Tag archieven: mail opslaan

Zoekmappen maken

Outlook zoekmap oude e-mail voor slim opschonen

Wil je jouw oude e-mail periodiek bekijken en opschonen? Gebruik dan Outlook zoekmap oude e-mail.

Als je uit meerdere outlook mappen je oude e-mail wilt verwijderen kost het nogal wat tijd om ze een voor een door te spitten. Gebruik Outlook zoekmap oude e-mail om snel met een filter over meerdere mappen heen te filteren zodat je de op te schonen mail in een totaal overzicht krijgt. Daarna beslis je zelf of je ze allemaal verwijderd, of een deel nog wilt bewaren.

Zo stel je een zoekmap voor oude e-mail in:

  1. Klik met rechts op zoekmappen
  2. Maak een nieuwe zoekmap ‘Oude e-mail’
  3. Kies de gewenste periode, bijvoorbeeld ouder dan 6 maanden
  4. In dit scherm heb je bij ‘zoeken in’ beperkte keuze, die passen we later aan.
  5. Klik op OK en de nieuwe zoekmap verschijnt onder het kopje zoekmappen.
  6. Klik met rechts op de nieuwe zoekmap en kies voor ‘zoekmap aanpassen’
  7. Selecteer de mappen waarin men moet zoeken + geef aan of Outlook ook in de submappen van de geselecteerde mappen moet zoeken.
  8. LET OP! Als je accountnaam (nog) aangevinkt is + submappen, dan heb je (nog) ALLES
  9. Klik op OK en selecteer daarna de zoekmap. Je ziet nu het resultaat van je zoekacties.

Controleer altijd eerst het resultaat van je zoekmap voor je de inhoud verwijderd. Wil je zien in welke (sub) map de e-mail zit? Voeg dan de kolom ‘in map’ toe aan je outlook overzicht.


Outlook zoekmap maken


Outlook zoekmap oude e-mail bewerken

 

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken

Mail invoegen in Outlook taak

Mail invoegen in taak

Maak een dossier met mail invoegen in taak

Sommige taken bestaan uit meerdere stappen. Je kunt voor iedere stap een nieuwe taak maken. Maar slimmer nog om een dossier te maken van de stappen die je gezet hebt. Je past dan iedere keer de onderwerpregel aan naar de nieuwe volgende actie.
In de taak kun je gelijk wat achtergrondinformatie typen en de belangrijke mail invoegen in taak.

Open een bestaande taak en klik bij het tabblad invoegen op outlook item.
Selecteer de gewenste e-mail map
Selecteer de gewenste e-mail.

Tip voor volgen van gedelegeerde acties: selecteer je mail uit de verzonden item.
Tip voor snel terugvinden e-mail; sorteer eventueel op afzender of onderwerp

Mail invoegen in taak

Snel naar:

Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

bewaren

Bewaren of weggooien

Waar bewaar ik alles?

bewarenIn het digitale tijdperk hebben we bijna onbegrensde bewaar mogelijkheden. Uiteraard heel waardevol voor documenten die je om ‘juridische waarde’ wilt bewaren. Maar geldt dat voor alles wat je bewaart? Of is je archief allang niet meer overzichtelijk en heb je zo’n lange lijst aan mapjes dat je jezelf suf scrolt? Hoe vaak kijk je eigenlijk nog in al je bewaarde gegevens? En vind je ze dan nog terug?

Je hebt vast wel eens gezegd ‘zie je wel, toch goed dat ik alles bewaar’ maar als je heel eerlijk bent bewaar je veel meer dan je eigenlijk ooit nog zult gebruiken.

Zo kan jij slimmer bewaren en terugvinden

Archiveren in een (klanten)database

Veel bedrijven hebben al afspraken wat je waar moet bewaren. Voor gegevens van klanten, medewerkers, leveranciers etc. zijn goede database systemen beschikbaar. Denk aan Siebel, SAP etc. Databases zijn opgebouwd uit unieke velden die je oneindig handig kunt filteren (Query-en) en sorteren. Als je ze goed vult kun je ze zelfs automatisch laten opschonen o.b.v. bijvoorbeeld type of leeftijd. De 1e en belangrijkste stap in archiveren: ken en volg de archiveer afspraken.

Ook het terugvinden gaat dan een stuk makkelijker. Neem bijvoorbeeld Siebel. Daar kun je in het onderdeel bijlagen de documenten sorteren op de verschillende kolommen (naam, type etc.) en onder de query knop kun je verschillende zoek criteria selecteren zoals periode waarin het document is toegevoegd.

Beter nu 30 seconden meer tijd besteden aan goed opslaan dan ieder jaar enkele uren aan uitsplitsen wat je moet bewaren of verwijderen.

Bewaar het bij de bron

Er is steeds meer informatie beschikbaar via een bedrijfssite of projectensite. Die bron aan informatie hoef je al niet meer zelf te bewaren en vaak ‘schoont’ de beheerder oude versies voor je op. Maak wel slim gebruik van de hulpmiddelen door op de voor jou belangrijke plekken een ‘waarschuw mij’ melding in te stellen, favorieten te maken, veel gebruikte bestanden te pinnen aan de taakbalk en natuurlijk informatie te delen door de pagina URL (hyperlink naar site) te mailen.

Als ik dit nog nodig heb, waar ga ik het dan zoeken?

Netwerk of persoonlijke schijf

Naast bovenstaande gegevens zijn er nog afdelings- of team specifieke gegevens. Denk aan vakantieroosters, vergaderafspraken, beleidsplannen, netwerkgroepen, e-mail sjablonen etc. En tenslotte nog persoonlijke informatie zoals opleidingen, coachgesprekken, verlof, declaraties etc.
Alle informatie die voor iedereen handig is en nog nergens anders staat zet je op een afdelingsschijf. Sleep je veel gebruikte mappen naar de favorieten in de verkenner en veelgebruikte bestanden pin je aan de taakbalk. Informatie kun je makkelijk delen met een hyperlink naar map of bestand. Je persoonlijke gegevens kun je op een eigen schrijf of in outlook mappen zetten.

Deel wat voor iedereen waardevol is.

Leren zoeken in plaats van lange structuren maken

Ieder jaar komt er zoveel digitale informatie bij dat we niet meer alles in een structuur kunnen opslaan. Het scrollen en filteren met je ogen is veel vermoeiender en tijdrovender dan je denkt. Leren zoeken in je systemen zodat de techniek het ‘zware’ werk voor je doet wordt steeds belangrijker. Gebruik je al:

Leer beter zoeken dan hoef je minder te bewaren

Waar begin je met opruimen

Opschonen in je boomstructuur heeft het meeste effect. In Outlook en de verkenner zie ik vaak veel mappen. Gooi eerst de mappen weg die je zeker niet meer nodig hebt. Vaak zijn ze ingehaald door de tijd en niet meer actueel. Daarna kun je kijken of je de inhoud van 2 of 3 mappen kunt samenvoegen door een slimmere overkoepelende naam te bedenken. Tenslotte kun je de mappenstructuur anders ordenen/bundelen. Een map ‘oude versies’ of ‘afgeronde dossiers 2015’ of ‘tijdelijk bewaren’ is superhandig om overzicht te houden op de mappen die nog wel actueel zijn.

Je presteert beter met een overzichtelijke werkomgeving

Ondanks dat je digitale informatie makkelijk kunt bewaren wil je voorkomen dat je in een oerwoud van ongebruikte archieven belandt. Kritisch zijn op wat je überhaupt nog nodig hebt en waar je het dan kunt vinden voorkomt dat je per jaar uren verliest aan het opbergen en later weer uitsorteren van ongebruikte archieven. Met een slank archief en slimme snelkoppelingen naar de bronbestanden blijft je systeem ook lekker snel voor je werken. 

Veel werkplezier!

sneltoetsen

Sneltoetsen: begin met deze top 20 dagelijkse sneltoetsen die tijdbesparen

Sneltoetsen

Sneltoetsen deze top 20 zijn voor iedereen waardevol

Met sneltoetsen hoef je minder te wisselen tussen muis en toetsenbord. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar krijg je ook minder snel last van een muisarm. Het mooie is dat deze sneltoetsen in vrijwel alle Microsoft toepassingen hetzelfde zijn. Veel andere systemen hebben deze ‘standaarden’ overgenomen. Leer jezelf iedere week weer een nieuwe sneltoets en je gaat écht je voordeel ervaren.

Knippen, plakken, opmaak sneltoetsen

Ctrl+C : geselecteerde item kopiëren (copy)
Ctrl+X : geselecteerde item knippen
Ctrl+V : geselecteerde item plakken
Ctrl+A : alles selecteren (bv. alle e-mails, hele tekst op pagina)
Ctrl+B : geselecteerde tekst vet (bold)
Ctrl+ I : geselecteerde tekst cursief (italic)
Ctrl+U : geselecteerde tekst onderstepen (underscore)
Crtl+ F:  zoeken (find)
Ctrl+Z : actie ongedaan maken
Ctrl+Y : opnieuw typen (tegenhanger van ongedaan maken)
Crtl+R : in explorer = pagina vernieuwen (refresh)

Openen, sluiten, opslaan sneltoetsen

Ctrl+N: nieuw bestand
Ctrl+S : opslaan actief bestand, email, agenda item
Esc     :  sluit de opgeslagen email of agenda item
Ctrl+O: openen bestaand bestand
F12:      opslaan als (e-mail naar verkenner of bestaand bestand onder nieuwe naam)

Windows-key + N: Opent nieuwe losse notitie in OneNote. Na het sluiten vind je hem terug bij de losse notities in je persoonlijke notitieblok.

Navigeren

ALT: navigeren door het lint (werkbalk) met letters. In het lint kun je ook met pijltjes naar links/rechts door de menubalk en naar onder door de groepen navigeren.

ALT+TAB: blader naar rechts door openstaande programma’s (zolang je de tab vasthoudt zie je hoe je bladert tussen de openstaande programma’s)
ALT+SHIFT+TAB: blader naar links (terug) door openstaande programma’s

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips

E-mail opslaan in verkenner of CRM

Wil je de E-mail opslaan in verkenner of CRM systeem?

Soms is de inhoud van de e-mail zo belangrijk dat je hem wilt bewaren op een plek waar hij voor iedereen toegankelijk blijft.
Bijvoorbeeld in een gezamenlijke map in de verkenner of in een CRM systeem als je de e-mail bij een specifieke klant wilt bewaren. Wil je e-mail opslaan in Siebel (CRM systeem) dan moet je de e-mail eerst op het bureaublad of in de verkenner plaatsen.

Tip! gebruik een vaste map (bv. opslaan in Siebel) voor e-mails die je later in Siebel wilt koppelen en sorteer deze map op datum aflopend. Dan staat de laatst te koppelen e-mail bovenaan.

Eén e-mail opslaan in verkenner
– selecteer de gewenste mail
– F12 (=opslaan als)
– selecteer de doelmap in de verkenner
– pas eventueel de naam aan
Tip! zet veel gebruikte mappen in de favorieten van de verkenner

verkenner e-mail opslaan

 

 

 

 

 

 

 

Meerdere e-mails in zelfde map opslaan
– selecteer met Ctrl+muisklik de gewenste mails
– F12 (=opslaan als)
– selecteer de map in de verkenner

E-mail slepen naar gewenste map
Heb je 2 beeldschermen en veel opschoon werk?
– selecteer de doelmap in de verkenner
– selecteer met Ctrl+muisklik de gewenste mails voor 1 doelmap
– klik op een van de geselecteerde mails en versleep ze allemaal naar de doelmap

E-mail tijdelijk verplaatsen naar bureaublad (bv voor koppeling in CRM systeem)
– selecteer met Ctrl+muisklik de gewenste mails
– klik op een van de geselecteerde mails en versleep naar de button bureaublad (F12 kan ook)
– wacht tot het bureaublad opent en laat ze los op een vrije plaats Tip! zet tijdelijke mail rechts op het bureaublad zodat je na koppeling in het CRM systeem makkelijk kunt verwijderen.

Snel naar:
Meer systeemtips
Artikelen
Gratis abonnement Slimmer Werken Tips