks naar het menu om je standaard instellingen voor je handtekeningen aan te passen.handtekening outlook

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips