Tagarchief: hyperlink naar document

e-mail etiquette proof

Zijn jouw e-mails Etiquette proof?

e-mail etiquette proof

We versturen en ontvangen dagelijks veel e-mail. Gewoon omdat het makkelijk is, de ander niet bereikbaar is of omdat het een gewoonte is geworden. Daarnaast komen er steeds meer communicatie kanalen bij zoals chatten via skype, slack, whats-app berichten of welke tool je dan ook gebruikt.

Nu ben ik niet zo van regels opleggen, maar er is wel een soort van ‘e-mail etiquette’. Net als het dekken van een tafel in een restaurant. Daarmee maak je het e-mail gebruik voor jezelf en anderen een stuk leuker en efficiënter.

Check of jouw e-mails etiquette proof zijn en kijk wat je nog binnen je team wilt delen.

  1. Vul altijd de onderwerp regel. Hoe concreter je deze vult, hoe duidelijker de actie en groter de kans dat de mail snel wordt opgevolgd. Dus in plaats van ‘lunch’ wordt het ‘lunchen om 12:00?’ In je reply kun je het antwoord al toevoegen in de onderwerp regel b.v. ‘lunchen om 12:00?=> vandaag om 12:30’
    Wil je een mail archiveren maar heeft hij een onduidelijk onderwerp? Pas dan eerst het onderwerp aan.
  2. Gebruik per onderwerp een mail. Voorkom e-mails met totaal verschillende onderwerpen en tijdslijnen. Vaak krijg je maar 1 of 2 van de 5 acties terug. Stuur je de acties in aparte e-mails dan wordt de ene e-mail direct opgepakt, en kan men de rest inplannen in de takenlijst.
    Een e-mail met als onderwerp ‘wekelijks overzicht’ bevat natuurlijk meerdere onderwerpen, vermeld daarin dan duidelijk wat ter info is en wat actie vereist.
  3. Gebruik een vaste omschrijving voor e-mails die gebundeld opgepakt kunnen worden. Zo kan de ontvanger ze snel prioriteren (sorteren) of via een regel naar een aparte map laten sturen. Bijvoorbeeld Terugbelverzoek, FYI: als het alleen ter kennisname is.
  4. Start de mail met wat je verwacht en ga dan verder met de toelichting. Gebruik een prettige lay‑out, eventueel met opsommingstekens.
  5. Geef een korte toelichting op lange bijlagen. Zeker als de persoon niet alles hoeft te lezen is een korte samenvatting en eventuele actie erg effectief.
  6. Deel bijlagen met een hyperlink (CTRL+K) waar mogelijk. Zeker binnen teams kun je beter investeren in een goede centrale team structuur dan ieder voor zich alles archiveren.
  7. Stuur de mail alleen aan de mensen die hem nodig hebben. Zet die personen ook in het veld ‘aan’. Gebruik je een standaard distributielijst waar 2-3 mensen geen actie nodig hebben? Klik dan op het + achter de naam van de lijst zodat alle e-mail adressen zichtbaar worden en verwijder de onnodige namen.
  8. Stuur alleen in de cc als dat echt nodig is. Zeker als iemand veel cc-mails krijgt (ter info) is het effectief om die via een regel in een aparte cc-map te laten komen en gebundeld 1 of 2 keer per week te scannen.
  9. Gebruik @ als een specifiek iemand een bepaalde actie moet doen. In de nieuwere versies van Outlook staat in de kolom ‘vermelding’ een @ als een actie aan jouw naam gericht is.
  10. Stel de afwezigheidsmelding in als je langer dan een dag niet bereikbaar bent. Vermeld ook wanneer ze een reactie van je kunnen verwachten of wie ze kunnen benaderen tijdens je afwezigheid (e-mail en telefoonnummer)
  11. Gebruik een goede handtekening. Veel bedrijven hebben een standaard format voor de e-mail handtekening naar externen. Wist je dat je meerdere handtekeningen kunt maken? Dus bijvoorbeeld ook een voor intern gebruik. Wissel je vaak tussen handtekeningen? Gebruik dan aansluitend de volgende sneltoetsen: Alt (nu komen letters boven de velden) N (naar lint invoegen) NH (naar handtekening) en ga met pijltjes toets naar de gewenste handtekening.

Als je zelf efficiënt omgaat met e-mail versturen zal je ook merken dat anderen anders met jou omgaan. Zijn er nog 1 of 2 collega’s die standaard (te) veel met je mailen? Ga daar dan mee in gesprek om samen door te nemen hoe jullie willen samenwerken. En je raad het al, veel van deze tips kun je ook toepassen op chat berichten.

dubbel werk

Dubbel werk waarom zou je?

dubbel werkIn een productie omgeving worden alle vormen van dubbel werk of onnodige handelingen zo snel mogelijk uit het proces gehaald. Een veel gebruikte methode om dit in beeld te brengen is Lean of Lean Six Sigma. Ook in administratieve omgevingen wordt Lean steeds vaker toegepast om bedrijfsprocessen te verbeteren.

Daarnaast heb je jezelf misschien ook een aantal werkgewoonten eigen gemaakt waar onbewust dubbel werk in zit. Niet voor niets een van de eerste onderwerpen in de PEP® training: voorkom herhaling. Als het maar vaak genoeg op een dag voorkomt kun je zelfs met het verminderen van de kleinste dubbele handelingen veel tijd besparen. Als je er bewust op gaat letten zal je steeds meer dubbele of onnodige handelingen herkennen.

Welke van deze 10 voorbeelden kun jij gebruiken om dubbel werk te voorkomen?

  1. Heb je al lijm aan je vingers bij E-mail behandelen?
    Voor de meeste functies is het voldoende om 2-3 keer per dag je mail te behandelen. Laat je niet verleiden en zet de pop-up in outlook uit en natuurlijk ook je melding op je telefoon. Is de actie uit de mail pas over enkele dagen nodig? Maak er dan een taak van of zet hem in je klantensysteem (bijvoorbeeld Siebel) op de datum dat je ermee aan de slag wilt. Behandel iedere mail met lijm aan je vingers en maak de keuze:
    doe ik het nu (klaar), doe ik het later (taak), delegeer ik het (evt. taak met follow-up) of delete ik het.

  2. Hoe vaak herschrijf je jouw To-do lijst?
    Een to-do lijst of taken lijst is heel waardevol, zo hou je ruimte in je hoofd om na te denken. Werk je met Siebel dan is je startpagina met activiteiten je ‘to do’ lijst geworden. Regelmatig zie ik nog mensen die de acties ook op een briefje schrijven of in hun hoofd bewaren. Meestal omdat de volgorde van de lijst niet klopt. Investeer dan liever 5 minuten per dag om je volgorde van de ‘digitale’ lijst aan te passen naar de juiste start/plandatum in plaats van dubbelle lijsten en moeilijker terugvinden.
  3. Welke Query’s type je regelmatig opnieuw?
    In een database omgeving zoals Siebel kun je met query’s filteren wat je wilt zien. Gebruik je regelmatig dezelfde query? Sla hem dan op (menu, query opslaan als nieuw) en begin de query naam met een nummer. Zo staan de meest gebruikte bovenaan in je lijstje.
  4. Welke dagelijkse web pagina’s openen je nog handmatig?
    Steeds meer toepassingen lopen via internet of intranet. Veel pagina’s kun je automatisch laten opstarten of in je favorieten lijst zetten in plaats van iedere dag opzoeken om te openen.
  5. Druk je de spellingcontrole klakkeloos weg?
    Veel mensen gebruiken een automatische spelling controle op bijvoorbeeld nieuwe e-mails. Zo onderschep je efficiënt kleine typefoutjes. Sommige woorden worden echter niet herkend omdat ze te vakinhoudelijk zijn. In plaats van ‘negeren’ is het slimmer om te kiezen voor ‘toevoegen aan woordenlijst zodat ze de volgende keer wel herkend worden op de juiste spelwijze.
  6. Staan de agenda herinneringen die je niet nodig hebt al uit?
    Een herinnering op je agenda item voor een afspraak is vaak handig. Maar in je agenda staan ook zaken waar je nooit een herinnering voor nodig hebt. Denk aan roostervrij of bepaalde geplande routine taken. Zet op dit soort reeksen je herinnering op ‘geen’ dan hoef je hem ook niet te verwijderen.
  7. Hoe vaak komen jouw Outlook agenda herinneringen in beeld?
    Een herinnering is vooral effectief als je er ook iets mee doet. Veel mensen laten hem als reminder nog dagenlang staan. Tel eens hoe vaak je de melding hebt weggedrukt als hij iedere 5 minuten opkomt. Leer jezelf aan om de herinnering direct af te handelen of plan je agenda item direct op een nieuw moment dat wel realistisch is.
  8. Kies je de lange of korte route om naar veel gebruikte mappen te gaan?
    Bij veel bedrijven is de mappen structuur in de verkenner (g-schijf, p-schijf etc.) groot. Meestal gebruik je een beperkt aantal mappen heel vaak en kun je ze naar de favorieten slepen. Loop je toch liever door de ‘boomstructuur’ type dan de eerste letters van je map naam om er snel naartoe te gaan.
  9. Gebruik je actielijsten nog in Word of al in Excel?
    Van oorsprong werden de notulen in Word gemaakt met onderaan een overzicht van de besproken acties. Ik ben een voorstander van actielijsten in Excel. Met een filter en sorteer functie heb je hem snel in de juiste volgorde staan in plaats van iedere keer knippen, plakken en verwijderen (Word). Alle afgehandelde activiteiten filter je eenvoudig weg en kun je gedurende het jaar nog terugvinden. Nu je toch 1 bestand hebt voor het hele jaar kun je hem gelijk pinnen aan de taakbalk.
  10. Stuur je nog documenten/lijstjes rond?
    Nog regelmatig mailt men documenten of lijstjes rond. Zelfs als mensen iets moeten invullen of redigeren. Met een beetje pech is het document dan op 8 plaatsen opgeslagen en krijgt de verzender 8 versies terug waar 1 aangepaste versie van gemaakt moet worden. Een link naar het brondbestand of de map met verzoek om in te vullen of aan te passen is veel efficiënter. Zowel in Word als Excel kun je wijzigingen bijhouden aanzetten en opmerkingen toevoegen (tabblad controleren).

Wellicht heb je al lezend nog andere gewoontes ontdekt waarin jij dubbel werk doet of toelaat door je omgeving. Veel zijn direct op te lossen door je systemen slim in te richten, een aantal moet je met elkaar afstemmen. Hoe klein en onbenullig het soms ook lijkt, je zult merken dat de tijd die je nu investeert je rust en ruimte geeft om die dingen op te pakken die er echt toe doen.

Veel werkplezier!

Snel naar:
Meer Artikelen
Slim Systeemgebruik
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips